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MANUAL DE FUNCIONES

Yarleidis Gomez Gomez

Ficha: 1833766
Mayo 2019.

Servicio nacional de aprendizaje (SENA)

Tecnólogo en Gestión empresarial.
Facilitar el servicio al cliente.
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¿Qué es un manual de funciones?

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de

determinar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía.

Comprende las funciones o responsabilidades de cada área de la empresa.

El manual de funciones contiene la visión, misión, los objetivos, metas y la descripción

de cada área y sus responsabilidades.

Características

 Lenguaje sencillo.

 Metodología fácil.

 Deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso.

 Mantiene la homogeneidad en cuanto a la gestión de la organización

administrativa y evita la formulación de excusas al desconocimiento de las

normas vigente.

 Facilita la supervisión.

Aspectos del manual de funciones

 Descripción básica del cargo: cargo, dependencia, jefe inmediato.

 Objetivo estratégico del cargo: razón por la que es necesario este cargo en la

empresa.

 Funciones básicas: responsabilidades definidas claramente.

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 Personal relacionado con el cargo: ubicación del cargo dentro de la empresa.

 Perfil del cargo: perfil optimo del funcionario.

Competencias laborales

La competencia laboral es la capacidad para responder exitosamente una demanda

compleja o llevar a cabo una actividad o tarea, según criterios de desempeño definidos

por la empresa o sector productivo. Las competencias abarcan los conocimientos (saber),

actitudes (saber ser) y habilidades (saber hacer) de un individuo.

Así, una persona es competente cuando:

• sabe movilizar recursos personales (conocimientos, habilidades, actitudes) y del

entorno (tecnología, organización, otros) para responder a situaciones complejas.

• realiza actividades según criterios de éxito explícitos y logrando los resultados

esperados.

Competencias funcionales

Denominadas frecuentemente competencias técnicas, son aquellas requeridas para

desempeñar las actividades que componen una función laboral, según los estándares y la

calidad establecida por la empresa y/o por el sector productivo correspondiente.

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Competencias comportamentales

Las competencias comportamentales se refieren a las actitudes, los valores, los intereses y

las motivaciones con que los educadores cumplen sus funciones. Son comunes a docentes

y directivos docentes. Son transversales a las diferentes áreas de gestión y competencias

funcionales, y se requieren para lograr un desempeño idóneo y de excelencia en el cargo. La

actitud positiva, el respeto y apoyo a los compañeros y la búsqueda de soluciones y

aportes para resolver problemas son ejemplos de esas habilidades blandas que hacen de

alguien un buen miembro del equipo de trabajo.

A continuación una lista con las 6 competencias blandas más importantes que deberían

poseer todos los colaboradores, sin importar el nivel estratégico, en una organización.

1. Trabajo en equipo: es imprescindible estar en capacidad de trabajar con los otros

colaboradores cuando un proyecto así lo requiera.

2. Comunicación: La comunicación interna es clave para la productividad de la

compañía.

3. Solución de conflictos: Los implicados deberían tener la capacidad de resolver

sus diferencias por sí mismos de la forma más respetuosa y equilibrada posible.

4. Gestión del tiempo: Los empleados deberían estar en capacidad de gestionar

correctamente su tiempo en el trabajo para completar todas sus tareas sin exceder

su horario laboral y evitar así el estrés.

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5. Aceptar sugerencias: Lo recomendable es escuchar con atención, responder con

argumentos válidos y poner en práctica las sugerencias que se están recibiendo.

6. Gestión de reuniones: A muchas personas les molestan las reuniones y

preferirían evitarlas, pero eso no va a suceder y no se van a eliminar de las

compañías. Lo recomendable es gestionarlas, si somos los organizadores, o

aportar al desarrollo, si somos participantes, para que al final del encuentro la

información, acuerdo y conclusiones sean productivas para todos.

Ejemplos de funciones para 5 cargos.

Director ejecutivo:

• Como comunicador, informa a agentes externos la participación de la empresa,

objetivos y logros de la misma, así como la gestión de la organización y los

empleados.

• Toma las decisiones de alto nivel sobre política y estrategia empresarial.

• Como líder, asesora a la junta de directores, motiva a los empleados y cambia las

unidades dentro de la organización.

• Como gerente, preside las operaciones de la organización a lo largo del tiempo en

la empresa.

Director comercial:

• Marcar los objetivos concretos a toda la fuerza comercial a su cargo.

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• Saber resolver problemas comerciales y/o de marketing.

• Tomar decisiones cuando resulte necesario y oportuno.

• Establecer prioridades.

• Actuar como líder.

• Dar ejemplo a toda la estructura de ventas.

• Concretar los diferentes canales comerciales, la estructura, tamaño y rutas.

• Elaborar las previsiones de ventas junto al departamento de marketing.

• Reclutar, seleccionar y formar al personal de ventas.

• Elegir las formas de retribución de éstos (fijo, variable, incentivos, comisiones)

• Motivarlos y dinamizarlos para que consigan los objetivos marcados.

Director de recursos humanos:

Planificación estratégica del capital humano, en relación a su organización y

desarrollo.

 Poner en marcha con la máxima eficiencia el Plan de Recursos Humanos así

como el presupuesto anual de Recursos Humanos destinado a su ejecución.

 Toma de decisiones estratégicas relacionadas con la organización de la plantilla,

como la gestión de movilidad geográfica.

 Plan de comunicación interna. Garantizar canales de comunicación efectivos y

suficientes entre los diferentes niveles de la empresa, así como entre los

trabajadores.
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 Definición de la política y protocolos de reclutamiento de personal así como de

despido y sucesión.

 Definir protocolo para gestionar las crisis de ambiente laboral así como los

conflictos internos.

 Elaborar Plan de capacitación y programa de incentivos para empleados.

Director financiero:

 Mantenimiento y mejora de la calidad de los procedimientos y protocolos

financieros en la empresa.

 "Guardián" de la bonanza financiera de la empresa.

 Responsable y catalizador de las nuevas actuaciones financieras que se van a

llevar a cabo.

 Estratega. El director financiero deberá implementar buenas y pioneras

estrategias, por ejemplo para asegurar un eficiente aprovechamiento de los

recursos financieros de la empresa, para sacar el máximo partido de los mismos.

Director general:

 El entorno. Todo lo que concierne a la empresa y la producción.

 La concepción de ideas. Las propuestas que surjan para conseguir los objetivos.

 La puesta en práctica de las ideas. Llevar a la práctica cada objetivo para

conseguir las metas deseadas.

 El objetivo más importante en el trabajo directivo es conseguir buenos resultados.