Guía para la

ejecución técnica,
administrativa y
financiera de los
proyectos
financiados con
recursos de
COLCIENCIAS
Proyectos de Cofinanciación, Crédito, Recuperación Contingente,
Riesgo Tecnológico Compartido, Fortalecimiento de CDT’S CRP’S e
IEBT, Misiones Tecnológicas

Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación

2011
Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 3

1. PRESENTACIÓN DEL EQUIPO DE CONTROL ........................................................... 4

2. PARA TENER EN CUENTA ANTES DE INICIAR LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO ........ 4

3. CONTROL A LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS ................................................... 5

3.1. Inicio de la ejecución ................................................................................................................... 6

3.2. Ejecución de los proyectos .......................................................................................................... 8

3.3. Informes de avance y final.......................................................................................................... 13

3.4. Visitas técnicas y financieras ..................................................................................................... 14

4. FINALIZACIÓN TÉCNICA DE LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS ........................... 15

5. ANEXOS .................................................................................................................................... 16
5.1. Anexo 1 – Formato de solicitud de prórroga ................................................................................................... 16

5.2. Anexo 2 – Formato de solicitud de otrosí ........................................................................................................ 17

5.3. Anexo 3 – Informe de visita de control técnico a proyectos .......................................................................... 18

5.4. Anexo 4 – Formato de solicitud de liquidación .............................................................................. 20

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INTRODUCCIÓN

COLCIENCIAS, como parte de su actividad misional, financia proyectos de innovación, investigación

o desarrollo tecnológico. El adecuado control a estos proyectos permite verificar el cumplimiento de
los objetivos propuestos y el uso adecuado de los recursos asignados.

Con el objetivo de dar mayor responsabilidad a los investigadores líderes de los proyectos
financiados y apoyo en el desarrollo y ejecución de los mismos, se ha generado esta guía para la
ejecución técnica, administrativa y financiera, que pretende dar claridad con respecto a las diferentes
eventualidades relacionadas que se pueden presentar durante la ejecución y cómo se deben tramitar
las diferentes solicitudes que pueden surgir a partir del desarrollo del proyecto.

Se recomienda a los investigadores revisar esta guía y hacer los trámites tal y como se indica, para
facilitar su comunicación y la celeridad de las respuestas a sus inquietudes por parte de
COLCIENCIAS. Se aconseja además, recopilar, evaluar e implementar mejoras en la ejecución de
los proyectos, a partir de las lecciones aprendidas en experiencias anteriores, a fin de prevenir, en la
medida de lo posible, modificaciones en el proyecto aprobado.

Se presenta a través de este documento, la configuración de los equipos de control por parte de
COLCIENCIAS a los proyectos, una serie de recomendaciones a ser tenidas en cuenta antes de
iniciar la ejecución de los proyectos financiados, así como las actividades de control a la ejecución
de los proyectos.

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1. Presentación del equipo de control

El equipo encargado de realizar el control técnico, administrativo y financiero a la ejecución de los

proyectos en COLCIENCIAS, está compuesto por:

• Profesional o Asesor del Programa Nacional: interlocutor a quien se le pueden realizar

consultas básicas relacionadas con la operación del proyecto, como son fechas de inicio del
proyecto, fechas y formatos para entrega de informes, procedimientos para trámites internos de
COLCIENCIAS, entre otras.
• Gestor de Programa Nacional1: interlocutor con quien se deben tratar temas contractuales
relacionados con el proyecto. Canal de comunicación para recepción de informes de avance y
finales, programación de visitas técnicas, evaluaciones a los informes presentados y
aclaraciones sobre las solicitudes realizadas.
• Director Técnico2: supervisor de los contratos. Persona autorizada para responder a las
solicitudes realizadas por los investigadores principales responsables de los proyectos.

2. Para tener en cuenta antes de iniciar la ejecución de un proyecto

Una vez legalizado el contrato de financiamiento del proyecto, los firmantes deben:

• Ser conscientes de los compromisos adquiridos, manifestados en las cláusulas del contrato.
• Estudiar el Memorando de Elaboración de Contrato con la información del proyecto entregada a
COLCIENCIAS, haciendo énfasis en el presupuesto aprobado para cada rubro y su descripción
detallada. El Memorando de Elaboración del Contrato es entregado al responsable del proyecto,
junto con la notificación de formalización del contrato.
• Entender que el proyecto aprobado por COLCIENCIAS y el Memorando de Elaboración de
Contrato, hacen parte integrante del contrato.
• Confirmar que es el investigador principal del proyecto, el responsable de coordinar la correcta y
adecuada ejecución de los recursos, de acuerdo al presupuesto aprobado.
• Presentar los informes de ejecución técnica, administrativa y financiera, en los tiempos
establecidos en el contrato, en los formatos correspondientes establecidos por COLCIENCIAS,
y acogiéndose a las guías disponibles.
• Dar respuesta a las observaciones formuladas en las evaluaciones de ejecución técnica,
administrativa y financiera, y a las solicitudes de información por parte de COLCIENCIAS,
incluyendo dichas respuestas en los informes subsiguientes.
• Saber que no es posible realizar solicitudes de modificación al contrato, sí el proyecto no se
encuentra al día en la entrega de informes a COLCIENCIAS.

1 Según el Programa Nacional al cual pertenezca el proyecto.

2 Según la Dirección Técnica a la que pertenezca el Programa Nacional en el que se encuentra registrado el proyecto.

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• Reintegrar los recursos del financiamiento que no se invirtieron de acuerdo al presupuesto
aprobado o no fueron aprobados por la Oficina de seguimiento financiero, durante la vigencia
del proyecto, de acuerdo con las indicaciones del contrato.
• Tener en cuenta que en las convocatorias de cofinanciación, el monto aprobado a la(s)
entidad(es) ejecutora(s), será entregado por COLCIENCIAS a dicha(s) entidad(es), solamente si
son firmantes del contrato. Las entidades beneficiarias no pueden recibir dineros ni apropiarse
de los equipos que sean adquiridos como parte de la ejecución del proyecto, por las entidades
ejecutoras. En el caso de requerir un equipo, las entidades beneficiarias deben aportarlo como
parte de la contrapartida.
• Tener en cuenta que en las convocatorias de crédito línea BANCOLDEX-COLCIENCIAS, existen
condiciones para recibir el incentivo otorgado al proyecto, en unos tiempos específicos.
Para contratos resultantes de convocatorias anteriores al 2008, es necesario:
o Que la empresa demuestre a COLCIENCIAS el pago de la primera cuota de intereses del
crédito BANCOLDEX-COLCIENCIAS, presentando la certificación del intermediario
financiero correspondiente, para recibir la primera parte del incentivo.
o Contar con la aprobación técnica, administrativa y financiera, por parte de COLCIENCIAS,
correspondiente al primer informe de avance, para recibir la segunda parte del incentivo.
Para contratos resultantes de convocatorias posteriores al 2008, es necesario:
o Contar con la aprobación técnica, administrativa y financiera, por parte de COLCIENCIAS,
correspondiente al primer informe de avance, para recibir la primera parte del incentivo.
o Contar con la aprobación técnica, administrativa y financiera, por parte de COLCIENCIAS,
correspondiente al informe final, para recibir la segunda parte del incentivo.
• En el caso de proyectos financiados bajo la modalidad de crédito línea BANCOLDEX-
COLCIENCIAS, siempre contactar al intermediario financiero o a COLCIENCIAS de encontrarse
alguna irregularidad en el procedimiento de asignación del crédito o de aplicación de los
incentivos. Para el empresario no es conveniente contactar a BANCOLDEX, ya que sus
financiadores son el intermediario financiero y COLCIENCIAS.
• Asegurarse de que su contrato esté debidamente legalizado ante COLCIENCIAS, para poder
recibir el desembolso del crédito y de los incentivos, en el caso de proyectos de la línea de
crédito BANCOLDEX-COLCIENCIAS.
• Tener en cuenta que en los contratos de modalidad recuperación contingente, el monto
aprobado a la(s) entidad(es) ejecutora(s), será entregado por COLCIENCIAS a las firmantes del
contrato, y ésta(s) a su vez, podrá(n) entregar los recursos convenidos a las entidades
coejecutoras, según lo aprobado en la propuesta.
• Recordar que el cumplimiento oportuno de las obligaciones pactadas no es sólo un compromiso
contractual, sino un requisito establecido en el artículo 4, parágrafo 3º de la Ley 716 de 2001 que
impide la celebración de contratos con el Estado, hasta tanto no se demuestre el cumplimiento
de las obligaciones contractuales contraídas o se acredite la vigencia de un acuerdo de pago.

3. Control a la ejecución de los proyectos

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Como se mencionó inicialmente, el control a los proyectos permite verificar el cumplimiento de los
objetivos propuestos y el uso adecuado de los recursos asignados. Se relacionan a continuación los
aspectos principales a tener en cuenta en dicho control:

3.1. Inicio de la ejecución

Una vez la entidad responsable de la ejecución del proyecto haya recibido notificación por parte de
COLCIENCIAS sobre el perfeccionamiento del contrato, debe hacer llegar al Programa Nacional
correspondiente el Plan de Acción del Proyecto. La intención de este Plan es establecer la relación
directa entre los resultados esperados y los objetivos planteados, facilitando el esquema para indicar
el grado de avance proyectado en cada una de las entregas de informe (avance o final).

