34 Farmacia

HOSPITAL JORGE ISAAC RINCON TORRES
La Jagua de Ibirico, Cesar

2015
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE FARMACIA
SEPTIEMBRE DE 2015
Código: PR-GSS-001
FARMACIA Página: 2 de 38
Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02
Contenido
I. PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................................................................ 4
1. Procedimiento: Selección y adquisición de medicamentos y dispositivos médicos. ......................................................... 5
1.1. Propósito del procedimiento: .................................................................................................................................... 5
1.2. Alcance: .................................................................................................................................................................... 5
1.3. Responsables: .......................................................................................................................................................... 5
1.4. Políticas de Operación: ............................................................................................................................................ 5
1.5. Descripción del procedimiento: Selección y Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos. ..................... 7
1.6. Diagrama de flujo: Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos. ............................................................. 9
2. Procedimiento: Recepción y Almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos. ............................................. 11
2.1. Propósito del procedimiento. .................................................................................................................................. 11
2.2. Alcance: .................................................................................................................................................................. 11
2.3. Responsables: ........................................................................................................................................................ 11
2.4. Políticas de Operación: .......................................................................................................................................... 11
2.5. Descripción del procedimiento: Recepción y Almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos. ......... 12
2.6. Diagrama de flujo: Recepción y Almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos. ............................. 15
3. Procedimiento: Distribución de medicamentos y dispositivos médicos. .......................................................................... 32
3.1. Propósito del procedimiento: .................................................................................................................................. 32
3.2. Alcance: .................................................................................................................................................................. 32
3.3. Responsables: ........................................................................................................................................................ 32
3.5. Descripción del procedimiento: Distribución de medicamentos y dispositivos médicos. ...................................... 33
3.6. Diagrama de flujo: Distribución de medicamentos y dispositivos médicos............................................................ 35
4. Procedimiento: Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos. ....................................................................... 37
4.2. Alcance: .................................................................................................................................................................. 37
4.3. Responsables: ........................................................................................................................................................ 37
4.5. Descripción del procedimiento: Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos. ................................... 38
4.6. Diagrama de flujo: Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos. ........................................................ 40
5. Procedimiento: Control de cadena de frío. ....................................................................................................................... 17
5.2. Alcance: .................................................................................................................................................................. 17
5.3. Responsables: ........................................................................................................................................................ 17
5.5. Descripción del procedimiento: Control de cadena de frío. ................................................................................... 18
5.1. Diagrama de flujo: Control de cadena de frio......................................................................................................... 22
Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Nombre: Verónica Zuleta Vega Nombre: Jorge Luis Jiménez M. Nombre: Efraín Cabello Donado
Cargo: Analista de procesos Cargo: Asesor de planes y procesos Cargo: Gerente
CONTROL INTERNO - GESTIÓN DE CALIDAD Fecha de Aprobación: 06/04/2015
Código: PR-GSS-001
6. Procedimiento: Destrucción o desnaturalización de medicamentos y dispositivos médicos. ......................................... 42

6.1. Propósito del procedimiento. .................................................................................................................................. 42
6.2. Alcance: .................................................................................................................................................................. 42
6.3. Responsables: ........................................................................................................................................................ 42
6.5. Descripción del procedimiento: Destrucción o desnaturalización de medicamentos y dispositivos médicos. ...... 43
6.6. Diagrama de flujo: Recolección de Fármacos y reactivos. .................................................................................... 44
7. Procedimiento: Manejo de medicamentos de control especial. ....................................................................................... 46
7.2. Alcance: .................................................................................................................................................................. 46
7.3. Responsables: ........................................................................................................................................................ 46
7.5. Descripción del procedimiento: Manejo de medicamentos de control especial. ................................................... 47
7.6. Diagrama de flujo: Manejo de medicamentos de control especial. ....................................................................... 51
II. GLOSARIO ............................................................................................................................................................................ 52

Código: PR-GSS-001
I. PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
“SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS”

Código: PR-GSS-001
1. Procedimiento: Selección y adquisición de medicamentos y dispositivos

médicos.
1.1. Propósito del procedimiento:
Definir y Adquirir medicamentos y dispositivos médicos que han de ser incluidos en

el plan de compras, en el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las
necesidades de los usuarios y beneficiarios de la ESE, teniendo en cuenta su
seguridad, eficiencia, calidad y costo.
1.2. Alcance:
El procedimiento inicia con la definición de las políticas institucionales de selección

de medicamentos por parte del comité de compras, se determinan las necesidades
de consumo según el perfil epidemiológico y consumo histórico, abarca la evaluación
y selección de proveedores, solicitud y expedición de disponibilidad presupuestal y
finaliza con la generación de la orden de compra de medicamentos y dispositivos
médicos.
1.3. Responsables:
Comité de compras, Gerente, Líder de Farmacia, Almacenista, Líder de Almacén,

Líder de presupuesto.
1.4. Políticas de Operación:
 La recepción administrativa debe realizarse al 100% de los insumos recibidos por

orden de suministro.
 La recepción administrativa debe realizarse al 100% de los insumos recibidos por

orden de suministro.
 Las políticas institucionales para la selección del proveedor son definidas teniendo
en cuenta el tiempo de entrega, calidad y menor precio, acorde a lo establecido
en el manual de procedimientos contractuales.
 La adquisición de medicamentos se debe hacer en concordancia con las políticas

establecidas en el estatuto y manual de contratación de la ESE.

Código: PR-GSS-001
 Todas las compras de medicamentos a realizar deben estar incluidas en el Plan

de Compras, previo concepto técnico del comité del director del servicio
farmacéutico.
 La adquisición se hará a través del estatuto de contratación y será sometida a
control interno y externo.
 La programación de necesidades será evaluada permanentemente y aprobada

por el comité de compras.
 El criterio técnico del director del servicio farmacéutico prevalecerá cuando se

presenten diferencias entre el responsable de compras y el responsable de
farmacia, respecto a la calidad, recepción, almacenamiento, distribución, uso
adecuado , devolución del proveedor por fecha próxima de vencimiento,
ofrecimiento, aceptación y/o rechazo de donaciones, destrucción o
desnaturalización de medicamentos y dispositivos médicos.
 La ESE debe contará con criterios, técnicas y métodos que permitan controlar,
evaluar, y gestionar la calidad durante el proceso de adquisición de
medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad con el artículo 13 del
decreto 2200 de 2005 y demás normas que complementen o modifiquen.

