IMPORTANCIA DEL USO DE LA METODOLOGIA LEAN OFFICE EN LAS

ÁREAS ADMINISTRATIVAS ENFOCADA A LAS 5S

Autor

Ingrid Lorena Carvajal Moreno

Director

Ronald Castro

Ingeniero Industrial

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍAS MECÁNICA, MECATRÓNICA E

INDUSTRIAL

FACULTAD DE INGENIERÍAS Y ARQUITECTURA

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

VILLA DEL ROSARIO, 2019

CONTENIDO
1. INTRODUCCION: ............................................................................................. 5
2. RESULTADOS: ................................................................................................. 8
2.1 MÉTODO:....................................................................................................... 8
3. DESARROLLO DEL TEMA: ............................................................................ 10
3.1 HISTORIA DE LEAN:................................................................................ 10
3.2 DEFINICIÓN DE LEAN OFFICE: .............................................................. 13
4. LEAN OFFICE EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS: ................................... 15
4.1 IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LEAN OFFICE: ................. 16
4.2 LOS 7 DESPERDICIOS AL LEAN OFFICE: ................................................ 17
4.3 VENTAJAS: .................................................................................................. 20
4.4 BENEFICIOS DE LEAN OFFICE ................................................................. 20
5. ¿CÓMO CONSEGUIR UNA LEAN OFFICE? ................................................. 25
5.1 HERRAMIENTAS DE LEAN OFFICE........................................................... 25
5.2 PRINCIPIOS PARA IMPLEMENTAR LEAN OFFICE: .................................. 26
6. ¿QUÉ ES EL MÉTODO DE LAS 5S? ............................................................. 29
6.1 IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE EL MÉTODO 5S ........... 29
6.2 PORQUE NECESITAR EL MÉTODO DE LAS 5S: ...................................... 30
6.3 OBJETIVOS DE LAS 5S .............................................................................. 31
6.4 BENEFICIOS DE LAS 5S:............................................................................ 32
6.5 ¿POR QUÉ NO SE APLICAN LAS 5S? ....................................................... 33
6.6 PRINCIPALES PILARES DE LAS 5S. ......................................................... 34
6.6.1 EJEMPLOS DE LOS PRINCIPALES PILARES DE LAS 5S: ................... 41
6.7 El papel de almacenamiento en la metodología de organización del trabajo 5S
........................................................................................................................... 44
6.8 IMPLEMENTACIÓN DE LAS 5S: ................................................................. 46
7. CASOS DE ÉXITO: .......................................................................................... 48
7.1 CASO ÉXITO SM RESINAS EN CONSTANTI: ........................................ 48
7.2 LEAN OFFICE. KATOEN NATIE IBERICA .................................................. 51
CONCLUSION ....................................................................................................... 53
Bibliografía ............................................................................................................. 55
TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. LAS 5S ............................................................................................. 34

Ilustración 2.SEIRI-CLASIFICAR ........................................................................... 36
Ilustración 3.SEITON-ORDENAR .......................................................................... 37
Ilustración 4.Seiso - Limpiar ................................................................................... 38
Ilustración 5.SEIKETSU-ESTANDARIZAR ............................................................ 39
Ilustración 6. SHITSUKE-DISCIPLINA................................................................... 40
Ilustración 7 .Ejemplo de un sistema de archivador de color ................................. 41
Ilustración 8 .Sistema pull de supermercado para material de oficina ................... 42
Ilustración 9 .Norma de limpieza visible que se utiliza en hoteles.......................... 43
Ilustración 10. Velocidad reducida estudio de taller 5s. ......................................... 50
 RESUMEN:
El modelo de lean office propuso una nueva metodología de trabajo dentro de las
empresas en las que se optimicen los procesos administrativos con el objetivo de
evitar errores durante los mismos, eliminar el exceso de burocracia, mejorar los
canales de comunicación y simplificar las fases de modo que se consiga una mayor
eficiencia de los diferentes departamentos, esta metodología se utiliza con el fin de
dar cumplimiento de demostrar la importancia del uso de la metodología Lean Office
en las áreas administrativas, Mostrar cómo se pueden obtener procesos más
eficientes con la metodología Lean Office, la metodología que propuso lean office
ayudó a dar cumplimiento de estos dos objetivos ya que es sencilla y ayuda a
buscar una mejora continua en los procesos, cuando se implementó esta
metodología de forma adecuado se pudo obtener una: Mejorara en la eficiencia, el
Ahorro de costos, la identificación de los residuos, la Simplificación del proceso
complejo, la conservación del conocimiento dentro de la organización, dio
una respuesta más rápida al cliente. Lean office trabaja con diferentes herramientas
las cuales buscan una mejora continua: 5s, Producción Just in Time, Calidad en la
fuente, Adaptabilidad al cambio, Trabajo en Equipo, Control Visual, Mejoramiento
Continuo. La implementación la metodología Lean Office cuenta con una
herramienta la cual es el método de las 5s, Este método ha ayudado a la
metodología Lean office la cual ha dado resultados en el orden de cada uno de los
puestos de trabajo, ella trabaja con 5 principales pilares que son: Clasificación,
orden, limpieza, estandarización y disciplina, estos pilares ayudan al cumplimiento
del tercer objetivo, que ayuda a demostrar que este método mejora las condiciones
de trabajo.

PALABRAS CLAVES:

Lean office, mejoramiento continuo, 5s, desperdicios, despilfarros

 1. INTRODUCCION:

En esta monografía se verá reflejado todo lo que tiene que ver con el método lean
office en la áreas administrativas, al hablar de este tema quiero darles a conocer
porque es importante usarlo o desarrollarlo en nuestras empresas ya que aporta
una mejora en el rendimientos de las actividades, en este caso de las
administrativas, con este método lo que se busca es que los empleados de esta
área trabajen en conjunto para mejorar el rendimiento en la empresa , ya que nos
ayudará a la optimización de los flujos de procesos para maximizar la productividad
y disminuir los desperdicios . La implementación de Lean office nos permite ser
más competitivo, mejorar tiempo de respuesta, calidad y precio, una de las causas
más críticas en las organizaciones para no perder oportunidad de mercado y
aumentar su rendimientos económicos. Lo importante en la implementación de Lean
como herramienta de mejora, es que las puedes compartir con todos el personal de
una organización, y esto permite aumentar la calidad del producto, bajar los costos
del desperdicio, aumentar la productividad y tiempo de respuesta significativamente,
así también mejora el ambiente laboral, ya que las personas comienzan a pensar
no de manera aislada sino de forma sistémica que permite mejorar la experiencia
del cliente interno como el externo, debemos tener en cuenta, que de la única
manera de satisfacer las necesidades del cliente externo es satisfaciendo las
necesidades del cliente interno. Para esto también se tendrá en cuenta el uso de
las 5s para lograr lo que se quiere ya que esto nos sirve para apoyar el método y
lograr la mejora continua, en este caso la enfocaremos en los procesos
administrativos el cual lo que ella busca es eliminar las 7 causas de desperdicios
que hay como lo son: la sobreproducción, inventario, defectos, sobre procesos,
esperas y movimientos innecesarios y se tendrán en cuenta las que infieren en
nuestro enfoque para poder lograr lo que esta metodología y sus apoyos quieren
que es la mejora continua. Y para responder a nuestra pregunta el ¿por qué? las
empresas les da tanto miedo arriesgarse en cosa nuevas en estos métodos que le
5
traerá algo positivo a sus empresas, muchos hoy en día tienen miedo de arriesgarse
porque piensa que lo pueden perder todo, y para mi parecer es un pensamiento
equivoco ya que si no nos arriesgamos no sabremos que pueda pasar si vamos a
crecer o a decaer , pero solo se sabe si nos arriesgamos , esta metodología ofrece
herramientas fáciles para su entendimiento y para que todos los que compongan
una organización las puedan entender lo cual permite un trabajo en conjunto para
lograr como equipo una mejora continua, el objetivo de esta metodología es hacer
crecer la producción y el rendimiento de una empresa eliminando aquellas causas
que impiden avanzar o que hagan los procesos más lentos, evitando que la empresa
avance y solo lo que hace es generar pérdidas en toda su organización ya que el
área administrativa es uno de los mayores motores de una organización y el simple
hecho de que esta decaiga lo demás también lo harán, ya que esta es la guía líder
de los demás procesos. Hay cuatro pasos básicos para la aplicación de la
metodología Lean: Estabilizar, estandarizar, hacer visible, mejora continúa, estos
pasos básicos ayudarán a saber primero el estado de la empresa y según esta ira
avanzando hasta llegar a la mejora continua.

