Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
1. Establecer estándares.
2. Medir el desempeño contra estos estándares.
3. Corregir las variaciones de los estándares y planes.
El Control Operacional
El Control Operacional es un sistema mediante el cual, se busca asegurar que las tareas
claves y críticas que una empresa debe desarrollar, sean realizadas con eficiencia,
efectividad y calidad, para que la empresa pueda cumplir sus objetivos y satisfacer las
necesidades de sus clientes externos e internos.
Lo anteriormente expuesto es muy importante, por cuanto si la administración superior de
una empresa, se preocupa del empleo eficaz y eficiente en el uso de los recursos materiales
y humanos, aumentarán ostensiblemente las posibilidades de que la empresa pueda
obtener los resultados esperados.
La experiencia indica que toda empresa que implementa este tipo de sistemas de control
interno, genera los procedimientos administrativos adecuados y trabaja de manera
integrada, tiende a bajar sus costos totales debido a la optimización en el uso de los
recursos, haciéndose más eficiente y competitiva.
Toda empresa que hace este tipo de controles, implementa este tipo de sistemas y trabaja
de manera integrada, tiende a bajar sus costos totales debido a la optimización de los
recursos, haciéndose más EFICIENTE y más COMPETITIVA.
Control Financiero
El control financiero se ha convertido en una parte fundamental de las finanzas de cualquier
empresa. Por este motivo, es muy importante entender qué significa, cuáles son sus
objetivos y utilidades y qué pasos hay que seguir para su correcta implantación.
Por lo tanto es el estudio y análisis de los resultados reales de una empresa enfocada desde
distintas perspectivas y momentos, comparados con los objetivos, planes y programas
empresariales, tanto a corto como en el mediano y largo plazo.
Objetivos y utilidades
Detectar errores o áreas de mejora: un desajuste en las finanzas de la empresa puede
poner en peligro los propósitos generales de la organización, perder ventaja frente a la
competencia y, en ciertos casos, incluso verse comprometida su propia supervivencia. Por
eso es importante detectarlos a tiempo.
También se pueden identificar diversas áreas y circuitos, que sin estar incurriendo en fallos
o desviaciones graves, son susceptibles de mejorarse por el bien general de la empresa.
El control financiero sirve también para:
Poner en marcha medidas de prevención. En ocasiones, el diagnóstico precoz
de determinados problemas detectados por el control financiero hace innecesaria
las acciones correctoras, sustituyéndose por medidas únicamente de prevención.
Comunicar y motivar a los empleados. El conocimiento exacto de la situación de
la empresa, con sus problemas, errores y aspectos que se están ejecutando
correctamente, propicia una mejor comunicación de los empleados, así como la
motivación de los mismos para que sigan en la línea correcta o mejoren los aspectos
necesarios.
Actuar sobre las áreas que lo precisan. Un diagnóstico de la situación de poco
serviría si no se realizan actuaciones concretas que permitan reconducir una
situación negativa, gracias a la información concreta y detallada proporcionada por
el control financiero.
Estrategias de implementación
El control financiero debe diseñarse en función de unas estrategias muy bien definidas para
que los administradores de las empresas sean capaces de:
Detectar desviaciones en los presupuestos, balances y otros aspectos
financieros.
Establecer diferentes escenarios operativos que pongan a prueba la rentabilidad,
el volumen de ventas y otros parámetros.
Aunque existen muchos tipos y metodologías distintas, se pueden distinguir una serie de
pasos muy comunes en la gran mayoría de estrategias de implementación de control
financiero.
El control interno informático controla diariamente que todas las actividades de sistemas de
información sean realizadas cumpliendo los procedimientos, estándares y normas fijados
por la dirección de la organización y/o la dirección informática, así como los requerimientos
legales.
En el ambiente informático, el control interno se materializa fundamentalmente en controles
de dos tipos:
• Controles manuales; aquellos que son ejecutados por el personal del área usuaria o de
informática sin la utilización de herramientas computacionales.
