BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau
Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita
berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang
disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya. Komunikasi
secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu
pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini
yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Komunikasi bagi setiap
insan dalam suatu organisasi menjadi hal penting untuk menciptakan
kesamaan pemahaman atas informasi yang disampaikan satu sama lain.
Komunikasi merupakan sebuah pentransferan makna ke pada orang lain
dalam bentuk lambang-lambang, simbol, atau bahasa-bahasa tertentu
sehingga orang yang menerima informasi memahami maksud dari informasi
tersebut.
Demikian pentingnya makna sebuah komunikasi bagi manusia yang
hidup dalam interaksi sebagai makhluk sosial antar satu manusia dengan
manusia lainnya, demikian pula interaksi yang terjadi dalam sebuah dunia
kerja pada organisasi perusahaan. Komunikasi memiliki arti yang penting
dalam segala macam organisasi, baik organisasi berorientasi bisnis maupun
organisasi nirlaba. Tanpa komunikasi, organisasi tidak dapat menjalankan
fungsinya. Sedemikian pentingnya komunikasi bagi suatu organisasi
sehingga dapat dikatakan komunikasi menjadi sumber kehidupan
organisasi, yaitu sebagai pengendalian, motivasi, pengungkapan emosional,
dan informasi. Melihat betapa pentingnya Komunikasi Bisnis dalam suatu
organisasi, maka disini kami akan membahas materi mengenai Peran dan
Dasar-dasar Komunikasi Bisnis.

1
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah peran keterampilan komunikasi dalam kesuksesan karir
individu dan organisasi ?
2. Apakah yang dimaksud dengan komunikasi bisnis ?
3. Apakah saja bentuk dasar dari komunikasi ?
4. Jelaskan fungsi dan bentuk komunikasi organisasi ?
5. Jelaskanlah proses komunikasi ?
6. Bagaimanakah komunikasi yang efektif dalam pekerjaan ?
1.3 Tujuan
Mahasiswa dapat mengkaji, mempelajari, menyimak serta
mendiskusikan peran penting keterampilan komunikasi dalam kesuksesan
karir individu dan organisasi, serta dasar-dasar komunkasi bisnis yang
meliputi pengertian komunikasi bisnis, bentuk dasar komunikasi, fungsi
komunikasi, proses komunikasi, dan komunikasi yang efektif dalam
pekerjaan

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Peran Penting Keterampilan Komunikasi Dalam Kesuksesan Karir Individu

dan Organisasi
a. Peran keterampilan komunikasi dalam kesuksesan karir individu
Proses komunikasi terjadi karena seseorang memberi arti
terhadap suatu obyek yamg diamatinya. Dalam pengambilan
keputusan, seringkali seseorang terbawa ke dalam situasi
berkomunikasi dengan diri sendiri. Adapun peran komunikasi dalam
kesuksesan karir individu:

1 Mengembangkan kreativitas imajinasi

2 Mengendalikan diri sendiri
3 Meningkatkan kematangan berpikir sebelum mengambil
keputusan
b. Peran keterampilan komunikasi dalam kesuksesan di organisasi
Proses komunikasi memungkinkan anggota organisasi bertukar
informasi dengan menggunakan suatu Bahasa atau simbol-simbol
yang biasa digunakan. Secara umum, keterampilan komunikasi
mempunyai dua peran penting dalam organisasi:
1 Komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling
bertukar informasi. Berikut ini beberapa kegiatan organisasi
yang berkaitan dengan pertukaran informasi:
a Menetapkan tujuan
Organisasi mempunyai berbagai macam tujuan,
baik yang bersifat formal maupun nonformal.
Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti
keuangan, mutu produk, penguasaan pasar, dan
kepuasan karyawan.
b Membuat dan melaksanakan keputusan