Se quiere resaltar la importancia de utilizar lean office como se ha dicho

anteriormente esta metodología permite llegar a la mejora continua y para ello existe
diferentes métodos, en este caso se hace referencia a las 5s la cual es Para
cualquier tipo de organización, ya sea industrial o de servicios, que desee iniciar el
camino de la mejora continua. Las 5S son universales, se pueden aplicar en todo
tipo de empresas y organizaciones, tanto en talleres como en oficinas, incluso en
aquellos que aparentemente se encuentran suficientemente ordenados y limpios,
para lograr el cumplimiento de esta se encuentra los siguientes objetivos:

 Demostrar la importancia del uso de la metodología Lean Office en las áreas

administrativas.

6
  Mostrar cómo se pueden obtener procesos más eficientes con la metodología
Lean Office.

 Demostrar con ayuda del método de las 5 s la mejora en las condiciones de

trabajo.

Cabe destacar, que el lean es una metodología, que ha sido utilizada en varios
gobiernos locales en Reino Unido, Estados Unidos, Holanda, y China, debido a la
necesidad de mostrarse en mejor posición frente a las empresas privadas; pero su
implementación, no ha dado el uso adecuado, debido a que aún no se encuentra
estructurada ni estandarizada una metodología para que las organizaciones
públicas pueden hacer buen uso de lean, transferir estos conceptos de lean
Manufacturing a la oficina tiene que ir acompañado de algunas actuaciones para
conseguir que los empleados acepten que los conceptos de la filosofía lean son
adecuados para su entorno de trabajo y aceptar esta forma de trabajar apropiada,
no olvidemos que se puede generar rechazo por que nos imaginamos que se van a
implantar conceptos de entornos como talleres y diseñados inicialmente para
fábricas en un espacio de trabajo de oficinas. Es muy importante mostrar a los
empleados diferentes caminos para implantar sistemas y estandarizar la forma de
trabajar en los diferentes procesos en la oficina. Hacer las tareas más fáciles,
resolviendo problemas concretos a las personas, enseñando como ahorrar tiempo
o reducirlo. La dirección tiene que demostrar que la orientación lean es importante.
La mayoría de las Organizaciones que lanzan Lean lo mantienen porque ha
generado resultados de forma eficaz, eficiencia y productividad más alta. Generar
comunicaciones e información de una forma regular hacia los empleados sobre el
proceso de mejora Lean es una manera de incrementar el conocimiento y reforzar
estas nuevas políticas.

7
 2. RESULTADOS:

2.1 MÉTODO:

Para la selección de la información se tuvieron en cuenta artículos, blog, libros,

revistas, tesis de grado, con información general sobre Lean Office y el método de
las 5s implementadas en diferentes entornos resaltando la importancia del uso de
estas metodologías.

Hoy en día existe mucha desinformación sobre esta metodología y debido a esto
en base a la información encontrada se quiere resaltar la importancia del uso de la
misma, de cómo se constituye, de que se debe realizar, demostrar que algo como
muchos lo ven tan simple como lo es el método de las 5s, puede ayudar de manera
significativa al mejoramiento del lugar de trabajo y aumento de la productividad a
bajo costo. Hablar de organizar, ordenar y limpiar puede ser considerado por
muchos como algo muy simple y los relacionamos con el entorno doméstico y
nunca al empresarial. Sin embargo, estos tres conceptos tan sencillos en una
primera impresión, son el primer paso que debe dar cualquier organización en su
proceso de mejora y una premisa básica e imprescindible para aumentar la
productividad y obtener un entorno seguro y agradable. (fabricación, 2013)

Muchos de los problemas en las áreas administrativas son la falta de organización

en cuanto a la información, documentos y todo lo relacionado a su puesto de trabajo
que hace perder tiempo, dinero y disminuye significativamente la productividad de
la empresa, ya que tanto la parte administrativa como la operativa deben trabajar
en conjunto para lograr una mejora continua. Con base a estos problemas que se
presentan en esta área, se requiere utilizar el método de las 5s en conjunto a todo
lo que se debe realizar con la metodología Lean Office, ya que el método a utilizar

8
permite poder eliminar todos esos despilfarros que están afectando el flujo de
trabajo, impidiendo ser más eficientes.

9
 3. DESARROLLO DEL TEMA:

3.1 HISTORIA DE LEAN:

Esta empresa inició sus actividades en el campo de la automoción bajo la dirección

de Kiichiro Toyoda, hijo del fundador de la compañía, Sakichi Toyoda. En 1934
Toyota fabricó sus primeros motores Tipo A. En sus primeras prácticas los
ingenieros de producción de Toyota se encontraron con los problemas muy
comunes de la fabricación en serie: tras producir un gran lote de culatas, y
montarlas en los correspondientes motores, comprobaron finalmente que éstos no
alcanzaban la potencia requerida porque las culatas eran defectuosas. Las grandes
pérdidas que provoco este problema, hizo que Toyota se diera cuenta de los
errores que se estaban cometiendo y empezar hacer algo para evitarlos, como: la
consecución y verificación de la calidad de los componentes en cada etapa del
proceso productivo, antes de pasar a la siguiente, conformando el concepto Jidoka
(control automático de defectos).

Taiichi Ohno se unió a esta empresa en 1943, empezando con las actividades de
montaje, poco a poco gracias a su talento paso por diferentes puestos llegando a
ser el vicepresidente en el año 1975. Desde el año 1950 ha estado colaborando con
el ingeniero industrial Shigueo Shingo, quien es el consultor que desarrolla el
sistema de producción de la compañía.

Ohno y Shingo conocieron los programas de reconstrucción, lo cuales lo iniciaron

los Estados Unidos en Japón, cuando finalizo la segunda guerra mundial, Ellos se
quisieron enfocar en los métodos de producción de la industria Estadounidense,
Enfocándose más en las prácticas que realizaba en la empresa de Ford. Esta
producción tiene como objetivo la reducción de costo unitario, pero para lograrlo se
10
requiere de: instalaciones, equipos de alta calidad, buena mano de obra, gran
cantidad de materia prima y primordialmente un mercado que requiera en gran
volumen el producto o servicio que se quiera brindar. Encerrando todo esto lo que
se requiere es un gran capital que permita financiar todo para lograr la producción
deseada.

La situación de Japón después de la guerra no permitió realizar el modelo de

producción de Ford, ya que no se podía obtener la materia prima necesaria para
realizarlo, ni la mano de obra y muchos menos el capital que necesitaban para
financiarlo. Por ende Ohno y Shingo quisieron iniciar un sistema de producción
ajustado a Toyota, el cual se enfoca en ajustar los recursos con respecto a la
demanda actual, Los cuales buscaban generar un cambio en los grandes lotes de
producción que se generaban y mayor cantidad de inventarios sobre los tiempos de
entrega.

Las observaciones de Toyota sobre las limitaciones del modelo de Ford no se

restringen a su falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios en la demanda,
sino que se extiende al papel que juegan los trabajadores en las plantas de
producción. En aquella época los trabajadores en Ford tienen una consideración
equivalente al de las máquinas, y de ellos se espera que aporten su habilidad
manual y su fuerza muscular en operaciones que se han dividido y simplificado al
máximo, para requerir la mínima cualificación intelectual posible. Ohno y Shingo,
muy influenciados por los enfoques sobre control estadístico de la calidad de Juran
y Deming, o los círculos de calidad de Ishikawa, consideran que los trabajadores de
Toyota tienen capacidades y conocimientos que pueden ser aprovechados para una
eficiente implementación y mejora continua del Sistema de Producción de Toyota.
Es habitual que en Toyota las personas se integren en equipos autónomos que se
responsabilizan de la productividad y la calidad de sus operaciones.

11
Cuando las mejoras en productividad y calidad de Toyota se hicieron evidentes, su
modelo de producción recibió el foco de expertos y directivos de todo el mundo. Sin
embargo, sus observaciones se centraron en aspectos secundarios ligados a la
utilización de herramientas específicas (elementos de just in time, 5S, etc.), sin
llegar a entender los principios del Sistema de Producción de Toyota, ni cómo se
integraban las herramientas en dicho sistema. El resultado fue que los intentos de
reproducir los éxitos alcanzados por Toyota fallaron en su gran mayoría.

El éxito de Toyota puede medirse en su evolución como fabricante de automóviles

a escala global. General Motors ha venido siendo el líder tradicional en ventas
mundiales de automóviles. Sin embargo. a partir de 1995 las ventas de General
Motors prácticamente se estancan, mientras que las de Toyota crecen de forma
continua. Finalmente, en el primer trimestre de 2007 se produce un hito en la historia
de Toyota, al superar a General Motors y convertirse en ese momento en el nuevo
líder mundial en ventas de automóviles.

