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SECRETARIADO
Sumário
COMUNICAÇÃO.......................................................................................................................................5
ATENDIMENTO TELEFÔNICO..............................................................................................................9
ATENDIMENTO AO PÚBLICO............................................................................................................11
AGENDA PESSOAL................................................................................................................................13
ÉTICA.........................................................................................................................................................15
RELAÇÕES HUMANAS.........................................................................................................................16
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO...........................................................................................................20
TEXTOS COMPLEMENTARES..............................................................................................................24
CÓDIGO DE ÉTICA.................................................................................................................................26
EXERCITANDO OS CONHECIMENTOS............................................................................................30
CARREIRA SECRETARIAL
COMUNICAÇÃO
O QUE É COMUNICAÇÃO?
Contexto
Código
Para se estabelecer comunicação, tem de ocorrer um conjunto de
elementos constituídos por: um emissor (ou destinador), que produz e emite
uma determinada mensagem, dirigida a um receptor (ou destinatário). Mas
para que a comunicação se processe efetivamente entre estes dois
elementos, deve a mensagem ser realmente recebida e descodificada pelo
receptor, por isso é necessário que ambos estejam dentro do mesmo
contexto (devem ambos conhecer os referentes situacionais), devem utilizar
um mesmo código (conjunto estruturado de signos) e estabelecerem um
efetivo contato através de um canal de comunicação. Se qualquer um destes
elementos ou fatores falhar, ocorre uma situação de ruído na comunicação,
entendido como todo o fenômeno que perturba de alguma forma a
transmissão da mensagem e a sua perfeita recepção ou descodificação por
parte do receptor.
ELEMENTOS DA COMUNICAÇÃO:
Desviar os olhos quando a emissora fala é uma atitude que tanto pode
transmitir a ideia de submissão como a de desinteresse.
ATENDIMENTO TELEFÔNICO
ATENDIMENTO AO PÚBLICO
FORMULÁRIOS
CONTROLE DE LIGAÇÕES TELEFÔNICAS
RECADOS
Para Sr.
(a):__________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_
NA SUA AUSÊNCIA
O SR. ________________________________________________
Da empresa /Instituição____________________________________________
Fone: ___________________________________
( ) Esteve aqui ( ) Voltará
( ) Telefonou-lhe ( ) Pede falar-lhe
Recado:____________________________________________________________________
_
___________________________________________________________________________
_ ____________________________________________________.
Anotado por : ___________________________________________________.
PAUTA DE REUNIÃO
Assunto da Reunião:
Convocada por:
Data: ___/___/___ Hora de início:
Hora de Término: Local:
Participantes:
Assuntos:
Responsável:
Material de Apoio:
MARCAÇÃO DE REUNIÃO
ATA DE REUNIÕES
ATA DE REUNIÕES
Data da Realização: o
Horário
Tema de Reunião:
Presentes:
AGENDA PESSOAL
NOME DA EMPRESA:_______________________________
Nome do Chefe:_________________________
14h00
15h00
16h00
17h00
18h00
ÉTICA
ÉTICA PROFISSIONAL
RELAÇÕES HUMANAS
AS RELAÇÕES SECRETÁRIO/CHEFIA
Exemplo: Para uns valores é ser RICO, para outros, é ter PAZ.
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
ECONOMIZADORES DE TEMPO
A eficácia não é uma qualidade que uma secretaria traz para situação.
Encará-la, dessa forma nada mais é que uma volta à teoria dos braços de
liderança, hoje rejeitada, a qual sugeria que os líderes mais eficazes tinham
qualidades especiais não possuídas pelos líderes menos eficazes.
A eficácia deve ser entendida como algo que alguém produz em uma
situação, dirigindo- a adequadamente. Ela representa produto, não insumo.
“A secretária deve raciocinar em termos de desempenho, não de
personalidades.”
PREOCUPA-SE EM PREOCUPA-SE EM
A cada dia que passa, a informática vem adquirindo cada vez mais
relevância na vida das pessoas e nas empresas. Sua utilização já é vista
como instrumento de aprendizagem e sua ação no meio social vêm
aumentando de forma rápida entre as pessoas. Cresce o número de famílias
que possuem em suas residências um computador. Esta ferramenta está
auxiliando pais e filhos mostrando-lhes um novo jeito de aprender e ver o
mundo. Quando se aprende a lidar com o computador novos horizontes se
abrem na vida do usuário. Nas organizações não poderia ser diferente, toda
empresa necessita ser informatizada para se manter no mercado de trabalho
e acompanhar as tecnologias, o computador veio para inovar e facilitar a vida
das empresas.
Atualmente nenhuma empresa pode ficar sem o auxílio da informática,
é através dela, que tudo é resolvido. O mundo está informatizado, A
informática talvez seja a área que mais influenciou o curso do século XX. Se
hoje vivemos na Era da Informação, isto se deve ao avanço tecnológico na
transmissão de dados e às novas facilidades de comunicação, ambos
impensáveis sem a evolução dos computadores.
O fruto maior da informática em nossa sociedade é o de manter as
pessoas devidamente informadas, através de uma melhor comunicação,
possibilitando assim, que elas decidam pelos seus rumos e os de nossa
civilização.
Existe informática em quase tudo que fazemos e em quase todos os
produtos que consumimos. É muito difícil pensar em mudanças, em
transformações, inovações em uma empresa sem que em alguma parte do
processo a informática não esteja envolvida.
TEXTOS COMPLEMENTARES
CÓDIGO DE ÉTICA
Referências Bibliográficas
EXERCITANDO OS CONHECIMENTOS
6. Conceitue:
a) Codificar:
b) Descodificar:
c) Feedback:
7. Defina Linguagem verbal e Linguagem não verbal;
8. Conceitue ÉTICA:
10. Defina:
a) Planejamento:
b) Organização:
c) Delegação:
11. Na sua opinião como deve ser a relação da secretaria com a chefia?
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17. Defina:
a) Secretário Junior:
b) Secretário Sênior:
c) Secretário Executivo: