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PREMIO

NACIONAL 5S
PERÚ-2018

COMITÉ ORGANIZADOR
ÌNDICE GENERAL

INTRODUCCIÓN
I.OBJETIVOS DEL PREMIO NACIONAL 5S 5
II.CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA 5S 5
Seiri 5
Seiton 6
Seiso 6
Seiketsu 7
Shitsuke 7
III.PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 5S 9
Paso 1: Decisión de la Alta Dirección 9
Paso 2: Compromiso de la Alta Dirección 10
a. Promesa de responsabilidad 10
b. Formulación y presentación de la Política y Objetivo 10
c. Anuncio oficial del inicio de las 5S. 10
Paso 3: Organización del equipo 5S 11
a. Los facilitadores 12
b. El grupo de difusión 12
c. Los auditores 13
Paso 4: Plan Maestro 13
Paso 5: Ejecución del Plan Maestro 14
Paso 6: Verificación del Sistema 5S 15
Paso 7: Análisis y Mejora 15
IV.CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DEL PREMIO NACIONAL 5S 17
Compromiso de la Alta Dirección 17
Organización 22
Implementación 25
Integración y resultados 27
V.PUNTAJES POR CRITERIOS 28
VI.RÙBRICA DE EVALUACIÓN 31

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ÍNDICE DE ANEXOS

ANEXO 1. Guía para la presentación del informe de postulación 34


ANEXO 2. Ficha de Inscripción 36
ANEXO 3. Condiciones de Aceptación 37
ANEXO 4. Compromiso de Reserva de Información 38
ANEXO 5. Cronograma 2018 39
ANEXO 6. Categorías de postulación 40
ANEXO 7. Convocatoria y postulación – Fase previa 41
Evaluación del Relatorio. Fase I
Visita de Evaluación. Fase II
Reunión del Comité Autónomo Premio 5S. Fase III
Ceremonia de entrega del Premio Nacional 5S - 2018
Miembros del Comité Organizador

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INTRODUCCIÓN

Con frecuencia, las empresas peruanas se encuentran ante la necesidad de


implementar mejoras, a fin de eliminar aquellos desperdicios identificados que no
generan valor. En algunos casos, se ha aplicado en forma previa algún modelo de
gestión de calidad y conseguido inclusive alguna certificación internacional, pero se
ha verificado que estas certificaciones no necesariamente generan una cultura de
calidad que las lleve a ser una organización de clase mundial, al nivel de las
organizaciones japonesas, europeas o americanas.

Por el contrario, muchas organizaciones peruanas y latinas en general, no logran


desplegar los principios de la calidad a todos los niveles, ya sea por el estilo de
liderazgo o por la resistencia al cambio que se genera a nivel de los colaboradores
ante un nuevo modelo de gestión. Bajo esta premisa, debe entenderse que el agente
de cambio son las personas y se debe trabajar con ellas, pues existe una gran
diferencia cultural entre los colaboradores latinos y los colaboradores japoneses,
europeos o americanos.

Para alcazar este objetivo, resulta indispensable aplicar el modelo 5S, a efectos de
lograr un cambio cultural interno que permita sostener cualquier sistema o
certificación de calidad, así como conducir a nuestras organizaciones hacia la
competitividad a nivel mundial. Efectivamente, la experiencia exitosa de empresas
japonesas que aplican la metodología 5S, confirman su importancia y sustentan el
por qué el Premio Nacional 5S promueve su implementación.
Para estos fines, se conformó el Comité Autónomo Premio Nacional 5S, el cual está
integrado por representantes de prestigiosas organizaciones, entre las que figuran la
Asociación Peruano Japonesa, la Cámara de Comercio e Industria Peruano
Japonesa, la Japan International Cooperation Agency (JICA), la Japan External
Trade Organization (JETRO) y la Asociación Kenshu Kiokay del Perú - AOTS Perú.
Este Comité tiene por finalidad organizar anualmente el Premio Nacional 5S, y dar
reconocimiento público a las organizaciones participantes que estén comprometidas
con programas de mejora continua y que hayan implementado adecuadamente el
modelo 5S.
El presente documento describe el procedimiento para poner en práctica las 5S y
presenta las bases del concurso para el Premio Nacional 5S, sobre las que el Comité
invita a participar a las empresas de distintos sectores económicos del país que
siguen este modelo.

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PREMIO NACIONAL 5S

I. OBJETIVOS:
El Premio Nacional 5S busca promover una cultura organizacional en la que sea
propicia la implementación y práctica de herramientas de mejora continua y sistemas
de gestión de calidad de clase mundial, que conlleven a desarrollar entornos de
trabajo, donde el personal esté motivado a formar parte de un equipo que busque
mejorar la calidad en los procesos productivos o de prestación de servicios e
incrementar con ello la productividad, en beneficio de la organización y sus
colaboradores en conjunto.
Los objetivos específicos relacionados son:
 Incentivar a las organizaciones peruanas a la práctica intensiva de las 5S.
 Difundir conocimientos sobre la implementación del modeo 5S y
herramientas de gestión complementarias de mejora continua a todas las
organizaciones interesadas.
 Estandarizar el uso de las 5S.
 Fomentar el trabajo en equipo a través de los equipos de 5S.
 Reconocer públicamente los logros de las organizaciones peruanas que
demuestren la implementación exitosa del modelo 5S.
 Promover el intercambio de experiencias en la aplicación de las 5S.

II. CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LAS 5S:

Seiri=Seleccionar (Primera S):


Con la aplicación de la primera S, se busca optimizar el uso de los recursos,
identificar, seleccionar, separar o eliminar del lugar de trabajo todos los materiales
innecesarios y desperdicios que no general valos, conservando solo los materiales
que se van a utilizar.
En sentido más amplio, el concepto,seleccionar implica:
• Separar todo lo que es útil de lo inútil, lo que sirve de lo que no sirve. En
efecto, resulta de práctica común, que en el lugar de trabajo se cuente con
una mesa, un estante o un lugar donde se guarden objetos que no se
necesitan pero que se considera que en algún momento serán utilizados;
sin embargo, suelen permanecer en ese lugar por mucho tiempo sin
usarse, ocupando espacio que se pueden necesitar para otros objetos.
• No solicitar materiales en exceso. En algunas organizaciones, los
responsables de cada área -en algunas ocasiones- requieren mayor
cantidad de material de oficina, repuestos, herramientas, entre otros, de la
que realmente necesitan; y, estos terminan deteriorándose o en otros
destinos, lo cual genera pérdidas para la organización.
• No confundir lo bueno con lo necesario. Efectivamente, los trabajadores -
en especial el personal de mantenimiento- suelen guardar repuestos,
partes y piezas en desuso o descompuestas, con la idea de que en algún
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momento van a necesitarlas, lo cual generalmente no sucede.
No guardar documentación desactualizada o irrelevante, tales como
catálogos, información de organizaciones con las que ya no se trabaja o
archivos electrónicos inútiles en las computadoras. De igual forma, no se
debe mantener periódicos murales con información desactualizada,
manuales y planos técnicos, o procedimientos e instructivos, en versiones
antiguas que hayan sufrido modificaciones o que hayan caído en desuso.
En resumen, optimizar el uso de los recursos significa utilizar, gastar o comprar
solamente lo que se necesita, en la cantidad que se necesita y solo cuando se
necesita. En caso contrario, si el actuar se rige por los malos hábitos, ello
conllevará a un perjuicio a nivel laboral y, sobre todo, a nivel personal.

Seiton = Ordenar (Segunda S)

A través de su aplicación, se procura establecer la forma en que deben ubicarse


los materiales, herramientas, utensilios y demás recursos necesarios para el
trabajo, incluyendo su identificación, con el objetivo de que cualquier persona que
los necesite pueda ubicarlos, utilizarlos y reponerlos de forma fácil y rápida.
Este concepto -bastante general y conocido por quienes practican las 5S-, se
puede estructurar en base a tres premisas con la finalidad que sea más efectivo:
 Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
 Una etiqueta para cada cosa/lugar y cada cosa/lugar con su etiqueta.
 Las cosas deben ser estar dispuestas de acuerdo a su frecuencia de uso;
es decir, lo que más se utiliza debe estar más cerca, de manera que se
ahorre tiempo y esfuerzo.

Es menester precisar que, el “orden” de las 5S no tiene mucho que ver con el
orden cosmético con el que generalmente se asocia esta palabra. En
realidad, el “orden” de las 5S está orientado a eliminar desperdicios de
tiempo, espacios y esfuerzos; lo que permite generar ahorro, mejorar la
eficiencia y la productividad.
En ese orden de ideas, si la disposición de las cosas permite ahorrar tiempo,
energía, recursos o dinero, entonces se cumple con el objetivo de la segunda “S”.
Así, por ejemplo, las cosas guardadas en un estante o archivador no deben estar
amontonadas sino deberán cumplir con los tres conceptos mencionados
previamente.

Seiso = Limpiar (Tercera S)

Con la tercera S, se trata de identificar y eliminar las fuentes que generan


suciedad, asegurando que todos los equipos o materiales se encuentren siempre
en perfecto estado de uso, a fin de evitar riesgos o desperdicios por mala
operatividad.
Bajo esta premisa, su aplicación puede estructurarse de la siguiente forma:

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 Efectuar una inspección detallada.
 Realizar acciones de conservación.
 Eliminar fuentes que generan suciedad.

La puesta en marcha de estas tres acciones permitirán:

 Eliminar o reducir accidentes.


 Reducir fallas o desperfectos, considerando que la causa raíz de las
fallas en los equipos responde habitualmente a la falta de limpieza.

Seiketsu = Estandarización (Cuarta S)

Respecto a la cuarta S, podemos señalar que quizá sea la de más difícil


comprensióny, al mismo tiempo, una de las más importantes, por cuanto ella asegura
el sostenimiento del sistema y propicia la mejora continua.
Si bien es cierto, la mayoría de personas utiliza la palabra estandarización o
estándar en sus conversaciones, ante la pregunta: ¿Qué significa estandarizar?,
gran parte de ellas responde lo siguiente: “Es implantar procedimientos o normas”,
“Es uniformizar”, “Es usar piezas iguales".