La Metodología Lean se ha extendido más allá sector de la automoción,

principalmente entre compañías de montaje en sectores como el aeronáutico o el
de fabricación de bienes de equipo. No obstante, la potencialidad de aplicar los
principios y herramientas de la Metodología Lean a los procesos de cualquier
cadena de valor está haciendo que en la actualidad exista un gran interés en su
introducción en sectores con actividades muy diferentes a las de montaje, como
pueda ser la sanidad. (LEAN, 2018)

12
 3.2 DEFINICIÓN DE LEAN OFFICE:

Con respecto a la metodología de Lean se hace enfoque en Lean office, la cual a

continuación encontramos algunos conceptos sobre esta Metodología:

El concepto de Lean Office está basado en la filosofía Kaizen de mejora continua.

Es capaz de reducir errores, disminuir los tiempos, aumentar la productividad o
ahorrar gastos. Por ello cada vez son más las organizaciones se suman a este
modelo de negocio. (Bermejo, 2016)

Lean Office es un metodología de trabajo en secciones administrativas, que

consigue mejorar los procesos y reducir las ineficacias. Consigue una implicación
de la organización, hacer más con los mismos recursos y orientarse al cliente
interno. El lean Office es claramente una apuesta por una organización más
eficiente. (CEL, s.f.)

El modelo de lean office propone una nueva metodología de trabajo dentro de las
empresas en las que se optimicen los procesos administrativos con el objetivo de
evitar errores durante los mismos, eliminar el exceso de burocracia, mejorar los
canales de comunicación y simplificar las fases de modo que se consiga una mayor
eficiencia de los diferentes departamentos. De hecho, el término anglosajón lean
significa esbelto o austero. (P&A, s.f.)

Lean Office puede aplicarse para mejorar la eficiencia y el entorno del trabajo en
todas las áreas administrativas y de gestión de cualquier empresa u organización.
Puede usarse tanto de manera integrada junto con las áreas de fabricación o
producción de bienes de cualquier clase – sector cerámico, textil, alimentación,
muebles, automóvil, materiales de construcción, etc. – como para cualquier
13
empresa que presta servicios públicos o privados – gestión de instituciones
públicas, hospitales, colegios o centros educativos, entidades bancarias, hoteles,
servicios de construcción, arquitectura, despachos de abogados, etc.

Lean office viene aplicándose con éxito desde hace años, ha demostrado su eficacia
eliminando miles de transacciones diarias, ahorrando miles de horas de trabajo,
mejorando el entorno de trabajo, incrementando el rendimiento y fomentando el
trabajo en equipo. Y se está aplicando desde simples trabajos administrativos hasta
la alta gestión financiera y estratégica de la empresa. (Pons, s.f.)

14
 4. LEAN OFFICE EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS:

Cuando se aplica Lean en Organizaciones en procesos administrativos puede influir

en todos los niveles de la misma

 Nivel de la empresa: racionaliza y acelera esos procesos que se relacionan

con clientes externos y proveedores como el asiento de pedidos, el servicio
al cliente, el procesamiento de facturas pendientes, el proceso comercial y
de ventas, la investigación y desarrollo, el desarrollo de producto y la
distribución.

 Nivel organizativo: racionaliza procesos clave de soporte (por ejemplo.

Tecnología de la información, recursos humanos, ingeniería, compras),
identifica los requisitos del cliente internos y de valor, mejora la comunicación
y la cooperación inter funcional.

 Nivel departamental: Enfocados sobre los objetivos, reduce las actividades

que requieren el tiempo pero añaden poco valor, mide la cadencia de la
operación (Takt Time), crea un flujo para reducir los errores, implanta Pull y
los sistemas de Kanban y usa Gestión visual para identificar el flujo de las
actividades.

 Nivel individual: reduce el papeleo, las actividades manuales y los errores

usando procedimientos de trabajo estándar, mejora la organización interna,
y aclara los roles individuales, las responsabilidades y los objetivos.
(Torrubiano, 2013)

 ¿Y por qué si hay beneficios no se usa en procesos transaccionales?

Si aplicar los mismos conceptos y herramientas/técnicas que se han usado en los

procesos industriales de forma sencilla ha provocado grandes beneficios, ¿por qué
no se ha utilizado y desplegado el uso en áreas no fabriles? Causas comunes
suelen ser:
15
  Falta de claridad en los flujos de los “productos”.

 Limitación en los datos existentes.

 Falta de conocimiento del "Desperdicio" y de las actividades de no valor

añadido en ambientes de la oficina

Es común que proyectos lean empiecen con la realización de un mapa de flujo de

valor .A menudo, esto es un desafío en un ambiente de oficina donde hay muchos
y pequeños flujos de valor que se conecta y cruzan entre sí, no siendo habitual un
único y claro “flujo de producto”. Además, estos flujos de valor no podrían ser
visibles (por ejemplo se desarrollan electrónicamente), o la frecuencia de repetición
es muy limitada. Sin embargo, los flujos múltiples de la demanda del cliente y la
necesidad a lo largo de cada puesto de trabajo, persona que presta el servicio y
sistemas de información deben ser identificados y ordenados para obtener una
fotografía exacta del proceso. (Torrubiano, 2013)

4.1 IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LEAN OFFICE:

La implementación de Lean manufacturan como Lean office nos permite ser más
competitivo, mejorar tiempo de respuesta, calidad y precio, una de las causas más
críticas en las organizaciones para no perder oportunidad de mercado y aumentar
su rendimientos económicos. Lo importante en la implementación de Lean como
herramienta de mejora, es que las puedes compartir con todos el personal de una
organización, y esto permite aumentar la calidad del producto, bajar los costos del
desperdicio, aumentar la productividad y tiempo de respuesta significativamente,
así también mejora el ambiente laboral, ya que las personas comienzan a pensar
no de manera aislada sino de forma sistémica que permite mejorar la experiencia
del cliente interno como el externo, debemos tener en cuenta, que de la única

16
manera de satisfacer las necesidades del cliente externo es satisfaciendo las
necesidades del cliente interno. (Tauro)

 Hay cuatro pasos básicos para la aplicación de la metodología Lean:

 Estabilizar

 Estandarizar

 Hacer visible

 Mejora continua

El enfoque que se adopta es depende del punto de partida, si su proceso es

inestable lo primero que se tendrá que hacer es estabilizarlo, ya estando estable se
puede empezar a estandarizar con el fin de que todos los realicen de manera
sistemática, ya luego lo que se busca es hacerlo visible dentro de la organización,
para luego en un trabajo conjunto poder llegar a la mejora continua. (Locher, 2017)

4.2 LOS 7 DESPERDICIOS AL LEAN OFFICE:

En las áreas administrativas se encuentran los siguientes aspectos los cuales

afectan la eficiencia en los procesos realizados en cada una de estas áreas los
cuales son la causa de implementar una metodología que conlleve a una mejora
continua:

 Re-trabajos. Se producen porque se realizan actividades de forma no

correcta, y se requiere volver a realizar otra actividad sobre el proceso en
cuestión. Los defectos en los procesos administrativos son los errores en
documentos, en la entrada datos o en elaboración de documentos (formatos
erróneos), errores de archivado, gestión de quejas o reclamaciones de
clientes (externo o interno), etc… que aumentan el tiempo de entrega o dan
lugar a pedidos pendientes.
17
 Sobre-proceso. Tenemos sobre-proceso cuando se está generando más de
lo que realmente se requiere por parte del cliente. Preparación de informes
con excesiva información que el cliente no necesita.

 Sobre-producción Se está haciendo más trabajo de lo necesario. En

procesos administrativos es habitual preparar informes diferentes para
diferentes personas, se generan documentos innecesarios, se realizan
transacciones excesivas, realización de actividades manuales que pueden
automatizarse, solicitud de firmas de aprobación que no se requieren,
recogida de datos que nadie utiliza, detalles innecesarios en los informes,
presupuestos, etc.

 Espera. La espera es el momento en que estamos inactivos debido a que el

trabajo o la información no ha llegado, se puede deber a una excesiva
necesidad de aprobación de documentos, falta de prioridad en trabajos,
esperas al inicio de las reuniones, etc.

 Inventario. El inventario en el entorno administrativo es un trabajo que está a

la espera de ser procesado (acumulación de material en bandejas de
entrada, material y documentación obsoleta que se almacena, etc…).

 Movimiento. El movimiento excesivo es otro claro ejemplo de despilfarro que

se observa en los entornos de oficinas, es habitual un continuo trasiego de
personal de una mesa a otra, desplazamientos a los archivadores, a la
fotocopiadora, etc… Es fundamental que los trabajos de oficina se organicen
para evitar pérdidas de tiempo asociados a los movimientos y a la búsqueda
de cosas o información.

 Transporte. El movimiento de papeles y de datos de una persona a otra.

Entrega de documentos, cada vez que transferimos trabajo o información de
una persona a otra hablamos de transporte.

18
Por tanto queda claro la importancia de aplicar un Sistema de Mejora continua a los
entornos administrativos y de servicios, aplicando para ello las herramientas que
se requieran. (CONTINUA, s.f.)

