FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE

PROCESO
POLÍTICAS INSTITUCIONALES CÓDIGO: FPPD01

FORMULACIÓN Y ELABORACIÓN DE POLÍTICAS

PROCEDIMIENTO 5
INSTITUCIONALES VERSIÓN:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación. Jefe Oficina Asesora de Planeación.
FECHA: FECHA: FECHA:
14/07/2014 21/07/2014 21/08/2014
Formular políticas institucionales a través de la aplicación de metodologías formales establecidas y/o adoptadas por la Entidad
OBJETIVO (procedimientos), de conformidad con las necesidades y prioridades organizacionales y la normatividad vigente respectiva, con el
propósito de establecer lineamientos y/o directrices orientados a fortalecer la gestión institucional.
Inicia con la Identificación y priorización de necesidades para formular políticas institucionales, así como la conformación del equipo
de trabajo y designación del líder de la política. Continúa con la presentación y ajustes preliminares de la propuesta de formulación
ALCANCE
de política institucional. Termina con la elaboración del documento preliminar de la Política Institucional, la revisión por parte de los
actores involucrados y la aprobación de la Política Institucional por parte del Superintendente Nacional de Salud.
AMBITO DE
Aplica a todos los procesos de la Entidad.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Actividades: conjunto de tareas orientadas al logro de los objetivos
Directriz: orientación específica, establecida a partir de la identificación de las necesidades, expectativas, quejas y reclamos de los distintos grupos
de interés.
Documento de política: es la forma que contiene las orientaciones y decisiones que en determinados aspectos institucionales se establecen para la
Entidad.
Expectativa: es aquello adicional que se quiere de un bien o servicio, se relaciona con los sueños o deseos y va más allá de la necesidad.
Formular: reducir a términos claros y precisos un mandato, una proposición o una denuncia.
Necesidad: es el interés inicial que se tiene sobre un bien o servicio, es lo que el usuario requiere de él para quedar satisfecho.
Objetivo: es el propósito, es la intención, es lo que se pretende alcanzar.
Objetivo Institucional: es el propósito, es la intención, es lo que se pretende alcanzar con el desarrollo de las funciones de la Superintendencia
Nacional de Salud.
Plan: conjunto de actividades y tareas definidas para el logro de los objetivos.
Despliegue de objetivos y Plan Gerencial: es la herramienta definida para medir el cumplimiento de las directrices definidas en la Política.
Política: Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado (Diccionario de la Real
Academia Española de la Lengua).
Política Institucional: conjunto de directrices establecidas por la Entidad, con el fin de orientar y facilitar el logro de los objetivos institucionales por
parte de las dependencias, procesos, servidores y actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud -SGSSS.

