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Projetos são feitos para lidar com inovações e problemas não rotineiros,
que ocorrem em qualquer organização. Os projetos são diferentes das
atividades funcionais – as operações regulares de fornecimento de bens e
serviços. Para realizar um projeto desde a fase da concepção intelectual até a
apresentação do resultado final, é preciso utilizar técnicas que abrangem todos
os campos da administração.
O Project Manager Institute definiu o projeto como “Um esforço
temporário incumbido de criar um produto ou serviço único. Temporário
significa que todo projeto tem um início e um término bem definidos. Único
significa que o produto ou serviço distingue-se substancialmente de todos os
produtos e serviços existentes.”
Os projetos são certos empreendimentos que se repetem, mas que, a
cada vez, resultam em um produto ou esforço diferente dos anteriores.
• Conduzir aquisições;
• Administrar aquisições;
• Encerrar aquisições;
Aqui vale uma dica. Como estamos lidando com um assunto estudado
por vários autores, às vezes, algum engraçadinho resolve mudar o nome das
fases, ou colocar duas em uma só, mas no geral acaba no mesmo desenho que
está demonstrado acima. Por isso preciso contar com a sua sapiência, querido
aluno, para que saiba distinguir as fases e deixar o nome como uma sugestão.
Entenda muito bem as fases e saberá determinar de qual fase o examinador
está falando quando perguntado na prova. Beleza?
Desenvolvimento
Agora é por a mão na massa, certo? Após o desenho do projeto é a hora
que o desenho sai do papel. Os trabalhos de coordenação, descentralização,
controle, suprimentos e tudo mais acontecem aqui. Mas há um grande PORÉM!
O controle, certo? Sem controle os trabalhos perdem a eficiência, a eficácia e a
qualidade. O controle é o processo necessário para formalizar a aceitação das
entregas do projeto terminadas. Existem duas formas de controle:
Para verificação do escopo – A inspeção inclui atividades como medição,
exame e verificação para determinar se o trabalho e as entregas atendem aos
requisitos e aos critérios de aceitação do produto. As inspeções recebem vários
nomes, como revisões, revisões de produto, auditorias e homologações. Em
algumas áreas de aplicação, esses vários termos possuem significados
específicos e restritos.
Entrega
Uma vez atingido o objetivo, vem a apresentação do produto final ao
cliente. Encerramento do grupo de trabalho, encerramento de contratos,
dissolução da equipe, encerramento administrativo são passos que devem ser
dados sempre APÓS uma avaliação geral e o levantamento das lições
aprendidas.
Podemos perceber pelo gráfico que a demanda de recursos (financeiros,
pessoal, material) aumenta de acordo com a evolução do projeto. É uma
tendência natural que o projeto aumente de custo quanto mais próximo do seu
fim. Inicialmente o custo é baixo, por isso deve ser nas etapas iniciais que se
deve avaliar a viabilidade do projeto. Depois de certa fase, o custo para
desistir aumenta, o que significa que não dá mais pra voltar atrás.
Riscos do projeto
Seria maravilhoso se conseguíssemos, ao início de um projeto,
determinar exatamente quanto custará, qual o tempo necessário e qual seu
desempenho. Mas não é possível. Quando se trabalha com decisões não
programadas (não rotineiras) o nível de incerteza é grande. Falando em
termos de previsão, as etapas iniciais podem ser previstas com uma certeza
maior, mas, como as etapas posteriores dependem das anteriores, o grau de
incerteza aumenta na medida em que a previsão se afasta das etapas iniciais.
Por isso é uma tarefa inglória prever a tricotomia proposta anteriormente:
custo, desempenho e prazo. É comum, porém, fazer novas previsões a
Incertezas
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PROFESSOR: BERNARDO CONRADO
Gerente de projeto
Primeiramente, é preciso diferenciar o gerente de projetos do gerente
funcional.
Os gerentes funcionais são, normalmente, especialistas nas áreas que
gerenciam. Sendo especialistas, eles são analiticamente orientados e
conhecem algo dos detalhes de cada operação pela qual são responsáveis.
