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“Importancia de los Archivos”

Los archivos han evolucionado mucho en el pasar de los tiempos, empezando en


cabeza de Carlos I, como centro pionero de los Archivos; pero es realmente en el
siglo XIX, al inicio de la Revolución francesa, cuando se toma conciencia de la
funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en
archivos nacionales, así como, la necesidad de estudiar como archivista, ya que
este debe tener un excelente perfil profesional, suelen ser personas muy
importantes ya que deben proteger la integridad del material archivístico. Este
reconocimiento es otorgado por Napoleón, quien pretendió unificar los archivos de
los países europeos en París, lo cual se clasifico por naturaleza (Archivo Público,
archivo privado de interés público y archivo privado).

Antes de continuar es necesario definir el termino Archivo “Conjunto de documentos,


sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural
por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión”.

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los
conforman son indispensables para la toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la
empresa, De igual forma, son herramientas para poder asegurar una organización
que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.
Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de
inmediato.

En la actualidad es inevitable el manejo de la tecnología, los archivos son una


herramienta estratégica que permiten direccionar y atender de una mejor manera a
los usuarios, así que se ha visto el cambio de archivar en las carpetas “az” para
guardar en diferentes programas de la red, es así como se incorpora tecnología que
regula, a nivel general, el manejo archivístico.

El ciclo de vida de estos documentos se clasifica en


 De gestión o Activos: son de consulta frecuente
 Central o Semiactivo: Son provenientes del archivo activo
 Histórico o Inactivo: Conserva valor histórico, político o documental.

En toda organización las finalidades del archivo son:


 Ser el centro de la información y de la documentación.
 Asegurar la conservación de los documentos.
 Sirva de respaldo en cualquier inquietud que surja.
Referencias

Ardila, C. M. (s.f.). Conceptualización y Normativa Archivística para la


Organización. (pág. 19). Regional Tolima: Sena.