Manual para bodegas de Insumos

Unidad de Servicios y Vigilancia

Valparaíso, Octubre del 2015

INDICE

1.- ALCANCE DEL MANUAL DE BODEGA _______________________________________ 3

2.- POLITICAS GENERALES __________________________________________________ 3
3.- TOMA DE INVENTARIOS _________________________________________________ 4
4.- Recepción y Registro de los Insumo ________________________________________ 4
5.- SALIDAS Y REGISTRO DE LOS INSUMOS _____________________________________ 5
6.- FUNCIONES DE LOS ENCARGADO DE BODEGA _______________________________ 5
7.- FORMULARIOS ________________________________________________________ 6

Tel.: +56-32-2273063
Dirección de Operaciones Correo: dirdos@ucv.cl
1.- ALCANCE DEL MANUAL DE BODEGA

Establecer una herramienta de carácter administrativo que permita el proceso de registro

y de control de las Bodegas de Insumos en los distintos Campus de la Universidad, que
dependen de la Unidad de Servicios y Vigilancia; es obligación de mantener los registros y
documentación al día y los movimientos de entrada y salidas de las bodegas que
corresponda.

2.- POLITICAS GENERALES

2.1.- El control de inventarios se llevará en forma mensual al último día hábil de cada mes
bajo los lineamientos establecidos en este Manual. El Jefe de la Unidad de Servicios tiene
la autonomía de tomar inventarios en forma sorpresiva sin previo aviso y en su ausencia a
quien designe para estos efectos.

2.2.- Los registros mensuales para efectos de cierre mensual se deben contemplar los
registros de entrada y de salidas del día primero al día último del mes correspondiente.

2.3.- El último día hábil de cada mes el encargo de la Bodega deberá emitir el informe de
cierre sustentado en las entradas y salidas de su respectiva Bodega.

2.4.- Podrán realizarse conciliaciones parciales o totales por familia de productos a

petición del Jefe de Unidad de Servicios o alguna persona que designe en su
representación.

2.5.- Todas las Bodegas que dependen de los Encargados de Campus deberán manejar
un solo sistema para los movimientos de entrada y salida. De acuerdo al sistema Excel
que se instalará y capacitará.

2.6.- Cada Encargado de Campus deberá hacer revisiones físicas periódicas contra el
kardex, a efecto de verificar que las existencias físicas coincida con el informe de
inventario.

2.7.- El encargo de campus es el responsable de enviar la solicitud de insumos

mensualmente al Jefe de Unidad de Servicios para que este consolide la información y se
envié a la Unidad de Abastecimiento para su compra.

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3.- TOMA DE INVENTARIOS

3.1.- El método y técnica será la emisión del informe emitido por el sistema y se
contrastará con las unidades físicas almacenadas en la bodega. En caso de diferencias
se deberá explicar su causa y debidamente respaldada.

3.2.- Solo podrá participar el personal que sea asignado para efectuar el inventario y al
cual se haya capacitado.

3.3.- Las bodegas deberán tener actualizado los kardex a la fecha de cierre de los
movimientos, para comprobarlo con el resultado de los conteos de existencia física.

3.4.- El inventario deberá estar debidamente firmado por el Encargado del Campus y el
Jefe de Servicios; en caso de ausencia del Jefe de Unidad quien lo represente.

4.- Recepción y Registro de los Insumo

4.1.- Todos los ingresos a Bodega deberán estar sustentados con las respectivas guías
de despacho o algún documento que acredite su ingreso. Debe indicar la fecha y firma en
documento.

4.2.- El encargado del Campus deberá registrar en el sistema todos los ingresos de los
productos de acuerdo a la guía de despacho o documento de respaldo para estos efectos.
Debe validar que los productos vengan en buenas condiciones, en caso contrario estos
deberán ser devueltos a la Casa Central.

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5.- SALIDAS Y REGISTRO DE LOS INSUMOS

5.1.- Los encargados de Campus deberán registrar todas las salidas de insumos en el
sistema de Control de Inventario, que salgan de sus respectivas bodegas.

5.2.- El encargo de Campus es la única persona responsable de la entrega de insumos,

en su ausencia lo hará quien lo reemplace para estos efectos.