Quando uma tarefa tecnicamente difícil é requisitada aos seus departamentos,
eles sabem como analisá-la e atacá-la.
Um gerente de projeto geralmente inicia sua carreira como um
especialista em algum campo, e dessa posição é que será promovido a de
projeto. Esse gerente deve supervisionar muitas áreas funcionais, cada qual
com seus especialistas. Portanto, o que se requer é o talento de juntar as
muitas partes de uma tarefa formando um todo coerente.
Departamentalização Funcional
Vantagens
• Permite economias de escala e torna mais eficiente o uso
de recursos.
• Cria condições para centralizar o processo de tomada de
decisão.
• Facilita a direção unificada e o controle da organização
aos administradores de topo.
• Possibilita o aperfeiçoamento de funcionários e
administradores em suas funções.
• Facilita a comunicação dentro das áreas funcionais.
Desvantagens
• Estimula uma visão limitada dos objetivos
organizacionais, muito focalizada nos objetivos de cada
área funcional.
• Dificulta a coordenação e a comunicação entre
departamentos funcionais.
• Diminui a velocidade de resposta às mudanças externas
em virtude da centralização da tomada de decisão.
• Dificulta a avaliação da contribuição de cada área
funcional para o desempenho da organização como um
todo.
• Dificulta a apuração com precisão dos responsáveis por
um problema ou situação.
RESOLUÇÃO DE QUESTÕES
Resolução
Os projetos são atividades ou empreendimentos que têm um início e um
fim programados, e que devem fornecer um produto final singular (resultado).
O produto do projeto é definido em função de um problema, oportunidade ou
interesse de alguma pessoa ou organização, que é o cliente do projeto. Para
avaliar o grau de sucesso do projeto, é preciso verificar se o interesse do
cliente foi atendido.
Gabarito Certo.
Resolução
Escritório de projetos. Um escritório de projetos (Project Management
Office, PMO) é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas
várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e
coordenado dos projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um PMO
podem variar desde o fornecimento de funções de apoio ao gerenciamento de
projetos até a responsabilidade real pelo gerenciamento direto de um projeto.
O PMO pode ser uma parte interessada se ele tiver responsabilidade
direta ou indireta pelo resultado do projeto. O PMO pode oferecer, mas não se
limita a:
• Serviços de suporte administrativo, como políticas, metodologias e
modelos;
• Treinamento, aconselhamento e orientação de gerentes de projetos;
• Suporte, orientação e treinamento em relação a como gerenciar projetos
e usar as ferramentas;
• Alinhamento dos recursos humanos dos projetos e/ou o Comunicação
centralizada entre gerentes de projetos, patrocinadores, gerentes e
outras partes interessadas.
Resolução
Gabarito Errado
Resolução
Área de gerenciamento da integração do projeto
Define os processos e as atividades que integram os diversos elementos
necessários ao gerenciamento de um projeto. Isso inclui:
• Desenvolvimento do termo de abertura do projeto
• Desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto
• Orientar e gerenciar a execução do projeto
Resolução
O examinador usou do conceito criado pelo PMI:
O Project Manager Institute definiu o projeto como “Um esforço
temporário incumbido de criar um produto ou serviço único. Temporário
significa que todo projeto tem um início e um término bem definidos. Único
significa que o produto ou serviço distingue-se substancialmente de todos os
produtos e serviços existentes.”
O projeto, por ser algo inovador e único, tem sua elaboração
progressiva, isso porque há várias fases, o que chamamos de ciclo de vida do
projeto.
Gabarito Certo.
Resolução
Gerenciamento de integração do projeto
Define os processos e as atividades que integram os diversos elementos
do gerenciamento de projetos. Este inclui:
• Desenvolver o termo de abertura do projeto;
• Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto;
• Orientar e gerenciar a execução do projeto;
• Monitorar e controlar o trabalho do projeto;
• Realizar o controle integrado de mudanças;
• Encerrar o projeto ou a fase.
• Controlar o escopo.
Resolução
Primeiramente. Despreocupemo-nos porque essa questão foi retirada da
área de TI do referido concurso. Não acredito que caia algo assim pra nossa
prova.