Código: PR-GSS-001
1.5. Descripción del procedimiento: Selección y Adquisición de

medicamentos y dispositivos médicos.
Paso Documento de
Actividad Responsable Descripción
Nº trabajo
Las políticas institucionales de
selección son definidas teniendo
en cuenta el tiempo de entrega,
calidad y menor precio, acorde a
lo establecido en el manual de
procedimientos contractuales.
El comité de compras está
conformado por:
Define políticas
Comité de Gerente de la ESE, Asesor
1 institucionales de N/A
compras. jurídico, Profesional Universitario
selección.
Administrativo, Almacenista o en
quien este delegado dicho
proceso, Jefe de presupuesto.
Nota: El director del servicio
farmacéutico dará su concepto
técnico al comité para la
adquisición de medicamentos y
dispositivos médicos.
Teniendo en cuenta el perfil
epidemiológico de la ESE, la
población usuaria, necesidades
Determina Líder de determinadas por los servicios y
2 N/A
necesidades Farmacia. presupuesto disponible se
determina la cantidad de
medicamentos para un periodo
mensual.
Comparar los cálculos de la
actividad anterior con el consumo
histórico.
¿Se presentan cambios
Confronta con el
Líder de significativos en las cantidades
3 consumo N/A
Farmacia. de medicamentos?
histórico
Si: Analizar causas (Actividad
N°4).
No: Programar cantidades a
adquirir (Actividad N° 5).
Estudia las causas que incidieron
a la modificación de los
consumos.
Líder de Generando un informe donde se
4 Analiza causas Informe
Farmacia. indiquen detalladamente las
causas con el fin de justificar los
cambios. Para proceder a
programar las cantidades a

Código: PR-GSS-001
consumir en el nuevo periodo.
Ajustar las cantidades definidas

por los servicios y programar las
Programa cantidades a adquirir, teniendo
Líder de en cuenta los indicadores de
5 cantidades a N/A
Farmacia. puntos de reposición, consumos
adquirir
promedios, niveles mínimos y
tiempo de reposición.
Procede a seleccionar el
proveedor, teniendo en cuenta el
Evalúa y
Comité de tiempo de entrega, calidad y
6 selecciona N/A
compras. menor precio, acorde a lo
proveedores
establecido en el manual de
procedimientos contractuales.
A través del formato establecido
para tal fin se hace la respectiva Formato de solicitud
Solicita
solicitud precisando la fecha, de disponibilidad
7 disponibilidad Gerente.
descripción, valor del bien y presupuestal.
presupuestal.
refrendado con la firma del
ordenador del gasto.
Se expide Certificado de
Expide certificado disponibilidad presupuestal -
Certificado de
de disponibilidad Líder de CDP, con el valor que registra la
8 disponibilidad
presupuestal. presupuesto. solicitud. El cual garantiza la
presupuestal – CDP.
existencia de apropiación
suficiente para tener gastos.
Entrega al almacenista la
Entrega la solicitud de disponibilidad con el
Líder de
9 solicitud con el Certificado de disponibilidad CDP.
presupuesto.
CDP presupuestal - CDP anexo
A través de una orden de Orden de suministros

Ordena compra
suministro o contrato de /Contrato de
de medicamentos Líder de
10 suministro de medicamentos, suministro de
y dispositivos almacén.
especificando las cantidades medicamentos o
médicos.
requeridas por periodo. dispositivos médicos.

Código: PR-GSS-001
1.6. Diagrama de flujo: Adquisición de medicamentos y dispositivos

médicos.
Inicio
Definir políticas de adquisición

1
2
Determinar necesidades
Confrontar con el
3 consumo histórico
¿Se presentan Si
cambios significativos Analizar
en las cantidades de causas
medicamentos? 4 Informe
No
5
Programar cantidades a adquirir
3
6 Evalúa y selecciona proveedores

3
7
Solicita disponibilidad presupuestal
3
Expide Certificado de
8
Disponibilidad Presupuestal CDP
3
Entregar la solicitud con el CDP

9
3
Ordenar compra de medicamentos

y dispositivos médicos
10
3
Fin

Código: PR-GSS-001
PROCEDIMIENTO
“RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE

Código: PR-GSS-001
2. Procedimiento: Recepción y Almacenamiento de medicamentos y

2.1. Propósito del procedimiento.
Asegurar el cuidado, la calidad y la conservación de las especificaciones técnicas de

los medicamentos y dispositivos médicos durante su recepción y permanencia en la
bodega o farmacia, garantizando las condiciones de eficacia y seguridad requeridas
por el fabricante.
2.2. Alcance:
El procedimiento inicia desde la recepción administrativa y entrada al almacén en la

bodega central de la ESE, seguido por la recepción técnica, registro de ingreso,
luego se diligencia el acta de recepción y formato de control de fechas de
vencimiento, hasta el organizar los medicamentos y dispositivos médicos en la
bodega de farmacia y aplicar control sobre las condiciones ambientales de
almacenamiento diariamente.
2.3. Responsables:
Líder de farmacia, almacenista, auxiliar de farmacia.
 El almacenamiento debe planificarse teniendo en cuenta el sitio, diseño de

instalaciones, criterios, procedimientos y recursos para el cuidado y la
conservación de los medicamentos, dispositivos médicos y la aplicación de
métodos de inventarios que aseguren la rotación adecuada de los medicamentos.
 En general las especificaciones técnicas para el diseño del almacenamiento debe

estar acorde a lo estipulado en la Resolución 2200 de 2005 y normas
complementarias, con respecto a pisos, paredes, techos, iluminación, ventilación,
rayos solares, temperatura y humedad, cadena de frío, medidas de seguridad
entre otras.

Código: PR-GSS-001
2.5. Descripción del procedimiento: Recepción y Almacenamiento de

Paso Documento de
Nº trabajo
Los medicamentos, dispositivos
médicos y demás insumos de
servicio farmacéutico, se reciben
en el almacén central de la ESE,
lugar en el cual se ejecuta una
recepción administrativa que
permite comprobar si el insumo
cumple o no las condiciones
pactadas entre la institución y el
proveedor; igualmente si cumple
Realiza recepción con lo solicitado en la orden de Orden de compra y
1 Almacenista.
administrativa. suministro o contrato y si el facturas de venta.
pedido físico está acorde con lo
facturado.
Entre las especificaciones a
revisar están:
 Nombre genérico del
producto.
 Precios unitarios y totales.
 Cantidades, fechas y formas
de entrega.
Hacer entrada al almacén en el
sistema de información
institucional, módulo de almacén,
con base en la información
Entrada a almacén o
Hace entrada a registrada en la factura de venta.
2 Almacenista. comprobante de
almacén Este documento de entrada
ingreso.
contiene la siguiente información:
Datos del proveedor, fechas,
descripción del artículo, cantidad,
valores (unitario y total).
Se transportan hasta la farmacia
los medicamentos, dispositivos
médicos y demás insumos para
verificar el grado de
acercamiento de las
características técnicas del
Realiza recepción Líder de Formato de
3 producto que están establecidas
técnica. farmacia. recepción técnica.
como referencias por la
legislación y la institución.
Se debe revisar:
 Fecha de vencimiento (Debe
ser igual o inferior a cinco
años, a partir de la fecha de

Código: PR-GSS-001
fabricación)
 Lote de fabricación.
 Registro sanitario.
 Características físicas y
organolépticas del producto.
 Características de la etiqueta,
empaque, embalaje (No
deben estar rotos, mojados,
abiertos o maltratados)
 Forma farmacéutica.
 Condiciones de
almacenamiento y cadenas de
frio de cada uno de los
medicamentos.
 Laboratorio fabricante
(Proveedor).
Se registra el ingreso en el
institucional, módulo de farmacia,
Registro de Líder de
4 los medicamentos, dispositivos N/A
ingreso. farmacia.
médicos y demás insumos
recibidos en el servicio
farmacéutico.
Se elabora un acta de describe
detalladamente la información
que arroje el procedimiento de
recepción:
 Fecha y hora de entrega.
 Nombre genérico y comercial.
 Concentración.
 Presentación.
 Registro sanitario.
Elabora acta de Líder de
5  Lote. Acta de recepción.
recepción. farmacia.
 Fecha de vencimiento.
 Vida útil (Dispositivos
médicos)
 Proveedor.
 Embalaje (estado).
 Temperatura de
almacenamiento.
 Cantidad recibida.
 Firma del responsable (Quien
recibe).
Diligencia El formato se diligencia con la
Acta de control de
formato de Líder de siguiente información:
6 fechas de
control de fechas farmacia.  Fecha en que se elabora el
vencimiento.
de vencimiento. acta.

