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En esta ocasión mi señor marido se anotó un diez al escribir sobre un tema que es necesario dominar
para trabajar como freelancero, emprendedor o dueño de una pequeña empresa.
La mala noticia: nunca nos lo enseñaron en la escuela. La buena noticia: aquí están los elementos
básicos para que calcules correctamente los costos de tus servicios y corras a revisar tus cotizaciones.
Spoiler: al final incluimos una liga para que bajes una hoja de cálculo lista para usar. Aprovechen.
Para que cualquier freelancero tenga un negocio que funcione de manera saludable es
necesario entender algunos de los indicadores financieros más básicos. Independientemente
de la complejidad de la actividad económica que desarrollemos, hay unas sencillas
fórmulas para calcular cuánto cuesta nuestro trabajo y en cuánto tenemos que venderlo para
obtener utilidades y evitar perder dinero.
Los costos directos son aquellos insumos que intervienen directamente en la fabricación de
un producto o servicio. Básicamente son:
a) Materia prima: insumos consumibles que se lleva el cliente ya transformados, en el
caso de un freelancer que presta un servicio estos insumos pueden ser mínimos. Por
ejemplo, la memoria USB que entregamos al cliente con el diseño de su sitio web.
b) Mano de obra: el sueldo del empleado o empleados que intervienen directamente en la
elaboración del bien o servicio. Ojo: el freelancero debe asignarse un sueldo por realizar
ciertas labores.
Los costos directos siempre son variables: si grabamos dos DVDs para entregar un
proyecto nos cuestan la mitad que si grabamos cuatro. Otro ejemplo de costo directo son los
viáticos y boletos de avión si requerimos atender un cliente fuera de nuestro lugar habitual
de trabajo (como ir a fotografiar una locación en otro estado de la república, varía
dependiendo de la ubicación).
CDU = CD / Unidades
Son las demás erogaciones que ayudan a llevar a cabo la operación del negocio, como:
renta del local, material de papelería, conexión a internet, sueldos del personal
administrativo, anuncios y publicidad, mensajería o reparto, servicio de limpieza, etc.
Otro costo indirecto que a menudo es pasado por alto es la depreciación de los bienes
tangibles del negocio (las computadoras, mobiliario, vehículos, etc.) y la amortización de
bienes intangibles (primas de seguro, costos de instalación de redes, etc.).
A diferencia de los costos directos, los costos indirectos suelen ser fijos. Por ejemplo, nos
cuesta lo mismo la renta mensual de la línea telefónica si trabajamos tres días o el mes
completo.
Nota: el sueldo del freelancero debería entrar dentro de esta categoría, pero para fines de
hacer cuentas podemos considerarlo mitad costo directo y mitad costo indirecto
(asumiendo que va a estar trabajando en parte como operativo y en parte como
administrador de su negocio).
CD + CI = CT
CT / unidades = CU
Es un porcentaje que debe fijar el freelancero. Esta es la cantidad que queremos obtener de
utilidad. Aunque un 30%-35% sería ideal, hay que investigar los precios que maneja la
competencia y el costo que tiene nuestro producto o servicio en el mercado. Como es un
valor arbitrario puede estar influenciado por el prestigio o reputación que tenemos en
nuestra actividad.
Ahora que sabemos cuál es el Costo Unitario (CU) de nuestro producto o servicio y que ya
establecimos una Utilidad Deseada (UD), podemos calcular el Precio de Venta (PV) con
una sencilla fórmula:
PV= CU/(1-UD)
PE=CI/(PV-CDU)
Finalmente queda aclarar un par de conceptos que se confunden fácilmente, sobre todo
cuando alguien nos propone iniciar un negocio similar a los multiniveles: Los márgenes
de Ganacia (G) y Utilidad (U) .
La Utilidad (U) es la diferencia entre el Precio de Venta (PV) y el Costo Unitario (CU):
U=PV-CU
G=PV-CDU
Noten que para calcular las ganancias no se contemplan los costos indirectos del negocio,
pero para calcular la utilidad sí. Es un error muy común confundir estos dos términos y hay
que evitarlo: si solo contemplas los márgenes de ganancia para fijar tus precios entonces
muy probablemente estás regalando tu trabajo y tu infraestructura.
Un ejemplo práctico
La materia prima para hacer cada ilustración (papel, una marialuisa de cartón y lápices de
colores) cuesta $5.00 y nos cobran $10.00 por enmarcar cada ilustración. La suma de estos
costos es el Costo Directo Unitario (CDU) ($15.00).
Además, tenemos un Costo Indirecto (CI) de $100.00 al día (entre renta de un local, pago
de luz, etc.).
En nuestro ejemplo, noten que entre mayor sea el número de ilustraciones enmarcadas que
planeamos producir el costo unitario y el precio de venta disminuyen (aunque tengamos
planeado el mismo margen de utilidad). También es notable que el Punto de Equilibrio
(PE) aumenta, mientras que para una producción estimada de 10 ilustraciones necesitamos
vender 5 para quedar “tablas”(la mitad de lo que planeamos producir), para una producción
estimada de 50 llegamos al punto de equilibrio vendiendo únicamente 11 (un poco más de
la quinta parte de lo que planeamos producir).
Estos números son un ejemplo hipotético, pero las fórmulas de la hoja de cálculo se aplican
de una manera similar para cualquier modelo de negocio, ya sea un trabajo de freelance
haciendo páginas web o para vender papas fritas en un puesto ambulante.
Calcular nuestros costos, utilidad y punto de equilibro es una actividad que puede ser
tediosa pero es indispensable para saber si verdaderamente estamos cobrando
correctamente nuestro trabajo o si estamos subsidiando a nuestros clientes.