PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A

LARGO PLAZO
VIGENCIA 2019
MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN II - ICFES
SUBDIRECCIÓN DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES
Versión 1 – 29/11/2018
Contenido
INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVOS 4
Contexto estratégico 6
Visión estratégica 6
Panorama de riesgos de los documentos electrónicos de archivo 19
Riesgo de pérdida por obsolescencia tecnológica en las aplicaciones y ficheros
informáticos 20
Riesgo de pérdida por obsolescencia tecnológica en los equipos y hardware 20
Contexto normativo 20
Diagnóstico para la formulación del plan 21
DESARROLLO DEL PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO 22
MAPA DE RUTA 37
SEGUIMIENTO Y CONTROL A PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL 39

2
Introducción
El Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES, formula el
presente Plan de Preservación Digital, donde se establecen los programas y
estrategias que, en materia de preservación digital, se adelantaran en el corto,
mediano y largo plazo, para garantizar de esta forma la protección de la memoria
institucional y el acceso indefinido a los documentos electrónicos de archivo.

Este instrumento es un componente del Sistema Integrado de Conservación SIC, que

permite para el ámbito de los documentos electrónicos, la delimitación de estrategias,
actividades, lineamientos y programas de conservación preventiva, entre otros, que el
Instituto debe desarrollar, para asegurar las características de unidad, integridad,
autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad de la
documentación, durante la totalidad del ciclo vital.

3
Objetivos
OBJETIVO GENERAL

Definir las estrategias de preservación Digital a Largo Plazo, en concordancia con el

Programa de conservación preventiva y los planteamientos normativos vigentes, que
aseguren la preservación digital de la documentación electrónica de archivo del
Instituto de conformidad con el reconocimiento de sus valores primarios y
secundarios evidenciados en sus Tablas de Retención o Valoración Documental.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Definir el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo componente

del Sistema Integrado de Conservación, estableciendo estrategias y
programas que permitan el tratamiento adecuado a los documentos
electrónicos de archivo, como a los medios utilizados para su tratamiento.

2. Capacitar a servidores públicos y contratistas sobre aspectos puntuales de la

preservación digital a largo plazo.

3. Generar cultura de responsabilidad, buen uso y tratamiento de los documentos

electrónicos de archivo y los medios utilizados para su tratamiento, en las
diferentes instancias de la entidad.

4. Promover la normalización en el trámite, organización y almacenamiento

adecuado de los documentos electrónicos de archivo, favoreciendo la
disponibilidad a largo plazo de la información contenida.

5. Definir los riesgos potenciales de los documentos electrónicos de archivo, para

determinar las estrategias que permitan mitigarlos o erradicarlos.

6. Propiciar la eficiencia administrativa, la transparencia en la prestación de

servicios, el acceso controlado a la documentación e información a través de la
normalización de los procesos de preservación digital.

7. Fortalecer la función archivística institucional, a través de la modernización de

procesos, procedimientos, uso de tecnologías, entre otros.
4
Generalidades
5
Generalidades
Contexto estratégico

El presente plan está alineado y contribuye al logro de la misión, visión y mega y demás
elementos del direccionamiento estratégico del Icfes, los cuales se estipulan en el Plan
Estratégico Institucional – PEI vigente (2016-2019)”.

El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, tiene articulación con el contexto

estratégico de la siguiente manera:

Objetivo estratégico: Mejorar los procesos administrativos

Política MIPG: Política de Gestión Documental

Si se requiere ampliar la información del contexto estratégico de la entidad, el Plan

Estratégico Institucional – PEI vigente puede ser consultado en:

http://www.icfes.gov.co/transparencia/planeacion/politicas-lineamientos-y-
manuales

Visión estratégica

ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO

Se refiere al conjunto de procesos y actividades disponibles, que el Instituto

Colombiano para la Evaluación de la Educación ICFES, ejecuta de manera periódica,
con el objetivo de preservar la documentación e información a largo plazo1

Estrategia 1: No utilizar formatos propietarios

Los documentos electrónicos de archivo deben ser conservados en formatos abiertos,

que aseguren la disponibilidad a largo plazo. Formatos abiertos como el PDF, PDF/A,
entre otros, son aconsejables debido a que tienen soporte por parte de las

1
Estrategias de preservación basadas en: COLOMBIA. AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA
DEL ESTADO. Plan de preservación digital a largo plazo del sistema Integrado de conservación. p. 22-
38.

6
organizaciones que los originaron y de las comunidades que constantemente trabajan
en su desarrollo.

De esta forma deben ser convertidos a formatos abiertos todos aquellos documentos
electrónicos de archivo, originados en aplicativos informáticos privativos, para
garantizar la preservación digital a largo plazo.

Nota: Para ampliar la información sobre los formatos abiertos de preservación digital
a largo plazo, ver Estrategia No 6.

Estrategia 2: Normalizar formatos de fichero para preservación a largo plazo en

Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos SGDE

La estrategia se enfoca en normalizar la utilización de formatos de largo plazo para los

documentos electrónicos producidos en el instituto, funcionando como un estándar
de preservación digital.

Por lo anterior, debe haber control sobre las especificaciones y características

técnicas en la generación de los documentos electrónicos de archivo, obtenidos a
partir de las diferentes aplicaciones informáticas de negocio (SGDE), utilizadas en los
diversos procesos adelantados en las unidades administrativas en cumplimiento de las
funciones legalmente establecidas.

Nota: Para más información sobre los formatos de preservación digital a largo plazo,
ver Estrategia No 6.

Estrategia 3: Administrar el formato original del fichero en etapa de gestión y

trámite para documentos electrónicos recibidos

Para los documentos electrónicos recibidos (mensaje de datos) en la Entidad a través

de canales oficiales, deberá respetarse el formato original del fichero durante el
tiempo que se encuentre en la fase de archivo de gestión, radicando y vinculando al
trámite respectivo, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.