Código: PR-GSS-001
 Nombre genérico.
 Nombre comercial.
 Concentración.
 Presentación.
 Fecha de vencimiento (Día,
Mes, Año).
 Firma del responsable.
Se deben distribuir y organizar
los medicamentos dentro del
área de almacenamiento de
Organiza farmacia previamente asignada y
Líder de
medicamentos y debidamente identificada, con la
7 farmacia/ N/A
dispositivos que cuenta la ESE, de acuerdo
Auxiliar.
médicos al orden alfabético del nombre
genérico del medicamento o
dispositivo y su forma
farmacéutica.
Para el mantenimiento de las
condiciones ambientales de los
medicamentos, se tendrán en
cuenta algunas características
relacionadas con la luz, la
temperatura y la humedad.
Las principales características
son:
 Fotosensibles: Deben
almacenarse protegidos de la
luz.
 Termolábiles: Deben
Registro diario de
almacenarse a temperaturas
temperatura,
Aplica control adecuadas para evitar su
humedad y cadena
sobre las descomposición con el calor.
Líder de de frio / Acta de
8 condiciones
farmacia.  Inflamables: Deben registro de curvas de
ambientales de almacenarse en sitios con temperatura
almacenamiento ventilación, temperatura y humedad y cadena
humedad controlada, de frio.
iluminación adecuada y suelo
con drenaje.
El control sobre las condiciones

ambientales se hacen mediante,
registros diarios de temperatura,
humedad y cadena de frio; Esta
actividad se realiza tres (3) veces
al día, se debe especificar fecha
y hora, además de la firma del
responsable.
Luego se procede a elaborar el

Código: PR-GSS-001
acta de curvas; la cual tiene el

propósito de controlar la
temperatura, humedad relativa y
cadena de frio; para cumplir con
los requisitos ambientales de
almacenamiento de
medicamentos y dispositivos
médicos.
2.6. Diagrama de flujo: Recepción y Almacenamiento de medicamentos y

Inicio
1
Ejecutar recepción administrativa
2
Hacer entrada a almacén
3
Ejecutar recepción técnica
4
Registrar ingreso
5
Elaborar acta de recepción
Acta de recepción
Diligenciar formato de control

6 de fechas de vencimiento Acta de control de
fechas de vencimiento
Organizar medicamentos y
7 dispositivos médicos
Aplicar control sobre las

condiciones ambientales Registro diario de temperatura, humedad y
de almacenamiento cadena de frio / Acta de registro de curvas
8 de temperatura humedad y cadena de frio
Fin

Código: PR-GSS-001
PROCEDIMIENTO
“CONTROL DE CADENA DE FRÍO”

Código: PR-GSS-001
3. Procedimiento: Control de cadena de frío.
Garantizar que los Productos Farmacéuticos, con características de termo

sensibilidad, se conserven dentro de los rangos de temperatura requeridos, en todas
las fases, para asegurar que las propiedades de calidad del producto se conserven a
través de la estandarización de los procedimientos de manejo de la cadena de frío.
3.2. Alcance:
El procedimiento inicia con la recepción administrativa de los medicamentos termo-

sensibles en el almacén central de la ESE, abarca la recepción técnica en farmacia,
el almacenamiento, el control sobre las condiciones ambientales, la limpieza de
cadena de frio y finaliza con la distribución de los medicamentos termo-sensibles a
los servicios que los requieran.
3.3. Responsables:
Líder de farmacia, Auxiliar de farmacia, Almacenista.
 Al momento de la recepción la temperatura de los medicamentos debe estar en el

rango de (2°C a 8°C), de lo contrario los productos deben rechazarse.
 La unidad de refrigeración debe contar con un termómetro de máxima y mínima
calibrado.
 Las temperaturas de los equipos deben mantenerse entre 2°C a 8°C.
 En los equipos deben almacenarse exclusivamente productos farmacéuticos, los
cuales deben mantenerse limpios y ordenados.
 La distribución de los productos dentro de los equipos debe permitir la libre
circulación del aire frio entre los productos contenidos.
 No se deben almacenar productos en la puerta del refrigerador.
 El control de temperaturas se debe hacer tres (3) veces al día y llevar un registro
de esto.

Código: PR-GSS-001
3.5. Descripción del procedimiento: Control de cadena de frío.
Paso Documento de
Nº trabajo
Se reciben los medicamentos
termo-sensibles en el almacén
central de la ESE, los cuales
deben ser atendidos con
prioridad y rapidez para ser
trasladados al área de
almacenamiento de farmacia,
verificando que estos coincidan
con lo solicitado y lo descrito en
Realiza recepción la factura de venta. Orden de compra y
1 Almacenista
Administrativa Durante esta recepción se debe facturas de venta.
exigir la evidencia documentada
que muestre que los
requerimientos de rangos de
temperatura han sido mantenidos
durante todo el tiempo que duró
el transporte desde el punto de
fabricación.
Seguidamente se hace entrega
de este pedido a la farmacia.
Verificar las condiciones de
entrega de los medicamentos,
protección, embalaje, cadena de
frio y la integridad del producto.
Se realiza la recepción técnica
identificando:
 Fecha de recibido
 Nombre genérico
 Nombre comercial
 Concentración
 Forma farmacéutica
 Presentación
Realiza recepción Líder de Formato de
2  Registro invima
Técnica Farmacia recepción técnica.
 Lote
 Fecha de vencimiento
 Proveedor
 Embalaje
 Temperatura
 Cantidad recibida
 Firma de quien realiza la
recepción técnica (Regente).
Además se debe verificar la
temperatura a la que se
encuentran los medicamentos
termo-sensibles, la cual debe

Código: PR-GSS-001
estar en el rango entre (2°C a

8°C).
¿La temperatura está dentro del
rango permitido (2°C a 8°C)?
Si: Almacenar medicamentos en

el sitio dispuesto para tal fin
(Actividad N°4).
No: Rechazar producto

(Actividad N°3).
Nota: Si hay ausencia de un

dispositivo para medir la
temperatura en el empaque
(termómetro), se debe rechazar
este producto.
Cualquier desviación de la
temperatura entraña una
Rechaza Líder de degradación del medicamento.
3 N/A
producto farmacia Este deterioro puede tener
consecuencias graves en el
ámbito terapéutico y económico.
Posterior a la recepción termo-
sensibles, deben ser
almacenados de manera
inmediata.
Las áreas de almacenamiento
para productos termo sensibles
deben tener equipos de
climatización que mantengan las
condiciones de cadena de frio,
así como dimensiones que
permitan que los productos estén
organizados y ubicados de tal
Almacena Líder de forma que faciliten la distribución
4 medicamentos farmacia/ uniforme del aire y temperatura, N/A
termo-sensibles Auxiliar que evite confusiones y riesgos
de contaminación, que faciliten el
control de inventario y una
correcta rotación de las
existencias.
Deben almacenarse teniendo en
cuenta clasificación
farmacológica, orden alfabético y
parámetros indicados en el
procedimiento de
almacenamiento de
medicamentos.
Las áreas de almacenamiento de

