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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
FECHA 31/10/2017
MEDIOS AUDIOVISUALES
VERSIÓN 5
1. OBJETIVO
Describir la estandarización de las actividades y rutinas de trabajo que se desarrollan en los diferentes
procedimientos del proceso, con el fin de optimizar y hacer más eficientes las operaciones ejecutadas,
fortaleciendo a su vez la cultura de calidad y autocontrol, en los colaboradores.
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
Fotografía Digital: Imagen fija, sistema digital de grabación de información visual interpretada en
MG.pixel que forman la imagen capturada con tecnología fotográfica digital en alta resolución.
Vídeo: Imagen en movimiento integrando el audio (fotograma x Segundo), capturada con cámaras
de tecnología audiovisual, interpretada en MG.pixel.
Preproducción es la fase que comprende desde la idea misma hasta el inicio de la grabación. En
esta etapa se involucra todo lo concerniente a la planeación en general guion, costos, recursos
técnicos y humanos, tecnología, transporte, casting, alimentos y demás necesidades de acuerdo al
alcance del proyecto.
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electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
CÓDIGO P-06-04MA
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FECHA 31/10/2017
MEDIOS AUDIOVISUALES
VERSIÓN 5
4. POLITICAS DE OPERACIÓN
La universidad cuenta con dos tipos de salas: a. Sala cátedra o especializada. b. Auditorios institucionales.
a) Salas cátedra o especializada: En este tipo de sala especializada el equipamiento es más cómodo
que el normalmente usado en los salones. Se presta en programaciones académicas de alto
contenido multimedial a docentes, estudiantes y personal administrativo ya que admite como
máximo 50 personas. Este tipo de sala no tienen servicio de amplificación de micrófono, toda vez
que es equivalente a una sala de juntas, está dotada de proyector o Televisor de gran formato 50”+,
sistema de salida de sonido desde PC o periférico
b) Auditorios institucionales: Este tipo de escenario cuenta con aforo de gran capacidad, Protocolo
Institucional, proyectores de última generación, amplificación de sonido profesional, consola de
sonido de más de 10 canales, micrófono, PC. Wi-Fi, Se utiliza para eventos institucionales y
reuniones en pleno de las áreas académicas y/o administrativas. La reserva para el auditorio debe
hacerse mínimo con cinco días de antelación.
- Los directivos y decanos podrán programar estos espacios académicos de pleno derecho de
acuerdo a la disponibilidad. Los secretarios académicos y funcionarios de las facultades y
unidades administrativas podrán programar con el consentimiento del respectivo decano o directivo
conservando la línea de autoridad.
- Se debe diligenciar completa y claramente el protocolo de servicios con el fin de hacer las
previsiones necesarias en elementos de apoyo y servicios conexos como producción audiovisual.
- Se prohíbe ingresar alimentos y/o bebidas a los auditorios y salas cátedra.
- Se prohíbe fumar.
- Se deben observar las normas de cortesía y comportamiento.
- El ingreso de los estudiantes a los escenarios es únicamente con el docente o funcionario
responsable.
- Las reservas se levantarán luego de 15 minutos de espera.
- Las reservas por parte de estudiantes y docentes se programan por intermedio del secretario
académico de la facultad, quien a su vez informará al decano respectivo conservando la línea de
autoridad. Los funcionarios podrán acceder al servicio audiovisual a través del directivo
administrativo respectivo.
Del servicio de asistencia técnica antes, durante y después de los servicios de préstamos de
auditorios con sus equipos audiovisuales y de sonido:
- Se debe solicitar el servicio de asistencia técnica de forma escrita o verbal durante el evento.
- Los funcionarios CEMAV deben estar máximo 15 minutos antes para la prueba de sonido y
presentaciones multimediales.
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VERSIÓN 5
- Los funcionarios CEMAV deben hacer diligenciar el formato de evaluación hasta 24 horas después
de haber prestado el servicio.
a) Video proyector – Lámparas: según especificaciones técnicas del fabricante, mínimo cada 2500
horas de uso. Equipo. La Reposición se hará cada dos (2) años. De igual forma se tendrá en cuenta
el reporte del auxiliar del CEMAV respecto de cada equipo o vida útil.
b) Televisores: El correctivo o reposición cada cinco (5) años o 10.000 horas. De igual forma se
tendrá en cuenta el reporte del auxiliar del CEMAV respecto de cada equipo o vida útil.
c) Cámaras Fotográficas y accesorios: Mantenimiento correctivo o reposición cada tres (3) años o
vida útil por actualización tecnológica.
d) Cámaras de Vídeo y Accesorios: Mantenimiento correctivo o reposición cada tres (3) años o vida
útil por actualización tecnológica.
e) Cabinas de sonido: Mantenimiento correctivo o reposición cada tres (3) años o vida útil por
actualización tecnológica.
g) Consolas de sonido: Mantenimiento correctivo o reposición cada tres (3) años o vida útil por
actualización tecnológica.
h) Periféricos: Reposición cada dos (2) años o informe del auxiliar del CEMAV o vida útil por
actualización tecnológica.
i) Grabadoras o sistemas de reproducción de sonido: Reposición cada dos (2) años o informe del
auxiliar.
a) Todas las solicitudes se harán de manera personal e intransferible, no se atenderán solicitudes que
no corresponda al propietario del respectivo carné.