Lo anterior, permite garantizar las características de los documentos electrónicos y la

validez probatoria; en otras palabras, quiere decir que una vez vinculado a un tramité,
el documento se gestionará y mantendrá en su formato originario, previa conversión
a formato longevo de preservación al momento de captura en el SGDEA, de acuerdo
con las políticas y procedimientos definidos para dicho fin.

Estrategia 4: Migración (aplicación informática y formato del fichero)

7
Se debe integrar los documentos electrónicos de archivo al Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) del Instituto, mediante la generación
de copias desde los diferentes repositorios digitales de producción, de los aplicativos
informáticos de negocio que se tengan contratados.

Lo anterior, implica que desde los ambientes de producción de los diferentes

aplicativos informáticos utilizados para el manejo de los procesos organizacionales, se
genere una copia de los objetos digitales (documentos electrónicos y metadatos
asociados) para que posteriormente antes de ingresar al SGDEA del Instituto, los
mismos sean convertidos al formato de preservación digital de largo plazo, agregando
los metadatos de preservación, de acuerdo con los procedimientos y políticas,
definidas para dicho fin.

Estrategia 5: Archivar la totalidad de versiones para un mismo tipo documental

Con motivo del desarrollo de los diferentes trámites y actuaciones administrativas

que se adelantan en cada una de las Unidades Administrativas de la Entidad, se
producen diferentes versiones para un mismo tipo documental, el cual adquiere su
condición de documento electrónico de archivo, por lo cual debe ser preservado,
porque permiten evidenciar el desarrollo del tramité por el que surgieron, además del
motivo o contexto que motivó la modificación con respecto a la anterior versión del
documento.

El ICFES, debe garantizar la preservación digital de cada uno de esas versiones de

documentos electrónicos de archivo definitivas, permitiendo evidenciar el vínculo
archivístico y el cumplimiento de las funciones legalmente establecidas.

Estrategia 6: Normalizar formatos de fichero para preservación a largo plazo en

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA

El proceso es aplicado una vez se cierre formalmente los expedientes, con motivo de
la finalización del trámite que los generó en desarrollo de las funciones legalmente
establecidas. Para ser capturados en el Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo SGDEA institucional, se debe garantizar la conversión de los
tipos documentales (documentos electrónicos de archivo) producidos o recibidos, a
formatos de preservación de largo plazo definidos en las políticas y procedimientos,
de acuerdo con el tipo de contenido (texto, imagen, audio, etc.).

8
Formatos para la preservación digital a largo plazo2:

FORMATO TIPO DE CARACTERÍSTICAS EXTENSIÓN ESTÁNDAR

CONTENIDO

PDF/A Texto Formato de archivo de .pdf ISO 19005

documentos
electrónicos para la
Preservación a largo
plazo.

PDF/A-1 Texto PDF/A-1 Restricciones .pdf ISO 19005-1

en cuanto al uso del
color, fuentes, y otros
elementos. / PDF/A-1b
(Subnivel b = Básico)
Garantiza que el texto
del documento se
puede visualizar
correctamente. /
PDF/A-1a (Subnivel a
= avanzado)
Documento
etiquetado lo que
permite añadirle
información sobre su
estructura.

PDF/ A-2 Texto PDF/A-2 .pdf ISO 19005-2

Características ISO 32000-1
adicionales que no
están disponibles en
formato PDF/A-1 /
PDF/A-2b (Subnivel b
= Básico) Se cumplen
todos los requisitos
descritos como

2
Extraído de: COLOMBIA. MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS
COMUNICACIONES. Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos. p. 60-67.

9
 necesarios / PDF/A-2a
(Subnivel a =
avanzado) Adicional
contiene información
textual o sobre la
estructura lógica del
documento / PDF/A-
2u (Subnivel u =
Unicode) Requisito
adicional, todo el texto
en el documento
tienen equivalentes en
Unicode

PDF/A-3 Texto PDF/A-3 Ofrece .pdf ISO 19005-3

soporte para archivos ISO 32000-1
incrustados. / PDF/A-
3b (Subnivel b =
básico) Se cumplen
todos los requisitos
descritos como
necesarios para un
PDF/A-3. / PDF/A-3a
(Subnivel a =
avanzado) etiquetado
de forma que se
describa y conserve la
estructura lógica —el
orden de lectura

XML Texto Es un estándar abierto, .xml W3C HTML

flexible y ampliamente Estándar
utilizado para Abierto
almacenar, publicar e
intercambiar cualquier
tipo de información.

JPEG2000 Imagen de JPEG2000 (sin .jp2 ISO/IEC

Mapa de Bits pérdida) permite 15444
reducir el peso de los

10
 archivos a la mitad en
comparación con las
imágenes no
comprimidas

OpenDocu Imagen de Formato de archivo .odg OASIS

ment Mapa de Bits abierto y estándar de ISO/IEC
la familia ODF para el 26300
almacenamiento de
gráficas

TIFF Imagen de TIFF (sin compresión) .tiff ISO 12639

Mapa de Bits Archivos más grandes
que un formato
comprimido

SVG Imagen Formato para describir .svg .svgz W3C

Vectoriales gráficos vectoriales
bidimensionales, tanto
estáticos como
animados en formato
XML.

