1841268

COLEGIO CATÓLICO
AMOR VIDA ESPERANZA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

ABRIL 2019
 1841268

COLEGIO CATÓLICO
AMOR VIDA ESPERANZA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

JOSE BONILLA
CHRISTIAN GAVIRIA
EDUARD SAMBONI

RUBY ALEJANDRA OBANDO MUÑOZ

ABRIL 2019
 1841268

COLEGIO CATÓLICO
AMOR VIDA ESPERANZA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

RUBY ALEJANDRA OBANDO MUÑOZ

ABRIL 2019
 Tabla de contenido

Introducción............................................................................................................................... 5
Introduction ............................................................................................................................... 6
Glosario....................................................................................................................................... 7
Glossary...................................................................................................................................... 8
Objetivos generales ................................................................................................................. 9
Objetivos específicos ............................................................................................................ 10
¿ Qué es la Gestión Documental? ................................................................................. 11
¿Qué es un documento? .................................................................................................. 11
¿Cuáles son las clases de documentos en la Gestión Documental? .................. 12
¿Qué es un documento de archivo? ............................................................................. 13
¿Que son documentos Qué electrónicos de archivo?............................................. 13
¿Qué son las comunicaciones oficiales? .................................................................... 13
¿Qué es correspondencia?.............................................................................................. 14
¿Cuál es el ciclo vital de documentos? ....................................................................... 15
¿Qué son los soportes documentales? ....................................................................... 16
¿Qué son archivos en trámite? ...................................................................................... 17
¿Qué son los archivos de concentración? ................................................................. 18
¿Qué son los archivos históricos? ............................................................................... 18
¿Qué es un archivador? ................................................................................................... 19
¿Qué son series? ............................................................................................................... 19
¿Cuáles son las leyes de la Gestión Documental? ................................................... 19
¿Cómo se registra la correspondencia? ...................................................................... 25
¿ Cuál es el concepto de archivo? ................................................................................ 26
¿Cuáles son las funciones de archivo? ....................................................................... 26
¿Cuáles son las clases de archivo?.............................................................................. 28
Bibliografía ........................................................................................................................... 30
 Introducción

La Gestión Documental es una herramienta básica para el soporte de registros,

organización de los documentos digitales e impresos, que se envían y/o reciben
en una organización. Por tanto, toda entidad que maneje un flujo documental
está obligada según la normalidad vigente, de implementar un sistema de
Gestión Documenta permita almacenar, gestionar y hacer seguimiento de toda
la documentación
Por esto, el siguiente trabajo se hace con el fin de conocer los aspectos
generales acerca del tema de la Gestión Documental

5
 Introduction

Document management is a basic tool for record support, organisation of digital

and printed documents, that are sent and received in on organisation, therefore
the whole entity that manages a documentary flow obligation, according to the
current regulations, to implement a document management system. That allows
to stories manage and follow up on all the best
For this, the following work is done in order to know the general aspects about
the topic of documentary management

6
 Glosario

LEGISLACIÓN: conjunto de leyes por las cuáles se regula un estado o actividad

de terminado
COMUNICACIONES OFICIALES: aquellas comunicaciones oficiales externas
producidas o recibidas a través de un medio físico
TELÉGRAFO: es la transmisión a larga distancia de mensajes escritos sin el
transporte físico de cartas
FOTOSTATICO: es una técnica de fotografiado, la diferencia es que va en papel
DOCUMENTO: tipo de papel que recopila información y da fe pública de un
hecho
CICLO VITAL DE DOCUMENTOS: sucesión de etapas por las que pasa un
archivo a lo largo de su vida útil
SOPORTES DOCUMENTALES: sirven para conservar la información
DECRETO: resolución o decisión que toma una persona con autoridad para ello
ARTÍCULO: parte de un tratado, ley o documento oficial
RÉGIMEN: conjunto de normas que reglamentan o rigen cierta cosa
cos

