CAPÍTULO IV

PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS PARA LA

OBTENCIÓN DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS

4.1. PRESENTACIÓN

Este capítulo tiene como propósito analizar los diversos problemas planteados en los
objetivos específicos, para determinar la forma de solucionar y alcanzar los mismos.

Asimismo, tiene como finalidad presentar el proceso que conduce a la demostración de

la hipótesis propuesta en la investigación, la misma que es la siguiente:

“La aplicación del Sistema de Control Interno mejorará positivamente la gestión en la

unidad de abastecimiento del Gobierno Regional.”

El estudio pretende alcanzar el cumplimiento del objetivo general y objetivos específicos.

4.2. ANÁLISIS DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

• Analizar si las normativas de control interno permitirán mejorar la calidad del proceso
de contratación (Objetivo I).

Para implementar un buen sistema de control interno se debe tener como base las
siguientes normativas:
 Ley de Control Interno Ley de Control Interno de las Entidades del de las
Entidades del Estado

Normas de Control Interno (RC N° 320-2006)

Guía para la implementación del sistema de control interno

Establece definiciones generales y competencias de los elementos que participan en el

control interno gubernamental.

Define y comenta todas y cada una de las normas de control interno.

Provee lineamientos, herramientas y métodos para la implementación de los componentes

del

Sistema de Control Interno establecido en las normas de control interno.

• Analizar si los componentes del sistema de control interno permitirán mejorar la calidad
del proceso de contratación.

(Objetivo II).

Como podemos apreciar las normas de control interno siempre están asociadas a los
componentes del sistema de control interno, por ello se realiza el análisis de cada uno de
los componentes y su relación con las normativas de control interno.

4.2.1. Normas generales de control interno asociadas a los componentes.

4.2.1.1. Norma general para componente el ambiente de control.

El componente ambiente de control define el establecimiento de un entorno

organizacional favorable al ejercicio de buenas prácticas, valores, conductas y reglas
apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control
interno.
Podemos decir que estas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas contribuyen al
establecimiento y fortalecimiento de políticas y procedimientos de control interno que
conducen al logro de los objetivos institucionales y la cultura institucional de control.

El titular, funcionarios y demás miembros de la entidad deben considerar como

fundamental la actitud asumida respecto al control interno. La naturaleza de esa actitud
fija el clima organizacional y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que
ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.

a. Filosofía de la dirección. - La filosofía y el estilo de la dirección comprenden la

conducta y actitudes que deben caracterizar a la gestión de la entidad con respecto del
control interno. Debe tender a establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo
hacia el control interno, por medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las
innovaciones, la transparencia en la toma de decisiones, una conducta orientada hacia los
valores y la ética, así como una clara determinación hacia la medición objetiva del
desempeño, entre otros.

b. Integridad y valores éticos. - La integridad y valores éticos del titular, funcionarios

y servidores determinan sus preferencias y juicios de valor, los que se traducen en normas
de conducta y estilos de gestión. El titular o funcionario designado y demás empleados
deben mantener una actitud de apoyo permanente hacia el control interno con base en la
integridad y valores éticos establecidos en la entidad.

c. Administración estratégica. - Las entidades del Estado requieren la formulación

sistemática y positivamente correlacionado con los planes estratégicos y objetivos para
su administración y control efectivo, de los cuales se derivan la programación de
operaciones sus metas asociadas, así como su expresión en unidades monetarias del
presupuesto anual.

d. Estructura organizacional. - El titular o funcionario designado debe desarrollar,

aprobar y actualizar la estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que
mejor contribuya al cumplimiento de sus objetivos y a la consecución de su misión.

e. Administración de los recursos humanos. - Es necesario que el titular o

funcionario designado establezca políticas y procedimientos necesarios para asegurar una
apropiada planificación y administración de los recursos humanos de la entidad, de
manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y
vocación de servicio a la comunidad.

f. Competencia profesional. - El titular o funcionario designado debe reconocer

como elemento esencial la competencia profesional del personal, acorde con las funciones
y responsabilidades asignadas en las entidades del Estado.

g. Asignación de autoridad y responsabilidad. - Es necesario asignar claramente al

personal sus deberes y responsabilidades, así como establecer relaciones de información,
niveles y reglas de autorización, así como los límites de su autoridad.

h. Órgano de control institucional. - La existencia de actividades de control interno

a cargo de la correspondiente unidad orgánica especializada denominada Órgano de
Control Institucional, que debe estar debidamente implementada, contribuye de manera
significativa al buen ambiente de control.

4.2.1.2. Norma general para el componente evaluación de riesgos.

El componente evaluación de riesgos abarca el proceso de identificación y análisis de los

riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración
de una respuesta apropiada a los mismos. La evaluación de riesgos es parte del proceso
de administración de riesgos, e incluye: planeamiento, identificación, valoración o
análisis, manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos de la entidad.

