A.

Pengertian Dokumen
Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat
dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.
Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan
mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.
Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sbagian
kecil dari dokumen.
Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

B. Jenis-Jenis Dokumen
1. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya
a. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP,
SIM, dan ijazah.
b. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi,
dan saham.
c. Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan
naskah proklamasi.
d. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu
pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU.
2. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya
a. Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam
(dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film.
b. Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di
museum).
c. Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem
kearsipan).
C. Ruang Lingkup Dokumentasi
1. Dokumentasi Literer
Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan
mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut
sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.
2. Dokumentasi Korporil
Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan
mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang
disusun berdasarkan sistem tertentu.
3. Dokumentasi Privat
Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan
mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan
disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.

D. Dokumen Kantor (Surat)

Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, LPT (Lembar Pesan Telepon), e-mail dan lain-
lain. Namun dalam modul ini banyak ditekankan pada dokumen yang berbentuk surat, karena
sebagian besar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam bentuk surat.
1. Pengertian Surat
 Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi atau informasi yang disampaikan
oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau
kantor.
Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis walaupun sudah
banyak alat-alat komunikasi yang canggih seperti handphone, radio, dan televisi karena selain
biayanya sangat murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumbernya.
2. Fungsi Surat
Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut.
a. Alat bukti tertulis
Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi atau
perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. Contonya:
surat perjanjian.
b. Alat pengingat.
Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama.
Contohnya: akta jual beli.
c. Bukti historis
Surat dapat dijadikan bahan riset atau penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi atau
perusahaan di masa yang lalu. Contohnya: bukti-bukti transaksi.
d. Duta organisasi
Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan. Contohnya:
penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.
e. Pedoman
Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. Contohnya: surat
tugas.
f. Sarana promosi
Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi
tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.
3. Jenis-Jenis Surat
a. Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya
 Kartu Pos
Surat yang terbuat dari kertas karton berukuran 15 x 10 cm untuk mengirimkan berita yang
isinya singkat dan bersifat tidak rahasia.
 Warkat Pos
Sehelia kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk
sampul surat. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia.
 Surat Bersampul
Surat yang menggunakan sampul atau amplop.
 Memorandum atau Nota
Memorandum atau nota dapat dipergunakan dalam kegiatan surat-menyurat intern organisasi
perusahaan yang berisikan pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat. Memo dibuat oleh
pemimpin kepada bawahan atau antar pejabat setingkat, seperti memberikan petunjuk, meminta
informasi yang bersifat mengingatkan, dan lain-lain. Sedangkan nota dapat digunakan oleh
pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat dalam satu
organisasi atau perusahaan.
 Surat Tanda Bukti
 Surat khusus yang biasanya berbentuk formulir yang dipakai untuk membuktikan keabsahan
aktivitas antara dua pihak. Wujudnya dapat berupa kuitansi, faktur, tanda terima, dan lain-lain.
b. Jenis-Jenis berdasarkan tujuannya
 Surat permintaan penawaran
 Surat penawaran
 Surat pesanan
 Surat pemberitahuan
 Surat pengantar
 Surat perjanjian
 Surat keputusan.
 Dan lain-lain.
c. Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya
 Surat dinas
Surat yang isinya berpa informasi yang bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah
 Surat pribadi
Surat yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan, persahabatan,
perkenalan maupun yang bersifat setengah resmi seperti surat lamaran pekerjaan.
 Surat niaga
Surat yang isinya berupa informasi niaga atau bisnis dan dibuat oleh badan-badan usaha atau
perusahaan.
 Surat sosial
Surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
 Surat pengantar
Surat yang berbentuk daftar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu bersama surat tersebut.
 Telegram
Ada 2 macam telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan melaluipesawat telegraf
dan surat kawat (surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram).
d. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan jumlah penerimanya
 Surat biasa
Surat yang dikirim kepada seseorang seperti pejabat atau suatu organisasi.
 Surat edaran
Surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.
 Surat pengumuman
Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat yang nama-namanya sulit dituliskan
satu-persatu.
e. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
 Surat sangat rahasia.
Surat ini diberi tanda “SRHS” atau “SR” dan dimasukkan ke dalam 3 sampul surat.
 Surat rahasia.
Surat ini dibri tanda “RHS” atau “R” dan dimasukkan dalam 2 sampul surat.
 Surat biasa.
Surat yang jika isinya terbaca oleh oranglain tidak akan menimbulkan kerugian bagi organisasi
ataupun pejabat yang bersangkutan.
f. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya.
o Surat sangat segera
 Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab atau diselesaikan. Oleh
karena itu “surat sangat segera” memerlukan cara penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-
singkatnya sehingga lebih didahulukan daripada surat-surat lainnya.
o Surat segera
Surat yang berisi informasi yang memerlukan jawaban atau penyelesaian yang segera, namun
tidak secepat surat yang bersifat “sangat segera”.
o Surat biasa.
Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian yang secepatnya, tetapi
diselesaikan menurut urutan kedatangannya.
4. Perlengkapan Surat
a) Kertas Surat.
Ukuran kertas yang biasa digunakan dan kegunaannya adalah sebagai berikut.
Jenis kertas surat Ukuran Kegunaan
Kertas Folio 33 cm x 21,5 cm Untuk menulis surat yang
isinya panjang
Kertas Kuarto 28 cm x 21,5 cm Untuk menulis surat yang
isinya pendek
Kertas Oktavo 20,5 cm x 12,7 Untuk menulis memo dan
cm nota, ukuran kertasnya
setengah dari kertas folio
atau kuarto
Kertas Sikmo 20,5 cm x 16,5 Untuk menulis surat dan
cm merupakan kertas ukuran
Inggris.
Kertas A4 29,7 cm x 21 cm Untuk menulis surat dinas
Kertas A5 14,8 cm x 21 cm Untuk menulis surat dan
merupakan ukuran kertas
internasional
Kertas A6 10,5 cm x 14,8 Untuk menulis surat
cm pengantar
Kertas A7 7,4 cm x 10,5 cm Untuk menulis surat dan
merupakan ukuran kertas
internasional
Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai dalam kegiatan surat menyurat adalah sebagai berikut.
Kertas Union Skin, kertas yang putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa dipergunakan
untuk surat menyurat ke luar negeri.
Kertas HVS, biasa dipakai untuk surat asli.
Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan.
Kertas Stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak.
b) Amplop atau Sampul Surat
Jenis-jenis amplop atau sampl surat yang biasa digunakan untuk kegiatan surat menyurat adalah
sebagai berikut.
 Commercial  Open end  Catalogue
 Visiting card  Coin  Button and string
 Drug  Window  Eyelet and clasp
  Bifold  Official  Invoice tag
 Card  Postage cavour  Church
 Double fold  Pence  X-ray
 Air mail  Work docket  Receipt and page
c) Lipatan Surat
 Lipatan Perancis
 Lipatan Baron
 Lipatan Baku (Standard Fold)
 Lipatan Akordion (Accordion Fold)
 Lipatan Baku Rendah (Low Standard Fold)
 Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)
 Lipatan Tunggal (Single Fold)
 Lipatan Ganda Sejajar (Parallel Double Fold)

