Manual de Administración Documental PDF

CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN
MANUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

NORMAS, POLÍTICAS E INSTRUCCIONES GENERALES
1. ASPECTOS GENERALES
1.1. EL CENTRO DE ADMINISTRACIÓN trámite específico haciendo posible su

DOCUMENTAL DE LA CGN. (CAD) seguimiento hasta su culminación.
El Centro de Administración
En la Contaduría General de la Nación Documental de la Contaduría General
funciona un centro de recepción, de la Nación opera como el área
radicación y envío de todas las centralizadora y normalizadora, de los
comunicaciones que deba sostener la servicios de recepción, radicación y
Entidad internamente, y con sus distribución de la correspondencia que
usuarios, interesados en la actividad recibe o remite la entidad, a través de
contable y financiera aquí las diferentes vías de comunicación, es
desarrollada, proveedores, decir, a través de correo, fax o por
contratistas, y demás, relacionadas Internet, lo cual conlleva a una
con su funcionamiento. radicación con fecha, hora y demás
datos fundamentales, que
El Centro de Administración posteriormente facilitara el
Documental, administra integralmente seguimiento a los trámites y el
los flujos documentales que se desarrollo del programa de gestión
generan desde las dependencias o documental y los programas de
desde el exterior, a través de una conservación en los archivos de
forma única de identificación, gestión, central e histórico.
garantizando su registro en el sistema
integrado SCORI que da inicio a un
UNIDAD DE PLANEACION 1
El manejo centralizado de los Para elaborar la correspondencia

documentos, permite a todos los externa, se utiliza:
funcionarios, controlar por sí mismos,
el estado de los trámites a su cargo y Comunicación Externa. (Ver Anexo N° 11)
procurar su cumplimiento oportuno, Circular Externa (Ver Anexo N° 16)
de acuerdo a los plazos estipulados
para atender las respuestas o finalizar
cada trámite. Correspondencia Interna
Al mismo tiempo, permite a la alta Es aquella que se utiliza para la

dirección, evaluar la gestión de cada comunicación entre las diferentes
dependencia, según la oportunidad dependencias de la CGN.
con que resuelve los trámites que
tienen bajo su responsabilidad. Para elaborar correspondencia interna,
se utiliza:
1.2. CORRESPONDENCIA Comunicación Interna o Memorando

Circular. (Ver Anexos N° 12 y 13)
Circular Interna, donde se presentan
las normas, políticas e instructivos de
Se entiende por correspondencia, procedimientos internos. (Ver Anexo N°
todas y cada una de las 14).
comunicaciones recibidas o
producidas entre las dependencias de
la CGN y entre ésta y su entorno. 1.3. LA SISTEMATIZACION DEL
PROCESO DE ADMINISTRACION
La correspondencia se realiza a través DOCUMENTAL
de comunicaciones externas e
internas, circulares, faxes y e-mail.
Contar con el proceso sistematizado
para el manejo de los documentos,
1.2.1. Clasificación permite a la CGN agilizar y optimizar
el flujo de las comunicaciones que
Según su destino la correspondencia surgen de la ejecución de los procesos
se clasifica en: que le han sido asignados,
garantizando el seguimiento y control
Correspondencia Externa de la gestión realizada por la entidad.
Correspondencia Interna
1.3.1. Beneficios
Correspondencia Externa
El sistema suministra la ruta,
Es aquella dirigida a entidades, ubicación, estado de un trámite,
empresas, instituciones o personas número de expediente y el número
naturales, con las cuales la CGN tiene de radicación específico.
relaciones.
Facilita el direccionamiento de los financiera, económica y social, y

documentos, de acuerdo a demás interesados en los productos y
competencias y funciones de cada servicios de la Contaduría General de
dependencia. la Nación, se identifican a través de un
número como se indica a
Descargar la responsabilidad en continuación:
una dependencia, en la medida en
que se vayan desarrollando las Las entidades públicas, tanto del
actividades involucradas en el nivel nacional como del territorial,
trámite. se identifican en el sistema por su
NIT o nombre.
Cuenta con la información sobre
los tiempos que dispone la CGN Las empresas e instituciones
para atender un respectivo trámite. privadas se identifican con NIT
cero, nivel 4 y el nombre.
Se puede identificar diariamente
los trámites vencidos o por Las empresas e instituciones
vencerse, para poder tomar los internacionales se identifican con
correctivos o acciones necesarias. NIT cero, nivel 6, código según el
país y el nombre.
Las personas naturales se

