5.

1 Funciones y manejo físico de los inventarios, recepción, organización,

despacho, mantenimiento de los registros.

Almacén: Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.

La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende

de la información respecto a tiempos de adelantes, disponibilidades de materiales,
tendencias en los precios y materiales de compras, es la fuente mejor de esta información

Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben
establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso
innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos de rotación
de inventarios defectuosos y a robos. Los registros de deben mantener, lo cual facilitan la
localización inmediata del os artículos.

Función de los Almacenes:

Los inventarios o stocks, definidos como una provisión de materiales con el objeto de
facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfacción de los pedidos de
consumidores y clientes, se presentan prácticamente en cualquier organización, y en
particular, en las empresas industriales, sean éstas pequeñas, medianas o grandes.

Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo
tipo de almacenes:

1. Recepción de materiales en el almacén.

2. Registro de entradas y salidas del almacén.
3. Almacenamiento de materiales.
4. Mantenimiento de materiales y de almacén.
5. Despacho de materiales.
6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y
de contabilidad.
Función de las Existencias:

Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de:

1. Retraso en el abastecimiento de materiales.

2. abastecimiento parcial
3. Compra o producción en totales económicos.
4. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

Manejo Físico de Inventarios:

Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la
existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el
inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla
con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre
materiales.

Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística
física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de
la existencia registradas en las FE.

El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal
de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en
toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el depósito, entre otras. El inventario
físico es importante por las siguientes razones:

1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las
existencias físicas (cantidad real en existencia).
2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en
valores monetarios.
3. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para
efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del
ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito
en el libro de inventario, conforme la legislación.
2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la
existencia del material y la aproximación del consumo real.
Recepción Inventarios:
La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador
común, es la misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u otro departamento
de la compañía, las actividades de construcción, el procedimiento será el mismo.

Importancia: La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital

importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su
experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones
principales son aquellos grandes empresas con plantas múltiples. La recepción está
estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el
departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

Proceso:

1. Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está en

orden y en buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el
número de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente
inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envió, esto es
esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre,
como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre
envíos ocultos.
2. De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía
también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles
en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se
detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe
rechazar.

Recepción e inspección de materiales.

Éste sub-departamento tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados,
inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los
almacenes.

Funciones de recepción e inspección. El departamento de recepción e inspección

normalmente realiza las siguientes funciones:

1. Recibe e inspecciona los artículos y verifica las cantidades con la orden de

compra y la boleta de empaquetamiento.
2. Prepara informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones
a los vendedores.
3. Prepara una guía de recepción para distribución a varios departamentos.
4. Entrega la mercadería a los almacenes.
Organización Inventarios:
Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas
utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy
grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas,
tamaños, etc.

Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación,

especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que
componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación,
definiendo cada una de sus etapas.

1. Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir
ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos
proporcionando una idea general de la colección.
2. Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos
empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un
mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización.
3. Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus
medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se
contara con más informaciones sobre el artículo y menos dudas con respecto
de su composición y características. La especificación facilita las compras del
artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se
comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería
del producto, etc.
4. Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus
diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el
uso de los materiales.
5. Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y
formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre
ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual
especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre
innecesariamente en existencias.

En una gran mayoría de las empresas industriales, el almacén de productos terminados se

encuentra bajo la dirección del departamento de ventas; los almacenes de materias
primas y materiales indirectos bajo la de producción, y las refacciones y herramientas balo
la jefatura de mantenimiento.

La administración moderna ha hecho desparecer esta división por su falta de integración

en todo el sistema de abastecimiento, producción y distribución. Se puede pensar que un
director de ventas y otro de producción no saben administrar ni controlar los almacenes.
Como tampoco tienen el tiempo para hacerlo si sus actividades específicas están
encaminadas a su especialidad.

El sistema logístico de abastecimiento, al almacenamiento, producción y distribución ahora se

coloca bajo una sola cabeza que coordina de manera integral a las operaciones productivas de la
empresa industrial.

En esta dirección se manejan las necesidades del mercado, a las capacidades de la planta, a las
existencias de cada almacén y los medios de distribución ya si lleva un control completo de la
inversión en los inventarios, con un mínimo de riesgo de faltantes.