Estas respuestas corresponden a formas de estandarización y no a la definición


misma, puesto que, estandarizar significa tomar acciones o medidas que permitan
evitar errores y mantener el nivel alcanzado. Los estándares más comunes son los
procedimientos e instructivos, aunquelos más eficaces son los menos conocidos;
entre ellos tenemos a:
 Los Poka-Yoke (a prueba de errores), técnica japonesa que permite
desarrollar los procesos o actividades sin cometer errores.
 El empoderamiento del personal, que permite a este la toma de
decisiones para prevenir fallas.
 Las señales o controles visuales o auditivos.
En este contexto, un estándar dejará de serlo cuando permite un error y se genera
una falla, entonces será necesario crear un nuevo estándar o mejorarlo.

Shitsuke = Disciplina (Quinta S)

En relación a la quinta S, se pude afirmar que la disciplina constituye el respeto a


una serie de leyes o reglas que norman la vida de una comunidad, de una
organización o de una persona; significa también orden y control personal que se
logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales, físicas o morales.
Del mismo modo que la estandarización, la disciplina representa una de las
actividades más importantes de las 5S, por cuanto en ella radica la clave del éxito
para sostener el sistema a través del tiempo.
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A efectos de lograr la implementación total del sistema, es fundamental la creación o
formación de hábitos, así como el cambio de actitud y la adopción de una nueva
cultura de vida y de trabajo, en la que se practiquen y difundan los valores de la
organización.
Asimismo, para alcanzar la implementación de la quinta “S” es de vital importancia
el compromiso y la participación activa de la Alta Dirección, la misma que se
convierte en el líder principal de este proceso;. es así que, quienes conforman la
Alta Dirección deben predicar con el ejemplo, implementandor las 5S en su área
de acción.Igualmente, la Alta Dirección deberá liderar y trabajar en equipo con
todo su personal, utilizando las herramientas disponibles como son la
comunicación permanente, auditorías, publicaciones en el periódico mural,
revistas, entre otros.
Conviene destacar que, la utilización de la cuarta S y de las herramientas y
técnicas de gestión japonesas, servirán como base para lograr la implementación
exitosa de la quinta S. Igualmente, la práctica constante (repetir, repetir, repetir)
permitirá la creación de buenos hábitos.

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III. PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 5S:

Con el fin de lograr una exitosa implementación de las 5S, es de vital


importancia que la Alta Dirección lidere este proceso de cambio -conforme
hemos señalado líneas arriba. De igual manera, es necesario que las 5S sean
comprendidas como un sistema que debe implementarse a nivel de toda la
organización; para tal fin, debe crearse una cultura de calidad que facilite este
proceso de implementación y alinearlo con los sistemas de gestión propios de
cada organización.
La implementación del Sistema 5S se realizará en 7 pasos, como se muestra en
la siguiente figura:

PASO 1: DECISIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN:

Antes de anunciar la decisión de implementar el Sistema 5S, la Alta Dirección debe


considerar cuidadosamente los siguientes aspectos:

 ¿Cuál es la visión estratégica?


 ¿Cuál es el objetivo que busca a través de su implementación?
 ¿Cómo y quién ejercerá el liderazgo del Proyecto?
 ¿Qué acciones de responsabilidad social están asociadas con esta
implementación?
 La disposición de los recursos necesarios para todo el proceso, que es
progresivo y permanente.

En la medida que los líderes estén convencidos de los beneficios que se


lograrán con esta medida, ellos lograrán que el personal de la organización
comprenda el por qué de la introducción a las 5S y valoren esta necesidad.
Como es de conocimiento general, la elevación de los costos de las materias
primas, los errores en los procesos, los reclamos en materia de calidad, la
caida de los precios de los productos, y otros factores negativos del entorno,
obligan a las organizaciones a ser más eficientes. Por tal razón, muchas de
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ellas están adoptando el sistema como un medio para resolver complejos
problemas internos y estar en condiciones de afrontar las turbulencias
económicas.

PASO 2: COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN:

El compromiso de la Alta Dirección debe ser claro y preciso, manifestando esta su


intención de implementar las 5S como un sistema dinámico en la organización,
que proveerá múltiples beneficios.

Este compromiso de la Alta Dirección se materializa en tres momentos


distintos: a) Promesa de responsabilidad, b) Formulación y presentación de la
política y los objetivos 5S, y c) Lanzamiento.

a) Promesa de responsabilidad:
La Alta Dirección anuncia su compromiso de implementar el Sistema 5S en la
organización hasta su total ejecución. Para tal efecto, conforma un Comité 5S
responsable de dirigir la implementación.

Para cumplir con estos fines, la AltaDirección compromete a los integrantes de la


organización a sumar esfuerzos para lograr el éxito en la implementación y ejecución
del Sistema 5S.

b) Formulación y presentación de la política y objetivos 5S:


La política de las 5S debe ser parte integral de la política global que rige la
actuación de las personas y de la organización , estableciéndose los objetivos y
directrices de las actividades a realizar. En ese orden de ideas, los objetivos de
las 5S deben integrarse con la planificación estratégica de la organización, a
mediano y largo plazo, y deben fijarse solamente después de consultas y
coordinaciones con todos los interesados, incluida la Alta Dirección.
Resulta indispensable que, el Sistema 5S sea de carácter permanente, solo así
se podrán alcanzar los objetivos trazados;, para ello, es conveniente que se
logre un sostenido alineamiento con alguno de los siguientes modelos: Gestión
de Calidad (ISO 9001), Gestión Ambiental (ISO 14001), Seguridad y Salud en el
Trabajo (OHSAS 18001), Gestión de Calidad Total (TQM), Toyota Production System
(TPS), Mantenimiento Productivo Total (TPM), o cualquier otro sistema de gestión
de la organización.

c) Anuncio oficial del Inicio de las 5S:


El anuncio oficial es un acto trascendental que realiza la Alta Dirección, este debe
darse al inicio del programa con la participación de toda la organización, explicando
la política y los objetivos del Sistema 5S. Adicionalmente, se pueden adoptar
diversas estrategias informativas y motivadoras en las que pueden utilizar gráficos,
canciones, lemas, slogans, pancartas, mascotas, entre otros.

Asimismo, es recomendable elaborar un video informativo 5S que describa de


manera simple el por qué de la adopción del Sistema, explicar qué se busca con
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este, señalar quiénes deben participar, y presentar la Política y Objetivos de las 5S.
Respecto al lanzamiento, este dependerá de las facilidades que se ofrezcan y de
las características de la organización; según ello, podrían emplearsediversas
estrategias que, a su vez, sean respaldadas con diversos elementos de apoyo
como:

 Revistas institucionales.
 Redes sociales.
 Trípticos.
 Gigantografías.
 Reuniones plenarias, etc.

PASO 3: ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO 5S:

Un factor crítico de éxito para la implementación de las 5S es contar con una


estructura organizacional que sustente las actividades de implementación, pues la
ausencia de esta expone al programa a caer en una rutina poco motivadora que,
finalmente terminará deteniendo toda actividad relacionada a las 5S.

Por tal motivo, se debe crear el Comité 5S, conformado por los miembros de la
Alta Dirección, quienes liderarán y harán seguimiento al proyecto. En adición, a
este Comité se deberán integrar personas de las diferentes áreas de la
organización, como equipo de apoyo, con la misión de hacer el trabajo de
coordinación y supervisión del proyecto, que tendrá un programa de ejecución.
Este equipo estará distribuido como sigue: a) Facilitadores, b) Promotores, y c)
Auditores.

Consecuentemente, las 5S se promoverán a través de una estructura de


pequeños grupos multifuncionales que se distribuirán en toda la organización, y
los líderes de pequeños grupos de cada nivel de la organización serán -a su
vez- miembros de pequeños grupos del siguiente nivel más elevado.
Igualmente, la Alta Dirección constituirá en sí misma un pequeño grupo. Este
sistema es sumamente eficaz para desplegar las políticas y objetivos de la Alta
Dirección por toda la organización.

 Por otra parte, para brindar los espacios y comodidades del caso no
solo para el Comité sino principalmente para los grupos de apoyo, es
deseable que se cuente con una oficina de promoción de las 5S, la cual

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será de múltiples usos, en la cual se podrán realizar las siguientes
actividades: Los miembros del Comité podrán sesionar.

 Se implementará una biblioteca al servicio del Comité y de los


interesados.

 Se celebrarán reuniones para evaluar los proyectos de mejoras por


parte de los grupos multifuncionales.
De otro lado, los especialistas 5S se encargarán de facilitar la implementación,
diseminar la información, diseñar y ejecutar las auditorías.

a) Facilitadores:
Este es considerado como el más importante de los tres grupos de apoyo, puesto
que se convertirá en el motor del Sistema 5S, motivando y capacitando a todo el
personal, pero, fundamentalmente repartiendo la responsabilidad de implementación
a un grupo mayor de personas.
Si bien es cierto que, la capacitación inicial en 5S podrá ser realizada por un
consultor externo, se recomienda que este se encargue exclusivamente de la
preparación del grupo de facilitadores; mientras que la capacitación del resto del
personal, incluyendo a los demás miembros del Comité, deberá estar a cargo de los
facilitadores, hecho que eleva el nivel de motivación de este grupo y los compromete
seriamente con el proceso de implementación.
Bajo esta premisa, los facilitadores deberán ser -en un 80%- miembros de base de la
organización. Se debe invitar a participar de este grupo principalmente a personas
con el siguiente perfil:

 Líderes natos de la organización.

 Los denominados “males necesarios”, quienes son en general todos los


que estando fuera del programa, puedan representar un factor crítico
para el éxito.

Considerando que la capacitación interna deberá ser liderada por el equipo de


facilitadores, a cargo de ellos estará la planificación de los seminarios externos y
planes de formación internos adecuados para cada nivel, a fin de comprender
claramente el Sistema 5S. Los seminarios externos estarán principalmente
orientados al Comité y especialistas 5S, y los planes de formación internos al
personal.

b) Grupo de difusión:

Este grupo tiene el encargo de mantener a la organización comunicada en forma


permanente acerca de todos los pasos que se siguen como parte del programa y
juega un doble rol. Por un lado, ejerce cierta presión sobre los responsables de las
áreas auditadas, en la medida en que los resultados son mostrados y difundidos a
través de los canales de comunicación de este grupo, que son básicamente los
siguientes:

 Periódicos murales para los empleados de a pie; es decir, los que no


trabajan en oficina ni poseen una computadora.
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 Revistas virtuales para empleados que trabajan con computadoras.

