Investigación e Innovación Tecnólogica

INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN
TECNÓLOGICA
El inventario de una biblioteca en Excel

Alejos Guardapuclla Jerry

Corcega Machaca Fredy

ALUMNO (S):
Moran Vargas Jhenson

Ninaraqui Tapia Ismael

ESPECIALIDAD: Mantenimiento de Maquinaria Pesada

SEMESTRE/GRUPO: 4/A PROFESOR: Medina NOTA:

FECHA 15/05/19

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1. Competencias:

2. Seguridad:

Índice general
Resumen

Sin lugar a dudas, la clave para tener una biblioteca bien organizada es hacer un inventario
con los libros que hay en ella. Ya sea tu biblioteca personal, una biblioteca pública o una
profesional, si no hay orden te será imposible encontrar los libros. Los podemos ordenar por
autor, título, tema, género, editorial o por la variable que mejor te convenga, o incluso utilizando
un sistema decimal como el que se utiliza en las bibliotecas. Y una de las mejores formas de
hacerlo es con Excel, más precisamente con una plantilla de inventario.
Cuando tengas preparada la plantilla de Excel, viene la parte más tediosa: añadir uno a uno
tus libros en el inventario de Excel. Es un proceso largo, en especial cuantos más libros tengas

Lo que consigues gracias a la plantilla de inventario de Excel es una hoja de cálculo

donde aparece resumida toda la información relacionada con los libros que tienes en tu
biblioteca. Entre las tres características más destacadas de estas plantillas de libros están el
detalle (nos especifica las particularidades de cada uno de los libros), orden (se ordenan

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para tener una visión más clara de nuestra colección de libros) y el valor (refleja el valor
económico o sentimental del libro, algo que puedes añadir en la columna de comentarios).
Después de volcar todos tus libros a la hoja de Excel llega el momento decisivo de todo el
trabajo que hemos hecho: ordenar los libros en casa para poder localizar un libro en concreto
cuando sea necesario sin tener que perder horas y horas buscando títulos. Como hemos
dicho antes, tenemos un montón de opciones a la hora controlar el stock con Excel así que es
imprescindible seguir el mismo criterio a la hora de organizar toda la biblioteca. No
cambiaremos de criterio a mitad del trabajo.

Para ello utilizaremos los filtros y las funciones de Excel.

Como habrás podido comprobar, no hace falta ser un gran experto en Excel para utilizar
la plantilla de inventario para organizar tu biblioteca. Se trata de una herramienta muy fácil
de utilizar, intuitiva y simple, que luego podremos interpretar sin ningún problema. De esta
forma también nos evitamos duplicidades en nuestra biblioteca, podremos tener localizados
nuestros libros en todo momento y podemos marcar los que hemos leído, los que hemos
prestado y están fuera de la librería, etc.

1. Introducción
1.1. Motivación y Contexto

Hemos tomado la decisión de realizar el proyecto debido que hoy en la actualidad no muchas
instituciones cuentan con una biblioteca ordenada, incluso nosotros que pudiésemos contar
con una biblioteca personal, está en su mayoría estaría desordenada.
Por eso la idea surgió de la necesidad, ya que podríamos ayudar a mejorar la lectura, el orden,
etc.

1.2. Planteamiento del problema

Creo que para un inventario virtual lo más necesario es tener previamente a esa tarea tener
bien identificados todos tus Ítems, mejor aún si los tienes por grupos y en caso de no ser tan
pequeña por lo menos hacerla actividad en jornadas a grupos completos
¡Como sabemos hoy en día muchas de las instituciones públicas cuentan con una biblioteca
básica y mal organizado e incluso podríamos ver un dicho si el libro no está en su sitio y no
esta prestado…! Ha desaparecido! Esto en realidad es cierto y sabemos que pueden ocurrir
muchas cosas
Solución
Nosotros hemos planteado la solución de ofrecer un programa o página web para poder
realizar de forma sencilla un inventario de todos los fondos de la biblioteca de modo que nos
permita conocer con exactitud, cual es la situación y/o ubicación real de todos nuestros
materiales de trabajo de forma ordenada