Si se decide aplicar Lean en los procesos administrativos, podemos centrarnos en

un área mayor de análisis. Ésta área comprendería desde la orden del cliente hasta
el pago de la factura, y este intervalo de tiempos se conoce como Lead Time. El
Lead Time será el resultado de sumar todos y cada uno de los pasos del proceso
de transformación del producto, las tareas de los procesos administrativos de
reproducción y el Post Producción (servicio post venta, atención al cliente,
facturación, pago a proveedores, etc).

Los motivos por los que aplicar Lean en la administración son muchos, a
continuación destacamos los más relevantes:

Aproximadamente tres de cada cuatro quejas que hacen los clientes están
relacionadas con procesos administrativos, por ejemplo, las eternas esperas, datos
erróneos, problemas de comunicación en momentos decisivos, etc.

Tareas no estandarizadas ni automatizadas, lo que supone una pérdida importante

de tiempo y de coste en tareas no esenciales, como por ejemplo, la excesiva
burocracia, el desconocimientos de los objetivos organizacionales, dificultad a la
hora de encontrar los documentos y la información, etc.

Por otro lado, tenemos que destacar que la aplicación del Lean Office a áreas de
soporte de la organización permite mejorar la gestión del conocimiento en la
empresa. Según estudios realizados, al menos el 80% del conocimiento sobre cómo
funcionan los procesos pertenecen a los empleados. De esta forma la empresa se
hace totalmente dependiente de su personal y si el empleado implicado no está
disponible, pueden surgir problemas a corto plazo para la empresa.

19
4.3 VENTAJAS:

Por último destacamos las principales ventajas de adoptar una estrategia Lean
Office en sus procesos administrativos:

 Aumentar el control sobre los procesos, base fundamental para la mejora

continua.

 Centrarse en los procesos, en lugar de en las personas.

 Mayor transferencia de conocimiento entre los empleados.

 Eliminación de los desperdicios en los procesos, aportando un mayor valor

al cliente.

Procesos de trabajo definidos y estandarizados, lo que asegura reducir las

desviaciones negativas de los resultados prefijados, con independencia del
empleado que lleve a cabo la tarea. (ISOTools, s.f.)

Las tareas administrativas conllevan, en muchos casos, largos procesos

burocráticos que requieren mucho tiempo. Este control de la empresa afecta al resto
de departamentos ralentizado otras actividades. Gracias a la tendencia Lean
Office se puede implantar un sistema mejorado y sostenible que optimiza los
procesos administrativos para que sean eficientes y eficaces. Su finalidad consiste
en poder hacer más con los recursos disponibles (Bermejo, 2016).

Transformar tu empresa en una Lean Office supone lograr un gran ahorro en tiempo
y recursos implantando un sistema eficiente que generará resultados notables.
Podemos decir que la propuesta de Lean Office se traduce en productividad, calidad
y reducción de tiempos. (Bermejo, 2016)

4.4 BENEFICIOS DE LEAN OFFICE

Lean ya no es el proceso de corrección y el mantra de gestión de calidad para las

unidades de fabricación. El éxito de la gestión de Lean en unidades de producción
20
estaba destinado a filtrarse a los procesos no manufacturables, tarde o
temprano. No hace falta añadir, historias de éxito sobre las Oficinas Lean (Lean
Office), abundan en muchas organizaciones que proactivamente han adaptado esta
técnica para reducir residuos (también conocido como muda) de tiempo y material
y desarrollar procesos que estén estrechamente ligados para dar el máximo
rendimiento. Aunque los procesos de Lean han existido desde hace bastante
tiempo, junto con otros procesos de calidad como Six Sigma, el interés en las
Oficinas Lean ha sido reciente, debido al aumento en el sector de servicios en todo
el mundo.

Beneficios de una Oficina de Lean son muy fáciles de recolectar. Sin embargo, si
usted todavía no está convencido de los beneficios de este sistema de gestión de
calidad, que ha mostrado grandes mejoras en oficinas de todo el mundo, aquí están
algunos de los beneficios descritos que le puede convencer a tomar esta dirección.

 Mejorar la eficiencia:

La implementación de los procesos de administración de escasez no mejora la

eficiencia de la oficina de forma marginal, ¡sino que lo mejora en algunos casos
hasta en un 90%! Tal mejora a través de la revisión de los procesos y cambios
adecuados e implementación de un proceso de revisión, es el resultado del proceso
de Lean Office.

 Ahorrar costos:

Esta es realmente la razón por la que muchas empresas encuentran Lean Office de
interés. Mejora el flujo de procesos resultado de ventajas económicas directas e
indirectas para la empresa. Además de las respuestas oportunas que se traduce en
mejores resultados en el rendimiento global de la empresa, un proceso de
21
implementación Lean Office también se traduce en ahorro de costos de entrada o
recursos.

 Identificar los residuos:

Deshacerse de los residuos desde dentro de la organización es el resultado de las

prácticas de Lean Office. Muchas veces, los gerentes de empresas se sorprenden
por las llamadas actividades ocultas, que son en realidad un gran desperdicio en
términos de tiempo y dinero, pero nunca han sido expuestos ni lo hubieran sido,
sino por la aplicación de Lean Office. Algunas actividades podrían estar llevándose
a cabo sin una planificación y un proceso más ágil en lugar de estas actividades,
pueden obtener los mismos e incluso mejores resultados cuando son examinados.

 Simplificar el proceso complejo:

La implementación de un estudio Lean Office consigue que muchos procesos

puedan verse bajo el escáner y los gerentes puedan observarlos de forma aislada
y simplificarlos para una mayor productividad del mismo conjunto de recursos. Si
usted se está preguntando ¿cómo los procedimientos de derroche pueden
mantenerse activos en el primer lugar?, entonces no es culpa de los empleados. Los
procesos se construyen generalmente uno encima del otro y por eso resultan ser un
poco engorroso y con el paso del tiempo, se convierte en la anti-Lean Office.

 Conservar el conocimiento dentro de la organización:

La implementación Lean Office hace del documento encargado del negocio, cada
proceso y resultado de los sectores de la automatización. Debido a esta estrecha
vigilancia de los procesos, se retira el alto nivel de fiabilidad de los empleados y un
mayor estrés recae en el proceso. Luego se implementa la retención de los

22
conocimientos dentro de la organización, cuando los empleados realizan el trabajo
y se lleva a cabo la reagrupación de información.

 Dar una respuesta más rápida al cliente:

Si una organización está tratando con los clientes regularmente, los procesos Lean
Office ayudan a que el tiempo de respuesta se acorte fenomenalmente y las
mismas sean más rápidas. Las rápidas respuestas a los clientes será el resultado
de una generación de buena voluntad con los clientes y, posteriormente,
mayores ventas y rentabilidad. ¡Nadie puede discutir con los procesos que tienen
un impacto tan directo en las ganancias de la empresa! (Peterka, 2010)

Agilizar el trabajo diario, facilitar la búsqueda de documentos o prevenir accidentes

laborales son solo algunos de los beneficios que el Lean Office puede aportar a una
empresa. Aunque esta filosofía siempre ha sido implementada y puesta en marcha
en el sector industrial, desde la Fundación Empresa de la Universidad Gallega
(Feuga) han recogido algunos de los beneficios del uso de esta metodología en
diferentes ámbitos laborales:

 Reduce los tiempos de trabajo a la mitad.

 Disminuye el porcentaje de error en un 90%.

 Elimina la duplicidad de tareas y mejora el proceso de archivo y

documentación.

 Mejora la satisfacción de empleados y clientes. Además, favorece la

colaboración entre los distintos equipos de la empresa.

 Acorta los plazos de entrega y ahorra gastos en material de oficina.

 Aumenta la capacidad de reacción ante posibles problemas.

 Duplica la productividad de la empresa.

23
En definitiva, mejora la rentabilidad de la empresa. (randstad, 2018)

 EJEMPLOS DE MEJORA:

En Zadecon es una organización que se encarga de implementar estos métodos en

diferentes proyectos y en todos los proyectos de Lean Office en los que han
participado las mejoras han sido superiores a un 50 % de mejora de la productividad,
algunos ejemplos de mejora han sido:

 Gestión de proyectos.

 Toma y procesamiento de datos en departamentos de control de calidad.

 Administración comercial, gestión de ofertas y precios.

 Procesos de elaboración de proyectos de ingeniería.

 Procesos de control financiero.

 Trámite de oferta y reparación de vehículos en un taller.

 Procesos de gestión de centros sanitarios.

24
 5. ¿CÓMO CONSEGUIR UNA LEAN OFFICE?