BWF Audio Formato de archivo .bwf EBU - TECH

que toma la estructura 3285
de archivos WAVE
existente y añade
metadatos adicionales

JPEG 2000- Video Formato para la .mj2 .mjp2. ISO 15444-4

Motion Preservación sin
pérdida de vídeo en
formato digital y
migración de las
grabaciones de vídeo
analógicas obsoletos
en archivos digitales

GML Geoespacial Geography Markup .gml ISO 19136

Language (GML) Estándar

11
 Formato basado en Abierto
XML para el modelaje,
transporte y
almacenamiento de
información
geográfica.

GMLJP2 Geoespacial GML en JPEG 2000 .gml .jp2 Open

proporcionar una Geospatial
codificación XML de Consortium
los metadatos (OGC).
necesarios para la
georreferenciación de
imágenes JPEG2000,
utilizando GML

GZIP Compresión Formato de .gz RFC 1952

compresión de datos Estándar
Abierto

SIARD Bases de Formato para el .siard N/A

Datos archivo de bases de
datos relacionales en
una forma
independiente del
proveedor, delimitado
archivos planos (texto
sin formato ) con DDL

SQL Bases de Structured Query .sql ISO 9075-1

Datos Language, de acceso a
bases de datos
relacionales que
permite especificar
diversos tipos de
operaciones en ella

Web Páginas Web Utilizado para .warc ISO 28500

ARChive almacenar "Web
crawls" como

12
 secuencias de bloques
de contenido
recolectados de la
World Wide Web

EML Correo Diseñado para .eml RFC 822

electrónico almacenar mensajes de
correo electrónico en
forma de un archivo de
texto sin formato

MBOX Correo Formato utilizado para .mbox, .mbx N/A

electrónico almacenar conjuntos
de correos
electrónicos.

Estrategia 7: Aplicar metadatos de preservación a largo plazo

El Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, deberá asegurar que en su

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA, se utilice
obligatoriamente metadatos de preservación, generados automática o manualmente,
los cuales actúan como estrategia para la preservación de los documentos
electrónicos de archivo.

La información que ofrecen los metadatos de preservación permite continuar con el

despliegue operacional de estrategias indefinidamente, ya que ofrece los datos
suficientes para el tratamiento de los documentos electrónicos. A continuación, se
presenta una tabla, propuesta en el “Plan de Preservación Digital a Largo Plazo del
Sistema Integrado de Conservación Documental”3 de la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado, uno de los primeros esfuerzos en el país para establecer
metadatos de preservación:

METADATO FUNCIÓN

Código Designación unívoca del objeto digital a preservar.

Título Nombre del documento electrónico de archivo.

3
COLOMBIA. AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO. Plan de preservación
digital a largo plazo del sistema Integrado de conservación. p. 27-29.

13
Formato Identificar el formato de creación del documento electrónico.

Software de Nombre de la aplicación informática utilizada para crear el

Creación documento electrónico.

Versión Versión del software con que fue creado el documento

electrónico.

Tipo de recurso Identificación de la categoría de fichero informático a la que

pertenece el documento electrónico (Texto, Imagen, Audio,
Video).

Estampa de Tiempo Registro de fecha y hora de acciones sobre el documento

electrónico (creación/captura, modificación, actualización,
acceso, anexos, consulta, etc.).

Autor Emisor responsable del contenido/creación del documento

electrónico.

Estado Metadato de identificación del estado del documento

electrónico: Borrador, Documento o Record.

Perfil autorizado Metadatos de control de acceso al documento electrónico de

archivo.

Ubicación de Ruta física y/o lógica del repositorio de en donde se realiza el

archivamiento almacenamiento del documento electrónico de archivo.

Nivel de Información del tipo de preservación que ha de aplicarse sobre

preservación el objeto digital (migración, conversión, emulación, etc.).

Tiempos de Especificación de fechas de para ejecución de migración o

aplicación del nivel conversión de documentos electrónicos de archivo.
de preservación

Periodicidad de Espacios de tiempo planificados para realizar auditorías de

verificación acceso a los documentos electrónicos de archivo.

Renovación de Fecha planeada de renovación de medios para el

medios almacenamiento de documentos electrónicos de archivo.

Información de Elementos de relación existentes entre los objetos digitales,

14
contexto materia de preservación digital.

Copia de respaldo Asignación de períodos de tiempo para realizar copias de

seguridad convencionales, de acuerdo con la política
institucional.

Auditoría Elemento de información para el registro de accesiones sobre

el objeto digital, materia de preservación a largo plazo.

Retención Espacios de tiempo calculados para garantizar sobre los

objetos digitales, el tiempo de preservación.

Derechos de Información sobre los derechos de propiedad intelectual

Propiedad relativos al objeto digital que se preserva.

Autenticidad Definición de elementos de datos para validar autenticidad.

Integridad Definición de elementos de datos para validar integridad.

Finalmente, es preciso considerar que los documentos electrónicos de archivo deben

ser gestionados a través de un esquema normalizado de metadatos, que contemple los
aspectos de control mínimos obligatorios; estos metadatos cumplen con la labor de
proporcionar información descriptiva y contextual para identificar inequívocamente
los recursos documentales.

15
A continuación, se presenta un esquema de metadatos, para la gestión de documentos
electrónicos de archivo, basado en el estándar Dublin Core4:

No NOMBRE ESTRUCTURA OBLIGATORIEDAD DESCRIPCIÓN

XML /
ETIQUETA

1 Título <Title> O elemento Normalmente el título

obligatorio será el nombre por el
que se conoce
formalmente el recurso
(expediente)

2 Autor <Creator> O elemento Autor personal o

obligatorio entidad responsable
del contenido del
recurso (expediente)

3 Fecha <Date> O elemento Fecha clave del recurso

obligatorio (creación de
expediente)

4 Materia <Subject> Opt elemento Descriptores o

optativo palabras claves que
definen el tema del que
trata el recurso
(expediente)

5 Editor <Publisher> Opt elemento Editor del recurso

optativo

6 Tipo de <Type> Opt elemento Naturaleza del

recurso optativo contenido (artículo,
tesis, ponencia, etc.).

4
COLOMBIA. MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES.
Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos. p. 97-98.