El titular o funcionario designado debe asignar la responsabilidad de su ejecución a un

área o unidad orgánica designada deben definir la metodología, estrategias, tácticas y
procedimientos para el proceso de administración de riesgos. Adicionalmente, ello no
exime a que las demás áreas o unidades orgánicas, de acuerdo con la metodología,
estrategias, tácticas y procedimientos definidos, deban identificar los eventos potenciales
que pudieran afectar la adecuada ejecución de sus procesos, así como el logro de sus
objetivos y los de la entidad, con el propósito de mantenerlos dentro de margen de
tolerancia que permita proporcionar seguridad razonable sobre su cumplimiento.

También deben establecerse los roles, responsabilidades y el ambiente laboral para una
efectiva administración de riesgos. Esto significa que se debe contar con personal
competente para identificar y valorar los riesgos potenciales.
a. Planeamiento de la administración de riesgos. - Es el proceso de desarrollar y
documentar una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los
riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los objetivos. Se deben
desarrollar planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como un programa
para la obtención de los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos.

b. Identificación de los riesgos. - En la identificación de los riesgos se tipifican todos

los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores
externos o internos. Los factores externos incluyen factores económicos,
medioambientales, políticos, sociales y tecnológicos. Los factores internos reflejan las
selecciones que realiza la administración e incluyen la infraestructura, personal, procesos
y tecnología.

c. Valoración de los riesgos. - El análisis o valoración de los riesgos le permite a la

entidad considerar como los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos.
Se inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan
decidido evaluar. E l propósito es la suficiente información acerca de las situaciones de
riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias.

d. Respuesta al riesgo. - La administración identifica las opciones de respuesta al

riesgo considerando la probabilidad y el impacto en la relación con la tolerancia al riesgo
y su relación costo-beneficio. La consideración del manejo del riesgo y la selección e
implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos.

4.2.1.3. Norma general para el componente actividades de control gerencial. Commented [U1]:

El componente actividades de control gerencial comprende políticas y procedimientos

establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las acciones necesarias en la
administración de los riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad,
contribuyendo a asegurar el cumplimiento de estos.

El titular o funcionario designado debe establecer una política de control que se traduzca
en un conjunto de procedimientos documentados que permitan ejercer las actividades de
control.

Los procedimientos son el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento

sistémico de las tareas requeridas para cumplir con las actividades y procesos del área y
la entidad. Los procedimientos establecen los métodos para realizar las tareas y la
asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.

a. Procedimientos de autorización y aprobación. - La responsabilidad por cada

proceso, actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida, específicamente
asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La ejecución de los
procesos, actividades o tareas debe contar con la autorización y aprobación de los
funcionarios con el rango de autoridad respectivo.

b. Segregación de funciones. - La segregación de funciones en los cargos o equipos

de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de erros o fraude en los procesos,
actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control
de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea.

c. Evaluación costo - beneficio. - El diseño de implementación de cualquier

actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluación de
costobeneficio considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relación
con el logro de los objetivo, entre otros.

d. Controles sobre el acceso a los recursos o archivos. - El acceso a los recursos o

archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilización y
custodia de los mismos. La responsabilidad en cuanto a la utilización y custodia debe
evidenciarse a través del registro en recibos, inventarios o cualquier otro documento o
medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o archivos.

e. Verificaciones y conciliaciones. - Los procesos, actividades o tareas significativos

deben ser verificados antes y después de realizarse, así como también deben ser
finalmente registrados y clasificados para su revisión posterior.

f. Evaluación de desempeño. - Se debe efectuar una evaluación permanente de la

gestión tomando como base regular los planes organizacionales y las disposiciones
normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o
irregularidad que afecte los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad
aplicables.

g. Rendición de cuentas. - La entidad, los titulares, funcionarios y servidores

públicos están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado,
el cumplimiento misional y de los objetivos institucionales, así como el logro de los
resultados esperados, para cuyo efecto el sistema de control interno establecido deberá
brindar la información y el apoyo pertinente.

h. Documentación de procesos, actividades y tareas. - Los procesos, actividades y

tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de
acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta revisión de los mismos y
garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados.

i. Revisión de procesos, actividades y tareas. -Los procesos, actividades y tareas

deben ser periódicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos,
políticas, procedimientos vigentes y demás requisitos. Este tipo de revisión en una entidad
debe ser claramente distinguido del seguimiento del control interno.

j. Controles para las tecnologías de la información y comunicaciones. - La

información de la entidad es provista mediante el uso de Tecnologías de la Información
y Comunicaciones (TIC). Las TIC abarcan datos, sistemas de información, tecnología
asociada, instalaciones y personal. Las actividades de control de las TIC incluyen
controles que garantizan el procesamiento de la información para el cumplimiento
misional y de los objetivos de la entidad, debiendo estar diseñados para prevenir, detectar
y corregir errores e irregularidades mientras la información fluye a través de los sistemas.