7
 Glossary

LEGISLATION: set of laws which a certain state or activista is regulated

OFFICIAL CONFIRMATION: those external communications produced or
received through a physical medium
TELEGRAPH: is the long distance transmission of written messages without the
physical transport of latters
PHOTOSTATIC: it is a photocopying technique, the difference is that it goes on
photographic paper
DOCUMENT: type of paper that collects the information and attests to a fact
DOCUMENT LIFE CYCLE: succession of stages through which a file passes
during it’s useful life
DOCUMENTARY SUPPORT: they serve to preserve the information
DECREE: resolution or decision taken by a person with authority to do so
AARTICULE: part of a treaty, law or official document
REGIME: set of rules that regulate or grovrn a. certain thing

8
 Objetivos generales

 Reconocer los aspectos más importantes en la Gestión Documental

 Mejorar la eficiencia de una empresa y ahorrar tiempo en la búsqueda y
administración de archivos
 Conocer e identificar el estado de los archivos
 Asegurar el cumplimiento de la legislación vigente

9
 Objetivos específicos

 Analizar las generalidades de la Gestión Documental

 Optimización de archivos físicos y electrónicos
 Fortalecer la adquisición de los documentos
 Normatilizar,sistematizar, digitalizar y organizar archivos

10
 ¿ Qué es la Gestión Documental?

La Gestión Documental es un medio para compartir, distribuir y gestionar la

documentación de una empresa en formato digital contribuyendo así a:
 Mejorar la gestión de la documentación
 Automatizar procesos
 Reducir costes, tiempo y espacio
Un gestor documental es un software o aplicación que permite a las
organizaciones manejar todos sus flujos de documentos. Dota a los documentos
de las organizaciones de una estructura lógica para su almacenamiento y
posteriormente utilización
Este tipo de aplicaciones permiten a empresas ganar en gran rapidez y eficiencia
a la hora de buscar documentos, almacenarlos y generar nuevos contenidos
Todos tienen como objetivo ayudar a las empresas a deshacerse de papel y a
hacer más eficiente y rápido todo el manejo de documentos que necesita para
su funcionamiento
Un sistema de Gestión Documental permite a una empresa u organización: la
creación de contenido, la colaboración de equipos, preservar documentos
generar flujos de control, agilizar la búsqueda de documentos, versionar
documentos, gestionar el acceso a la información, entre otras cosas

¿Qué es un documento?

El documento es la impresión en algún tipo de papel la explicación o recopilacion

de información que da fé pública de un hecho o confirma la realización de una
acción. En un documento puede ir cualquier cosa, desde un relato hasta la
historia que fue contada. Un documento básicamente sirve para presentar y
preservar la idea de lo sucedido en el tiempo, con el fin de ser revisado
posteriormente y servir de referencia o parte de una historia
Cuando se trata de instituciónes con características de una empresa con cientos
de documentos corriendo por los pasillos y los correos electrónicos, estos
representan una forma de vida fundamental ambientada en la necesidad de
comunicarse y enviar datos a través de herramientas que como se indicó
anteriormente, se usan con el fin de mantener el récord de cosas pasadas. En

11
una empresa es vital el resguardo y cuidado de los documentos que la
constituyen, ya que es importante mantener un registro de todo lo que se procesa
y calcula en ella por medio de este ddocument
Un documento debe seguir con una serie de reglas y condiciones que deben ser
respetadas por el que lo redacta, entre ellas destaca el uso de una ortografía
aceptable, el uso incorrect de un signo de puntuación podría representar un mal
entendido. Debe estar correctamente identificado de que lugar viene y que
destino lleva. Los documentos pueden ser manuscritos (escritos a mano), pero
en la actualidad con el creciente auge de la tecnología, es común hacer los
documentos en computador

¿Cuáles son las clases de documentos en la Gestión Documental?

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican

en:
Archivo de gestión: son aquellos que permanecen en una oficina mientras
están en trámite, pueden estar en un lapso de 1 a 5 años. De acuerdo al ciclo
vital de los documentos, se desarrollan en las siguientes etapas:
 Producción
 Recepción
 Distribución
 Trámite
 Organización
 Conserva
 Disposición final
Archivo central: en el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general. En el archivo central se desarrollan
las siguientes etapas:
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final
Archivo histórico: es aquel al cuál se transfiere la documentación del archivo
central o de archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité,

12
conservan de manera permanente el archivo, dado el valor que adquiere para
investigación, la ciencia y la cultura. También puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito, voluntario, adquisición o por
expropiación. En esta fase se desarrollan las siguientes etapas:
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

¿Qué es un documento de archivo?

Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades

que desarrollan el hombre y son conocidas a largo plazo por su valor testimonial
Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es
creado por individuos y organizaciónes en el desarrollo de sus actividades; con
el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que
nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado. Los documentos
de archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con
documentos escritos, fotografías, gráficos sonoros, digitales, analógicos, etc. Los
documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y
privado como por individuos a lo largo y ancho del globo

¿Que son documentos Qué electrónicos de archivo?

El archivo electrónico permite almacenar por medios electrónicos todos los

documentos utilizados en las actualizaciones administrativas. Estos archivos
electrónicos destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos
electrónicos vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos
comerciales

¿Qué son las comunicaciones oficiales?

Son todas aquellas comunicaciones externas que son producidas o recibidas a

través de medios magnéticos o físicos que se generan en pro del desarrollo de
las actividades administrativas u organizaciones, se clasifican en internas y
externas dentro de la unidad de correspondencia:

13
Comunicaciones internas: son aquellas comunicaciones de carácter oficial de
las empresas públicas o privadas donde se manejan controles y procedimientos
establecidos. El procedimiento inicia con la recepción de comunicaciones
oficiales internas de cada dependencia y termina con la revisión respectiva, pero
no antes de realizar la actividad archivística. Esto se identifica de códigos, según
la dependencia y de forma consecutiva en la tabla de retención documental
permitiendo así realizar seguimientos pertinentes por ende de las
comunicaciones oficiales internas se derivan las comunicaciones oficiales
recibidas y emitidas, las cuáles se explican a continuación:
 Comunicaciones oficiales recibidas: son aquellas que ingresan a las
entidades mediante un control establecido como revisión, verificación,
registro de datos del destinatario y de origen, para luego realizar el
proceso de distribución a la correspondiente, brindando al debido trámite
de correspondencia
 Comunicaciones oficiales enviadas: son aquellas comunicaciones que su
envía tiene soporte físico, puede contener máximo dos copias y se remite
a su destinatario final, realizando su debido procedimiento establecido por
cada entidad correspondiente
Comunicaciones externas: son aquellas que son producidas por la entidad en
ejercicio de sus funciones, con destinos a personas naturales o jurídicas
independientemente el medio usado, es decir que, se utiliza un cruce de
comunicación de identidades para luego efectuar su debido proceso dentro de
ellas
¿Qué es correspondencia?

Es rl trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas,

esqueletaz, tarjetas, telegramas, catálogo, folletos, etc. En las empresas se
considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria
Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace años para
comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca
con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas
y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más
rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario
La correspondencia presenta una variada lista de formas de características
propias, por tanto, dada su importancia, es necesario realizar una clasificación
que permita conocer la finalidad de cada uno
 Por el destino: públicas y privadas

14
  Por su contenido: primera clase y segunda clase
 Por su tramitación: postal y telegráfica
 Por su puntuación: abiertas, cerradas y mixtas
 Por su extensión: largas, medianas y cortas
 Por su forma: abarca todos los tipos de correspondencia, diferencia está
en redacción y presentación

¿Cuál es el ciclo vital de documentos?

El ciclo vital de los documentos consiste en una sucesión de etapas por las que
transita un archivo a lo largo de su vida útil. Dichas fases, van desde la creación
de un documento, pasando por todos sus usos y modificaciones, hasta el
momento de ser destruido o archivado de forma permanente
Ek concepto de ciclo vital de los documentos fue creado en Estados Unidos
después de la Segunda Guerra Mundial. Esto obedeció la necesidad de
encontrar una forma apropiada de gestionar una gran cantidad de archivos que
se habían acumulado
En cada disciplina aborda de forma diferente el ciclo vital de los documentos,
teniendo en cuenta su enfoque y la naturaleza del archivo. En cada caso varian
las consideraciones del tiempo que debe almacenarse o cuál debe ser su uso
correcto. Del mismo modo, también existen enfoques diferentes sobre las etapas
de su ciclo vital
Las tres edades de los documentos
En 1972 el historiador Carlos Wyffels propuso la teoría de las tres edades. Según
esta, los documentos son objetos que tienen un proceso vital a lo largo del cuál
sus usos se van transformando
En general los documentos tienen un uso intensivo inmediatamente después de
su creación y durante un tiempo determinado. Sin embargo, con el tiempo este
uso se va reduciendo hasta el momento de que se detiene por completo, bien
sea porque se archivan o se destruyen
La edad administrativa: se refiere al periodo activo de un documento.
Comienza en el momento de su creación y pasa por diferentes etapas en las
cuáles es consultado, transferido y compartido de manera frecuente
La edad intermedia o semiactiva: en aquel período el documento ha perdido
la utilidad para la cuál fue creado. Por lo tanto, no tiene un uso tan activo como

