Guía de uso y gestión de Google

Calendar
DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DIGITALES PARA LA EDUCACIÓN
Contenido
Aspectos generales ......................................................................................................................3
¿Qué es Google Calendar? .......................................................................................................3
¿Qué ventajas aporta? .............................................................................................................3
Características más importantes ..............................................................................................3
Usando Google Calendar ..............................................................................................................4
Como ingresar a google Calendar .............................................................................................4
Por la página web .................................................................................................................4
Por el correo electrónico ......................................................................................................5
Partes de Google Calendar .......................................................................................................7
1. Panel izquierdo .............................................................................................................7
2. Botones de control y desplazamiento ..........................................................................7
3. Visualizador del calendario ...........................................................................................9
Configurar Google Calendar .......................................................................................................10
 Idioma y región ...........................................................................................................10
 Zona horaria ...............................................................................................................11
 Husos horarios............................................................................................................11
 Configuración de los eventos .....................................................................................11
 Opciones de visualización ...........................................................................................11
 Eventos de Gmail ........................................................................................................12
 Horario laboral ...........................................................................................................12
Creación de calendarios .............................................................................................................12
Creación de eventos o actividades .............................................................................................14
Evento ....................................................................................................................................14
Creación de un evento .......................................................................................................14
Registro de los datos generales para un evento .................................................................14
Opciones adicionales para un evento .................................................................................15
Recordatorio ..........................................................................................................................16
Creación de un recordatorio ..............................................................................................16
Registro de los datos generales para el recordatorio .........................................................16
Trucos para aprovechar Google Calendar ..................................................................................17
Recibe un email con tu agenda diaria ....................................................................................17
Incluye tareas .........................................................................................................................17
Activa alarmas ........................................................................................................................17
Correo ................................................................................................................................17

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 Ventana emergente ...........................................................................................................17
Comparte calendarios con tus colegas ...................................................................................18
Convierte tu calendario en una agenda .................................................................................18
“Encuentra un hueco” con tus compañeros de equipo ..........................................................18

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Aspectos generales
¿Qué es Google Calendar?
Es una aplicación del correo electrónico el cual nos permite crear notificaciones o alertas al igual
que una agenda para recordar eventos que tengamos programados, a continuación,
procederemos a explicar cómo crear dos tipos de alerta usando esta aplicación:

¿Qué ventajas aporta?

 Puedes usarla tanto desde un ordenador como desde dispositivos móviles.
 Te brinda la posibilidad de revisar tus citas y los datos de las mismas en todo momento
y con distintos dispositivos
 Puedes realizar modificaciones sobre la marcha y dejar todo reflejado rápidamente en
tu agenda.
 Permite compartir calendarios con otros usuarios, o compartir un evento dentro de tu
agenda (ej. reuniones, invitaciones etc.).

Características más importantes

 Uso compartido del calendario: Puedes compartir tu agenda con los usuarios que
quieras.
 Invitaciones: Crea invitaciones a eventos, envíaselas a tus amigos y llevar la cuenta de
sus respuestas y comentarios.
 Buscar: Busca la fecha de eventos o realiza búsquedas en calendarios públicos para
descubrir eventos que puedan interesarte y añádelos a tu propio calendario.
 Acceso móvil: Recibe notificaciones y recordatorios por SMS de eventos en tu teléfono
móvil de forma completamente gratuita.
 Publicación de eventos: Comparte los eventos de tu empresa, colegio o universidad con
todo el que quieras.

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Usando Google Calendar
Para poder ingresar a Google Calendar lo podemos realizar de dos maneras las cuales
comenzamos describir:

Como ingresar a google Calendar

Por la página web
La primera forma que explicamos es ingresar a través de la web oficial de google calendar, para
ello podemos buscar el término “Google Calendar” a través de nuestro buscador y
seleccionaremos el primer resultado que dice: Google Calendar Sign -in

La otra opción es ingresar la siguiente dirección web desde nuestro navegador:

https://www.google.com/calendar

Para cualquiera de las formas que se menciona deberemos si no tenemos abierto nuestro correo
electrónico, se no solicitara que validemos nuestros datos de inicio al correo.

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Una vez ingresado estos datos de inicio de sesión, se nos presenta de manera general nuestro
calendario con todas las actividades que se ha programado.

Por el correo electrónico

Para el proceso de ingreso a google calendar desde nuestro correo electrónico debemos de
encontrarnos en él.

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Una vez que nos encontremos en esta opción deberemos ingresa la opción de aplicaciones del
correo electrónico que se encuentra en la parte superior derecha identificada por 9 cuadrados
y seleccionar el que dice Calendar.

Una vez realizado esa acción se nos mostrará nuestro calendario con las actividades que
tenemos programadas.

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Partes de Google Calendar
Al momento de ingresar a esta aplicación del correo electrónico podremos identificar simple
vista 3 grupos grandes con diferentes herramientas:

1. Panel izquierdo
En este lugar podrás visualizar un calendario actual en miniatura, así como también todos
los calendarios que creaste para mantener un orden en las actividades programadas y
puedas separarlas como por ejemplo en actividades personales, de trabajo, etc.