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PROCEDIMIENTO
REQUISITO LEGAL
Ley 1122 del 9 de enero de 2007. "Por la cual se hacen algunas
modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en
Salud y se dictan otras disposiciones".
Decreto 2462 del 7 de noviembre de 2013. "Por medio del cual
se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de
Salud".
Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012. "Por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integración de la
planeación y la gestión".
Decreto 2462 del 7 de noviembre de 2013. "Por medio del cual
se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de
Salud".
CÓDIGO: FPPD01
5
INSTITUCIONALES VERSIÓN:
NORMAS
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Se crea el Sistema de inspección, vigilancia y control del Sistema General de
Seguridad Social en Salud el cual estará en cabeza de la Superintendencia
Nacional de Salud.
Dentro de las funciones asignadas al Despacho del Superintendente Nacional
de Salud se encuentran:
1. Dirigir la acción administrativa de la Superintendencia Nacional de Salud
y el cumplimiento de las funciones que a la Entidad le corresponden.
2. Dirigir, coordinar y ejecutar las políticas de inspección, vigilancia y
control del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
8. Definir políticas y estrategias de inspección, vigilancia y control para
proteger los derechos de los ciudadanos en materia de salud, entre otras.
Establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la
gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual
comprende referentes, políticas de desarrollo administrativo, metodología,
instancias y el formulario único reporte de avances de la gestión. La
implementación para la Rama Ejecutiva del Orden Nacional del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión se desarrollará con base en la metodología
que expida el Departamento Administrativo de la Función Pública, en
coordinación con las entidades líderes de las políticas de desarrollo
administrativo: Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia
Administrativa, Departamento Nacional de Planeación, Archivo General de la
Nación, Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República o quien
haga sus veces, Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones y la Agencia Nacional de Contratación Pública.
Dentro de las funciones asignadas al Despacho del Superintendente Nacional
de Salud se encuentran:
3. Dirigir la acción administrativa de la Superintendencia Nacional de Salud
y el cumplimiento de las funciones que a la Entidad le corresponden.
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PROCEDIMIENTO
Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012. "Por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integración de la
planeación y la gestión".
Decreto 1499 DE 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función
Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido
en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”
CÓDIGO: FPPD01
5
INSTITUCIONALES VERSIÓN:
NORMAS
4. Dirigir, coordinar y ejecutar las políticas de inspección, vigilancia y
control del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Definir políticas y estrategias de inspección, vigilancia y control para proteger los
derechos de los ciudadanos en materia de salud, entre otras.
Establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la
gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual
comprende referentes, políticas de desarrollo administrativo, metodología,
instancias y el formulario único reporte de avances de la gestión. La
implementación para la Rama Ejecutiva del Orden Nacional del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión se desarrollará con base en la metodología
que expida el Departamento Administrativo de la Función Pública, en
coordinación con las entidades líderes de las políticas de desarrollo
administrativo: Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia
Administrativa, Departamento Nacional de Planeación, Archivo General de la
Nación, Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República o quien
haga sus veces, Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones y la Agencia Nacional de Contratación Pública.
“ARTICULO 2.2.22.1.1. Sistema de Gestión. El Sistema de Gestión, creado en
el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, que integra los Sistemas de Desarrollo
Administrativo y de Gestión de la Calidad, es el conjunto de entidades y
organismos del Estado, políticas, normas, recursos e información, cuyo objeto
es dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución
de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los
derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad.”
A partir de la anterior reglamentación, se integró el Sistema de Desarrollo
Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad, y adicionalmente se
determinaron los aspectos de articulación relacionados con el Sistema de
Control Interno a través del Modelo Estándar de Control Interno MECI.
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PROCEDIMIENTO 5
INSTITUCIONALES VERSIÓN:

NORMAS
Como producto de lo anterior, se define el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión - MIPG, el cual le permite a todas las entidades del
estado, planear, gestionar, evaluar, controlar y mejorar su desempeño,
bajo criterios de calidad, cumpliendo su misión y buscando la satisfacción
de los ciudadanos, así mismo este modelo deberá generar un sistema de
información para la toma de decisiones a nivel de políticas, y de acciones
de mejora, orientando a las entidades a la gestión por resultados.
Resolución 678 de 2014 “por la cual se adopta el Sistema En el artículo 1° se adopta el Sistema Integrado de Gestión y se relacionan los
Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud y Subsistemas que lo conforman. De igual manera, se señala en su artículo 3° que
se dictan otras disposiciones”. es función del Superintendente Nacional de Salud, sin perjuicio de las
contempladas en normas específicas, “establecer la Política del Sistema
Integrado de Gestión”.
Resolución 2116 de 2014 “Por medio de la cual se modifican los Aplica toda la resolución
artículos 1 y 8 de la resolución 678 de 2014 y se dictan otras
disposiciones”
Resolución 6104 de 2017 “Por la cual se conforma el comité Aplica toda la resolución
institucional de gestión y desempeño en la Superintendencia
Nacional de Salud y se señalan unas disposiciones”

POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Con el fin de hacer eficiente la organización y seguimiento de las políticas institucionales, se definió que la Política del Sistema Integrado de
Gestión se entenderá como la política de primer nivel, las de los Subsistemas de Gestión como las de segundo nivel y las derivadas de las
directrices o elementos de cada uno de estos subsistemas serán las de tercer nivel.
2. Ninguna dependencia de la Entidad podrá formular y elaborar Políticas Institucionales sin el acompañamiento, supervisión, evaluación,
codificación y control de documentos realizado por la Oficina Asesora de Planeación.
3. La administración y control de los documentos referente a las Políticas Institucionales es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación.
4. Toda Política relacionada con los subsistemas de gestión del Sistema Integrado de Gestión –SIG- será medida en su cumplimiento para lo
cual se establecerán los objetivos e indicadores para tal fin en el Despliegue de objetivos y Plan Gerencial, y las otras Políticas que no tengan
relación con subsistemas de gestión del SIG y las Políticas de tercer nivel se medirán de acuerdo a lo parametrizado en la matriz de
seguimiento de Políticas “Requisito, estándar o norma”, código FPDS01.
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PROCEDIMIENTO 5
INSTITUCIONALES VERSIÓN:

