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(CURSA - UASD)
Asignatura:
Organización y Métodos (ADM-336)
Tema:
Manuales Administrativos
Presentado Por:
Gisely Altagracia Lantigua Estévez EE-3683
Yismel López 100322578
Crismairy Valdez Peña 100347180
Sección:
30
Entregado A:
Marlin Plácido Marmolejos
República Dominicana,
Santiago de los Caballeros
Noviembre 29, 2018
Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las
organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus
productos, servicios o ambos, y la adopción de tecnología de la información para atender
adecuadamente todos estos aspectos, y más. Estas circunstancias obligan a usar manuales
administrativos que apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en
forma ordenada, los elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación,
dirección y evaluación administrativas eficientes.
Para manejarlos con consistencia y claridad se incluye un procedimiento por medio del cual se
analiza con precisión y profundidad el marco de referencia para su diseño, elaboración,
presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanentes.
Es un hecho que los manuales administrativos representan un elemento crucial para el proceso de
toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeño por encima del estándar
regular.
Concepto
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de
una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para
que desempeñe mejor sus tareas.
Objetivos
Microadministrativos
Son los manuales que corresponden a una sola organización, que se refieren a ella de modo
general o se circunscriben a alguna de sus áreas en forma específica.
Macroadministrativos
Mesoadministrativos
Por su contenido
De organización
De procedimientos
De gestión de la calidad
Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestión de la calidad, el
cual incluye información sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad, responsabilidad y
autoridad del sistema de gestión de la calidad.
De historia de la organización
De políticas
También conocidos como de normas, estos manuales incluyen guías básicas que sirven como
marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias en una
organización.
De puestos
De técnicas
Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas
técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones.
De operación
Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente
especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.
De sistemas
Por su ámbito
Generales
Son documentos que contienen información general de una organización, según su naturaleza,
sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito de operación y tipo de personal.
Específicos
Enfoque
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Identificación
• Logotipo de la organización.
• Nombre de la organización.
• Denominación y extensión del manual.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de páginas.
• Sustitución de páginas.
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
• Clave de la forma; en primer término se deben escribir las siglas de la organización; en
segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar el formulario; en
tercero, el número consecutivo del formulario y, en cuarto, el año.
Índice o contenido
Antecedentes históricos
Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las
actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Se
recomienda que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico: constitución, tratados,
leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. En cada caso debe respetarse la
secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).
Atribuciones
Transcripción textual y completa del artículo, cláusula, considerando o punto que explica las
facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que
fundamentan su quehacer. Para este efecto, debe señalarse el título completo del
ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita tiene que hacerse entre comillas).
Estructura orgánica
Organigrama
Misión
Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de referencia para orientar sus
acciones y enlazar lo deseado con lo posible. Es recomendable que el texto de la misión
mencione la razón de ser de la organización en términos de propósitos específicos, resultados
esperados y compromisos por cumplir.
Funciones
Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que
forman parte de la estructura orgánica, necesarias para cumplir con las atribuciones
encomendadas a la organización. Es conveniente que en la presentación de las funciones se
tomen en cuenta los siguientes aspectos:
• Que los títulos de las unidades correspondan a los que se utilizan en la estructura orgánica.
• Que sigan el orden que se estableció en la estructura.
• Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo.
Descripción de puestos
Es la reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa,
que incluye la información siguiente:
Documento en donde constan los nombres, puestos, números telefónicos y correo electrónico
de las personas comprendidas en el manual. Por necesidades del servicio pueden adicionarse
los horarios de atención y la dirección de las instalaciones, especialmente cuando la
organización cuenta con varias oficinas o representaciones. Es conveniente que la secuencia de
presentación respete el orden de la estructura orgánica. Su integración en el manual es
opcional.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificación
Índice
Contenido
Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual. En el caso de un manual
general debe incluir todos los procedimientos de la organización; en el caso de un manual
específico, sólo los procedimientos de un área o unidad administrativa. En particular, cada
procedimiento debe contener la información siguiente:
Objetivo
Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.
Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos
Esfera de acción que cubre el procedimiento.
Responsables
Área, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparación, aplicación o ambas
cosas del procedimiento.
Políticas o normas de operación
Criterios o líneas de acción que se formulan de manera explícita para orientar y facilitar el
desahogo de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participan en el
procedimiento.