2. Botones de control y desplazamiento

En esta opción podrás realizar cambios en el visualizador del calendario, realizando
cambios de fechas o generando un orden diferente de estos.

La presentación que puede de este visualizador puede variar de la siguiente manera:

 Día: nos presenta todas las actividades que tenemos programadas para el día.

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 Semana: nos ordena las actividades que tenemos programa para toda la semana.

 Mes: nos presenta las actividades que tenemos programadas para todo el mes,
esto se muestra en base a los meses del año.

 Año: Nos da una muestra general de todas las actividades que se tiene
programada en el año

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  Agenda o programación: Este modo de visualización nos permite mostrar una lista
total de nuestras actividades independiente del mes y día ya que las lista de
manera general.

 Vista personalizada: Este tipo de visualización nos permiten organizar de la

manera que se crea más conveniente y en base a nuestros gustos, esta opción se
modifica en las configuraciones de calendar.

3. Visualizador del calendario

En esta área se visualizan todas las actividades o reuniones que se ha creado en nuestro
calendario.

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Configurar Google Calendar
Para poder configurar las opciones dentro de nuestro google calendar deberemos ir al
engranaje y seleccionar la opción configuración.

Seguido se nos mostrará una pantalla donde podremos encontrar diferentes configuraciones
tales como idioma, zona horaria, opciones de visualización entre otros.

 Idioma y región
Nos permite modificar nuestro idioma, nuestro país de origen y formato de hora para
las alertas

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 Zona horaria
Nos permite establecer nuestra zona horaria.

 Husos horarios
Nos permite agregar nuevas zonas horarias a nuestro calendario

 Configuración de los eventos

Nos permite realizar configuraciones a todos los eventos que vayamos a crear, se
podría indicar que se define como los valores por defecto

 Opciones de visualización
Nos presenta las opciones de configuración de nuestro calendar, aquí también se
puede personalizar la opción de visualización personalizada del calendario.

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  Eventos de Gmail
Esta opción nos permite agregar automáticamente eventos que nos inviten a nuestro
calendario.

 Horario laboral
Tenemos la opción de configurar nuestro horario laboral, cuando esta opción se
habilita y no llega cualquier invitación fuera del horario establecido esta será
rechazada automáticamente.

Creación de calendarios
Otra opción que debemos tener presente es la que nos permite crear un calendario. Mediante
esta es posible ordenar de manera efectiva nuestros eventos ya se diferenciándolos por
personales, trabajos o fechas festivas; nosotros definimos el nombre con el que deseamos
agrupar nuestros eventos.

Para poder crear un evento debemos de estar en la configuración de google calendar y

seleccionar la opción “añadir calendario” y seleccionar “nuevo calendario”.

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Una vez que hemos ingresado a nuevo calendario se nos mostrara las opciones para asigna un
nombre, una descripción y cambiar nuestra zona horaria a nuestro nuevo calendario y asi
agrupar estos eventos

Una vez configurado y guardado nos aparecerá al lado izquierdo los calendarios que he creado
para que podamos ordenar nuestros eventos al momento de crearlos.

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Creación de eventos o actividades
Evento
Un evento es una programación de una determinada actividad similar a lo que se hacía en las
agendas, para ello debemos indicar la fecha y hora del inicio y fin, y el evento que se va a crear.

Creación de un evento

Registro de los datos generales para un evento

1. Permite el ingreso de un título para saber de qué trata nuestro evento.

2. Permite configurar la fecha de inicio y fin del evento creado.
3. Permite agregar una hora de inicio y fin para nuestro evento creado.
4. Nos ayuda a organizar nuestros calendarios a fin de tenerlos ordenado.
5. Nos permite ingresar a las configuraciones adicionales para un evento.

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Opciones adicionales para un evento
Cuando ingresamos a las opciones adicionales en la creación de un evento podremos realizar
diversas acciones como se ven en las imágenes siguientes:

1. Permite el ingreso de un título para saber de qué trata nuestro evento.

2. Permite configurar la fecha de inicio y fin del evento creado, además de poder modificar
la hora de la programación.
3. Cuando está habilitado quita la opción de la hora en el punto 2 ya que se activará como
un evento de todo el día, también permite controlar el número de repeticiones y la
frecuencia que tendrá esta.
4. Permite añadir una ubicación de donde será la reunión (un lugar en el mapa).
5. Permite genera una sala de video conferencia con google meet.
6. Permite configurar las notificaciones que te llegaran para hacerte recordar del evento.
7. Nos permite organizar nuestro evento en los calendarios que tengamos a fin de
mantener un orden de estos.
8. Permite habilitar o deshabilitar la opción de visualización de la disponibilidad en el
calendario.
9. Aquí se puede agregar una descripción de lo que trata el evento, agregar archivos
adicionales que se crea necesario.
10. Nos permite agregar a usuarios adicionales para que estén vinculados al evento
programado para que les genere una alerta en su correo electrónico y que también se
registre en su calendar para que tengan recordatorios.

