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Planificación y control de gestión | Unidad 8

PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

Unidad 8: Evaluación de proveedores utilizando la


herramienta selección, evaluación y reevaluación de
proveedores
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Planificación y control de gestión | Unidad 8

ÍNDICE

OBJETIVO ESPECÍFICO .................................................................................................................... 3


INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 4
1. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES. ............................................. 5
1.1. NORMA ISO 9001............................................................................................................ 5
1.2. ESTRUCTURA DE LA HERRAMIENTA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES. .......................................................................................................................... 7
1.2.1. SITUACIÓN ACTUAL ............................................................................................. 7
1.2.2. ELABORACIÓN DE PARÁMETROS Y CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES ....................................................................................................................... 8
1.2.2.1. FORMALIDADES ............................................................................................. 8
1.2.2.2. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES .................................................. 9
1.2.2.3. ASIGNACIÓN DE VALORES A CRITERIOS ......................................................... 9
1.2.2.4. ESTABLECER SUBCRITERIOS ........................................................................... 9
1.2.2.5. DEFINIR RANGO DE PUNTAJE PARA APROBAR SELECCIÓN DE PROVEEDOR.. 11
1.2.2.6. PREPARACIÓN MATRIZ DE EVALUACIÓN. .................................................... 11
1.2.3. ELABORACIÓN DE PARÁMETROS Y CRITERIOS DE REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES. .................................................................................................................... 16
COMENTARIO FINAL .................................................................................................................... 18
REFERENCIAS ............................................................................................................................... 19

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OBJETIVO ESPECI FICO

 Conocer y aplicar las herramientas en la evaluación de proveedores como apoyo


para el control de gestión de la organización.

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INTRODUCCIÓN

En la actualidad las empresas deben crear un permitan tomar decisiones debidamente


valor agregado a sus negocios, ya no basta fundamentadas y con la menor subjetividad
vender un producto o prestar un servicio. La posible. En respuesta a esta necesidad se
medición y calidad de los procesos internos crearon sistemas de selección y evaluación
de las organizaciones son fundamentales de proveedores como el Método AHP Difuso.
para diferenciarse del resto y obtener una Este sistema matemático permite evaluar a
cuota de mercado importante. una lista de proveedores de acuerdo a
distintos criterios, permitiendo obtener la
Dentro de los procesos internos se encuentra mejor alternativa de proveedor según los
el área de proveedores, la cual no puede parámetros establecidos de la empresa.
dejarse aislada o reducirla simplemente a la
compra de materias primas o productos a los Siguiendo el tema de selección de
proveedores y luego efectuar los pagos. Esta proveedores, esta semana se estudiará una
área comprende todo un mundo estratégico herramienta más simple en su desarrollo que
donde los colaboradores deben sumar la metodología AHP difuso, entregando
esfuerzos para tomar las mejores decisiones igualmente parámetros sólidos con lo que se
al elegir un proveedor, considerando define como “selección, evaluación y
múltiples factores que comparar para dicha reevaluación de proveedores”.
elección, como precio, calidad, tiempo de
entrega, prestigio en el mercado, años de “Si no tiene una idea buena, simple y
diferenciadora, más vale que tenga un precio
antigüedad en la empresa, índice de excelente”
incidencias, pedidos entregados conforme,
etc. Ante estas variables que se presentan se Jack Trout, experto en estrategia competitiva.
hace necesario contar con sistemas que

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1. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE


PROVEEDORES
El entorno empresarial es amplio, caracterizado por una fuerte competencia, amenazas de
creación de nuevas organizaciones, clientes y proveedores.

En la actualidad se considera que el poder de negociación de las organizaciones con los


proveedores es clave para incrementar la capacidad de crear riqueza, dado que se pueden
negociar precios, exclusividad, tiempos, calidad, etc.

Para entregar un producto de calidad o un buen servicio a los clientes las empresas deben
establecer procesos que permitan elegir a los mejores proveedores para su organización. Además
de la calidad de los proveedores, también se debe procurar mantener o disminuir el nivel de
costos, acortar el tiempo de entrega, innovar, etc. Son diversos los factores involucrados en esta
elección. Por ello deben establecerse los parámetros de selección, evaluación y reevaluación
posterior, permitiendo a las empresas aumentar la calidad de sus procesos, la de sus productos y
lo que entrega al cliente.

En este proceso es importante mencionar la existencia de una Norma Internacional que certifica a
las empresas en calidad de procesos llamada ISO 9001, la cual entrega importantes parámetros al
elegir un proveedor.