16
 7 Descripción <Description> Opt elemento Resumen del recurso
optativo

8 Colaborador <Contributor> Opt elemento Personas o entidades

optativo colaboradoras en el
contenido del recurso.

9 Formato <Format> O elemento Formato del recurso

obligatorio (tamaño, duración,
software, hardware
necesario para su
reproducción, etc.).

10 Fuente <Source> Opt elemento Recurso relacionado

optativo del cual se deriva el
recurso que se
describe

11 Derechos <Rights> Opt elemento Derechos de autor que

optativo afectan al recurso
(copyright, IPR, etc.).

12 Identificador <Identifier> Opt elemento Referencia unívoca de

optativo identificador del
recurso (ISBN, URL,
DOI, etc.).

13 Idioma <Language> Opt elemento Idioma en el que está

optativo expresado el recurso.

14 Relación <Relation> O elemento Otro recurso

obligatorio relacionado con el que
se describe (referencia
cruzada)

15 Cobertura <Coverage> Opt elemento Periodo de tiempo o

optativo lugar geográfico sobre
los que trata el recurso.

Estrategia 8: Preservar firmas electrónicas

17
Teniendo presente que la firma electrónica es uno de los mecanismos que permite
Autenticidad, Integridad y Disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo,
conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 962 de 2005, el artículo 2.8.2.7.1
del Decreto 1080 de 2015.

Con miras a asegurar la preservación de las características de los documentos

electrónicos de archivo, y para el caso que nos compete en particular, la autenticidad
mediada por la firma electrónica, se debe emplear técnicas de firma electrónica
longeva para los documentos electrónicos de archivo que posterior al análisis jurídico
y archivístico, requieran de la preservación de firma por largos periodos de tiempo.

Entre los diferentes mecanismos de firma electrónica avanzada de largo plazo,

encontramos: PAdES, XAdES, CAdES. Como métodos se encuentra códigos,
contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas entre otros.

Estrategia 9: Garantizar el acceso indefinido a los documentos electrónicos de

archivo

Consiste en asegurar el acceso indefinido a los documentos capturados en el SGDEA,

de acuerdo con los perfiles de usuarios de la información definidos en las políticas
internas e instrumentos archivísticos como las siguientes:

1. Plan de respuesta a incidentes y plan de continuidad del negocio.

2. Acuerdos de Niveles de Servicio de TI.
3. Gestionar la capacidad, la operación y el soporte de los servicios tecnológicos.
4. Prevención de ataques de denegación del servicio
5. Sistemas de contingencia alternativos o manuales.
6. Capacidades de alta disponibilidad que incluyan balanceo de carga y
redundancia para los Servicios Tecnológicos.
7. Debe implementar controles de seguridad para gestionar los riesgos asociados
al acceso, trazabilidad, modificación o pérdida de información.

Dado lo anterior, los documentos electrónicos de archivo, que reflejan los vínculos
archivísticos y son soporte natural del cumplimiento de las funciones legalmente
establecidas para el instituto, deben ser tratados conforme a los principios
archivísticos y un riguroso tratamiento tecnológico e informático con los más altos
estándares; por su parte, deben ser gestionados por intermedio del Sistema de

18
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA5. Esto se logra a partir de la
aplicación de una política de seguridad claramente definida y de la totalidad de
estrategias anteriormente mencionadas en el presente apartado.

Panorama de riesgos de los documentos electrónicos de archivo

A continuación, se relaciona los riesgos que presentan los documentos electrónicos de

archivo, indicando también las causas que los lleva a originarse6.
Los riesgos pueden ser de la siguiente índole:

1. Amenaza física
2. Obsolescencia tecnológica

RIESGO DE PÉRDIDA POR AMENAZA FÍSICA

ÍTEM CAUSA

1 Desastre natural

2 Almacenamiento inadecuado

3 Condiciones ambientales

4 Problemas de energía

5 Mantenimiento inadecuado a equipos de hardware

6 Utilización incorrecta de mecanismos manuales

7 Errores humanos

8 Vandalismo informático y tecnológico

9 Deterioro natural

5
COLOMBIA. MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES.
Guía No 6 Cero papel en la Administración Pública: sistemas de gestión de documentos electrónicos. p.
4.
6
RIVERA DONOSO, Miguel. Directrices para la creación de un programa de preservación digital [en
línea]. Serie Bibliotecología y Gestión de Información N. 43. p. 16-19. Santiago (Chile): Universidad
Tecnológica Metropolitana, 2009. [Consultado 23 de agosto de 2018]. Disponible en Internet:
http://eprints.rclis.org/12989/1/Serie_N%C2%B043_Preservacion_digital.pdf

19
RIESGO DE PÉRDIDA POR OBSOLESCENCIA TECNOLÓGICA

Riesgo de pérdida por obsolescencia tecnológica en las aplicaciones y

ficheros informáticos

ÍTEM CAUSA

1 Descontinuación de software (software propietarios o privativos)

2 No lectura del formato antiguo por parte del software creador (debido a
avances en su desarrollo)

3 Impopularidad del formato (elemento que promueve la discontinuación del

uso)

4 Complejidad o reemplazo de formatos

Riesgo de pérdida por obsolescencia tecnológica en los equipos y

hardware

ÍTEM CAUSA

1 Deficiencia en la calidad de los medios tecnológicos

2 Utilización de medios tecnológicos mayor a periodo de vida útil

3 No actualización de componentes en los medios tecnológicos utilizados

(falta de revisión periódica)

Contexto normativo

Se formula el presente plan en cumplimiento de la normatividad vigente,

específicamente:

● Artículo 46 de la Ley 594 de 2000: “Conservación de documentos. Los

archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema
integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos”.

20
● Acuerdo AGN 006 de 2014: “Por medio del cual se desarrollan los
artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley
594 de 2000.

Diagnóstico para la formulación del plan

Ver anexo: Diagnostico de Gestión Documental.