5.3.- Por cada salida de algún insumo se generará un registro para efectos de controlar el
kardex y saldo por cada producto.

6.- FUNCIONES DE LOS ENCARGADO DE BODEGA

6.1.- Recibir y verificar los insumos que reúnan las condiciones señaladas en la
documentación correspondiente con el propósito de llevar un adecuado control y
vigilancia física.

6.2.- Diseñar y operar un adecuado control mediante el registro oportuno de las entradas
y salidas de los insumos.

6.3.- Cerciorarse de que los inventarios físicos se comparen contra los inventarios en
Kardex, de existir diferencias sujetas aclaraciones de manera de implementar las
acciones correctivas del caso.

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7.- FORMULARIOS

7.1.- Kardex de Existencia.

Kardex de Existencias Menú

Fecha 03-11-2015

Producto Unidad Saldo Inicial Entradas Salidas Saldo

ALCOHOL ENV 1 LITRO Litros 0 30 12 18
ANTIGRASA Litros 0 23 2 21
ANTISARRO Litros 0 25 102 -77
BOLSAS DE NYLON 80 X 110 Unidad 0 45 0 45
BOLSAS NYLON 110 X 130 Unidad 0 36 2 34
BOLSAS NYLON 50X55 Unidad 0 40 20 20
BOLSAS NYLON 50X70 Unidad 0 60 19 41
BOLSAS NYLON 70 X 90 Unidad 0 15 2 13
BOMBA INSECTICIDA TANAX Unidad 0 19 2 17
BORRADOR Unidad 0 57 30 27
BOTA AGUA DE ALUMINIO Unidad 0 30 2 28
BOTADORES DE AGUA Unidad 0 37 2 35
CERA ACRÍLICA NEGRA ENV 5 LITROS Litros 0 16 2 14
CERA ACRÍLICA ROJA ENV 5 LITROS Litros 0 14 4 10
CERA AMARILLA PISO MADERA ENV 5 LITROS Litros 0 25 8 17
CERA ACRÍLICA INCOLORA ENV 5 LITROS Litros 0 18 8 10
CERA EMULSIONADA INCOLORA Litros 0 25 2 23
CLORO ENV 5 LITROS Litros 0 10 2 8
DESENGRASANTE - DESINFECTANTE Litros 0 10 2 8
DESODORANTE AMBIENTAL Litros 0 15 2 13
DESODORANTE URINARIO BARRA 40 GRAMOS Unidad 0 20 2 18
DESINFECTANTE DE BAÑO Litros 0 29 4 25
DETERGENTE DESINFECTANTE WC Litros 0 45 4 41
DETERGENTE REMOV.ENERGICO Litros 0 15 2 13
DILUYENTE DUCO Litros 0 15 2 13
DOSIFICADOR Unidad 0 100 30 70
ESCOBAS CORRIENTES 5 HEBRAS Unidad 0 20 2 18
ESCOBAS DE 4 COSTURAS CORRIENTES Unidad 0 13 2 11
ESCOBAS DE 5 COSTURA CORRIENTES Unidad 0 20 2 18
ESCOBAS MUNICIPALES Unidad 0 50 2 48
ESCOBILLAS DE MANO PAREDES Unidad 0 50 2 48
ESCOBILLONES 45 GRADOS Unidad 0 33 2 31

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7.2.- VALORIZACION DEL INVENTARIO.

