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organizaciones en las que labora o en su última experiencia, por favor resolver el siguiente
cuestionario.
CONTROLAR LA CALIDAD
¿Podría listar cuales son las principales brechas para la implementación del proceso para
controlar la calidad?
Existe una falencia generalizada en la recopilación de datos, por cuanto las instituciones
públicas desconocen e ignoran las herramientas y técnicas para acopiar información; no
tiene implementado listas de verificación, hojas de verificación o formatos o formas que
permitan registrar anomalías o problemas de calidad, esto sucede, ya que la filosofía es
hacer la actividad, entregar el producto o prestar el servicio como fin último, no es
importante la satisfacción del cliente. Además este último si bien pude valor la calidad, no
lo manifiesta o no es tenido en cuenta por el órgano ejecutor.
En otros casos como el establecimiento de cerca perimetrales en predios rurales, solo basta
construir la cerca, pero no se efectúan pruebas para determinar la calidad de los postas de
cemento empleados en la misma.
Dicen que los Colombianos carecemos de memoria histórica y sí que es esto aplicable a los
proyectos.
¿Podría listar cuales son las principales brechas para la implementación del proceso para
controlar los recursos?
Esta brecha surge porque los directores son más “caudillos”, que profesionales que utilicen
una metodología científica para la identificación y resolución de problemas. Prima su
instinto y experiencia, prácticas que no permiten aplicar pasos metódicos y secuenciados
como los de identificar claramente el problema, en muchas ocasiones se confunde el
síntoma con la causas.
¿Podría listar cuales son las principales brechas para la implementación del proceso para
controlar las adquisiciones?
AUDITORIAS
Para el PMI la supervisión y auditoria son herramientas del proceso de controlar; la cual
corresponde a una actividad propia del gerente; en el caso estatal la brecha resulta porque
esta, considera que el proceso debe ser externo, para lo cual contrata a un tercero por
medio de un concurso de méritos, para que ejerza la interventoría en todos los aspectos:
Administrativos, técnicos, jurídicos, ambientales y contables. En procesos de cuantía
pequeña la supervisión la realiza el secretario de despacho designado para tal fin.
Se debería contar con una guía o documento interno para la liquidación de los contratos,
no existen los documentos estándar o actas para el cierre formal del contrato, dando
cumplimiento a requisitos técnicos, económicos y de calidad. Es decir que muchas veces se
adaptan o se trabajan con formatos o documentos guías desactualizados o creados por la
persona encargada de liquidar el contrato de adquisición o compra. Muchas veces sucede
por el concepto que lo efectuado por la anterior administración es erróneo o simplemente
por celo, de no utilizar algo del anterior alcalde o gobernador.
No existe formalmente ni
documental el seguimiento
mediante supervisor o
auditoria. Se carece de una
AUDITORIAS guía o documento interno
que especifique las
funciones y el ejercicio de la
supervisión e interventoría
CONTROL DE LAS de los contratos suscritos.
ADQUISICIONES Se debería contar con una
guía o documento interno
para la liquidación de los
DEFICIENCIA EN contratos, no existen los
ADQUISICIONES CERRADAS documentos estándar o
actas para el cierre formal
del contrato, dando
cumplimiento a requisitos
técnicos, económicos y de
calidad.