El primer paso es saber qué quiere el cliente, cuáles son sus necesidades, y qué
tipo de bienes o servicios puede ofrecerle la empresa. Este es un paso fundamental,
ya que a partir de aquí se podrá comenzar a trabajar hasta conseguir el objetivo
final. Simplificar los procesos es el paso más importante para que cualquier proyecto
Lean Office tenga éxito. Hay que eliminar los pasos intermedios innecesarios, los
documentos superfluos, la aprobación de procesos y reducir los intermediarios entre
departamentos. En definitiva, acortar trámites para agilizar el proceso. El objetivo
que la empresa debe conseguir es estar a la cabeza del mercado, ser competitiva
mediante un incremento de la productividad. Para ello, es importante introducir
nuevas tecnologías de gestión empresarial y administrar los tiempos de trabajo para
lograr un sistema eficiente y eficaz. Para que el sistema funcione es importante
también que la dirección de la empresa implante la metodología Lean Office en
todas sus áreas por igual. Además, esto tiene que permanecer ligado a la filosofía
de la empresa, formar parte de su cultura y ser asimilado por todos los trabajadores.
Los supervisores o jefes de departamento, por su parte, deberán hacer revisiones
constantes para verificar que el sistema está funcionando correctamente y mantener
la motivación de los trabajadores. (randstad, 2018)

5.1 HERRAMIENTAS DE LEAN OFFICE

Lean office trabaja con diferentes herramientas las cuales buscan una mejora
continua:

 5s

 Producción Just in Time

25
 Calidad en la fuente

 Adaptabilidad al cambio

 Trabajo en Equipo

 Control Visual

 Mejoramiento Continuo.

5.2 PRINCIPIOS PARA IMPLEMENTAR LEAN OFFICE:

Womack & Jones (1996) manifiestan 5 principios para poder implantar el modelo de
gestión Lean, los cuáles se detallan a continuación los pasos que se detallan a
continuación:

1. Definición de las Expectativas del Cliente, es decir, entender el valor desde

la perspectiva del cliente. Para definir la perspectiva del cliente existen
preguntas que son necesarias plantearse: ¿Quién es nuestro cliente?
Definiendo como cliente como aquel a quien va destinado el resultado de
nuestro trabajo. ¿Qué valor crea nuestro proceso para el cliente? Es aquello
que el cliente espera de nuestro servicio para satisfacer sus necesidades.
Aquellas operaciones del proceso que contribuyen directamente a crear ese
servicio que el cliente espera. Todo lo demás es muda, y como tal debe ser
eliminado.

26
2. Definición del Proceso, es decir, identificar la cadena de actividades que
produce valor. Para poder identificar las actividades que producen valor se
las debe ubicar en estos 3 tipos:

 Actividades con valor agregado, son aquellas actividades que transforman

un producto o servicio que el cliente percibe y por las que está dispuesto a
pagar.
 Actividades que no añaden valor pero son necesarias, actividades
necesarias para la generación del servicio.
 Actividades que no añaden valor, son actividades innecesarias. Con estas
actividades se puede realizar un análisis de la cadena de valor. Ya que el
objetivo de Lean Office es reducir inventario y desperdicio a través de un
incremento de la capacidad de reacción.

3. Lograr que las acciones que crean valor sean ejecutadas en secuencia, es
decir, conseguir que el valor fluya. Se pretende lograr un flujo continuo del
producto desde que se lo concibe hasta que llega al cliente, en este punto se
debe definir el flujo de trabajo dentro de la cadena de valor planteada.

4. Atraer la cadena de valor a lo largo de todo el proceso productivo. Para lograr

atraer el flujo de valor las actividades inferiores deben apuntar sus
necesidades a las actividades superiores.

27
 5. Mejora Continua Una vez establecida la cadena de valor, eliminados los
desperdicios, la existencia de un flujo establecido y que la cadena de valor
haya sido atraída a lo largo de todo el proceso, se busca que se mantenga la
mejora en el proceso, repitiendo estos pasos hasta alcanzar un estado de
perfección. (ARBOLEDA, 2015 )

Si se quiere la implementación la metodología Lean Office se puede buscar ayuda

en las 5s, el punto de partida de las herramientas Lean, para mantener y mejorar el
nivel de organización, orden y limpieza en el puesto de trabajo. Y además es una
de las claves del proceso de mejora continua porque contribuye a:

 Reducir los errores y los defectos, mejorando la calidad, el tiempo de respuesta y

los costes asociados a las pérdidas que se producen en todos los procesos de
prestación del servicio.

 Reducir el tiempo de búsqueda de materiales y reducir los traslados de los mismos.

 Mejorar el control del proceso.

 Definir y asegurar el cumplimiento de los estándares de operación, mejorando la

disciplina en el cumplimiento de los mismos.

 Utilizar de forma óptima el espacio disponible.

 Crear en las personas el hábito de mantener su puesto de trabajo ordenado y limpio.

Vamos a analizar los pasos a seguir. (Ingrande, 2015).

28
 6. ¿QUÉ ES EL MÉTODO DE LAS 5S?

Es una metodología que, con la participación de los involucrados, permite organizar

los lugares de trabajo con el propósito de mantenerlos funcionales, limpios,
ordenados, agradables y seguros. El enfoque primordial de esta metodología
desarrollada en Japón es que para que haya calidad se requiere antes que todo
orden, limpieza y disciplina. Con esto se pretende atender problemáticas en oficinas,
espacios de trabajo e incluso en la vida diaria, donde las mudas (desperdicio) son
relativamente frecuentes y se generan por el desorden en el que están útiles y
herramientas de trabajo, equipos, documentos, etc., debido a que se encuentran en
los lugares incorrectos y entremezclados con basura y otras cosas innecesarias.
(Pulido, 2001)

6.1 IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE EL MÉTODO 5S

Las 5S han tenido gran difusión y son numerosas las empresas y organizaciones
que lo utilizan: industrias, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o
asociaciones (5). Es una filosofía de trabajo que permite desarrollar un plan
sistemático para mantener continuamente la clasificación, el orden y la limpieza, lo
que permite de forma inmediata una mayor productividad, mejorar la seguridad, el
clima laboral, la motivación del personal, la calidad, la eficiencia y, por ende, la
competitividad de la organización. Este programa de participación produce un
cambio que genera beneficios, así como las condiciones para implantar modernas
técnicas de gestión (6). Su aplicación mejora los niveles de:
1. Calidad.
2. Eliminación de tiempos muertos.
3. Reducción de costos.
29
Como se ha dicho, el nombre “5S” proviene de las palabras que lo caracterizan, las
cuales, en la transcripción fonética de los ideogramas japoneses al alfabeto latino,
comienzan con “S”. (Briozzoa, 2016)

6.2 PORQUE NECESITAR EL MÉTODO DE LAS 5S:

Para determinar si se necesita implementar el método de las 5s se deben hacer las

siguientes preguntas o similares:

 ¿Nos vemos obligados a dedicar una jornada a limpiar cada cierto tiempo en
vez de trabajar normalmente?

 ¿Esta aprovechado el espacio en talleres/oficinas al máximo de manera

eficaz y racional?

 ¿Disponemos del material/herramientas/documentación necesarios para

desarrollar el trabajo cotidiano?

 ¿Se encuentra cualquier herramienta/ documento con rapidez y sin

necesidad de desplazarse del puesto de trabajo?

 ¿Observa que ciertos documentos/ herramientas están mal ubicados o que

algún equipo/máquina no funciona correctamente?

En función de la respuesta que se obtienen, se puede tomar la decisión de

implementar este método, comenzando con un área/taller/oficina piloto para luego
extenderlo en toda la organización.

La dirección es la máxima responsable de este programa y de la aplicación de las

5s. Se necesita un firme convencimiento por su parte sobre la importancia de la

30
organización, el orden y la limpieza, así como la detección de todo tipo de anomalía
en este sentido, para darles solución.

El máximo responsable junto con su equipo directivo han de desempeñar un papel

activo en el proceso especialmente en la implantación. Sus funciones consisten en:

 Liderar el programa 5s definiendo un Plan Director, la estrategia y objetivos.

 Mantener un compromiso manifiesto participando activamente en la

promoción de las actividades de las 5s y en las auditorias de progreso.

 Promover la participación de todos los implicados, arrancando la acción

sobre un área/ taller piloto.