 Revistas impresas para todo el personal.


Por otro lado, este grupo -con el tiempo- ayudará a crear una cultura dentro de la
organización que permitirá la identificación de todo el personal con su organización.

c) Grupo de auditores:

Este grupo tiene como rol la acción correctora que se constituirá en el sistema
“rígido”, que no permitirá debilitarse a los equipos responsables de cada área y, en
general, a todo trabajador. Otro importante encargo de este grupo es ser constante
en el propósito, con lo cual logrará que cada uno de los principios de las 5S se
conviertan finalmente en hábitos.
Resulta oportuno destacar que, la labor de los auditores tendrá un valor agregado;
pues en cada oportunidad que se realice una auditoría deberá aprovecharla para
concientizar al personal sobre la conveniencia de tener buenas prácticas.
Los auditores del programa 5S serán elegidos cuidando su perfil, deberán ser
seleccionados revisando la planilla de jefes, supervisores o personal destacado. Se
debe dar prioridad a los auditores internos ISO si la organización los tuviera.

PASO 4: PLAN MAESTRO:

Para formular un plan maestro de implementación del Sistema 5S,-en primer


lugar- se deberán decidir las actividades a poner en práctica para lograr los
objetivos de las 5S. Este es un paso de suma importancia, por cuanto La Alta
Dirección de cada organización debe reflexionar y decidir sobre las formas más
eficientes de cubrir los desfases entre la situación de partida y el logro de
objetivos.
Para tal efecto, se deberá optar por la aplicación masiva del programa 5S o la
implementación gradual, comenzando con un plan piloto. A excepción de las
organizaciones muy pequeñas, siempre es recomendable empezar con un plan
piloto.
El plan maestro debe estructurarse con grandes proyecciones En ese sentido,
será muy motivador trazar objetivos que comprendan la participación de la
organización en el Premio Nacional 5S y focalizarse en alcanzar el
reconocimiento mayor.
En esta etapa de elaboración del plan maestro, resulta relevante definir los
objetivos, metas e indicadores del sistema 5S, deplegándolos hasta el nivel más
conveniente que facilite su implementación. Por el contrario, no sería
conveniente diseñar un sistema complejo que pudiera generar resistencia en el
personal.

Bajo este marco, el Plan maestro debe establecer en forma detallada las etapas
a desarrollar, indicando qué se hará, quienes serán los responsables, cuándo y
dónde y cómo se realizará, puede usarse la técnica de 5W+1H y describir las
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actividades en un cronograma.Para la etapa de planificación, se recomienda la
utilización del ciclo PHVA, describiendo las etapas de planificación, ejecución,
verificación y estandarización, estableciendo un proceso de mejora continua.
En lo que concierne al avance, a fin de asegurar que este sea uniforme y que
haya sido integrada toda la organización en el proyecto, se recomienda elaborar
un mapa de implementación, para cuyo efecto, cada sector de las instalaciones
de la organización deberá tener un equipo responsable de la ejecución del
programa 5S, bajo la conducción de un líder. Las responsabilidades de cada
uno de los integrantes deberán estar claramente definidas.

PASO 5: EJECUCIÓN DEL PLAN MAESTRO:

Esta tiene como primera actividad la auditoría inicial de 5S en todos los


ambientes de la organización, con registros fotográficos y/o videos que
evidencien el estado inicial antes de la ejecución del programa 5S. Con estas
herramientas audiovisuales, deberá registrarse al detalle todo lo que se
considere que es obejto de mejora.
Durante la ejecución del programa 5S, se realizan actividades seleccionadas
para lograr los objetivos del plan maestro; cuyo orden y plazos establecidos para
ellas, deberán ajustarse en cada uno de los pasos de la implementación, a fin de
adaptarlas a las características particulares de la organización. No obstante,
algunas actividades pueden realizarse simultáneamente.
Para tener un proceso de ejecución del plan maestro exitoso, ese recomienda
que la implementación se realice por cada “S”, y no se avance a la siguiente “S”
si no se valida a través de la auditoría interna.
Campaña de la 1 S: Establecer un día para el Lanzamiento de la 1S, en el que
todo el personal realice el descarte o selección, y luego auditar el resultado.
Campaña de la 2S. Señalar un día para el lanzamiento de la 2° S, con posterior
auditoría.
Campaña de la 3S: Fijar un día para el lanzamiento de la 3S, al cabo de lo cual,
se auditará la 1, 2 y 3S.
Campaña de la 4S: Establecer un día para el lanzamiento de la 4S, y luego se
realizará la auditoría.
Campaña de la 5°S: Será constante desde el inicio del programa, bajo el
liderazgo de la Alta Dirección y el apoyo de los facilitadores, quienes deberán
promover la práctica de los valores y enseñar, con el ejemplo, al resto del
personal..
Las auditorías internas a todas las áreas de la organización deberán ser
permanentes, con la frecuencia que determine el Comité y, de manera cruzada; vale
decir que, los auditores de un área deberán auditar alternadamente otra área y
viceversa.

PASO 6: VERIFICACIÓN DEL SISTEMA 5S:


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La verificación del Sistema 5S estará a cargo del Comité 5S , liderado por la Alta
Dirección. Esta debe contemplar los siguientes aspectos:
 La consolidación de resultados.
 El cumplimiento de la política, y
 El logro de objetivos a través de la evaluación del comportamiento de los
indicadores.

PASO 7: ANÁLISIS Y MEJORA:

Mediante el análisis se buscará la integración de los resultados y, a través de


ellos, la generación de nuevos objetivos cada vez más elevados, que reflejen la
visión a la que aspira la organización. Teniendo a las 5S como base de todos los
sistemas de gestión de calidad japonesas, se garantizará la supervivencia y
rentabilidad de la organización.
Este paso de la implementación, servirá también para medir si las
organizaciones se encuentran preparadas para su participación en el Premio
Nacional 5S; lo cual incentivará permanentemente a sus integrantes y ayudará a
continuar con las actividades de 5S, sosteniéndolas en el tiempo.
Una vez concluida la implementación de las 5S o habiendo logrado participar
como organización en el Premio Nacional 5S, resulta fundamental que todo el
personal involucrado continúe con un plan de capacitación en herramientas y
técnicas japonesas de soporte o sostenimiento de las 5S, entre las que
destacan: como:
Kaizen (Mejora continua), ciclo PHVA, técnica de Poka Yoke, control visual, 7
herramientas, implementación de los proyectos de mejora, TPS, TPM, SMED,
herramientas de solución de problemas, etc. De esta forma, la utilización
apropiada de estas técnicas y herramientas garantizará el éxito permanente
para convertirse en una organización de clase mundial.

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LOS SIETE PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 5S

Implementación de 5S Puntos clave

. Anunciar la introducción del programa 5S por la alta Dirección, a través de


una reunión plenaria interna o la realización de un video.
P1
Decisión de la Alta Dirección
. Crear el Comité 5S, integrado por los miembros de la Alta Dirección y
personal clave de altos mandos.
. Compromiso de la Alta Dirección y de todos los integrantes de la
organización para llevar a cabo la ejecución del programa 5S hasta su total
Compromiso de la Alta
P2 implementación.
Dirección
. Establecer líneas de actuación estratégica y objetivos.
. Crear mecanismos de comunicación masiva (revista, periódico mural etc.)
. Conformar los equipos de especialistas.
. Crear la Oficina de promoción de las 5S (opcional).
P3 Organización del Equipo 5S . Diseñar talleres de capacitación para el personal, a cargo de los
facilitadores.
. Elaborar desde la fase de preparación hasta la postulación al Premio
P4 Plan Maestro Nacional 5S.
. Definir el plan piloto.
. Designar un responsable por cada área de la organización, en las que se
llevará a cabo el proceo de implementación
. Organizar campañas que propicien la participación masiva del personal del
P5 Ejecución del Plan Maestro área seleccionada en el proceso de implementación.
. Realizar auditoría inicial de 5S en todos los ambientes de la organización
con registros audiovisuales que evidencien el estado inicial antes de la
ejecución del programa 5S.
.Efectuar auditorías al final de cada campaña para medir su resultado.
. Fijar un día de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal
Campaña de 1 S a que participe..
1S
Auditoría de 1 S . Auditar luego del resultado del lanzamiento de la 1 S

. Fijar el día de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal.


Campaña de 2 S a que participe.
2S
Auditoría de 1 y 2 S . Auditar luego del resultado del lanzamiento de la 2 S

. Fijar el día de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal a


Campaña de 3 S que participe.
3S
Auditoría de 1, 2 y 3 S . Auditar luego del resultado del lanzamiento de la 3 S,
. Fijar el día de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal a
Campaña de 4 S que participe.
4S
Auditoria de 1, 2 , 3 y 4 S . Auditar luego del resultado del lanzamiernto de la 4 S

5S Campaña de la 5 S . Liderada por la Alta Dirección con apoyo de los facilitadores.

P6 Verificación del Sistema . Verificar el logro de los objetivos revisando los resultados.
5S

. Integrar resultados y definir objetivos más elevados.


P7 Análisis y Mejora
. Postular al Premio Nacional 5S.

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IV. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DEL PREMIO NACIONAL 5S:

1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN (300 puntos):

Este criterio examina el compromiso, participación y responsabilidad de la Alta


Dirección, además de la forma como apoya y respalda al programa 5S y a todos los
involucrados en el proyecto de implementación.

1.1. Planeación:
El sub-criterio planeación evalúa el proceso de desarrollo de las estrategias sobre las
5S. La Alta Dirección debe definir cómo se conciben los objetivos de las 5S y
alinerarlos con los grandes objetivos estratégicos de la organización; asimismo, debe
fijarlos planes de acción para alcanzarlos. Adicionalmente, la Alta Dirección
examinará la manera en que se despliegan los planes y como se hará el seguimiento
al desempeño de los involucrados.
1.1.1. ¿Cómo evidencia la Alta Dirección su compromiso con la
promoción de las 5S en su organización?

- Se incluyen las 5S como parte de los objetivos estratégicos para fortalecer el


desempeño y la posición competitiva de la organización, en la descripción del
proceso de desarrollo de las estrategias de esta última.