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1.3. Objetivos
1.3.1. Objetivo general

Tener una biblioteca bien organizada

1.3.2. Objetivos específicos

Usar una interfaz sencilla e intuitiva para poder ordenar tus libros
Poder solucionar el problema de desorden en la mayoría de bibliotecas

1.4. Consideraciones Complementarias

1.4.1. Recursos y Materiales

Computadora con el programa Excel

Libros físicos y/o virtuales

1.4.2. Cronograma de Trabajo

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2. Marco Teórico
Microsoft Access

Dentro de la suite de oficina de Microsoft, hay algunas de la aplicación que se le dan más
uso que otras; Microsoft Access es una de las que menos uso se le da por la mayoría de
los usuarios; ya que la función de esta aplicación realmente es para usuarios con
conocimiento y manejo de procesamiento de bases de datos.
De hecho, los que continuamente usan esta aplicación, son usuarios que están
conectados con la informática y entienden para qué sirve el programa; aunque en esencia
no es complejo, su función es distinta al resto de la suite de oficina. Al comenzar a
detallarte sus funciones, sabrás por qué son pocos los que usan este programa, lo que no
quiere decir que esté reservado para algunos; es más que todo cuestión de utilidad.
Aunque parezca que como usuarios comunes no tendríamos como aprovechar la
aplicación, te mostraré que si es de uso cotidiano y que no es imprescindible ser un
experto en informática.

¿PARA QUÉ SIRVE MICROSOFT ACCESS?

Sirve para crear, administrar y gestionar sistemas basados en datos relacionados; con la
finalidad de organizar los datos, filtrarlos, listarlos, etc.; es decir una serie de operaciones de
búsqueda y selección para un determinado fin.

Se pueden crear formularios y consultas estructuradas; adicionalmente también se pueden

crear y modificar tablas y también modificar bases de datos completas.
Puede generar informes que filtren los datos de la manera que el usuario lo desea. Por
ejemplo, genere un informe de las ventas de los últimos siete días de un determinado
producto en particular, o genere un informe del producto más vendido en el mes.

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Microsoft Excel

Excel es una aplicación de hojas de cálculo con capacidad de base de datos, muy versátil
que forma parte de la suite de oficina de Microsoft, la cual es sumamente utilizada en el área
diversos campos como financieros, contables, estadísticos y matemáticos.

Características

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de
cálculo. El programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas (intersección de las
filas y columnas), y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas,
absolutas o mixtas a otras celdas.
Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos
mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), –
(resta), * (multiplicación), / (división) y ^ (potenciación); además de poder utilizar elementos
denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: Suma,
Promedio, Buscar, etc.
La extensión de archivo por defecto de formato Excel puede ser .xls, .xlsx, .xlsm o .xlsb

Ventajas de Excel
• Contiene un editor de Visual Basic para programar rápidamente
• Creación de listas
• Elaboración de gráficos de manera rápida y sencilla
Maneja encabezados y pies de página, títulos, márgenes, numeración automática de
páginas, inserción automática de fecha y hora
• Permite manipular información directamente, moviendo o cambiando tamaño objetos
• Permite ver dos o más aplicaciones en la pantalla al mismo tiempo
• Realización de operaciones aritméticas con fórmulas
• Realización de tablas dinámicas
• Se puede filtrar datos
• Se puede ordenar datos fácilmente
• Se trata de una aplicación portátil. Puede ser enviada por correo electrónico y se puede
sincronizar con los PDA.