4.2.1.4. Norma general para el componente de información y comunicación.

Se entiende por el componente de información y comunicación a los métodos, procesos,

canales, medios y acciones que, con enfoque sistémico y regular, aseguren el flujo de
información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. Esto perite cumplir con
las responsabilidades individuales y grupales.

Podemos decir que la información no solo se relaciona con los datos generados
internamente, sino también con sucesos, actividades y condiciones externas que deben
traducirse a la forma de datos o información para la toma de decisiones. Asimismo, debe
existir una comunicación efectiva en sentido amplio a través de los procesos y niveles
jerárquicos de la entidad.

La comunicación es inherente a los sistemas de información, siendo indispensable su

adecuada transmisión al personal para que pueda cumplir con sus responsabilidades.
a. Funciones y características de la información. - La información es resultado de las
actividades operativas, financieras y de control provenientes del interior y exterior de la
entidad. Debe transmitir una situación existente en un determinado momento reuniendo
las características de confiabilidad, oportunidad y utilidad con la finalidad que el usuario
disponga de elementos esenciales en la ejecución de sus tareas operativas o de gestión.

b. Información y responsabilidad. - La información debe permitir a los funcionarios

y servidores públicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos
pertinentes deben ser captados, identificados, seleccionados, registrados, estructurados en
información y comunicados en tiempo y forma oportuna.

c. Calidad y suficiencia en la información. - El titular o funcionario designado debe

asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la
información que se genere y comunique. Para ello se debe diseñar, evaluar e implementar
mecanismos necesarios que aseguren las características con las que deben contar toda la
información útil como parte del sistema de control interno.

d. Sistemas de información. - Los sistemas de información diseñados e

implementación por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de las
estrategias organizacionales y, por ende, para el logro de los objetivos y las metas. Por
ello deberá ajustarse a las características, necesidades y naturales de la entidad. De este
modo, el sistema de información provee la información como insumo para la toma de
decisiones, facilitando de información provee la información como insumo para la toma
de decisiones, facilitando garantizando la transparencia en la rendición de cuentas.

e. Flexibilidad al cambio. - Los sistemas de información deben ser revisados

periódicamente, y de ser necesario, rediseñados cuando se detecten deficiencias en su
procesos y productos. Cuando la entidad cambie objetivos y metas, estrategia, políticas y
programas de trabajo, entre otros, debe considerarse el impacto en los sistemas de
información para adoptar las acciones necesarias.

f. Archivo institucional. - El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar

políticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservación y conservación de
los documentos e información de acuerdo con su utilidad o por requerimiento técnico o
jurídico, tales como los informes y registros contables, administrativos y de gestión, entre
otros, incluyendo las fuentes de sustento.
g. Comunicación interna. - La comunicación interna es el flujo de mensajes dentro
de una red de relaciones interdependiente que fluye hacia abajo, a través de y hacia arriba
de la estructura de la entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz.
Asimismo, debe servir de control, motivación y expresión de los usuarios.

h. Comunicación externa. - La comunicación externa de la entidad debe orientarse a

asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de información con los clientes, usuarios
y ciudadanía en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta y oportuna, generando
confianza e imagen positiva a la entidad.

i. Canales de comunicación. - Los canales de comunicación son medios diseñados

de acuerdo con las necesidades de la entidad y que consideren una mecánica de
distribución formal, informal y multidireccional para la difusión de la información. Los
canales de comunicación deben asegurar que la información llegue a cada destinatario en
la, cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecución de los procesos,
actividades y tareas.

4.2.1.5. Norma general para el componente supervisión.

El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y
calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Para ello la
supervisión, identificada también como seguimiento, comprende un conjunto de
actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con
fines de mejora y evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención
y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento.

En tal sentido este componente de supervisión o seguimiento permite establecer y evaluar

si el sistema funciona de manera adecuada o es necesaria la introducción de cambios. En
tal sentido, el proceso de supervisión implica la vigilancia y evaluación, por los niveles
adecuados, del diseño, funcionamiento y modo cómo se adoptan las medidas de control
interno para su correspondiente actualización y perfeccionamiento.

4.2.1.5.1. Normas básicas para las actividades de prevención y monitoreo.

a. Prevención y monitoreo. - El monitoreo de los procesos y operaciones de la

entidad debe permitir conocer oportunamente si estos se realizan de forma adecuada para
el logro de sus objetivos y si en el desempeño de las funciones asignadas se adoptan las
acciones de prevención, cumplimiento y corrección necesarias para garantizar la
idoneidad y calidad de los mismos.

b. Monitoreo oportuno de control interno. - La implementación de las medidas de

control interno sobre los procesos y operaciones de la entidad, debe ser objeto de
monitoreo oportuno con el fin de determinar su vigencia, consistencia y calidad, así como
para efectuar las modificaciones que sean pertinentes para mantener su eficacia. El
monitoreo se realiza mediante el seguimiento continuo o evaluaciones puntuales.