Código: PR-GSS-001
productos termo sensibles deben

mantener
las condiciones de
almacenamiento que se declaran
en los rotulados del producto;
estas condiciones pueden ser:
Refrigerados: significa dentro
del rango de 2° a 8°C
Congelados: significa que
puede estar de -10°C a menos.
Los equipos de refrigeración

usados para el almacenamiento
deben estar equipados con
monitores de temperatura
termómetros de máxima y
mínima que se localizan en
puntos que representan
exactamente el perfil de equipo.
El control sobre las condiciones
ambientales se hacen mediante,
registros diarios de temperatura,
humedad y cadena de frio; Esta
actividad se realiza tres (3) veces
Registro diario de
al día, se debe especificar fecha
temperatura,
Aplica control y hora, además de la firma del
humedad y cadena
sobre las Líder de responsable.
de frio / Acta de
5 condiciones farmacia/ Luego se procede a elaborar el
registro de curvas de
ambientales de Auxiliar acta de curvas; la cual tiene el
temperatura
almacenamiento propósito de controlar la
humedad y cadena
temperatura, humedad relativa y
de frio.
cadena de frio; para cumplir con
los requisitos ambientales de
almacenamiento de
medicamentos y dispositivos
médicos.
 Se debe sacar los
medicamentos refrigerados y
colocarlos en un embalaje
aislante conservando la
temperatura optima de los
Líder de medicamentos (geles
Aplica limpieza
6 farmacia/ refrigerantes). N/A
de cadena de frio
Auxiliar  Esperar que el hielo se
descongele completamente.
 Sacar el agua escurrida
dentro del refrigerador.
 Lavar con agua-jabón para
evitar manchas y posibles

Código: PR-GSS-001
olores.
 Enjuagar y secar el
refrigerador.
 Luego de un tiempo de
reposo reconectar la red de
frio y esperar a que alcance la
temperatura adecuada (2°C a
8°C).
 Introducir los medicamentos
almacenados anteriormente
en los embalajes aislantes.
 Cerrar el refrigerador.
La distribución de medicamentos
termo-sensibles se hace en
mayor parte al servicio de
Urgencias de la ESE, aplicando
el procedimiento de Distribución
de medicamentos y
dispositivos médicos,
anteriormente descrito en este
Distribución de Líder de
manual.
7 productos termo- farmacia/ N/A
sensibles Auxiliar
Teniendo en cuenta que el sitio
donde se reciben los
medicamentos cuenta con un
equipo refrigerador (de menor
capacidad) para la conservación
de los medicamentos termo-
sensibles hasta el momento de
su utilización.

Código: PR-GSS-001
3.6. Diagrama de flujo: Control de cadena de frio.

Inicio
Realizar recepción
1
administrativa
2
Realizar recepción técnica
¿La temperatura
No
está dentro del Rechazar
rango permitido producto
(2°C a 8°C)? 3
Si
Almacenar medicamentos
4
termo-sensibles
Aplica control sobre las

condiciones ambientales Registro diario de temperatura, humedad y
5 de almacenamiento cadena de frio / Acta de registro de curvas
de temperatura humedad y cadena de frio
Aplica limpieza de
6 cadena de frio
Distribución de productos
7 termo-sensibles
Fin

Código: PR-GSS-001
PROCEDIMIENTO
“CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO”

Código: PR-GSS-001
4. Procedimiento: Control de fechas de vencimiento.
4.2. Alcance:
4.3. Responsables:

Código: PR-GSS-001
4.5. Descripción del procedimiento: Control de fechas de vencimiento.
Paso Documento de
Nº trabajo
Se transportan hasta la farmacia
los medicamentos, dispositivos
médicos y demás insumos para
verificar el grado de
acercamiento de las
características técnicas del
producto que están establecidas
como referencias por la
legislación y la institución.
Se debe revisar:
 Fecha de vencimiento (Debe
ser igual o inferior a cinco
años, a partir de la fecha de
fabricación)
Realiza recepción Líder de  Lote de fabricación.
1
técnica. farmacia  Registro sanitario.
 Características físicas y
organolépticas del producto.
 Características de la etiqueta,
empaque, embalaje (No
deben estar rotos, mojados,
abiertos o maltratados)
 Condiciones de
almacenamiento y cadenas de
frio de cada uno de los
medicamentos.
 Laboratorio fabricante
(Proveedor).
El formato se diligencia con la
siguiente información:
 Fecha en que se elabora el
acta.
Diligencia  Nombre genérico.
Acta de control de
formato de Líder de  Nombre comercial.
2 fechas de
control de fechas farmacia.  Concentración.
vencimiento.
de vencimiento.  Forma farmacéutica.
 Presentación.
 Fecha de vencimiento (Día,
Mes, Año).
 Firma del responsable.
3
4
5

Código: PR-GSS-001

Código: PR-GSS-001
4.1. Diagrama de flujo: Control de fechas de vencimiento.

Inicio

Código: PR-GSS-001
PROCEDIMIENTO
“DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS”

Código: PR-GSS-001
5. Procedimiento: Devolución de medicamentos.
5.2. Alcance:
5.3. Responsables:

Código: PR-GSS-001
5.5. Descripción del procedimiento: Devolución de medicamentos.
Paso Documento de
Nº trabajo
1

Código: PR-GSS-001
5.6. Diagrama de flujo: Devolución de medicamentos.

Inicio
PROCEDIMIENTO
“DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MÉDICOS”

Código: PR-GSS-001
6. Procedimiento: Distribución de medicamentos y dispositivos médicos.
Realizar suministro oportuno, eficiente y suficiente de medicamentos y dispositivos

médicos a cada uno de los servicios hospitalarios de la institución.
6.2. Alcance:
El procedimiento inicia con la solicitud de pedido a farmacia diligenciada por el

coordinador del área que presenta una necesidad de medicamentos y/o dispositivos
médicos, se revisa y verifica pedidos, luego se hace la entrega de los mismos y
finalmente se firma el formato por parte de la líder de farmacia y el coordinador de
área cuando se verifica que los pedidos estén completos.
6.3. Responsables:
Líder de Farmacia, coordinadores de área, auxiliar de farmacia.
 El sistema de distribución intrahospitalaria de medicamentos y dispositivos

médicos que maneja la ESE es por existencia en los servicios (stock), se basa en
la reposición de cantidades fijas a cada servicio hospitalario y tiene como reserva
una cantidad determinada de medicamentos y dispositivos médicos más
utilizados, manejados y controlados por el personal asistencial y que
periódicamente son repuestos por el servicio farmacéutico.
 Para la solicitud de medicamentos y/o dispositivos médicos al servicio

farmacéutico, se debe diligenciar el formato establecido para tal fin por parte del
coordinador del área solicitante.
 Las cantidades solicitadas deben coincidir con las cantidades manejadas en el

stock por servicio, actividad que será controlada por el líder de farmacia.
 La periodicidad de solicitud de medicamentos y/o dispositivos médicos se basara

en el horario de entrega de medicamentos establecido con el fin de controlar este
procedimiento.