E. Bagian-Bagian Surat

2
3
4

5
6

8
9

10
11
12

13
 14

Keterangan:
1. Kepala surat.
2. Nomor surat.
3. Tanggal surat.
4. Alamat yang dituju.
5. Hal atau perihal.
6. Salam pembuka.
7. Pembuka.
8. Isi surat.
9. Penutup.
10. Salam penutup.
11. Nama organisasi atau perusahaan.
12. Nama penandatangan.
13. Jabatan penandatangan.
14. Lampiran.
15. Tembusan.
16. Inisial.

1) Kepala Surat
Kepala surat hendaknya disusun dengan tata letak yang menarik. Karena selain sebagai informasi
tentang organisasi tetapi juga sebagai alat promosi.
Hal-hal yang terdapat pada kepala surat adalah sebagai berikut.
a. Nama Organisasi atau perusahaan.
b. Alamat kantor.
c. Nomor telepon atau faksimili atau kode pos.
d. Website atau alamat e-mail.
e. Nama bankir.
f. Logo perusahaan.
g. Bidang usaha (khusus bagi perusahaan).
Pada dasarnya, kop surat mempunyai peranan ganda. Di satu sisi sebagai cara menyampaikan
informasi dan pesan tertentu dari suatu perusahaan atau organisasi ke pihak luar. Di sisi lain,
berfungsi sebagai sarana promosi. Misalkan, seperti ekspor impor. Eksportir dan importir
berbeda secara georafis dan geopolitik. Satu-satunya media yang memperkenalkan mereka
hanyalah korespondensi yang mereka lakukan. Karena itu, kop surat dapat memegang citra
perusahaan. Kop surat yang bagus dan menarik akan memberi kesan pertama yang baik yang
akan membawa pada penilaian integritas dan bonafiditas yang baik juga. Integritas dan
bonafiditas sangat penting karena, karena integritas yang tinggi dan bonafiditas yang tinggi akan
menghasilkan kepercayaan, dan kepercayaan inilah faktor utama kesuksesan jalinan perdagangan
internasional.