15
en la edad administrativa. Sin embargo, se conserva y puede ser consultado de
manera poco frecuente
La edad inactiva o edad histórica: se refiere al periodo final de los archivos.
Sin embargo, no todos los archivos tienen la misma finalidad. Dependiendo de
su naturaleza pueden ser convertidos en históricos o ser destruido
La teoría de las tres edades establece de manera general las fases
fundamentales por las que atraviesan todos los documentos. Sin embargo,
también existen otras etapas más específicas que definen la utilidad y la
manipulación de los documentos
Estas son algunas de las principales etapas por las que pasa un documento a lo
largo de su vida útil
 Creación
 Almacenamiento
 Transferencia
 Distribución
 Uso colaborativo
 Consulta
 Archivado o destrucción

¿Qué son los soportes documentales?

Los soportes documentales, son importantes porque en ellos es donde se

conserva toda la información, y cada soporte distinto necesita unos cuidados
para su conservación
Los soportes han evolucionado desde la antigüedad hasta las nuevas
tecnologías. Estos soportes los podemos dividir en dos grupos en función de su
transmisión a los usuarios
De transmisión: el papiro, el pergamino y el papel
Soportes de transmisión no directa: estos exigen una transmisión a través de
una máquina intermediaria que son los documentos audiovisuales y los soportes
informáticos
El papiro: soporte de la antigüedad, fabricado a partir de una planta acuática
muy común en el Nilo. Tuvo su decadencia a la vez que el imperio egipcio, y
pronto fue poco a poco sustituido por el pergamino

16
Ek pergamino: fabricado a partir de la piel de animales (reses). Su ventaja
principal frente al papiro es que podía escribir en él por ambas caras, además,
era más duradero y más fácil de conseguir
El papel: está elaborado con pasta de fibra vegetal, lo fabricaron por primera vez
los chinos. Actividad existen muchos tipos de papel: papel de arroz, papel de
cristal, papel cebolla, etc
Los soportes audiovisuales: son los que reproducen el documento y su
información por imágenes o sonido. Encontramos la fotografía (documento no
textual) y las microformas ( imágenes fotográficas remitidas de documentos que
utiliza un lector para ser leídas). Otros soportes son las películas, cintas, videos
Los soportes informáticos: registran la información por medio de símbolos
legibles o mecánicos. Por ejemplo, la cinta magnética y los discos ópticos
Respecto a los nuevos soportes, plantean una serie de ventajas e
inconvenientes. Sus ventajas son:
 Capacidad de almacenamiento
 Facilidad de acceso a la información almacenada
 Inmediatez de representación
 Gran facilidad para su difusión
Por otro lado los inconvenientes que se plantean son:
 Facilidad para su destrucción
 El coste de mantenimiento y de los equipamientos
Estos nuevos soportes informáticos están creados en la actualidad que existen
archivos en los que no hay en soporte papel; y manejan el problema existente
de almacenaje que tienen ciertas instituciones

¿Qué son archivos en trámite?

También conocido como archivo de oficina o archivo de gestión. Es aquel en

donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos
iniciados, la cuál es sometida a continúa utilización y consulta administrativa por
las mismas oficinas u otros que así lo soliciten
Son de mucha importancia pues, facilidan el control y seguimiento de los asuntos
localizados en los documentos, son fuente de consulta para la toma de
decisiones y es el iniciador del proceso de ciclo vital de los documentos

17
 ¿Qué son los archivos de concentración?