Código: PR-GSS-001
 En caso de presentarse una actividad extraordinaria que requiera mayor cantidad

de medicamentos a los establecidos en el stock, el coordinador del área debe
solicitarlos por escrito al servicio farmacéutico, con visto bueno de gerencia,
justificando dicha actividad.
6.5. Descripción del procedimiento: Distribución de medicamentos y

Paso Documento de
Nº trabajo
En la ESE se maneja un sistema
de distribución por existencia en
los servicios (stock), se basa en
la reposición de cantidades fijas
a cada servicio hospitalario y
tiene como reserva una cantidad
determinada de medicamentos y
dispositivos médicos más
utilizados, manejados y
controlados por el personal
asistencial y que periódicamente
son repuestos por el servicio
farmacéutico.
Con base en el stock que maneja
cada servicio, su hoja de
consumo y el horario de entrega
de medicamentos (Donde se
indica la periodicidad con la que
Diligencia
Coordinador cada servicio solicita pedido a Solicitud de pedido a
1 solicitud de
de área farmacia), se deben diligenciar farmacia.
pedido
el formato de solicitud de pedido
a farmacia, señalando los
medicamentos y/o dispositivos
médicos con la cantidad
solicitada en la casilla “pedido”.
En el formato de solicitud de
pedido a farmacia se encuentra
el listado de medicamentos,
dispositivos médicos y
anticonceptivos en orden
alfabético, manera en la que se
encuentran almacenados.
¿El servicio asistencial se

presenta actividades
extraordinarias?

Código: PR-GSS-001
Si: Presentar solicitud escrita con

visto bueno de la gerencia al
servicio farmacéutico.(actividad
N°2)
No: Revisar y verificar pedidos
(actividad N°3).
Presentar solicitud escrita con
visto bueno de la gerencia
Presenta solicitud Coordinador
2 autorizando la entrega de los Solicitud
escrita de área
médicos al servicio farmacéutico.
Revisa solicitud de pedido
diligenciada y confronta con la
hoja de consumo, para entregar Solicitud de pedido a
Revisa y verifica Líder de
3 la cantidad que complemente el farmacia/ hoja de
pedidos Farmacia.
stock con el que trabaja cada consumo
servicio según el inventario con
el que cuenta.
Hace entrega de los
Líder de médicos solicitados y
Solicitud de pedido a
4 Entrega pedido Farmacia/ previamente verificados al
farmacia.
Auxiliar. personal asistencial del área, y
diligencia en la casilla “recibido”
la cantidad entregada.
Comprobar que los
Revisa pedido Coordinador médicos solicitados y Solicitud de pedido a
5
entregado de área entregados coincidan en cuanto farmacia.
a cantidades.
Líder de Certificar la solicitud por parte de

Firma solicitud de
Farmacia/ quien solicita y quien entrega, Solicitud de pedido a
6 pedido de
coordinador de por medio de la firma. farmacia.
farmacia
área

Código: PR-GSS-001
6.6. Diagrama de flujo: Distribución de medicamentos y dispositivos

médicos.
Inicio
1
Diligenciar solicitud de pedido Solicitud de pedido
a farmacia
¿El servicio
asistencial se Si Presentar
presenta actividades solicitud escrita
extraordinarias? 2 Solicitud
No
Revisar y verificar pedidos

3
Entrega pedido
4
Revisar pedido entregado

5
Firmar solicitud de pedido

6
de farmacia
Fin

Código: PR-GSS-001
PROCEDIMIENTO
“DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MÉDICOS”

Código: PR-GSS-001
7. Procedimiento: Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos.
Garantizar el acceso al medicamento/dispositivos médicos y entregarlos en

condiciones óptimas de acuerdo con la normatividad legal vigente, además de
garantizar que los usuarios conozcan el uso adecuado de los medicamentos/
7.2. Alcance:
El procedimiento inicia con la recepción de la orden o formula prescrita por un

profesional de la salud, abarca la aclaración, corrección o adicción al documento (en
caso de no estar debidamente diligenciado), la entrega de medicamentos, la
entrega de información el uso adecuado del medicamento y finaliza con el registro
de la salida en el sistema de información.
7.3. Responsables:
Líder de farmacia, auxiliar de farmacia, prescriptor.
 Se debe verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud

competente y autorizado y que cumpla con las características y contenido de la
prescripción, según la normatividad vigente.
 La prescripción no debe tener enmendaduras, tachaduras, siglas, claves, signos

secretos, abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las abreviaturas
aprobadas por el comité de farmacia.
 No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción

posibles errores, con el fin de no incurrir en falta contra la ética profesional.
 La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito y el

medicamento dispensado en el caso ambulatorio y administrado en el caso
hospitalario por parte del profesional a cargo del servicio farmacéutico y el
departamento de enfermería y que permita la correlación con el diagnóstico.

Código: PR-GSS-001
 Verificar y controlar que los medicamentos dispensados correspondan a los

prescritos.
 Se debe informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el

efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos.
 Se prohíbe Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción.
7.5. Descripción del procedimiento: Dispensación de medicamentos y

Paso Documento de
Nº trabajo
Se debe verificar que la formula
u orden medica esté
debidamente diligenciada y
cumpla con las características y
contenido señaladas en el
decreto 2200 de 2005:
 Solo podrá hacerse por
personal debidamente
autorizado de acuerdo con su
competencia.
 La prescripción debe ser en
letra clara y legible, con las
indicaciones necesarias para
su administración.
 No podrá contener
Líder de enmendaduras o tachaduras,
Recibe orden o Orden o formula
1 farmacia/ siglas, claves, signos
formula medica mecdica.
Auxiliar. secretos, abreviaturas o
símbolos químicos, con la
excepción de las abreviaturas
aprobadas por el comité de
farmacia de la institución.
 La prescripción debe permitir
la confrontación entre el
medicamento prescrito y el
medicamento dispensado.
 La prescripción debe permitir
la correlación de los
medicamentos prescritos con
el diagnóstico.
 La dosis de cada
medicamento debe
expresarse en el sistema