3
 Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu
organisasi akan tercapai apabila orang-orang
dalam organisasi tersebuat membuat berbagai
keputusan yang telah disepakati.
c Mengukur prestasi kerja
Disaat keputusan telah dilaksanakan, manajemen
perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui
apakah hasil yang diharapkan telah tercapai.
d Merekrut dan mengembangkan staf
Apabila ingin merekrut seserorang, perusahaan
harus mengumumkan secara terbuka, meneliti
resume, dan melakukan wawancara dengan
pelamar sehingga dapat ditentukan orang yang
benar-benar cocok untuk menduduki jabatan
yang tersedia.
e Pelayanan pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan para
pelanggan dengan menggunakna komunikasi,
baik dalam bentuk formal maupun nonformal.
f Negoisasi dengan pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yang baik,
manajemen dalam suatu perusahaan perlu
mengadakan negoisasi baik dengan pemasok
maupun dengan pemberi pinjaman.
g Memproduksi produk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai
produk baru, kemudian menempatkannya dalam
proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu
produk yang siap dipasarkan, diperlukan
komunikasi.
h Berinteraksi dengan peraturan yang ada

4
 Komunikasi terjadi juga Antara perusahaan
dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat,
pemerintah sudah seharusnya melindungi
kepentingan masyarakat. Maka dari itu,
pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan
untuk memberi perlindungn bagi masyarakat
luasdan tindakan sewenang-wenang perusahaan.
2 Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok
anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.

2.2 Pengertian Komunikasi Bisnis

Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communications:
Principles and Methods, komunikasi dalah suatu proses pertukaran
informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik
dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
Sementar itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman
dan penerimaan pesan. Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling
tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya
dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa
dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal non
verbal.
Menurut Musselman dan Jackson (1992) Bisnis adalah jumlah
seluruh kegiatan yang diorganisir olej orang-orang yang berkecimpung
dalam bidang perniagaan dan industry yang menyediakan barang dan jasa
untuk kebutuhan mempertahankan dan memperbaiki standard serta kualitas
hidup mereka.
Secara sederhana yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah
komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai
macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi
nonverbal untuk mencapai tujuannya, mengambil keputusan yang tepat
untuk perusahaan, dan para pelaku bisnis dapat meraih keuntungan.

5
2.3 Bentuk Dasar Komunikasi
Komunikasi bisa terjadi dalam berbagai tiga bentuk. Misalnya,
percakapan melalui telpon, mendengarkan radio, tatap muka langsung,
menulis memo, membaca surat kabar, dan lain sebagainya. Bentuk dasar
komunikasi ada dua, yakni komunikasi non verbal dan komunikasi verbal.
1. KOMUNIKASI NON VERBAL
Bentuk yang paling dasar dari komunikasi adalah
komunikasi non verbal. Komuikasi non verbal adalah kumpulan
isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap dll yang memungkin
seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata. Komunikasi non
verbal sering juga disebut bahasa isyarat atau bahasa diam ( silent
language ). Ahli antropologi mengungkapkan bahwa sebelum kata-
kata ditemukan, komunikasi terjadi melalui gerakan badan atau
bahasa tubuh ( body language ). Sebagi contoh, membelalakan mata
atau mengepalkan tangan untuk menyatakan kemarahan,
mengangguk untuk menyatakan persetujuan. Saling menyentuh
untuk menyatakan perhatian dan sebagainya. Menurut mark knap (
dalam cangara 2004;100 ) fungsi komunikasi non verbal adalah
a. Meyakinkan apa yang diucapkan ( repetition )
b. Menunjukkan perasaan atau emosi yang tidak bisa diucapkan
dengan kata-kata ( substitution )
c. Menunjukkan jati diri sehingga orang lain bisa mengenalnya (
identity )
d. Menambah atau melengkapi ucapan-ucapan yang dirasa belum
sempurna
2. KOMUNIKASI VERBAL
Komunikasi verbal merupakan suatu bentuk komunikasi
dimana pesan disampaikan secara lisan atau tertulis menggunakan
suatu bahasa. Bahasa di definisikan sebagai seperangkat kata yang
disusun secara terstruktur sehingga menjadi kalimat yang
mengandung arti. Komunikasi verbal tidak hanya menyangkut
komunikasi lisan tetapi juga komunikasi tertulis. Berdasarkan aktif

6
 atau pasifnya peserta komunikasi, bentuk komunikasi verbal
dibedakan menjadi dua yakni :
1 Berbicara dan menulis ( speaking dan writing )
Dalam menyampaikan pesan, berbicara pada
umumnya lebih disukai daripada menulis karena lebih
nyaman dan praktis namun, tidak semua pesan bisa dengan
tepat disampaikan secara lisan. Pesan yang kompleks dan
sangat penting umumnya disampaikan menggunakan tulisan
untuk tujuan bisnis bisa berupa surat dan laproran.
2 Mendengar dan membaca ( listening dan reading )
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang
terjadi dua arah. Namun, orang-orang yang terlibat dalam
dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau
mendapatkan informasi daripada menyampaikannya. Untuk
itu keterampilan mendengar dan mebaca sangat diperlukan.