- Se verifica que existe una alineación de los objetivos de las 5S con los
objetivos estratégicos de la organización.

- Se constata la formulación de objetivos y metas para implementar las 5S,


en las matrices estratégicas de gestión por áreas, e incluyen planes de
acción, indicadores de medición, tiempos establecidos y responsables.

- Se ha conformado el Comité 5S, responsable directo de la implementación


del programa 5S en la organización.

- Se ha estructurado un organigrama funcional de la organización, en el cualel


Comité 5S o algún equipo organizacional de las 5S tiene representación con
reporte directo a la Alta Dirección.

1.1.2. ¿Cómo verifica la Alta Dirección que lo dispuesto se está


cumpliendo?

- Participaactivamente en reuniones periódicas del Comité, lo cual se


comprueba mediante actas y/o directrices generadas a partir de su
participación.

- Revisalos informes de auditoría y apoyando las conclusiones a las que


llegue el Comité, sobre la base de su análisis.

- Evalúa formatos, reportes o informes mensuales de avance de los


resultados de la implementación de las 5S. En cada caso, se revisan los
cronogramas comparando las fechas establecidas entre el plan inicial y el
17
plan actual.

Analiza cómo y en qué se está gastando el presupuesto asignado al


proyecto de implementación de las 5S. Los responsables de cada área
justificarán los gastos en los que se incurre, con la documentación
correspondiente.

- Observa el despliegue de la información y comunicación para el lanzamiento


de las 5S en toda la organización: Afiches, letreros visuales, periódico mural,
fotos, videos institucionales, revistas, eventos, charlas y seminarios. El
liderazgo corresponde al Comité 5S y a todos los miembros de su equipo de
apoyo la difusión.

1.1.3. ¿La Alta Dirección tiene dispuesto un plan de capacitaciones en


5S para los miembros de la organización?

- La organización debe contar con un plan anual aprobado por la Alta


Dirección de capacitaciones en 5S, dirigido por consultores externos para
los facilitadores, y por estos para todo el personal.

1.2. Ejecución:
El sub-criterio ejecución examina la amplitud y la profundidad con que los enfoques
estratégicos de la Alta Dirección son aplicados a las áreas relevantes de la
organización; es decir, que tan bien estos se encuentran alineados con el programa
5S. La ejecución es excepcional si la implementación se da en todas las áreas, de lo
contrario solo sería limitado. La organización debe garantizar que el despliegue de las
estrategias asociadas a las 5S sirvapara alcanzar las metas.

1.2.1. ¿Puede la Alta Dirección demostrar que brinda facilidades


(recursos, materiales, ambientes, etc.) para llevar a cabo la
implementación de las 5S en su organización?

- Asigna recursos en general para las actividades de 5S, etapa por etapa, y/o
otros recursos logísticos, tales como: lugar para reuniones semanales,
mesas de trabajo, muebles, pizarras, materiales de capacitación, edición y
publicación de revistas, cámara fotográfica o filmadora, tableros de
publicación, etc.

- Respalda y fortalece las decisiones del Comité 5S para conformar los


equipos de auditores, facilitadores y/o líderes del programa 5S, en las
unidades de negocio o áreas de la organización. Se debe acreditar la
conformación voluntaria de sus miembros, mediante actas de reuniones de
trabajo.

- Aompaña y brinda soporte externo de un equipo de especialistas en 5S para


el diseño, planeación, implementación, sostenibilidad y auditorías del
programa 5S, en todas sus etapas. Será importante hacer primero un
diagnóstico inicial para establecer una línea base del proyecto y luego la
mejora continua.

- Delega el seguimiento de la implementación a un coordinador de las 5S, en


caso que por motivos de trabajo no pueda realizarlo directamente la Alta
Dirección o el Comité. Esta persona, con gran conocimiento de los procesos
18
y personas se encargará de coordinar la ejecución de las actividades de 5S
entre todos los involucrados.

1.2.2. ¿Puede la Alta Dirección mostrar evidencias de su participación


(o el de su representante) en las reuniones del equipo o Comité
5S en la organización?

- Presenta registros, fotos o cualquier documento que demuestra que la Alta


Dirección o su representante están participando rutinariamente en las
reuniones del equipo o Comité 5S.

1.2.3. ¿Existe constancia de que se han realizado el número de


capacitaciones en 5S según lo planificado?

- Deberá existir actas de asistencia estandariazadas, en la que conste una


relación detallada y firmada por cada uno de los participantes en los cursos
o charlas de capacitación, de acuerdo a lo planificado.

1.2.4. ¿Qué canales de comunicación utiliza la Alta Dirección para el


programa 5S?

- Se recomienda que, de manera programada y periódica, los integrantes de


la Alta Dirección y del Comité 5S convoquen a los líderes del programa 5S
y/o miembros de los grupos de apoyo de este a reuniones de carácter
informal (desayunos, almuerzos o cenas) Ello permitirá tomar de primera
fuente la información acerca del avance de las 5S o aspectos con
oportunidad de mejora, así como, optimizar la comunicación al interior de la
organización y motivar al personal de apoyo, quienes participan en esta
actividad ad honorem.

- Mediante los medios tecnológicos y/o las redes sociales, la Alta Dirección
mantiene la comunicación fluida -en tiempo real- para difundir estrategias,
cambios, avances, nuevos miembros o resultados exitosos que merecen ser
compartidos por todos. Será importante archivar estos mensajes en una
carpeta de las 5S, o copias impresas l para su publicación en el tablero de
las 5S (periódicos murales), y así hacerla de conocimiento de todo el
personal de la organización.

- Durante las reuniones mensuales del Comité 5S y los integrantes de su


equipo de auditores, facilitadores, el equipo de difusión y/o líderes del
programa 5S, se informa sobre los resultados obtenidos del avance en la
implementación de las 5S. A su vez, se ejecuta el despliegue hacia abajo
con los miembros de estos equipos y el despliegue hacia arriba con el
Comité 5S.

1.3. Control:

El sub-criterio control examina el camino a seguir para realizar la implementación del


programa 5S, verificando el uso de métodos y herramientas que la Alta Dirección ha
establecido como estándares de trabajo dentro de las políticas y normas de la
organización. Se explica cómo se asegura el cumplimiento de los pasos previstos en el
proyecto y la manera en que la Alta Dirección promueve que los equipos y personas
gestionen las áreas claves de la organización. El manejo y control de la
documentación tendrá un enfoque sistémico desde su concepción inicial, y se elegirán
19
responsables entre los miembros del Comité 5S para su administración.

1.3.1. ¿Puede la Alta Dirección acreditar que realiza un seguimiento de


las actividades del Comité 5S o equipos de trabajo con respecto a
la implementación de 5S en la organización?

- La Alta Dirección aprueba, establece y difunde las prácticas del programa


5S, como parte de los nuevos estándares o principios de la organización. Se
elaboran manuales, procedimientos, formatos de control y auditorías, hojas
de chequeo y verificación según los criterios o parámetros formulados por la
Alta Dirección.

- Se deben verificar registros de auditorías cruzadas entre las áreas de


trabajo y, en algunos casos, la Alta Dirección dispone la contratación de un
auditor externo para uniformizar los criterios de evaluación y control.

1.3.2. ¿Es posible comprobar que todo el personal tiene conocimiento


del programa 5S y que todos gozan de la misma posibilidad de
participación?

- Para todos los grupos que son o pueden ser parte interesada del programa
5S, la Alta Dirección establece un día central -previamente planificado- para
que todos estén presentes incluyendo supervisión y jefaturas. Ese día,
algunas actividades son paralizadas o delegadas al personal ya capacitado
en las 5S. Debe llenarse un formato de asistencia, donde se consignen los
nombres y las firmas de todos los participantes, fotos y/o filmación del
evento.

- En función deldiagnóstico inicial de conocimiento sobre las 5S, se determina


quiénes necesitan refuerzo en conceptos básicos para implementarlas. De
esta manera, la Alta Dirección brinda la oportunidad de participación y de
nivelación a todo el personal.

- Con el apoyo del área de Recursos Humanos, todo personal nuevo que
ingresa a la organización, tendrá un proceso de inducción, de carácter
obligatorio, en el que se incluirá la introducción al programa de las 5S.

- La Alta Dirección debe promover y dar facilidades de soporte a todos los


miembros de los círculos de calidad en sus proyectos de mejora continua y
5S, en todos los niveles de la organización. Será importante que ellos
mismos expongan ante la Alta Dirección sus propios proyectos de mejora y
sus conocimientos de las 5S.

1.4. Revisión del sistema:

La revisión del sistema deberá ser realizada por la Alta Dirección al inicio de cada
período anual, partiendo de la revisión de lo realizado en el período anterior de
acuerdo al plan maestro. En esta revisión se identificará todo aquello que que quedó
pendiente de ejecución o que no se cumplió según lo planificado y, servirá para
plantear los correctivos del caso, presentar nuevos objetivos para el sistema, entre
otros.

1.4.1. ¿Existen documentos de revisión general del sistema de


20
implementación de 5S con participación de la Alta Dirección?
P.ej. Lo que faltó realizar el año anterior, los nuevos objetivos, el
plan de mejoras, etc.

Se debe presentar documentación (p.ej. actas de reunión) en las que haya


constancia de la participación de la Alta Dirección en la revisión de lo
acontecido con la implementación en el año anterior y los nuevos objetivos
para el siguiente período.

1.5. Reconocimientos:

El sub-criterio reconocimientos se refiere a las políticas existentes en la organización


para agradecer al personal que participa de manera destacada en el programa 5S y en
los proyectos de mejora continua. Dicho reconocimiento debe principalmente
satisfacer necesidades intrínsecas y trascendentes del personal, evitándose hasta
donde sea posible premio monetario individual. La Alta Dirección incorpora estas
políticas de reconocimiento dentro de las políticas del área de Recursos Humanos.

1.5.1. ¿Existe algún tipo de reconocimiento para las personas o equipos


que participan en la implementación de 5S?

El reconocimiento no tiene que ser pecuniario, pues este con el tiempo


puede generar un efecto contrario. En su lugar, recomienda
reconocimientos para los equipos destacados en lugar de reconocimientos
individuales, los cuales son motivadores par el personal involucrado. Debe
presentarse los modelos de reconocimientos utilizados.