• Controles Automáticos; son generalmente los incorporados en el software, llámense estos
de operación, de comunicación, de gestión de base de datos, programas de aplicación, etc.
Se puede definir el control interno como “cualquier actividad o acción realizada manual y/o
automáticamente para prevenir, corregir errores o irregularidades que puedan afectar al
funcionamiento de un sistema para lograr o conseguir sus objetivos.
Controles preventivos: Para tratar de evitar el hecho, como un software de seguridad que
impida los accesos no autorizados al sistema.
Controles detectivos: Cuando fallan los preventivos para tratar de conocer cuanto antes
el evento. Por ejemplo, el registro de intentos de acceso no autorizados, el registro de la
actividad diaria para detectar errores u omisiones.
Controles correctivos: Facilitan la suelta a la normalidad cuando se han producido
incidencias. Por ejemplo, la recuperación de un fichero dañado a partir de las copias de
seguridad.
Objetivos principales:
• Controlar que todas las actividades se realizan cumpliendo los procedimientos y normas
fijados, evaluar su bondad y asegurarse del cumplimiento de las normas legales.
• Asesorar sobre el conocimiento de las normas
• Colaborar y apoyar el trabajo de Auditoría Informática interna/externa
• Definir, implantar y ejecutar mecanismos y controles para comprobar el grado de
cumplimiento de los servicios informáticos.
• Realizar en los diferentes sistemas y entornos informáticos el control de las diferentes
actividades que se realizan.
CONTROL COMPORTAMENTAL
El estudio del comportamiento que tienen las personas dentro de una empresa es un reto
nunca antes pensado por los gerentes y que hoy constituye una de las tareas más
importantes; la organización debe buscar adaptarse a la gente que es diferente ya que el
aspecto humano es el factor determinante dentro de la posibilidad de alcanzar los logros de
la organización.
Las variables dependientes que consideran algunos autores o que remarcan más son:
Las variables independientes que afectan el comportamiento individual de las personas son:
Variables del nivel individual.- que son todas aquellas que posee una persona y que
la han acompañado desde su nacimiento, como sus valores, actitudes, personalidad
y sus propias habilidades que son posiblemente modificables por la empresa y que
influirían en su comportamiento dentro de la empresa.
Variables a nivel de grupo.- el comportamiento que tienen las personas al estar en
contacto con otras es muy distinto. Por lo que esto representa un factor de estudio
para las organizaciones.
Variable a Nivel de Sistemas de Organización.- Los individuos y los grupos
conformarán la organización, en consecuencia los procesos de trabajo, las políticas
y las prácticas que realice la organización tendrán un impacto que debe analizarse.
Cuando se estudia los motivos por las cuales las personas cooperan, los behavioristas ven
a las organizaciones como un sistema que recibe contribuciones de los participantes, a
través de dedicación o de trabajo, y a cambio les ofrece alicientes e incentivos.
El Control en una empresa es una de las piezas fundamental para llevar a cabo los
resultados, siendo así una de las claves principales para el buen funcionamiento de
la Organización, en conjunto con:
1. Métodos
2. Medidas Adoptadas
Las herramientas de control son las que auxilian al administrador para llevar a cabo el
proceso, lo cual están diseñadas con el objetivo de proporcionar un grado de seguridad
razonable.
Precisa. La información referente al desempeño tiene que ser precisa. Los datos
mal provenidos al control pueden hacer que la organización emprenda acciones que
no lograran corregir el problema o crearan uno cuando no lo haya. Valuar la
precisión de la información que se recibe es una de las funcione más importantes
que deben cumplir los dirigentes.
Oportunidad. La información debe reunirse, enviarse a quien corresponda y
evaluarse rápidamente si se quiere tomar medidas a tiempo para lograr mejoras.
Objetiva y completa. La información aportada por un sistema de control deberá ser
completa y los que la utilicen han de considerarla objetiva. Cuando menos subjetivo
o ambiguo sea el sistema de control, mayores probabilidades habrá de que las
personas reaccionen de manera conocedora y eficiente ante la información que
reciben. Un sistema de control difícil de entender provocará errores innecesarios y
conjunción o frustración entre los subordinados.