1.1. NORMA ISO 9001

La ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC).
Se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe
contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus
productos o servicios.

Las empresas suelen seleccionar a proveedores que posean esta certificación pues le otorga a la
empresa el reconocimiento de más 640 mil empresas en todo el mundo y con ello se verifica que
se cuenta con un buen sistema de gestión de calidad.

Para que las empresas mantengan esta condición, un agente certificador cada seis meses realiza
una auditoría donde verifica que la organización cumple con los requisitos establecidos en la
norma. De esta forma las empresas pueden verificar que estos proveedores certificados tienen un
buen sistema de gestión de calidad y no es necesario que la propia empresa realice una auditoría
para probar sus sistemas, ahorrando este costo.

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La norma se subdivide de la siguiente manera:

 Sección 1 - Ámbito.
 Sección 2 - Referencias normativas.
 Sección 3 - Términos y definiciones.
 Sección 4 - Requisitos del sistema.
 Sección 5 - Responsabilidades de la dirección.
 Sección 6 - Gestión de recursos.
 Sección 7 - Realización del producto.
 Sección 8 - Medición, análisis y mejora.

En la sección 7, específicamente el punto 7.4.1 referente a compras, menciona lo siguiente:

“La empresa deberá elegir los proveedores basándose en su capacidad de suministrar en base a

los requisitos. Será necesario establecer los criterios de selección, validación y reevaluación y

mantener registros adecuados” (Norma ISO 9001,2008, Sección 7.4.1 Control de Compras).

 A continuación se presenta la Norma ISO 9001 del año 2008, la


cual contiene información relevante respecto a los sistemas de
gestión de calidad.

http://goo.gl/tk4KvL

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1.2. ESTRUCTURA DE LA HERRAMIENTA DE SELECCIÓN,


EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Cada empresa puede crear su sistema de selección, evaluación y reevaluación de proveedores de


acuerdo a sus requerimientos y parámetros, tal como lo menciona la norma ISO 9001 en su
sección 7. Este sistema debe ser debidamente documentado y visado por los responsables.

Por lo tanto, tendrá distintos requerimientos según en el rubro en el que esté inserta la empresa,
el negocio al cual se dedique o el servicio que ofrezca. Lo importante es que independiente de sus
diferencias, el hecho de que los proveedores cumplan con los parámetros establecidos por ellas
es universal para seleccionarlos.

Los criterios de selección que utilizará y los parámetros para medirlos sobre una lista de
alternativas, los desarrolla la misma organización conocedora de su producto y sus necesidades,
por ejemplo:

En el criterio tiempo de entrega los parámetros para medir son:

6,0 a 7,0 Muy bueno

5,0 a 5,9 Bueno

4,0 a 4,9 Deficiente

1,0 a 3,9 Malo

Para estructurar detalladamente el proceso se subdividirá en tres etapas:

 Situación actual.
 Elaboración parámetros y criterios de selección y evaluación de proveedores.
 Elaboración parámetros y criterios de reevaluación de proveedores.

1.2.1. SITUACIÓN ACTUAL

La empresa debe verificar el sistema de selección de proveedores con el que cuente en la


evaluación de la situación actual.

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Suele suceder que no existen sistemas completos de selección y lo más común es que la decisión
se tome conforme el costo que significa a la empresa (el mejor precio) o el tiempo de entrega
cuando una compra debe realizarse con urgencia.

En pos de mejorar los procesos y lo que entrega al cliente la empresa debiese contar con un
sistema que le permita decidir sobre la elección de los mejores proveedores en base a más
criterios que solo el precio o el tiempo, por ejemplo, la calidad.

La empresa debe mantener una lista de proveedores probables para satisfacer sus necesidades de
acuerdo al producto o servicio que ofrezca.

Para llevar a cabo el proceso en su totalidad deben definirse responsables a cargo. Por ejemplo, el
jefe del departamento de producción debe participar activamente en el proceso, ya que es él
quien más conoce los productos necesarios y los tiempos de reposición de materias primas.
También el jefe de administración y finanzas que define la mejor relación costo-calidad, el
gerente o jefe del área de calidad. La definición de los responsables se relaciona directamente con
los criterios, ya que son ellos quienes evaluarán a cada proveedor, como se verá gráficamente
más adelante.

1.2.2. ELABORACIÓN DE PARÁMETROS Y CRITERIOS DE SELECCIÓN Y


EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

En esta etapa se deben establecer los criterios de selección que la empresa considera al elegir un
proveedor. Por un lado están los de formalidades que refieren a la documentación que debe
presentar el postulante y por otro los criterios cuantificables de medición con los cuales se
comparan alternativas.