1.5.2. ¿Se cuenta con un sistema estructurado y planificado de


reconocimientos relacionado con las 5S para el personal?

La organización debe tener establecido un plan de reconocimientos bien


estructurado, que incluya un cronograma de entrega de reconocimientos
relacionado con la implementación exitosa de las 5S.

1.5.3. ¿Hay forma de demostrar que este reconocimiento se está


cumpliendo?

Debe presentarse muestra audiovisual, escrita o de otra naturaleza, por la


cual se acredite que existe una política de reconocimientos en la
organización.

21
2. ORGANIZACIÓN (120 puntos):

Debe existir un proceso estructurado, cuantificable, y especialmente diseñado para


alcanzar los objetivos propuestos por el programa 5S. Para tal fin, la Alta Dirección
plasmará en este proceso la planificación de todas las actividades del programa para
su respectivo control y medición de metas.

2.1. Planeación:

2.1.1. ¿Tiene la organización Comités o equipos de trabajo que


soporten esta actividad de manera sostenida y permanente?

Es necesario que la organización tenga un Comité o equipo de trabajo


equivalente, multidisciplinario y soportado por la Alta Dirección, que gestione
el programa 5S y, que constituya el nexo entre todas las áreas de la
organización y la Alta Dirección.

2.1.2. ¿Tiene el Comité o equipo encargado del programa de


implementación de 5S acta de creación, principios y funciones?

El Comité o equipo de trabajo encargado del programa 5S debe tener un


acta de creación como órgano, en la que se establezcan los principios para
los que fue creado y las funciones que deben desempeñar cada uno de sus
integrantes dentro del Comité.

2.1.3. ¿Ha establecido la organización objetivos y políticas del


programa 5S?

Los objetivos y políticas del programa 5S en la organización deben estar


claramente definidos y publicados en todos los medios de comunicación que
utilice la organización, para conocimiento de todo el personal.

2.2. Ejecución:

Sobre la base de una óptima planificación, se procederá a ejecutar los trabajos


comprendidos en el programa 5SEn ese sentido, corresponderá verificar si el accionar
del Comité se encuentra alineado con lo planificado.

2.2.1. ¿Se puede verificar que hayan actas de reuniones de trabajo del
Comité o del equipo de trabajo, realizadas en los últimos 6 meses
y referidas a la implementación de las 5S en la organización?

Las actas de las reuniones del Comité o equipo de trabajo deben contener
los nombres y firmas de los participantes, indicando la fecha y hora de la
reunión, agenda y acuerdos adoptados, referidos al programa de
implementación de las 5S en la organización.

2.2.2. ¿Se puede comprobar que hayan acuerdos de mejoras en la


implementación de las 5S, en actas de reunión de los últimos 6
meses?

22
Las actas que se tendrían en consideración deberán contener los acuerdos
de mejoras respecto al proceso de mplementación de las 5S, e incluirán un
registro de asistencia y firmas delos participantes a las reuniones.

2.2.3. ¿Se han desarrollado o implementado los acuerdos de mejora?

Se requiere presentar evidencia audiovisual por la cual se demuestre que se


han adoptado medidas para levantar observaciones e implementar mejoras.
Del mismo modo, debe constar en actas la situación encontrada y la forma
en que esta fue mejorada, debidamente firmada por el jefe o gerente de
área.

2.3. Control:

2.3.1. ¿Pueden mostrar documentos en el que conste el control que


realiza el Comité o equipo para asegurar el éxito de las actividades
de 5S?

El Comité 5S de la organización debe demostrar tener mecanismos de


control que aseguren el éxito del programa 5S, que sirvan para
retroalimentarlo. Estos controles pueden ser algunos de los que, a
continuación, se mencionan:

 Porcentaje de cumplimiento del plan maestro.


 Informes de seguimiento a auditorías.
 Informes de seguimiento a acciones correctivas y preventivas,
relacionadas con las no-conformidades detectadas en las auditorías.
 Revisión de indicadores relacionados con la práctica de las 5S.
 Análisis de indicadores que midan el porcentaje de las
capacitaciones realizadas sobre el sistema 5S vs. lo planeado.

2.3.2. ¿Cómo demuestra el Comité o equipo de trabajo que, a su vez,


estos son objeto de control respecto de sus actividades?

Para efectos de garantizar el éxito del Comité o equipo de trabajo


encargado del programa 5S, se debe demostrar que sus actividades son
igualmente controladas por parte de la Alta Dirección. Para tal fin, pueden
servir:

 Actas de reuniones periódicas entre el Comité y la Alta Dirección.


 Verificación del cumplimiento de los Estatutos del Comité.
 Informes y/o comunicados intercambiados entre el Comité y la Alta
Dirección, entre otros.

2.3.3. ¿Existe registro audiovisual “del antes y después del punto fijo” del
del proceso de implementación de las 5S?

Durante el proceso de implementación, deberá establecerse un punto fijo


23
en cada área de la organización y obtener un registro audiovisual
(fotografías y videos), antes y después de la implementación, lo cual servirá
para sustentar el avance obtenido en la implementación de las 5S.

24
3. IMPLEMENTACIÓN (480 puntos):

La implementación es uno de los factores críticos del éxito del sistema 5S. Por esta
razón, la planificación de las actividades y su correspondiente ejecución deben estar
bajo supervisión permanente por parte de los involucrados, en constante coordinación
con la Alta Dirección.

3.1. Planeación:

3.1.1. ¿Tiene la organización un plan de implementación de las 5S


actualizado?

El plan maestro de implementación de las 5S contiene el detalle de todas las


actividades que se vienen desarrollando para la implementación del sistema
5S. Este plan debe ser revisado, aprobado y sucrito por la Alta Dirección de
la organización.

3.1.2. ¿Tienen planificadas las campañas de 5S para los próximos 6


meses?

El Comité 5S o equipo de trabajo deberá mostrar el cronograma de


realización de las campañas de 5S a desarrollarse en los próximos 6 meses,
con sus respectivas agendas.

3.1.3. ¿Existe un esquema sectorizado de ambientes para la


implementación de 5S en la organización?

La organización deberá presentar un esquema que contenga la sectorización


de las diferentes áreas de la organización, en los que se viene
implementando las 5S.

3.1.4. ¿Se ha designado un responsable de implementación de 5S en


todas las áreas o sectores de la organización?

Si la las áreas de la organización han sido debidamente sectorizadas, deberá


presentarse el listado de dichas sectorizaciones, así como el nombre y cargo
de los reponsables asignados a cada una de ellas.sectoir. En caso de que no
exista un responsable asignado en uno de los sectores, la organización
deberá indicar cómo se realizará la implementación de 5S en el mencionado
sector y cómo se llevará el control en este.

3.2. Ejecución

3.2.1. ¿Tienen alguna forma de probar que se haya realizado el


lanzamiento o reforzamiento del programa 5S en la organización
en el último año?

En este punto, debe presentarse cualquier muestra audiovisual o acta en la


que conste que la Alta Dirección haya aprobado el lanzamiento y/o
reforzamiento del programa 5S en la organización.

3.2.2. ¿Existen evidencias (registros fotográficos, videos, actas) de


25
haber realizado las campañas de 5S por lo menos una vez en los
últimos 6 meses?

Debe acreditarse -a través de cualquier registro audivisual o actas- que, en


los últimos 6 meses, se ha realizado no menos de una campaña por cada
una de las S que conforman el programa.

3.2.3. ¿Puede el personal demostrar conocimientos claros sobre los


conceptos de 5S? (Se preguntará indistintamente al personal)

Al momento de realizarse la visita de los evaluadores en la organización


participante, ellos elegirán al azar a cualquier persona del staff de
trabajadores de cualesquiera de las áreas o sectores, a fin de hacerle una
rápida evaluación para determinar su nivel de conocimiento de los conceptos
de las 5S.

3.2.4. Selección de áreas, ambientes o sectores de la organización, por


parte de los evaluadores en su visita de auditoría:

En la visita de auditoría que realicen los evaluadores a la organización, ellos


podrán seleccionar al azar tres a más áreas, sectores o ambientes,
dependiendo del tamaño de las instalaciones podrán visitar todas las áreas
de la sede participante. Procediendo a realizar la auditoría de las 5S con su
propia lista de chequeo. El porcentaje obtenido en la lista de chequeo será
aplicado al puntaje total asignado a este punto.

3.3. Control:

3.3.1. ¿Pueden mostrar las constancias de auditorías internas de 5S


realizadas en las áreas de la organización en los últimos 6 meses?

La organización deberá contar con formatos estandarizados de auditoría,


consignando día y hora, área o sector inspeccionado, descripción de
hallazgos, y nombre y firma del responsable de la auditoría interna de las
5S..

3.3.2. ¿Pueden presentar registros de, por lo menos, 3 indicadores de


implementación de 5S en los últimos 6 meses?

La organización deberá presentar los registros mensuales de los indicadores


que demuestren el nivel de efectividad de la implementación del programa
5S.

3.3.3. ¿Pueden acreditarse el levantamiento de los hallazgos en las


auditorías de las 5S en los últimos 6 meses?

Los hallazgos detectados y descritos por los auditores internos deberán


estar acompañados de medios probatorios que demuestren el levantamiento
de los mismos, lo cual deberá estar registrado en un acta, con fecha, nombre
y firma del auditor responsable y registro audiovisual.

26
4. INTEGRACIÓN Y RESULTADOS (100 puntos):

Este cuarto punto tiene como propósito determinar el grado de implementación del
programa 5S alcanzado por la organización, tanto en el aspecto cualitativo como
cuantitativo, así como el grado de integración que ha logrado esta con los proveedores,
clientes, vecinos, entre otros.

4.1. ¿Pueden demostrar resultados obtenidos después de la


implementación? (Aspectos cualitativos)

La organización debe enumerar los logros alcanzados, en virtud de la


implementación de las 5S, en aspectos cualitativos que deberán ser
acreditados a través de distintas herramientas, entre las cuales podemos
citar:

Encuestas de clima laboral.


Premios o distinciones obtenidos.
Exhibición de registro audiovisual antes y después de la
implementación.
Entrevistas y reportajes a involucrados.
Evidencia del progreso en los resultados de las auditorias.
Proyectos de mejora formulados por el personal.
Progreso de indicadores de desempeño.