En la organización moderna de las empresas se ha centralizado a la responsabilidad del

abastecimiento yd e la administración de todos los almacenes en una sola persona. Este se
reporta directamente con el director general. Y en la estructura orgánica se encuentra en
el mismo nivel que el director de ventas, de manufactura, el administrativo y el de
finanzas. Bajo su dirección esta: la oficina de control de inventarios, el departamento de
compras y todos los almacenes centralizados y centralizados de la compañía. Dependen
de este director los encargados o jefes de cada almacena si como los jefes de las secciones
de recepción, empaque y embarque.

Despacho de Inventarios:
El despacho es el acto de enviar una determinada mercancía a un destino final, tiene
inmersas una serie de actividades tales como: seleccionar el vehículo, embalajes,
ubicación en muelle de carga, personal y equipos de cargue y ubicación de la mercancía.

Al despacho como tal no se le ha dado la importancia y peso que debiese, pero en realidad
es la realización de la entrega planeada en una venta y la forma como nuestro producto
sale de nuestro poder a ubicarse en las manos del cliente.

Mediante el despacho estamos contribuyendo a que el ciclo de nuestro producto sea ágil
y mostrando esta presteza podemos dar certeza de la eficiencia de toda una organización.

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega
debe:

1. Ser trasladada con el medio mecánico adecuado.

2. Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una
factura remisión.
3. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el
documento de salida.
 4. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén
de material auxiliar con suficiente anticipación.

Mantenimiento de Registros de Inventarios:

Las empresas, independientemente de si son manufactureras o industriales, requieren un
sistema de inventarios para registrar las cantidades de mercancías existentes y para
establecer el costo de la mercancía vendida. Existen básicamente dos sistemas para llevar
a cabo los registros de inventario: el sistema periódico y el sistema perpetuo.

Sistema periódico de inventarios: con el sistema de inventario periódico el costo de los

artículos vendidos se determina al final del periodo contable cuando se realiza un conteo
físico del inventario existente. El proceso de conteo del inventario físico existente se
puede realizar una o dos veces durante el año, no obstante, la mayoría de las empresas
siempre lo realizan al finalizar el periodo contable. Este sistema no lleva un registro diario
de las unidades vendidas o en inventario.

Sistema perpetuo de inventarios: con el sistema de inventario perpetuo se llevan registros

continuos, corrientes y diarios del inventario y del costo de los artículos vendidos. Este
sistema muestra de manera permanente la mercancía disponible en el inventario y
permite desarrollar un adecuado control sobre las existencias por parte de los
administradores. En este sistema, el costo de ventas se determina cada vez que se realiza
una venta.

El sistema perpetuo permite un registro actualizado del inventario, no obstante, no

elimina la necesidad de realizar un recuento físico del inventario. Las Cuentas físicas del
inventario (arqueo) deben realizarse cuando menos una vez por año a nivel general o por
muestreo para verificar la precisión de los registros computarizados y establecer la
denominada contracción del inventario, que son las diferencias en las existencias
ocasionadas por robo, daños, perdida u obsolescencia de las mercancías.
 5.2 Localización y distribución de almacenes.

Principios:

1. La ubicación ideal de una planta, fábrica o almacén será aquella en donde se

logren costos de producción y distribución mínimos y donde los precios y
volúmenes de venta conduzcan a la maximización de beneficios.
2. La localización de la empresa, nunca debe afectar el normal desarrollo de las
actividades empresariales.
3. Generalmente a mayor cercanía del mercado, mayor la capacidad de la
empresa de influir sobre las decisiones de compra de las personas del entorno
debido al impacto social de la misma. Aclaración: En muchas ocasiones, las
empresas se identifican con zonas o sectores geográficos, lo que hace más fácil
la comercialización de sus productos en dichas zonas.
4. La decisión de localización debe balancear criterios de eficiencia y
competencia, buscando crear ventajas sobre los competidores.

Localización: Una excelente localización de la empresa, puede generar mejoras en la

eficiencia en términos de: Costos de transporte, facilidad en la obtención de materias
primas, utilización eficiente de canales de distribución, cercanía al cliente y a sus
necesidades.