5. La dependencia designada para liderar la Política Institucional, será la responsable del archivo de gestión y evidencias del proceso de
formulación, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental y lineamientos del Proceso de Administración de la Gestión
Documental (GDPR01), lo anterior aplica solamente para las políticas de segundo nivel.
6. Para los casos en que se presente un lineamiento legal especifico o un requisito explícito de un estándar que integre el Sistema Integrado de
Gestión, políticas de segundo nivel, se debe estructurar un Despliegue de Objetivos y Plan Gerencial, utilizando el formato código FPFT03.

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO PARTICIPANTE
REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE
La elaboración de una Política Institucional deberá
partir de la identificación de la problemática,
condición, necesidad o potencialidad del contexto
Superintende
institucional que se requiere transformar y de
nte Nacional.
conformidad con el procedimiento “Elaboración y Despacho
Control de Documentos y Registros”, código Superintende
Superintende
ASPD01. nte Nacional
ntes
de Salud,
Delegados.
En el caso que la Política Institucional se origine por
iniciativa interna de la Entidad, ésta deberá ser Superintende
Jefes de
Identificar y justificar la presentada a la Oficina Asesora de Planeación ncias Memorando
Oficina
1. necesidad de formular la mediante memorando interno, código ASFL01, a Delegadas (código
Asesora,
política institucional. través del sistema de información de gestión ASFL01).
documental institucional. Oficinas
Jefes de
Asesoras y
Oficina
Oficinas
Otra fuente que justificaría la formulación de la
Secretario
política puede tener su origen en los lineamientos Secretaría
General
generales para la integración de la planeación y la General
gestión relacionados con las Políticas de Gestión y
Asesores
desempeño institucional definidas en el Modelo
Integrado de Planeación y Gestión.

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PROCEDIMIENTO 5
INSTITUCIONALES VERSIÓN:

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO PARTICIPANTE
REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE
Adicionalmente, la necesidad de formular una
política puede generarse para dar cumplimiento a un
requisito de un estándar normativo o voluntario que
haga parte del Sistema Integrado de Gestión, para
estos casos, no se requiere remitir la justificación de
la necesidad de la política, y se continúa en la
actividad 3.
Previa la designación del profesional por parte del
Jefe de la Oficina Asesora de Planeación para
atender la solicitud de formulación de Política
Institucional y realizar el acompañamiento a la
dependencia titular de la iniciativa de Política, se
deberá validar la información de entrada para
establecer la viabilidad de la Política sobre las
Oficina
condiciones, situaciones, necesidades o Memorando
Asesora de
Validar la información de problemáticas que se quieren transformar y así poder interno,
Planeación,
entrada referente a la determinar los objetivos de la política. (código
2. Profesional
iniciativa de Política ASFL01)
Dependencia
Institucional. En el caso de que como resultado del análisis
que presenta
efectuado a la iniciativa de Política no se evidencie
la iniciativa
una necesidad relevante, se deberá elaborar un
memorando interno, identificado con el código
ASFL01, remitido por el Jefe de la Oficina Asesora
de Planeación informando y explicando a la
dependencia de origen, las razones de su no
viabilidad. En caso de ser viable la formulación de
Política continuará con la siguiente actividad No. 3
De conformidad con el procedimiento “Elaboración y Dependencia Jefe de Documento
Elaborar documento Oficina
Control de Documentos y Registros”, código Área Líder de dependencia Política
3. preliminar de Política Asesora de
ASPD01, la elaboración del documento técnico de la Política Institucional
Institucional Planeación
Política Institucional, tendrá una codificación Profesional elaborado

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PROCEDIMIENTO 5
INSTITUCIONALES VERSIÓN:

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO PARTICIPANTE
REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE
específica identificada con las letras PO seguido del
número consecutivo, de conformidad con lo
dispuesto en la política de operación 13.2 del
procedimiento de Elaboración y Control de
Documentos y Registros (ASPD01).

Las orientaciones metodológicas establecidas y

adoptadas por la Entidad se enfocan a que las
políticas institucionales deberán conformarse por
directrices específicas, las cuales para los casos que
aplique se utilizará el Formato Despliegue de
Objetivos y Plan Gerencial código FPFT03 para su
implementación.