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 11. Nos permite visualizar si tenemos otros eventos programados en el horario que hemos
seleccionado para nuestra programación.
12. No permite visualizar si hay alguna sala disponible (área física), para establecer la
reunión.

Recordatorio
Un recordatorio nos permite generar una alerta a alguna actividad que hemos programado
hasta que esta sea marcada como realizada.

Creación de un recordatorio

Registro de los datos generales para el recordatorio

1. Permite el ingreso de un título para saber de qué trata nuestro recordatorio.

2. Permite configurar la fecha para el recordatorio, inicialmente se programa para una
alerta al inicio del día
3. Permite generar repeticiones de los recordatorios en base a diversos criterios
4. Cuando se activa esta opción permite configurar una hora determinada para la alerta.
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Trucos para aprovechar Google Calendar
Muchas de las funcionalidades de Google Calendar pasan inadvertidas porque hay una gran
variedad de opciones y, en algunos casos, están algo escondidas o ni te imaginas para qué
funcionan.

A veces hasta hace falta conocer diversos trucos para poder sacarle verdadero partido a esta
herramienta de Google.

Es por ello que aquí te explico diversas funciones de este calendario para que las explores y
puedas organizarte como todo un profesional.

Recibe un email con tu agenda diaria

Si llenas de eventos diariamente tu calendario, puede que seguirle el ritmo sea complicado y
hasta no tengas tiempo de hacerlo.

Así que Google Calendar te mandará un email diario con todos los eventos que tengas para cada
día de la semana.

¿Cómo? Solo tienes que colocar el cursor encima del calendario del que quieres recibir estos
emails con tus eventos, justo en la barra lateral izquierda y presionar clic en la flecha que te
aparecerá a un lado.

Presiona la opción de “Editar notificaciones” y luego la opción “Agenda diaria”. También puedes
hacerlo presionando clic en Menú y luego en Configuraciones. Los pasos son iguales.

De esta manera cada mañana recibirás un correo con una lista de los eventos o reuniones
profesionales que tengas para ese día en particular. Así tu jornada será mucho más organizada
y sabrás desde temprano qué es lo que tienes pautado.

Incluye tareas
¿Tienes muchas cosas o detalles por hacer en tu jornada laboral que no quieres olvidar por nada?

Solo debes dar clic en la opción “Tareas” en donde podrás anotar todas aquellas diligencias o
cosas que tienes por hacer. Para activarla, dirígete a la barra lateral izquierda.

Con esta opción tendrás automáticamente un nuevo panel a la derecha de tu calendario en

donde podrás ir agregando tareas a tu lista, y si las mismas tienen fecha, aparecerán en tu
calendario para que no tengas excusas de que las olvidaste.

Activa alarmas
Esta es la funcionalidad que más recomiendo para los olvidadizos.

Con el Google Calendar tendrás dos modalidades para recibir tus alarmas:

Correo
Recibe un email con antelación para que no faltes a esa reunión súper importante.

Ventana emergente
Esta es la manera más directa de aviso, puesto que el popup aparecerá en tu pantalla
mientras estés haciendo lo que sea: escribiendo, navegando en Internet, etc., y no
importa en qué ordenador te encuentres ¡No hay excusas para olvidar!

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Comparte calendarios con tus colegas
A partir de la lista de “Mis Calendarios” en la barra lateral izquierda, tienes la opción de
compartir tus calendarios con tus socios.

Esta es la mejor manera de que tú y tu equipo estén sintonizados y si estás emprendiendo un

negocio apenas, será de gran ayuda para que los plazos se cumplan a cabalidad y haya un
consenso en los horarios de todos los implicados.

Además de esta ventaja, también puedes agregar cualquier calendario de algún colega desde el
menú haciendo clic en la opción “Otros calendarios”, pero necesitarás de la aprobación del
colega para que tengas vista de su calendario.

Es importante mencionar que, si quieres enviarle tu calendario a alguien que no usa Google
Calendar, puedes hacerlo sin ningún inconveniente.

Si lo haces público presionando “Configuración del calendario” y luego a “Detalles del

calendario” podrás enviarle la dirección URL de tu calendario a quien desees.

Convierte tu calendario en una agenda

Google Calendar te ofrece diversas visualizaciones como ver el calendario por semanas o meses.

También te ofrece la opción de visualizarlo como una agenda, con la que podrás contemplar
todos los elementos de tu calendario como si de un pequeño cuaderno en físico se tratara, como
probablemente solías tener.

“Encuentra un hueco” con tus compañeros de equipo

La función “Encontrar un hueco” de Google Calendar te permitirá ponerte de acuerdo con tu
equipo para hallar el momento ideal para que todos se puedan reunir.

A veces es complicado establecer un día en el que cada uno de los miembros se encuentren
desocupados para poder llevar a cabo una reunión importante.

Así que Google Calendar te ofrecerá una visualización de los calendarios de tu equipo para
ahorrarte la tarea de preguntarles. De esta manera lograrás cuadrar un día que les convenga a
todos.

Solo debes añadir a tus colegas a algún evento como invitados y Google Calendar te mostrará
sus días disponibles.

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