Además debe definirse una lista de proveedores seleccionados (cumplen con los parámetros
impuestos por la empresa), no seleccionados (no cumplen con los parámetros impuestos por la
empresa) y los que quedan en segunda opción a la espera de mejoras.

Cabe destacar que el proveedor al estar postulando para la empresa está siendo evaluado en
todos sus aspectos.

1.2.2.1. FORMALIDADES

Cada empresa definirá que documentación solicitará al proveedor para entrar en proceso de
postulación, entre las solicitudes más frecuentes se encuentran:

 Copia de constitución de la empresa y R.U.T.


 Certificación ISO 9001.
 Registro de entregas satisfactorias y las referencias de clientes.
 Estados financieros, declaraciones de impuestos mensuales y declaraciones de renta.

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 Certificado del boletín comercial (DICOM).

1.2.2.2. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Dentro de los criterios de selección es posible encontrar:

 Facilidades de pago (créditos a 30, 60, 90 y más días).


 Plazos de entrega.
 Calidad de productos.
 Acreditación ISO 9001.
 Antigüedad en el mercado.
 Servicio post venta.
 Otros.

1.2.2.3. ASIGNACIÓN DE VALORES A CRITERIOS

Con los criterios definidos se debe asignar valores que permitan medirlos de acuerdo a la
importancia que le asigne la empresa a cada uno.

Por ejemplo, se pueden asignar valores en porcentajes

CRITERIO PORCENTAJE

CALIDAD DE PRODUCTOS 50%

TIEMPO DE ENTREGA 20%

ANTIGÜEDAD EN EL 30%
MERCADO

1.2.2.4. ESTABLECER SUBCRITERIOS

Por cada criterio establecido se debe construir una tabla de subcriterios de evaluación, donde se
pueda asignar puntaje según la situación actual del proveedor.

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A modo de ejemplo

TIEMPO DE ENTREGA CRITERIO DE EVALUACIÓN PUNTAJE

CUMPLE CON PLAZOS EN EXCELENTE 10 PUNTOS


FORMA ANTICIPADA

CUMPLE CON LOS PLAZOS EN BUENO 7 PUNTOS


LA FECHA PACTADA

NO CUMPLE CON LOS PLAZOS DEFICIENTE 5 PUNTOS


PACTADOS ENTREGANDO EN
FORMA ATRASADA (HASTA
DOS SEMANAS)

NO CUMPLE CON LOS PLAZOS MALO 0 PUNTOS


PACTADOS ENTREGANDO EN
FORMA ATRASADA (MÁS DE
DOS SEMANAS)

Sobre los puntajes de los sub criterios deben calcularse las ponderaciones de cada criterio y
finalmente sumar los puntajes.

Ejemplo

TIEMPO DE CRITERIO DE PUNTAJE PONDERACIÓN PUNTAJE


ENTREGA EVALUACIÓN CRITERIO FINAL
TIEMPO DE POR
ENTREGA CRITERIO

CUMPLE CON EXCELENTE 10 PUNTOS 20% (10*0.20)=


PLAZOS EN 2 PUNTOS
FORMA
ANTICIPADA

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1.2.2.5. DEFINIR RANGO DE PUNTAJE PARA APROBAR SELECCIÓN DE


PROVEEDOR

Aquí se debe establecer el rango de puntaje para que un proveedor sea seleccionado. Esto se
realiza verificando el puntaje total de lo obtenido en base a los criterios establecidos.

De acuerdo al puntaje es necesario realizar un listado de los proveedores seleccionados, los que
están en lista de espera y los no seleccionados.

Por ejemplo:

CRITERIO PUNTAJE

PROVEEDOR SELECCIONADO DE 9 A 12 PUNTOS

PROVEEDOR EN LISTA DE DE 6 A 8 PUNTOS


ESPERA, PARA REVALUACIÓN
EN 6 MESES

PROVEEDOR NO MENOS DE 6 PUNTOS


SELECCCIONADO

1.2.2.6. PREPARACIÓN MATRIZ DE EVALUACIÓN

Con los pasos anteriormente mencionados se debe crear una matriz completa de selección,
creando un informe que con toda la información del proveedor, su evaluación, puntaje final y
estado, considerando si está seleccionado, en lista de espera o no seleccionado.