 Efectuar un seguimiento del programa. (Sacristán, 2005)

6.3 OBJETIVOS DE LAS 5S

Los objetivos generales de esta metodología son:

 Eliminar del espacio de trabajo todo aquello que sea inútil

 Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz

 Mejorar el nivel de limpieza de los lugares

 Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden

 Fomentar los esfuerzos en este sentido

 Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal (es más agradable
trabajar en un sitio limpio y ordenado)

 Reducir los gastos de tiempo y energía

 Reducir los riesgos de accidentes sanitarios

31
  Mejorar la calidad de la producción y la seguridad en el trabajo.

Todas las decisiones deberán ser aprobadas por consenso por todos los miembros,
para así lograr el compromiso de todos los implicados. En un primer momento a
nivel de implantación de las 5S: profesorado, personal de administración y dirección
del centro, logrando voluntariedad en su seguimiento y control, puesto que el
objetivo final del método de las 5S es crear disciplina y hábito en el usuario final.
(Alicia Faulí Marín, 2013)

6.4 BENEFICIOS DE LAS 5S:

1. La implantación de las 5S se basa en el trabajo en equipo.

2. Los trabajadores se comprometen.

3. Se valoran sus aportaciones y conocimiento.

4. la mejora continua se hace una tarea de todos.

Conseguimos una MAYOR PRODUCTIVIDAD que se traduce en:

1. Menos productos defectuosos.

2. Menos averías.

3. Menor nivel de existencias o inventarios.

4. Menos accidentes.

32
 5. Menos movimientos y traslados inútiles.

6. Menor tiempo para el cambio de herramientas.

Lograr un MEJOR LUGAR DE TRABAJO para todos, puesto que conseguimos:

1. Más espacio.

2. Orgullo del lugar en el que se trabaja.

3. Mejor imagen ante nuestros clientes.

4. Mayor cooperación y trabajo en equipo.

5. Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.

6. Mayor conocimiento del puesto. (D.)

6.5 ¿POR QUÉ NO SE APLICAN LAS 5S?

Hay una serie de preceptos que acompañan la no aplicación de las 5S en las

empresas, dentro de ellos se tienen:

 La maquinaria no puede parar. La presión por cumplir con cronogramas y

tiempos de entrega hace que no se tomen las precauciones necesarias en el
mantenimiento de la maquinaria.
 La limpieza es una pérdida de tiempo y recursos. Algunos empleadores creen
que el hecho de que los propios empleados mantengan aseada y segura su
área de trabajo representa una pérdida de tiempo y por lo tanto de recursos
“yo les pago para que trabajen no para que limpien” o de parte de los
empleados “me contrataron para trabajar no para limpiar”

33
  La costumbre. Cuando las personas y la empresa se acostumbran a
adelantar sus tareas en medio de ambientes no sólo sucios y desordenados
sino inseguros, creen que no hay necesidad de aplicar las 5S “¿para qué si
llevamos más de cinco años trabajando así y mírenos no nos ha pasado
nada?” (López, 2001)

6.6 PRINCIPALES PILARES DE LAS 5S.

Ilustración 1. LAS 5S

Fuente 1.Grupo Editorial EMB.Mejorando la calidad de vida en la organización

 Seiri (Clasificar)

34
Este principio implica que en los espacios de trabajo los empleados deben
seleccionar lo que es realmente necesario e identificar lo que no sirve o tiene una
dudosa utilidad para eliminarlo de los espacios laborales. Por lo tanto, el objetivo
final es que los espacios estén libres de piezas, documentos, muebles, herramientas
rotas, desechos, etc., que no se requieren para efectuar el trabajo y que sólo
obstruyen su flujo. Por lo general, hacer tal selección puede complicarse cuando
existe la posibilidad de que en el futuro se necesite algo que ahora se decide
eliminar, y la tendencia naturales conservarlo “por si acaso”. Sin embargo, esta
duda, sensación y, en última instancia, decisión están distorsionadas por la
tendencia de los seres humanos a atesorar cosas (el instinto material). Por ejemplo,
la mayoría de las personas no usan la mitad de su guardarropa, porque ya no les
queda, no les gusta o ya no les sirve, y sólo está en los cajones o en el clóset
arrugando lo que sí se usa. Otro ejemplo típico se da en la oficina, en la que se
tienen cantidades de papeles y archivos de dudosa utilidad presente y futura; esto
contribuye a que no sea fácil encontrar lo que en realidad se necesita, por lo que se
pierde tiempo en la búsqueda o de plano se tienen que hacer de nuevo las cosas.

Por lo tanto, la aplicación de esta primera S implica aprender y desarrollar el arte de

librarse de las cosas. Para ello habrá que tomar riesgos y aplicar algunos criterios
de sentido común, como: “Si no lo pude usar o si lo necesité en el último año,
seguramente no lo volveré a necesitar.” No esta archivado adecuadamente los
documentos de valor. De esta manera, habrá que empezar por lo cotidiano en casa,
continuar en las oficinas y espacios de trabajo, en la planta, los almacenes, los
laboratorios, etc., hasta liberarse de lo que no es necesario en cada uno de esos
lugares. En un programa de 5 S, una forma efectiva de identificar los elementos que
habrán de eliminarse es etiquetarlos en rojo, es decir, cada objeto que se considera
innecesario se identifica mediante una tarjeta o adhesivo rojo (de expulsión).

35
Enseguida, estas cosas se llevan a un área de almacenamiento transitorio. Más
tarde, si se confirmó que en realidad eran innecesarias, se dividirán en dos clases:
las que son utilizables para otra necesidad u operación, y las que son inútiles y
serán descartadas. Los beneficios para el ambiente de trabajo y la productividad de
esta primera S se reflejan en la liberación de espacios, la reutilización de las cosas
en otro lugar y el desecho de objetos que en la práctica son estorbo y basura.

Ilustración 2.SEIRI-CLASIFICAR

Fuente 2.DocPlayer.Beneficios de SEIRI-CLASIFICAR

36
  Seiton (ordenar)

Con la aplicación de esta segunda S habrá que ordenar y organizar un lugar para
cada cosa y cada cosa en su lugar, de tal forma que minimice el desperdicio de
movimiento de empleados y materiales. La idea es que lo que se ha decidido
mantener o conservar en la primera S se organice de tal modo que cada cosa tenga
una ubicación clara y, así, esté disponible y accesible para que cualquiera lo pueda
usar en el momento que lo disponga. No hay que olvidar qué tan importante es
localizar algo y poder regresarlo al lugar que le corresponde. La clave es fácil: uso
y acceso, así como buena imagen o apariencia del lugar. Para clasificar se deben
emplear reglas sencillas como: etiquetar para que haya coincidencia entre las cosas
y los lugares de guardar; lo que más se usa debe estar más cerca y a la mano, lo
más pesado abajo, lo liviano arriba, etc. Lo anterior implica entonces que “todo esté
en su lugar”: pintura de pisos delimitando claramente áreas de trabajo y ubicaciones,
tablas con siluetas, así como estantería modular o gabinetes para tener las cosas
en su sitio, desde un bote de basura o una escoba hasta una carpeta. Por último, la
máxima es: “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. Sin duda, esto
contribuye al orden y a la buena utilización del tiempo y los espacios, lo que implica
menores desperdicios (mudas)

Ilustración 3.SEITON-ORDENAR

Fuente 3.DocPlayer.Beneficios de SEITON-ORDENAR

37
  Seiso (limpiar)

Esta S consiste en limpiar e inspeccionar el sitio de trabajo y los equipos para

prevenir la suciedad implementando acciones que permitan evitar, o al menos
disminuir, la suciedad y hacer más seguros los ambientes de trabajo. Por lo tanto,
esta S no sólo consiste en “tomar el trapo y sacudir el polvo”, implica algo más
profundo; se trata de identificar las causas por las cuales las cosas y los procesos
no son como deberían ser (limpieza, orden, defectos, procesos, desviaciones, etc.),
de forma tal que se pueda tener la capacidad para solucionar estos problemas de
raíz, evitando que se repitan. Para identificar las causas y decidir qué acciones se
deben llevar a cabo, las herramientas básicas son los diagramas de Ishikawa y los
gráficos de Pareto, entre otros. Los beneficios de tener limpios los espacios no sólo
es el agrado que causa a la vista y en general al ambiente de trabajo (menos
contaminación), sino que también ayuda a identificar con más facilidad algunas
fallas; por ejemplo, si todo está limpio y sin olores extraños es más probable que se
detecte a tiempo un principio de incendio por el olor a humo o un mal funcionamiento
de un equipo por una fuga de fluidos, etc. Por lo tanto, el reto es integrar la limpieza
como parte del trabajo diario.

Ilustración 4.Seiso - Limpiar

Fuente 4.DocPlayer.Seiso – Limpiar, Limpiar el sitio de trabajo

38
  Seiketsu (estandarizar)

Estandarizar pretende mantener el estado de limpieza y organización alcanzado con

el uso de las primeras 3 S, mediante la aplicación continua de éstas. En esta etapa
se pueden utilizar diferentes herramientas; una de ellas es la localización de
fotografías del sitio de trabajo en condiciones óptimas para que todos los
trabajadores puedan verlas y así recordarles que ése es el estado en el que debería
permanecer; otra herramienta es el desarrollo de normas en las cuales se
especifique lo que debe hacer cada empleado con respecto a su área de trabajo.
De manera adicional, es posible diseñar procedimientos y desarrollar programas de
sensibilización, involucramiento y convencimiento de las personas, para que las tres
primeras S sean parte de los hábitos, acciones y actitudes diarias.

