Graficas la mejor impresión

Misión: Fundamentados en el compromiso con el buen servicio, satisfacer oportuna y eficazmente

las necesidades del mercado regional de artes gráficas, por medio de la producción de impresos de
alta calidad, asegurando la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes y la competitividad
en el mercado.

Visión: Seremos en el corto plazo una empresa líder, reconocida en el mercado regional y nacional
por la calidad de nuestros productos y la excelencia en el servicio utilizando para ello moderna
tecnología y un equipo humano altamente calificado, nuestro interés es satisfacer, atender,
cumplir y entregar impresos de alta calidad a nuestros clientes.

Objetivos:

 Priorizar la presentación de un excelente servicio al cliente satisfaciendo de manera

integral su requerimiento.
 Fortalecer la filosofía de la calidad total en todos nuestros procesos.
 Implementar planes de capacitación para garantizar la excelencia en el desempeño de
todo el equipo humano.
 Mantener la dotación tecnológica a la vanguardia en innovación y desarrollo.
 Consolidar una relación cordial y de mutuo beneficio con nuestros proveedores y clientes.

1.0 PLANEACION

1.1 Objetivo de la planeación

Diseñar procesos que permitan la ejecución óptima con el fin de tener los resultados
certeros de la auditoria que se le hará realizara a la empresa GRAFICAS LA MEJOR
IMPRESIÓN.

1.2 Factores a revisar

1.2.1 Elementos del proceso administrativo

FACTOR CARACTERISTICAS PONDERACIÓN

 Misión 5%

 Visión 20%
PLANEACIÓN
30%  objetivos 3%

 Procesos 2%
 7%
 División y dist. Funciones
 Estructura org. 5%
ORGANIZACIÓN  Cultura org.
20%  Recursos humanos. 3%

5%

 Liderazgo 5%

DIRECIÓN  Tecnología de información 10%

30%
 Motivación 8%

 Grupo y equipos de trabajo 7%

 Sistemas 3%

 Procesos 3%
CONTROL
20%  Calidad 4%

 Herramientas 10%

Justificación De Factores

Planeación (30%)
En el factor de planeación, se busca identificar la formulación del estado futuro de la
organización, según lo deseado ante la actividad a realizar, estableciendo criterios
prospectivos, misión, visión, políticas, y valores con el fin de asegurar si se está prestando
atención a que lo planeado se está ejecutando y se pretende encontrar y comprender las
virtudes y falencias en lo planeado por dicha organización. Las características a
profundizar con su respectivo peso de consideración son:

 Misión (5%): Examinar la misión de la empresa de acuerdo a sus actividades,

desarrollo de las mismas para dar razón de ser de la existencia de dicha empresa
en el sector al cual se dirige. Es lo primordial a corto y mediano plazo en
alcanzarse.

 Visión (20%): Tantear la visión de acuerdo al cumplimiento de sus planteamientos

a largo plazo como lo espera ser a futuro, según las expectativas ideales y con la
razón de funcionar como guía y modelo de progreso para la empresa. Es lo
primordial al largo plazo en los logros a alcanzar, por eso, es necesario que la
 visión sea cerrada, es decir que se sepa una fecha límite para el cumplimiento de
esta, y que ese tiempo sea coherente.

 Objetivos (3%): Examinar los objetivos pactados en la constitución organizacional,

primordial para el buen desempeño en los patrones de servicio para los clientes
internos y externos y según los estándares exigidos por la normatividad vigente en
el campo de trabajo.

 Procesos (2%): Comprobar el cumplimiento y cabalidad de los procesos según lo

establece los manuales de procesos, las funciones de la empresa respecto al rol
principal de ejercicio en las actividades rutinarias en su instrucción empresarial
encaminada a brindar bienes y/o servicios en el mercado basándose en el
principio de la calidad.