4.2. ¿Pueden acreditar resultados obtenidos después de la


implementación? (Aspectos cuantitativos)

La organización debe señalar las metas alcanzadas en aspectos


cuantitativos, luego de la implementación de las 5S, las que deberán ser
probadas con ayuda de algunas herramientas, tales como:

Progreso de indicadores de gestión claves del negocio.


Reducción de costos acreditados en proyectos realizados.
Aumento en los niveles de venta.
Incremento en los niveles de facturación.
Indicadores de crecimiento de mercado, etc.

4.3. ¿Tienen elementos que demuestren la integración de las


actividades 5S con proveedores, clientes, entre otros?

La organización deberá mostrar la forma en que está integrando de alguna


manera (compartiendo conocimientos) las actividades de 5S con sus
proveedores, clientes, entre otros Para tal efecto, deberá presentar
elementos audiovisuales, actas de reuniones, capacitación, etc.

27
28
V. PUNTAJES POR CRITERIO

CRITERIO Puntos

Puntuación total de la evaluación 100


1000 10% 20% ….. 90%
%
TOTAL

1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN ( 300 puntos) 300


1.1. Planeación 60
1.1.1. ¿Cómo evidencia la Alta Dirección su compromiso con la
promoción de las 5S en su organización? 20
1.1.2. ¿Cómo verifica la Alta Dirección que lo dispuesto se está 20
cumpliendo?
1.1.3. ¿La Alta Dirección tiene dispuesto un plan de
capacitaciones en 5S para los miembros de la organización? 20

1.2. Ejecución 120


1.2.1. ¿Puede la Alta Dirección demostrar que brinda facilidades
(recursos, materiales, ambientes, etc.) para llevar a cabo la 30
implementación de las 5S en su organización?
1.2.2. ¿Puede la Alta Dirección mostrar evidencias de su
participación (o el de su representante) en las reuniones del equipo 30
o Comité 5S en la organización?
1.2.3. ¿Existe constancia de que se han realizado el número de
capacitaciones en 5S según lo planificado? 30

1.2.4. ¿Qué canales de comunicación utiliza la Alta Dirección para


el programa 5S? 30

1.3. Control 50
1.3.1. ¿Puede la Alta Dirección acreditar que realiza un
seguimiento de las actividades del Comité 5S o equipos de trabajo
con respecto a la implementación de 5S en la organización? 20
1.3.2. ¿Es posible comprobar que todo el personal tiene
conocimiento del programa 5S y que todos gozan de la misma 30
posibilidad de participación?

1.4. Revisión del Sistema 20


1.4.1. ¿Existen documentos de revisión general del sistema de
implementación de 5S con participación de la Alta Dirección? P.ej.
Lo que faltó realizar el año anterior, los nuevos objetivos, el plan 20
de mejoras, etc.

1.5. Reconocimientos 50
1.5.1. ¿Existe algún tipo de reconocimiento para las personas o
equipos que participan en la implementación de 5S? 20
1.5.2. ¿Se cuenta con un sistema estructurado y planificado de
reconocimientos relacionado con las 5S para el personal? 20
1.5.3. ¿Hay forma de demostrar que este reconocimiento se está
cumpliendo? 10

2. ORGANIZACIÓN ( 120 puntos) 120


2.1. Planeación 30
29
2.1.1. ¿Tiene la organización Comités o equipos de trabajo que
soporten esta actividad de manera sostenida y permanente? 10
2.1.2. ¿Tiene el Comité o equipo encargado del programa de
implementación de 5S acta de creación, principios y funciones? 10
2.1.3. ¿Ha establecido la organización objetivos y políticas del
programa 5S? 10
2.2. Ejecución 60
2.2.1. ¿Se puede verificar que hayan actas de reuniones de
trbaajo del Comité o del equipo de trabajo, realizadas en los
últimos 6 meses y referidas a la implementación de las 5S en la 20
organización?
2.2.2. ¿Se puede comprobar que hayan acuerdos de mejoras en
la implementación de las 5S, en actas de reunión de los últimos 6 20
meses?
2.2.3. ¿Se han desarrollado o implementado los acuerdos de
mejora? 20
2.3. Control 30
2.3.1. ¿Pueden mostrar documentos en el que conste el control
que realiza el comité o equipo para asegurar el èxito de las 10
actividades de 5S?
2.3.2. ¿Cómo demuestra el Comité o equipo de trabajo que, a su
vez, estos son objeto de control respecto de sus actividades? 10
2.3.3. ¿Èxiste registro audiovisual “del antes y después” “del
punto fijo” del proceso de implementación de 5S? 10

3. IMPLEMENTACIÓN ( 530 puntos) 480


3.1. Planeación 40
3.1.1. ¿Tiene la organización un plan de implementación de las 5S
actualizado? 10
3.1.2. ¿Tienen planificadas las campañas de 5S para los próximos
6 meses? 10
3.1.3. ¿Èxiste un esquema sectorizado de ambientes para la
implementación de 5S en la organización? 10
3.1.4. ¿Se ha designado un responsable de implementación de 5S
en todas las áreas o sectores de la organizaciòn? 10
3.2. Ejecución 410
3.2.1. ¿Tienen alguna forma de probar que se haya realizado el
lanzamiento o reforzamiento del programa 5S en la organización en 10
el último año?
3.2.2. ¿Existen evidencias (Registros fotográficos, videos, actas)
de haber realizado las campañas de 5S por lo menos una vez en 10
los últimos 6 meses?
3.2.3. ¿Puede el personal demostrar conocimientos claros sobre 10
los conceptos de 5S? (Se preguntarà indistintamente al personal)
3.2.4. Selecciòn de áreas, ambientes o sectores de la
organización, por parte de los evaluadores en su visita de 380
eveluaciòn. Auditoria en 3 ambientes como mínimo.

3.3. Control 30
3.3.1. ¿Pueden mostrar las constancias de auditorías internas de
5S realizadas en las áreas enlos últimos 6 meses? 10

30
3.3.2. ¿Pueden mostrar registros de, por lo menos, 3 indicadores
de implementación de 5S enlos últimos 6 meses? 10
3.3.3. ¿Pueden acreditarse el levantamiento de los hallazgos en las
auditorías de las 5S en los últimos 6 meses? 10

4. INTEGRACION Y RESULTADOS (100 puntos) 100


4.1. ¿Pueden demostrar resultados obtenidos después de la
implementación? (Aspectos cualitativos) 30
4.2. ¿Pueden acreditar resultados obtenidos después de la
implementación? (Aspectos cuantitativos) 40
4.3. ¿Tienen elementos que demuestren la integraciòn de las
actividades 5S con proveedores, clientes, entre otros? 30

31
V. RÚBRICA DE EVALUACIÓN
NIVEL BRONCE PLATA ORO DIAMANTE

CRITERIOS GANADOR POR 3 AÑOS


MUY BUEN
POCO DESARROLLO DESARROLLO BÁSICO BUEN DESARROLLO CONSECUTIVOS DEL
DE DESARROLLO
(menos de 500 puntos) (501 a 650 puntos) (651 a 800 puntos) NIVEL ORO con un total de 2,800
EVALUACIÓN (801 a 1000 puntos)
puntos
- No existe un - Existe un relativo apoyo de - Existe el compromiso de la - Existe el compromiso - Existe un gran compromiso probado de

involucramiento probado la Alta Dirección. Alta Dirección. comprobado de la Alta la Alta Dirección.
de la Alta Dirección. - No se realizan controles ni - Se destinan algunos Dirección. - Se han realizado presentaciones masivas

- No se cuenta con un revisiones comprobadas recursos al programa de - Se han realizado a toda la organización (presenciales,
plan definido de del Sistema 5S 5S presentaciones de la Alta escritas y/o a través de videos a todo el
implementación. - No hay un programa de - La Alta Dirección controla Dirección, específicas para personal), por parte de la Alta Dirección,
- Se invierten muy reconocimientos referidos a y revisa las actividades del el Sistema de las 5S referidas a las 5S.
pocos recursos en la las 5S Comité 5S. - Se ha conformado el - Se ha conformado un Comité de las 5S,

implementación de las - Se han destinado algunos - Se aprecian algunos Comité de las 5S, en el cual integrado por los funcionarios del más
5S. recursos para la avances en el manejo de participa por lo menos un alto nivel dentro de la organización.
implementación de las 5S. reconocimientos al personal gerente de alto nivel - El presidente del Comité de las 5S

que participa con éxito en el dentro de la reporta directamente los avances del
programa Organización. sistema al Gerente General de la
- 5S. - Existe un control probado organización.
de la Alta Dirección sobre el - Se cuenta con un equipo organizacional

Comité o grupo de trabajo en paralelo dentro de la organización que


encargado de la dirige y controla las actividades de las 5S.
COMPROMISO DE implementación de las 5S. - Se han incluido los principios de las 5S

