PROCESO ADMINISTRATIVO

Definición:

Serie de etapas que representan a la Administración en acción, las que deben ser
interrelacionadas para el logro de los objetivos organizacionales.

Es una secuencia de pasos concatenados que buscan la realización de los objetivos

de la administración.

Es el conjunto de etapas, fases y elementos sucesivos a través de los cuales se

efectúa la administración misma, los que se interrelacionan y forman un proceso
integral.

(Proceso: es el conjunto de pasos o etapas para llevar a cabo una actividad)

DIVISIÓN:

ETAPAS FASE A QUÉ RESPONDE?

Previsión Qué puede hacerse?

Mecánica Planeación Lo que se va a hacer?

Organización Cómo se va a hacer?

Integración Con qué y con quién se va a

hacer?

Dinámica Dirección Ver que se haga

Control Como se ha realizado el plan?

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 ETAPA MECÁNICA

La Etapa Estática o Mecánica de la Administración es cómo deben ser las cosas, es

lo constructivo. Se divide en:
 Previsión: Anticiparse a algo
 Planeación Trata sobre qué se va a realizar
 Organización Indica cómo se va a realizar

LA PREVISIÓN

Viene de prever, ver anticipadamente, implica la idea de cierta anticipación de

acontecimientos y situaciones futuras, consiste en la determinación de lo que se
desea lograr en un organismo social.

ELEMENTOS DE LA PREVISIÓN

Objetivo: lo que quiero lograr)

Representa la idea de lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del

proceso administrativo, se debe tomar en cuenta el conocimiento y la experiencia que
se tiene sobre determinado negocio.

Investigación: acerca del negocio que quiero poner, determinar los factores
positivos o negativos que habrán de influir en la consecución de los objetivos.

La Observación: Es la obtención de datos por la directa e inmediata aplicación de

los sentidos a los fenómenos que influirán en la administración. Debe hacerse en
hechos, experimentos y registros.

Técnicas de Investigación:

La Observación: monitoreo de todos los aspectos del entorno del negocio que se
quiere iniciar.

La Encuesta: Es la obtención de datos por el intermedio de afirmaciones de otras

personas.

La Encuesta por cuestionario: Es el proceso de obtención de información mediante

un análisis de muestras probabilísticas.

La Entrevista: Es una conversación o comunicación oral y personal entre dos

personas con un propósito definido.

Alternativas: Resultado de qué se desea obtener, entre las 3 opciones escoger una.

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PRINCIPIOS DE LA PREVISIÓN:

Probabilidad: Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta

que nunca serán 100% certeras, siempre hay un porcentaje de incertidumbre.

Objetividad: Las previsiones deben descansar en hechos mas que en opiniones

subjetivas.

Medición: Las previsiones serán seguras cuando más las podamos medir y apreciar.

PLANEACIÓN

Es el proceso de establecer objetivos y escoger los medios más apropiados para el

logro de los mismos antes de emprender la acción.

Es la determinación del rumbo hacía el que se dirige la organización y los resultados

que se pretende obtener mediante el análisis del entorno y la definición de estrategias
para minimizar riesgos, con la finalidad de lograr la misión y visión organizacional con
una mayor probabilidad de éxito.

Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los

principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las
determinaciones de tiempos y de números necesarias para su realización.

Importancia:
Es el punto de partida del proceso administrativo, de esta forma gran parte del éxito
de cualquier empresa depende de la planeación, con la planeación se promueve la
eficiencia, se optimizan recursos, se reducen costos y se incrementa la productividad
al establecer claramente los resultados por alcanzar. Sin planes se trabaja a ciegas.

Tipos de Planeación:

 Estratégica: Se realiza en los altos niveles de la organización, se refiere a la

planeación general, es a mediano y largo plazo, y a partir de ésta se elaboran
todos los planes de los distintos niveles de la empresa.

 Táctica o Funcional: Comprende los planes que se elaboran en cada una de las
áreas de la empresa con la finalidad de lograr el plan estratégico.

 Operativa: Se diseña de acuerdo con los planes tácticos y como su nombre lo

indica se realiza en los niveles operativos.

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ELEMENTOS DE LA PLANEACION (Plan Estratégico)

Misión: Es la función básica de la empresa, es su razón de ser, es el propósito

o motivo por el cual existe.

Quienes somos
Qué hacemos
Como lo hacemos
Para quien y con que lo hacemos

Visión: Pretende ser el norte a donde se proyecta la institución, describe el propósito

a largo plazo. Qué queremos ser y adonde queremos llegar, es el sueño de la
organización, puesto en acción, las acciones sin visión carecen de sentido, la visión
sin acciones se vuelve ficción.

Valores: Son pautas de conducta o principios que orientan la conducta de los

integrantes de una empresa, son el conjunto de características y cualidades que se
buscan en las personas que laboran en la empresa, los cuales facilitarán el logro de
la misión y visión.

Se deben seleccionar los valores empresariales, pueden ser cinco o bien un

Decálogo de Valores con una breve explicación de cada uno.

Objetivos: Implica la idea de algo hacia lo cual se dirigen las acciones, son los fines
y la razón de ser de la empresa. Pueden ser de corto, mediano y largo plazo,
generales y específicos.

Los objetivos deben reunir las siguiente características:

 Establecerse en un tiempo específico
 Determinarse cuantitativamente
 Su redacción debe iniciar con un verbo infinitivo

Metas: Son las realizaciones parciales de los objetivos, son los objetivos
cuantificados.

Políticas: Son criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, son
flexibles, es un criterio del cual se pueden tomar decisiones diversas.

