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El segundo paso para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance
y requerimientos técnicos, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución.
Este procedimiento fi ja los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una
exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un
proyecto de estudio sólido y completo.
Fuentes de estudio
Fuentes internas
Órganos de gobierno
Representa la instancia de mayor jerarquía de la organización, y como tal conoce con exactitud sus
condiciones generales de operación.
Nivel directivo
Nivel encargado de defi nir las normas generales de acción y el marco estratégico.
Nivel medio
Nivel responsable de preparar los planes y programas que conforman el aspecto táctico.
Área afectada
Unidad de trabajo en la que se puede advertir que algo no funciona correctamente, lo que se detecta
por síntomas como retraso o desarticulación para desahogar el trabajo, dispersión de esfuerzos,
elevación de costos, incremento desorbitado del número de personal, etc., factores que determinan
la necesidad de realizar ajustes organizacionales.
Recursos de información
Herramientas informáticas que permiten el acceso y revisión tanto de aspectos administrativos,
como de elementos que fluyen por los canales de comunicación y sistemas de información que sirven
como soporte al estudio.
Fuentes externas
Normativas
Son aquellas que emiten criterios o normas de aplicación general que la organización debe cumplir
de manera obligatoria. Entre las más representativas se destacan:
• Organismos internacionales que formulan pautas para estandarizar acciones y sancionan normas
regulatorias y de calidad.
• Instituciones ofi ciales que dictan lineamientos jurídicos y políticas de funcionamiento para
enmarcar sus acciones.
• Instituciones que actúan como grupos de fi liación, corporativos o sectoriales que interrelacionan
las acciones de sus integrantes.
Competidores
Organizaciones que interactúan en el medio con la organización materia del estudio;
Proveedores
Generadores de bienes o servicios que suministran insumos necesarios a la organización, por lo que
la conocen operativamente.
Clientes o usuarios
Instancia que aporta elementos de juicio representativos sobre el comporta miento de una
organización, pues son quienes reciben los productos o servicios (o ambos) que ésta genera.
Una vez definidos la orientación y los factores de calidad que se esperan del estudio, la secuencia
lógica para su desarrollo requiere de una investigación preliminar o “reconocimiento”. Esto implica
revisar tanto la génesis de la organización como la literatura técnica y legal, además de establecer
el primer contacto con la realidad que se va a estudiar.
• Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de estudio e identificar los
factores que requieren de atención.
• Jerarquizar las prioridades en función del fi n que se persigue.
• Describir de manera detallada la ubicación, naturaleza y extensión del factor de estudio.
• Interrelacionar las unidades administrativas y vincularlas con el entorno.
• Especificar el tipo de conocimientos técnicos y/o habilidades que se requie ren para aportar
elementos de apoyo al estudio.
• Estimar el tiempo y recursos humanos, materiales, fi nancieros y tecnológicos necesarios para
cumplir el objetivo del estudio.
Contenido de la investigación
La investigación preliminar exige que se examinen, por lo menos, los siguientes aspectos:
• Información referente a tratados, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, ofi cios, circulares y otras
disposiciones que regulan la creación y funcionamiento de la organización.
• Información sobre el campo de trabajo, tal como organigramas, manuales, catálogos de formas,
estudios técnicos anteriores, estadísticas del desempeño, condi ciones de trabajo que incluyan
espacio, mobiliario y equipo, recursos de todo tipo asignados a estructura, estudios económicos y
de mercado, inversiones destinadas a la investigación y desarrollo de estudios organizacionales y,
en general, toda clase de documentación relacionada con el factor de estudio.
• Información de otras organizaciones del mismo o diferente giro.
Prediagnóstico
– Marco de actuación: precisar la fecha e instrumento jurídico de creación de la organización.
– Cambios en la composición jurídica: especifi car las modifi caciones al instrumento de creación.
– Contexto: determinar la naturaleza, dimensión, sector y giro industrial en el que opera la
organización.
– Competencias centrales: identifi car las capacidades distintivas sobresalientes.
– Enfoque de trabajo: orientar las acciones hacia funciones, procesos o su combinación.
– Vínculos con el medio: defi nir las relaciones con grupos de interés.
– Desempeño: conocer los principales logros alcanzados y obstáculos detectados.
Autorización para realizar el estudio
En este punto se debe presentar el proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa
responsable de su ejecución para que éste lo evalúe y, en su caso, lo apruebe.
De acuerdo con lo anotado, la estructura del equipo técnico quedaría de la manera siguiente:
Coordinador general
Es conveniente que conozca bien la organización y tenga experiencia en la materia. Asumir la
coordinación del equipo de trabajo requiere que su capacidad de respuesta se traduzca en resultados
y su liderazgo mantenga a su gente en un nivel de desempeño acorde a las necesidades del estudio.
Líder de proyecto
Como parte del mando del equipo y vínculo entre el coordinador general y los analistas, debe
propiciar que el trabajo se realice en un clima de entendimiento y comunicación fluida.
Investigación documental
Se deben seleccionar y analizar los escritos que contengan datos de interés relacionados con el
estudio, para lo cual es necesario revisar estudios previos, información técnica, normas nacionales
e internacionales, bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, circulares, oficios, actas de
reuniones y todo documento que aporte información relevante a la investigación.
Observación directa
Este recurso es de gran utilidad para el equipo técnico responsable del estudio, pues le permite
conocer no sólo la manera en que operan las unidades administrativas, sino la cultura organizacional
predominante en las áreas donde se desarrolla el trabajo diario. A partir del análisis de los datos
recabados es aconsejable conversar con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas
áreas para complementarlos o afinarlos.