1 LA ALTA como parte de las políticas, los valores


DIRECCIÓN o principios de la organización.
- Se ha formado un grupo de trabajo y/o

se han organizado actividades en el


Comité de las 5S, dedicados a las
acciones de capacitación permanente
para el personal de la organización,
- Este grupo de trabajo y/o actividades en

el Comité de las 5S, están orientados a


reforzar y mantener una cultura propia en
la organización, sinérgica a las 5S
(incluye edición de revistas institucionales,
periódicos murales y demás actividades
formativas de las buenas prácticas
organizacionales).
- Este grupo de trabajo y/o actividades en

el Comité de las 5S, planifican y realizan


auditorías cruzadas y permanentes en
toda la organización.
- No se demuestra un real - Se ha constituido un - Se ha conformado un - Existe un Comité de las 5S - Se ha capacitado a todo el personal en
conocimiento del Comité de las 5S. Comité de las 5S. integrado por gerentes y/o todos los niveles de la estructura
sistema 5S. - No existe ningún control - Existe un equipo de trabajo miembros representativos organizacional, incluyendo a los
- No se ha conformado un que asegure que la práctica que controla y revisa las de la organización. contratistas y demás personas
Comité o equipo que se de las 5S se convertirá en actividades de las 5S. - El Comité controla y revisa involucradas en las diversas actividades
responsabilice de la una práctica sostenida en el - Se demuestra apoyo a las las actividades de las 5S. de la organización.
2 ORGANIZACIÓN implementación y el tiempo. actividades del programa, - Se constata un buen apoyo

mantenimiento de las - No se aprecia el apoyo de por parte de Alta Dirección. a las actividades del
5S. la Alta Dirección a las programa, por parte de Alta
- No se muestran planes actividades del programa Dirección.
de acción para la
implementación de las
5S.
- La implementación de - No se ha implementado las - Se ha implementado las - Se ha implementado las - Se ha implementado las 5S en toda la
las 5S no se ha 5S en toda la 5S en toda la organización, 5S en toda la organización, organización, incluyendo a todas las
alcanzado aún en toda organización. incluyendo ,por lo menos, a además incluye a dos o entidades onadas con las sus actividades
la organización. - Se ha logrado alcanzar un una de las empresas más empresas proveedoras de la organización. - Se ha logrado
- La capacitación en el puntaje menor al 65/100 proveedoras o clientes de o clientes de la alcanzar un promedio de puntaje en los
Sistema 5S, no ha (65%) en la Auditoría de la organización. organización. últimos 3 años de 93.33/100 (93.33%) en
incluido a todo el Evaluación de las 5S. - Se ha logrado alcanzar un - Se ha logrado alcanzar o la Auditoría de Evaluación de las 5S.
personal del área donde - Existen muchas personas puntaje menor al 80/100 superar un puntaje de - La organización puede probar en forma

se realiza la que no han sido incluidas (80%) en la Auditoría de 80/100 (80%) en la documentaria, que las 5S vienen
implementación. en la capacitación de las 5S. Evaluación de las Auditoría de Evaluación de siendo aplicadas con más de 3
- La Auditoría de 5S. las 5S. años de antigüedad.
Evaluación de las 5S, - Se ha capacitado en 5S a - Existe un buen control de - La capacitación es un asunto institucional

tiene un resultado todo el personal. la capacitación y manejado por el Comité y constantemente


3 IMPLEMENTACIÒN
menor a 50/100 reforzamiento de las 5S, se está actualizando el temarioss y
(<50%). liderado por el área de analizando los resultados.
- Solo se está Recursos Humanos.
trabajando la - Se cuenta con un
implementación de las programa de inducción, que
5S dentro del área incluye la formación básica
piloto. en 5S.
- El número de - El equipo de facilitadores

auditorías internas está muy bien organizado y


realizadas para evaluar se encarga de las
la implementación de las capacitaciones de 5S, entre
5S son muy limitadas. otras de interés, general
para el personal.
- La implementación de - Las 5S integran o - Las 5S integran o - Las 5S integran a toda la - Las 5S integran a toda la organización
las 5S es solamente una involucran a -por lo menos- involucran a por lo menos el organización (con por lo (en términos de participantes del Comité
iniciativa localizada. el 65% de los participantes 80% de los participantes menos un miembro en el de las 5S, están representadas todas las
- No se cuenta con el relacionados con las relacionados con las Comité de las 5S, que gerencias de la organización) y además
4 INTEGRACIÓN
apoyo de otras áreas de gerencias de la gerencias de la representa a cada gerencia) incluye la participación en el Comité 5S,
la organización. organización. organización. y existen planes de de algún representante de los contratistas
- Las actividades de las 5S - Todas las actividades de extender su alcance a las más importantes involucrados en las
todavía no están las 5S están integradas a organizaciones externas actividades de la organización.
plenamente integradas a los los sistemas de gestión y de más importantes, -Todas las actividades de las 5S están
sistemas de gestión y de calidad de la organización. involucradas en las integradas a los sistemas de gestión y de
calidad de la organización. actividades de la calidad de la organización. Se realizan
organización. Auditorias Integradas,
- Todas las actividades de

la 5S están integradas a los


sistemas de gestión y
calidad de la organización.
- No se observan - Los resultados de la - Los resultados de la - Los resultados de la - Los resultados de la implementación de
resultados medibles, implementación de las 5S implementación de las implementación de las 5S, las 5S saltan a la vista, y también se
solamente un incipiente no son notorios, dan la 5Ssaltan a la vista y con saltan a la vista, pero aún pueden comprobar con por lo menos 2
desarrollo focalizado en impresión que son impacto positivo solo en el proceso generar indicadores de medición.
alguna área de trabajo. esfuerzos aislados de área donde se aplica con indicadores que muestren el - Existen múltiples Proyectos de Mejora
- La implementación del algunas áreas. No hay más intensidad, pero resultado conseguido. Continua, derivados de la práctica de las
programa 5S solo está Proyectos de Mejora o todavía no se usan - Existen algunos Proyectos 5S.
en progreso en una fase Círculos de Calidad, indicadores que midan el de Mejora en marcha, - La implementación de las 5S ha
de plan piloto derivados de la práctica de avance o los resultados de derivados de la práctica de mejorado el clima laboral de la
las 5S. la implementación de 5S. las 5S. organización.
- La implementación de las - Son pocos o ninguno los - La implementación de las - Las 5S, tienen un impacto positivo y
5S está en fase piloto y ha Proyectos de Mejora 5S, está mejorando el clima medible en otros sistemas y/o actividades
INTEGRACIÒN Y
pasado desapercibida en Continua derivados de la laboral de la organización. de la organización.
5 RESULTADOS
gran parte de la práctica de 5S. - Las 5S tienen un impacto - Se puede comprobar con documentos
organización. No es posible - La implementación de las positivo en otros sistemas que cada trabajador de la organización
medir el impacto positivo de 5S, ha mejorado el clima y/o actividades de la recibe capacitación en las 5S.
las 5S en otros sistemas y/o laboral de la organización. organización. - La organización está en plena extensión
actividades de la - No se comprueba - Se puede comprobar con del program5S entre sus proveedores,
organización. documentariamente que documentos, que cada clientes y socios estratégicos.
- No existe un manejo cada trabajador de la trabajador de la
sistemático de capacitación organización reciba organización recibe
en 5S. capacitación. capacitación en 5S.
- La implementación está en
la fase de generalización a
toda la empresa
ANEXO 1

GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE


POSTULACIÓN

En este anexo, la organización concursante encontrará las indicaciones para elaborar su


Informe de Postulación.

El Informe de Postulación constituye una pieza fundamental en el proceso de evaluación,


debido a que será la carta de presentación del concursante, que servirá de base y guía
para orientar a los evaluadores a determinar el grado de implementación de las 5S en la
organización participante.

La evaluación se realizará en la sede seleccionada por la organización (incluyendo todas


las áreas de la sede, si así lo considera oportuno el evaluador). Si la organización posee
más de una sede en la localidad o en provincias, deberá presentar la información de la
sede que postula al concurso.

En caso de tener sistematizada la documentación para todas sus sedes, deberá indicar
cuál es la sede que somete a concurso. La organización podrá postular al concurso a
todas las sedes que estime conveniente, para cuyo efecto deberá cumplir con los
requisitos establecidos en estas bases y cubrir los costos de manera independiente por
cada sede. Asimismo, queda expresamente establecido que no se aceptarán
postulaciones por áreas de una organización o de una sede (Por ejemplo: solo planta,
solo almacenes, solo administración,.), sino por sede como una unidad integral.

Si los evaluadores verifican -a través del documento de postulación- un grado de


implementación que está comprendido dentro de los parámetros de evaluación del
Premio Nacional 5S, se programará una visita a la empresa a fin de corroborar la
información proporcionada sobre su implementación.

En el proceso de elaboración del Informe de Elaboración, se deberán tener en


consideración los aspectos siguientes:
1. Carátula:
- Colocar logotipo de la organización.
- Razón social de la organización.
- Nombre comercial.
- Marcas de productos o servicios. RUC.
- Representante legal.
- Dirección.
- Teléfono.
- E-mail.
- Página web.
2. Ficha de inscripción (Anexo2).
3. Hoja de aceptación de condiciones (Anexo3).
4. Índice (usar los títulos propuestos en el contenido y número de página).
5. Información general de la organización:
- Principales productos.
- Volúmenes de producción.
- Principales clientes.
35
- Principales proveedores.
- N° de trabajadores.
- Posición en el mercado (% participación en el mercado).
- Organigrama.
6. Organización propuesta para la implementación de las 5S:
En este punto del Informe, se debe explicar cómo está estructurada la
organización para la implementación de las 5s, tareas, roles,competencias,
entre otros .
7. Vocabulario (Relación de términos, abreviaciones y/o acrónimos
utilizados en el documento).
8. Sustento de los 04 criterios de evaluación:
Para respaldar este sustento se puede presentar copias de documentos
sustentatorios, fotos, videos, registros de evaluaciones, etc.
Utilizar los mismos puntos y sub puntos que plantea el formato de postulación.
(Se recomienda seguir el orden de despligue de los criterios que presenta las
bases del Premio 5S)
9. Formato de presentación:
- Formato A4.
- Letra Arial 11.
- Espacio 1.5.
- Anillado con la primera tapa transparente que deje observar la carátula.
- La documentación sustentatoria deberá adjuntarse como anexos, de
manera ordenada, legible, descriptiva, y debidamente numerada.
10. Presentar copia digitalizada en PDF.

36
ANEXO 2
FICHA DE INSCRIPCIÓN

1. DATOS DE LA ORGANIZACIÓN
a. Razón Social: ______________________________________________
b. Representante Legal:
c. Nombre comercial (como es conocida la organización por los clientes):
_______________________________
d. RUC: ______
e. Giro del negocio: ___________________________________________
f. Domicilio legal: _
g. Distrito Provincia
h. Página web de la organización:
i. Correo electrónico: _________________________________________
j. Teléfono fijo: Celular:
k. Fecha de inicio de actividades de la organización:
l. Fecha de inicio de la implementación de 5S
2. DATOS DE PERSONA DE CONTACTO:
Apellido paterno: _________________

Apellido materno:
Nombres:
DNI: ________________
Cargo:

Teléfono: Celular:
E-mail 1: _
E-mail 2:

FIRMA Y SELLO DEL REPRESENTANTE LEGAL

__________________________________________________
NOMBRE
DNI

37
ANEXO 3

CONDICIONES DE ACEPTACIÓN

Declaro haber leído detenida y detalladamente el presente documento, y tener pleno


conocimiento de los términos y condiciones expresados en las bases del concurso
Premio Nacional 5S - 2018, en el cual participamos de manera voluntaria y ACEPTAMOS
de forma expresa los resultados del Comité Evaluador del concurso, el cual reconocemos
y nos sometemos al carácter de inapelable de sus decisiones.