Esta conformado por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego
de haber sido valorado, sean transferidos del archivo de trámite al archivo de
concentración para su conservación precautoria de conformidad con el catálogo
de disposición documental del instituto. En este se integran los documentos cuya
consulta es esporádica por parte de las áreas del instituto y cuyos valores
primarios aún no prescriben

¿Qué son los archivos históricos?

Es aquel al cuál se transfieren los documentos del archivo central o del archivo
de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe
almacenarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación,
la ciencia y la cultura. Al transferir los documentos al archivo histórico se debe
cotejar con el inventario para incorporarlo al fondo documental correspondiente,
señalándole la signatura topográfica
Las ventajas del archivo histórico son:
 Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información
 Evitar la producción y acumulación irracional de documentos
 Asegurar y fácilitar el control efectivo y ordenado de los documentos
 Solucionar a nivel físico y funcional el problema de la acumulación de
documentos en las dependencias
 Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico instituciona
 Guardar o precaucionar difinitivamente la documentación en las mejores
condiciones
Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos con
la periocidad que establezca la TRD en cada entidad

18
 ¿Qué es un archivador?

Un archivador es el que registra, guarda, encarpeta y custodia los documentos,

carpetas y demás elementos que se pueden guardar. Es un mueble de oficina
que se emplea para guardar los documentos, papeles y fichas

¿Qué son series?

Es un conjunto de unidades de estructura y contenido homogéneo emanados de

un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Es producido por la oficina de Recursos Humanos y su
contenido es singular, razón por la cuál se considera serie
Subserie Documental: es un conjunto de unidades documentales que forman
parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto
de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de
cada asunto
De funcionarios de planta: está clasificación obedece al tipo de vinculación de
cada persona a la institución y documentos específicos que se requieren para tal
vinculación
Foliación: la foliación en documentos de archivo es preciso en los asuntos de
organización. Asume dos propósitos principales:
 Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada
 Controlar la calidad, entendida ésta última cómo respeto al principio de
orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental
o unidad archivística

¿Cuáles son las leyes de la Gestión Documental?

A continuación se presenta y señala la compilación de normas o marco

constitucional vigentes relacionadas con los archivos

19
Ley general de archivo 584 de 2000
Producción documental
Ley 527 de 1999
Artículo 7. Sobre mensajes y firmas digitales
Código penal
Artículos 218 a 228. Sobré las disposiciones relacionadas con falsificación de
documentos públicos
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos
Código de procedimiento penal
Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documentos públicos
Artículo 262 a 263. Sobre el valor probatorio del documento privado
Acuerdo AGN 060 de 2001
Artículo 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 14. Pautas para la administración de
comunicaciones oficiales, en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas

Recepción documental
Constitución política
Artículo 25. Párrafo 3. La correspondencia y demás formas de comunicación
privadas son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante
orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la Ley
(Reforma Acto Legislativo 02 de 2003)
Decreto 2150 de 1995
Artículo 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso
de sellos, ventanilla única

Distribución y trámite de documentos

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite de peticiones
Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición

20
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 6, 16, 17, 22, 25.
Decreto 1222 de 1999
Artículo 33. Derecho de turno
Ley 1437. Código Contencioso y de lo administrativo. Ley anti trámites

Organización de documentos
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal
Artículo 289 y 337
Ley 80 de 1993
Artículo 55
Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las TRD
Decreto 254 de 2000. Por el cuál se expide el régimen para la liquidación de las
entidades de las publicaciones de orden nacional
Artículo 36
Decreto 2578 de 2012. Por el cuál se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos, se establece la red nacional de archivos, se deroga el decreto 4124 de
2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos
del estado
Acuerdo AGN 007 de 1994
Artículo 18. “Reglamento General de Archivos” que crea el comité evaluador de
Documentos en los departamentos, determina su integración y le fija funciónes
Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades
que se liquiden, funcionen, supriman o privaticen
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cuál se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 28 la Ley General de Archivos, Ley 594 de
2000