Ilustración 5.SEIKETSU-ESTANDARIZAR

Fuente 5. DocPlayer.Beneficios de SEIKETSU-ESTANDARIZAR.

39
  Shitsuke (disciplina)

Significa evitar a toda costa que se rompan los procedimientos ya establecidos. Sólo
si se implementan la autodisciplina y el cumplimiento de normas y procedimientos
adoptados será posible disfrutar de los beneficios que éstos brindan. La disciplina
es el canal entre las 5 S y el mejoramiento continuo. Implica control periódico, visitas
sorpresa, autocontrol de los empleados, respeto por sí mismos y por los demás, así
como una mejor calidad de vida laboral. (Pulido, 2001).

Ilustración 6. SHITSUKE-DISCIPLINA

Fuente 6.Blog Masa Kecil.ESSENCE OF IMPLEMENTATION SHITSUKE -

SUSTAIN - diligently

40
6.6.1 EJEMPLOS DE LOS PRINCIPALES PILARES DE LAS 5S:

CLASIFICAR: Una situación que tiene lugar con mucha frecuencia en entornos de
Oficina y servicios. Una o varias personas han sido asignadas a revisar
detenidamente los armarios archivadores para identificar aquellos archivadores que
puedan ser eliminados, tal vez a causa de la antigüedad de los archivos.
Lamentablemente, esta importante actividad exige muchísimo esfuerzo, ya que
cada archivo debe ser examinado cuidadosamente para determinar su antigüedad.
Sin embargo, hay formas de identificar la antigüedad de los archivos sin necesidad
de tener que revisarlos uno tras otro (véase ilustración 8). Mediante la utilización de
técnicas visuales, una tarea que anteriormente llevaba varias horas puede reducirse
ahora a una cuestión de minutos. (Locher, 2017)

Ilustración 7.Ejemplo de un sistema de archivador de color

Fuente 7.Leanoffice.ejemplodeclasificar

41
ORDENAR: Un estándar clave de Ordenar es el test de 30 segundos. Usted
debería ser capaz de descubrir cualquier elemento o material dentro del espacio
de trabajo en un plazo de 30 segundos o menos. Esta norma se aplica a todo,
desde las grapadoras a las carpetas de archivadores y a los archivos electrónicos.
Para alcanzar este objetivo se tienen que crear convenciones de nomenclatura
estandarizadas para archivos y carpetas. No se pueden organizar apropiadamente
los archivos electrónicos y de copias impresas sin tales estandarizaciones. Incluso
puede llevar a cabo un evento kaizen 5S, una iniciativa de mejora a corto plazo
focalizada en la mejora de la organización del lugar de trabajo y del sistemas de
archivo electrónico o de copias impresas. Esto puede reducir de forma
significativa el tiempo que se pierde buscando información.

En algunos casos, puede dar lugar a una recuperación del 10% al 15% del tiempo
disponible de una persona, lo que equivale aproximadamente a 1 hora diaria de
una jornada de 8 horas, los cuales podrían disponer una hora más de trabajo.

Otro estándar de Ordenar conlleva el establecimiento de límites de cantidad para

los suministros, por medio de un simple sistema pull de supermercado (véase
ilustración 9). (Locher, 2017)

Ilustración 8.Sistema pull de supermercado para material de oficina

Fuente 8 .Leanoffice.Ordenar
42
LIMPIAR: El estándar "Limpiar", que incluye las rutinas de limpieza periódicas. En
un entorno de oficinas, periódico no significa necesariamente cada día. Tal vez cada
semana será suficiente. Sin embargo, en la mayoría de entornos de servicios, el
mantenimiento de las condiciones apropiadas y la garantía de una experiencia de
cliente positiva exigen una frecuencia más alta. Cualquiera que sea el estándar, se
debe hacer visible. Ejemplos de estándares de limpieza visibles se pueden
encontrar en el sector de la hostelería (señales que recuerdan a los empleados que
deben lavarse las manos después de utilizar los servicios, listas de comprobación
de limpieza pegados en la parte posterior de la puerta de entrada de los servicios).
Una norma de muchos hoteles es darle la vuelta a los colchones periódicamente
para mantener la comodidad y alargar la vida del colchón. En un hotel se ponen
etiquetas en los colchones para hacer visible dicha norma. En las etiquetas se
anotaban los meses en los que un lado determinado del colchón debía estar
mirando hacia arriba (o, a la inversa, mirando hacia abajo). De esta forma, se
recordaba la norma al personal del servicio de limpieza cada día que hacía la cama
(véase figura 6.3). (Locher, 2017)

Ilustración 9.Norma de limpieza visible que se utiliza en hoteles

Fuente 9. leanofficelimpiar
43
6.7 El papel de almacenamiento en la metodología de organización del
trabajo 5S

Como se ha señalado, uno de los pilares de 5S es identificar y eliminar muchos tipos

de residuos, incluyendo la pérdida de tiempo en busca de objetos, residuos debido
a la dificultad en el uso de objetos y residuos debido a la dificultad en la devolución
de los artículos. Soluciones de almacenamiento juegan un papel importante
implementar la eliminación de residuos mediante la reducción de espacio, mejorar
la organización y gestión de inventario. Gabinetes de almacenamiento y productos
del banco de trabajo que permiten el almacenamiento denso, una huella más
pequeña, y la organización visual, cerca de donde se necesita la herramienta, se
convierten en un factor clave en la aplicación del programa de 5S.

Los sistemas deben ser diseñados de manera que todo tiene un lugar que esté
disponible cuando sea necesario, incluyendo la planta de fabricación, áreas donde
los productos están envasados, a través del área de mantenimiento de los
equipos. Todo debe estar marcado e identificado. Almacenamiento local minimiza
el tiempo de viaje, y el almacenamiento y bancos de trabajo ajustable que sea más
fácil para adaptarse a las diferentes necesidades de los empleados individuales.

El uso de paredes de almacenamiento organizados con asas con código de barras

puede reducir la pérdida de tiempo debido al inventario perdido y buscando. Estos
sistemas también facilitan los cambios de herramientas rápidas para diferentes
líneas de productos. Almacenamiento de herramientas junto a las máquinas en uso
44
en lugar de en varias ubicaciones de almacenamiento en todo el establecimiento
puede ahorrar horas cada día.

Gabinetes de almacenamiento con cajones modulares que permiten el máximo

aprovechamiento del espacio cúbico para el almacenamiento de más alta densidad
son ideales para el almacenamiento de alta densidad de partes, herramientas y
artículos de prácticamente cualquier tamaño y tipo. Son lo suficientemente
escalable para adaptarse a las necesidades futuras, proporcionar la máxima
capacidad de carga, la organización cajón de la medida, y el manejo elemento
ergonómico y acceso.

Por ejemplo, Lista Internacional, un fabricante líder de sistemas de almacenamiento

y espacio de trabajo, ayuda a las empresas en la implementación de 5S métodos
como parte de los programas de manufactura esbelta para conducir los residuos de
los procesos de fabricación. Los productos Lista ofrecen la eliminación de residuos
mediante la reducción de espacio, mejorar la organización y gestión de inventario.

Diseñado para permitir el almacenamiento denso y una huella más pequeña,

gabinetes de almacenamiento de Lista hacen que sea muy fácil de añadir flexibilidad
a las líneas de producción para facilitar el rápido tiempo de respuesta. Las fotos a
la derecha ilustran cómo la unidad de almacenamiento adecuada se encuentra con
el número uno mantra de un sistema 5S para una planta de fabricación - un lugar
para cada cosa y cada cosa en su lugar.

45
Soluciones de almacenamiento pueden recorrer un largo camino para mejorar el
uso de la metodología 5S para mejorar los procesos de fabricación, lo que permite
más rápido, una producción más eficiente, lo que contribuye a costos generales más
bajos. (M., s.f.)

6.8 IMPLEMENTACIÓN DE LAS 5S:

 Recolección de información: En este paso se hace una auditoria sobre el

estado de que se encuentra la empresa con respecto a las 5s.

 Identificación de los procesos.

 Implementación de los Pilares de 5S.

 Clasificación: se utiliza la estrategia de las tarjetas rojas

 Orden: Luego de que se utiliza la estrategia de las tarjetas rojas, se debe

seguir con el proceso ya que si no se continua puede caer en situación de
desorden

 Limpieza: Se realiza la inspección, ya que cuando se limpia los equipos y

herramientas se puede ir revisando su funcionamiento.

 Estandarización

 Disciplina: Este último pilar es más difícil de medir por no ser tan visible a
diferencia de la clasificación, orden, limpieza y estandarización. La disciplina
está relacionada directamente con el cambio cultural de las personas, es por
eso que solo la conducta demuestra su presencia, sin embargo se pueden
crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.

