CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

Cuando lees el material de apoyo que dejo el instructor en la plataforma acerca de la historia,
conceptualización y normativa archivística; te ubicas porque la verdad personalmente si sabía que
las empresas, oficinas a las que habitualmente vamos de vez en cuando a realizar nuestras
diligencias se rigen en un reglamento para su normal funcionamiento. A mi parecer el material de
apoyo me ayudo a esclarecer muy bien este tema y a deducir como funciona a diario un archivo en
las empresas, la radicación de documentos que la vemos a diario y pasamos por esto cuando nos
dirigimos a una organización mediante documentos escritos que dejamos en estas empresas para
que se les de su respectivo trámite para la obtención de una respuesta. ¿Siempre que radicamos
un documento estamos pensando será que si llegara a la persona que va dirigido el documento?
¿Será que si lo tendrán en cuenta para la toma de una decisión que estemos esperando?
Personalmente he tenido que pasar por este proceso y a veces es mucho tiempo el que hay que
esperar para obtener una respuesta, muchas veces no encuentran los documentos que hemos
dejado y es allí donde el recibido y el sello del radicado juega un papel importante ya que este es
la constancia de que si hemos dejado la documentación en dicha oficina la fecha establecida para
tal fin.

Antes pensaba yo que un archivista podría ser cualquier persona, ahora que leí acerca de las
cualidades del archivista me doy cuenta de que un archivista debe tener unos estudios previos
para poder desempeñar bien su trabajo, que un archivista debe estar comprometido con su labor
y tener de un buen modo sentido de pertenencia con la institución para la cual trabaja. Las
características esenciales que deben acompañar la acción eficaz de un archivista son aspectos que
debe tener toda persona para lograr así organizar su vida también, porque por ejemplo no se
puede ser una Perona ordenada, responsable y cordial en su lugar de trabajo y en la casa o en otro
lugar ser una persona desordenada, irresponsable y desatenta. Es por eso que los aspectos de un
archivista deben ser los siguientes:

Orden:

Es un método utilizado para organizar los elementos y documentos permitiendo así ejercer un
control y ubicación de los mismos. Que si nos pregunta un jefe por cualquier cosa podamos dar
razón de donde la podemos encontrar en el archivo de la empresa y que se encuentre en perfectas
condiciones que no vallan a estar dañados o desorganizados.

Responsabilidad:

Es una tarea de dedicación y actualización. Debemos ser responsables con todo lo que esté a cargo
nuestro, ser puntuales a la hora de ingresar a trabajar y estar bien presentados, ir a nuestro lugar
de trabajo muy bien vestidos y oliendo bien, esto también lo evalúan dentro de la empresa y los
usuarios también lo tienen muy en cuenta.

Prontitud:

Cuando se solicitan los archivos se deben encontrar inmediatamente, es muy desagradable tener
que esperar a veces horas para que un archivista encuentre un documento. De igual manera si un
superior nos necesita debe ser inmediato y no dejarlo esperando hasta que nosotros queramos, o
por hacer otras cosas muchas veces innecesarias dejar de ir donde necesitan ayuda nuestra y
mucho menos que se nos valla a olvidar porque deje de hacer algo por hacer otra cosa en el
momento cuando nos necesitaban.

Cordialidad:

El archivista debe generar buena disposición en el momento de dar información en la búsqueda de

documentos, pero la cordialidad es un aspecto que debe tener todos los integrantes de una
empresa entre los mismos empleados para evitar conflictos entre ellos y cordialidad de los
empleados con los usuarios de los servicios que ofrece la empresa para que los usuarios sientan
que están recibiendo un trato apropiado y una buena calidad en la atención.

Sigilo profesional:

Las personas que desarrollen funciones administrativas, secretariales o archivísticas, deben ser
reservadas en el manejo de la información por el grado de confidencialidad que esta requiere. Hay
temas que solo se deben tratar entre los empleados de la empresa, para evitar que esta
información sea el motivo por el cual los empleados de la empresa corran peligro por la toma de
alguna decisión tomada por la empresa o evitar algún tipo de fraude o falsificación en sus archivos.

Concentración:

Es un aspecto que debemos tener en cuenta siempre que vallamos a realizar algún tipo de labor
para hacerla de la mejor manera sin ninguna falla y nuestros jefes se sientan satisfechos y
confiados con nuestra labor realizada dentro de la empresa.