21
Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo de Acuerdo AGN 041de 2000
en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas
en proceso de liquidación
Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de
fondos acumulados.
Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de
archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de
archivo.
Circular AGN-DAFP N° 004 de 2003. Organización de historias laborales.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias
de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Consulta de documentos.
Constitución Política
Artículo 20, 27, 74, 112.
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.
Artículo 315, 316, 320.
Ley 57 de 1985.
Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a documentos públicos.
Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el derecho a la
petición de la información.
Decreto 2126 de 1992.
Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.
Acuerdo AGN 47 de 2000. Acceso a documentos.
Acuerdo AGN 56 de 2000. Requisitos de consulta

22
Conservación de documentos.
Constitución Política.
Artículo 8, 95.
Ley 80 de 1993.
Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas
para preservar contratos.
Ley 397 de 1997.Ley General de Cultura
Artículo 4. Definición de patrimonio Cultural de la Nación.
Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de
imágenes en Movimiento.
Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en
sus archivos.
Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.
Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales
elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.
Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.”
Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de
documentos.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a documentos de Archivo, restricciones por
razones de conservación.
Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y
restauración documental.
Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de edificios y locales destinados a
archivos.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los
documentos de archivo.

Disposición final de los documentos.

Ley 39 de 1981.
Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las
entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están

23
obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de
procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y
aceptado por el Gobierno Nacional.
Ley 80 de 1993.
Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas
que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de
los contratos estatales.
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en
los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los
documentos microfilmados.
Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que
han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su
importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad;
pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el
tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con
su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse
el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta
fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces,
enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.
Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio.
Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.
Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de
archivos.
Artículos 134. Conservación y destrucción de libros.
Decreto 1515 de 2013
Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.
Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración
y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario
de los documentos.
Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar
la tabla de retención documental a partir de su valoración.
Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción
de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que
no tengan valor histórico.

24
Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo
gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación.
NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su
significado, aplicación y localización.
NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo
gelatina y plata.
NTC 5238. Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación.

¿Cómo se registra la correspondencia?

El modelo de registro de correspondencia le permite a una persona profesional,

empresa u organización pública, llevar un registro de correspondencia de
entrada y salida, con numeración automática por años o manual controlado por
el usuario, obtenido después la información de muchas maneras distintas
agrupadas por proyecto, cliente remitente, destinatario, tipo de documento,
ubicación, etc
Se puede clasificar no solo pueden física, como documentos en papel o cartas,
sino también correspondencia electrónica, es decir, documentos Alma en discos
duros. El programa permite abrir estos documentos electrónicos utilizando los
programas asociados a las extensiones de los ficheros que contienen los
documentos
Para almacenar la ubicación de los documentos electrónicos existe una base de
datos de ubicaciones, que me permite crear una estructura en árbol que facilita
la jerarquización de las ubicaciones
El programa permite llevar un control de los documentos que necesitan una
respuesta. Para ello existe el campo de “Respuesta” y el campo “Fecha límite”.
Cuando un documento necesite respuesta basta con asignar al campo de
“Respuesta” el valor “Pendiente” y asignar al campo “Fecha límite” la fecha
máxima para obtener una respuesta al documento. Cuando se alcanza esa fecha
el programa la presentará en otro color en la tabla de datos como un recordatorio.
También existe un filtro que permite ver un documento que esté pendiente de
respuesta

25
Aparte de la información específica de los documentos, cada registro puede
contener un documento de texto enriquecido en RTF (similar a un documento
word) y una imagen que puede ser utilizada para presentar la portada del
documento
Se puede ver los registros de esta base de datos, editarlos, añadirlos y
eliminarlos con el diálogo de edición
Puede gestionar los préstamos de la correspondencia desde el menú principal,
desde el menú contextual, desde la barra de botones y desde la botonera
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¿ Cuál es el concepto de archivo?

La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene
como finalidad la recopilación y conservacion de documentos, usualmente
producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas
actividades, que pueden ser, como se dijo anteriormente, documentos, libros,
recortes de diarios viejos y que obviamente ostentan una importante vitalidad a
la hora de internet buscar en la identidad y reconstrucción histórica de una nación
por ejemplo
En tanto, y no escapando de los rigores de la polisemia, la palabra archivo
también se usa para referirse al fondo documental en si mismo
Antes se consideraban los alcances del término más que nada al refiriendose a
la relación que tenía con la artista histórica de un país, sin embargo, una persona,
una empresa, un sanitario, un hospital y las distintas organizaciones que existen
suelen poseer un archivo en el cuál vuelcan toda su actividad. Los Archivos
Generales de las distintas naciones conservan información única en relación con
la vida histórica y cultural de sus pueblos y forman parte del verdadero patrimonio
de esos estados

¿Cuáles son las funciones de archivo?