Desventajas de Excel
• Algunas personas consideran a los gráficos insuficientes o de mala calidad
• Es un programa de pago que no tiene un precio económico al alcance de todos
• Es un programa incapaz de manejar fechas anteriores a 1990

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• La información se puede perder cuando la aplicación se divide en demasiados archivos

• Los archivos ocupan mucho espacio
• Los virus se pueden adjuntar a un archivo de Excel a través de los macros
• No es una aplicación de la que uno pueda ser autodidacta, sino que en general se necesitan
cursos para poder sacarle el partido necesario
• No es útil a nivel doméstico
• No funciona para ser personalizado con subconjuntos financieros
• Se debe introducir manualmente cada operación
• Se requiere, por sus necesidades, de un ordenador potente y en buen estado
• Solamente es compatible con Windows y Mac

3. Estado del Arte

Lograr un control de inventarios no es tarea fácil debido a que depende de la demanda de los
clientes, la cual se encuentra sujeta a los requerimientos y gustos de los mismos, además de
que resulta difícil la aceptación de un nuevo método para el control de los productos por parte
de la empresa, debido a que se encuentran trabajando con un sistema con el cual se
encuentran a gusto.
El propósito de nuestro Microsoft Excel y Microsoft Access es el de garantizar la satisfacción
del cliente mediante una propuesta de la implementación de un sistema de inventarios. Para
esto, se elaboró un programa que ayuda a calcular la cantidad a ordenar “Q”, punto de reorden
“B” y un
Inventario de seguridad “SS”, garantizando un nivel de servicio deseado por parte de la
empresa, al mismo tiempo lograr una reducción de costos dentro del inventario y para lograr
una mejor toma de decisiones por parte del departamento de compras.
Al pedir la cantidad “Q” es posible: mejorar el nivel de servicio al cliente, la inversión del capital,
evitar errores cometidos por pedidos excesivos de material.

4. Propuesta de Solución

Nosotros estamos realizando una biblioteca virtual, con el fin de tener más organizado una
biblioteca, en este caso estamos utilizando programas como Excel, Access y también creamos una
página web, con el objetivo de lograr tener una biblioteca bien organizada, usando una interfaz
sencilla e intuitiva para poder ordenar libros, dando la solución al problema del desorden en la
mayoría de bibliotecas. Algunas soluciones que facilitamos:
Conocer la existencia real de todos los ejemplares de la biblioteca.
- Identificar materiales clasificados inadecuadamente.
- Ajustar los procesos técnicos a normas específicas para obtener resultados más efectivos y
facilitar la localización del material.
- Determinar el estado físico de las colecciones (materiales contaminados, deteriorados o perdidos)
para aplicar los correctivos correspondientes.
-Reorientar el desarrollo de las colecciones, tomando en cuenta su análisis cualitativo y cuantitativo,
además los requerimientos de información del usuario, para determinar las reposiciones y nuevas
adquisiciones, así como los materiales a descartar de acuerdo a criterios establecidos.
- Facilitar la previsión de los recursos necesarios y garantizar una mejor administración de los
mismos.
- Posibilitar la consulta y disponibilidad inmediata al público de la colección inventariada.

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5. Simulaciones, resultados y comparaciones

En el caso de nuestro proyecto no estamos utilizando componentes físicos excepto una Pc en
cual estamos usando los programas Microsoft Excel y Microsoft Access 2013, atreves de
botones, patrones y libros (en caso de Access) en está realizando la programación de todos
los caracteres que necesitamos para poder tener en orden una biblioteca por ejemplo, libros
(por áreas, grados, autores, etc.) en el caso de préstamos (código del alumno, fecha de
entrega, fecha de devolución, retraso o días de retraso, fechas y hora ), también hay un libro
donde se toma nota los datos personales del alumno (nombres, dirección, número telefónico,
grado y sección). Incluyo imágenes de nuestro avance.

Resultados

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5.1.1. Consideraciones
 Dificultades encontradas

1. Para la creación de la base de datos en realidad tuve la primera dificultad del como iniciar a crearlo o
mejor dicho a empezar a insertar cada una de tablas que se necesita para ir creando la base de datos.
No eh tenido la información completa, pero con ayuda de tutoriales, encontrados en YouTube, pude

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iniciar. El programa que estoy usando para la programación de nuestros datos es el Access 2013.