 Resultados: Se evalúan todas las etapas anteriores. (Villacreses, 2006)

46
  Tarjetas rojas:

Este tipo de tarjetas permiten marcar o “denunciar” que en el sitio de trabajo existe
algo innecesario y que se debe tomar una acción correctiva. En algunas empresas
utilizan el color verde para indicar que existe un problema de contaminación, azul si
el elemento está relacionado con materiales de producción, roja si se trata de
elementos que no pertenecen al trabajo como envases de comida, desechos de
materiales de seguridad como guantes rotos, papeles innecesarios.

En Japón utilizan frecuentemente la tarjeta roja para mostrar o destacar el problema

identificado. Las preguntas habituales que se deben hacer para identificar si existe
un elemento innecesario son las siguientes:

1. Es necesario este elemento?

2. Si es necesario, en que cantidad?

3. Si es necesario, debe estar localizado aquí?

Una vez marcados los elementos se precede a registrar cada tarjeta utilizada en la
lista de elementos innecesarios. Esta lista permite posteriormente realizar un
seguimiento sobre todos los elementos identificados, luego se puede hacer una
reunión donde se decide qué hacer con cada elemento identificado. (lagunas)

47
 7. CASOS DE ÉXITO:

7.1 CASO ÉXITO SM RESINAS EN CONSTANTI:

SM RESINAS: SM Resinas es una empresa dedicada a la comercialización y

distribución de una amplia gama de materias primas para la industria de
procesamiento de plásticos y caucho. Durante más de 50 años, la compañía ha
estado creciendo y renovándose constantemente, siempre rodeada de grandes
profesionales, para obtener la confianza total de nuestros clientes. (smresinas, s.f.)

ANTECEDENTES:

En SM Resinas, es un grupo de capital nacional dedicada a la logística de plástico

en operaciones de molturado y ensacado principalmente. Hay mucho trabajo
manual y muy poco estándar que hace que los resultados estén lejos de la
excelencia operacional, teniendo muchas pérdidas y desperdicios no identificados.
Además, la mayoría de los clientes coinciden en que deben elevar sus estándares
de calidad y exigen un lead time mucho más ajustado (tiempo de espera de una
orden a orden, parámetro característico de una red de logística). Esta situación
obliga a SM a replantear su modelo productivo en busca de modelos más eficientes
y focalizados en la reducción del desperdicio.

Objetivo: Con el fin de adaptarse a la nueva situación y mantenerse el liderazgo en

el mercado, se establecieron las siguientes líneas de actuación:

48
1. Incrementar la productividad de las líneas de fabricación: Un modelo productivo
más eficiente y focalizado en la consecución de resultados.

2. Robustecer la calidad: Alinear estándares de calidad, teniendo en cuenta que

esta puede llegar a ser una importante fuente de desperdicio.

3. Incrementar la flexibilidad: En lo cambio de partida y plazos de entrega más a

justados.

4. Enfocar al equipo de trabajo hacia la mejora continua: para lograrla se debe

trabajar con rigor, métodos y focalización hacia los objetivos.

Solución planteada:

 Comunicación global del nuevo sistema productivo basado en la mejora

continua y en la formación de todo el personal.

 5s para mejorar las condiciones del entorno de trabajo.

 “speed up” con el fin de mejorar el rendimiento de las máquinas, establecer

indicadores y objetivos.

 Incrementar la disponibilidad de los equipos, es decir aumentar el tiempo en

el que las máquinas son productivas.

 Auto-calidad/ Autodirección y estándares de trabajo.

 Reunión semanal para evaluar la evolución de cada uno de los indicadores,

y se hacen las correspondientes acciones correctivas.

Taller 5s: Una vez se tiene las bases del modero de mejora continua, es el momento
en el que empiezan a trabajar con el GAP. Para realizar un correcto diagnóstico de
49
la situación, se recurre al análisis de Pareto. Los resultados arrojan, confirman que
gran parte del desperdicio se da en forma de “Ralentización (Disminución de la
velocidad de una actividad o proceso.)”, y de “paradas No programadas”.

Implantación:

Velocidad reducida:

Ilustración 10 . Velocidad reducida estudio de taller 5s.

Fuente10. Arrizabalaga
Se identifican los cuellos de botella de la línea y se constata que la carga de trabajo
no está balanceada. Como consecuencia, hay operarios saturados y operarios con
tiempos ociosos. Para equilibrar la carga de trabajo se diseña una estantería
dinámica que libera al operario saturado de la operación de montar embalajes. Esto
permite que hagan más ciclos por minuto y por tanto incrementar la productividad
de la línea.

Con el fin de salvaguardar la seguridad de los trabajadores sin penalizar la

productividad por restricciones ergonómicas, se trabaja en la polivalencia del GAP
consiguiendo que los integrantes puedan rotar en los diferentes puestos de la línea.

Resultados:

50
El éxito quedo claramente plasmado en todos los indicadores para lograr la mejora
continua:

 Se consigue un incremento de productividad promedio entorno al 30% e

todas las líneas de fabricación.

 Se detectan un total de 112 acciones , las cuales se realizan 98, casi el 80%

 Se redujeron el número de reclamaciones en un 40%

 Incremento 13% en el rendimiento de las líneas de fabricación

 Reducción del 25% del tiempo destinados a los cambios de partida .

En conclusión. Los resultados obtenidos avalan el proyecto desarrollado en SM.

Este éxito alcanzado no solo fue por la mejora en los indicadores, sino en la
interiorización de una metodología de trabajo.

7.2 LEAN OFFICE. KATOEN NATIE IBERICA

KATOEN NATIE IBERICA: La localización de Katoen Natie Iberica Sociedad

Limitada es calle de les Puntes (pg. industrial Constanti), s/n en el municipio de
Constanti, de Tarragona. Tiene una antigüedad de 21 años. Fue constituida el
17/04/1998 con el siguiente objeto social: manipulación mantenimiento de
mercancías, incluida la carga, descarga, stockage, peso, medición, vigilancia,
entrega, distribución, ensamblaje, acondicionamiento. Explotación de almacenes,
silos, etc. La empresa tiene un tamaño por empleados de "Entre 50 y 250". De entre
los balances disponibles, el último se depositó en registro mercantil en 2017.
(NATIE, s.f.).

51
Antecedentes: Mucho papeleo, y poca eficiencia en los procesos de administración,
con numerosos errores y respuestas lentas ante situaciones de emergencia.

Implementación:

 Nueva gestión de reuniones

 Nuevo enfoque a uso de indicadores en la oficina, alineados a sus procesos

de cliente interno y configuración y layuot de las oficinas.

 Sincronización de equipos y alineación objetivo relación cliente/suministrador

internos.

Resultados cuantificables (ROI):

 Reducción de reuniones ineficientes en un 50%

 Reducción de bajas por ergonomía en un 22%

 Reducción del tiempo promedio por oficinista en una jornada laboral del
19%(1.5 h/dia por empleado). (Arrizabalaga, 2017)

52
 CONCLUSION

 Lean office es una metodología que trae muchos beneficios, al

implementarla obtenemos una mayor eficiencia, se ahorran costos,
tiempo, simplifica aquellas tareas que tienen duplicidad y todos
aquellos residuos que afecten el funcionamiento del flujo de trabajo.

 En las áreas administrativas podemos encontrar algunos aspectos los

cuales afectan la eficiencia de los procesos como pueden ser: Re-
trabajos, sobre-procesos, esperas en cuanto a la información que no
llega completamente, transporte de documentos, los cuales demoran
los tiempos de procesos establecidos, gracias a la metodología lean
office se puede sistematizar todo el flujo de procesos para llegar a la
mejora continua.

 Una de las herramientas que ofrece la metodología lean office es el

método de las 5s, el cual ayuda a mantener nuestra área de trabajo
limpia y ordenada, buscando así un mejor clima laboral, mayor
productividad, seguridad, motivación del personal y por ende la
competitividad de toda la organización, gracias a esto se puede
eliminar tiempos muertos, se reducen costos y se obtiene mayor
calidad.

 En relación a lo antes expuesto podemos decir que muchas empresas

hoy en día tiene desinformación sobre la metodología lean office y
muchas veces no se arriesgan por miedo a perderlo todo, ya que
Implementarla en cualquier área de una empresa supone un
53
auténtico cambio cultural ya que se cambia la metodología de trabajo,
y éste, es realmente es el gran reto, pero muchas veces hay que tomar
decisiones para hacer que nuestra empresa sea más competitiva y
empezar a implementar algo nuevo, esta metodología es sencilla de
implementar , a bajo costo, se obtienen buenos resultados, claro está
si se sabe desarrollar correctamente.

54
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