4.2.1.5.2. Normas básicas para el seguimiento de resultados.

a. Reporte de deficiencias. - Las debilidades y deficiencias detectadas como

resultado del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposición de los
responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección.

b. Implantación y seguimiento de medidas correctivas. - Cuando se detecte o informe

sobre errores o deficiencias que constituyan oportunidades de mejora, la entidad deberá
adoptar las medidas que resulten más adecuadas para los objetivos y recursos
institucionales, efectuándose el seguimiento correspondiente a su implantación y
resultados. El seguimiento debe asegurar, asimismo, la adecuada y oportuna
implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones
de control.

4.2.1.5.3. Normas básicas para los compromisos de mejoramiento.

a. Autoevaluación. - Se debe promover y establecer la ejecución periódica de

autoevaluaciones sobre la gestión y el control interno de la entidad, por cuyo mérito podrá
verificarse el comportamiento institucional e informarse las oportunidades de mejora
identificadas. Corresponde a sus órganos y personal competente dar cumplimiento a las
disposiciones o recomendaciones derivadas de la respectiva autoevaluación, mediante
compromisos de mejoramiento institucional.

b. Evaluaciones independientes. - Se deben realizar evaluaciones independientes a

cargo de los órganos de control competentes para garantizar la valoración y verificación
periódica e imparcial del comportamiento del sistema de control interno y del desarrollo
de la gestión institucional, identificando las deficiencias y formulando las
recomendaciones oportunas para su mejoramiento.
 Componentes del Sistema de Control Interno y las Normativas de Control
Interno Asociadas

I. Establecer un entorno organizacional favorable 1.1 Filosofía de la Dirección

Ambiente para el ejercicio de prácticas, valores, conductas 1.2 Integridad y Valores Éticos
de y reglas que sensibilicen a los miembros de la 1.3 Administración Estratégica
control entidad, generando una cultura de control 1.4 Estructura Organizacional
interno y una gestión escrupulosa. 1.5 Administración de Recursos
Humanos
1.6 Competencia Profesional
1.7 Asignación de Autoridad y
Responsabilidad
1.8 Órgano de Control Institucional
II. Evaluación de Identificar, analizar y administrar los factores o 2.1 Planeamiento de la
riesgos eventos que puedan afectar adversamente el Administración de Riesgos
cumplimiento de los fines, metas, objetivos, 2.2 Identificación de Riesgos
actividades y operaciones institucionales y 2.3 Valoración de los Riesgos
elaborar una respuesta apropiada a los mismos. 2.4 Respuesta al Riesgo
III. Actividades de Establecer políticas, procedimientos y prácticas 3.1 Procedimientos de Autorización
control gerencial para asegurar que los objetivos institucionales y Aprobación
se logren y que las estrategias para mitigar 3.2 Segregación de Funciones
riesgos se ejecuten. Estos se impartirán por el 3.3 Evaluación Costo-Beneficio
titular o funcionario que designe la gerencia y 3.4 Controles sobre el Acceso a los
los niveles ejecutivos competentes, en relación Recursos o Archivos
con las funciones que les hayan sido asignadas. 3.5 Verificaciones y Conciliaciones
3.6 Evaluación del Desempeño
3.7 Rendición de Cuentas
3.8 Documentación de Procesos,
Actividades y Tareas
3.9 Revisión de Procesos,
Actividades y Tareas
3.10 Controles para las Tecnologías
de la Información y
Comunicaciones
IV. Información y Asegurar que el registro, procesamiento, 4.1 Funciones y características de la
comunicación integración y flujo de información se dé en información
todas las direcciones, con calidad y oportunidad 4.2 Información y responsabilidad
a través de métodos, procesos, canales, medios 4.3 Calidad y suficiencia de la
y acciones con un enfoque sistémico y regular. información
Esto permitirá que se cumplan las 4.4 Sistemas de información
responsabilidades individuales y grupales. 4.5 Flexibilidad al cambio
4.6 Archivo Institucional
4.7 Comunicación Interna
4.8 Comunicación Externa
4.9 Canales de Comunicación
V. Supervisión El Actividades Llevar a cabo acciones de 5.1.1 Prevención y Monitoreo
sistema de control de prevención y monitoreo con el fin 5.1.2 Monitoreo oportuno del
interno debe ser prevención de asegurar la consecución de los Control Interno
objeto de supervisión y objetivos del control interno.
para valorar la monitoreo
eficacia y calidad de Seguimiento de Revisar y verificar los logros de las 5.2.1 Reporte de Deficiencias
su funcionamiento en resultados medidas de control interno 5.2.2 Implantación y
el tiempo y permitir implementadas, así como de las Seguimiento de Medidas
su retroalimentación. recomendaciones formuladas por Correctivas
También debe tener los órganos del Sistema Nacional
un seguimiento que de Control en sus informes.
comprende Compromisos Ver que los órganos y personal de 5.3.1 Autoevaluación
un conjunto de de la administración institucional 5.3.2 Evaluaciones
actividades de mejoramiento efectúen auto evaluaciones para independientes
autocontrol el mejor desarrollo del control
incorporadas a los interno e informen sobre
procesos y cualquier desviación o deficiencia
operaciones de la susceptible de corrección,
entidad, con fines obligándose a cumplir con las
de mejora y disposiciones o recomendaciones
evaluación. que se formulen para la mejora u
optimización de sus labores.
 4.4.1. Identificación de los problemas recurrentes en el proceso de contratación y sus
correspondientes recomendaciones para mejorar.

