¿Qué es arqueo de caja?

El arqueo de caja es el análisis de las transacciones del efectivo, en

un momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta
cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en
dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los
controles internos se están llevando adecuadamente.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar

arqueos de caja en fechas no previstas por el cajero. Es frecuente que
en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto
a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan
generalmente en una cuenta denominada diferencias de caja. Se le
cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como
ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la
cuenta diferencias de caja se deberá cancelar contra la de pérdidas y
ganancias.

En relación a la caja es conveniente que exista un control especial

sobre los movimientos de ésta y que se realice periódicamente el
denominado arqueo de caja. Este, consiste en el recuento físico del
dinero en existencia y en comparar este recuento con el saldo de caja
según la contabilidad. A menudo en el arqueo se incluyen los vales de
caja. Dado que los vales de caja no son dinero, sino justificantes de
gastos o préstamos, han de contabilizarse como lo que son y no como
caja. En el caso de que existan diferencias al realizar el arqueo será
necesario ajustar el saldo contable para que la cuenta de caja refleje el
valor real del dinero que hay en caja.

Para ellos el arqueo de caja es un inventario material de los fondos

existentes en un momento dado. Consiste en el cotejo de los
resultados obtenidos con los saldos contables si éstos se llevan
estrictamente al día, es decir, si las operaciones realizadas se vuelcan
sin dilación en los libros de contabilidad, el cotejo en sí no pasa de ser
una sencilla confrontación de importes; sin embargo, si de este cotejo
aparecen diferencias, entonces, y especialmente si las discrepancias
son importantes, la tarea de determinar las razones que dieron lugar a
las mismas suele ser compleja y requiere pleno dominio de la técnica
contable y de los principios de organización de empresas.
¿Cómo se tramita un arqueo?
PASO PARA EL ARQEUEO DE CAJA:

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del

efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si
se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que
arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente
en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber
si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta
operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o
ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en
fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de
caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de
control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente
en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los
faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si
no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
“Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y
Ganancias”.

Pasos:

Programar arqueo de caja recaudadora:

El momento para realizar el arqueo, se decide de manera espontánea,

de acuerdo a las necesidades del momento.

Cerrar ventanilla

Si el arqueo se realiza en horario de atención al público, se cierra la

ventanilla mientras se efectúa este

Generar reportes de caja recaudadora en QUIPU

Los reportes que se deben generar son:

1. Planilla detalle recaudos por caja y

2. Planilla de anulados
Reportes y soportes

Se comparan los valores de la planilla Detalle Recaudo por Caja con

los recibos de, caja, el efectivo, Boucher, cheques y saldos, en libros.
El valor total de la Planilla Detalle Recaudo

Por Caja debe ser igual a la cantidad de dinero. Revisar que no

existan dineros pendientes por consignar sin justificación. Revisar que
esté la base de caja.

Elaborar acta de arqueo

De acuerdo con la revisión de los soportes y reportes generados en

QUIPU se elabora el Acta de Arqueo que da cuenta del resultado de la
labor de control. Esta debe ser firmada por el Jefe de Tesorería y el
Auxiliar.

Verificar si hay inconsistencia

Una vez elaborada el acta de arqueo se determina la posible

existencia de errores e inconsistencias para tomar la acción es
correctivas. Si hay inconsistencias, se hace el análisis de esta. Si no,
se archiva el acta de arqueo

Analizar inconsistencia

En este análisis se debe verificar si hay faltante o sobrante de dinero

Tomar medidas correctivas

Si hay faltante al responsable de la caja debe reponer inmediatamente

el dinero,

Cuando hay excedentes el responsable de la caja debe consignar el

dinero sobrante a la cuenta bancaria de la universidad. En el caso de
hallar inconsistencias, se informará a la Oficina Nacional de Control
Disciplinario Interno, de acuerdo con las políticas establecidas por la
Universidad para tales fines.
¿Qué es una caja chica y cómo se maneja?