21
Desarrollo del plan de
preservación digital a largo
plazo
22
Desarrollo del plan de
preservación digital a
largo plazo
Alcance

El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo del ICFES aplica para la totalidad de
documentos electrónicos de archivo, producidos por las diferentes unidades
administrativas de Instituto, en cualquiera de las etapas del ciclo vital de los
documentos.
Su aprobación, aplicación, seguimiento y mejora estará dados por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño y a la Dirección General del Instituto.

Responsabilidades

Teniendo en cuenta que el Plan de Preservación Digital hace parte del Sistema
Integrado de Conservación, el cual se encuentra bajo la responsabilidad y
coordinación de la Secretaria General del ICFES, tal como lo establece el Artículo 9 y
Artículo 10 del Capítulo I – Generalidades del Acuerdo 006 de 2014, con el apoyo
específico para su ejecución de la Dirección de Tecnología e Información.

23
Recursos para el desarrollo del plan
Recursos humanos

En cumplimiento del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, el ICFES garantizará

la asignación de los recursos humanos necesarios para el adecuado desarrollo y
aplicación de las estrategias y actividades del plan; por lo anterior, se podrá conformar
equipos de trabajo interdisciplinario en los que se cuente con la participación de
profesionales de la Dirección de Tecnología e Información, de la Oficina Asesora
Jurídica, la Secretaría General (Gestión Documental) entre otras.

Recursos técnicos

La Infraestructura Tecnológica del ICFES, será puesta a disposición de cumplimiento

y ejecución del Plan de Preservación Digital, así como su objeto; en consideración a
que la misma consta de:

1. Aplicativos especializados
2. Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos – SGDE. (ORFEO -
Software para la administración documental)
3. Correo Electrónico
4. Equipos de cómputo
5. Servidores
6. Escáner para digitalización de documentos
7. Impresoras

Por otra parte, el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo deberá estar alineado y
armonizado con otros documentos de planeación y gestión como lo son el Plan
Institucional de Archivos PINAR, el Programa de Gestión Documental PGD y el
Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG.

24
Recursos logísticos

1. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño analizará y aprobará las

políticas, lineamientos, estrategias, actividades, metas y presupuestos del
Sistema Integrado de Conservación.
2. La Secretaría General se encargará de dar cumplimiento a la implementación de
los componentes del Sistema Integrado de Conservación SIC, aprobados por el
Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
3. La Oficina de Control Interno hará el seguimiento y verificación a la
implementación de políticas, lineamientos, estrategias, actividades, metas y
presupuestos que en materia de Sistema Integrado de Conservación SIC se
establezcan.

4. La Dirección de Tecnología deberá asesorar en lo concerniente a temas de

tecnológica y a la manipulación especializada de medios electrónicos, que
garantice el adecuado acceso y preservación de los documentos electrónicos de
archivo y de la información a largo plazo.

5. La Subdirección de Talento Humano incluirá dentro de su Plan Institucional de

Capacitación, las temáticas relacionadas a la Gestión Documental del Instituto de
conformidad al Plan Institucional de Archivos – PINAR y el Programa de Gestión
Documental – PGD y a los lineamientos dados desde el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño.

25
Recursos financieros

El Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto, propondrá y avalará el

presupuesto requerido para la implementación de las políticas, planes, programas,
lineamientos, estrategias, actividades y metas relacionadas a la Gestión Documental
del Instituto. El presupuesto aprobado y sus respectivas metas o productos deberán
ser incluidas dentro del Plan de Acción Institucional de cada vigencia y
adicionalmente, en el Plan Anual de Adquisiciones para respectiva formalización
presupuestal.

Modelo documental del icfes

La siguiente tabla, extraída de la “Guía No 1 Cero Papel en la Administración Pública”

[1]
, expone la evolución del modelo documental basado en papel al modelo documental
netamente electrónico, en cada una de sus fases:

Fase 1: uso exclusivo de papel, toda la administración es manual

Fase 2: uso exclusivo de papel, la administración se apoya en aplicaciones de

tecnología.

Fase 3: combinación del papel con documentos digitalizados y electrónicos, la

administración se apoya en aplicaciones de tecnología.

Fase 4: uso exclusivo de documentos electrónicos, toda la administración utiliza

únicamente aplicaciones de tecnología.

Se puede afirmar, al observar la anterior tabla, que el Instituto Colombiano para la

Evaluación de la Educación ICFES, se encuentra viviendo la fase No 3 del modelo
expuesto en la mencionada guía, pues utiliza documentos nativos electrónicos, así
como en soporte papel, que a su vez son digitalizados con motivo de responder
diligentemente a los trámites administrativos.

Es preciso resaltar que el ideal de la preservación digital, en el ámbito archivístico, no

solo consiste en la protección de los tipos documentales de manera individual, sino
también del contexto en el que se desarrollaron, es decir, el vínculo archivístico

26
(reflejo de: series, subseries, expedientes electrónicos, etc.) lo que permite evidenciar
las diferentes actuaciones y trámites administrativos.

[1]
COLOMBIA. MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS
COMUNICACIONES. Guía No 1 Cero papeles en la Administración Pública: buenas
prácticas para reducir el consumo de papel. p. 8.

Enfoque en la preservación de documentos electrónicos de archivo

El enfoque del presente plan radica en garantizar el adecuado mantenimiento de la

documentación electrónica de archivo que soporta el desarrollo de las funciones
legalmente establecidas para el Instituto.

Por tanto, la orientación de este plan es conservar los siguientes atributos de los
documentos electrónicos de archivo: unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad,
originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o
recepción, durante su gestión, hasta su disposición final; mediante la aplicación de
estrategias de conservación preventiva y de preservación digital a largo plazo.

identificar documentos electrónicos de archivo

Teniendo presente que las actividades de valoración y preservación de documentos

de archivo, se establecen en la fase de planeación del proceso de la Gestión
Documental, es conveniente realizar la identificación de los documentos electrónicos
que el Instituto produce a través de los diferentes aplicativos informáticos; así como
aquellos que ingresan por otras diversas fuentes.