Segundo. Baita sacanagem colocar uma questão dessas! Muito
específica, ainda que para TI.
Terceiro. Deveria ser anulada. Isso porque o PMBOK versão 4 foi lançado
em 2008, essa questão é de 2012. Já desde essa versão o termo
“Orçamentação” foi substituído por “Determinar o Orçamento”. De acordo com
o PMBOK 4, Determinar o Orçamento é o processo de agregação dos custos
estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer
uma linha de base dos custos autorizada. Este é um processo que está dentro
do gerenciamento de custos do projeto:
Área de gerenciamento de custos do projeto
Descreve os processos e atividades de planejamento, estimativa de
custos, determinação do orçamento e controle de custos do projeto. Isso
inclui:
• Estimar custos
• Determinar custos
• Controlar custos
Pode ser mera questão de nomenclatura, mas se você procurar esse
termo no PMBOK não achara. Por isso deveria ser anulada.
De qualquer forma, serve como preparo.
Resolução
Projetos demandam uma configuração especial, isso porque todo projeto
é especial, é único e resultam em um produto único. Isso não quer dizer que
os projetos sejam desprovidos de políticas e regras gerais. Sim, os projetos
podem ter regras gerais. Algumas empresas trabalham somente com projetos,
ou têm muitos projetos, então a parte que pode ser padronizada, por vezes o
é. Não estou dizendo aqui que o projeto é padronizado, estou dizendo que
parte dele pode ser padronizada.
Gabarito Certo.
Resolução
Gerenciamento das comunicações do projeto
Identifica os processos relativos à geração, coleta, disseminação,
armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma
oportuna e apropriada. Este inclui:
• Identificar as partes interessadas;
• Planejar as comunicações;
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• Distribuir informações;
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas
• Relatar desempenho.
EXPLICANDO OS PALAVRÕES
Resolução
Risco – ocorre quando não podemos prever com certeza o resultado de
uma alternativa, mas temos informação suficiente para prever a
probabilidade de que ela irá levar à situação desejada. Ou seja, o risco é a
condição para tomada de decisão em que os administradores conhecem a
probabilidade de que uma determinada alternativa leve a um objetivo ou
resultado desejado.
Risco por si só, significa a falta de previsibilidade. É evento incerto.
Certamente, porém, que ele tem efeitos negativos sobre o projeto.
Gabarito Errado
Resolução
Ora, uma é decorrência da outra. Como é que saberemos quanto estimar
de recursos se não sabemos onde alocar esses recursos? Imagine você fazendo
a festa de 15 anos de sua filha e estimar que vá gastar R$50.000. É muito ou
pouco? Não dá pra saber. Pode ser muito ou pouco, depende de o quê você se
propõe a fazer e o que a sua amada filhinha deseja! Se ela quiser dançar com
o Cauã Reymond na valsa, só aí já morrem os cinquentinha. Entendeu?
A estimativa de recursos financeiros depende da estimativa de alocação
de recursos, uma relação de causa e consequência.
Gabarito Errado.
Resolução
Vamos ao conceito de projeto de acordo com o PMI:
O Project Manager Institute definiu o projeto como “Um esforço
temporário incumbido de criar um produto ou serviço único. Temporário
significa que todo projeto tem um início e um término bem definidos. Único
significa que o produto ou serviço distingue-se substancialmente de todos os
produtos e serviços existentes.”
Se o projeto cria um produto único, a entrega é exclusiva! Não há duas
entregas de um mesmo projeto. Uma vez realizado o projeto ele acaba. Se há
outra entrega do mesmo produto, já virou rotina. Passa a ser, portanto um
produto regular da companhia que não demanda mais a estrutura do projeto,
ao contrário, demanda uma estrutura funcional. Certo?
Gabarito Errado.
Resolução
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Gabarito Errado.
Resolução
Muitas das vezes as fases são concomitantes ou começam antes que a
outra termine. Um projeto não é um processo estanque, rígido, ao contrário,
exatamente pela sua natureza, é dinâmico, com idas e vindas. Muitas vezes é
preciso alterar o desenho do projeto depois que se alcança certo nível de
amadurecimento das atividades, muitas vezes o escopo é alterado, muitas
vezes a data de entrega é alterada. São as idas e vindas que fazem do projeto
o que ele é, algo nunca antes experimentado. Já ouviu falar de alguém que fez
algo pela primeira vez com perfeição? Não há né?