2.4 Fungsi dan Bentuk Komunikasi Organisasi

Apapun bentuk organisasinya, komunikasi akan berfungsi :

1. Fungsi Informatif
Pimpinan dan anggota organisasi membutuhkan banyak
sekali informasi untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka.
Informasi tersebut berkaitan dengan upaya organisasi untuk
mencapai tujuannya.
2. Fungsi Pengendalian (Regulatory)
Komunikasi berfungsi sebagai pengatur dan pengendali
organisasi. Komunikasi dalam hal ini berupa peraturan,
prosedur, perintah, dan laporan.
3. Fungsi Persuasif
Komunikasi berfungsi mengajak orang lain mengikuti atau
menjalankan ide/gagasan atau tugas.
4. Fungsi Integratif

7
 Dengan adanya komunikasi, organisasi yang terbagi menjadi
beberapa bagian atau departemen akan tetap merupakan satu
kesatuan yang utuh dan terpadu.

Bentuk komunikasi organisasi pada dasarnya terbagi dalam 2 bentuk

yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal :

1. Komunikasi Internal
Orang- orang di dalam organisasi akan saling melakukan
komunikasi. Komunikasi internal adalah yang terjadi antara
orang-orang di dalam organisasi. Untuk mempertahankan arus
informasi yang sehat, manajer yang efektif menggunakan
saluran komunikasi formal dan informal.
a. Saluran Komunikasi Formal
Dalam kaitannya dengan proses penyampaian
informasi dari manajer kepada bawahan ataupun manajer ke
karyawan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk
komunikasi dari atas ke bawah (top down atau downward
communications), komunikasi dari bawah ke atas (bottom-
up atau upward communications), komunikasi horizontal
(horizontal communications), dan komunikasi diagonal
(diagonal communications).
1 Komunikasi dari Atas ke Bawah (top-down atau
downward communications)
Secara sederhana, komunikasi dari atas ke bawah
merupakan transformasi dari manajer dalam semua level
ke bawahan. Aliran komunikasi dari manajer ke bawahan
tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan
kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang
manajer menggunakan jalur komunikasi ke bawah
memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi,
mengarahkan, mengoordinasikan, memotivasi,
memimpin, dan mengarahkan berbagai kegiatan yang
ada di level bawah. Jalur komunikasi yang berasal dari

8
 atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan
penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah,
instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan sebaik-
baiknya. Untuk mencapai tujuan yang dikehendaki, perlu
diperhatikan penggunaan bahasa yang sama, sederhana,
tidak bertele-tele, dan mudah dipahami dalam
penyampaian pesan. Komunikasi dari atas ke bawah
tersebut dapat berbentuk lisan maupun tertulis.
Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa,
wawancara formal antara supervisor dengan karyawan,
atau dapat juga dalam bentuk pertemuan/diskusi
kelompok. Di samping itu, komunikasi tertulis juga
dapat berbentuk memo, manual pelatihan, kotak
informasi, surat tugas, surat perintah, surat keputusan,
surat pemberhentian/pemecatan, papan pengumuman,
dan buku petunjuk pelaksanaan tugas bagi karyawan.

Gambar 4.1 Komunikasi dari Atas ke Bawah

2 Komunikasi dari Bawah ke Atas (bottom-up atau
upward communications)
Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke
atas berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari
bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan yang
ingin disampaikan mula-mula berasal dari para karyawan
yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi,
yaitu bagian pabrik, ke manajer produksi, dan akhirnya
ke manajer umum. Untuk memecahkan masalah-masalah
yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil

9
 keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer
memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah.
Keterlibatan karyawan (bawahan) dalam proses
pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang
positif dalam upaya membantu pencapaian tujuan
organisasi.
Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari
bawah ke atas, para manajer harus percaya penuh kepada
bawahannya. Kalau tidak, informasi apa pun dari
bawahan tidak akan bermanfaat karena yang muncul
hanyalah rasa curiga dan ketidak percayaan terhadap
informasi tersebut. Salah satu kelemahan komunikasi
dari bawah ke atas adalah kemungkinan bawahan hanya
menyampaikan informasi yang baik-baik saja,
sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan
negative atau tidak disenangi oleh manajer cenderung
disimpan dan tidak disampaikan. Hal ini terjadi karena
para bawahan beranggapan bahwa dengan hanya
melaporkan hal-hal yang baik baik saja, ia dapat menjaga
atau menyelamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa
aman dalam suatu organisasi tersebut.