Organización (20%)
En el factor de organización, se busca identificar los estándares establecidos y la
orientación de los esfuerzos, los comportamientos y las relaciones entre lo establecido en
dichos estándares y los protagonistas de cada función, actividad en tendencias a la
definición de la estructura, competencias, procesos, y la delegación del trabajo individual,
equipo y la autoridad.

 División y distribución de funciones (7%): Ratificar objetivamente la división y

distribución de funciones, si se desarrolla bajo parámetros establecidos y
cumpliendo cada miembro de la organización las funciones que devenguen cada
área de trabajo.

 Estructura Organizacional (5%): Examinar la estructura organizacional presente,

según las áreas, nivel jerárquico, jefatura, niveles de organización (operacional,
táctico y estratégicos), amolde con las funciones y actividades rutinarias de la
organización.

 Recursos humanos (3%): Relacionar la función de recursos humanos junto con el

desarrollo de las funciones y actividades empresariales, detallándose el proceso
que conlleva en la parte del personal de la organización.

 Cultura organizacional (5%): Estudiar la cultura organizacional, determinando su

solidez o fragilidad en tendencia al convencimiento de los valores y creencias de la
organización y su compartir entre todos los miembros de la empresa. Posee igual
peso que la división y distribución de funciones por ir de la mano en cuanto a la
asignación de la carga funcional.
Dirección (30%)
En el factor de dirección, se busca identificar los planteamientos que son llevados a cabo
para apoyar las actividades que desarrollan los miembros de la organización, y todos
aquellos medios por los cuales la dirección busca obtener los resultados según lo planeado
y organizado para una concordancia y consecuencia coordinada del trabajo proyectado.
También, la manera el cual se impulsa las diferentes adversidades y factores internos y/o
externos, el cómo se establece la comunicación, como están presentes los elementos al
momento de mandar, influir, motivar, relación y tiempo de las actividades con respecto a
la delegación por parte de la autoridad. Las características a profundizar con su respectivo
peso de consideración son:

 Liderazgo (5%): Mencionar la aplicación del liderazgo, tipo de líder, tipo de

liderazgo empresarial, las influencias y repercusiones de las ideas, la manera en
que se maneja las situaciones respecto al mentor de liderazgo, entre otras. Se
determinará con proporción mayor al resto de la dirección.

 Tecnología de la información (10%): Estar al tanto del uso de tecnologías de la

información y comunicación en la organización, a través de qué medios,
herramientas, su actualización, manejo, desempeño y categorización de los
diferentes instrumentos de uso diario en la organización para cumplir con los fines
comunicativos e informativos. Posee menor peso, por lo que la tecnología hace
parte rutinaria y normal de las actividades hoy en día.

 Motivación (8%): Interpretar los factores de la motivación, si es efectiva, la

manera en que la ejercen en la organización, como comparten los objetivos,
metas, misión y visión alineados con las metas de los colaboradores, y toda
aquella estrategia efectiva y eficaz relacionada con la parte motivacional.

 Grupo y equipos de trabajo (7%): Investigar como rige su organización grupal y en

equipos de trabajo, teniendo en cuenta el perfil del cargo asignado al trabajador,
la relación de los unos a los otros y el desempeño a la hora de desarrollar las
actividades propias de la empresa.

Control (20%)
En el factor de dirección, se considera de mayor importancia puesto a que se asume una
posición de comprobación, verificación, regulación, comparación, ejercicio, correcciones,
prevenciones, y demás requisitos en búsqueda de constatar resultados cuantitativos y
cualitativos de manera medible, y en saber si se está cumpliendo o alcanzando o no los
resultados esperados en el ejercicio de las funciones. Básicamente, se buscará identificar
mediante los sistemas, procesos, herramientas y calidad, si la organización maneja
cautelarmente el control en su gestión de los elementos que adopta para desempeñar su
oficio en el préstamo de sus servicios. Las características a profundizar con su respectivo
peso de consideración son:
  Sistemas (3%): Investigar en la empresa los sistemas en los que predomine el
control de distintas maneras, identificando cuáles son, su aplicación y efectividad,
su manejo, estipulación y los soportes fundamentales para ejercer el control. Va
de la mano por los procesos, ya que son propios de los sistemas.