Podemos usar como exemplo o desenho abaixo de um ciclo de vida do
projeto:
Gabarito Errado.
Resolução
Caro aluno, projeto é algo único, inovador, sem precedentes. As
premissas do projeto são: resultar em um produto, que esse produto seja
único, que o processo tenha prazo (início e fim). Fora isso, não há nada que
seja obrigatório. Na verdade, as premissas fazem parte do conceito de projeto.
As ferramentas e técnicas, por mais que estejam presentes na maioria dos
projetos, não são partes obrigatórias. Se o projeto for o de criação de uma
fórmula matemática para a resolução de um problema qualquer, haverá
somente uma técnica nova, sem ferramentas.
Se é que podemos dizer que há algo que todos os projetos necessitam é
o próprio gerenciamento. Apesar de poder ser algo deliberado ou não, não vejo
como um projeto pode andar sem um gestor.
Gabarito Errado.
Resolução
De acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), os
projetos e seu gerenciamento são executados em um ambiente mais amplo
que o do projeto propriamente dito. A compreensão desse contexto mais
amplo ajuda a garantir que o trabalho seja conduzido em alinhamento aos
objetivos da empresa e gerenciado de acordo com as metodologias e práticas
estabelecidas pela organização.
Como o PMBOK é o guia para projetos, reconhecido no mundo todo como
a manualização mais completa sobre o assunto, por vezes a banca vai lá no
livro e saca algum conceito sem maiores explicações. Infelizmente nós,
concurseiros, estamos sujeitos a isso.
Gabarito Errado.
Resolução
É o contrário né querido aluno? Todo projeto precisa de um
gerenciamento, esse é o processo natural. O examinador trocou a causa e a
consequência.
Gabarito Errado.
Resolução
O projeto, por mais que reduza o mundo do problema, não pode ter sua
visão tapada. É essa interação com o mundo que torna o projeto eficiente. Os
gestores devem estar atentos ao mundo amplo para conseguirem fazer uma
redução de boa qualidade. A especialização aqui não tem lugar, um projeto
precisa da interação entre os profissionais, o problema, o cliente e tudo o que
rodeia o projeto.
Gabarito Errado.
Resolução
Que bom seria se pudéssemos ser intolerantes com o risco e isso
bastasse para que as falhas não ocorressem. Não seria risco, certo?
Gabarito Errado.
Resolução
Os processos não são executados de forma uniforme. Cada etapa do ciclo
de vida do projeto demanda um esforço diferente. O projeto, o
desenvolvimento, o controle, nada disso é uniforme.
Quanto ao ciclo, a questão está correta, pois é temporário e demanda
um início e fim determinados.
Gabarito Errado.
Resolução
Todo o projeto pode ser considerado como um agregado de processos.
Esses processos podem ser de dois tipos:
Gabarito Certo.
Resolução
Certíssimo. A qualidade do projeto refere-se aos processos do projeto,
por isso pode ser transposta facilmente de um projeto para outro, pois não
dependem do produto. Agora, se falarmos das técnicas e as medidas de
qualidade, essas são específicas para cada produto, por isso não se repetem.
Gabarito Certo.
Resolução
De jeito nenhum. Muitos projetos terminam exatamente porque não
conseguem atingir seus objetivos. Se no desenrolar do projeto descobre-se
que ele é inviável, pra que continuar? Não tem cabimento.
Gabarito Errado.
Resolução
Isso mesmo. Risco não acaba durante todo o projeto, por isso é
imprescindível que se mantenha consciência do risco a todo tempo, além de
informar a todos os integrantes do projeto sobre eles.
Gabarito Certo.
Resolução
O controle de escopo é o processo necessário para controlar as
mudanças feitas no escopo do projeto.
