Tipos de Documentos en La Organización

T Principalmente la organización a través de sus empleados está en la capacidad

de producir los documentos digitales-informes, memorandos, correos, cartas de
acuerdo a unos protocolos respectivos, las reglas gramaticales y ortográficas y
las características de los receptores según áreas funcionales de la organización.

Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organización,

algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la
prestación del servicio.
Circular
Las normas e instrucciones que se establezcan a través de ella, tendrán carácter
de obligatoriedad para todo el personal de la organización. Busca dictar
instrucciones de carácter permanente o temporal para todo el personal, hacer
del conocimiento del personal las políticas adoptadas por la presidencia y
establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa.

Notificación
La comunicación establecida a través de la notificación, tendrá carácter
obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se indique en la
misma, la notificación tiene como fin brindar informaciones recibidas por otros
institutos gubernamentales, decretos o resoluciones del ejecutivo nacional,
noticias e informaciones de interés para la organización y aspectos de carácter
preventivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros.

Manuales, procedimientos e instructivos

Las políticas y normas contenidas en las circulares, se tendrá como fundamento
para realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisión de
nuevos manuales en los casos que así se requieran.
Memorando
Es un medio de comunicación que debe contener una estructura precisa y clara
debido a que con este documento se deja constancia escrita de un
acontecimiento o situación grave. Se debe redactar en forma clara, breve.
Sencilla.
Carta
Es un Oficio que tiene como objetivo fundamental Informar y persuadir a su
destinatario, para ello se debe tener en cuenta, tratar un solo tema por
comunicación en forma clara y precisa, usar un tratamiento respetuoso y cortes,
redactar en primera persona del plural.

Acta
Expresa lo tratado en una reunión o situación específica, es un documento que
adquiere valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su
creación debe ser clara si es de carácter ordinario o extraordinario.
Informe
Es un documento que contiene información sobre una empresa u organización
en general o de algún elemento en particular, así como de un acontecimiento
interno o externo de la misma. Puede ser por lo tanto un texto de carácter
científico, técnico o comercial.

Certificado
Es un documento de carácter probatorio público o privado que asegura la
veracidad y legalidad de un hecho o un acto solemne.

Los documentos escritos que se emplean en la comunicación empresarial son

base fundamental de las relaciones interpersonales internas y externas de la
organización, teniendo en cuenta que en el nivel corporativo surgen diferentes
medios que permiten la entrega de un mensaje, idea u opinión.