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DISTRIBUIDORA LAP
LUIS ALBERTO PRECIADO
Este manual de funciones por competencias del área comercial de la distribuidora LAP es una herramienta
fundamental para el desarrollo de una cultura organizacional, que busca dar paso al mejoramiento de la
comunicación entre quienes laboran en cada departamento y los propósitos de la organización, fortaleciendo
también la identificación y distribución de las tareas labores que se realizan en el diario y que hacen que la
organización funcione con mayor fluidez sin generar traumatismo en el proceso. Con esta herramienta se
evidenciará con mayor facilidad cuáles son las funciones y actividades que deben desempeñar específicamente
los empleados y evita hacer reproceso el cual aporta a la optimización de los tiempos para desarrollar otras
actividades importantes.
3. POLITICAS Y NORMAS
3.1 POLITICAS
• Prestar un servicio con responsabilidad a los clientes tanto internos como externos, a través del
reconocimiento de los procesos y poder direccionarlos.
• Mantener el buen nombre corporativo de la organización.
• La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto más importante y está enfocado en la satisfacción
del cliente.
• Reconocimiento al personal por ideas de mejora o ahorro que beneficien a la empresa.
3.2 NORMAS
• Todo trabajador que ingrese a la empresa es sometido a periodo de prueba, con el fin de apreciar sus
aptitudes y desempeño de acuerdo con el oficio para el que se desea contratar.
• La empresa reconocerá sobre remuneración por horas extras y demás beneficios que la ley determine.
• Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros.
4. DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
La descripción y análisis de cargos son una fuente de información básica para toda la planeación de recursos
humanos, ya que es necesario para el proceso de selección de nuevo personal, para la programación de planes
de capacitación, determinar la carga de trabajo e incentivos y la administración de remuneraciones. La
descripción del cargo se refiere a las tareas, deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que el análisis del
cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante necesita cumplir. La descripción del cargo considera la
información detallada de las atribuciones o tareas del cargo “qué hace el ocupante” la periodicidad de la
ejecución “cuándo lo hace”, los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas “cómo lo hace”
y los objetivos del cargo “por qué lo hace”. Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos
del cargo, de los deberes y responsabilidades que comprende.
5 MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Será el encargado de coordinar y hacer cumplir las actividades de la fuerza de
ventas, los planes de comercialización y mercadeo, a fin de lograr posicionamiento de la empresa, con base
en políticas establecidas para la promoción, distribución y ventas de productos.
• Planificar todas las decisiones que impliquen seleccionar los medios con los que se conseguirán los
objetivos de la empresa. Es decir, mirar al futuro para prever qué será necesario para el desarrollo de
la actividad de la empresa a medio y largo plazo.
• Establecer una estructura organizativa de la empresa, adecuada a la actividad que desarrolla, para así
conseguir una buena relación formal, y que además permita atender a las necesidades de los
empleados.
• Rreclutar, seleccionar, formar y asignar a personas a estas personas a un puesto de trabajo. Las
actuaciones de los empleados deben ir dirigidas a la consecución de objetivos de la empresa, y para
ello los trabajadores deben estar motivados e identificados con la labor que desempeñan, por ello los
sistemas de recompensas y ayudas de la empresa son muy importantes para conseguirlo.
• Es el líder del equipo de ventas; representa al conjunto de sus vendedores frente al resto de directivos
y clientes.
• Además, se encarga de gestionar el cobro de las ventas. De forma que en el caso de que un cliente
se retrase en los pagos, es el encargado de reclamar las facturas.
• Es el encargado de formar a su equipo de ventas.
• Realizar informes de las actividades realizadas.
V. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
-Profesional graduado en administración de empresas, Negocios, Economía, Ingeniera industrial.
DE DESEMPEÑO
-Dos años en cargos y procesos relacionados con la gestión administrativa y financiera de bienes
inmuebles.
-Experiencia de dos años en diseño corporativos.
-Estar siempre dispuesto a ayudar a sus compañeros de equipo y compartir conocimiento.
-Excelentes habilidades de comunicación verbal y oral.
CIUDAD:
Patricia Vera
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Coordinador Centro de comercio.
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL x
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Administrativo y Financiero.
DEPENDENCIA: Área Comercial.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Director Comercial Ventas.
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Liderar las actividades administrativas tendientes a la planeación, ejecución y
control del Centro de Distribución, desde el momento de la recepción de la mercancía hasta su entrega,
controlando su almacenamiento y transporte de acuerdo con los lineamientos previamente constituidos dentro
de la empresa para el área comercial.
V. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
C Administración general.
Diseño, mercadeo y producción.
Sistema técnicas en información.
Manejo de personal.
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
-Profesional en ingeniería industrial, administrador de empresa.
DE DESEMPEÑO
-Sub director de oficina con funciones de administrar y dirigir las diferentes funciones correspondientes a su
área.
-Supervisor de departamentos y áreas asignadas.
Patricia Vera
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Coordinador de Alimentos
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO X
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO:
DEPENDENCIA: Dirección Comercial.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador de Centro Logístico.
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeación, formulación y
puesta en práctica de políticas de comercialización y mercadeo establecidas por la empresa.
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
-Profesional en ingeniería de alimentos.
DE DESEMPEÑO
-Hacer inspección a producto terminado.
- Realización de estadística, con la inocuidad de los alimentos.
CIUDAD:
Dayana Figueroa
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Coordinador de Servicios generales
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
este cargo DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO:
DEPENDENCIA: Dirección Comercial.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Centro de Distribución.
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Supervisar las actividades técnicas y administrativas referentes a proveeduría,
compras, custodia de materiales y/o equipos, de aseo y demás bienes de consumo, controlando y ejecutando
las solicitudes de mantenimiento y reparaciones, a fin de satisfacer los requerimientos de los usuarios y
garantizar las óptimas condiciones de las instalaciones de las oficinas.
Supervisar la compra, el almacenamiento de materiales y equipos para el uso de aseo controlando su consumo,
garantizando de manera óptima las condiciones de las instalaciones de la Distribuidora.
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
- Técnico en logística.
DE DESEMPEÑO -
C -Compra de materiales de limpieza general y de oficina que se requieran en cada área.
CIUDAD:
Patricia Vera
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Coordinador de logístico
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
este cargo DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO: Logística y Abastecimiento
DEPENDENCIA: Dirección Comercial.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Centro de Distribución.
• Elaborar reportes e informes mensuales de los productos manejados en el inventario de acuerdo con
la normatividad vigente.
• Ubicar los productos en el almacenamiento seguro según las normas establecidas por manipulación.
• Realizar la toma física de inventario tanto de productos como de materiales asignados a cada
empleado según las normas establecidas por la Distribuidora.
• Comunicarse constantemente de forma asertiva con los proveedores para que no se presente un
desabastecimiento en el almacén.
• Cuidar de los bienes y productos existentes en el almacén.
V. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
- Tecnólogo en logística.
DE DESEMPEÑO
- - Fácil adaptación a las políticas de la Distribuidora.
-Ser un empleado proactivo para los cambios que puedan llegar a surgir en cualquier momento.
-Ser un empleado activo en las relaciones interpersonales con sus compañeros de trabajo.
CIUDAD:
Patricia Vera
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Asesores Comerciales Junior y Sénior
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO X
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO:
DEPENDENCIA: Dirección Comercial.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador de Alimentos y Coordinador de Servicios generales.
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeación, formulación y
puesta en práctica de políticas de comercialización y mercadeo establecidas por la empresa.
• Explorar permanentemente las zonas asignadas para detectar los clientes potenciales.
• Visitar a todos los clientes llamase activos o potenciales manteniendo una comunicación permanente
de acuerdo a la zona o cartera asignada.
• Diligenciar los formularios y procedimientos para registrar las operaciones de las ventas.
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
DE DESEMPEÑO
Mínimo 1 años de experiencia en cargos afines.
CIUDAD:
Patricia Vera
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Auxiliares de Transporte y de Bodega.
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
este cargo DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO: Logística
DEPENDENCIA: Dirección Comercial.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador Logístico.
• Elaborar reportes e informes mensuales de los productos manejados en el inventario de acuerdo con
la normatividad vigente.
• Ubicar los productos en los almacenamientos seguros según sea las normas establecidas por su
manipulación.
• Cada seis meses realizar la toma física de del inventario tanto de productos como de materiales
asignados por cada empleado.
• Presentar informe de gestión a la gerencia cuando se requiera.
• Archivar toda la documentación de forma correcta.
V. V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
DE DESEMPEÑO
Experiencia: 1año en labores afines.
Patricia Vera
6 BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES
Este Manual es una base que le da soporte y claridad a los cargos en las empresas. Por lo tanto, es fundamental
su aplicación para organizar, coordinar y controlar todos los procesos administrativos en todas las
organizaciones como la selección de personal, inducción y re inducción a empleados, capacitaciones,
entrenamientos según las responsabilidades de cada funcionario y adicional gestionar la evaluación de
desempeño.