Concepto
Palabras, términos de carácter técnico o formatos que se emplean en el procedimiento cuyo
significado o referencia, por su grado de especialización, debe anotarse para hacer más
accesible la consulta del manual.
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones
que se realizan en un procedimiento, para lo cual se anota el número de operación, el nombre
de las áreas responsables de llevarlas a cabo y, en la descripción, explicar en qué consiste,
cómo, dónde y con qué se llevan a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general y
comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada
operación; si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene
que indicarse el puesto responsable de cada operación.
Diagramas de flujo
Estos diagramas, que también se conocen como fluxogramas, representan de manera gráfica la
sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o
materiales o ambas cosas. En ellos se muestran las áreas o unidades administrativas y los
puestos que intervienen en cada operación descrita. Además, pueden mencionar el equipo o
los recursos que se deben utilizar en cada caso. Para facilitar su comprensión, los diagramas
deben presentar, en forma sencilla y accesible, una descripción clara de las operaciones. Para
este efecto, es aconsejable el empleo preciso de símbolos, gráficos simplificados o ambos.
Asimismo, conviene que las operaciones que se numeraron o codificaron en la descripción
escrita del procedimiento se anoten en el mismo orden en el diagrama.
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan después de los
diagramas de flujo, que a su vez se mencionan, por lo regular, en el apartado de “concepto”.
En cada espacio que deba ser llenado debe incluirse un número consecutivo encerrado en un
círculo.
• Logotipo de la organización.
• Nombre de la organización.
• Nombre del manual.
• Código que lo identifica (siglas que identifican al documento y al área que lo elabora).
• Nivel o número de revisión.
• Página.
• Edición (fecha de la revisión).
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
Índice o contenido
Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento, que debe
incluir la sección o capítulo, la referencia o renglón específico del contenido y la página
correspondiente.
Generalidades
Introducción
Presentación de la situación, compromisos y lineamientos para la implementación del sistema
de gestión de la calidad basado en las normas ISO 9000: 2000 Sistemas de gestión de calidad,
el cual puede enfocarse en cualquiera de las normas de la familia ISO, de acuerdo con el
contexto de aplicación.
Alcance
Área de influencia establecida para la aplicación del sistema de gestión de la calidad. De
acuerdo con el giro y necesidades de la organización, la cobertura variará debido a las
exclusiones que se realicen.
Directrices de calidad
Política de calidad
Declaración que establece el compromiso de lograr la satisfacción de clientes y una buena
relación con proveedores, a través del mejoramiento continuo de precios, calidad, servicio,
comunicación e innovación tecnológica.
Objetivos de calidad
Explicación de los propósitos específicos que la organización establece para lograr:
• La satisfacción de los clientes cumpliendo con sus expectativas.
• Rentabilidad.
• La mejora de procesos.
• Liderazgo en el mercado.
• El trabajo en equipo para crear valor.
• El desarrollo del capital humano.
Responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de la calidad
Estructura organizacional
Organigrama de la organización.
Matriz de responsabilidades
Enunciados que formula cada unidad administrativa de la organización, por lo general a nivel
dirección y gerencia, en los que se establece en forma general la responsabilidad que asumen
en relación con el sistema de gestión de la calidad.
Mapa de procesos
Interacción de procesos
Interrelación de procesos claves (procesos operativos críticos para el éxito de una
organización, alineados con su razón de ser), con procesos estratégicos (procesos orientados a
la correcta gestión de la alta dirección que proporcionan directrices a todos los demás
procesos) y con procesos de soporte (procesos de tipo administrativo que apoyan al resto de
los procesos).
Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información
necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas
establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta
información se puede realizar mediante:
Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta
deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo
del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las
siguientes preguntas:
Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual
administrativo, para ello se debe considerar: La redacción del documento, analizar a quienes
va dirigido el manual. La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo. El formato,
asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al
jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para
que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades,
atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como
a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.
Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el
Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá
autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y
distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas
correspondientes.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo
entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo
tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la
versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la
Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional
de la institución.
Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los
cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las
modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la
realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual
Administrativo.
GENERALIDADES
Finalidad del manual: Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas
que contiene el Manual.
Base legal: Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión.
Aprobación: Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el
Manual.