Pro blemas Recomendaciones a partir de las Normas de Control Orientaciones para su

recurrentes
Interno y demás normas vinculadas implementación
Requerimientos
• Verificar que el requerimiento se encuentre en el Plan Ver cuadro 1
de bienes, Anual de Contrataciones aprobado.
• u obras
servicios Elaborar el requerimiento del bien, servicio u obra
informales o debidamente suscrito por el funcionario competente.
inexistentes •
Verificar que el documento de requerimiento se
encuentre adecuadamente archivado.
• Elaborar el informe que sustente la determinación del Ver cuadro 2
Valor Referencial por parte del órgano encargado de
• las contrataciones.
Determinación
Determinar con la debida oportunidad el valor
inadecuada de
•
referencial, de modo que no afecte el cumplimiento del
valores
Plan Operativo Institucional (POI).
referenciales •
Verificar que las cotizaciones o indagación de precios
•
en el mercado se realicen por personas distintas a las
que determinan o aprueban el Valor Referencial.

Revisar y evaluar la metodología de indagación de

precios en el mercado.

Archivar, como parte del expediente de contratación,

el documento que aprueba el valor referencial.
Deficiencias en • Verificar que las Bases cumplan con los contenidos Ver cuadro 3
la elaboración y mínimos establecidos en la Ley de Contrataciones del
tratamiento de • Estado.
las bases • Verificar que las especificaciones técnicas se
encuentren anexadas a las Bases.
•
Verificar los plazos utilizados para la elaboración de
las Bases por parte del Comité Especial
 Verificar que las Bases se encuentren aprobadas por el
Alcalde o el funcionario delegado para ello.

Archivar adecuadamente la Resolución de Alcaldía o

documento que aprueba las Bases y verificar que forme
parte del expediente de contratación.
• Verificar que el expediente de contratación contenga Ver cuadro 4

Expediente de los documentos de aprobación de acuerdo a cada etapa

• del proceso de selección.
contratación sin

Aprobación Verificar que la documentación se encuentre

debidamente archivada y en custodia del órgano
encargado de las contrataciones.
• Verificar la disposición que constituye el Comité Ver cuadro 5

Deficiencias en Especial o formaliza al órgano encargado de las

• contrataciones.
la evaluación
técnica y Verificar la coherencia y relación entre la calificación
•
económica de y evaluación de propuestas y los documentos que
postores sustentan dichas calificaciones.

Verificar que el documento o acta de apertura de

sobres y calificación de postores se encuentre
debidamente archivado, sin borrones ni enmendaduras.

A continuación, desarrollamos las recomendaciones para superar cada uno de

los problemas identificados. Estas recomendaciones son formuladas teniendo
en consideración las Normas de Control Interno y principales normas
vinculadas que favorecen su solución.

Cuadro 1. Problema 1: Requerimientos de bienes, servicios u obras informales o

inexistentes
Recomendación ¿En qué Principales ¿Quiénes Riesgos de no Evidencia de
consiste? normas deben aplicarla cumplimiento
aplicables Aplicarla?
que
favorecen
su
solución
Verificar que el Consiste en Norma 3.5 El Que el Copia o
requerimiento revisar y Verificaciones y funcionario requerimiento impresión
confirmar que Conciliaciones responsable solicitado no de sección
el (de las del Área cuente con el
requerimiento Normas de usuaria. respectivo
del bien, Control
servicio u
obrase
encuentre
se encuentre en debidamente Interno), que La Financiamiento. del PAC
el Plan consignado en dispone que los verificación conteniendo