Cuestionario
Este recurso se utiliza para obtener los datos deseados en forma homogénea. Está constituido por
series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separa das por capítulos o temáticas
específicas. Por ello, permite ahorrar recursos y tiempo; no obstante, la calidad de los datos que se
obtengan depende tanto de su estructura y forma de presentación como de la forma en que se
aplique.
Para preparar los proyectos de cuestionario es necesario llevar a cabo los pasos siguientes:
1. Realizar un recuento de documentación descriptiva, archivos, estudios y datos estadísticos
existentes para determinar el número y alcance de las preguntas.
2. Establecer un objetivo por pregunta.
3. Validar el orden y la secuencia que se seguirá.
4. Someter las propuestas del cuestionario a un proceso de control y evaluación conocido como
prueba previa o pretest. Para defi nir la estructura del cuestionario, es necesario establecer los
campos de distribución básicos:
1. Espacio correspondiente para los datos de registro, tales como la ubicación o adscripción de las
personas que los llenarán, información del área, del responsable de su manejo, así como la fecha
de aplicación.
2. Preguntas o ítems.
3. Instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa abajo de cada pregunta.
4. Espacio para respuestas, que debe facilitar tanto la lectura como la respuesta.
5. Espacio para anotar las observaciones generales.
Para que los cuestionarios aporten elementos de juicio valiosos, es conveniente considerar los
criterios siguientes:
1. Utilizar preguntas introductorias claras y amables para atraer la atención del entrevistado.
2. A medida que se avance en la aplicación del cuestionario, formular preguntas precisas en relación
con el tema central.
3. Incluir preguntas fi ltro para ubicar el contexto de los puntos clave. Asimismo, prever posibles
“saltos de pregunta”, en función del conocimiento y manejo del tema, para garantizar la continuidad
en la recopilación de datos.
4. De acuerdo con la profundidad o algidez del tema, incluir preguntas accesibles para obtener
respuestas concretas de manera gradual.
Cédula
Las cédulas representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos ya que están conformadas
por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y
división de su contenido para su revisión y posterior análisis, además de que abren la posibilidad de
ampliar el rango de respuesta.
Entrevista
Esta herramienta consiste básicamente en reunirse con una persona con el fi n de interrogarla en
forma meticulosa para obtener información. Este medio es posiblemente el más usado y el más
completo, pues el entrevistador, debido a que tiene un estrecho contacto con el entrevistado, además
de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. La entrevista debe dirigirse a
directivos y empleados de una misma área o que intervienen en la misma clase de tareas, así como
a clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactúan con la organización.
Resguardo
Para facilitar la tarea de integración, es recomendable que los datos que se obtengan se incorporen
a
equipos de cómputo para salvaguardarlos y facilitar su manejo. Con este propósito se pueden:
i) Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarlos en función de la división del trabajo.
ii) Crear bases de datos o programas específi cos.
iii) Utilizar paquetes acordes con las necesidades específi cas del proyecto.
iv) Combinar recursos (1, 2 y 3) para optimizar resultados.
Clasificación
Para facilitar su análisis, los datos pueden dividirse en dos grandes rubros:
Antecedentes
Se debe tomar en cuenta la reglamentación que regula la realiza ción del trabajo, cómo la han
aplicado las unidades responsables de hacerlo y qué efecto ha tenido en su desempeño.
Situación actual
Por lo que toca a este punto, es recomendable considerar los aspectos siguientes:
Objetivos
Corroborar la existencia de objetivos en el área o áreas de estudio; en caso afi rmativo, verifi car su
congruencia con los objetivos generales de la organización.
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Estrategias
Comprobar la existencia de estrategias en los diferentes niveles jerárquicos, así como su efecto en
la organización.
Estructura orgánica
Conviene revisarla cuidadosamente para establecer si satisface las necesidades del trabajo.
Instrumentos jurídico-administrativos
Estudiar manuales, reglamentos, circulares, ofi cios, entre otros documentos, a fi n de conocer la
fundamentación jurídica vigente para orientar el trabajo.
Funciones
Detectar hasta qué grado el personal sabe cuáles son sus funciones y qué puestos las realizan.
Procedimientos
Verificar su existencia, características, aplicación y resultados obtenidos de su uso.
Procesos
Precisar las acciones que realiza la organización desde la entrada de insumos hasta la obtención de
resultados.
Infraestructura tecnológica
Revisar las condiciones de los sistemas de información, soporte técnico, relaciones e interacción
ambiental.
Equipo
Tomar en cuenta el equipo de trabajo que se utiliza para cumplir con las actividades, su uso y
condiciones,así como si es suficiente, apropiado y se encuentra bien distribuido.
Condiciones de trabajo
Observar la distribución del espacio, mobiliario existente, fl ujo del trabajo, condiciones de ventilación,
temperatura, ruido, iluminación y color que prevalece en las áreas, y todos aquellos aspectos que
apoyen u obstaculicen las labores del personal.
Ambiente laboral
Resulta de suma importancia conocer las relaciones humanas existentes para determinar la cultura
organizacional que prevalece. Este factor es de utilidad para el desarrollo del estudio ya que permite
atenuar la resistencia al cambio y conseguir la colaboración del personal.
Entre otros aspectos, es importante establecer las relaciones intra e interdepartamentales, liderazgo
y flujo de la comunicación formal e informal.
Controles
Es conveniente conocer la naturaleza, sistemas, niveles, proceso, áreas de aplicación, herramientas
y sistemas de gestión de la calidad que se utilizan para evaluar el desempeño organizacional.