Contoh:
BEBBY BEAUTY CENTER
 Jalan Terusan Surabaya 78 Malang Jawa Timur 65171
Telepon (0341) 777888 Faksimili (0341) 777887
2) Nomor Surat
Fungsi nomor surat yaitu:
 Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang diperlukan (dalam
arsip)
 Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasi atau
perusahaan.
 Memudahkan dalam mengetahui waktu saat anda melakukan hhubungan surat menyurat.

Cara penomoran surat bervariasi sesuai dengan pengodean yang diatur oleh intern masing-
masing organisasi atau perusahaan.
Contoh:
Nomor: 235/PP/Xl/08
235 menunjukkan nomor urut surat
XI menunjukkan bulan pembuatan surat
08 menunjukkan tahun pembuatan surat.
3) Tanggal Surat
Cara penulisan surat ada 2. Untuk surat yang mempunyai kepala surat atau berkop, tanggal surat
cukup dituliskan dengan tanggal, bulan, dan tahun di kanan atas.
Namun jika tanggal surat ditempatkan di sebelah kanan bawah, maka nama kota wajib
dituliskan.
4) Lampiran
Lampiran adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan ke dalam surat.
Contohnya brosur daftar harga, faktur, fotokopi pembayaran, dan lain-lain. Penulisan lampiran
dapat diletakkan di bawah nomor surat (biasanya untuk surat dinas pemerintah) atau diletakkan
setelah penanggung jawab surat pada sisi sebelah kiri (biasanya dipakai oleh surat niaga atau
perusahaan).
5) Perihal atau Hal
Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca mengenai isi pokok surat.
Fungsi perihal seperti fungsi judul dari sebuah surat sehingga penulisannya mengikuti tata cara
penulisan judul dalam sebuah karangan. Secara umum, tata cara penulisan perihal adalah sebagai
berikut.
 Setiap awal kata ditulis dengan huruf kapital kecuali dengan kata depan dan kata tugas.
 Perihal tidak boleh menggunakan huruf kapital semua kecuali digunakan pada surat yang
memakai judul.
 Pada akhir perihal tidak dberi tanda titik.
6) Alamat Dalam atau Alamat Tujuan
Penulisan alamat ada dua, yaitu sebagai berikut.
 Alamat luar: alamat yang ditulis pada sampul surat.
 Alamat dalam: alamat yang ditulis di dalam kertas surat.
Contohnya:
Yth. Ibu Zahira Salsabila
Direktur PT. Wings Surya
Jalan Ambon 32
Malang
7) Salam Pembuka
Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat secara teoritis tidak diwajibkan, namun salam
pembuka berguna agar surat tidak terasa kaku.
Contohnya: Dengan hormat,
8) Isi Surat
Isi surat terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.
 Alinea pembuka.
Alonea pembuka merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat.
Alinea pembuka harus dapat memotivasi pembaca untuk tetap membaca seluruh isi surat.
 Alinea isi.
Alinea isi berisikan pesan (keterangan atau penjelasan dari masalah pokok surat) yang ingin
disampaikan oleh si pengirim surat. Dalam menyampaikan pesan, penulis harus dapat
menyampaikan pesan secara ringkas, lengkap, jelas, dan sopan.
Hal-hal yang perli diperhatikan dalam membuat alinea isi adalah sebagai berikut.
o Tetapkan terlebih dahulu maksud dan tujuan surat
o Rumuskan pokok pembicaraan secara berurut dan logis serta kalimat yang menarik.
o Pergunakan kata-kata yang menarik dan mudah dimengerti.
o Hindarkan penggunaan singkatan dan istilah yang tidak biasa dipakai
o Kuasai bentuk surat dan cara pengetikannya.
o Perhatikan penggunaan tanda baca.
 Alinea penutup.
Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang berarti pembicaraan dalam surat
telah selesai. Alinea penutup surat harus singkat dan tegas, tidak berisi basa-basi yang
berlebihan.
9) Salam Penutup
Pemakaian salam penutup di dalam penulisan surattidak diwajibkan, namun salam penutup dapat
digunakan untuk menunjukkan rasa hormat atau keakraban pengirim kepada penerima surat.
Contohnya: Hormat kami,
10) Nama Organisasi atau Perusahaan.
Nama organisasi setelah salam penutup sudah jarang dipergunakan, namun masih sangat
dibutuhkan jika:
 Surat menggunakan kertas lebih dari 1 lembar, maka kertas kedua, ketiga dan seterusnya tidak
menggunakan kertas berkepala surat sehingga penggunaan nama organisasi atau perusahaan
masih dibutuhkan.
 Surat tidak menggunakan kertas yang berkepala surat.
Nama organisasi dapat juga diganti dengan nama unit organisasi apabila surat dikeluarkan oleh
unit organisasi tetapi pada kepala suratnya tetap tertera nama induk organisasinya.
Contohnya:
Hormat kami,
PT. Sarimelati
11) Jabatan
Dalam surat niaga, umumnya penulisan nama jabatan diletakkan di bawah nama
penanggungjawab surat karena surat niaga jarang dicantumkan nomor pokok anggota organisasi.
 Contohnya:
Hormat kami,
PT. Sarimelati