Asimismo, aceptamos respetar lo siguiente:

1° De ser seleccionada nuestra empresa para la segunda etapa del Premio Nacional
5S, brindar todas las facilidades correspondientes a los evaluadores, quienes
realizarán la visita a la sede de nuestra empresa, participante en el Premio.

2° De obtener un Premio Nacional 5S, en la difusión del mismo se identificará


claramente la ubicación de la sede que ha participado y obtenido el Premio.

3° Cubrir los gastos que demanden la participación de nuestra empresa de acuerdo a


la siguiente estructura:

1. Cuota de Inscripción:
1.1. Empresas PYMES y Grandes Empresas,
Organizaciones públicas. S/. 1,500.00 + IGV
1.2. Colegios y Universidades privadas, Empresas
Inscritas en REMYPE S/. 1,000.00 + IGV
1.3. Colegios y Universidades Nacionales S/. 500.00 + IGV

2. Evaluación Presencial:
2.1 Medianas y Grandes Empresas. S/. 5,000.00 + IGV
2.2 Pequeñas Empresas, Organizaciones Públicas. S/. 3,000.00 + IGV
2.3 Micro empresas (inscritas en REMYPE), Colegios
y Universidades Privadas S/. 2,000.00 + IGV
2.4 Colegios y Universidades Nacionales. S/. 1,000.00 + IGV

Nota importante:
- Para las organizaciones cuyas sedes estén ubicadas fuera de Lima
Metropolitana, se deberán cubrir adicionalmente, los costos totales por
transporte, pasajes, viáticos, estadías y seguros para los evaluadores. (Dos
evaluadores como mínimo).
- El pago de la evaluación presencial solo aplica para una sede de la organización
participante.

…………………………………………....... (Firma del Representante Legal)

38
ANEXO 4
COMPROMISO DE RESERVA DE INFORMACIÓN

El Comité organizador del Premio Nacional 5S se compromete a mantener en


absoluta reserva toda la información respecto a la participación de la organización en
el concurso Premio Nacional 5S, que comprende lo siguiente:

- Mantener la reserva sobre los resultados de las organizaciones


participantes en el concurso.
- Guardar confidencialidad sobre las organizaciones participantes que no
obtuvieron reconocimiento.
- Mantener la reserva de toda información recopilada durante el proceso.

Presidente
Comité Autónomo Premio Nacional 5S

39
ANEXO 5

CRONOGRAMA 2018

Proceso de postulación, evaluación y selección de ganadores

PROCESO GESTOR O RESPONSABLE FECHA

CONVOCATORIA A
COMITÉ AUTÓNOMO 5S 15 marzo - 18 mayo
ORGANIZACIONES
PRESENTACION DE EXPEDIENTE DE
EMPRESA 19 marzo – 11 junio
POSTULACIÓN
REVISIÓN DE EXPEDIENTE DE
COMITÉ AUTONOMO 5S 13 junio – 28 junio
POSTULACIÓN
PRIMER INFORME DE REVISIÓN DE EQUIPO EVALUADOR
03 julio - 16 julio
EXPEDIENTE CERTIFICADO
REVISIÓN DE INFORMES POR EL
COMITÉ TÉCNICO PREMIO 5S 17 julio – 23 julio
COMITÉ EVALUADOR
INFORME DE RESULTADOS de
PRIMERA EVALUACION A COMITÉ TÉCNICO PREMIO 5S 24 julio – 01 agosto
EMPRESAS
VISITA A ORGANIZACIONES EQUIPO EVALUADOR
02 agosto – 31 agosto
SELECCIONADAS CERTIFICADO
03 setiembre - 21
REVISIÓN DE RESULTADOS COMITÉ TÉCNICO PREMIO 5S
setiembre
ENTREGA DE INFORMES FINALES A 24 setiembre- 01
COMITÉ TÉCNICO PREMIO 5S
ORGANIZACIONES octubre
INFORME DE RESULTADOS A
COMITÉ AUTÓNOMO 5S 02 octubre
GANADORES
ENTREGA DE RECONOCIMIENTOS - 1era semana de
COMITÉ AUTÓNOMO 5S
ceremonia central Noviembre

40
ANEXO 6

CATEGORIAS DE POSTULACIÓN

TIPO DE EMPRESA VENTAS MÁXIMAS


ANUALES

Microempresa hasta 150 UIT

Pequeña Empresa +de 150 a 1700 UIT

Mediana Empresa +de 1700 a 2,300 UIT

Gran Empresa + de 2,300 UIT

Colegios y Universidades NO SE REQUIERE

Instituciones Públicas NO SE REQUIERE

Sectores:
 Manufactura
 Minería
 Comercio
 Servicios
 Educación
 Público

41
ANEXO 7

CONVOCATORIA Y POSTULACIÓN

FASE PREVIA:
La fase previa se inicia con la publicación de la convocatoria del Premio Nacional 5S
- 2018 y la difusión de las bases correspondientes.

Desde el momento de la difusión de las bases 2018, las organizaciones interesadas


podrán presentar su postulación mediante la “Ficha de inscripción”, presentándola en
la oficina de AOTS PERU, (la que podrá encontrar en el Anexo 2 de las presentes
bases), debidamente llenada, adjuntando el comprobante de pago por concepto de
“Postulación al Premio Nacional 5”. www.aotsperu.com

Recibida la ficha de inscripción, AOTS PERU remitirá un acuse de recibo a la


organización postulante, analizará la documentación presentada y confirmará la
aceptación de la postulación.

La fecha límite de inscripción para postular al concurso Premio Nacional 5S - 2018 es


el día 15 de mayo de 2018. Desde la convocatoria con las Bases del Premio Nacional
5S, se otorgará un tiempo prudencial, como se indica en el cronograma, para la
redacción del expediente, documento fundamental para la postulación al Premio
Nacional 5S: el cual debe reflejar la realidad de la organización postulante de forma
concisa y precisa, puesto que en la siguiente Fase II, Visita de Evaluación, se
realizará la comprobación de la implementación.

Recibido el expediente de postulación, se analizará el cumplimiento de los requisitos


establecidos en relación al formato y contenido del mismo. Si el expediente cumple
dichos requisitos, se enviará la confirmación de aceptación de documentación a la
organización.

En caso de que el expediente tuviere algunas no conformidades menores, se


permitirá a la organización la subsanación y adecuación del expediente en el plazo de
5 días hábiles desde la notificaci´pon de las mismas al postulante. En caso de
presentar no conformidades mayores o no adecuación a los requerimientos, el
expediente será descalificado.

EVALUACIÓN DEL RELATORIO: FASE I:

Los Evaluadores han sido seleccionados entre expertos profesionales de la


Asociación AOTS PERÚ e integrados en equipos de evaluación. Su rol es examinar
el Expediente de las organizaciones postulantes de forma individual ygrupal,
manteniendo en todo momento la imparcialidad y confidencialidad de la información
recibida.

Finalizado el análisis por parte de los equipos de evaluación, la documentación


resultante (Informe de evaluación de la implementación) será remitida al Comité
Técnico del Premio Nacional 5S.
42
El Comité Técnico del Premio Nacional 5S participará en la selección de
organizaciones que acceden a la fase de visita de evaluación, siendo informados del
listado completo de todas las organizaciones postulantes con la puntuación obtenida,
y analizando la documentación que sea necesaria para su evaluación y selección.
AOTS PERU informará a todas las organizaciones postulantes de su situación, en
forma personalizada y confidencial.

VISITA DE EVALUACIÓN: FASE II:

Todas las organizaciones seleccionadas recibirán una visita de evaluación (Fase II)
para continuar en el proceso, que contrastará la información contenida en el
Expediente de Postulación. Igualmente, los miembros del Comité Organizador
integrado por prestigiosas organizaciones ligadas a Japón, podrán visitar la
organización a manera de observadores para apreciar el nivel de implementación de
5S que tiene la organización concursante (aunque no emitirán ningún juicio ni
calificación). Para ello, se solicitará el permiso de visita correspondiente con la debida
anticipación.

En el caso que se necesite clarificar determinados aspectos contenidos en el


Expediente, la organización postulante puede presentar datos y evidencias
adicionales, que podrían modificar la valoración final de la evaluación; por lo que, la
información básica y sustancial debe estar contenida en el expediente. Si se diera
una variación en la puntuación entre las fases I y II, tendrá una justificación cualitativa
elaborada por el equipo de evaluación.

El equipo responsable de esta visita estará formado por un coordinador principal,


acompañado por un representante del equipo de evaluadores.

La visita de evaluación se realizará en la semana del 01 al 31 de agosto del 2018. La


duración de la visita será determinada en función del tamaño y características de la
organización postulante.

Como resultado de la visita, el equipo evaluador actualizará y complementará el


Informe de Retorno Final.

REUNIÓN DEL COMITÉ AUTONOMO DEL PREMIO 5S: FASE III:

El informe final, junto a la información y documentación recabada a lo largo del


proceso, será analizado por los miembros del Comité Autónomo del Premio Nacional
5S, integrado por representantes de las organizaciones peruano japonesas, así como
por personalidades e Instituciones japonesas que por su prestigio y trayectoria
realzan la trascendencia del proceso de evaluación y enriquecen el fallo del Comité
Autónomo del Premio Nacional 5S.

Tras el estudio de la documentación, el Jurado emitirá su fallo para cada una de las
categorías del Premio Nacional 5S - 2018.

El Comité Autónomo podrá designar a más de un galardonado por categoría, y


también podrá declarar desierta una o varias categorías. La decisión del Comité tiene
carácter de inapelable.
43
Finalizado el proceso, todas las organizaciones participantes en el Premio Nacional
5S - 2018 recibirán el informe final emitido por el equipo evaluador con el análisis y
conclusiones de la evaluación.

CEREMONIA DE ENTREGA DEL PREMIO NACIONAL 5S: FASE IV:

La entrega de reconocimientos a las organizaciones galardonadas con el Premio


Nacional 5S tendrá lugar en una ceremonia central, en los primeros días del mes de
noviembre del 2018, la cual se desarrollará dentro de las instalaciones de la
Asociación Peruano Japonesa.

44
45