Por otra parte, la entidad puede contemplar después de los respectivos análisis
(jurídico y archivístico), la posibilidad de implementar el mecanismo de digitalización
certificada, que permite reemplazar documentos análogos (cuando no adquiere
valores secundarios) por documentos digitales con valor probatorio.

Finalmente, cabe manifestar que la producción y recepción, así como la totalidad de

aspectos relacionados con los documentos electrónicos, son objeto de tratamiento del
programa específico de gestión de documentos electrónicos, (Sub Programas del
Programa de Gestión Documental PGD del Instituto) el cual tiene por objeto:

“el desarrollo, la implementación y el seguimiento del modelo de gestión documental

27
electrónico, para garantizar durante el ciclo de vida, el cumplimiento de las características
de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación que
debe poseer los documentos electrónicos, favoreciendo la interoperabilidad de los Sistemas
de Gestión de Documentos Electrónicos SGDE y por ende la entrega de información
oportuna a los clientes internos y externos.”

documentos nativos electrónicos producidos en el instituto

Son las versiones finales de los documentos de archivo (nativos electrónicos), las
cuales necesariamente están registradas en las Tablas de Retención Documental
vigentes, y que adquieren valores primarios y/o secundarios, actuando como soporte
natural del cumplimiento de las funciones legalmente atribuidas.

Según el Artículo 5 del Acuerdo AGN 003 de 2015, se define como documento
electrónico de archivo:

“...documentos electrónicos serán de archivo cuando por su valor administrativo, fiscal, legal,
científico, histórico, técnico o cultural, adquieran esa naturaleza. En cuyo caso, deberán ser
tratados conforme a los principios y procesos archivísticos y permanecer almacenados
electrónicamente durante todo su ciclo de vida.”

Para identificar los documentos electrónicos de archivo (nativos electrónicos) que

serán objeto de preservación digital, es pertinente utilizar el siguiente instrumento de
recopilación de información:

Anexo No 1: Identificación de documentos electrónicos de archivo (nativos

electrónicos)

Nota: Las acciones de preservación digital serán aplicadas a las versiones finales de los
diferentes tipos documentales electrónicos registrados en las TRD, gestionados en las
diferentes unidades administrativas del instituto, y que adquieren la condición de
archivo. Excluye taxativamente a los “borradores”.

28
Documentos nativos electrónicos y digitalizados recibidos en el
instituto

Los documentos nativos electrónicos y digitalizados que son recibidos a través de los
canales oficiales dispuestos por el Instituto (unidad de correspondencia, Correos
Electrónicos, Portal Transaccional, etc.), se deben radicar en el sistema de Gestión
Documental de Instituto, por lo tanto, deben ser vinculados obligatoriamente a un
trámite, y ser clasificados de conformidad a la TRD.

Para el manejo de esta documentación se debe garantizar que durante su gestión los
documentos mantendrán sus características de autenticidad, integridad,
inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación [1], de conformidad a las
disposiciones archivísticas vigentes tales como:

1. El trámite o asunto al que corresponde.

2. El autor y el nombre de las personas que intervienen en las acciones que se
llevaron a cabo en el documento.
3. La fecha y hora de creación y de cada transacción que se realiza sobre los
mismos
4. Nivel de acceso
5. La información sobre la trazabilidad de cada documento.

Ley 527 de 1999 en literal A del Artículo 2 y Artículo 5, sobre validez probatoria,
transcrito a continuación:

[1]
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector Cultura.

“ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley se entenderá por:
a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada
por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio
Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.

ARTÍCULO 5o. RECONOCIMIENTO JURÍDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS. No se

negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola
razón de que esté en forma de mensaje de datos”.

29
Documentos obtenidos a partir proceso de digitalización certificada al interior del
instituto

Existen diferentes tipos de digitalización. A continuación se presenta una tabla,

extraída de la “Guía No 5 Cero Papel en la Administración Pública”7 donde se
relacionan:

Tipo Sustituir el Nivel de Requisitos

original en seguridad
papel

Digitalización con NO Bajo Seguir las pautas de

fines de control y digitalización del Archivo
trámite. General de la Nación.

Digitalización con NO Medio Uso y aplicación tanto de

fines archivísticos. estándares técnicos como de
normas Archivísticas
expedidas por el Archivo
General de la Nación y
adoptadas por el Comité de
Archivo de la entidad.
Digitalización con NO Bajo Ley 527 de 1999 y sus normas
fines de reglamentarias.
contingencia y
continuidad del
negocio.
Digitalización Sí Alta Requiere protocolo de
certificada digitalización certificada.

7
COLOMBIA. MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES.
Guía No 5 Cero papeles en la Administración Pública: digitalización certificada de documentos. p. 6.