Anual de el Plan Anual procesos, y control las el

Que se lleven a
de actividades y debe realizar requerimiento
Contrataciones cabo
Contrataciones tareas, deben ser el
Aprobado. adquisiciones
(PAC) Verificados funcionario
Irregulares.
aprobado por antes y después responsable
la entidad para de realizarse. de las
el año. adquisiciones Que surjan

de manera contrataciones
Norma 3.1
previa al que no respondan
Por ejemplo, si Procedimientos
proceso de a la planificación
se trata de la de
ni a las
adquisición de Contratación.
Autorización y Prioridades.
materiales de
Aprobación,
construcción
que dispone que Que el Control
para una
la ejecución de Interno Posterior
determinada
los procesos, pueda encontrar
obra, el
actividades y responsabilidades
responsable
tareas deben en los
del área de
contar con la funcionarios
obras o quien
autorización y Involucrados.
haga sus veces
aprobación del
deberá
funcionario con
verificaren el
el rango o
requerimiento,
autoridad
que dicha
respectivos. En
adquisición se
este caso, el
encuentre
PAC aprobado
programada en
constituye el
el PAC
instrumento
Gobierno
normativo de la
Regional. Si
entidad en cuyo
no se
encuentra marco se
incluido en el autorizan las
PAC entonces adquisiciones y
deberá iniciar contrataciones,
el conforme se
procedimiento señala en los
de inclusión artículos
mediante una 12° y 13° de la
solicitud Ley de
debidamente
Contrataciones
justificada y
del
sustentada de
Estado, D.L
modificación
N°1017.
del PAC. La
justificación y
solicitud de
inclusión
deberá ser
requerida por
el responsable
del área
usuaria previa
a la ejecución
de la
adquisición y
concordada
con la
disponibilidad
presupuestal
emitida por el
área de
presupuesto.
 Cuadro 1. Problema 1: Requerimientos de bienes, servicios u obras informales o
inexistentes

Recomendación ¿En qué consiste? Principales ¿Quiénes Riesgos de no Evidencia de

normas deben aplicarla cumplimiento
aplicables Aplicarla?
que
favorecen
su solución
Elaborar el Consiste en la Norma El Gerente, Que las Documento,
requerimiento emisión oportuna 3.1Procedimientos jefe o similar, adquisiciones informe,
del bien, del documento de Autorización y responsable no se ajusten a memorando
servicio u (informe, Aprobación que del área las
o similar, que
obra memorando u otros señala que cada usuaria; el necesidades
consigne el
debidamente similares) que proceso, actividad responsable técnicas y
requerimiento
suscrito por el exprese con o tarea debe ser del Órgano cantidades
y que esté
funcionario claridad y en claramente encargado de necesarias
suscrito por el
competente. detalle, el definido y Contrataciones Para el área
responsable
requerimiento del formalmente en su usuaria.
del área
bien, servicio u comunicado al verificación.
usuaria.
obra del área funcionario
Que se originen
usuaria respectivo; y con
sobrecostos por
debidamente el artículo 13° de
la inadecuada
suscrito por el la Ley de
calidad de los
Responsable. Contrataciones del
bienes, servicios
Estado, D.L
y obras
N°1017 que
Por ejemplo, el entregados.
dispone que el
requerimiento Que no exista
requerimiento del
realizado a través de información
bien, servicio u
un informe en el clave para la
obra, es realizado
cual se solicita la elaboración de
por el área usuaria
adquisición de las bases y el
sobre la base del
herramientas para el
servicio de Plan Anual de
mantenimiento de Contrataciones. proceso de
vías, deberá contratación.
contener como
mínimo lo siguiente:
Que el
(a) nombre y cargo
responsable del
del funcionario al
área usuaria no
cual se dirige el
asuma ninguna
informe; (b) nombre
responsabilidad
y cargo del
sobre las
funcionario
contrataciones
remitente,(c) breve
realizadas.
descripción del
asunto a tratar, (d)
fecha, (e) Que el Control

descripción de las Interno

características Posterior
técnicas del bien o observe el
servicio que se
especificarán en los
Términos de
referencia y en el
caso de obras con el
expediente
técnico proceso y
debidamente encuentre
aprobado, (f) Responsabilidad
cantidad y calidad, es en los
(g) plazo estimado funcionarios.
de atención del
requerimiento,
(h)finalidad del
requerimiento
(indicar actividad o
proyecto al cual está
asociado el
requerimiento).
Consiste en verificar
que exista
físicamente el
documento de
requerimiento del
bien, servicio u
obra, en los archivos
del área usuaria y en
el expediente de
contratación.

El documento de
requerimiento de
materiales de
construcción para
una obra, deberá ser
archivado tanto en
el área de obras
como en el
expediente de
 contratación que
existe bajo custodia
del

Responsable de

Contrataciones de la
Entidad.