 Procesos (3%): Valorar distintos procesos en las funciones y actividades

organizacionales, su desarrollo, la manera en que se presentan, como medida
reguladora, de revisión, estandarización y evaluación de desempeño de las áreas
presentes de la organización. Va de la mano con los sistemas, ya que hacen parte
indispensable de un sistema.

 Calidad (4%): Buscar en la empresa en mayor proporcionalidad o peso respectivo a

comparación de las demás características, puesto a las funciones de la
organización respecto al sector al cual se dirige, verificándose las
responsabilidades otorgadas bajo parámetros establecidos por la normatividad en
cuanto al establecimiento de la calidad, políticas, procedimientos y requisitos
indispensables para alcanzar y otorgar calidad en sus funcionalidad.

 Herramientas (10%): Conocer en la empresa la posesión de herramientas

aplicativas al control, identificando que tipo de acciones tomaría para lograr
desplegar el control según los tipos de control existentes. Obtiene la mayor
puntuación ya que actualmente la empresa se encuentra divida desde el punto de
vista de la maquinaria, ya que la empresa por problemas de espacio debe
almacenar la maquinaria en dos partes distintas.

1.2.2 Elementos complementarios

Elemento complementario Ponderación (%)

Marketing 15%
Proveedores 15%
Producción 15%
Servicios generales 5%
 Distribución de espacios 50%
Total 100%

Justificación de elementos complementarios

 Marketing (15%): La publicidad de la organización a pesar de que esta es una empresa que
entre su portafolio es hacer publicidad, esta necesita más atención propia.
 Proveedores (15%): Actualmente la organización cuenta con unos proveedores buenos, no
se está descarta la probabilidad de seguir buscando nuevos que brinden mayores
beneficios y mayor seguridad.
 Servicios generales (5%): para la organización este no es un punto demasiado importante
a tener en cuenta.
 Distribución de espacios (50%): La mayor debilidad de la organización, al no contar con un
espacio adecuado para sus funciones, las herramientas (plotter y maquinas) se encuentran
en dos partes bastantes alejadas de entre sí.

1.3 Fuentes de información

1.3.1 Internas

Se realizó la entrevista al operador LUCHO ARRIETA BENAVIDES quien labora en la organización

desde hace 13 años, se le realizaron varias preguntas, las cual el operario cedió a contestar muy
amable mente.

También fue entrevistada la señora SIXTA GARCIA, quien es la Administradora de la

Organización quien muy amablemente nos habló de algunos procesos que manejan en la
empresa.

Investigación preliminar

Mediante la observación, entrevistas y cuestionarios aplicados a los miembros de la organización

se determinarán las necesidades específicas de la misma, de igual manera con base en un
cronograma se estimará el tiempo que se dedicará a cada actividad, a un de cumplir con el
objetivo de la auditoría.

Identificar las necesidades

 Planeación
Visión

 Observar cuáles son acciones que han hecho hasta el momento para llevar a cabo la
visión.

 Identificar qué objetivos específicos realizaron para que la empresa pueda tener un
reconocimiento en el mercado, y que estos vayan acorde con la visión.

Misión

 Reconocer si los empleados tienen conocimiento de la misión y si sus objetivos personales

van alineados con los de la empresa.

 Justificar si los empleados conocen lo que hace la empresa.

Objetivos

 Deducir si los empleados conocen los objetivos de la empresa.

 Demostrar que la empresa está cumpliendo con dichos objetivos establecidos.

Procesos

 Identificar si los empleados cuentan con un manual de proceso especificado.

 Reconocer que los colaboradores realizan el debido protocolo de acuerdo con el manual
de funciones.