1.3.2. Codificación identifican con NIT cero, nivel 5 y el
nombre.
La codificación de la información que
alimenta el sistema informático,
facilita y agiliza el registro y el Dependencias
procesamiento de los datos.
El Sistema de Correspondencia – Las Dependencias de la entidad se

SCORI -, se alimenta de los datos identifican con una sigla de 3
contenidos en las comunicaciones que caracteres alfabéticos y un código de 4
ingresan o se producen en la entidad, dígitos(ver Anexo N° 1).
y las que se tramitan entre sus
dependencias. Esta codificación debe ser utilizada en
todas las comunicaciones que generen
La codificación se clasifica en: las diferentes dependencias.
Las comunicaciones externas que sean

Entidades públicas, privadas, para la firma de Contador General de
personas naturales. la Nación que no se elaboren en el
despacho, llevarán el código de la
Los usuarios y proveedores que dependencia responsable de tramitar
integran el entorno de la entidad entre el asunto.
los cuales están los entes públicos
obligados a remitir información
Trámites c.- Nuevos trámites
a.- Definición de los trámites. Cuando el asunto al que se refiere un

documento que se esté proyectando,
Se entiende por TRÁMITE el conjunto no se puede ubicar dentro de los
de actividades o tareas realizadas trámites establecidos en el Anexos Nº 3,
durante el flujo de los documentos que deben comunicarlo inmediatamente a
recibe o genera la CGN, relacionadas la Unidad de Planeación, para crear
con el mismo asunto. Según su un nuevo trámite o simplemente,
identificación, el sistema SCORI ampliar la descripción de los
asigna automática la dependencia existentes.
encargada de atenderlo.
Los trámites identificados que deben

resolversen en la CGN aparecen en el Actividades
(Anexo N° 3). Cualquier documento que
se genere en la entidad debe Se define como ACTIVIDAD cada una
clasificarse con uno de éstos trámites, de las tareas o pasos necesarios para
el cual será consignado en el asunto desarrollar un asunto determinado,
de las comunicaciones, tal como se desde su inicio hasta su finalización.
menciona en los capítulos siguientes.
Cada actividad radicada estará
El funcionario que proyecte un soportada por un documento sea
documento, es el responsable de comunicación formato de finalización o
identificar el trámite por el cual debe traslado.
radicarse éste, por ser él quien posee
el conocimiento del asunto específico. El control de términos a los trámites
esta ligado a las actividades que
implican requerimientos hacia el
exterior o entre dependencias, o a los
b.- Referencia a un solo trámite plazos determinados para cada uno.
Cualquier documento, sea de entrada, Las actividades y sus respectivos

traslado o salida, debe hacer códigos aparecen en el Anexo Nº 4.
referencia a un solo trámite, es decir, a
un solo asunto específico, para que
pueda ser identificado y controlado a
través de la aplicación informática.
2. POLITICAS GENERALES
El presente capítulo se dan a conocer integridad de los documentos que sean

detalladamente normativos radicados en esa dependencia. Su
procedimentales a seguir en la responsabilidad cesa cuando el
elaboración y trámite de la personal encargado de la radicación y
correspondencia que se produce en la distribución hace entrega real de los
Contaduría General de la Nación, a documentos a los destinatarios,
nivel interno y externo. situación que se comprobará con los
reportes de entradas y salidas
Este instructivo es de obligatorio debidamente firmados por el receptor.
cumplimiento por parte de los
funcionarios de la entidad, siendo
responsabilidad de los jefes de Todos y cada uno de los
dependencia, instruir a los funcionarios procedimientos, y normas que se
nuevos sobre su operatividad. establezcan al respecto, deben ser
cumplidos a cabalidad por los
usuarios y beneficiarios de la
aplicación informática, es decir, los
2.1. ADMINISTRACIÓN DEL funcionarios de la entidad y los
PROCESO usuarios de servicios de ésta.
Está bajo la responsabilidad de la

Unidad de Planeación, quien 2.2. FIRMAS AUTORIZADAS
estructura las normas, políticas y
procedimientos del mismo, en
coordinación con la Unidad de Se establecieron las siguientes
Informática y el Centro de jerarquías para firmar la
Administración Documental. correspondencia de la CGN, así:
El manejo operativo del proceso está a La correspondencia externa, es

cargo del Centro de Administración decir: cartas y mensajes dirigidos a
Documental (quien radica, distribuye, Presidencia de la República, Ministros,
controla y custodia los documentos), Contralor, Procurador, Fiscal,
de acuerdo con las normas, políticas y Directores de Organismos
procedimientos que define el Contador Internacionales y altas dignidades del
General de la Nación. Gobierno Nacional, así como las
Circulares Externas, únicamente
Específicamente el Asesor 1020 - 01 serán firmadas por el Contador
responsable del Centro de General de la Nación.
Administración Documental,
responderá por la totalidad e
La correspondencia relacionada con 2.3. IDENTIFICACIÓN DE LOS