Cuadro 1. Problema 1: Requerimientos de bienes, servicios u obras informales o

inexistentes

Recomendación ¿En qué Principales ¿Quiénes Riesgos de Evidencia de cumplimiento

consiste? normas deben no
aplicables Aplicarla? aplicarla
que
favorecen

su solución
Verificar que En la acción de revisar y Norma 3.5 El responsable Que el documento Documento
el documento constatar que el Verificaciones del área que acredita el de
de documento que acredita el y usuaria y el requerimiento requerimiento
requerimiento requerimiento se Conciliaciones responsable de realizado se del bien,
se encuentre encuentre físicamente en que dispone las extravíe o servicio u
adecuadamente los archivos de las áreas que los contrataciones deteriore. obra existente
archivado. involucradas en la procesos, de Gobierno en los
adquisición: el área actividades y Regional. archivos del
Que se
usuaria y el órgano tareas, deben área usuaria y
presenten
encargado de las ser verificados en el
limitaciones
contrataciones, y en antes y después expediente de
para
particular en el expediente de realizarse; y contratación.
informar y
de contratación. con el artículo
documentar
10° del
en una
Reglamento de acción de
la Ley de
Control
Contrataciones
Interno
del Estado
Posterior.
aprobado con
D.S
N°1842008-EF
relativa al
expediente de
contratación.

Norma 3.8
Documentación
de

Procesos,
Actividades y
Tareas que
Señala que es
 deber de toda
autoridad,
funcionario y
servidor
municipal,
generar ordenar
preservar y
presentar la
documentación
sustentatoria de
todas las taras,
actividades o
procesos
ejecutados
durante su
gestión.

Cuadro 2. Problema 2: Determinación inadecuada de valores referenciales

Recomendación ¿En qué Principales ¿Quiénes deben Riesgos de no Evidencia de

consiste? normas Aplicarla? aplicarla cumplimiento
aplicables
que
favorecen
su solución
Elaborar el Consiste en la Norma El responsable La Informe
informe que emisión del 3.1Procedimientos del Órgano informalidad emitido
sustente la informe que de Autorización y encargado de en la por el
determinación sustente la Aprobación que Contrataciones: determinación Órgano
del Valor determinación indica que todo jefe de de los valores encargado
Referencial por de los valores proceso, actividad abastecimiento, referenciales de
parte del referenciales o tarea debe contar jefe de logística Contrataciones.
Órgano para las con la o responsable
Valores
encargado de las adquisiciones autorización y similar de la
referenciales
de un bien, la aprobación de los entidad.
Contrataciones. no confiables
obtención de funcionarios con
al no
servicios o la el rango de
conocerse la
contratación autoridad
metodología
de obras. Este respectivo.
utilizada
documento Asimismo, con el
será elevado documento se da
al Jefe cumplimiento al Procesos de

inmediato artículo 27° de la selección

superior y al Ley de desiertos

Comité Contrataciones del debido a

Especial Estado, D.L una

constituido N°1017 y con los inadecuada

para dirigir el artículos 13° 14° indagación

proceso de del Reglamento de del

selección. la Ley de mercado.

Contrataciones del
Estado aprobado Sobrecostos
Por ejemplo,
con D.S N°184- debido a
para la
2008-EF que imprecisiones
emisión del
otorgan en la
informe que
atribuciones al determinación
sustente el
Órgano encargado del valor
valor
de referencial.
referencial
unitario y Contrataciones
global para la para la Daño económico
adquisición de a la entidad.
materiales de
oficina deberá
considerarse
como mínimo
los siguientes
contenidos:
(a) nombre y
cargo del
funcionario al
cual se dirige
el informe, (b)
nombre y
cargo del
funcionario
remitente, (c)
fecha, (d)
breve
indicación del determinación del
asunto a tratar, valor referencial.
(e) breve
descripción
del proceso
seguido para
la
determinación
del valor
referencial
indicando las
cotizaciones
realizadas, (f)
 persona
encargada de
realizar dichas
cotizaciones;
(g) nombres
de las
empresas o
personas que
han emitido
las
cotizaciones,
(h) antigüedad
del valor
referencial.
4.4.2. Limitaciones a la eficacia de control interno.

Una estructura de control interno no puede garantizar por sí misma una gestión eficaz y
eficiente, con registros e información financiera íntegra, precisa y confiable, ni puede
estar libre de errores, irregularidades o fraudes.

La eficacia del control interno puede verse afectada por causas asociadas a los recursos
humanos y materiales, tanto como a cambios en el ambiente externo e interno.

El funcionamiento del sistema de control interno depende del factor humano, pudiendo
verse afectado por un error de concepción, criterio, negligencia o corrupción. Por ello,
aun cuando pueda controlarse la competencia e integridad del personal que aplica el
control interno, mediante un adecuado proceso de selección y entrenamiento, estas
cualidades pueden ceder a presiones externas o internas dentro de la entidad. Es más, si
el personal que realiza el control interno no entiende cuál es su función en el proceso o
decide ignorarlo, el control interno resultará ineficaz.