Factores a tener en cuenta cuando se toma una decisión de localización.

a) Aunque no son los únicos algunos criterios que deben ser tenidos en cuenta
para tomar una decisión de localización:
b) Medio y costo del transporte: En función del peso, volumen y costo de
transferencia de las materias primas y productos terminados.
c) Insumos o servicios: Se analiza si la materia es fácilmente transportable o no,
teniendo en cuenta la durabilidad y el tipo de bien producido.
d) Estructura física: Existencia de carreteras, servicios adecuados, comunicaciones
para fines industriales etc.
e) Disponibilidad de la mano de obra: El área en algunas ocasiones no cuenta con
mano de obra calificada, lo que obliga a las empresas a obtener recursos de
zonas distantes aumentando los costos.
f) Posibilidades de eliminación de desperdicios: De acuerdo a criterios
ambientales.
g) Aspectos legales: Tributación, facilidad administrativa, costos legalización etc.
 h) Seguridad: En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad física,
evitar posibles robos etc.
i) Cercanía al mercado: Es importante tener la capacidad de llegar primero y en
mejores condiciones al mercado que se ataca.
j) Aceptación social: Este punto muchas veces no es identificado y genera
problemas. Es importante que la localización de la empresa o negocio no
perturbe o genere conflictos con personas, entidades o grupos sociales que
obliguen a la empresa a asumir costos adicionales.
k) Acceso a información: Otro punto que a menudo no se tiene en cuenta, es la
necesidad de información empresarial.

Diseño de un almacén:

 Número de plantas
 Planta del almacén
 Instalaciones principales
 Materiales

Etapas de la distribución física del almacén.

1. Determinar la ubicación de las existencias y establecer el sistema de

almacenamiento.
2. Establecer el sistema de manejo de materiales
3. Mantener un sistema de control de inventarios
4. Establecer procedimientos para tramitar pedidos.
5. Seleccionar el medio de transporte.

Diseño externo.

 Accesos y cerramientos
 Muelles
 Zonas de carga y descarga
Diseño interno.
 5.3 Selección de mobiliario y equipo de almacén.

En el sistema total de manejo de materiales, el almacenamiento incluye instalaciones,

equipo, personal y técnicas requeridas para recibir, almacenar y embarcar materia prima,
productos en proceso y productos terminados. Las instalaciones, equipo y técnicas para
almacenamiento varían mucho según la naturaleza del material que se va a manejar. Las
características del material como tamaño, peso, durabilidad, duración (vida) en estantería
y tamaño de los lotes son factores a tomar en cuenta para el diseño de un sistema de
almacenamiento y para resolver los problemas relacionados.

Los aspectos económicos también son muy importantes en el diseño de sistemas de

almacenamiento. Se incurren en costos de almacenamiento y retiro, pero no agregan
ningún valor a los productos. Por tanto, la inversión en equipo para almacenamiento,
manejo, y la superficie destinada a ellos se deben basar en la minimización de los costos
unitarios de almacenamiento y manejo.

Otros factores que deben considerarse al diseñar sistemas de almacenamiento incluyen el

control del tamaño del inventario y la ubicación, medidas respecto a la inspección de la
calidad, medias relativas a la selección y empaquetamiento, apilamiento para recibir y
embarcar, números apropiados de andenes para embarcar y recibir, y mantenimiento de
registros.

El mobiliario y equipo de almacén se clasifican en dos tipos:

 Equipo estático: Es aquel que se encuentra fijo en un determinado lugar, el

cual carece de movimiento para trasladar material y solo sirve como depósito,
por ejemplo el silo que tiene como uso más común almacenar materia a granel.
 Equipo dinámico: Tiene la capacidad de transportar materiales de un lugar a
otro dentro del almacén. Dichos equipos se clasifican en dos tipos:

 Equipo con movimiento y sin traslado: Son equipos que se fijan al

suelo del edificio y presentan la ventaja de permitir un transporte
continuo de materiales de flujo constante.
 Equipo con movimiento y traslado: Son equipos con movimiento
propio, es decir, se trasladan de un lugar a otro del almacén al
mismo tiempo que transportan la materiales.