Reglas: Todo señalamiento imperativo y específico de algo que ha de de realizarse.

Estrategias: Es un programa general de acción para realizar los objetivos

propuestos, son los cursos de acción a seguir, responde al – qué hacer. Se dictan
desde arriba, Gerente General y su staff.

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Tácticas: Es maniobrar hábilmente lo dispuesto en la estrategia, responde al – como
hacerlo?

Procedimientos: Son los planes que señalan la secuencia lógica mas eficiente para
obtener los mejores resultados en cada función concreta de la empresa.

Programas: Son planes que fijan el tiempo requerido para las realizaciones de
objetivos y otros planes.

Presupuestos: Es un plan cuantificable en unidades monetarias a una fecha

prevista. Ingresos y Egresos.

Clasificación de los planes:

 Por su amplitud:
o Estratégicos: Son planes que abarca toda la organización, establecen
objetivos generales y posicionan a una organización en función de su
ambiente.

o Operacionales: Son planes en los que se especifican los detalles acerca

de la forma en que los objetivos tendrán que ser alcanzados.

 Por el marco temporal: De corto, mediano y largo plazo

 Por su especificidad: Direccionales (son planes flexibles se establecen

lineamientos generales) y Específicos.

 Por su frecuencia de uso: De uso único o de uso permanente.

PLANES ESTRATÉGICOS:
Son planes que abarcan a toda la organización, establecen objetivos generales y
posicionan a una organización en función a su ambiente.

PLANES OPERACIONALES:
Son planes en los que se especifican los detalles acerca de la forma en que los
objetivos tendrán que ser alcanzados.

PLANES DIRECCIONALES:
Son planes flexibles en los que se establecen lineamientos generales.

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 PLAN DE INVESTIGACION

 Investigar es buscar la solución a un problema, dar explicación a hechos que se

observa o se desea estudiar.
 Los aspectos necesarios para un plan de investigación son:

o Planteamiento de un problema
o Hipótesis
o Comprobación empírica
o Operación de resultados
o Hallazgos de la investigación

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION

 Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas o genéricas,

porque van a regir acciones concretas.

 Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este.

 Unidad de Dirección: Un plan por función y una coordinación tal que integrados
formen un solo plan general.

 Rentabilidad: Deberá lograr una relación favorable en el balance costo –

beneficio.

 Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las

personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas con su
funcionamiento.

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 ORGANIZACIÓN

Viene del griego “Organon” que significa instrumento.

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre funciones,

niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social,
con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Se refiere a como deben ser las funciones jerárquicas y actividades.

IMPORTANCIA: Por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y
lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

 Funciones: Determinación de cómo deben dividirse y asignarse las

actividades necesarias para alcanzar el fin general, son las actividades
generales que hace una unidad de la organización, las principales son ventas,
finanzas y producción.

 Jerarquías: Son los niveles o diferentes estratos de autoridad y

responsabilidad en la organización, se fija la autoridad y responsabilidad de
cada nivel existente. La alta dirección dirige, el mando medio implanta y el
nivel operativo hace.

 Atribuciones: Son actividades específicas de un puesto, es el verbo en

acción.

 Departamentalización: Es la división de áreas de trabajo por similaridad de

funciones, las más usuales son: por producto, por territorio, por comprador, por
proceso, por número.

 División del trabajo: Es asignar a cada persona una limitada cantidad de

actividades con el fin de lograr la especialización. Se obtendrá alta
productividad: mayor beneficio, menor costo.

 Puestos: Es una unidad de trabajo específica e impersonal, es nominal son

las obligaciones y requisitos de cada unidad de trabajo.

 Cargo: Es funcional.

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 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN:

 Especialización: Cuanto más se divide el trabajo dedicando a cada

empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor
eficiencia, destreza y precisión.

 Unidad de mando: Para cada función debe existir un solo mando. Este
principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba
órdenes sobre una misma materia de dos personas distintas.

 Autoridad-responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad

que corresponde al jefe de cada nivel, así como su autoridad.

 Equilibrio entre Dirección-Control: Cada dirección debe tener los

controles adecuados y asegurar la unidad de mando.

 Definición de puestos: Deben precisarse las acciones de cada puesto.

ORGANIGRAMAS

Muestra gráficamente las funciones, departamentos o posiciones de la organización y

como están relacionados. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de las
casillas que están conectadas unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican
cadena de mando y canales de comunicación.

Los organigramas tienen 5 elementos:

División del trabajo, niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad,
canales de comunicación formal y la naturaleza lineal o staff del departamento.

Tipos de Organigramas:
Verticales
Horizontales
Mixtos
Circulares
Escalares

Organigramas Verticales:
Tienen la ventaja de ser los más usados y fácilmente comprendidos e indican en
forma objetiva las jerarquías del personal. Tiene la desventaja del llamado efecto de
triangulación, ya que después de dos niveles es muy difícil indicar los puestos
inferiores, para lo que se requeriría de cartas muy alargadas.

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Organigramas Horizontales:
Siguen la forma normal en que se acostumbra a leer, disminuyendo el efecto de
triangulación e indica mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad.

Organigramas Circulares:
Señalan muy bien la importancia de los niveles jerárquicos, eliminan o disminuyen la
idea del status más alto y permiten colocar mayor número de puestos en el mismo
nivel. Sin embargo resultan confusos de leer.

Organigrama Escalar: Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen

izquierdo los distintos niveles jerárquicos. Estos son poco usados aunque son muy
sencillos.

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