30
De acuerdo con la anterior tabla, es preciso hacer claridad sobre lo siguiente:

1. Documentos digitalizados a partir de “otras técnicas de digitalización NO

certificada” no son objeto de preservación digital.
2. Los documentos análogos que no han sido sometidos a procesos de
digitalización certificada, no pueden ser objeto de eliminación y deben ser
tratados conforme a las políticas, programas, estrategias, actividades, entre
otras, establecidas en el Plan de Conservación Documental del Sistema
Integrado de Conservación SIC.
3. La “digitalización certificada”, cuenta con las siguientes características:
a) Tiene un “nivel alto” de seguridad.
b) Utiliza estándares normalizados, lo que permite aplicar técnicas de
preservación digital, al fichero obtenido.
c) Hace uso de firma digital, estampado cronológico y encriptación de datos,
mecanismos que permiten la generación de documentos con valor probatorio.

d) Posibilidad de suprimir el documento análogo (papel) del que derivó, siempre

que el mismo no adquiera valores secundarios (histórico, cultural, científico,
etc.). La medida es pertinente, porque ayuda en la reducción costos de
almacenamiento.

identificar medios electrónicos

A diferencia de los soportes análogos, que tienen un periodo de vida más prolongado,
los medios tecnológicos utilizados en la generación, gestión, almacenamiento y
preservación de documentos electrónicos de archivo tienen un periodo de vida corto
y suelen ser obsoletos en pocos años. Por lo anterior, es conveniente identificarlos a
través de la aplicación de un instrumento de recopilación de información, para poder
definir de manera temprana estrategias para su tratamiento.

Anexo No 2: Identificación de medios electrónicos

diseñar e implementar planes de acción

31
En consideración a los diferentes riesgos que afrontan los documentos electrónicos de
archivo, el Instituto deberá diseñar e implementar dentro de los planes el Sistema
Integrado de Conservación los programas y estrategias de acción que permita
erradicarlos o mitigarlos mediante la ejecución de las actividades, que aseguren
indefinidamente el acceso a la documentación electrónica de archivo.

Lo anterior, implica que las actividades deben ser sostenidas en el tiempo, es decir,
adelantadas periódicamente y de manera indefinida, por lo que se requiere la
utilización constante de recursos financieros, tecnológicos, humanos, entre otros.

Programas del plan de conservación preventiva

El Instituto, de conformidad a lo establecido en el Artículo 6 del Acuerdo AGN 006 de

2014, cuenta con los siguientes programas de conservación preventiva:

1. Capacitación y sensibilización.
2. Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones
físicas.
3. Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación.
4. Monitoreo y control de condiciones ambientales.
5. Almacenamiento y re-almacenamiento.
6. Prevención de emergencias y atención de desastres.

Los Programas del Plan de Conservación Preventiva deberán incluir las

particularidades relacionadas a las áreas de almacenamiento y conservación de los
repositorios de la Información electrónica del Instituto. (Ver el Plan de Conservación
Preventiva del Instituto).

Estrategias de preservación digital

El Instituto cuenta con las siguientes estrategias de preservación digital a largo plazo:

1. No uso de formatos propietarios

2. Normalizar formatos de fichero para preservación a largo plazo en Sistemas de
Gestión de Documentos Electrónicos SGDE
3. Administrar el formato original del fichero en etapa de gestión y trámite para
documentos electrónicos recibidos
4. Migración (aplicación informática y formato del fichero)

32
 5. Archivar la totalidad de versiones para un mismo tipo documental
6. Normalizar formatos de fichero para preservación a largo plazo en Sistema de
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA
7. Aplicar metadatos de preservación a largo plazo
8. Preservar firmas electrónicas
9. Garantizar el acceso indefinido a los documentos electrónicos de archivo

Implementación del plan de preservación digital a largo plazo

El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo comprende las fases de planeación,

ejecución, evaluación y optimización, estando armonizado para asegurar su adecuado
desarrollo con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG.

El Comité Institucional de Gestión y Desempeño será el encargado de aprobar en el

corto, mediano y largo plazo, las actividades establecidas en el Plan de Preservación
Digital a Largo Plazo. Finalmente, habrá trabajo interdisciplinario para garantizar la
correcta ejecución, evaluación y optimización del plan, en completa correspondencia
con el desarrollo del Plan Institucional de Archivos y Programa de Gestión
Documental.

Ver “Anexo No 3 Cronograma de implementación del Plan de Preservación Digital a

Largo Plazo”.

A continuación, se representa las fases de implementación:

33
Criterios de preservación digital a largo plazo

A continuación, se presentan los criterios de preservación digital a largo plazo,

adoptados por el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, con el
objeto de asegurar el acceso a la documentación electrónica de archivo,
indefinidamente8:

1. La conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo

implica la eficiente organización, recuperación y acceso; en este sentido, será
normalizada con base en el diseño y aplicación de los instrumentos
archivísticos, permitiendo que los diversos softwares (utilizados o por utilizar),
sean compatibles con dichas estructuras.
2. Asegurar la transferencia de documentación electrónica de archivo y sus
metadatos asociados, desde los distintos ambientes de producción al
repositorio digital unificado; para garantizar este aspecto, se deberá generar o
actualizar políticas, procedimientos, estrategias de preservación, entre otras
acciones, debidamente informadas a todo nivel.
3. Utilizar soportes estables, para el almacenamiento de documentos
electrónicos de archivo y metadatos asociados, haciendo frente a la
obsolescencia tecnológica, garantizando la preservación a largo plazo;
formatos normalizados de conservación como el .pdf/a .xml.
4. El acceso a la documentación electrónica de archivo y metadatos asociados se
dará a través de perfiles definidos para los usuarios, evitando la manipulación
indebida de documentación e información.
5. Cuando se realice cambios de formato en los ficheros, por motivo de
preservación digital, se deberá controlar todos los aspectos de acuerdo a
estándares normalizados, basado en procedimientos documentados y
aprobados por las instancias institucionales pertinentes, que garanticen la
preservación de las características de los documentos electrónicos de archivo.
6. Se protegerá a los documentos electrónicos de archivo, de alteraciones
humanas indebidas o pérdida por catástrofe o natural, etc. a través de la
generación de planes de atención de desastre, en los que se establezca las
medidas necesarias para el tratamiento de los diferentes riesgos. Por ejemplo:
copias de seguridad en lugares controlados con niveles de seguridad óptimos,
distintos a la ubicación principal (a modo de respaldo).
7. Los metadatos utilizados para la gestión de documentos electrónicos de
archivo deberán tener la cualidad de interoperabilidad, usando para ello
formatos neutrales y normalizados.