 Organización

División y distribución de funciones

 Verificar si el organigrama va de acuerdo al funcionamiento de la empresa.

 Demostrar que el gerente y los directivos conocen el funcionamiento de toda la

empresa.

Estructura organizacional

 Reconocer e identificar si la organización funciona de acuerdo a su organigrama.

 Identificar si se especifica la jerarquía.

Cultura organizacional

 Saber cómo es el clima organizacional.

 Fundamentar qué actividades realizan en pro la de motivación laboral.

Recursos Humanos

 Entender cómo son los procesos de selección al momento de requerir personal.

 Identificar cada cuanto se realiza la capacitación al personal.

 Dirección

Liderazgo

 Conocer cuál es el estilo de liderazgo que funciona en la empresa y en los grupos de

trabajo.

Tecnología de información

 Identificar qué tipos de sistemas de información maneja la empresa.

 Reconocer que ventaja competitiva obtienen a partir de los sistemas de información.

Motivación

 Saber de qué forma motivan a sus colaboradores.

Grupo y equipos de trabajos

 Reconocer si los equipos y grupos de trabajo están desarrollando los oficios asignados a
cada miembro de la organización.

 Identificar las estrategias realizan para trabajar en equipo.

 Control

Sistemas

 Definir si existen estándares establecidos en el sistema de control implementado en la

empresa.

 Demostrar si es viable el sistema de control implementado por la empresa.

Procesos

 Identificar cuáles son las medidas de control que se llevan a cabo en cada proceso.

 Vigilar que los procesos realizados son controlados.

Calidad

 Saber si los procesos realizados en la organización están bajo parámetros de calidad.

 Demostrar si el producto final se entrega bajo parámetros de calidad.

Herramientas

 Identificar si la empresa posee herramientas de control adecuadas para sus actividades.

 Demostrar los resultados obtenidos una vez hayan utilizado estas herramientas de control.

Estrategias de acción

 Realizar una investigación preliminar

 Elaborar un diagnóstico sobre el estado actual general de la organización para identificar
fortalezas y debilidades.
 Realizar visitas periódicas a la empresa con el fin de contextualizar y obtener evidencias
para el informe de auditoría.
 Diseñar instrumentos para la obtención de información necesaria para el estudio.
 Presentar un plan de mejoramiento que permita aprovechar fortalezas y corregir
debilidades de la organización.

Perfil del auditor

Coordinador general: Elías Beltrán Zarur

Objetivo: Coordinar la ejecución de diferentes auditorias, planificando la realización de las

mismas, examinando las operaciones y actos administrativos, organizando, analizando y
elaborando los papeles de trabajo, determinando el cumplimiento de los procedimientos
de acuerdo a las leyes, reglamentos y demás normativas tanto internas como externas, a
fin de garantizar la eficacia, eficiencia y la razón de la gestión administrativa.

Perfil académico: Es el responsable de la auditoría, es necesario que posea una gran

experiencia en la materia, la cual puede surgir de su formación académica y/o profesional,
así como de su trayectoria y orientación personales.

Habilidades:
 Preparar informes.
 Planificar el trabajo de las auditorias.
 Coordinar acciones en grupos.
 Comunicar hallazgos en forma oral y escrita.
 Establecer relaciones interpersonales
 Experiencia:
Debe tener una experiencia demostrable y progresiva de carácter operativo, y estratégico
en el área de auditoria.

Líder de Proyecto: Jhoan Garrido Escorcia

Objetivo: El líder de proyecto, o administrador de proyectos, es responsable de

administrar los proyectos desde que inicia hasta que se completa. El líder de proyecto
debe mantener la ejecución de sus responsabilidades bajo el objetivo de asegurar que el
proyecto se termine en el tiempo y presupuesto planeado, y muy frecuentemente con
tiempos limitados.