En el siguiente enlace se encuentra un ejemplo de selección y evaluación de


proveedores elaborados por una empresa.

https://goo.gl/zwzZtT

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Las empresas hacen sus informes atendiendo a los requerimientos propios de cada una. El
siguiente informe corresponde a un ejemplo, donde se ha supuesto información respecto a un
proveedor ficticio para presentar en representación práctica.

EMPRESA HH

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

SELECCIONE EL PROCEDIMIENTO A REALIZAR

Selección y evaluación de proveedores

Reevaluación de proveedores

Primera vez (Leer antecedentes)

Segunda o más (Leer antecedentes)

Nombre del proveedor: Rojo Ltda

R.U.T proveedor: 99.999.999-9

Producto proporcionado: Madera

Dirección: Avda. Los Morros 777, San Joaquín, Santiago

Fecha de evaluación: 03-03-2016

- Documentos proporcionados a departamento de adquisiciones (Adjuntar a carpeta):

Fotocopia R.U.T, copia escritura de constitución, estados financieros, informe boletín


comercial.

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Criterios a evaluar

CRITERIO PONDERACIÓN

CALIDAD DE PRODUCTOS 45%

TIEMPO DE ENTREGA 20%

ANTIGÜEDAD EN EL MERCADO 35%

TOTAL 100%

Subcriterios de cada criterio

CALIDAD DE PRODUCTOS CRITERIO DE EVALUACIÓN PUNTAJE

LA CALIDAD DE LOS EXCELENTE 10 PUNTOS


PRODUCTOS ES ALTA

LA CALIDAD DE LOS BUENO 7 PUNTOS


PRODUCTOS ES ACEPTABLE

LA CALIDAD DE LOS DEFICIENTE 5 PUNTOS


PRODUCTOS ESTÁ POR BAJO
AL CALIDAD DE MERCADO

LA CALIDAD DE LOS MALO 0 PUNTOS


PRODUCTOS ES MALA

TIEMPO DE ENTREGA CRITERIO DE EVALUACIÓN PUNTAJE

CUMPLE CON PLAZOS EN EXCELENTE 10 PUNTOS


FORMA ANTICIPADA

CUMPLE CON LOS PLAZOS EN BUENO 7 PUNTOS


LA FECHA PACTADA

NO CUMPLE CON LOS PLAZOS DEFICIENTE 5 PUNTOS


PACTADOS ENTREGANDO EN
FORMA ATRASADA (HASTA

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DOS SEMANAS)

NO CUMPLE CON LOS PLAZOS MALO 0 PUNTOS


PACTADOS ENTREGANDO EN
FORMA ATRASADA (MÁS DE
DOS SEMANAS)

ANTIGÜEDAD EN EL CRITERIO DE EVALUACIÓN PUNTAJE


MERCADO

PROVEEDOR LLEVA MÁS DE 10 EXCELENTE 10 PUNTOS


AÑOS EN MERCADO

PROVEEDOR LLEVA MÁS DE 6 BUENO 7 PUNTOS


A 9 AÑOS EN EL MERCADO

PROVEEDOR LLEVA DE 3 A 5 DEFICIENTE 5 PUNTOS


AÑOS EN EL MERCADO

PROVEEDOR LLEVA MENOS DE MALO 0 PUNTOS


3 AÑOS EN MERCADO

Evaluación integral

(Llenar según puntajes establecidos más arriba)

CRITERIO EVALUACIÓN PUNTAJE PONDERACIÓN PUNTAJE FINAL


CRITERIO POR CRITERIO

CALIDAD DE EXCELENTE 10 PUNTOS 45% (10*0.45)= 4.5


PRODUCTOS PUNTOS

TIEMPO DE BUENO 7 PUNTOS 20% (7*0.20)= 1.4


ENTREGA PUNTOS

ANTIGÜEDAD EN DEFICIENTE 5 PUNTOS 35% (5*0.35)= 1.75


MERCADO PUNTOS

TOTAL PUNTAJE 7,65

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Puntajes de selección de proveedores

CRITERIO PUNTAJE

PROVEEDOR SELECCIONADO DE 7 A 10 PUNTOS

PROVEEDOR EN LISTA DE DE 4 A 6 PUNTOS


ESPERA, PARA REVALUACIÓN
EN 6 MESES

PROVEEDOR NO MENOS DE 4 PUNTOS


SELECCCIONADO

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Estado del proveedor evaluado

De acuerdo a los puntajes de selección de proveedores, el proveedor se encuentra dentro del


rango de los proveedores SELECCIONADOS.

Pasos a seguir (check a los pasos ya realizados)

- Envío de correo al proveedor evaluado con decisión final.