Centrada en puntos estratégicos de control. El sistema de control ha de
centrarse en las áreas donde las desviaciones respecto a los estándares tienen
mayores probabilidades de causar daño. El sistema habrá de concentrarse así
mismo en los puntos donde las medidas correctivas puedan aplicarse con la máxima
eficacia.
Económicamente realista. El costo de instalar un sistema de control deberá ser
menor, o por lo menos igual, que los beneficios que aporte. La mejor manera de
reducir al mínimo los gastos superfluos es en un sistema de control consiste en
hacer la cantidad mínima que se requiere para garantizar que la actividad vigilada
llegue a la meta deseada.
Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de ser compatible con las
realidades de la organización. Por ejemplo, las personas han de ser capaces de
advertir una relación entre los niveles de desempeño que les pide alcanzar y los
premios que obtendrán con ellos. Más aún, todos los estándares del desempeño
deben ser realistas. La diferencia del estatus entre los individuos ha de ser
reconocida también. Aquellos que tienen la obligación de comunicar las
desviaciones a alguien que juzgan como un trabajador de nivel mas bajo quizá dejen
de tomar en serio el sistema de control.
Coordinada con el flujo de trabajo de la organización. La información
relacionada con el control necesita estar coordinada con el flujo de trabajo en toda
la organización por dos razones: En primer lugar, es posible que cada paso en el
proceso del trabajo afecte al éxito o fracaso de toda la operación. En segundo lugar,
la información debe llegar a cuantos la deben recibir.
Flexible. Actualmente pocas organizaciones se encuentran en un ambiente tan
estable que no tengan que esforzarse ante la posibilidad del cambio. En casi todas
las organizaciones, los controles han de ser flexibles a fin de que las organizaciones
puedan reaccionar rápidamente para superar los cambios adversos o bien para
aprovechar las oportunidades que se le presenten.
Prescriptiva y operacional. Los buenos sistemas de control deberían iniciarse
después de detectar una desviación respecto a los estándares, cuales son las
medidas correctivas que convienen aplicar. La información se concentrará en una
forma utilizable cuando llegue el encargado de tomar las medidas que
correspondan.
Aceptable para los miembros de la organización. Para que los miembros de la
organización acepten a un sistema de control los controles deberán relacionarse
con metas significativas y aceptadas. Tales metas deben de reflejar el lenguaje y
las actividades de aquellos que están directamente interesados en el control.
Eficiencia organizacional: Una organización que está estructurada para ayudar al logro
de los objetivos de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.
Las organizaciones son eficientes cuando sus gerentes reducen al mínimo la cantidad de
insumos o el tiempo que se requieren para producir un lote determinado de bienes y
servicios.
La evaluación Organizacional permite obtener información acerca del desempeño
de una organización y los factores que lo afectan. La información recabada puede
ser empleada para diagnosticar áreas de posible inversión para el cambio y/o para
demostrar capacidad organizacional.
Medidas de Desempeño Organizacional
1. Productividad Organizacional:
Se referimos a la cantidad bienes o servicios producidos dividida entre los insumos
necesarios para generar ese resultado.
La producción se mide por las ganancias que recibe una organización cuando se venden
los bienes y los insumos se miden por los costos de adquirir y transformar los recursos en
resultados.
2. Efectividad Organizacional
es una medida de la idoneidad de las metas organizacionales y de qué tan bien se están
cumpliendo dichas metas. Y es lo que da la pauta para las decisiones administrativas al
momento de diseñar las estrategias y las actividades laborales y de coordinar el trabajo de
los empleados
3. Rangos de la industria
4. Controles de Información
Su propósito es:
Como una herramienta para ayudar a los gerentes a controlar otras actividades
organizacionales
Como un área organizacional que los gerentes necesitan controlar
5. Controles de Información
Sistema utilizado para proveer regularmente a los gerentes con la información
necesaria (Datos y Información)
Benchmarking