Perfil académico: Es conveniente que el Líder del proyecto tenga una preparación básica
acorde con los requerimientos de una auditoría administrativa, ya que eso le permitirá
desenvolverse de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una
u otra manera se emplearán durante su desarrollo, teniendo una buena interacción con el
equipo auditor.

Habilidades:
 Organizado y metódico.
 Facilidad para relacionarse con gente.
 Buena comunicación oral y escrita.
 Liderazgo.
 Conocimientos técnicos básicos.

Experiencia: Debe contar con una experiencia básica y demostrable en administración,

manejo de personal, liderazgo e interacción con el personal de la organización y del
equipo auditor.

Asistente o Analista de Proyecto: Omar Salgado García y Emiro Puche Suarez.

Perfil académico: Es el responsable de atender directamente a todo el personal que, de

una u otra manera, interviene en la auditoria, además de ser quien va a manejar
directamente los papeles de trabajo que contienen los hallazgos, evidencias y
observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas que consoliden la
aplicación de la auditoria.

Habilidades:
  Ordenado con sus papeles de trabajo.
 Objetivo en la detección de hallazgos para soportar las evidencias.
 Ser preciso en sus observaciones.
 Actuar en forma prudente y tranquila.
 Ser cordial pero firme en sus decisiones

Experiencia:
 Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización.
 Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización.
 Conocimiento de esfuerzos anteriores.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (GRAFICA GANTT) COLIMNA DE PRESUPUESTO

SEMANAS

NOV DIC ENERO

S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
ACTIVIDADES RESPONSABLES

SOLICITUD DE INFORMACION COORDINADOR X

ANALISIS DE DOCUMENTOS ANALISTA X x

DISEÑO DE INSTRUMENTOS LIDER

APLICACIÓN DE EXAMEN COORDINADOR x x

ANALISIS DE INFORMACION ANALISTA x

INFORME LIDER x x

EQUIPO
PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITOR x x

EQUIPO
SUSTENTACION AUDITOR x
 ENCUESTA

Planeación

¿conoce la misión y la visión de la empresa?

RT: Si o no

¿usted cree que se cumple lo establecido en la misión de la empresa?

RT: Siempre, casi siempre, a veces o nunca

¿Usted cree que la empresa va encaminada a cumplir su visión?

RT: siempre, casi siempre, a veces si o a veces no

¿Cree usted que la empresa alcanza los objetivos de manera eficiente?

RT: siempre, casi siempre, a veces si o a veces no

¿Cree usted que los objetivos de la empresa son los adecuados?

RT: si o no

Organización

¿está de acuerdo de la manera en la que está organizada la empresa?

RT: Si o no

¿Se siente satisfecho con su cargo en la empresa?

RT: Si o no

¿A usted teniendo en cuenta su cargo en la empresa, lo capacitan?

RT: si o no

¿la capacitación que se le brinda es?

RT: excelente, sobresaliente, buena o regular

¿la capacitación que usted recibe son por personas?

RT: Internas o externas

Dirección

¿Cómo califica usted a su jefe al momento de delegar sus funciones?

RT: bien, regular, o malo

¿Siente usted algún grado de motivación por parte del gerente?

RT: Si, no o algunas veces

¿el líder demuestra conocimiento sobre la organización?

RT: Si o no

¿de 1 a 5 califique su espacio laboral, siendo 5 la calificación más alta?

RT: 1, 2, 3, 4 O 5

Control

¿Cómo considera el manejo que le dan los directivos a la empresa?

RT: Excelente, regular o malo

¿de qué forma se efectúa el seguimiento y evaluación de cada área de la organización?

RT: auditorias, revisiones periódicas, otros.

¿cree usted que los sistemas de control interno son suficientes?

RT: si o no

¿está usted bien informado sobre los procesos de control que se llevan a cabo en la organización?
RT: si o no
 PONDERACION

PLANEACION

1)

¿Conoce usted la Misión y la visión de la empresa?