Este Plan de Acción del Proyecto está compuesto por:

• Objetivos. Para cada uno de los objetivos específicos determine el peso respecto al objetivo
general y los resultados directamente relacionados. Es importante recordar que los resultados se
deben concretar mediante indicadores medibles, verificables, comparables y validables.
(tabla 1)
Objetivo General. % Peso del Justificación
Objetivo

100

Objetivos Específicos3 % de Peso Indicador Verificable5 Resultados Relacionados6

del Objetivo
general4

1. 1.
2.
…
2. 1.
2.
…
… 1.
2.
…
Tabla 1. Objetivos con resultados directamente relacionados

3
Se deben indicar los objetivos propuestos (general y específicos), de acuerdo con el proyecto aprobado. Ver
Memorando de elaboración de contrato.
4 Se deben indicar el peso de este objetivo frente al objetivo general. Las sumatoria de los objetivos específicos debe ser
del 100% y está relacionado con el cumplimiento del objetivo general.
5 Es importante recordar que los resultados se deben concretar mediante indicadores medibles, verificables,
comparables y validables.
6 Por cada objetivo específico planteado, se debe relacionar el resultado esperado comprometido. Ver memorando de
elaboración de contrato

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• Resultados de Generación de Conocimiento: se relacionan los resultados esperados de
generación de conocimiento con respecto a los objetivos planteados en el proyecto aprobado.
Los resultados de generación de conocimiento pueden ser nuevo conocimiento, desarrollo
tecnológico, innovación tecnológica, desarrollo de hardware, diseño y fabricación de prototipos,
paquetes tecnológicos, etc., y deben relacionarse con sus respectivos indicadores verificables
(tabla 2).

Tipo de Resultados Relacionados8 % de Produ Actividad(es) Rubro(s) % de % de

Resulta importanci cto(s) Asociada(s)11 Relacionad cumpli cumpli
do7. a del y/o o(s) 12 miento miento
Indica Informe Inform
Resultado9
dor N 1 e
Verific Descripción
° Final13
able 10
1.
2.
…
Tabla 2. Resultados esperados de generación de conocimiento del proyecto y otros resultados.

Los productos con los cuales se puede verificar el logro de los resultados pueden ser artículo o
libro publicado, manuscrito de artículo o libro sometido para publicación, nombre de patente
presentada u homologada, norma establecida, software registrado, prototipo desarrollado, etc.

• Otros Resultados: se relacionan los resultados relacionados con el fortalecimiento de la

comunidad científica y de apropiación social del conocimiento de acuerdo con los resultados
esperados planteados en el proyecto aprobado. Este tipo de resultados o de logros pueden ser
de formación de recurso humano, organización de eventos, participación de congresos o
seminarios, etc., y deben ser relacionados con sus respectivos indicadores verificables (tabla 2).

Una vez recibido el Plan de Acción del Proyecto y entregados los recursos financiados,
COLCIENCIAS emite un documento llamado Carta de Inicio del Proyecto, donde relaciona la fecha
de inicio del proyecto y a partir de esta, la fecha de entrega de los informes de avance y finales,
teniendo en cuenta la periodicidad de entrega de los informes estipulada en el Memorando de
Elaboración de Contrato. La fecha de inicio del proyecto permite conocer además, la fecha inicial
desde la cual se permiten los gastos de financiación y contrapartida del proyecto.

7 Especifique el tipo de resultado relacionado para cada tabla: GC: Generación de nuevo conocimiento y desarrollo
tecnológico, FCC: Fortalecimiento de la comunidad científica, ASC Apropiación social del conocimiento, OR: Otros
resultados, RA: Resultados adicionales no relacionados en el Memorando de elaboración del contrato.
8 Deben ser los mismos relacionados en la Tabla 1.
9 Relacione el porcentaje de importancia de cada resultado en el cumplimiento del desarrollo del proyecto.
10 Deben ser medibles, verificables, comparables y validables
11 Relacione las actividades relacionadas en cronograma del proyecto aprobado para cumplir con el resultado asociado.
12 Rubros implicados para el logro de cada uno de los resultados
13 El número de informes o entregas que cada proyecto debe realizar, así como el momento durante la ejecución del

proyecto en que deben ser entregados a COLCIENCIAS dichos informes, se encuentran detallados en el Memorando de
Elaboración de Contrato, que cada responsable de proyecto debe recibir junto a la copia del contrato debidamente
formalizado.

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la fecha de inicio y la duración del proyecto, permiten a los responsables del proyecto conocer la
fecha de finalización de la ejecución del proyecto y de la misma manera, la fecha de finalización del
contrato, que respalda dicha ejecución.

3.2. Ejecución de los proyectos

Durante la ejecución de los proyectos, se pueden presentar algunas situaciones que no fueron
previstas inicialmente. Dichas situaciones y la solución adoptada correspondiente, deben ser
relacionadas en los informes de avance a presentar a COLCIENCIAS. Estas situaciones imprevistas
pueden ser de dos tipos: cambios que ameritan modificaciones al contrato o cambios que ameritan
modificaciones a la ejecución financiera del proyecto.