trámites y requerimientos a las EMISORES Y RECEPTORES DE
entidades que remiten información CORRESPONDENCIA
contable a la CGN, proveedores,
asuntos de personal, de capacitación, La aplicación existente para el manejo
de informática, y demás relacionada de correspondencia, identifica a los
con trámites operativos y usuarios o interesados a través del
administrativos, será firmada por el NIT, o del nombre.
Secretario General, Subcontadores,
Jefe de Control Interno, Jefes de El sistema SCORI identifica los tipos
Unidad, Jefe de Capacitación emisores de correspondencia con los
Institucional o Coordinador de nombres y códigos que se indican en el
Desarrollo de Personal, de acuerdo con Anexo Nº 2
el asunto de cada dependencia.
Adicionalmente, los receptores serán

Correspondencia específica, será las dependencias de la CGN las cuales
firmada por el jefe que autorice el se han identificado con una sigla y un
Contador General de la Nación. número tal como se muestra en el
Anexo No 1, la cual debe figurar en todos
los documentos que expida.
Las Comunicaciones Internas que se
sucedan en la entidad, serán firmadas
por: Secretario General, Subcontadores,
Jefe de Control Interno, Jefes de 2.4. ELABORACIÓN DE
Unidad, Jefe de Capacitación DOCUMENTOS
Institucional y Coordinador de
Desarrollo de Personal, Todas las comunicaciones
institucionales que se generen en la
CGN, sin excepción, deben contener:
Cuando se trate de Circulares
Internas que contengan políticas, El Logosímbolo centrado en el
normatividad o instructivos internos, encabezado de la primera página.
serán firmadas por el Contador
General de la Nación. En las comunicaciones externas,
siempre deben aparecer en el pie
de página, los datos básicos de la
Los trámites internos relacionados con entidad a donde los usuarios
asuntos del personal, jurídicos, temas pueden comunicarse, es decir:
administrativos u organizacionales, Dirección, Teléfonos, e-mail y
serán firmados por el Secretario ciudad, tal como aparece en el
General, Jefes de Unidad, o el modelo presentado en el capitulo 3
(Ver Anexo N° 11).
Coordinador de Desarrollo de Personal,
de acuerdo a su competencia, y se
elaborarán como Memorando A partir de la segunda página de
Circular. cualquier comunicación, en el
encabezado debe aparecer la
identificación del documento y el
número de la página, tal como se cuando sea una letra estándar,

muestra en los modelos del legible y agradable a la vista. El
capítulo 3. tamaño de letra podrá oscilar entre
11 y 12, según la longitud del
La sigla y el código de la texto, o a gusto del funcionario que
dependencia que produce la proyecta el documento.
comunicación.
Aunque las normas ICONTEC no
Se debe mencionar el código del recomiendan el uso de la negrilla
trámite y de la actividad, en los en las comunicaciones, ésta podrá
cuales se clasificó el asunto al que utilizarse en la elaboración de
se refiere el documento, en la parte comunicaciones internas
destinada para ello, tal como se únicamente, a criterio del
muestra en los modelos de funcionario que proyecta. Las
documentos en el capítulo 3. En comunicaciones externas no deben
ningún caso el funcionario que contener palabras resaltadas en
proyecta podrá relacionar un negrilla.
trámite o asunto diferente a los
establecidos en el Anexo N° 3.
2.5.RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
El contenido de una comunicación
debe quedar adecuadamente “TODOS LOS DOCUMENTOS
distribuida dentro de la página.
QUE SE PRODUZCAN EN LA
CGN TANTO DE CARÁCTER
La firma, copias y anexos, no INTERNO COMO EXTERNO, ASÍ
deben quedar solas en una hoja, COMO LOS RECIBIDOS, SERÁN
siempre deben acompañarsen de RADICADOS EN EL CENTRO DE
un párrafo de por lo menos dos ADMINISTRACIÓN
renglones. DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD
(CAD)”.
En todos los casos, en las copias de
los documentos deben quedar Un documento para ser recibido,
impresas las iniciales en trasladado o enviado hacia fuera –
mayúscula y la firma abreviada del cualquiera que sea la forma de envío
profesional que proyectó el (correo, fax, o a la mano) debe ser
documento, responsabilizándose radicado por el sistema. Sólo se
del contenido del mismo. En el exceptúan de este requisito las
original y copias queda impresa la resoluciones por tener una
identificación del transcriptor tal numeración especial.
como se muestra en el capítulo de
Metodología de Presentación de Todo documento que llegue al CAD
Documentos. para ser radicado, debe estar
debidamente diligenciada su
referencia, de acuerdo con los
Los tipos de letra pueden ser
estándares definidos en el presente
escogidos por el funcionario que
manual.
proyecta el documento, siempre y
En la radicación de salida y de confrontada contra su contenido y