Gambar 4.2 Komunikasi dari Bawah ke Atas

3 Komunikasi Horizontal (horizontal communications)
Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang
terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi

10
 sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan
komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan
persuasi, mempegaruhi, dan memberikan informasi
kepada bagian atau departemen yang memiliki
kedudukan sejajar. Pada peraga 4.3 terlihat bagaimana
terjadinya komunikasi horizontal, yaitu komunikasi
antara manajer pemasaran dengan manajer produksi,
atau manajer produksi dengan manajer keuangan.
Komunikasi horizontal menjadi penting artinya
manakala setiap bagian atau departemen dalam suatu
organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan yang
cukup besar. Akan tetapi jika masing-masing bagian
dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa harus
bergantung pada bagian lainnya, komunikasi horizontal
minim dipakai.

Gambar 4.3 Komunikasi Horizontal

4 Komuniasi Diagonal (diagonal communications)
Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara
2 tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya
adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran
dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan
bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian
akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian
penelitian. Bentuk komunikasi diagonal memiliki
beberapa keuntungan yaitu :

11
 • Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat
ketimbang bentuk komunikasi tradisional
• Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau
departemen ikut membantu menyelesaikan masalah
dalam organisasi.
Namun komunikasi diagonal ini memiliki
kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah bahwa
komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur
komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Di
samping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi
besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.

Gambar 4.4 Komunikasi Diagonal

b. Saluran Komunikasi informal
Sebagian besar organisasi juga memiliki saluran
komunikasi informal di samping komunikasi formal.
Komunikasi informal mengabaikan hierarki organisasi.
Komunikasi informal itu sering disebut desas-desus rumor,
atau selentingan. Percakapan individu dalam organisasi tidak
bisa dihindari. Percakapan tersebut biasanya menyangkut
masalah pribadi, misalnya keadaan keluarga, kegemaran,
keluhan, kekhawatiran, dan lain sebagainya.
Seperti halnya komunikasi formal, komunikasi
informal juga bisa mengalir dari atas, ke bawah, dan ke
samping. Para eksekutif biasanya waspada terhadap saluran
komunikasi informal karena hal itu bisa mengancam
kekuatan mereka saat mengendalikan informasi. Akan tetapi,

12
 ada pula yang justru memanfaatkan saluran komunikasi
informal untuk menyebarkan dan menerima pesan informal.
Oleh karena itu, saluran komunikasi informal atau desas-
desus atau rumor bisa berdampak positif dan bisa juga
negatif.
2. Komunikasi Eksternal
Organisasi juga perlu melakukan komunikasi dengan pihak
luar, seperti pemasok, pelanggan, kreditur, dan lain sebagainya.
Komunikasi eksternal adalah yang terjadi antara organisasi
dengan pihak luar.
a. Kontak Informal dengan Pihak Luar
Sebagai anggota dari sebuah organisasi, anda secara
otomatis menjadi saluran informal untuk berkomunikasi
dengan dunia luar. Dalam aktivitas sehari-hari, anda
secara tidak sabar menyerap sedikit informasi yang
menjadi bagian pengetahuan kolektif dari perusahaan
anda. Manajer puncak amat mengandalkan kontak
informal dengan orang luar untuk bertukar informasi
yang mungkin berguna bagi perusahaan. Walaupun
kebanyakan jaringan kerja melibatkan interaksi dengan
teman eksekutif, banyak manajer tingkat tinggi
menyadari manfaat menjaga hubungan dengan dunia
nyata.
b. Kontak Formal dengan Pihak Luar
Walaupun kontak informal dengan orang luar
merupakan sarana penting untuk belajar mengenai
kebutuhan pelanggan, perusahaan harus sering
berkomunikasi dengan pihak luar dengan cara lebih
formal. Pesan seperti pernyataan pers, surat kepada
investor, iklan, pengumuman kenaikan harga, dan
perkembangan proses litigasi memerlukan perencanaan
yang seksama, maka seringkali rancangan draft