Um sistema de controle de mudanças no escopo do projeto,
documentado no plano de gerenciamento do escopo do projeto, define os
procedimentos para efetuar mudanças no escopo do projeto e no escopo do
produto. O sistema inclui a documentação, os sistemas de acompanhamento e
os níveis de aprovação necessários para autorizar mudanças. O sistema de
controle de mudanças do escopo é integrado a qualquer sistema de
informações do gerenciamento de projetos global para controlar o escopo do
projeto. Quando o projeto é gerenciado sob um contrato, o sistema de controle
de mudanças também fica de acordo com todas as cláusulas contratuais
relevantes.
As mudanças, portanto, devem passar por especialistas e chegar a um
entendimento sobre qualquer mudança no projeto. Perceba que o examinador
deu uma adaptada no tripé do projeto chamando de cronograma e benefícios
do projeto o prazo e o escopo. Atente-se para os sinônimos ok?
Gabarito Certo.
Resolução
Lembra do conceito? “Um esforço temporário incumbido de criar um
produto ou serviço único. Temporário significa que todo projeto tem um início
e um término bem definidos. Único significa que o produto ou serviço
distingue-se substancialmente de todos os produtos e serviços existentes.”
Um projeto é um esforço não rotineiro. Então tudo o que for trabalho
rotineiro, podemos tirar da lista: contratar funcionários, por exemplo. Daí já
tem a incorreção da questão.
Afora isso, um projeto deve resultar em um produto ou serviço específico
e único. A qualidade de vida não é um produto ou serviço. Se fosse a criação
de um programa de exercícios físicos para os funcionários (que afeta a
qualidade de vida) estaria certo o desenvolvimento desse programa, depois de
pronto ele se torna rotina.
Gabarito Errado.
Resolução
Podemos dizer que todo projeto deve se pautar por três problemas
iniciais: custo, prazo e escopo. A função do gerente de projeto é administrar
esses fatores de tal forma que a meta possa ser atingida dentro dos
parâmetros citados. É importante que saibamos que não se pode alterar uma
dessas variáveis sem que se altere outra, isso porque elas estão interligadas.
Gabarito Certo.
Resolução
Declaração do Escopo do projeto descreve, em detalhes, as entregas
do projeto e o trabalho necessário para criar essas entregas. A declaração do
escopo também fornece um entendimento comum do escopo do projeto a
todas as partes interessadas e descreve os principais objetivos. Além disso,
permite que a equipe do projeto realize um planejamento mais detalhado,
orienta o trabalho da durante a execução e fornece a linha de base para avaliar
solicitações de mudanças ou trabalho adicional e verificar se estão contidos
dentro ou fora dos limites do projeto. Qualquer que seja o processo de
trabalho, o resultado precisa ser (1) que o escopo técnico seja estabelecido
(talvez não detalhadamente), (2) que as áreas básicas de responsabilidade de
desempenho sejam aceitas pelos participantes, e (3) que alguns cronogramas
e orçamentos gerais experimentais sejam explicados detalhadamente. Isso
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Gabarito Errado.
Resolução
É uma questão que aborda alguns conceitos extras que acho que vale a
pena colocar aqui.
Estrutura Matricial é um modelo híbrido que conjuga as vantagens da
estrutura funcional com o melhor da estrutura divisional. A estrutura matricial
agrega os especialistas em cada área funcional, permitindo extrair o máximo
da divisão do trabalho. É usada geralmente para lidar com projetos ou
negócios que precisam de equipes multidisciplinares temporárias, que possam
estar simultaneamente envolvidas em vários projetos. Assim, a equipe de uma
organização matricial agrupa funcionários das áreas funcionais da organização
– emprestados para o projeto por período determinado – com funcionários
alocados ao projeto. Nesse caso temos a ocorrência de dupla chefia, pois o
funcionário tem o chefe funcional e o chefe de projeto.
Vantagens
• Potencializa as vantagens decorrentes da estrutura
funcional e da estrutura divisional.
• Pode reduzir a multiplicação e a dispersão de recursos e,
com isso, melhorar a eficiência.
• Permite maior flexibilidade e adaptabilidade da
organização ao ambiente mutável.
• Facilita a cooperação interdisciplinar entre
departamentos.