traslado se entiende por remitente firmada por la persona autorizada
para el sistema de correspondencia, la para ello en señal de recibido a
dependencia que envía y espera recibir satisfacción, devolviendo el listado en
respuesta del documento, la maleta al Centro de Administración
independientemente de quien lo haya Documental - CAD.
proyectado.
Cada dependencia debe designar a la
Los documentos deben ser radicados persona responsable de recibir y
el mismo día que llegan al CAD. Para entregar las bolsas al funcionario del
facilitar esta labor, se recomienda que CAD, así como de repartir
en el último recorrido que efectúa el internamente la correspondencia
funcionario del CAD sólo se envíen recibida, para lo cual cada jefe
aquellos documentos que a juicio del implementará procedimientos de
remitente deben quedar radicados ese control interno.
mismo día. Los demás se enviarán en
el primer recorrido del día siguiente. Se harán dos recorridos diarios: uno a
las 10:00 a.m. y otro a las 3:00 p.m.
2.5.1. Procedimiento operativo: 2.5.2. Correspondencia Personal
La correspondencia que se produzca La correspondencia personal no se

en cada dependencia sea ésta de radica en el sistema; se deja en la
carácter interno o externo, será recepción de la CGN sin abrir. Este
depositada en una bolsa especial tipo de correspondencia es fácilmente
identificada con la sigla y código de la identificable por la clase de sobre en el
misma. que llega, la entidad de procedencia,
los datos del destinatario registrados,
etc.
El funcionario del CAD encargado de
realizar el recorrido interno recogerá
Cuando se trate de correspondencia
en la mañana la bolsa de color verde y
personal o confidencial para el
entregará una de color rojo que
Contador General de la Nación, que no
contiene la correspondencia recibida
sea oficial, se entregara directamente
en el Centro de Administración
en el Despacho, si se determina que
Documental, (de carácter interno,
alguno de esos documentos tienen
externo y las copias de la
carácter oficial, se devolverán al CAD
correspondencia que despachó el día
para ser radicados y distribuidos en la
anterior, debidamente radicadas, para
entidad.
conformar el archivo de gestión de la
dependencia).
Todos los documentos suscritos por
funcionarios de la Contaduría
La bolsa que entrega el funcionario del
relacionados con su vinculación a la
CAD va acompañada de una relación
entidad serán tramitados como
denominada “Radicación de Entrada
documento externo y elaborados sin
y/o Salida”, la cual debe ser
logo.
2.5.3. Envíos de Fax 2.6. DOCUMENTOS URGENTES
Todas las comunicaciones externas Cuando alguna dependencia, requiera

que se envíen por este medio, deberán enviar una comunicación con carácter
elaborarse por la metodología expuesta “urgente” que no pueda esperar el
en el capítulo 3 de este manual, recorrido establecido, deberá
cumpliendo con todos los requisitos. entregarla personalmente en el Centro
de Administración Documental.
La radicación en el CAD debe hacerse
antes del envío por fax. Cuando la entrega se haga “a la
mano”, el CAD hará firmar la copia de
Las comunicaciones recibidas por este su consecutivo y entregará el original y
medio, que requieran trámite, deben la copia de la dependencia al
enviarsen en la bolsa al CAD para ser funcionario que radica.
radicadas sino se ha recibido el
original y distribuidas a las
dependencias encargadas de dar 2.7. DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS
respuesta al tramite.
Corresponde a documentos recibidos y
que por alguna circunstancia no se
puede adelantar el trámite respectivo,
2.5.4. Envíos por Internet debiendo ser devueltos a su lugar de
origen.
Se elabora la comunicación en original Las razones por las cuales se devuelve

y copia, se debe radicar en el CAD un documento y el procedimiento a
antes de enviarla. seguir son:
En el e-mail se debe indicar el número

del expediente. Del Centro de Administración
Documental a las Dependencias:
Las comunicaciones recibidas por este
medio, que requieran trámite, serán Los documentos que originen las
impresas y enviadas al CAD para ser dependencias y que no reúnan el lleno
radicadas y distribuidas a las de los requisitos señalados en el
dependencias encargadas de dar presente manual, serán devueltos por
respuesta al tramite. el CAD al respectivo jefe con el formato
especial que se muestra en el Anexo No
5, “Observaciones Correspondencia Elaborada”.
“EN TODOS LOS CASOS, Igual tratamiento se dará a los