Código: PR-GSS-001
métrico decimal y en casos

especiales en unidades
internacionales cuando se
requiera.
¿La fórmula u orden médica está

completamente diligenciadas?
Si: Entrega medicamentos al
usuario (Actividad N°4).
No: Solicita al prescriptor la
aclaración, corrección o adición
(Actividad N°2).
En todo caso, no dispensara la
formula medica hasta no aclarar
con el prescriptor cualquier duda
sobre la prescripción o lograr la
corrección o adición de la misma.
Solicita al Se debe solicitar al prescriptor
prescriptor la aclaraciones, correcciones o
Líder de
2 aclaración, adiciones a la formula u orden N/A
Farmacia.
corrección o medica en caso de ser
adición. necesario.
El prescriptor debe dar las
Responde
3 Prescriptor aclaraciones, correcciones o N/A
solicitud
adiciones pertinentes
Se debe entregar la totalidad de
los medicamentos y dispositivos
Líder de médicos prescritos, al momento
Entrega
4 farmacia/ de la primera solicitud del N/A
medicamentos
Auxiliar. interesado, sin que se presenten
retrasos que pongan en riesgo la
salud y/o la vida del paciente.
Al momento de la entrega física
de los medicamentos, el
dispensador (líder de farmacia/
auxiliar), informara sobre su uso
adecuado a fin de contribuir
efectivamente al cumplimiento
del efecto terapéutico previsto
Líder de por el prescriptor.
Informa sobre el farmacia/ La información suministrada
5 N/A
uso adecuado Auxiliar. básicamente será:
 Condiciones de
almacenamiento.
 Manera de reconstituirlos.
 Como medir las dosis.
 Cuidados que se deben tener
en la administración.
 Interacciones con los

Código: PR-GSS-001
alimentos y otros
medicamentos.
 Advertencias sobre eventos
adversos.
 Problemas relacionados con
medicamentos (PRM).
 Problemas relacionados con
la utilización de medicamentos
(PRUM).
 Importancia de la adherencia
a la terapia.
Se registra el ingreso en el
Líder de institucional, módulo de farmacia,
Registro de
6 farmacia/ los medicamentos, dispositivos N/A
salida.
Auxiliar. médicos y demás insumos
recibidos en el servicio
farmacéutico.
7.6. Diagrama de flujo: Dispensación de medicamentos y dispositivos

médicos.
Inicio
1
Recibir orden o formula medica
¿La fórmula u
No Solicitar al prescriptor
orden médica está
completamente la aclaración,
diligenciadas? corrección o adición
2
Si 3 Responder solicitud
4
Entregar medicamentos
Informa sobre el uso

adecuado del medicamento
y/o dispositivo medico
5
Registrar salida
6
Fin

Código: PR-GSS-001
PROCEDIMIENTO
“DESTRUCCIÓN O DESNATURALIZACIÓN DE

Código: PR-GSS-001
8. Procedimiento: Destrucción o desnaturalización de medicamentos y

8.1. Propósito del procedimiento.
Disminuir los riesgos para la salud humana y el medio ambiente que representan los
residuos químicos, deteriorados o mal conservados, por medio de la entrega de
medicamentos y/o dispositivos médicos caducados o averiados al área de gestión
ambiental.
8.2. Alcance:
El procedimiento inicia con la necesidad de dar de baja a los medicamentos y

dispositivos médicos que se encuentre con fecha de expiración caducada y/o
averiados en el servicio farmacéutico, separándolos de los demás medicamentos,
abarca y finaliza con la relación en el formato de control de fármacos y el registro de
las salidas en el sistema de información.
8.3. Responsables:
Líder de farmacia, técnico ambiental, auxiliar de farmacia.

 Los fármacos obsoletos deben ser manejados en su empaque original.
 Se deben seguir las instrucciones de manejo seguro suministradas por el

fabricante o importador del fármaco o medicamento en la etiqueta de producto.
 Retornar o entregar los fármacos o medicamentos vencidos, al mecanismo de

devolución que el fabricante o importador haya establecido.
 Los residuos químicos tales como: fármacos parcialmente consumidos, vencidos

y/o deteriorados, citotóxicos, reactivos, deben ser incinerados en una planta
incineradora o de producción de cemento, servicio este que la ESE tiene
contratado de manera externa.
 Los Productos Farmacéuticos vencidos o no deseados (fuera de los estándares

de calidad), NUNCA deben ser usados y siempre se consideran un residuo
químico peligroso.

Código: PR-GSS-001
8.5. Descripción del procedimiento: Destrucción o desnaturalización de

Paso Documento de
Nº trabajo
Según su presentación
farmacológica (Tableta,
Capsulas, Jarabes, Cremas,
Óvulos, entre otros) se separan
Separa los los medicamentos y dispositivos
medicamentos y Líder de médicos a dar de baja.
1 dispositivos farmacia/ Los residuos químicos se a dar
médicos a dar de Auxiliar. de baja se clasifican en:
baja.
 Fármacos parcialmente
consumidos.
 Fármacos vencidos.
 Fármacos deteriorados.
Todos los medicamentos y
reactivos reportados a dar de
baja del servicio farmacéutico se
relacionan en el formato
establecido para tal fin, en el cual
se detalla:
 Fecha de último reporte
generador de residuos.
 Fecha actual. Acta de control de
Relaciona en Líder de  Área. residuos fármacos y
formato de farmacia/  Tipo de residuo. dispositivos médicos
2
control de Técnico del servicio
 Registro Invima.
fármacos. Ambiental. farmacéutico de la
 Lote.
ESE.
 Fecha de Vencimiento.
 Cantidad Entregada.
 Cantidad recibida.
 Cantidad en letras.
 Observaciones.
Este documento es firmado por
quien entrega medicamentos y
por quien los recibe.
Actualiza el inventario en el
institucional indicando las salidas
Registra salida Líder de de los medicamentos y
3 N/A
en el sistema. farmacia. dispositivos médicos dados de
baja por su vencimiento o fin de
su vida útil (en el caso de los
dispositivos médicos).

Código: PR-GSS-001
8.6. Diagrama de flujo: Recolección de Fármacos y reactivos.
Inicio
Separa los medicamentos

y dispositivos médicos a
dar de baja
1
Relacionar en formato de
control de fármacos
Acta de control de residuos
2
fármacos y dispositivos médicos del
servicio farmacéutico de la ESE.
Registrar salida en
el sistema
3
Fin

Código: PR-GSS-001
PROCEDIMIENTO
“MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL
ESPECIAL”

Código: PR-GSS-001
9. Procedimiento: Manejo de medicamentos de control especial.
Lograr el manejo eficiente y correcto de los Medicamentos de Control Especial –

Monopolio del Estado, dentro de un marco normativo, técnico y sanitario,
garantizando la estabilidad, integridad y seguridad en cuanto a su almacenamiento y
distribución.
9.2. Alcance:
El procedimiento inicia con la selección de medicamentos de control especial, abarca

la cotización de los mismos, la solicitud de pedido a los proveedores (secretaria de
salud departamental), la adquisición, la recepción administrativa, la recepción
técnica, el almacenamiento de medicamentos, continua con la solicitud y
distribución de los mismos y finaliza con la entrega de informes mensualmente a la
Secretaria de Salud Departamental.
9.3. Responsables:
Líder de farmacia, Almacenista, auxiliar de farmacia, enfermera jefe.
 Los medicamentos de control especial son sustancias y medicamentos que crean

dependencia; su uso inadecuado conlleva al manejo ilícito de los mismos, por lo
que es necesario hacerle mayor seguimiento, vigilancia y control.
 El almacenamiento de estos medicamentos debe ser bajo llave y controlados por
el libro de registro de entradas y salidas.
 Los medicamentos de monopolio del estado deben ser adquiridos solo a través de
la secretaría de salud departamental previa inscripción ante el fondo rotatorio de
estupefacientes del Cesar.
 Los medicamentos de control especial y/o monopolio del estado en la ESE sólo
deben ser para uso intrahospitalario.
 La solicitud interna al servicio farmacéutico debe efectuarse por medio del formato
de solicitud de pedido, donde se especifica el medicamento y la cantidad
solicitada y este formato deberá ir firmado por el jefe del área de enfermería
(enfermera jefe) y el director del servicio farmacéutico (regente).

