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CONCEPTOS DE CATALOGACIÓN DE MATERIALES

Podemos denominar catalogación de un material a la numeración, nominación y


Especificación del mismo, de manera de poder identificarlo mediante un código, un
nombre y una descripción. Con la catalogación se persigue la creación de un lenguaje
único que simplifique todo el control administrativo de los artículos y especialmente la
adquisición de los mismos. En el proceso de catalogación, por un lado se especifican
datos técnicos de dimensión, calidad, estructura, etc. que definen las características de
los materiales/ objetos considerados y por otro se realiza la normalización de dichos
elementos, o sea se establece un estándar que define cada producto normal o tipo.
Fundamentos de la Catalogación:
Clasificación de los materiales / objetos considerados, con posibilidad de presentar
“sub clasificaciones” de manera de organizarlos de manera jerárquica, facilitando su
ubicación. A la estructura de clasificación podríamos denominarla de grupos
subgrupos. Un ejemplo de clasificación de productos y servicios es el promovido por las
Naciones Unidas. Generación de descripciones a partir de la definición de “plantillas”
de información. Generación de un código, en base a los grupos, plantillas, e
información del artículo.
Beneficios de la Catalogación:
Generar un lenguaje único para la definición de ítems de manera simple y accesible para
todos los usuarios. Generar descripciones estándar de cada uno de los elementos de una
familia. Prevenir la generación de descripciones incompletas de los mismos. Facilitar
el proceso de compra de dichos elementos. Posibilidad de evaluar el intercambio de
artículos provenientes de distintos fabricantes. Permitir la correcta identificación y
control de los artículos, posibilitando la racionalización de sus inventarios. Reducir el
número de ítems duplicados. Beneficios Adicionales si se utiliza un Sistema
Informático de Catalogación:
Generación automática del código y la descripción de los distintos ítems. Rápida
catalogación y recatalogación. Posibilidad de tratamiento masivo de las descripciones.
Facilidad para la participación de varios supervisores, catalogadores, auditores, etc. Sin
desvíos en la normalización del catálogo, inclusive trabajando en distintas ubicaciones
geográficas. Posibilidad de generar automáticamente las descripciones en un idioma
alternativo. Procedimiento de Catalogación Automática de Materiales Definición de
esquema de clasificación, de manera de organizar los elementos a catalogar en grupos,
subgrupos, etc.
Definición de “Clave Adjetivo” o nombre de los artículos y las “Plantillas” que van a
incluir los “parámetros” que es la información que se va asociar a cada clave y los
“valores” posibles para cada parámetro. Por ejemplo en la plantilla de una clave
“amortiguador” se puede incluir un parámetro “largo” y valores: 300 mm, 350 mm, 400
mm, etc. Definir la estructura de código para los elementos a catalogar. Por ejemplo,
dicha estructura podría generarse a partir de la información del grupo al cual
corresponde la plantilla y de la información del artículo (valores para cada parámetro).
Catalogación de artículos: una vez definido lo anterior, se procede a asociar a cada
artículo una determinada plantilla y a especificar los valores que corresponden a los
parámetros establecidos para esa plantilla. El sistema se encarga de definir
automáticamente el código, una descripción completa, una descripción reducida, etc.
Información adicional que podría suministrar el catálogo para cada artículo.
• Equipos en que se utiliza el material
• Fabricante
• Código de fabricante
• Unidad de medida
• Diagramas o fotografías
• Documentos asociados
• Estado (nuevo, reparado, etc.)
• Otros valores
Veamos algunos ejemplos que nos indican la importancia de un buen proceso de
catalogación, a partir de numerosas situaciones que tuve oportunidad de apreciar en
distintas empresas:
Códigos duplicados de repuestos que generaban por un lado excesivo inventario de
materiales, aparentemente sin movimiento, y por otras demoras en trabajos de
mantenimiento por faltante de materiales, cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificación incorrecta.
Requerimientos pasados a Compras en los que se solicitaba de manera duplicada el
mismo elemento con distinto código / descripción.
Descripciones imprecisas en dichos requerimientos, que obligaban a los compradores a
buscar información adicional. Generación de nuevos códigos para ítems idénticos a
otros que anteriormente se habían comprado, habían sido identificados de manera
incompleta/ imprecisa, y ya se habían agotado. Pero al generar un nuevo código para
objetos, en algún momento catalogados de manera incorrecta, se agrandaba
innecesariamente el “Maestro de Materiales” obligando a repetidas depuraciones del
mismo. Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios económicos,
innecesariamente generados con estas situaciones, sin duda evitables si se hubiera
utilizado un procedimiento correcto de catalogación.
CODIFICACIÓN DE MATERIALES
Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas
utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy
grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas,
tamaños, etc. Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los
artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje
adecuados en la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de
clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación,
normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen
las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo
cada una de sus etapas.

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos existentes sin omitir ninguna.
La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando
una idea general de la colección.
Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con
la misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda
la simplificación favorece la normalización.

Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas,


formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con más
informaciones sobre los artículos y menos dudas con respecto de su composición y
características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al
proveedor una idea precisa del material que se comprará. Facilita la inspección al recibir
el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.

Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los
materiales.

Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos


para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La
estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación,
con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en
existencias. Así se cataloga, simplifica, especifica, normaliza y estandariza, lo cual
constituye los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la clasificación se
puede codificar los materiales.

Así, clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo,
características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada
género de material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y
localización de la bodega, la codificación es una consecuencia de la clasificación de los
artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que
contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los
sistemas de codificación mas usadas son: códigos alfabéticos, numéricos y
alfanuméricos. El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras,
cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación. El
sistema numérico limita el número de artículos y es de difícil memorización, razón por
la cual es un sistema poco utilizado. El sistema alfanumérico es una combinación de
letras y números y abarca un mayor número de artículos. Las letras representan la clase
de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código
indicador del artículo. El sistema alfa numérico de codificación de materiales es el más
utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de información e ilimitado
número de artículos que abarca. La catalogación de Materiales es un proceso de suma
importancia para las empresas .Por las ventajas que proporciona a las empresas se
afirma que ³ sin catalogación no hay organización logística´ Esta actividad que se
desarrolla dentro del área logística requiere el apoyo de la Gerencia General