CUALQUIERA QUE SEA LA documentos que devuelva el correo,
FORMA DE ENVIO O indicando la causal respectiva; estos
RECEPCIÓN, LA se devolverán con el formato
CORRESPONDENCIA DEBE “Devoluciones del correo” que se
QUEDAR REGISTRADA EN EL muestra en el Anexo No. 6.
SISTEMA”
Es indispensable revisar las 2.9. INFORMACIÓN SOBRE

comunicaciones antes de enviarlas al CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE
Centro de Administración Documental, CÓDIGOS
verificando que estén firmadas, las
copias completas, los anexos, los
sobres diligenciados cuando no se La creación o modificación de
utilice el de ventanilla, dirección los códigos de las dependencias
correcta, código de la dependencia y de la CGN o de los trámites.
del asunto, etc.
, Cuando alguna dependencia
identifique un trámite nuevo
De las Dependencias al Centro relacionado con las funciones que
de Administración Documental: le corresponde ejecutar, así como
la eliminación de alguno que se
encuentre codificado, deberá de
Cuando en la respectiva bolsa se inmediato reportar esta novedad
incluya un documento que no mediante comunicación interna al
corresponda a esa dependencia, o que Centro de Administración
el trámite no se adelante en la misma, Documental con copia a la Unidad
se diligenciará el formato de de Planeación, especificando las
“Traslados” que se muestra en el Anexo nuevas actividades.
No. 7 y se enviará al CAD, en donde le
descargarán dicho oficio. El CAD junto con la Unidad de
Planeación de la CGN adelantará
las acciones necesarias a fin de
modificar el respectivo Manual de
2.8. NOVEDADES DE INFORMACIÓN Procesos, de Funciones, y reportará
INMEDIATA en el cual se asignara o se
eliminación del código.
Creación o modificación de
códigos de identificación. , La creación o modificación de los
códigos de las dependencias de la
CGN la tramitará la Unidad de
Toda novedad producida en las Planeación de la entidad,
entidades sujetas a rendir información especificado las funciones cuando
financiera, económica y social a la afecte la responsabilidad en el
CGN (creación, fusión, liquidación, diligenciamiento de trámites,
transformación o cambio de estado o reportando la novedad al Centro de
de razón social o de NIT), debe ser Administración Documental y
informada inmediatamente se coordinando con la Unidad de
produzca el hecho mediante Informática lo relacionado a la
comunicación interna dirigida al inclusión de la novedad en la base
Centro de Administración Documental de datos.
con copia a la Unidad de Planeación.
2.10. TRASLADO DE DOCUMENTOS anterior, habiéndolo radicado como

ENTRE DEPENDENCIAS un nuevo asunto.
Los documentos cuyo asunto sea Cada dependencia diligenciará el

competencia de otra dependencia, formato de Solicitud Modificación de
deben llevarsen al CAD, Trámite, que se presenta en el Anexo Nº
inmediatamente se revisen la bolsa 8, debidamente justificado, y con la
diligenciando el formato de Traslados, firma del jefe o responsable.
Anexo Nº 7.
Cuando el trámite de respuesta

La dependencia podrá modificar
requiere desarrollo de actividades de
la radicación de un documento
varias dependencias, el jefe
a través de las siguientes
responsable de resolver el asunto,
opciones:
solicitará a otras dependencias dicha
información de manera verbal o
a. Cambio trámite
escrita.
Se puede solicitar cambio de
Si la solicitud la hace de manera
trámite cuando el jefe de la
escrita debe elaborar comunicación
dependencia, considere que el tema
interna con trámite nuevo.
de la comunicación corresponde a
un trámite diferente al radicado.
Se hace necesario que cualquier
dependencia que reciba un documento
b. Cambio Actividad
cuyo trámite no le compete adelantar, o
que solo resuelve parte del mismo, de
Igualmente, cuando el jefe de la
prioridad a su ejecución y lo traslade
dependencia considere que la
de manera diligente a fin de evitar el
actividad inicial no es la adecuada
vencimiento de los términos
para continuar el trámite del
establecidos para el mismo.
documento.
c. Encadenamiento
2.11. MODIFICACIÓN DE DATOS DE
UN REGISTRO HECHO
Es una actividad que permite unir
dos expedientes que por cualquier
Se realizaran modificaciones cuando razón fueron radicados en forma
se hayan radicado documentos y el separada. Como característica
jefe de dependencia determine que: indispensable es que pertenezcan a
la misma dependencia, y tengan el
a. El trámite seleccionado con el cual mismo código de trámite. De esta
se radicó, no era el adecuado. manera, un expediente
b. La actividad seleccionada con la (predominante) absorbe al otro. El
cual se radicó, no era la correcta. expediente predominante va a estar
c. Ya existía un antecedente vigente, con los documentos
relacionado con el asunto y no se originales más los del otro
tuvo en cuenta el número de expediente que desaparecerá.
expediente de la comunicación
d. Reactivación En caso de presentarse una