Código: PR-GSS-001
9.5. Descripción del procedimiento: Manejo de medicamentos de control

especial.
Paso Documento de
Nº trabajo
Medicamentos de control
especial: Realizar inventario de
medicamentos de control
especial actualizado a la fecha,
para tener conocimiento de los
medicamentos faltantes.
Con esta información se solicita
al jefe de compras (Almacenista)
la adquisición de los
medicamentos faltantes para un
periodo de (3) tres meses por
Selecciona Líder de medio de un oficio (conservando
1 N/A
medicamentos farmacia la copia original).
Medicamentos Monopolio del

Estado: Realizar oficio dirigido a
la secretaria de salud solicitando
cotización de los medicamentos
y/o recetario oficial que sean
necesarios. Este oficio va
firmado por el regente de
farmacia y/o director técnico y el
representante legal (Gerente) de
la ESE.
Se realiza cotización de los
Realiza
precios que ofrece el mercado,
2 cotización de Almacenista N/A
para seleccionar el precio más
medicamentos
conveniente para la institución.
Cuando se tenga seleccionado el
proveedor de medicamentos de
control según cotizaciones, se
3 Solicita efectivo procede a solicitar al profesional N/A
encargado de caja menor el
efectivo para realizar la compra
ante la secretaria de salud.
Por medio de un oficio de
solicitud de compra que debe ser
firmado por el director técnico
Efectúa (Regente) y el representante
Líder de
4 adquisición de legal de la ESE (Gerente) N/A
farmacia
medicamentos especificando las cantidades
cotizadas anteriormente.
Se realiza la consignación a la
entidad bancaria

Código: PR-GSS-001
correspondiente; para realizar la

respectiva compra
se presenta ante la oficina del
Fondo Rotatorio de
Estupefacientes (Control de
Medicamentos – SSD)
 La cotización
 La consignación del U.A.E
(Fondo de estupefacientes)
 Solicitud de compra firmada y
autorizada.
Se solicitan las facturas

correspondientes al momento de
la compra.
Se reciben los medicamentos de
control especial en el almacén
central de la ESE, y se debe
Realiza recepción verificar que estos coincidan con
5 Almacenista N/A
Administrativa lo solicitado y lo descrito en la
factura de venta.
Seguidamente se hace entrega
de este pedido a la farmacia.
Verificar las condiciones de
entrega de los medicamentos,
protección, embalaje, cadena de
frio (si lo requiere) y la integridad
del producto.
Se realiza la recepción técnica
verificando:
 Fecha de recibido
 Nombre genérico
 Nombre comercial
Realiza recepción Líder de  Concentración
6  Forma farmacéutica N/A
Técnica Farmacia
 Presentación
 Registro invima
 Lote
 Fecha de vencimiento
 Proveedor
 Embalaje
 Temperatura
 Cantidad recibida
 Firma de quien realiza la
recepción técnica (Regente)
Posterior a la recepción de
Almacena Líder de
7 medicamentos de farmacia/ N/A
especial – Monopolio del estado,
control especial Auxiliar
deben ser almacenados de

Código: PR-GSS-001
manera ordenada. En un sitio

exclusivo para tales productos, el
almacenamiento de estas
sustancias de fiscalización y los
especial deben estar bajo
estrictas condiciones de
seguridad (Bajo llave)
Teniendo en cuenta clasificación
farmacológica, orden alfabético y
parámetros indicados en el
procedimiento de
almacenamiento de
medicamentos.
Deben estar controlados por el
libro de registro de entradas y
salidas (las entradas se
realizaran por factura y las
salidas por formula medica).
Las sectoriales de urgencias,
maternidad, hospitalización,
ambulancias y centros de salud,
donde se requieran
especial - Monopolio del estado,
solo deben utilizar los
medicamentos
intrahospitalariamente y solicitar
al servicio farmacéutico por
medio del formato de solicitud de Control de
pedido, donde se especifica el inventarios de
Solicita pedido al
medicamento y la cantidad medicamentos de
8 servicio Enfermera jefe
solicitada. control especial –
farmacéutico
Este formato deberá ir firmado monopolio del
por la jefe del are (enfermera estado.
jefe) y el jefe encargado del
servicio farmacéutico (regente).
En esta actividad se ha
estipulado un stock para el
manejo y control de la
distribución (control de
inventarios de medicamentos de
control especial – monopolio del
estado)
Hace entrega de los
Líder de medicamentos de control
Solicitud de pedido a
9 Entrega pedido Farmacia/ solicitados y previamente
farmacia.
Auxiliar verificados al jefe de enfermería
que solicita y diligencia en la

Código: PR-GSS-001
casilla “recibido” la cantidad

entregada.
Comprobar que los

Revisa pedido medicamentos solicitados y Solicitud de pedido a
10 Enfermera Jefe
entregado entregados coincidan en cuanto farmacia.
a cantidades.
La entrega del informe ante el
Fondo Rotatorio de
Estupefacientes de la Secretaria
de Salud Departamental de los
Medicamentos de Control
Especial - Monopolio de Estado,
se debe hacer dentro de los
primeros diez (10) calendario de
cada mes, usando formatos
sugeridos en la normatividad
vigente.
El informe debe cumplir con unos
requisitos que solicita el Fondo
de Estupefacientes – Secretaria
Departamental para su
presentación:
 Se debe presentar el tipo de

letra arial en minúscula, tamaño Informe mensual de
8, en una sola hoja de cálculo Distribución de
Líder de continua, totalizando el medicamentos de
11 Entrega informes
Farmacia medicamento de acuerdo al control especial de
agrupamiento por denominación los establecimientos
común internacional, nombre minoristas e IPS
comercial y unidad
farmacéutica.
 No se debe eliminar, agregar o
mover columnas del respectivo
formato, si no se tiene
información a registrar dentro
de alguna (s) columnas o
campos, se deberá siempre
diligenciar así: Si es una
cantidad en cero (0) y si es un
cargo de texto se debe colocar
N/A.
 Si no hubo movimiento de
medicamento, se debe enviar el
informe reportado en (0). Los
campo de ciudad, departamento
y país deben ser con el nombre
completo, no con siglas. Las

Código: PR-GSS-001
cantidades de devolución des y

destrucciones se registran en la
casilla correspondiente en
ENTRADA o SALIDA.
9.6. Diagrama de flujo: Manejo de medicamentos de control especial.
Inicio
1
Seleccionar medicamentos
2 Cotizar medicamentos
3 Solicitar efectivo
Efectuar adquisición
4 de medicamentos
5 Realiza recepción Administrativa
6 Realiza recepción Técnica
Almacenar medicamentos
7 de control especial
Solicitar pedido al servicio