Cambios que ameritan modificaciones al contrato:

Para realizar cualquier modificación al contrato, la solicitud debe ser recibida en COLCIENCIAS
mínimo cuatro (4) meses antes de la finalización de la ejecución del contrato14. La solicitud para
adelantar dicho trámite deberá ser dirigida al Programa Nacional correspondiente y sólo debe ser
firmada por el (los) investigador(es) principal(es) del proyecto, según como se haya relacionado en el
contrato correspondiente. Para los proyectos con una duración menor a 6 meses, la solicitud debe
ser enviada antes de cumplirse la mitad del periodo de ejecución del contrato. De considerarse
necesario, COLCIENCIAS podrá programar una visita técnica para verificar el estado del proyecto
correspondiente a la solicitud en mención.

La Secretaría General de COLCIENCIAS solicita a las entidades firmantes de los contratos los
siguientes documentos para modificar un contrato:

• Solicitud firmada por el (los) investigador(es) principal(es) del proyecto, de modificación de

contrato con su respectiva justificación técnica, según los formatos relacionados en los anexos
de esta guía (anexo 1 o anexo 2).
• Documento que acredite la existencia y la representación legal de la(s) entidad(es) con quien
COLCIENCIAS celebró el contrato, con fecha de expedición menor a tres (3) meses.
• Certificación expedida por el Revisor Fiscal o el Representante Legal según corresponda, en la
que conste que la(s) entidad(es) ha(n) cumplido a los sistemas de salud, riesgos profesionales,
pensiones y aportes parafiscales, con fecha de expedición menor a tres (3) meses.
• Boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la Nación (se obtiene de
la página web www.contraloriagen.gov.co).

Se debe tener en cuenta que la simple solicitud de modificación de contrato no es suficiente para
que ella se de. La solicitud debe ser analizada por el Gestor y los Profesionales del Programa
Nacional correspondiente y en caso de considerarse viable, dicho Programa Nacional, previa

14 Como se mencionó anteriormente, esta fecha de finalización de ejecución del proyecto se calcula a partir de la fecha

de inicio y la duración del proyecto

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autorización del Director Técnico, realiza la solicitud formal a la Secretaría General de
COLCIENCIAS, relacionando el concepto técnico emitido.

El trámite de modificación de contrato sólo termina cuando la Secretaría General de COLCIENCIAS,

mediante comunicación escrita, informa a la(s) entidad(es) de la que hace parte el (los)
investigador(es) principal(es) del contrato en mención, que se han cumplido los requisitos de
legalización correspondientes. Antes de que se produzca dicha comunicación, la modificación de
contrato jurídicamente no existe y los términos de la ejecución del proyecto no sufren
modificaciones. Se recomienda a las entidades involucradas, hacer seguimiento a la formalización
del trámite con la Secretaria General de COLCIENCIAS.

Se debe tener en cuenta, que de la misma manera como se deben tramitar la póliza, la publicación
en el diario oficial y el impuesto de timbre al momento de la contratación, estas diligencias son
indispensables para cualquier modificación de contrato. Debe coordinarse esta actividad con la
Secretaría General de COLCIENCIAS.

Los cambios que ameritan modificación de contrato son:

• Solicitud de prórroga: se presenta cuando los firmantes del contrato desean extender el tiempo
de la ejecución técnica del proyecto y de los recursos asignados. Debe tenerse en cuenta que la
aprobación de una prórroga no conlleva a una adición presupuestal por parte de COLCIENCIAS.
De ser necesarios recursos adicionales para la finalización del proyecto después de formalizada
una prórroga, dichos recursos deben ser asumidos y reconocidos como contrapartida adicional
del proyecto. Si la prórroga formalizada es superior a seis (6) meses, en la fecha estipulada
inicialmente para la entrega del informe final, las entidades firmantes del contrato deberán
entregar a COLCIENCIAS un informe de avance del proyecto. La solicitud de prórroga debe
relacionar las entidades firmantes del contrato, la justificación técnica de la solicitud, el plazo de
la prórroga, la fecha de inicio de la ejecución del contrato y los datos de contacto del solicitante
de la prórroga (anexo 1).

• Otrosí: se presenta cuando los firmantes del contrato desean realizar cambios en las cláusulas o
condiciones del contrato, diferentes a la fecha de finalización de la ejecución. La solicitud de
otrosí debe relacionar las entidades firmantes del contrato, la justificación técnica de la solicitud,
el texto propuesto de la cláusula a modificar, la fecha de inicio de la ejecución del contrato y los
datos de contacto del solicitante del otrosí (anexo 2). En el caso particular de un cambio de
investigador principal, que se presenta cuando los firmantes del contrato desean cambiar
(eventualmente adicionar) al investigador principal relacionado en el contrato, se debe tener en
cuenta la capacidad de gestión del nuevo investigador principal, ya que son los gerentes del
proyecto, responsables ante COLCIENCIAS de su seguimiento y adecuada ejecución. Para
COLCIENCIAS, la remuneración de los investigadores está sujeta al tiempo (horas semanales)
en que dicho investigador esté vinculado al proyecto. Se recomienda tener en cuenta la
siguiente relación de cantidades de salario mínimo con respecto a la categoría del investigador
(tabla 3).

