COMUNICACIÓN

Código : ITM-SIG-112 Versión: Rev.06

ITRAMSAC
Fecha de Elab: 10/01/2016 Página 1 de 8

COMUNICACIÓN

PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

DAVID SIANCAS
ANDY MATOS Q CIRO MATOS G

SUPERV ISOR DEL AREA Y GERENTE DEL GERENTE

TRABAJADORES PROGRAMA DE MASS

FECHA DE ELABORACION: FECHA DE APROBACION:

10/01/2016 05/01/2019
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1. OBJETIVO
Establecer los estándares mínimos aplicables al Comunicación, para un proceso sistemático de
identificación continúa de los peligros/aspectos y la evaluación y control de los riesgos/impactos
relacionados al Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, en las actividades y áreas de
trabajo de Inversiones Matos SAC.

2. ALCANCE
Los estándares generales contenidos en el presente documento son de aplicación en todas las áreas
operativas y administrativas de Inversiones Matos SAC.

3. DEFINICIONES
3.1. Boletín de Seguridad: Comunicación mensual escrita que tiene como objetivo informar a los
trabajadores la reunión grupal del mes, actualización de los documentos del Sistema
Integrado de Gestión y temas de interés general.

3.2. Sugerencias: Utilizado para recibir las sugerencias de los trabajadores y partes interesadas
externas o internas de Inversiones Matos SAC.

3.3. Comunicación Interna: Son los procesos de comunicación al interior de la empresa que se
orientan a informar a los diversos niveles de la organización sobre cada uno de los
componentes del Sistema de Gestión SSOMA, con el objeto de lograr su conocimiento y
aplicación en relación a cada actividad o proceso productivo, para de esta manera asegurar la
implementación y mantenimiento eficaz de los Sistemas de Gestión en mención.

3.4. Comunicación Externa: Son los procesos de difusión de información pertinente al Sistema
Integrado de Gestión SSOMA, que persigue fortalecer los vínculos de la empresa con las
partes interesadas externas de tal manera que permita proyectar y posicionar a Inversiones
Matos SAC. como una empresa ambientalmente responsable y que cumple con los
estándares de Salud y Seguridad Ocupacional.

3.5. Parte interesada externa: Persona o grupo que no pertenece a Inversiones Matos SAC. y
que tiene interés o relación con el desempeño de nuestro Sistema de Gestión SSOMA. Se
puede considerar como partes interesadas externas a: clientes, contratistas, visitantes,
autoridades públicas, proveedores, entidades reguladoras, comunidades aledañas,
poblaciones cercanas y otros.

3.6. Informativo de Seguridad y Salud Ocupacional: Comunicación digital que tiene como
objetivo informar a los trabajadores sobre un tema específico que requiere ser informado de
manera inmediata.

3.7. Sistema Integrado de Gestión: Parte del Sistema de Gestión de una organización,
empleada para desarrollar e implementar su política SSOMA y gestionar sus aspectos
ambientales, peligros y riesgos de seguridad y salud ocupacional en sus procesos.
Inversiones Matos SAC ha implementado, mantiene y mejora continuamente su Sistema de
Gestión SSOMA

3.8. Supervisor SSOMA: Supervisor de SSO y medio ambiente, a cargo del seguimiento de los
sistemas de gestión de ambiental y de seguridad y salud ocupacional.

3.9. Paneles informativos de seguridad: Panel utilizado para exponer y difundir durante un
tiempo determinado temas de interés general.
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4. RESPONSABLES
4.1. Gerente General
 Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento por parte de los supervisores bajo
su cargo.
 Transmitir las comunicaciones internas que se generen por el Sistema Integrado de
Gestión MASS.

4.2. Gerente Administrativo

 Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento por parte de los supervisores bajo
su cargo.
 Transmitir las comunicaciones internas que se generen por los Sistemas de Gestión
Ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional.

4.3. Supervisor SSOMA

 Respetar y hacer cumplir las directivas que se señalen en el Boletín de Seguridad.
 Redactar y distribuir el Boletín de Seguridad.
 Recibir, documentar y responder las comunicaciones internas y externas pertinentes.
 Responder a las preguntas de los trabajadores sobre dudas de la información dada en el
Boletín de Seguridad.
 Transmitir a las Gerencias responsables las comunicaciones internas que se generen
para el Sistema Integrado de Gestión MASS, para su respuesta respectiva.
 Concientizar a los trabajadores respecto a los temas contenidos en el Boletín de
Seguridad.
 Asegurar y verificar que los trabajadores a conozcan, entiendan y cumplan los
estándares definidos en el presente documento.
 Cumplir con los estándares definidos en el presente documento.

4.4. Trabajador
 Cumplir con los estándares definidos en el presente documento.
 Leer la información que se recibe a través del Boletín de Seguridad y Nota de Seguridad.
 Cumplir las directivas que se señalen en el Boletín de Seguridad y Nota de Seguridad.
 Consultar a su supervisor sobre cualquier duda respecto a la información del Boletín de
Seguridad y Nota de Seguridad.

5. ESPECIFICACIONES DEL ESTÁNDAR

5.1. Generales
5.1.1. El presente documento establece los estándares generales mínimos para
Comunicación.
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5.2. Comunicaciones Internas de Seguridad y Salud Ocupacional

5.2.1 Boletín de Seguridad (semanal, trimestral y trípticos) físicos y digitales

5.2.1.1 Publicar mensualmente el Boletín de Seguridad en formato físico o digital
para informar sobre temas de interés general, la información como mínimo
debe incluir:
 Nombres y números telefónicos de contacto del personal del Área
de Seguridad y Salud Ocupacional.
 Reunión grupal del mes.
 Actualización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
MASS.
 Relación de representantes de seguridad de los trabajadores,
otros.

