TAREA 3 – ENTREGA EN SEMANA 4

GESTIÓN DOCUMENTAL

APELLIDOS: GRANADOS PIVARAL NOMBRES: ADA VERÓNICA

CARNÉ: 15010012 CEI: EL FARO FECHA: 30/01/2019

TUTOR: CARMEN MARÍA, LÓPEZ JUÁREZ NOTA: __________________________

INSTRUCCIONES: Lea cuidadosamente el contenido de la tarea, luego realice lo que se le pide

en cada inciso. Recuerde que para cada tarea debe tomar como base la información más
actualizada y relacionada al entorno donde se desenvuelve. Asegurándose que sea de una
fuente confiable.

ANÁLISIS DE CASOS:

1. ¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia?

La gestión documental en una empresa u organizaciones es muy importante porque
nos permite tener un registro de toda la papelería que es muy importante en un lugar
seguro así en el momento que necesitemos de esta papelería sepamos en donde está
guardado y que esta estará en buen estado, porque hay mucha papelería que es legal
y esta se debe mantener integra, ya que si esta se deteriora o bien se pierde puede
ocasionar serios problemas a la organización, ahora tenemos muchas más formas de
guardar nuestra papelería y es una forma de evolución, tenemos los discos o USB
para guardar copia de todos los archivos .

2. ¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una organización?
Mejora en todas las áreas ayudaría a mejorar la producción: ayudaría en el acceso a
toda la información a cada una de las áreas así ahorraríamos tiempo en todos los
procesos ya que están claros y concisos, ahorraríamos en los costos si es en papelería
con toda la información ahorraríamos en papel y el espacio donde estos se guardan
y tiempo ya que sería más fácil encontrar todo, Hay estudios que se han realizado y
demuestran que implantar un sistema de base de datos para la digestión documental
reduce los costos, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a la demanda por
lo que mejora la productividad. Por lo que una sola persona podría realizar varias
 tareas de una sola área. Esto automatiza el proceso y se mejora el control. Para que
todo sea seguro solo será de autorizar a cada uno de los encargados de las áreas para
que solo tengan acceso a la información de un área específica.

3. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental?

Se puede evaluar por medio: Por Definir Alcances, esto determinara que área de los
negocios se pueden ver afectados o beneficiados con cada gestión, podríamos tener
una mejor información de cada área y así podríamos saber cuál de estas necesita ser
reformada, y así podremos saber que tan eficiente es la información que se les está
proporcionando, colocar un diseño conceptual este debe ser de un diseño de alto
nivel de flujo de trabajo, y hacer un análisis técnico y económico, para saber cómo
será utilizado la estructura del sistema existente, y en lo económico se debe
monitorear que tan rentable está siendo cada uno de los recursos que se están
invirtiendo.
“Entre los beneficios intangibles hay que destacar la mejor del servicio al cliente y de
la satisfacción del personal, así como mayores capacidades de seguridad y control de
la información.”
Desarrollar una implementación aproximada, esta lleva 3 etapas, 1 se trata de
desarrollar un prototipo de bajo costo y con escaso riesgo que involucre poco
personal, el prototipo debe permitir operar en el departamento asignado. 2 se debe
implementar en un departamento operativo, debe de trabajar como que si fuera
parte del sistema de la estructura de proceso, 3 debe considerarse la generalización
del sistema.
Debemos Obtener la aprobación del proyecto, para esto debemos demostrar los
beneficios y ventajas operativas.

4. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la organización con su

entorno?
Aumenta porque dependemos de todo lo que nos rodea, si esta tiene un entorno
donde todos estén trabajando por un mismo objetivo o bien todos los procesos van
de la mano hace que la organización tenga buena productividad y por ende todos sus
procesos llevaran al éxito en los proyectos que se están ejecutando.
“Nuestro trabajo siempre estará relacionado con algún tipo de documento y que
dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y, en
consecuencia, ejecutar tareas. Por tanto, es manifiesta la necesidad de la gestión de
los documentos, ya que ellos se mejoran los procesos y la productividad tanto de los
empleos, como de la empresa.”
Bibliografía

Libro de texto
Autor: Enrique Benjamín Franklin Fincowsky
Derechos reservados

Web Grafía

Los 10 motivos principales de la necesidad de... - Comunidad Baratz

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9 jun. 2015 - Apoyan la gestión documental de las organizaciones. Los archivos
describen, organizan, transfieren, eliminan o conservan documentos de las... las
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15. Mejorar la gestión y desarrollo organizacionales | Community Tool...

https://ctb.ku.edu/es/mejorar-gestion-y-desarollo-organizacionales
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gobernación, gestión del personal, finanzas y la comunicación.

Seis pasos para evaluar un sistema de gestión documental. Adopción...

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Computerworld. | Artículos | 10 DIC 1993. Seis pasos para evaluar un sistema de gestión
documental. Adopción de la tecnología de imagen.

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