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 Cofinanciación / Crédito Investigación
Categoría Límite máximo smlmv15 Límite máximo smlmv16
PhD + experiencia + publicaciones 18,0 13,0
PhD poca experiencia 15,0 11,0
MSc + experiencia + publicaciones 12,0 10,0
MSc poca experiencia 10,0 8,0
Especialización 8,5 5,5
Pregrado 8,0 5,0
Técnico (con título) 2,0 2,0
Tabla 3. Para una dedicación de tiempo completo 40 - 48 horas semanales

Cambios que ameritan modificaciones en la ejecución financiera del proyecto:

En el caso de requerirse una modificación a la ejecución financiera del proyecto, se debe contar con
la previa aprobación del investigador principal del proyecto, y dicha modificación debe ser notificada
a COLCIENCIAS en los informes (avance y final) del periodo en el que se hayan causado. De
considerarse necesario, COLCIENCIAS podrá programar una visita técnica para verificar el estado
del proyecto correspondiente a la solicitud en mención.

Los cambios que ameritan modificación a la ejecución financiera son:

• Cambio de rubro: se presenta cuando el (los) investigador(es) principal(es) determina(n) que

para la ejecución adecuada de un proyecto, es necesario realizar un cambio de rubro, inferior o
igual al 20% (o en su defecto al valor consignado en el contrato en la cláusula segunda –
obligaciones de las partes) del valor total del rubro de destino, aprobado en el presupuesto
inicial. Según lo relaciona el contrato, estos cambios de rubro hasta el porcentaje citado (20%
para el caso de los contratos 2009) son un derecho de las entidades firmantes y no deben ser
autorizados previamente por COLCIENCIAS. Para un cambio de rubro deben tenerse en cuenta
los rubros autorizados a financiarse en el reglamento operativo de cada convocatoria.

Por cada cambio de rubro, debe agregarse en la sección financiera de cada uno de los informes
la siguiente información:

o Una lista que relaciona los valores que se disminuyen de cada uno de los rubros
involucrados, detallando el nombre y la descripción del rubro y la justificación del cambio
(tabla 4).
o Por cada uno de los rubro destino, se deben relacionar los valores totales que aumentan en
cada uno de los rubros involucrados, detallando la descripción de cada rubro, la justificación

15 smlmv: salarios mínimos legales mensuales vigentes

16 smlmv: salarios mínimos legales mensuales vigentes

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 del cambio y el valor parcial de cada uno de los rubro (tabla 4). Una vez calculado el valor
total a aumentar en el rubro, se debe relacionar el valor inicial aprobado al rubro y el
porcentaje correspondiente al cambio del rubro.

RUBRO ORIGEN O ACTUAL RUBRO DESTINO Justificación Fuente18 TOTAL19

del cambio17
Nombre del Rubro Monto Nombre del Rubro Monto

Tabla 4. Formato para solicitud de cambio de Rubros

• Cambios o vinculación de personal: se presenta cuando el (los) investigador(es) principal(es)

decide(n) que para la ejecución adecuada de un proyecto, es necesario vincular a un
investigador que inicialmente no estaba relacionado con nombre propio en el proyecto o cambiar
a un investigador que actualmente no puede seguir vinculado al proyecto. Es muy importante
mantener el perfil aprobado inicialmente en el proyecto, así como la dedicación semanal y la
duración (meses) al realizar el cambio de un investigador. Para realizar la vinculación o el
cambio de investigador, el (los) investigador(es) principal(es) debe(n) relacionar la información
de cada uno de los investigadores vinculados en el informe de avance correspondiente.

Por cada cambio o vinculación de personal, debe agregarse en la sección financiera de cada
uno de los informes la siguiente información (tabla 5):

o En primera instancia relaciona la identificación del investigador en el proyecto, la función

asignada, el perfil necesario para cumplir con dicha función, la justificación de la salida del
proyecto del investigador, la dedicación (horas/semana) que tenía el investigador en el
proyecto, la duración de su vinculación relacionando la fecha de inicio y de finalización de su
participación, y los valores remunerados al investigador, discriminando el valor financiado y
el valor asumido por la contrapartida.
o En segunda instancia se relacionan los nombres y apellidos completos del nuevo
investigador, el documento de identidad, su respectivo título y formación profesional, la
justificación del ingreso, la dedicación (horas/semana) del investigador en el proyecto, la
duración de su vinculación relacionando la fecha de inicio, y los valores remunerados al
investigador, discriminando el valor financiado y el valor asumido por la contrapartida.