13
 pengumuman tersebut diserahkan kepada tim yang
khusus menyusun serta mengeola arus pesan formal
untuk pihak luar

2.5 Proses Komunikasi

Menurut Bovee dan Thill dalam buku Communication Todaya, 6e,

proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu:

a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.

b. Pengirim mengubah ide menjadi pesan.
c. Pengirim menyampaikan pesan.
d. Penerima menerima pesan.
e. Penerima menafsirkan pesan.
f. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada
pengirim.
Keenam tahap dalam proses komunikasi tersebut dapat digambarakan
dala sebuah diagram peraga yaitu:

1. Tahap Pertama: Mempunyai Suatu Ide/Gagasan

Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, penerima

pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan
kepada pihak lain atau audiens. Ide dapat diproleh dari berbagai sumber
yang terbentang luas di hadapan kita. Dunia ini penuh dengan berbagai

14
 macam informasi baik yang dapat dilihat, didengar, dibau, dikecap,
maupun diraba. Ide-ide yang ada dalam benak kita disaring dan disusun
ke dalam suatu memori yang ada dalam jaringan otak, yang merupakan
gambaran persepsi kita terhadap kenyataan. Setiap orang akan memiliki
peta mental yang berbeda karena kita memandang dunia dan menyerap
berbagai pengalaman dengan cara yang unik dan bersifat individual.

Karena persepsi adalah hal yang unik, ide yang ingin disampaikan
seseorang mungkin akan berbeda dengan pemikiran orang lain. Bahkan
dua orang yang memiliki suatu pengalaman yang sama terhadap sesuatu
hal atau kejadian, akan memiliki kesan yang tidak serupa. Sebagai
contoh, ada dua orang yang mengikuti briefing dari pimpinan
perusahaan. Seorang komunikator yang baik, harus dapat menyaring
hal-hal yang tidak penting atau tidak relavan dan memusatkan perhatian
pada hal-hal yang memang penting dan relavan. Dalam dunia
komunikasi, proses tersebut dikenal sebagai abstraksi (abstraction).

2. Tahap Kedua: Penngirim Mengubah Ide Menjadi Suaru Pesan

Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau
dimengerti dengan sempurna. Proses komunikasi dimulai dengan
adanya ide dalam pikiran, yang lalu diubah ke dalam bentuk pesan-
pesan seperti dalam bentuk kata-kata, ekspresi wajah, dan sejenisnya,
untuk kemudian disampaikan kepada orang lain.

Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara semprna, pengirim

pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin
disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personal, dan latar
belakang budaya. Sebagai contoh sederhana, pada umumnya orang
Timur cenderung menyampaikan pesan dengan menggunakan bahasa
tak langsung dan bahasa penghalus. Untuk menyatakan sikap menolak,
seseorang terlebih dahulu harus menggunakan kalimat-kalimat
pembuka yang bersifat netral, baru kemudian menyatakan sikap
penolakan.

15
3. Tahap Ketiga: Pengirim Menyampaikan Pesan

Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya

adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai
saluran yang ada kepada si penerima pesan. Saluran komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan pesan terkadang relative pendek, tetapi
ada juga yang cukup panjang. Panjang-pendeknya saluran komunikasi
yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian
pesan. Bila menyampaikan pesan-pesan panjang dan kompleks secara
lisan, pesan-pesan tersebut bisa jadi terdistori atau bahkan bertentangan
dengan pesan aslinya. Disamping itu, dalam menyampaikan suatu
pesan, berbagai media komunikasi—media tulisan maupun lisan—
dapat digunakan. Oleh karena itu, perlu perhatikan jenis atau sifat pesan
yang akan disampaikan.

4. Tahap Keempat: Penerima Meneria Pesan

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila

pengirim (komunikator) mengirimkan suatu pesan dan penerima
(komunikan) menerima pesan tersebut. Jika seseorang mengirim
sepucuk surat, komunikasi baru bisa terjalin bila penerima surat telah
membaca dan memahami isinya.Jika seseorang menyampaikan pidato
di hadapan umum, para pendengar sebagai audiens harus dapat
mendengar apa yang dikatakan dan memahami pesan-pesan yang
disampaikan.