5.2.1.2 Gestionar la edición del Boletín de Seguridad e ilustra con figuras, fotos y
gráficos que faciliten el entendimiento de la información contenida.

5.2.1.3 Revisar el contenido del Boletín de Seguridad, para asegurar la

estandarización de la información y esté alineada a las políticas internas
de difusión de Inversiones Matos SAC.

5.2.1.4 Distribuir los Boletines de Seguridad en físico o digital a todos los

trabajadores de Inversiones Matos SAC

5.2.1.5 Gestionar el envió del Boletín de Seguridad y asegurar la que todos los
trabajadores lo hayan recibido.
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5.2.2 Paneles informativos de Seguridad

5.2.2.1 El Área de Seguridad y Salud Ocupación ha instalado los paneles
informativos de Seguridad en áreas accesibles y concurridas por los
trabajadores (comedores, talleres, oficinas).

5.2.2.2 Actualizar mensualmente los paneles informativos de seguridad.

5.2.2.3 Los paneles informativos de Seguridad se utiliza para difundir:

 Boletín Mensual
o Entrevista
o Seguridad
o Eficiencia
o Calidad
 Semana cumpleañera
 Otros.

5.3. Comunicaciones Internas

5.3.1 Se orienta a lograr que todos los trabajadores estén informados sobre el Sistema de
Gestión SSOMA, en:
 Los Aspectos e Impactos Ambientales de las actividades que desarrollan
para posibilitar la mejora de su Desempeño Ambiental.
 Estén informados sobre los peligros y riesgos de sus actividades diarias, para
prevenir, minimizar e implementar herramientas de mejora.
 Estén informados sobres las políticas ambientales y las Políticas de
Seguridad y Salud Ocupacional de Inversiones Matos SAC.

5.3.2 Así mismo, permite que las disposiciones para la participación y las consultas de los
empleados se encuentren documentadas en los registros correspondientes como
(correo electrónico, actas, registros, entre otros).

5.3.3 La comunicación interna referente al Sistema de Gestión SSOMA, se realiza

empleando los siguientes instrumentos:

 Correo Electrónico: Dirigido a todo el personal de Inversiones Matos SAC.

 Línea telefónica
 Sugerencias
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 Boletín de Seguridad mensual: Dirigido a todo el personal de Inversiones Matos

SAC. en el que se publica información de interés general.
 Reuniones SSOMA: Para analizar, discutir y llegar a consenso entre el
personal involucrado en el manejo del Sistema de Gestión SSOMA.
 Charlas de capacitación: Se da en los distintos niveles de la organización, en
estas charlas se exponen temas de relevancia para la gestión del sistema
integrado de gestión MASS.
 Así como la comunicación de los documentos generados, tales como:
procedimientos, programas, otros y/o las modificaciones de los mismos,
registrándolos en un formato de asistencia/participación.

5.3.4 Utilizar el formato de Informe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

para los siguientes casos de comunicación interna:
 Informes Mensuales de Seguridad y Salud Ocupacional.
 Informes Corporativos.
 Informes de resultados de Higiene Industrial.
 Otros.

5.3.5 Los Informe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente se conservan en

formato electrónico o en formato pdf y debe estar registrado en el Sistema de Gestión
SSOMA de Inversiones Matos SAC.

5.4 Comunicaciones Externas

5.4.1 Con la finalidad de administrar la imagen de Inversiones Matos SAC. y mantener una
buena relación con los diferentes sectores, la comunicación externa referente al
Sistema de Gestión SSOMA hará uso de los siguientes instrumentos:
 Cartas, Oficios: Para responder comunicaciones de partes interesadas;
 Reporte Integrado;
 Boletines informativos;

5.4.2 Toda comunicación realizada por parte interesada externa relacionada con el Sistema
de Gestión SSOMA puede llegar a Inversiones Matos SAC. a través de los siguientes
medios:
 Libro de Quejas;
 Cartas, oficios, comunicados;
 Llamadas telefónicas;
 Otros
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5.4.3 Cualquier integrante de la organización puede recepcionar una comunicación externa,

(excepto las quejas o reclamos).

5.4.4 Coordinar con el Representante de la Dirección y el área involucrada, para realizar un

plan de respuesta, si es que lo creen conveniente.

5.4.5 Las respuestas a las comunicaciones externas, de ser el caso se pueden realizar
utilizando los siguientes instrumentos:  Reuniones, charlas;  Cartas, Comunicados
 Talleres informativos, otros.

6. ANEXOS
6.1 N.A.

7. FORMATOS, CONTROLES Y DOCUMENTACIÓN

7.1. Boletín de Seguridad

7.2. Registro de Seguimiento de Reclamos o quejas
7.3. Cronograma de actividades
7.4. Formato de asistencia/participación

8. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

8.1. D.S. 024-2016-EM Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería, Art. 139.
8.2. Normas ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, Requisito 4.4.3 y 4.4.3.1.

9. VERIFICACIÓN (INSPECCIÓN/AUDITORÍA)
Dos veces al año en procesos de auditorías internas y externas del SSOMA.

10. EQUIPO DE TRABAJO

10.1. Gerente General
10.2. Supervisor SSOMA
10.3. Trabajadores
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11. REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA

Este estándar será revisado como mínimo anualmente y mejorado continuamente de acuerdo a las
oportunidades identificadas en la supervisión diaria o aportes del personal.

12. HISTORIAL DE CAMBIOS

REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS Y/O MODIFICACIONES

05 10/01/2017 No hubo cambios

06 10/01/2018 No hubo cambios

07 05/01/2019 No hubo cambios