Cabe señalar que algunas políticas se implementan

a través de planes y con lineamientos establecidos
por entidades del orden nacional y local.
El documento preliminar de Política Institucional, se
valida y en el caso de remitirse observaciones,
ajustes y/o comentarios referente a algún apartado
del documento, la Oficina Asesora de Planeación Dependencia
Documento
realizará el análisis de coherencia institucional para Líder de
Jefe de Política
Validar el documento asegurar que no se generarán cruces y directrices Política
dependencia institucional
4. preliminar de Política contrarias entre la Política con otras o con elementos
validado
Institucional. de direccionamiento estratégico. Oficina
Profesional
Asesora de
Si existe un estándar normativo o voluntario, que Planeación
hace parte del Sistema Integrado de Gestión, que
explícitamente requiera la formulación y seguimiento
de objetivos y planes derivados de la Política, se

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PROCEDIMIENTO 5
INSTITUCIONALES VERSIÓN:

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO PARTICIPANTE
REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE
continúa en la actividad 5, en caso contrario se
aprobará mediante acto administrativo (actividad 6).
Finalizada la validación de la Política Institucional se
estructuran un Despliegue de objetivos y Plan
Gerencial, utilizando el formato identificado con
código FPFT03, documento que se centra en la
definición de los objetivos para el cumplimiento de la
misma y que contiene metas, indicadores,
responsable y cronograma, teniendo en cuenta,
entre otros insumos, el Plan Anual de Gestión.
Dependencia Despliegue de
Líder de Objetivos y
Cabe señalar que el plan hace referencia a los Jefe de
Establecer el Despliegue Política Plan
objetivos necesarios para cumplir la Política dependencia
5. de Objetivos y Plan Gerencial
Institucional, que fueron estructurados en el Formato
Gerencial de la Política Oficina diligenciado,
“Despliegue de Objetivos y Plan Gerencial” Profesional
Asesora de Código
identificado con el Código FPFT03, el cual
Planeación FPFT03
corresponde a la definición de actividades para el
cumplimiento de cada uno los objetivos propuestos.

Una vez definido el plan gerencial por parte de cada

líder de subsistema, este deberá ser remitido
mediante memorando al Jefe de la Oficina Asesora
de Planeación para ser publicado en la página web
de la entidad
Finalizada la elaboración del documento técnico de
Política Institucional y sus respectivos soportes del Superintende Resolución
Despacho
Despliegue de objetivos y Plan Gerencial (para los nte Nacional Oficina firmada
Aprobar la Política Superintende
6. casos que aplique), así como del previo aval por de Salud. Asesora de (GDFL01)
Institucional. nte Nacional
parte de la Oficina Asesora de Planeación, deberá Planeación
de Salud
remitirse al Despacho del Superintendente Nacional Profesional
de Salud para la aprobación de los mismos.

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PROCEDIMIENTO 5
INSTITUCIONALES VERSIÓN:

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA

ID CARGO PARTICIPANTE
REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE

Si el Superintendente Nacional de Salud lo estima

pertinente, presenta, a través de las dependencias
líderes de las políticas, el Documento ante el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño de la Entidad.
Si de esta presentación resultan ajustes, el Líder de
Política se encargará de realizarlos y deberá
devolver el documento a la Oficina Asesora de
Planeación para su respectiva validación.

Nota: Las Políticas institucionales de primer y

segundo nivel serán aprobadas por parte del
Despacho del Superintendente Nacional de Salud,
mediante firma de la resolución respectiva. Las
Políticas institucionales de tercer nivel serán
aprobadas mediante memorando, de conformidad
con el procedimiento “Elaboración y Control de
Documentos y Registros”, código ASPD01.
El profesional asignado de la Oficina Asesora de
Planeación deberá actualizar en el Sistema Dependencia
Integrado de Gestión la documentación aprobada líder de la
Documentaci
referente a la Política Institucional en los Política
ón disponible
mecanismos virtuales y físicos disponibles. Jefe de
Registrar y divulgar la en Intranet,
Oficina de Oficina
7. Política Institucional página web
Por su parte, la dependencia líder de la Política Comunicacio
aprobada.
Institucional debe anunciar su aprobación en los nes Profesional
Comunicado
distintos canales y medios de comunicación interno Estratégicas e
interno.
a todos los servidores públicos de la Entidad de Imagen
acuerdo a los lineamientos del Proceso de Institucional
Comunicación Organizacional (COPR01).

