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Informe sistema para organización de documentos.

La importancia en la administración de documentos

Administrar documentos a partir de un gestor de archivos no es una medida exagerada, ya que la


rentabilidad de una empresa depende de la forma como se capturen, organicen y se carguen.
Asimismo, el servicio al cliente y el cumplimiento de la ley son factores importantes de cada
empresa, los cuales deben desarrollarse en conjunto con las políticas de mantenimiento de
documentos a partir de un sistema de gestión designado.

Registros legales

La gestión de los expedientes de los empleados, así como los documentos financieros, de salud, de
seguridad, reguladores y otros, se convierte en un proceso importante para los gerentes de
empresas por razones legales.

Propietarios de documentos comerciales

Los documentos que contienen los datos de clientes, ventas, compras, transporte y demás
información del negocio del día a día contribuyen a la continuidad del éxito de cualquier negocio.

Seguridad de los documentos

La seguridad de los documentos es un factor de vital importancia ya que le permite a los


administradores evitar la pérdida, el hurto, el daño la alteración o cualquier otro tipo de evento.

Vida útil de los documentos

El ciclo de vida de un documento depende del tipo de documento y por lo tanto es importante que
los administradores sean conscientes de las políticas y de las leyes que los regulan.

"LA DOCUMENTACIÓN DEBE SER DISTRIBUIDA A SU DESTINATARIO"

 En la lectura del vídeo de Procedimiento para la Gestión de la correspondencia debe


realizarse con veracidad y efectividad

 Como proceder para la Gestión de correspondencia.

 saber clasificar los documentos

 Aprender con la practica a distribuir bien los documentos.

Criterios de archivo para la gestión de un documento.

En el enlace que conduce al curso de Gestión Documental, adelantado por la editorial NORMA, se
presenta un cuadro consecuencia que permite evidenciar los criterios de la gestión de un
documento, reuniendo el marco legal y el proceso estándar que tiene dicha actividad.

Archivo de los manuscritos de los primeros apostólicos


En el enlace se presentan los diferentes hallazgos detalladamente de los primeros apostólicos.

Nacimiento del archivo en Roma

En el enlace se presenta como surge la necesidad de custodiar la información financiera y a su vez


crear una prueba en escritos que eran tallados en diferentes materiales.

Historia de los sumerios

Relata la historia de los sumerios como civilización.

Definición de Documento, Dato e información.

En el enlace encontrará la definición de “Documento” y su relación con el concepto de “Dato”.

Ciclo Vital del Documento.

En el enlace, podrá encontrar el ciclo vital del documento como uno de los principios teóricos de la
archivista y la gestión documental, originando la búsqueda de regulación y normalización de la
exposición documental. Planteando la teoría del autor Wyffels (1972), quien plantea las tres
edades delos documentos, que da a lugar a las categorías del archivo.

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL, PROCEDIMIENTO: administración DE CORRESPONDENCIA


alcaldía MAYOR DE BOGOTÁ

En el enlace encontrará los lineamientos dados por el archivo General De La Nación, y que sigue en
el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural de Bogotá, para el proceso de recepción, verificación y
radicación de comunicaciones. Esto como ejemplo en la organización de comunicaciones oficiales.

Organización de Documentos, RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

En el enlace usted podrá encontrar, la entrada a un blog que contiene la explicación minuciosa
acerca de los procesos adelantados dentro de la gestión Documental, en este caso, hablará de la
recepción y Despacho de los documentos, en cuanto a forma y figura de los mismos.

2015

Foro I:La importancia de la Gestión Documental: enseña el tratamiento administrativo que se le


debe que se le debe dar a aun documento o grupos documentales con el fin de facilitar su
utilización y conservación son actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de
documentos desde su origen hasta su destino final con el objeto de acelerar su búsqueda ,
facilitación y conservación.

Foro 2: Etapas de los datos de Gestión Documental la recolección,procedimiento , transformación

La correspondencia comercial, los documentos contables, especiales y legales.

Foro 3: La comunicación Interna y Externa son muy importantes para un buen funcionamiento en
las organizaciones, sin embargo los procesos de comunicación y contenidos se debe mejorar en las
relaciones de comunicación, logrando un cambio de valores y de cultura organizativa que lleve a un
proceso de calificación de las comunicación interna y externa para un buen desarrollo de la
actividades administrativas de las organizaciones y empresas.

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