2. La segunda dificultad que encontré fue que al intentar crear e insertar la siguiente tabla, no podía
guardarlo y crear la tabla, me aparecía una notificación indicando que no había campos
seleccionados en ella, entonces tuve que probar algunas herramientas en la barra superior y así pude
lograr continuar el proyecto.

3. También tuvimos la dificultadad de crear la tercera tabla, realizaba la opción de guardar pero igual
me botaba error. que no podía realizar el guardado por falta de seleccionar otras unidades de campo-

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En conclusión, estas son algunas de las dificultades que pude encontrar una vez inicie a realizar el
proyecto. Y de hecho en el proceso de tiempo y la programación de nuestros datos vamos a tener
más nuevas dificultades.

INVENTARIO DE UNA BIBLIOTECA EN EXCEL

Tenemos que crear dos hojas una con registro y otra con datos
En la plantilla de registro crearemos una tabla con los datos de los clientes y en ella pusimos dos botones
una donde guardaremos los datos y otra donde mandara todos nuestros datos a la segunda plantilla

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Una vez realizado nuestro cuadro procedemos a copiar nuestros datos en nuestra segunda plantilla

Dejaremos un espacio para poder crear nuestro tercer botón el cual llamaremos registro este nos
llevara a la primera plantilla uniéndose entre si
Ahora ya creadas nuestras dos plantillas procedemos a unirlas con Macros
Para ello tenemos que activar la función de desarrollador
Para eso tenemos que ir a la opción- archivos – opciones –personalizar cinta de opción y marcar la
opción de desarrollador la cual nos creara una nueva opción en Excel

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 Debemos de tener cuidado con la opción de macros ya que este registrara todos nuestros pasos y
si no tenemos cuidado podemos causar un error en el archivo
Ahora que usaremos Macros tenemos que darle a grabar macro e indicar que botón tiene que estar
unido con que plantilla

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 Una vez seleccionado nuestros datos solo procedemos a proteger nuestro Excel para que no
pueda ser modificado por error contraseña: 0000
Procedemos a crear usuarios falsos para ver cómo funciona nuestra base de datos en Excel con
macros

Una vez realizada nuestra base de datos para los estudiantes y profesores, procederemos a crear nuestros libros y dos cuadros más
los cuales serán de entradas y salidas de libros para poder llevar la cuenta de los libros, este inventario está enfocado en una
biblioteca de secundaria publica para lo cual utilizaremos libros del colegio.

Procedemos a crear nuestra tabla con los nombres de nuestros libros, códigos entra salida y saldo

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 Utilizaremos códigos para cada libro de tal forma que cuando creemos nuestra tabla de entrada este sea
repetido sin necesidad de volver a escribirlo, los códigos en este caso serán números naturales

Una vez generado nuestros códigos procederemos a crear nuestras siguientes tablas de entradas y salidas las
cuales nos ayudaran a poder controlar el número de libros en la biblioteca

Para poder unir las tablas creadas con nuestra principal pondremos el siguiente código de tal forma que cuando
nosotros digitemos un código este sea reconocido de inmediato

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Una vez realizado esto tenemos que poder modificar los libros de entra y este se vea reflejado en nuestra tabla
principal para lo cual utilizaremos el siguiente código

Realizamos el mismo procedimiento para nuestra tabla de salida y eso sería todo

6. Conclusiones y Trabajos Futuros

En esta parte deben incluir las conclusiones respecto al trabajo desarrollado pueden incluir las
dificultades como también como podrían mejorarlo

7. A. Anexo

Deben incluir fotos/capturas, si fue programación, pueden anexar el código, si es extenso

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pueden adicionar el archivo principal

8. Bibliografía

En esta parte debe figurar todas las referencias que han considerado en el estado de arte y
marco teorico.

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