Funciones operativas
 Control de ingreso de la documentación
 Organización del fondo documental
 Descripción

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  Aplicación de las Normas Internacionales de Descripción Archivística
 Gestión Documental
 Creación de un sistema de información para el control, localización y
digitalización estratégica
 Conservación
 Servicios y control de préstamos de la Archivalia
 Selección, traslado de la documentación
Normativas
 En la organización documental se deberá respetar el principio de
Procedencia Administrativa, en las series documentales deberán ser
respetadas en su producción original y en su procedencia administrativa.
El área a quien de acuerdo a sus facultades y funciones produzca o reciba
un documento administrativo
 La clasificación documental se realizará de acuerdo a las series
documentales que se detectan en cada una de las áreas Secciones,
Subsecciones, Series y Subseries del Cuadro de Clasificación del Archivo
siguiendo las normas internacionales de Descripción Administrativa
ISAD-6
 Los documentos administrativos que se produzcan o reciban el ente,
deberán ordenarse e insertarse de manera sucesiva en un expediente o
carpeta según la clasificación ya prevista. La disposición de los
documentos deberá llevar el orden al de su producción, es decir, orden
descendente, de arriba hacia abajo, una orden que muestre la secuencia
histórica del asunto o trámite
 Los expedientes deberán integrarse en documentos administrativos
originales, conteniendo un índice de las mismas y estarán vinculadas a su
sección y serie respectivas, señalando su título preciso y la fecha de su
creación o fechas extremas y el número de de expedientes que le
corresponda, esto último deberá indicarse en la carátula del propio
expediente
 Los documentos emitidos o recibidos por cada dependencia de la
institución en el cumplimiento de sus funciones, deben quedar
debidamente registrados. Debe mantenerse un inventario actualizado de
la documentación que custodia el archivo
 La ubicación de la documentación en carpetas, prensas, cajas, CD, disket,
libros o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física
y la unidad lógica de los documentos, así como facilitar su localización
mediante rótulos, etiquetas, guías o cualquier otro tipo de señalización
que contribuya con este propósito

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  La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su
adecuada preservación y confidencialidad
 Corresponde a los responsables del archivo el traslado o eliminación de
los documentos en las plazas que la institución crea conveniente
 Al menos una vez al año, los responsables de las unidades y los
encargados de los archivos de la institución deben revisar que se cumplan
éstas normas e informar a los coordinadores de cualquier circunstancia
que impida o entorpezca su buen funcionamiento
Funciones generales de archivos
 Ejecutar la normativa y funciones del archivo de conformidad con la Ley
de Archivos Nacionales. Y la Ley de Procedimientos Administrativos
 Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y
fácilitar la localización de la documentación producida con menos de 2
años de haberse originado
 Cada documento es clasificado, expurgado, ordenado, seleccionado o
descrito según su naturaleza
 Elaborar los instrumentos de descripción necesarios para aumentar la
efectividad en la localización, resguardo y respuesta oportuna a la
información preparando índices, guías e inventariosl

¿Cuáles son las clases de archivo?

Centrales: toda la documentación está bajo la responsabilidad de una sola

dependencia, la cuál posee personal especializado que se encarga de todos los
proyectos archivísticos
Descentralizados: en este archivo, cada dependencia de la empresa tiene su
propio centro de documentación presentándose en ocasiones carencias en
lenguajes y vocabularios comunes, normalización y sobrecostos. Por ello es de
vital importancia que se reciba una consultaría en gestión archivística y que se
cuadren los procesos documentales a través de una empresa especializada en
este tipo de tareas

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Descentralización en control central: cuando existe una unidad de archivo
central que recoge periódicamente todos los documentos y se encarga de
diseñar políticas archivísticas

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 Bibliografía

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