comunicación posterior a esta
Mediante la utilización de esta finalización, ésta se hará con un
modificación, se puede ampliar la nuevo expediente”.
fecha de vencimiento del trámite.
Las modificaciones, deben ser 2.12.2. Finalización Manual

autorizadas por el jefe de la
dependencia, (Anexo No8). Cuando se han recibido y expedido
todas las comunicaciones relacionadas
con un mismo trámite o asunto, y no
2.12. FINALIZACIÓN DE se le dio finalización a través de la
TRÁMITES O actividad 12 en el asunto de un
REQUERIMIENTOS documento, la dependencia
responsable (quien inició el trámite)
deberá solicitar la finalización al
2.12.1. Finalización Automática
Centro de Administración Documental,
a través del diligenciamiento del
Cuando el funcionario responsable de
formato de “Solicitud de Finalización de
un trámite, determine que el Trámite que aparece en el Anexo Nº 9 o Relación
documento que va a expedir, da por de Finalización Masiva del Anexo 10”.
terminado el mismo, el cual se
encontraba vigente, registrará la Del mismo modo, cuando se presenten
actividad número 12 en la parte de las siguientes situaciones:
la comunicación que contiene el Que la dependencia determine que no
asunto, tal como se muestra en el ha de entrar un documento especifico
Capitulo 3, “Metodología de que finalice el trámite, dado que pudo
elaboración de los documentos.” ser resuelto por otra vía,
(personalmente, vía telefónica, etc,),
Al ingresar éste código al sistema, el deberá diligenciar el formato del Anexo
flujo del trámite será finalizado Nº 8, justificándolo.
automáticamente dentro de los
términos establecidos por el sistema. Cuando exista un trámite en espera
por largo tiempo y la dependencia
“Las comunicaciones radicadas determina que ya está resuelto, (dado
por los trámites 25X, 26X, 270, que haya sido posible resolverlo vía
28X y 29X, EN CASO DE NO telefónica o en una visita institucional,
TENER REQUERIMIENTO, al por ejemplo, ) y que no ha de ingresar
cabo de 30 días hábiles, serán
finalizadas por el sistema la respuesta a ese requerimiento para
automáticamente, sin ser cancelarlo automáticamente.
necesaria la utilización de los
formatos de Finalización de
Trámite de los Anexos 8 y 9. En todo caso el formato debidamente
diligenciado será presentado para
radicación en el CAD.
3. METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Para la elaboración de los documentos Original :

establecidos en la CGN, deben tenerse En papel bond blanco, con
en cuenta los siguientes requisitos: membrete de la CGN, para enviar
al destinatario, las páginas
siguientes sin membrete.
3.1. COMUNICACIONES EXTERNAS
(CARTA) Primera copia:
Para conformar el consecutivo
Todas las comunicaciones externas numérico cronológico del Centro de
(cartas u oficios) que genere cualquier Administración Documental.
dependencia de la Contaduría General
de la Nación, deberán elaborarse Segunda copia:
teniendo en cuenta las políticas Para enviar a la dependencia que
generales descritas en el capitulo originó la comunicación, para su
anterior y de acuerdo con las normas archivo de gestión
expedidas por el ICONTEC, tal como
Copias adicionales:
se muestra en los siguientes anexos.
Cuando se elaboran copias para
personas o entidades diferentes al
destinatario, se deben elaborar en
3.1.1. Carta o Comunicación
igual número, en papel bond
Externa
blanco con membrete.
Generalidades
3.1.2. Normas generales para la
La Carta o Comunicación Externa se elaboración de la carta:
utiliza en las relaciones externas con
entidades públicas sujetas de rendir a. Primera hoja de la carta:
información financiera, económica y
social, entidades públicas, empresas Códigos de la dependencia que la
de carácter privado, personas remite, el asunto y la actividad.
naturales y en las relaciones laborales
Ciudad
con sus empleados.
No colocar la fecha. Ésta la da el
La carta se elabora en original y dos sistema en el adhesivo.
copias, en formatos de 216 mm 2, tipo
de letra legible, de tamaño entre 10 y Los datos del destinatario deben
12 dependiendo de la extensión del ser dirigidos en forma
texto. personalizada a un funcionario
específico.
Cuando se desconoce su nombre, Este papel, debe ser totalmente

