ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

JUANITA GUTIERREZ DIAZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

INSTRUCTOR
RAMON ANTONIO VIDEZ PEÑA

2019
INTRODUCCIÓN

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y

analizando distintos datos, que mediante un debido proceso y
metodología permiten alcanzar que esto sea información útil, que
forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de
Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico; a
esto se le puede llamar Archivo.

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la

documentación organizada, en tal forma que la información
Institucional sea recuperable para uso de la Administración en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
La palabra Archivo proviene del latín Archivium y este del griego
Acheión que significa principio – origen; Es así como vemos que la
importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura
y esto nos demuestra lo importantes que han sido para la evolución
cultural, social, política y científica de la humanidad ya que los
archivos recopilan, conservan y difunden la información registrada en
ellos.

Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,

forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión; son importantes para las entidades, porque los documentos
que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones,
debido a que la información contenida sirve de testimonio para los
trámites que pueda requerir la empresa.

Los Archivos promueven el conocimiento, custodian y preservan

nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a
los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad
Intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la
gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y
a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de
la información.

Los archivos pueden ser importantes por una variedad de objetivos

que cumplen como:

 Reunir ordenadamente los documentos de archivo

 Asegurar una perfecta conservación de la información
 Permitir una rápida localización de la información
 Servir la información de manera ágil y oportuna
Los archivos cumplen funciones tales como ser memoria corporativa,
soportar la toma de decisiones, proveer soporte para posibles
reclamaciones, contribuir a la eficiencia de la empresa, cumplir con los
requisitos legales y normativos, preservar la historia de la empresa y
disponen de la documentación.

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada,

generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de
las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel

o cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o
electrónicos, cintas o discos de computadora, microfilmas, fotografías,
fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información

de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma
original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y
actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que
tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el
desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la
cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de
orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que
no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en
conjunto son interdependientes.
CONCLUSIONES

Es importante reconocer que los archivos sin la historia no existirían y

la historia sin los archivos tampoco. La una depende de la otra; es
importante que si vamos a investigar la historia de nuestra patria en
cualquier nivel los archivos son la fuente fiel de ella porque en los
documentos de archivo que son documentos únicos se ha
documentado lo vivido en determinada época. El problema se nos
presenta cuando se han perdido documentos y no podemos contar con
la secuencia de la información que buscamos, esto nos lleva a ir a otras
fuentes como la tradición oral.