Coordinar reunión con proveedor evaluado y solicitar firma de contrato proveedor de


planta, solo en caso de ser seleccionado.

Con contrato firmado ingresar información proveedor al sistema de mantención


proveedores web.

_______________________________

Firma y timbre Proveedor

_______________________ _____________________

Firma y timbre evaluador Firma y timbre Encargado


Adquisiciones

1.2.3. ELABORACIÓN DE PARÁMETROS Y CRITERIOS DE


REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Con los parámetros de selección y evaluación de proveedores elaborados se debe establecer los
de reevaluación para dos tipos de proveedores:

 Los hayan quedado en lista de espera luego de la primera evaluación. El tiempo para
volver a presentar la solicitud también es definido por la empresa.
 Los seleccionados que se someten a reevaluación luego de un tiempo en el listado de la
empresa. El tiempo para la reevaluación lo define la organización.

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Para el primer caso, se debe utilizar el mismo proceso de selección y evaluación, incluidos los
parámetros ya establecidos, ya que el proveedor está realizando una nueva postulación.

En el segundo si bien se puede utilizar la misma evaluación elaborada, la empresa puede agregar,
quitar o modificar criterios, pues se evaluarán los proveedores en base a la gestión con la misma
organización.

Por ejemplo, en el caso presentado anteriormente se dejaría de considerar el criterio antigüedad


en mercado porque es un dato con el que la empresa ya cuenta. Se conservaría tiempo de entrega
y calidad de los productos con la información obtenida desde el departamento de adquisiciones o
producción, según sea la empresa. Además podrían agregarse criterios como el promedio de
incidencias, los descuentos en costos por volúmenes de productos, la innovación de productos,
etc.

El proceso permite flexibilidad en su elaboración, acomodándose a las necedades de cada


organización.

El desarrollo de parámetros de selección, evaluación y


reevaluación de proveedores es realizado de acuerdo a las
necesidades de cada empresa. Es un proceso flexible en el cual
cada organización define la forma de elaborarlo e implantarlo,
los ejemplos evidenciados en esta semana no constituyen una
forma única de realizar este proceso, son una guía para aprender
los fundamentos de esta herramienta.

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COMENTARIO FINAL
La herramienta “selección, evaluación y reevaluación de proveedores” permite a las empresas
mantener una lista de proveedores actualizada y coherente con sus requerimientos.

La utilización correcta de esta herramienta es fundamental, ya que permite a las organizaciones


certificar el proceso de proveedores mediante la Norma ISO 9001. Con esto se aumentan los
estándares de calidad y su prestigio en el mercado, siendo reconocida como una empresa que
lleva a cabo sus procesos en forma metódica.

Esta herramienta y la metodología AHP difuso permiten a las empresas seleccionar a los mejores
proveedores para abastecerse de materias primas, productos terminados o servicios, dando un
valor agregado a la empresa, el cual se verá reflejado en el producto final entregado al cliente.

Ambas herramientas facilitan el actuar del control de gestión al intervenir en forma


independiente el proceso de selección de proveedores, considerando una elección debidamente
fundamentada de acuerdo a los requerimientos de la empresa, los cuales surgen a partir de los
objetivos planteados por la misma.

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REFERENCIAS
Anthony, R. (1998). El control de gestión: marco, entorno y proceso. 2.ª edición. Bilbao: Editorial

Duesto.

Cámara de Comercio de Cartagena. (2008). Procedimiento de selección, evaluación y

reevaluación de proveedores. Recuperado de

http://23.23.245.75/CCCartagena/its-gestion/archivos/BS-P-

06/Procedimiento%20Seleccion,%20Evaluacion%20y%20Reevaluacion%20de%20Proveedores.pdf

Climatización industrial y de confort. (2015). Ejemplo de procedimiento de compras, selección y

evaluación de proveedores. Recuperado de: http://goo.gl/Axs9aw

Kovacevic, A. y Reynoso, A. (2013). El diamante de la excelencia organizacional. 1.ª edición.

Santiago: Aguilar Chilena de Ediciones S. A.

Servicer Ltda. (2010). Ejemplo de procedimiento de compras, selección y evaluación de

proveedores. Recuperado de:

https://calidoso9001.files.wordpress.com/2010/04/p-07-compras-seleccion-y-evaluacion-

de-proveedores.pdf

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2016). Evaluación de proveedores utilizando la herramienta selección, evaluación y


reevaluación de proveedores. Planificación y Control de Gestión. Unidad 8.

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