Informe Valorizado del Inventario

Menú
03-11-2015
Saldo Costo Total
Producto Unidad
Disponible Unitario Valorizado
ALCOHOL ENV 1 LITRO Litros 12 1.809 21.706
ANTIGRASA Litros 2 1.500 3.000
ANTISARRO Litros 102 0 0
BOLSAS DE NYLON 80 X 110 Unidad 0 144 0
BOLSAS NYLON 110 X 130 Unidad 2 464 928
BOLSAS NYLON 50X55 Unidad 20 43 857
BOLSAS NYLON 50X70 Unidad 19 46 882
BOLSAS NYLON 70 X 90 Unidad 2 82 164
BOMBA INSECTICIDA TANAX Unidad 2 3.082 6.164
BORRADOR Unidad 30 0 0
BOTA AGUA DE ALUMINIO Unidad 2 12.495 24.990
BOTADORES DE AGUA Unidad 2 0 0
CERA ACRÍLICA NEGRA ENV 5 LITROS Litros 2 1.964 3.927
CERA ACRÍLICA ROJA ENV 5 LITROS Litros 4 1.964 7.854
CERA AMARILLA PISO MADERA ENV 5 LITROS Litros 8 1.904 15.232
CERA ACRÍLICA INCOLORA ENV 5 LITROS Litros 8 1.904 15.232
CERA EMULSIONADA INCOLORA Litros 2 0 0
CLORO ENV 5 LITROS Litros 2 476 952
DESENGRASANTE - DESINFECTANTE Litros 2 0 0
DESODORANTE AMBIENTAL Litros 2 1.547 3.094
DESODORANTE URINARIO BARRA 40 GRAMOS Unidad 2 131 262
DESINFECTANTE DE BAÑO Litros 4 666 2.666
DETERGENTE DESINFECTANTE WC Litros 4 0 0
DETERGENTE REMOV.ENERGICO Litros 2 1.761 3.522
DILUYENTE DUCO Litros 2 0 0
DOSIFICADOR Unidad 30 1.666 49.980
ESCOBAS CORRIENTES 5 HEBRAS Unidad 2 0 0
ESCOBAS DE 4 COSTURAS CORRIENTES Unidad 2 4.284 8.568
ESCOBAS DE 5 COSTURA CORRIENTES Unidad 2 5.831 11.662
ESCOBAS MUNICIPALES Unidad 2 0 0
ESCOBILLAS DE MANO PAREDES Unidad 2 1.178 2.356

Totales 535 298.861

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7.3.- FORMULARIO PARA SOLICITUD COMPRA DE INSUMOS.

Informe pedido de Materiales para Compra

SELECCIONES MES
Mes Agosto

Producto Unidad de Medida Suma de Cantidad

ALCOHOL ENV 1 LITRO Litros 10
ANTISARRO Litros 10
BORRADOR Unidad 10
Total general 30

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7.4.- FORMULARIO SALDO DE PRODUCTO INDICANDO EL STOCK CRÍTICO.

Informe Saldo Actual de Productos (S)

Menú
03-11-2015
Control de Estado
Producto Unidad Cantidad Stock Control de
Crítico Stock Crítico
ALCOHOL ENV 1 LITRO Litros 12 30 Producto en Stock
ANTIGRASA Litros 2 20 Producto en Stock
ANTISARRO Litros 102 0
BOLSAS DE NYLON 80 X 110 Unidad 0 0
BOLSAS NYLON 110 X 130 Unidad 2 0
BOLSAS NYLON 50X55 Unidad 20 0
BOLSAS NYLON 50X70 Unidad 19 0
BOLSAS NYLON 70 X 90 Unidad 2 0
BOMBA INSECTICIDA TANAX Unidad 2 0
BORRADOR Unidad 30 0
BOTA AGUA DE ALUMINIO Unidad 2 0
BOTADORES DE AGUA Unidad 2 0
CERA ACRÍLICA NEGRA ENV 5 LITROS Litros 2 0
CERA ACRÍLICA ROJA ENV 5 LITROS Litros 4 0
CERA AMARILLA PISO MADERA ENV 5 LITROS Litros 8 0
CERA ACRÍLICA INCOLORA ENV 5 LITROS Litros 8 0
CERA EMULSIONADA INCOLORA Litros 2 0
CLORO ENV 5 LITROS Litros 2 0
DESENGRASANTE - DESINFECTANTE Litros 2 0
DESODORANTE AMBIENTAL Litros 2 0
DESODORANTE URINARIO BARRA 40 GRAMOS Unidad 2 0
DESINFECTANTE DE BAÑO Litros 4 0
DETERGENTE DESINFECTANTE WC Litros 4 0
DETERGENTE REMOV.ENERGICO Litros 2 0
DILUYENTE DUCO Litros 2 0
DOSIFICADOR Unidad 30 0
ESCOBAS CORRIENTES 5 HEBRAS Unidad 2 0
ESCOBAS DE 4 COSTURAS CORRIENTES Unidad 2 0
ESCOBAS DE 5 COSTURA CORRIENTES Unidad 2 0
ESCOBAS MUNICIPALES Unidad 2 0
ESCOBILLAS DE MANO PAREDES Unidad 2 0

Totales 535

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7.5.- FORMULARIO DE ENTRADAS DE PRODUCTOS MENSUALES.