10%

90%

SI No

ANALISIS: Se observa que el 90% del personal de la empresa conoce la misión y visión de
la empresa. Un punto bastante importante.
 2)

¿Usted cree que se cumple con lo establecido en la Misión?

10%

20%

70%

Siempre Casi siempre A veces Nunca

ANALISIS: El porcentaje mayor indica que la empresa siempre cumple con lo establecido en la
empresa la misión por lo tanto la empresa cumple. Podemos notar que los empleados en ningún
momento afirmaron que la empresa no cumple con la misión de esta.

3)

¿Usted cree que la empresa va encaminada a cumplir su

Visión?

20%
30%

20%

30%

Siempre Casi siempre A veces si A veces no

ANALISIS: Se observa que el 60% de los encuestados opinan que la empresa si cumple con la visión
que proponen, o por lo menos va encaminada a cumplirla, pero se deben emplear nuevas
estrategias para que se pueda cumplir el 100% del enfoque a donde ellos quieren llegar.

4)
 FACTOR CARACTERISTICAS PONDERACIÓN CALIF. L.
REAL
 Misión 5% 2 0.01 0,25 40

 Visión 20% 3 0,6 1 60

PLANEACIÓN
30%  objetivos 3% 2 0.06 0.15 40

3 0.06 01 60
 Procesos 2%
7% 3 0,21 0,35 60
 División y dist.
Funciones 5% 1 0,05 0,25 20
ORGANIZACIÓN  Estructura org.
20%  Cultura org. 3% 3 0,09 0,15 60
 Recursos
humanos. 3 0,15 0,25 60
5%

 Liderazgo 5% 4 0,2 0,25 80

DIRECIÓN  Tecnología de 10% 3 0,3 0,5 60

30% información
8% 4 0,32 0,4 80
 Motivación
4 0.28 0,35 80
7%
 Grupo y equipos
de trabajo
 Sistemas 3% 3 0.09 0.15 100

 Procesos 3% 2 0.06 0.15 40

CONTROL
20% 4% 5 0.2 0.2 100
 Calidad
10%
3 0.3 0.5 60
  Herramientas

Factor Característica Objetivo Estrategia Responsabili Presupuesto Meses

dad 2019

PLANEACI Misión Generar Realizar RRHH 800000

ON en la actividades
organizaci culturales en la
ón una organización
cultura basadas en la los
donde fundamentos de
cada la misión de la
trabajador misión, para
conozca capacitar a los
con empleados
propiedad
la misión
de la
empresa

PLANEACI PROCESOS Establecer mejorar el área ENTREAMIE 300000

ON procesos de entramiento, NTO
adecuados con la finalidad
para la de garantizar la
realización capacitación del
de las personal en su
actividade actividad,
s Realizar
estándares de
procesos, para
lograr que cada
empleados
realice su
actividad con
efectividad
ORGANIZA CULTURA Mejorar el Realizar RRHH 500000
CION ORGANIZACI ambiente actividades
ONAL laboral en culturales en la
la organización con
organizaci el fin aumentar el
ón ambiente en la
empresa
ORGANIZA DIVISION Y Establecer Realizar Nivel 100000
CIÓN DISTRIBUCIO un manual estándares jerárquico
N DE de concisos en la
FUNCIONES funciones empresa para
adecuado que cada persona
en la y área tenga su
empresa función
correspondiente
DIRECCION TECNOLOGIA Establecer Realizar una Nivel 300000
DE LA un sistema inversión jerárquico
INFORMACIO de adecuada con el
N comunicac fin de mejorar la
ión comunicación
adecuado organización, de
en la esta manera
organizaci aumentar el
ón control de la
organización
CONTROL PROCESOS Realizar Definir un Nivel 150000
un manual esquema de estratégico
de procesos, en el
funciones cual se le
y procesos entregue a cada
en la empleado su
organizaci responsabilidad
ón en la
organización