• Promove o conflito construtivo entre membros da
organização.
Desvantagens
• Dificulta a coordenação em razão da autoridade dual, o
que pode causar frustração e confusão.
• Trata-se de uma forma estrutural complexa, com
potenciais focos de conflito e desequilíbrios de poder
entre os dois lados da matriz.
• Perda excessiva de tempo em reuniões para discutir
problemas e solucionar conflitos.
• Muita dificuldade para apurar os responsáveis por
problemas.
• Exige um conjunto de competências de relacionamento
interpessoal e maturidade dos gestores.
Vantagens
• Permite economias de escala e torna mais eficiente o uso
de recursos.
• Cria condições para centralizar o processo de tomada de
decisão.
• Facilita a direção unificada e o controle da organização
aos administradores de topo.
• Possibilita o aperfeiçoamento de funcionários e
administradores em suas funções.
• Facilita a comunicação dentro das áreas funcionais.
Desvantagens
• Estimula uma visão limitada dos objetivos
organizacionais, muito focalizada nos objetivos de cada
área funcional.
• Dificulta a coordenação e a comunicação entre
departamentos funcionais.
• Diminui a velocidade de resposta às mudanças externas
em virtude da centralização da tomada de decisão.
• Dificulta a avaliação da contribuição de cada área
funcional para o desempenho da organização como um
todo.
• Dificulta a apuração com precisão dos responsáveis por
um problema ou situação.
Gabarito Certo
Resolução
Como estudamos em aula, os projetos têm como característica o início,
meio e fim, portanto são temporários. Já os processos são atividades
desenvolvidas com finalidade específica e que podem ou não ser temporários,
aliás, não tem um tempo definido de fim. Essa não é uma característica dos
processos.
Gabarito Certo.
Gabarito Errado.
Resolução
Bato nessa tecla pra que você compreenda que as bancas vão por esse
caminho. O projeto é um esforço a fim de um produto (resultado) único e com
tempo certo para acabar.
Gabarito Certo.
Resolução
Gabarito Errado.
Resolução
Entendendo a diferença
PMBOK
Integração
Escopo
Tempo
Custo
Qualidade
Comunicação
RH
Risco
Aquisições
Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento e Controle
Encerramento
É definido, pelo próprio PMI, como sendo “Um padrão reconhecido para a
profissão de gerenciamento de projetos. Um padrão é um documento formal
que descreve normas, métodos, processos e práticas estabelecidas”.
Prince 2
Justificativa comercial
Lições aprendidas
Papeis e responsabilidades
Produto focado
Ajuste/Adaptação
Organização (Quem ?)
Qualidade (O Quê?)
Iniciando um projeto
Direcionando um projeto
Iniciar um projeto
Controlando um estágio
Fechando um projeto
Gabarito Certo.
Resolução
Gabarito Errado.
Resolução
De acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), os
projetos e seu gerenciamento são executados em um ambiente mais amplo
que o do projeto propriamente dito. A compreensão desse contexto mais
amplo ajuda a garantir que o trabalho seja conduzido em alinhamento aos
objetivos da empresa e gerenciado de acordo com as metodologias e práticas
estabelecidas pela organização.
O projeto traz para o papel um pedaço do mundo real, um problema, na
verdade. Quando se analisa um problema, se exclui algumas variáveis e se
trabalha dentro de um grau de previsibilidade. Essa redução ao projeto faz
com que se ache a solução que servirá para boa parte do problema, o
problema em si permanece.
O ambiente do problema é algo imenso, isso nos remete à teoria dos
sistemas, em que tudo está interligado. Só de pensar nisso agente tem um nó
na cabeça. Mas esse é o intuito de um projeto, trabalhar com a previsibilidade
e resolver a maioria dos casos, mas o problema continua e vai continuar.
Imaginem o problema de abastecimento de água no semiárido
nordestino. O Governo Federal desvia o Rio São Francisco e irriga áreas do
nordeste. O problema acabou? E se agente tiver uma seca ao longo do leito do
Rio? Entendeu?
O ambiente do problema é algo incontrolável e muito maior do que o
projeto se propõe a resolver.
Gabarito Certo.