Dian Sastrowardoyo
Manager Keuangan

Dalam surat dinas pemerintah, nama jabatan diletakkan di bawah salam penutup di atas tanda
tangan karena surat dinas pemerintah mencantumkan nomor induk pegawai dari
penanggungjawab surat.
12) Penanggungjawab Surat.
Dalam kegiatan surat menyurat di Indonesia, orang yang berwenang menandatangani surat
adalah orang yang tercantum namanya dalam surat tersebut, yakni orang yang bertanggungjawab
atas organisasi atau kegiatan yang dilaksanakannya, baik atas nama organisasi secara
keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang bersangkutan.
 Atas nama, disingkat menjadi a.n.
Cara ini dipakai jika pejabat utama melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk
menandatangani surat atas nama pejabat utama.
Contoh:
a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga
Sekretaris Jenderal

Drs. Sulthon
NIP................

Contoh ini menunjukkan bahwa Sekretaris Jenderal Departemen Pemuda dan Olahraga berhak
menandatangani surat atas nama Menteri Pemuda dan Olahraga berdasarkan pelimpahan
wewenang.

 Beliau, disingkat menjadi u.b.

Cara ini dipakai jika pejabat yang telah mendapatkan wewenang atau atas nama kemudian
melimpahkan kembali kepada pejabat yang berada di bawahnya dan memberi kuasa
menandatangani surat sesuai dengan tugas rutinnya.
Contoh:
a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga
Sekretaris Jenderal
u.b.
Kepala Biro Keuangan

Fitri Putri, S.E

NIP...................
 Dalam kegiatan korespondensi pada perusahaan atau swasta, dikenal dengan petunjuk p.p.
(perprocurationem), yaitu seseorang yang diberi kuasa oleh pimpinan perusahaan.
Contoh:
p.p. Boutique Distro

Thumbellina
Manajer Pemasaran

Sebagai catatan, perlu diingat bahwa pejabat yang menandatangani surat bukan merupakan wakil
dari atasannya langsung, akan tetapi hanya terbatas untuk mewakili atasan dalam hal
penandatanganan surat saja, agar surat tersebut menjadi sah.
13) Tembusan atau Tindasan ata Carbon Copy
Surat menggunakan tembusan jika salinan surat diberikan kepada pihak lain yang ada kaitannya
dengan isi surat. Penulisannya diletakkan di kiri bawah.
Contoh:
Lampiran : 1 berkas
Tembusan:
1. Divisi keuangan
2. Divisi pemasaran
3. Arsip.
14) Inisial
Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep surat dan pengetik surat. Biasanya inisiak
pengonsep surat dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan pengetik surat dengan huruf kecil.
Contoh:
Lampiran : 1 berkas
Tembusan:
1. Divisi keuangan
2. Divisi pemasaran
3. Arsip.
BK/sd
Keterangan:
BK: Bella Kasih (Pengonsep)
sd: Sari Dewi (Pengetik)