Informe de Entradas de productos mensuales periodo 2015

Menú

Año de Entrada 2015

Suma de Entradas Mes de Entrada2

Producto Unidad de Medida
Enero Febrero Marzo Julio Agosto Total general
ALCOHOL ENV 1 LITRO Litros 30 30
ANTIGRASA Litros 18 5 23
ANTISARRO Litros 18 7 25
BOLSAS DE NYLON 80 X 110 Unidad 45 45
BOLSAS NYLON 110 X 130 Unidad 36 36
BOLSAS NYLON 50 X 55 70 70
BOLSAS NYLON 50 X 70 17 17
BOLSAS NYLON 50X55 Unidad 40 40
BOLSAS NYLON 50X70 Unidad 30 30 60
BOLSAS NYLON 70 X 90 Unidad 15 15
BOMBA INSECTICIDA TANAX Unidad 19 19
BORRADOR Unidad 50 7 57
BORRADORES 200 200
BOTA AGUA DE ALUMINIO Unidad 15 15 30
BOTADORES DE AGUA Unidad 25 12 37
CERA ACRÍLICA INCOLORA ENV 5 LITROS Litros 18 18
CERA ACRÍLICA NEGRA ENV 5 LITROS Litros 16 16
CERA ACRÍLICA ROJA ENV 5 LITROS Litros 14 14
CERA AMARILLA PISO MADERA ENV 5 LITROS Litros 25 25
CERA EMULSIONADA INCOLORA Litros 25 25
CLORO ENV 5 LITROS Litros 10 10
DESENGRASANTE - DESINFECTANTE Litros 10 10
DESINFECTANTE DE BAÑO Litros 29 29
DESODORANTE AMBIENTAL Litros 15 15
DESODORANTE URINARIO BARRA 40 GRAMOSUnidad 20 20
DETERGENTE DESINFECTANTE WC Litros 45 45
DETERGENTE REMOV.ENERGICO Litros 15 15
Total general 201 257 70 1658 64 2250

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7.6.- FORMULARIO DE SALIDAS DE PRODUCTOS MENSUALES.

Informe de Salidas de Productos por Mes periodo 2015

Menú

Año Salida 2015

Suma de Salidas Mes de Salida

Producto Unidad De Medida
Enero Febrero Marzo Agosto Total general
ALCOHOL ENV 1 LITRO Litros 2 10 12
ANTIGRASA Litros 2 2
ANTISARRO Litros 2 100 102
BOLSAS DE NYLON 80 X 110 Unidad 2 2
BOLSAS NYLON 110 X 130 Unidad 2 2
BOLSAS NYLON 50 X 55 2 2
BOLSAS NYLON 50 X 70 2 2
BOLSAS NYLON 50X55 Unidad 20 20
BOLSAS NYLON 50X70 Unidad 15 4 19
BOLSAS NYLON 70 X 90 Unidad 2 2
BOMBA INSECTICIDA TANAX Unidad 2 2
BORRADOR Unidad 25 5 30
BORRADORES 2 2
BOTA AGUA DE ALUMINIO Unidad 2 2
BOTADORES DE AGUA Unidad 2 2
CERA ACRÍLICA INCOLORA ENV 5 LITROS Litros 8 8
CERA ACRÍLICA NEGRA ENV 5 LITROS Litros 2 2
CERA ACRÍLICA ROJA ENV 5 LITROS Litros 2 2 4
CERA AMARILLA PISO MADERA ENV 5 LITROS Litros 8 8
CERA EMULSIONADA INCOLORA Litros 2 2
CLORO ENV 5 LITROS Litros 2 2
DESENGRASANTE - DESINFECTANTE Litros 2 2
DESINFECTANTE DE BAÑO Litros 4 4
DESODORANTE AMBIENTAL Litros 2 2
DESODORANTE URINARIO BARRA 40 GRAMOSUnidad 2 2
DETERGENTE DESINFECTANTE WC Litros 4 4
DETERGENTE REMOV.ENERGICO Litros 2 2
Total general 193 187 35 119 534

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