CLASES LOS DOCUMENTOS DIFERENCIAS

Documento de archivo Determinado por el lugar donde se Que en todos estos documentos de
encuentra toda la información producida pueden encontrar toda la información por
o recibida por una entidad pública o una entidad pública, de todas las
privada, en razón de sus actividades o actividades o funciones
funciones.
Documento Electrónico Toda la información generada, enviada, A diferencia del documento de archivo no
recibida, almacenada o acumulada por se guarda en físico sino almacenada por
medio electrónico medio electrónico
CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS
A. Características Aquellas que hacen parte de la esencia En este son las que se pueden observar a
Internas del documento y que están implícitas en simple vista sin necesidad de leer un texto
él. Las más comunes son: se refiere a la distribución del contenido
Entidad promotora: hace referencia a
el autor o empresa que expide Esta
característica se hace presente tanto en
el sector público como en el privado
Origenes funcionales: Se refiere a un
cargo o tramite que motiva a la
elaboración y producción del documento
Fecha y lugar de producción: Señala
con precisión el origen del documento
Contenido sustantivo o substancial:
se refiere al contenido del documento
de una manera amplia y detallada
B. Características Son aquellas características que no  Son las que se observan a leer un
externas dependen del cuerpo del documento, texto como la objetividad,
sino que son parámetros que hacen que subjetividad, marcas textuales,
éste se realice de determinada manera modos discursivos y prototipos.
fo:
 Pero la diferencia radica en que se
Clase: se refiere al tipo de mensaje que elaboraron para ser interpretados
se desea trasmitir en el documento visual, auditiva.
Textual: sus contenidos están escritos  Los textuales se organizan por
en el papel. legajos, cajas, libros, entre otros.
No Textuales: en algunas ocasiones
pueden contener escritos, y  los no textuales, como son las
manualmente; por ejemplo: los imágenes y los sonoros, se
documentos informáticos, fotográficos, organizan en cintas, microfilms,
gráficos, Cds, etc.
sonoros, mapas y planos.
Tipo: se refiere al motivo que genera la
creación del documento y la entidad
misma
que lo emite.
Forma: señala específicamente su
contenido en original y copia. Se debe
identificar
el original con alguna clase de
marquilla, en algunos casos se emplea
la mención.
Formato: refleja la presentación en
físico del documento dependiendo su
clase,
por ejemplo:
Cantidad: hace referencia al número de
ejemplares del documento