5. Tahap Kelima: Penerima Menafsirkan Pesan

Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adlah

bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan
pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan di dalam benak pikiran
si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru dapat ditafsiran secara
benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang
dimaksud oleh pengirim pesan.

16
 6. Tahap Keenam: Penerima Memberi Tanggapan dan Umpan Balik ke
Pengirim

Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata

rantai komunikasi. Umpan balik tersebut merupakan tanggapan
penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas
suatu pesan.

Setelah menerima pesan, komunikan akan memberi tanggapan

dengan cara tertentu dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan.
Sinyal yang diberikan oleh penerima pesan beraneka macam, dapat
berupa suatu senyuman, tertawaan, sikap murung, cemberut, memberi
komentar sekilas (singkat), anggukan sebagai pembenaran, atau pesan
secara tertulis. Sebagai contoh, seorang karyawan perusahaan menerima
sepucuk surat dari pimpinannya. Sesaat kemudian surat tersebut
dibacanya. Apabila ekspresi wajahnya tampak murung, dapat diduga
bahwa ia menerima berita yang kurang menyenangkan bagi dirinya.
Sebaliknya, jika setelah membaca surat dari pimpinannya ia tampak
berseri-seri, dapat diduga bahwa ia menerima berita yang
menyenangkan dari pimpinannya tersebut.. bentuk ekspresi wajah
tersebut adalah contoh adanya umpan balik dalam berkomuniksi. Di
samping itu, adanya umpan balik akan dapat menunjukan adanya faktor-
faktor penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang,
perbedaan penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi secara emosional.

2.6 Berkomunikasi Lebih Efektif Dalam Pekerjaan

Komunikasi di lingkungan bisnis saat ini jelas memberikan
tantangan, tetapi kombinasi strategi yang cermat dapat memperbaiki
kemampuan kita untuk dalam berkomunikasi secara efektif. Strategi
tersebut bisa dengan meminimalkan gangguan, menerapkan pendekatan
yang berpusat pada audiens, memperbaiki kemampuan dasar komunikasi,

17
memberikan umpan balik menjadi lebih konstruktif, dan menjadi sensitive
terhadap etika bisnis.
1. Meminimalkan Gangguan
Meskipun gangguan merupakan masalah utama dalam
komunikasi bisnis, tetapi setiap orang diorganisasi dapat saling
membantu mengatasinya. Dimulai dengan mengurangi sebanyak
mungkin kegaduhan, visual yang berantakan, dan interupsi
Diperlukan sedikit akal sehat dan sopan santun untuk membantu
menyelesaikan masalah ini. Contohnya matikan telepon seluler
sebelum anda menghadiri rapat, jangan berbicara diatas bilik ruang
kerja ketika orang didalamnya sedang bekerja, dan sensitif lah pada
perbedaan pribadi seperti beberapa orang dapat bekerja dengan
mendengarkan suara musik, tetapi ada juga beberapa orang yang
tidak suka.
Ambil juga langkah untuk melindungi diri dari gangguan
yang ada. Jangan biarkan email, pesan singkat ataupun telepon
menyela setiap menit sepanjang hari. Sisihkanlah waktu anda untuk
mengurusi semua pesan sekaligus sehingga anda dapat berpikir dan
berfokus pada sisa waktu yang ada. Yang paling penting adalah
jangan mengirimkan pesan yang tidak perlu. Jangan pernah
menyepelekan komunikasi, mengirimkan pesan yang tidak perlu
ataupun mengirimkan pesan kepada orang yang salah tentunya dapat
memberikan dampak yang buruk.
Selain itu, jika anda harus mengirimkan pesan yang tidak
mendesak atau kurang penting, informasikan terlebih dahulu kepada
audiens sehingga mereka bisa melakukan prioritas. Cobalah untuk
mengatasi gangguan emosianl dengan mengenali perasaan anda
sendiri dan mengantisipasi respons dari orang lain. Ketika situasi
tertentu menyebabkan timbulnya kemarahan, pilihlah kata-kata
yang akan digunakan dengan hati-hati.
2. Mengadopsi Pendekatan yang Berpusat pada Penerima