se dirige a la jefatura responsable. blanco (sin logotipo)
El texto debe redactarse en forma No es indispensable firmar las

clara, breve, concreta, sencilla, y se copias; se puede reemplazar por
debe expresar en primera persona sello de “original firmado por…”
del plural (nosotros) que representa
a un grupo empresarial, así se Las páginas siguientes deberán
trate de un solo firmante. llevar un renglón explicativo así:
Tener un solo tema por carta, en lo En el encabezado a la izquierda, el

posible. nombre del destinatario y a la
derecha, el número de página.
Omitir temas personales. Estas denominaciones deben ir en
letra de tamaño más pequeño y
Utilizar tratamiento de usted.
tipo diferente (cursiva) al del texto.
No puede presentar errores Ejemplo :
ortográficos, ni de redacción, ni de
Doctor Carlos Zapata 2
puntuación.
La presentación de originales y El primer párrafo de las páginas

copias debe ser impecable, sin siguientes se inicia a tres renglones
borrones ni enmendaduras. de la línea de continuidad (también
para comunicaciones internas).
No se debe terminar el texto en una
hoja y la firma en otra; a la página Se deben dejar mínimo tres
siguiente debe pasar un mínimo de renglones del párrafo de la página
tres renglones. anterior y mínimo tres en la
siguiente, en caso de que se
No deben llevar sello sobre la firma termine la página antes de finalizar
del remitente. un párrafo completo.
Las márgenes deben guardar los

siguientes espacios:
3.1.3 Partes de la carta
- Margen superior: (Incluyendo el
membrete) 4 cm
La carta tiene las siguientes partes
- Margen inferior: 3 cm
fundamentales que se aprecian en el
- Margen izquierdo: 4 cm
Anexo No 11 que contiene un modelo de
- Margen derecho: 3 cm
Carta o Comunicación Externa.
¾ Logo:
b. Segunda hoja de la carta:
El logosímbolo de la Entidad debe
ir centrado en la parte superior de
La calidad, color y tamaño del
la primera hoja de la
papel deberán ser los mismos en
comunicación, en el tamaño
todas las hojas.
estándar.
¾ Dependencia: los datos restantes No se efectúa

A partir de los 4 cm del margen separación silábica.
superior izquierdo se escribe la Ejemplo:
sigla y seguido de guión, el código - Gerente Administrativa y Financiera
de la dependencia.
¾ Nombre de la empresa
¾ Ciudad: Se coloca en la siguiente línea con
Dos renglones abajo del número se la denominación más ampliamente
anota la ciudad (Bogotá D.C.). No conocida, es decir con nombre
se debe anotar la fecha por cuanto completo o sigla.
esta será asignada por el sistema
Ejemplo:
SCORI en el adhesivo de - Superintendencia de Sociedades
correspondencia.
¾ Dirección
¾ Datos del destinatario: Se debe colocar en la carta cuando
A partir de la ciudad se dejan 4 a 6 esta se envíe en sobre ventanilla,
renglones, según la extensión de la prescindiendo del signo número, o
carta, para colocar los datos del abreviatura (No.), dejando dos
destinatario, los cuales se pueden espacios horizontales entre el
ubicar hasta en 8 líneas, pero no número de la calle y el de la placa
pueden pasar de la mitad del de puerta. Además no se deben
escrito. abreviar las palabras calle, carrera,
avenida, transversal.
Los datos del destinatario se
componen de las siguientes líneas: Ejemplo:
- Transversal 109 N° 23 - 89
¾ Tratamiento de cortesía o título - Avenida Eldorado N° 46 - 80
- Carrera 68B N° 15ª - 78
profesional - Calle 55 N° 77M – 20
Se escribe con mayúscula inicial
únicamente (Doctor, Ingeniero, ¾ Nombre de la ciudad
Licenciado, etc.) Se debe identificar la ciudad por su
nombre, aún tratándose de
¾ Nombre del destinatario correspondencia local. El nombre
Se ubica en la segunda línea, en de la ciudad no se debe subrayar,
mayúscula sostenida, o con tampoco se coloca punto al
mayúscula inicial, colocando de finalizar esta línea.
preferencia los dos apellidos de
éste. No se utiliza negrilla. Cuando se trate de municipios no
Ejemplo: capitales de departamento,
- LUISA FERNANDA MAESTRE después de escribir la ciudad y
- Nestor Eduardo Lozano Melo separado por una coma (,) debe
escribirse el nombre del
¾ Cargo
departamento, con mayúscula
Se debe colocar sólo con
inicial.
mayúscula inicial. Los nombres de
los cargos demasiado extensos se Ejemplo:
pueden repartir en dos líneas, - Bogotá D.C.,
- Tunja, Boyacá
tratando de guardar armonía con
Ejemplo Destinatario ¾ Saludo