17 Se debe justificar por qué ya no es necesario el recurso tal y como fue aprobado en la propuesta del proyecto
18 Se debe seleccionar F o C según corresponda a recursos Financiados o de Contrapartida
19 Total del rubro de destino como quedaría con las modificaciones de la solicitud.

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Referencia de Nombre Dedi Fuen
identificación y caci tes
Formaci Postgrado Justificación
en el proyecto Apellido ón Durac (Sala
ón 25 Función 22 TOTAL
20 de la Hora ión24 rio)
básica 21 Nueva s/Se
persona man
23 a

Tabla 5. Información para notificar un cambio o vinculación de personal a un proyecto

Si durante un mismo periodo, un miembro del grupo de investigación ha sido reemplazado en

varias ocasiones, dicho personal debe ser relacionado y claramente identificado (tabla 5).

De la misma manera, debe agregarse en la sección financiera de cada uno de los informes, el
resumen de la hoja de vida de cada investigador vinculado. Dicho resumen debe contener la
identificación del investigador (nombre y apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad, correo
electrónico, documento de identidad, la entidad donde labora actualmente y su cargo o posición
correspondiente), los títulos académicos obtenidos, los cargos desempeñados y las
publicaciones recientes (tabla 6) y debe ser un extracto de la hoja de vida registrada y
actualizada en CvLAC.

Es muy importante tener en cuenta que no se permite hacer cambio de perfil de los
investigadores con respecto a la propuesta que fue aprobada por el Consejo del Programa
Nacional.

Hoja de vida (Resumen)

(A) IDENTIFICACIÓN DEL INVESTIGADOR: favor diligenciar datos de identificación (nombre completo y cédula de
ciudadanía) según constan en documento de identidad
Apellidos: Fecha de Nacimiento:
Nombre: Nacionalidad:
Correo electrónico: Documento de identidad: Tel/fax
Entidad donde labora: Tel/fax
Cargo o posición actual:

20 Nombre y apellido o referencia del perfil como aparecen en la propuesta aprobada.

21 Titulo de pregrado de la persona relacionada (o referencia) como aparecen en la propuesta aprobada.

22 Se debe justificar por qué ya no continua en el proyecto el investigador
23 Nombre y apellido de la persona a vincular o la persona que remplazará al que ocupaba este perfil. Es importante
recordar que debe ser exactamente el mismo perfil de la propuesta aprobada. enviar con la solicitud las hojas de vida o
el link de CvLac debe justificar por qué ya no continua en el proyecto el investigador
24 Tiempo (en meses) durante el cual estará vinculado al proyecto
25 Nivel de Postgrado, seleccionar ESP, M.Sc., PhD PostDoctorado.

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(B) TÍTULOS ACADÉMICOS OBTENIDOS (área/disciplina, universidad, año de grado)
(C) CARGOS DESEMPEÑADOS (tipo de posición, institución, fecha) EN LOS ÚLTIMOS 5 AÑOS
(D) PUBLICACIONES RECIENTES (por lo menos las cinco publicaciones más importantes que haya hecho en los
últimos cinco años, incluyendo el ISBN o ISNN según el caso)

Tabla 6. Contenido resumen de la hoja de vida de un investigador vinculado a un proyecto

• Cambio de destino en viajes: se presenta cuando el (los) investigador(es) principal(es) decide(n)

cambiar el destino de un viaje presentado en la propuesta aprobada. El cambio de destino en
viajes es posible solamente si se asegura el cumplimiento del objeto inicialmente propuesto para
el viaje en mención.

Por cada cambio de destino en viajes, debe agregarse cada uno de los informes, la información
relacionada al nuevo destino y el motivo del cambio (tabla 7).

Descripción del Justificación del Nueva descripción del rubro

Nombre del rubro rubro teniendo en cuenta el cambio de
cambio26
destino

To
Tabla 7. Información para notificar sobre un cambio de destino de un proyecto

Vale la pena mencionar, que todos los cambios que no cumplan con las condiciones estipuladas en
este documento, serán asumidos como valor de contrapartida de las entidades relacionadas al
proyecto.

3.3. Informes de avance y final

Para facilitar el control de los proyectos, COLCIENCIAS exige a los investigadores principales de los
proyectos, la entrega de informes de avance, que relacionan los principales aspectos técnicos,
administrativos y financieros de la ejecución de los proyectos. El número de informes o entregas que
cada proyecto debe realizar, así como el momento durante la ejecución del proyecto en que deben
ser entregados a COLCIENCIAS dichos informes, se encuentran detallados en el Memorando de
Elaboración de Contrato, que cada responsable de proyecto debe recibir junto a la copia del contrato
debidamente formalizado.