8
GIMENEZ CHORNET, Vicent. Criterios ISO para la preservación digital de los documentos de archivo
[en línea]. Códices Vol. 10. p. 135-149. [Consultado 23 de agosto de 2018]. Disponible en Internet:
http://vicentgimenez.net/Criterios-ISO.pdf

34
8. El software utilizado para la gestión de documentos electrónicos de archivo,
debe crear automáticamente metadatos. Los metadatos evidencian la
autenticidad del documento a través de campos como: tamaño del archivo,
formato, firma digital, etc.
9. El software utilizado para la gestión de documentos electrónicos de archivo,
debe aceptar la entrada manual de metadatos, elementos necesarios para
fortalecimiento de la organización, acceso y preservación de la documentación;
metadatos como: nivel de clasificación, tiempo de conservación, serie
documental, palabras clave, etc.
10. Para la preservación de documentos electrónicos de archivo, se utilizará
formatos neutrales (por ejemplo: .pdf/a-i ; .xml ; .tiff ; .jpeg), para no depender
de software propietario (privativo).
11. Las estrategias de preservación aplicadas a los documentos electrónicos de
archivo y metadatos asociados (por ejemplo: migración, replicado) serán
planificadas, ejecutadas, auditadas, documentadas e informadas a todo nivel,
basadas en estándares técnicos y normativos vigentes.
12. Las condiciones ambientales serán controladas, para garantizar la
preservación de la documentación electrónica de archivo, los metadatos
asociados y los medios tecnológicos. El uso de elementos de control de
humedad y temperatura, control al material articulado, alarmas de control en
repositorios digitales, etc., son algunas de las opciones que comprende este
criterio.
13. Obligatoriedad en la incorporación metadatos de preservación, para asegurar
las características de los documentos electrónicos (autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad), garantizando que se mantengan indefinidamente.
14. Los metadatos de gestión de documentos electrónicos, serán almacenados en
formatos neutrales, para no depender de software o códigos propietarios.
15. Utilizar procedimientos automatizados para la modificación o borrado seguro
de los documentos electrónicos de archivo de conservación temporal (mediano
plazo), en los servidores de almacenamiento. La pista de seguimiento de
software utilizado, debe registrar las acciones efectuadas detalladamente.

35
MAPA DE RUTA
36
MAPA DE RUTA
LARGO
CORTO MEDIANO
PLAZO (4
ITE PLAZO PLAZO (1 a Producto o resultado
ACTIVIDAD años en Responsables
M (1 año) 4 años) esperado.
adelante)
2019 2020 / 2023
2024 / 2017
Identificar documentos
1
y medios electrónicos

1. Definir el Plan de
Preservación Digital a
Largo Plazo componente
del Sistema Integrado de
Conservación,
estableciendo
estrategias y programas,
que permita el
tratamiento adecuado a
los documentos
electrónicos de archivo,
como a los medios
utilizados para su
tratamiento.

2. Capacitar a servidores
públicos y contratistas Área Gestión
sobre aspectos Documental
Identificar documentos
1.1 puntuales de la
electrónicos de archivo
preservación digital a Tecnologías de la
largo plazo. Información

3. Generar cultura de Comité de Gestión y

responsabilidad, buen Desempeño
uso y tratamiento de los
documentos electrónicos
de archivo y los medios
utilizados para su
tratamiento, en las
diferentes instancias de
la entidad.

4. Promover la
normalización en el
trámite, organización y
almacenamiento
adecuado de los
documentos electrónicos
de archivo, favoreciendo
Identificar medios la disponibilidad a largo
1.2
electrónicos plazo de la información

37
 contenida.

5. Definir los riesgos

Realizar el seguimiento y potenciales de los
correctivos periódicos a documentos electrónicos
las actividades de de archivo, para
1.3 identificación determinar las
(documentos estrategias que permitan
electrónicos de archivo y mitigarlos o erradicarlos.
medios electrónicos).
6. Propiciar la eficiencia
administrativa, la
transparencia en la
Estrategias de prestación de servicios,
2 preservación digital a el acceso controlado a la
largo plazo documentación e
información a través de
No utilizar formatos la normalización de los
2.1
propietarios procesos de
preservación digital.

7. Fortalecer la función
Normalizar formatos de
archivística institucional,
fichero para
a través de la
preservación a largo
2.2 modernización de
plazo en Sistemas de
procesos,
Gestión de Documentos
Electrónicos SGDE procedimientos, uso de
tecnologías, entre otros.

Administrar el formato
original del fichero en
etapa de gestión y
2.3
trámite para
documentos
electrónicos recibidos

Migración (aplicación
2.4 informática y formato
del fichero)

Archivar la totalidad de
2.5 versiones para un mismo
tipo documental

Normalizar formatos de
fichero para
preservación a largo
2.6 plazo en Sistema de
Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo
SGDEA

38
 Aplicar metadatos de
2.7 preservación a largo
plazo

Preservar firmas
2.8
electrónicas

Garantizar el acceso
indefinido a los
2.9
documentos
electrónicos de archivo

Documentar las
estrategias a través de la
generación de:
manuales, instructivos,
2.10 procedimientos, etc.
normalizando las
actividades para la
preservación digital al
largo plazo del ICFES.

Realizar el seguimiento y
correctivos periódicos a
2.11
las estrategias de
preservación digital.

Seguimiento y control a planes, programas y proyectos de gestión documental

Debido a la naturaleza estratégica del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, el

seguimiento y control a los planes, programas o proyectos que adelante la Entidad en
su momento, deberá ser producto del análisis detallado de las actividades
desagregadas que los conforman, para establecer los indicadores y herramientas de
medición para cada uno de los componentes, permitiendo evaluar el grado de avance
y cumplimiento.

39