8 farmacéutico
Entregar pedido
9
Revisar pedido
10
entregado
Entregar informe
11 Informe
Fin

Código: PR-GSS-001
II. GLOSARIO
Almacenamiento: Es el conjunto de actividades que tiene por objeto el cuidado y la
conservación de las condiciones técnicas con las que fueron elaborados los
Cadena de Frío: Es la secuencia fases o eventos de transporte del producto termo

sensible desde su fabricación hasta su recepción por el usuario final, manteniendo la
temperatura dentro de las especificaciones aprobadas.
Dispensación: Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos a

un paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el Químico
Farmacéutico y el Tecnólogo en Regencia de Farmacia.
Dispositivo médico: son los diferentes equipos o insumos necesarios para la

aplicación de los medicamentos que son prescritos por un médico a un usuario
determinado.
Distribución intrahospitalaria de medicamentos: Es el proceso que comprende la

prescripción de un medicamento a un paciente en una Institución Prestadora de
Servicios de Salud, por parte del profesional legalmente autorizado, la dispensación
por parte del servicio farmacéutico, la administración correcta en la dosis y vía
prescrita y en el momento oportuno por el profesional de la salud legalmente
autorizado para tal fin, el registro de los medicamentos administrados y/o la
devolución debidamente sustentada de los no administrados, con el fin de contribuir
al éxito de la farmacoterapia.
Eficacia: Aptitud de un medicamento para producir los efectos propuestos,

determinada por métodos científicos.
Embalaje: Es el recipiente que puede tener varios empaques para efectos del
trasporte.
Embalaje Aislante: Grupo de elementos, que forman parte del contenedor externo
donde se colocan productos terminados para que sean transportados brindando
protección y estabilidad térmica. Estos elementos pueden ser caja aislante (térmica),
refrigerantes, separadores, etc.
Empaque: es el recipiente que contiene uno o varios envases.

Código: PR-GSS-001
Fármaco: es cualquier sustancia que produce efectos medibles o sensibles en los

organismos vivos y que se absorbe, puede transformarse, almacenarse o eliminarse.
Fármacos o medicamentos vencidos: Aquellos medicamentos o formas

farmacéuticas que presenten vencida la fecha de expiración correspondiente a la
vida útil del producto. La vida útil del fármaco es aquel tiempo que establece el
fabricante con base en estudios de estabilidad y que define como fecha de
vencimiento, según consta en el registro sanitario. También se consideran fármacos
o medicamentos vencidos, aquellos medicamentos que el usuario final deja de usar
y desea descartar como un residuo.
Fecha de vencimiento: Es la fecha colocada en la caja o en la etiqueta de un

medicamento y que identifica el tiempo en el que el preparado habrá de mantenerse
estable, si se lo almacena bajo las condiciones recomendadas, luego de la cual no
debe ser utilizado.
Forma farmacéutica: Es la presentación bajo la cual está elaborado un

medicamento. Dicho de otra manera, corresponde a la forma como vemos el
medicamento listo para su administración al paciente, ejemplo: Tabletas, capsulas,
grajeas, jarabes, elixires, supositorios, inyectables, entre otros.
Franja violeta: Es la característica que identifica a los medicamentos de control

especial.
Inspección: Proceso a través del cual se supervisa para corroborar, si el producto

cumple con los requisitos de calidad.
Lote: cantidad determinada de un material, de características similares o que es

fabricado bajo condiciones de producción presumiblemente uniformes, que se
somete a inspección como un conjunto unitario.
Medicamento De Control Especial: Es el preparado farmacéutico obtenido a partir

de uno o más principios activos de control especial, catalogados como tal en las
convenciones de estupefacientes, precursores y psicotrópicos. Son sustancias
farmacológicamente activas que pueden ocasionar dependencia física o síquica o
ser objeto de abuso o implicar peligro en su uso.
Medicamento: Es aquél preparado farmacéutico obtenido a partir de principios

activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se

Código: PR-GSS-001
utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de

la enfermedad.
Monopolio Del Estado: Derecho poseído de exclusividad por el Estado.
Termómetro de Máxima y Mínima: Instrumento que registra la temperatura más

alta y la temperatura más baja que se ha alcanzado en un periodo definido.
Vida útil de un producto farmacéutico: Es el periodo de tiempo durante el cual

puede utilizarse el producto sin que se afecte su seguridad, eficacia, pureza siempre
y cuando se mantengan las condiciones de conservación y almacenamiento
recomendadas por el fabricante. El periodo de vida útil comienza al momento de ser
fabricado un producto (lote-fabricación) y termina normalmente con la de expiración.


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HOSPITAL JORGE ISAAC RINCON TORRES

La Jagua de Ibirico, Cesar

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

6. Procedimiento: Destrucción o desnaturalización de medicamentos y dispositivos médicos. ......................................... 42

Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

1. Procedimiento: Selección y adquisición de medicamentos y dispositivos

1.1. Propósito del procedimiento:

Definir y Adquirir medicamentos y dispositivos médicos que han de ser incluidos en

El procedimiento inicia con la definición de las políticas institucionales de selección

Comité de compras, Gerente, Líder de Farmacia, Almacenista, Líder de Almacén,

1.4. Políticas de Operación:

 La recepción administrativa debe realizarse al 100% de los insumos recibidos por

 La recepción administrativa debe realizarse al 100% de los insumos recibidos por

 La adquisición de medicamentos se debe hacer en concordancia con las políticas

Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

 Todas las compras de medicamentos a realizar deben estar incluidas en el Plan

 La programación de necesidades será evaluada permanentemente y aprobada

 El criterio técnico del director del servicio farmacéutico prevalecerá cuando se

Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

1.5. Descripción del procedimiento: Selección y Adquisición de

Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

consumir en el nuevo periodo.

Ajustar las cantidades definidas

A través de una orden de Orden de suministros

Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

1.6. Diagrama de flujo: Adquisición de medicamentos y dispositivos

Definir políticas de adquisición

6 Evalúa y selecciona proveedores

Entregar la solicitud con el CDP

Ordenar compra de medicamentos

Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

2. Procedimiento: Recepción y Almacenamiento de medicamentos y

2.1. Propósito del procedimiento.

Asegurar el cuidado, la calidad y la conservación de las especificaciones técnicas de

El procedimiento inicia desde la recepción administrativa y entrada al almacén en la

Líder de farmacia, almacenista, auxiliar de farmacia.

2.4. Políticas de Operación:

 El almacenamiento debe planificarse teniendo en cuenta el sitio, diseño de

 En general las especificaciones técnicas para el diseño del almacenamiento debe

Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

2.5. Descripción del procedimiento: Recepción y Almacenamiento de

Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

El control sobre las condiciones

Firma Elaboró: Firma Revisó: Firma Aprobó:

Elaborado: 27/05/2015 Actualizado: Versión: 02

acta de curvas; la cual tiene el

2.6. Diagrama de flujo: Recepción y Almacenamiento de medicamentos y

Diligenciar formato de control