Por qué es importante tener una caja chica

En todas las empresas, tanto del estado como privadas, debe existir
una caja chica para así controlar los gastos menores del día a día que
se deben pagar en efectivo, al igual que todos aquellos pagos que
deben hacerse por medio de cheques o transferencia bancaria.
La caja chica es importante, ya que en toda empresa siempre habrá
compras de montos pequeños que necesitan ser contabilizados,
controlados y así tomarlos en cuenta a la hora de la declaración de
impuestos fiscales. Recordemos que este tipo de gastos son
aceptados por el fisco, y pueden salir de las cuentas de la empresa en
lugar de cuentas personales.
Para manejar una caja chica, debemos tomar en cuenta cuáles son los
tipos de gastos que se incluyen. Entre ellos están compra de material
de oficina, reparaciones menores, combustible, peajes, parqueos,
tarifas de transporte público, entre otros. Tengamos siempre presente
que la caja chica es para salir de apuros diarios y no para gastos por
montos que sobrepasen el límite establecido.
Ventajas y cuidados de la caja chica
Crear una caja chica tiene sus ventajas, como por ejemplo, una mayor
facilidad de llevar la cuenta de gastos menores en los libros contables;
estos gastos tienen valor y respaldan la contabilidad de la empresa
ante el fisco. También facilita archivar gastos agrupados de modo de
no tener que especificar cada uno de ellos, y sobre todo, se tiene un
mejor control de todas las compras de montos que están por debajo
de los gastos generales.
Es importante tener presente que debemos ser bastante ordenados, y
sobre todo, honestos, ya que la caja chica a pesar de que maneja
montos pequeños, sigue siendo un dinero que no nos pertenece y
debemos ser cuidadosos a la hora de manejarlos.
El uso de la caja chica

La creación de la caja chica, data de muchas historias anteriores,

quienes refieren que su existencia es un medio para hacer frente a
gastos que se generan en la operación habitual de nuestras PyMES y
que requieren de disposición inmediata de efectivo.

Es preciso numerar que la Ley del impuesto sobre la Renta en su

artículo 31 fracción III, menciona que los pagos cuyo monto exceda de
$2,000.00 se efectúen mediante cheque nominativo del contribuyente,
tarjeta de crédito, de débito o de servicios, lo que nos indica que la
caja chica en general se ocupará de gastos menores.

El uso que debe darse a una caja chica de acuerdo a la eficacia y

eficiencia buscada en la Pyme es:
1.-Necesidad inmediata de disponer de efectivo
2.-Usarse únicamente para hacer frente a imprevistos, gastos no
planeados
“la caja chica en general se ocupará de gastos menores e imprevistos”
3.-Avalar la entrega del efectivo y solicitar el comprobante
fiscal adecuado para ello
4.-Reponer de manera inmediata la disposición realizada
5.-Ser controlada por una persona de absoluta integridad
Una caja chica nunca debe considerarse una forma de subsidio o
fuente apalancamiento puesto que puede disponerse de tal cantidad
de efectivo, que reponerlo posteriormente se convierte en un calvario,
perdiendo así su naturaleza de herramienta.

El observar la caja chica como una herramienta nos permite adquirir

mercancías o realizar gastos indispensables, pero que con absoluta
franqueza debe ser analizado antes de llevarse a cabo el desembolso
del dinero.
El manejo de los recursos financieros de una Pyme debe ser
categórico en cuanto a la transparencia y uso que se le da, a fin de
evitar posibles problemas que se suscitan por el control de esta caja
chica.

Ahora bien, es preciso entender que un REPECO financieramente no

debe contar con este tipo de herramienta, más que para los negocios
en los que deba darse “cambio” por alguna transacción.

Así la caja chica se convierte en las herramientas por excelencia de

los empresarios, puesto que con certeza sabrán el uso real de sus
recursos, por el control que se lleva en documentos recomendándose
siempre:
-Obtener el comprobante fiscal. O bien, exigiendo la firma de un contra
recibo por la entrega del efectivo, sujeto a cambio por el comprobante
fiscal una vez obtenido.

Recodemos que la caja chica siempre ha sido un medio para hacer

frente a las necesidades de la Pyme, no así de las personas que
tienen acceso a ella. Por lo que debe asignarse siempre esta función a
una persona que comprenda el manejo financiero de su empresa.