Otro factor limitante son las restricciones que, en términos de recursos materiales, pueden
enfrentar las entidades. En consecuencia, deben considerarse los costos de los controles
en relación con su beneficio. Mantener un sistema de control interno con el objetivo de
eliminar el riesgo de pérdida no es realista y conllevaría a costos elevados que no
justificarían los beneficios derivados. Por ello, al determinar el diseño e implantación de
un control en particular, la probabilidad de que exista un riesgo y el efecto potencial de
éste en la entidad deben ser considerados junto con los costos relacionados a la
implantación del nuevo control.

Los cambios en el ambiente externo e interno de la entidad, tales como los cambios
organizacionales y en la actitud del titular y funcionarios, pueden tener impacto sobre la
eficacia del control interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta razón, el
titular o funcionario designado debe evaluar periódicamente los controles internos,
informar al personal de los cambios que se implementen y respetar el cumplimiento de
los controles dando un buen ejemplo a todos.

4.4.3. Responsabilidad en la formulación e implementación del Sistema de Control

Interno.

El control interno es fundamentalmente una responsabilidad gerencial, desarrollada en

forma autónoma, correspondiendo ser ejercido por las autoridades, funcionarios y
servidores públicos como responsabilidad propia de las funciones inherentes a su ámbito
de competencia.

“La responsabilidad por la supervisión y monitoreo recae en el gerente y sus funcionarios

delegados, por lo cual es necesario establecer un sistema de control interno que les
permita tener una seguridad razonable de que sus actuaciones administrativas y
financieras se ajustan a las normas legales y reglamentarias aplicables a la organización.

Esta característica es fundamental, puesto que permite que todos los estamentos de la
entidad participen activamente en el ejercicio del control: tal como la gerencia, las
jefaturas, entre otros, a través del establecimiento de normas y procedimientos (directivas
internas) para desarrollar sus actividades, y las dependencias de apoyo, mediante el uso
adecuado de procesos administrativos tales como la planeación, ejecución, control y la
evaluación de su desempeño.

La responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno,

también debe ser competencia de la máxima autoridad administrativa.

En cada área de la organización, el encargado de dirigirla debe ser el responsable de

acuerdo con los niveles de autoridad y líneas de responsabilidad establecidas.
El personal que prepara el diseño del sistema de control interno no puede dar por
concluida su labor cuando el diseño haya sido aprobado por el principal directivo de la
entidad. Debe participar activamente en el proceso de implementación del sistema y la
capacitación del personal de ejecución, solucionando situaciones no previstas en la etapa
de organización y respondiendo a las consultas que le formulen los empleados a este
respecto. El más frecuente de los inconvenientes que surgen en la introducción de un
sistema de control interno es la resistencia natural del personal de la entidad, la cual debe
manejarse y disminuir mediante la capacitación permanente en las que se les explique el
verdadero propósito de tales medidas.

La auditoría interna o el órgano de control institucional correspondiente debe ser la

encargada de evaluar de manera independiente el sistema de control interno de la entidad
proponiéndole a la gerencia las recomendaciones necesarias para mejorar la
administración y gestión”.

4.4.4. Obligaciones del titular y funcionarios

Son obligaciones del titular y funcionarios de la entidad, relativas a la implementación y

funcionamiento del control interno:

a. Velar por el adecuado cumplimiento de las funciones y actividades de la entidad

y del órgano a su cargo, con sujeción a la normativa legal y técnica aplicables.

b. Organizar, mantener y perfeccionar el sistema y las medidas de control interno,

verificando la efectividad y oportunidad de la aplicación, en armonía con sus objetivos,
así como efectuar la autoevaluación del control interno, a fin de propender al
mantenimiento y mejora continua del control interno.

c. Demostrar y mantener probidad y valores éticos en el desempeño de sus cargos,

promoviéndolos en toda la organización

d. Documentar y divulgar internamente las políticas, normas y procedimientos de

gestión y control interno, referidas, entre otros aspectos, a:

• La competencia y responsabilidad de los niveles funcionales encargados de la

autorización y aprobación de los actos y operaciones de la entidad.

• La protección y conservación de los bienes y recursos institucionales.

• La ejecución y sustentación de gastos, inversiones, contrataciones y todo tipo de
egreso económico en general.

• El establecimiento de los registros correspondientes respecto de las transacciones

y operaciones de la entidad, así como a su conciliación.

• Los sistemas de procesamiento, uso y control de la información, documentación

y comunicaciones institucionales.

e. Disponer inmediatamente las acciones correctivas pertinentes, ante cualquier

evidencia de desviaciones o irregularidades.

f. Implementar oportunamente las recomendaciones y

disposiciones emitidas por la propia entidad (informe de autoevaluación), los órganos del
Sistema Nacional de Control y otros entes de fiscalización que correspondan.

g. Emitir las normas específicas aplicables a su entidad, de acuerdo con su

naturaleza, estructura y funciones, para la aplicación y/o regulación del control interno en
las principales áreas de su actividad administrativa u operativa, propiciando los recursos
y apoyo necesarios para su eficaz funcionamiento.