El informe de avance debe ser único y autocontenido, sin importar cuántas entidades participen en la
ejecución del proyecto ni la modalidad de cada entidad dentro del proyecto: ejecutora, beneficiaria,
etc. Es importante respetar la fecha de entrega de cada uno de los informes (de avance o final). Las
entidades responsables de los proyectos pueden ser penalizadas por la entrega tardía de los

26 Se debe justificar por qué se cambia el destino inicialmente aprobado en la propuesta del proyecto

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informes y dicha penalización puede impedirle participar de otras convocatorias o recibir otros
beneficios.

Los informes de avance deben contener los detalles de las modificaciones que haya tenido la
ejecución inicial propuesta y aprobada por COLCIENCIAS. La presentación de informes de avance,
debe ceñirse a las “Normas para la presentación de informes relacionados con proyectos financiados
total o parcialmente por COLCIENCIAS”.

Como se mencionó anteriormente, COLCIENCIAS emite la Carta de Inicio del Proyecto, donde
relaciona la fecha de inicio del proyecto y a partir de ésta, la fecha de entrega de los informes de
avance y finales, teniendo en cuenta la periodicidad de entrega de los mismos. La fecha de inicio del
proyecto permite conocer además, la fecha a partir de la cual son permitidos los gastos de
financiación y contrapartida del proyecto.

COLCIENCIAS en su calidad de supervisor de los contratos a través de los cuales se otorga apoyo
financiero a los proyectos, debe verificar que tanto las entidades ejecutoras como las beneficiarias
efectúen el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social de los trabajadores a su cargo, al igual
que los aportes parafiscales (caja de compensación, SENA e ICBF), para ello, anexo a los informes
de avance y al informe final, el ejecutor deberá enviar la certificación (una para cada entidad) de que
las entidades se encuentran al día en el pago de estas obligaciones, la cual debe ir firmada por el
representante legal o revisor fiscal, según corresponda.

El informe final, debidamente evaluado, aprobado y validado por el supervisor del contrato, es un
insumo necesario para que las entidades puedan solicitar la liquidación del contrato correspondiente.
El (los) investigador(es) principal(es) del proyecto recibirá(n) la evaluación realizada al informe final y
tendrá(n) ocho (8) días hábiles para responder a dicha evaluación, en caso de tener observaciones o
requerir algún tipo de ampliación sobre la información recibida.

3.4. Visitas técnicas y financieras

Durante la ejecución del proyecto, COLCIENCIAS podrá llevar a cabo visitas técnicas (por parte de
los Programas Nacionales), financieras (por parte de la Dirección de Gestión de Recursos) o
técnicas y financieras; dependiendo de la complejidad del tema, de las recomendaciones en el
momento de la aprobación y de la necesidad, dadas eventuales solicitudes de modificaciones a la
ejecución del proyecto. En caso que se realicen, se informará previamente al investigador principal.
La visita se desarrollará con el ánimo de hacer control presencial al proyecto y conocer su estado de
avance frente al plan de acción propuesto.

En la visita técnica se realizarán:

• Una presentación del proyecto, por parte del equipo de trabajo, de máximo 30 minutos.
• Visita a las instalaciones físicas del proyecto, en la empresa o en la sede del grupo de
investigación, según corresponda.

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• Reunión de cierre con el investigador principal del proyecto para establecer conclusiones y
recomendaciones de la visita.

Cada visita técnica debe producir un documento con los resultados principales, donde se relacionan
la Información general sobre el proyecto y sobre la visita, el motivo y desarrollo de la visita, los
resultados en términos de la generación de nuevo conocimiento, el fortalecimiento de la comunidad
científica y la apropiación social del conocimiento, además de las conclusiones y recomendaciones
de la visita (anexo 3).

El Área de Seguimiento Financiero de COLCIENCIAS podrá realizar visitas financieras de carácter

ordinario27 o extraordinario28 a los contratos financiados, con el fin de verificar que los recursos
financieros se apliquen conforme las condiciones pactadas contractualmente. Los resultados de la
visita financiera serán transmitidos al Supervisor del contrato respectivo, mediante un informe29.

4. Finalización técnica de la ejecución de los proyectos

COLCIENCIAS requiere, para la finalización de los contratos que soportan los proyectos en mención,
la evaluación técnica, administrativa y financiera de cada proyecto, debidamente aprobada por el
Director Técnico correspondiente al proyecto o el Supervisor del contrato. Con estas evaluaciones y
certificados de terminación adecuada del proyecto, COLCIENCIAS procede a liquidar el contrato.

Para solicitar la liquidación de un contrato, el (los) investigador(es) principal(es) debe(n) remitir a

COLCIENCIAS la información relacionada con las entidades firmantes del contrato, la duración del
proyecto, así como la fecha de inicio y de terminación correspondientes (anexo 4).