18
 Pendekatan yang berpusat pada penerima berarti
memusatkan dan memperhatikan pihak penerima, yakni melakukan
segala usaha agar pesan anda sampai dengan cara yang berarti bagi
mereka. Belajar sebanyak mungkin mengenai bias, pendidikan,
umur, status, gaya, perhatian personal dan profesional dari para
penerima pesan sangatlah penting. Semakin banyak anda
mengetahui tentang orang-orang yang anda ajak berkomunikasi
serta semakin mudah untuk lebih berkonsentrasi pada kebutuhan
mereka. Mengenali dan mengadopsi dengan gaya penerima, tidak
hanya akan memperbaiki efektivitas komunikasi, tetapi juga
hubungan kerja anda.
3. Memperbaiki Kemampuan Dasar Komunikasi
Keterampilan yang anda miliki sebagai komunikator akan
menjadi salah satu faktor penting dalam mencapai kesuksesan
bisnis. Kurangnya pengalaman mungkin satu-satunya hambatan
antara anda dan komunikasi yang efektif. Barangkali kita sering
khawatir tentang perbendaharaan kata yang terbatas atau tidak yakin
tentang tata bahasa, tata baca, dan gaya bahasa. Seseorang tidak lahir
dengan kemampuan membaca dan menulis dengan baik, mereka
menguasai ini melalui belajar dan praktik. Bahkan teknik yang
sederhana sekalipun seperti berlatih menulis esai akan memperbaiki
kemampuan menulis dan juga kinerja skolastik anda.
4. Memberikan Umpan Balik yang Konstruktif
Umpan balik yang konstruktif berfokus pada proses dan hasil
komunkasi , bukan pada orang yang terlibat. Bagaimana menjadi
konstruktif akan dijelaskan pada tabel dibawah ini :
Bagaimana menjadi Penjelasan
Konstruktif
Pikirkan perubahan yang Karena banyak dokumen bisnis
anda anjurkan secara teliti yang harus mengilustrasikan
hubungan yang kompleks antara
ide dan informasi lain, melakukan

19
 penyuntingan yang berdiri sendiri
dpat berakibat buruk
Diskusikan perbaikan- Daripada mengatakan “ilustrasi ini
perbaikan daripada membingungkan”, lebih baik
kelemahan-kelemahan menjelaskan bagaimana ilustrasi
tersebut dapat diperbaiki agar
menjadi lebih jelas
Berfokus pada perilaku Karena penulis mungkin tidak
yang dapat dikendalikan mempunyai kendali atas setiap
variabel yang mempengaruhi
kualitas pesan, fokuskan pada hal-
hal yang dapat dikendalikan oleh
penulis
Lebih spesifik Komentar seperti “saya tidak
mengerti hal ini” atau “perjelas hal
ini” tidak mengidentifikasi apa
yang harus diperbaiki oleh penulis
Jaga agar umpan balik Fokuskan komentar pada pesannya,
tidak bersifat personal bukan pada orang yang membuat
pesan tersebut
Periksa pemahaman Mintalah konfirmasi pada audiens
untuk memastikan bahwa orang
tersebut memahami umpan balik
anda
Berikan waktu bagi umpan Pastikan bahwa penulis akan
balik anda secara hati-hati mempunyai cukup waktu untuk
menerapkan perubahan yang anda
sarankan
Soroti setiap keterbatasan Jika anda tidak mempunyai waktu
yang dimiliki umpan balik untuk menyunting dokumen
anda dengan teliti atau jika anda bukam
ahli pada beberapa aspek isi

20
 dokumen tersebut, sebaiknya
beritahu penulisnya, sehingga ia
dapat menangani komentar anda
dengan tepat

Ketika anda menerima umpan balik yang konstruktif,

tolaklah sikap-sikap yang menimbulkan rasa simpati untuk
mempertahankanhasil kerja anda atau menyangkal validitas umpan
balik anda. Bersikap tetap terbuka terhadap suatu kritik, umpan balik
dapat digunakan sebagai peluang yang berharga untuk dapat belajar
dan memperbaiki diri. Namun, jangan otomatis berasumsi bahwa
umpan balik yang diberikan dengan maksud baik pastilah benar.
Anda mempunyai tanggung jawab terhadap kualitas akhir pesan,
jadi pastikan bahwa setiap perubahan yang dianjurkan adalah
perubahan yang valid
5. Menjadi Sensitif pada Etiket Bisnis
Didunia yang sibuk dan penuh dengan persaingan saat ini,
ide mengenai etiket (norma perilaku yang diharapkan pada situasi
tertentu) kelihatannya kuno dan tidak penting. Namun, cara anda
beprilaku mempunyai pengaruh yang sangat besar bagi kesuksesan
perusahaan dan karier anda sendiri. Ketika eksekutif
memperkerjakan atau mempromosikan anda, mereka mengharapkan
perilaku anda melindungi reputasi perusahaan. Rasa hormat, sopan
santun, dan akal sehat adalah tiga prinsip yang akan membantu anda
melalui situasi apapun, selain itu tiga tersebut akan mendorong
kemauan untuk memaafkan bila kebetulan anda melakukan
kesalahan. Dan juga janganlah takut untuk bertanya, orang-orang
akan menghargai perhatian dan rasa ingin tahu anda.