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PROCEDIMIENTO 5
INSTITUCIONALES VERSIÓN:

PUNTOS DE CONTROL
NOMBRE DE LA
ID MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
ACTIVIDAD / TAREA
En caso de que como resultado del análisis
efectuado a la iniciativa de Política no se evidencie
Cada vez que
una necesidad relevante, se deberá elaborar un Memorando
Validar la información de llega una
memorando interno, identificado con el código interno,
2. entrada referente a la iniciativa solicitud de Profesional
ASFL01, remitido por el Jefe de la Oficina Asesora código
de Política Institucional. formulación de
de Planeación informando y explicando a la ASFL01
políticas
dependencia de origen, las razones de su no
viabilidad.
El Superintendente Nacional de Salud, y lo miembros
del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
para los casos que aplique, revisarán la política de
Cada vez que se
acuerdo a los objetivos institucionales y a la Resolución
Aprobar la Política genere una Superintendente
6. coherencia con los principios y valores que firmada
Institucional. política Nacional de Salud
representa la Entidad, además de los acuerdos (GDFL01)
institucional
sectoriales y con las demás entidades del orden
nacional y local.

ANÁLISIS DE TIEMPO
Dependiendo de la temática y/o complejidad de la Política Institucional, su Formulación y Elaboración puede durar un tiempo aproximado entre tres
(3) y seis (6) semanas hábiles.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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PROCEDIMIENTO 5
INSTITUCIONALES VERSIÓN:

 Plan Nacional de Desarrollo

 Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Gobierno de Colombia. Diciembre 2017.
 Directrices y lineamientos de política, generados por las instancias de Gobierno competentes

CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE FECHA DEL
DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA
CAMBIARON EN EL CAMBIO VERSIÓN
EFECTUADOS SOLICITUD DEL CAMBIO
DOCUMENTO DD/MM/AAAA
Mediante el artículo 10 de la Resolución 1622
de 2014 se adoptan los procedimientos de
Adopción del documento este Proceso, identificado con código Jefe Oficina Asesora de
21/08/2014 1
FPCR01, aprobados previamente por el Acta Planeación
No. 002 de 2014.
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogo
Jefe Oficina Asesora de
la resolución 1622 de 2014 y se adoptó el
Adopción del documento Planeación 19/12/2014 1
Manual de Procesos y Procedimientos.
Ajustes en las políticas de operación,
Jefe Oficina Asesora de
descripción de procedimiento, aprobados
Modificación de documento. Planeación 24/08/2015 2
mediante Acta No. 1093 de 2015.
De acuerdo a la solicitud remitida mediante
memorando 3-2016-023218, se incluyó una
norma y su respectiva directriz de
cumplimiento, se modificaron políticas de Jefe Oficina Asesora de
Modificación del documento. 20/12/2016 3
operación y definiciones, además de realizar Planeación
ajustes a la redacción de las actividades y
respectivos registros y puntos de control.

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Modificación del documento.
Ajuste del documento
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PROCEDIMIENTO 5
INSTITUCIONALES VERSIÓN:
Se aprueba mediante memorando 3-2016-
023218
De acuerdo a la solicitud remitida mediante
memorando 3-2017-007902, se actualizó una
norma y su respectiva directriz de
cumplimiento, se modificaron las políticas de
operación 03 y 07, además de realizar ajustes
a las actividades 01, 03, 05 y 06, y la
eliminación de los formatos Solicitud de
formulación y elaboración de políticas Jefe Oficina Asesora de
23/05/2017 4
institucionales código FPFT01 y Presentación Planeación
y respuesta de comentarios a documentos
políticas institucionales código FPFT04, y
unificación de los formatos FPFT02 Plan
gerencial y FPFT03 Despliegue de objetivos.
Se aprueba mediante memorando 3-2017-
008010.
Mediante memorando NURC: 3-2018-005704
solicita la modificación del documento en
cuanto a adicionar la política de operación 8 y
Jefe Oficina Asesora de
se ajusta la actividad número 5 11/04/2018 5
Planeación
Mediante memorando NURC: 3-2018-005800
se aprueba ajuste documental
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