27 Una visita financiera ordinaria es el resultado de una programación anual de revisión de estados financieros de
proyectos, seleccionados de manera aleatoria.
28 Una visita financiera extraordinaria es el resultado de una solicitud expresa del Supervisor del contrato u otra instancia,

debidamente justificada.
29 Según circular DRGL-2010 – COLCIENCIAS del 17/02/2010.

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5. Anexos

5.1. Anexo 1 – Formato de solicitud de prórroga

1. IDENTIFICACIÓN DE LA(S) ENTIDAD(ES)

Nombre de la entidad:
NIT de la entidad:
Nombre del representante legal:
Cargo:
Documento de identificación del
representante legal:
Dirección y ciudad de la entidad:
Teléfono de la entidad:
FAX de la entidad:
Proyecto – Código:

2. JUSTIFICACIÓN TÉCNICA DE LA SOLICITUD

3. CONDICIONES ESPECÍFICAS DE LA SOLICITUD

Plazo de la prórroga: (plazo en letras) (plazo en números) meses.

4. FECHA DE INICIO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Además de enunciar la fecha de inicio (día, mes año), se debe establecer claramente si la duración
del contrato es a partir de un primer y único desembolso, del perfeccionamiento del contrato, de la
firma del contrato, o del acta de inicio.

5. INFORMACIÓN DEL CONTACTO

Cargo
Nombre
e-mail
Teléfono

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 5.2. Anexo 2 – Formato de solicitud de otrosí
1. IDENTIFICACIÓN DE LA(S) ENTIDAD(ES)

Nombre de la entidad:
NIT de la entidad:
Nombre del representante legal:
Cargo:
Documento de identificación del
representante legal:
Dirección y ciudad de la entidad:
Teléfono de la entidad:
FAX de la entidad:
Proyecto – Código:

2. JUSTIFICACIÓN TÉCNICA DE LA SOLICITUD

3. CONDICIONES ESPECÍFICAS DE LA SOLICITUD

Se debe precisar como se encuentra actualmente la clausula a modificar y/o aclarar en el contrato y
como debería quedar.

4. FECHA DE INICIO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Además de enunciar la fecha de inicio (día, mes año), se debe establecer claramente si la duración
del contrato es a partir de un primer y único desembolso, del perfeccionamiento del contrato, de la
firma del contrato, o del acta de inicio.

5. INFORMACIÓN DEL CONTACTO

Cargo
Nombre
e-mail
Teléfono

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 5.3. Anexo 3 – Informe de visita de control técnico a proyectos

Información general sobre el proyecto y sobre la visita

Título del proyecto:
Nombre de la Empresa:
Nombre de la Ejecutora:
Código del Proyecto:
Número de Contrato:
Período de Ejecución:
Fecha del Desembolso:
Prórrogas: Primera prórroga:
Segunda prórroga:
Fecha del Finalización:
Fecha de Vencimiento:
Informes: Primer informe de avance. Fecha:_______
Presentaron el Primer informe de avance Tec. ________
Presentaron el Primer informe de avance Fro. ________
Segundo informe de avance. Fecha:_______
Presentaron el Segundo informe de avance Tec. ________
Presentaron el Segundo informe de avance Fro. ________
Informe Final Fecha:_______
Presentaron el informe Final Tec. ________
Presentaron el informe Final Fin. ________
Lugar de desarrollo de la visita:
Persona que atendió la visita: NOMBRE - Cargo
NOMBRE - Cargo
Visita realizada por:
Fecha de realización de la visita:

Motivo de la visita:

Desarrollo de la visita:
Objetivo General:

Generalidades:

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 Objetivos Específicos % de Justificación Resultados o Productos
Cumplimiento Relacionados

1. 1.
2.
…
2. 1.
2.
…
… 1.
2.
…

RESULTADOS: Grado de cumplimiento de los resultados:

Tipo de Resultado Esperado % de Indicador Justificación del Porcentaje de cumplimiento

Resultado30 (según proyecto cumplimien Verificabl
aprobado) to e

Conclusiones y recomendaciones de la visita:

Informe preparado por:

Firma:

30Especifique el tipo de resultado relacionado para cada tabla: GC: Generación de nuevo conocimiento, FCC:
Fortalecimiento de la comunidad científica, ASC Apropiación social del conocimiento, OR: Otros resultados, RA:
Resultados adicionales no relacionados en el Memorando de elaboración del contrato.

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 5.4. Anexo 4 – Formato de solicitud de liquidación
1. IDENTIFICACIÓN DE LA(S) ENTIDAD(ES)

Contratista/Entidad:
Nit o c.c. del contratista/entidad:
Nombre del representante legal:
Documento de identificación del
representante legal:
Dirección y ciudad del contratista/entidad:
Teléfono del contratista:
FAX del contratista:
Proyecto – Código:

2. PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO

Expresado en meses

3. FECHA DE INICIO DEL CONTRATO

Expresado en día, mes y año

4. FECHA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO

Expresado en día, mes y año

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