Selain 5 strategi diatas, terdapat 5 karakteristik komunikasi bisnis

yang efektif yang dapat membantu menciptakan pemahaman yang sama
dengan audiens dan merangsang audiens untuk berpikir atau melakukan
sesuatu. Komukiasi yang efektif akan membantu mengantisipasi masalah-

21
masalah, membuat keputusan yang tepat, mengoordinasikan aliran kerja,
mengawasi orang lain , dan mengembangkan berbagai hubungan.

1. Sediakan informasi yang praktis. Berikan informasi yang berguna

pada penerima
2. Berikan fakta bukan kesan. Gunakan kalimat yang konret, detail
yang spesifik dan informasi yang jelas, meyakinkan, akurat dan etis.
3. Perjelas dan padatkan informasi. Berikan pokok-pokok informasi
yang paling penting daripada memberikan semua infomasi
4. Nyatakan tanggung jawab dengan tetap. Nyatakan secara jelas apa
yang anda harapkan dari para penerima atau apa yang anda dapat
lakukan untuk mereka
5. Bujuk orang lain dan tawarkan rekomendasi. Tunjukkan pada para
pembaca anda secara tepat bagaimana mereka akan mendapatkan
manfaat dengan memberikan respon atas pesan anda sesuai dengan
cara yang anda inginkan. Menyebutkan manfaat bagi para pembaca
merupakan kunci untuk membujuk pemberi kerja, rekan,
pelanggan, atau klien untuk menyetujui rencana tindakan atau
membeli produk

22
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Keterampilan komunikasi bisnis berperan penting baik untuk
individu ataupun dalam organisasi. Adapun peran komunikasi dalam
kesuksesan karir individu yakni diantaranya dapat Mengembangkan
kreativitas imajinasi, Mengendalikan diri sendiri, dan Meningkatkan
kematangan berpikir sebelum mengambil keputusan. Secara umum,
keterampilan komunikasi mempunyai dua peran penting dalam organisasi
yaitu memungkinkan orang-orang dalam bertukar informasi dan membantu
menghubungkan sekelompok orang dalam suatu organisasi. Secara
sederhana yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi
yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk
komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal.
Bentuk dasar komunikasi dibagi menjadi 2 yaitu komunikasi verbal
dan nonverbal. Apapun bentuk organisasinya, komunikasi memiliki fungsi
informatif, pengendalian, persuasif dan integratif. Bentuk komunikasi
organisasi pada dasarnya terbagi dalam 2 bentuk yaitu komunikasi internal
dan komunikasi eksternal. Menurut Bovee dan Thill dalam buku
Communication Todaya, 6e, proses komunikasi terdiri atas enam tahap,
yaitu Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan, Pengirim mengubah ide
menjadi pesan, Pengirim menyampaikan pesan, Penerima menerima pesan,
Penerima menafsirkan pesan, dan Penerima memberi tanggapan dan
mengirim umpan balik kepada pengirim. Komunikasi di lingkungan bisnis
saat ini jelas memberikan tantangan, tetapi kombinasi strategi yang cermat
dapat memperbaiki kemampuan kita untuk dalam berkomunikasi secara
efektif. Komukiasi yang efektif akan membantu mengantisipasi masalah-
masalah, membuat keputusan yang tepat, mengoordinasikan aliran kerja,
mengawasi orang lain , dan mengembangkan berbagai hubungan

23
 DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis Penerbit Andi.

Bovee, L. Courtland and John V. Thill. 2008. Bussiness Communication Today,

Ninth edition Prentice Hall.

Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis Edisi Keempat. Jakarta: Penerbit

Erlangga.

24