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Para la limpieza:
a) Utilización de la sopladora pera la remoción del polvo acumulado en las rejillas de ventilación
b) Aplicación y utilización con paños y químicos específicos en spray para la remoción de excesos de
grasas y superficies
c) Desmonte de filtros externos según los elementos que los tuviere, utilización de la sopladora y
juagando manual con agua y jabón común.
d) Revisión de los puertos existentes en los elementos comprobando su funcionamiento.
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FLUJOGRAMA:
CIRCULACION Y PRESTAMO
INICIO
RECEPCION DE LA
SOLICITUD
ANALISIS DE
SI
DISPONIBILIDAD
REPROGRAMACION NO DISPONIBILIDAD
DE CEMAV
SI
CONFIRMACION
DEL SERVICIO
PRESTACION DEL
SERVICIO
NO
EVALUACION
DEL SERVICIO
FIN
Documentar eventos en medios digitales (video, fotografía o audio) a solicitud del usuario, edición y
mantenimiento de archivo de los contenidos recopilados de las diferentes actividades de la Universidad.
Respuesta
Dar respuesta al requerimiento dependiendo de la disponibilidad.
Jefe - Secretaria
3 Memorando escrito, correo electrónico, información personal.
CEMAV
Internamente remite al coordinador de turno respectivo según horario
de programación del servicio de producción.
Producción
Auxiliar
4 Ejecutar el servicio de producción audiovisual observando el lenguaje
CEMAV
audiovisual respectivo, toma las fotografías, realiza el vídeo.
Postproducción
En esta etapa se pretende tener un registro de las actividades
documentadas, de manera que sean de fácil consulta, y puedan apoyar
actividades educativas posteriores.
Jefe Una vez el documento esté listo para su entrega, será revisado por el
6
Secretaria. Jefe del CEMAV quien autoriza el envío al usuario final quien lo solicitó.
La secretaria realiza el escrito con el cual se entrega el documento
audiovisual, Aleatoriamente se efectúa la evaluación de la calidad,
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FLUJOGRAMA
PRE-PRODUCCIÓN
CEMAV
RESPUESTA DE
PROGRAMAMCIÓN
USUARIO
SOLICITUD DE RECEPCÍON DE
INICIO FIN
SERVICIO SERVICIO
FLUJOGRAMA
CEMAV
PREPARACIÓN DE
RECEPCIÓN DE LA ASISTENCIA
LA TÉCNOLOGIA FIN
SOLICITUD TÉCNICA
DEL AUDITORIO
USUARIO
EVALUACIÓN DE LA
SOLICITUD DE CALIDAD, DESEMPEÑO
INICIO ASISTENCIA
SERVICIO Y OPORTUNIDAD DEL
SERVICIO PRESTADO.
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FLUJOGRAMA:
CEMAV
INSTALACIÓN. O
RECEPCIÓN DE CREACIÓN DE
ANÁLISIS DE GESTIÓN DEL ENTRADA EN MANTENIMIENTO
INICIO EQUIPOS Y HOJA DE VIDA DE SEGUIMIENTO FIN
NECESIDADES PEDIDO SERVICIO DE EQUIPO O REPOSICIÓN
SUMINISTROS EQUIPOS
O TECNOLOGÍA
SUMINISTROS
COMPRAS Y
GESTIÓN DE
COMPRA
Programación
Se efectúa la respectiva programación de tecnología audiovisual de la
siguiente forma:
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FLUJOGRAMA
CEMAV
TABULACIÓN
RECEPCIÓN DE LA
PROGRAMACIÓN CON FINES FIN
SOLICITUD
ESTADÍSTICOS
USUARIO
SOLICITUD DE
INICIO
SERVICIO
Capacitación
La función principal de la capacitación es que el usuario aprenda y
manipule de manera práctica la tecnología audiovisual, su alcance y
Coordinador
3 aplicabilidad, aprenda destrezas y sepa cómo resolver situaciones
Auxiliar
repentinas. Los usuarios recibirán una capacitación de manera
experiencial, realizando procesos de interconectividad y sincronización
de equipos.
Auxiliar Evaluación.
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CEMAV Una vez efectuada la capacitación, se evaluará el servicio, se tabula y se
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VERSIÓN 5
FLUJOGRAMA
CEMAV
RECEPCIÓN DE LA ANÁLISIS Y
CAPACITACIÓN FIN
SOLICITUD ALCANCE
USUARIO
SOLICITUD DE
INICIO EVALUACIÓN
SERVICIO
CONTROL DE CAMBIOS:
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