En cuanto a la Distribuidora LAP, constantemente enfrenta retos competitivos que la obligan a mejorar su
servicio con calidad y tener el propósito diario de mejorar en todos los procesos.
Los beneficios más importantes que pueden llegar a tener esta Distribuidora son los siguientes:
El Manual será una herramienta para evaluar todo el personal tanto el nuevo como el actual, reforzar
capacitaciones según el funcionario que lo requiera. Mejorar conocimiento en el momento de reclutar,
seleccionar, contratar y evaluar a los empleados.
Evaluar el clima organizacional, los conocimientos adquiridos en los empleados para así dar apertura a nuevos
cargos para los empleados actuales.
Este manual le permitirá a todos los empleados tener conocimiento de primera mano de cuáles son sus
funciones, sus responsabilidades dentro de la empresa.
En el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales podrá encontrarse una descripción detallada
de las funciones tanto transversales como esenciales que se realizan en cada uno de los cargos específicos,
los criterios de desempeño, conocimientos básicos o esenciales, requerimientos de estudio y experiencia que
se deben acreditar para el adecuado y exitoso desempeño de los mismos.
Con el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, se pretende entre otros el logro de los
siguientes propósitos:
De acuerdo al presente informe, cuyo fin principal es la elaboración de manuales de funciones por competencias
para el área comercial de Distribuidora LAP; participan en su desarrollo los estudiantes de la Especialización
Tecnológica de Gestión del Talento Humano por Competencias- Metodología; quienes a través de un
diagnostico organizacional detectaron la necesidad de la creación de manuales de funciones por competencias;
por lo que dirigirán su diseño, establecimiento, aplicación y control y propondrán a las oficinas encargadas los
cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas y al cumplimiento de los objetivos del
departamento y por ende de la Organización.
8 PERIODICIDAD DEL MANUAL DE FUNCIONES.
Es importante realizar una revisión cada seis (6) meses donde se verificará la funcionalidad del mismo con el
fin de establecer si se requieren ajustes o actualizaciones, el reajuste, de cada manual se realizará cuando se
operen cambios en la nomenclatura o estructura orgánica ya sea por modificación, crecimiento o compactación;
distinta distribución de funciones entre las áreas que integran a la unidad administrativa; así como por
modificaciones al reglamento interior.
El área de Gestión humana primero, establece los criterios y la obligatoriedad para definir e incorporar en los
manuales específicos de funciones y de requisitos las competencias laborales mínimas para los diferentes
cargos de la organización. El segundo, establece las competencias laborales generales para los cargos de los
distintos niveles jerárquicos de la entidad. La elaboración del manual de funciones debe buscar concretar
esfuerzos en lograr elaborar un modelo, en el cual se consignen de manera dinámica las competencias
requeridas en cada uno de los niveles y cargos de la entidad, y que el mismo se constituya en un instrumento
funcional para la gestión del recurso humano, para la concertación de objetivos, estímulo a sus empleados y
no continúe simplemente reposando en los anaqueles de la oficina de recursos humanos como un instrumento
más que el Estado pide sin ninguna utilidad ni respeto.
Con el objetivo de identificar las responsabilidades y competencias exigidas por gerencia se tendrán en cuenta
los siguientes aspectos evidencias:
Este se puede realizar mediante la ejecución de encuestas, lista de chequeo de los procedimientos. Con el fin
de evaluar cada puesto de trabajo, de manera que se recopilaran los principales elementos y factores que
permitieran hacer una evaluación analítica para así obtenerlos resultados necesarios para diseñar las funciones
y competencia dentro del cargo y perfil que la empresa necesita en cumplimiento de su objetivo respetando las
políticas implementadas dentro la selección, incorporación y contrato establecido por el empleador y empleado.
11 INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL.
El área de Talento Humano de la Distribuidora LAP está en la obligación de organizar una reunión con todos
los empleados por áreas comenzando en el área comercial para dar a conocer este manual de manera clara y
coherente según los cargos y responsabilidades de los empleados, la capacitación sobre el manual debe quedar
registrada en listas de asistencia.
Con el presente informe podemos concluir que un manual de funciones es de gran importancia para las
organizaciones ya que como objetivo principal es describir con claridad todas las actividades de la empresa y
distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, ayuda a evitar
funciones y responsabilidades compartidas que no solo excede en pérdidas de tiempo sino también en la
solución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aún de una misma sección.