La línea de saludo se inicia contra
Doctora el margen izquierdo a dos
LUISA FERNANDA MAESTRE renglones del asunto:
Gerente Administrativa y Financiera
Avenida Eldorado N° 46 – 80 Ejemplos :
Bogotá D.C., - Estimada señora Hernández:
- Apreciada ingeniera Gloria:
- Señor Ministro:
Doctor
Nestor Eduardo Lozano Melo La línea de saludo se podrá
Personero Municipal suprimir cuando el primer párrafo
Alcaldía Municipal
Santa Bárbara, Tolima se inicia con una frase que incluya
saludo.
Ejemplos:
Si la carta va dirigida al extranjero
e debe anotar el nombre del país, Tenemos el gusto de saludarla, doctora
Claudia, e informarle………
en la misma línea de la ciudad o en
la línea siguiente, dependiendo de Con agrado lo saludo, señor Aristizábal y le
la extensión de los datos. comunico…..
Respetuosamente lo saludamos, señor

Nota: Cuando se utiliza sobre con Ministro, a la vez……..
ventanilla, tanto el nombre de la
ciudad, como el del país deben ¾ Texto
escribirse con mayúscula sostenida. Expone completamente el tema o
asunto tratado.
Se inicia contra el margen
¾ Asunto izquierdo, a tres renglones del
Constituye la síntesis del contenido saludo
de la carta. Se debe colocar a dos Entre líneas se deja un renglón
renglones de los datos del Entre párrafos se dejan dos
destinatario, con mayúscula renglones
inicial, sin subrayar y sin centrar.
¾ Despedida
Para su identificación, se deben Es la expresión de cortesía que se
tener en cuenta los trámites debe escribir a dos líneas del texto
definidos en los Anexos No. 3 y 4 y contra el margen izquierdo.
colocando tanto el código como un Presenta dos alternativas, de las
resumen corto del contenido de la cuales se utiliza solamente una por
carta, colocar el código de la carta:
actividad específica del trámite al Ejemplos:
que se le está dando curso y al Despedida breve seguida de coma (,):
mismo tiempo escribir el numero - Atentamente,
del expediente si tiene. - Cordialmente,
- Cordial saludo,
Ejemplo:
- Asunto: 310 Aplicación PGCP
Despedida con frase terminada en punto (.):
12 Finalizar Trámite
- Agradecemos su gentil colaboración y
20038-22090
nos despedimos cordialmente.
¾ Datos del remitente: ¾ Identificación del transcriptor:

El nombre se situará de cuatro a
seis renglones de la despedida, y Tanto en el original como en las
en concordancia con el nombre del copias del documento, a dos
destinatario se escribirá en renglones de la última línea escrita
mayúscula sostenida. y con mayúscula inicial se escribe
El cargo se escribe en la línea el nombre y la inicial del apellido
siguiente, con mayúscula inicial, de la transcriptora; cuando se trate
sin centrar. de transcriptor se escribe la inicial
La firma se ubica sobre el nombre del nombre y el apellido.
mecanografiado. Cuando la persona que proyecta no
Ejemplos: es la misma que firma, debe
colocar sus iniciales en mayúscula
- JAIRO ALBERTO CANO PABON y sobre éstas su rúbrica abreviada
Contador General de la Nación en el margen izquierdo de la
- EDUARDO VIDAL DIAZ primera copia, en atención a su
Subcontador del Nivel Nacional responsabilidad por el contenido de
la comunicación.
¾ Copia
A dos renglones del cargo del Ejemplos:
remitente, sobre el margen
Transcriptora:
izquierdo, se escribe la palabra Maria Clara R.
“Copia”, sin abreviar, seguida de Rosario C.
dos puntos (:) y a continuación, a
dos espacios horizontales, se Transcriptor:
R. Padilla
relacionan los nombres y cargos de O. Pérez
los destinatarios de copia.
Ejemplos: NOTA : El orden lógico de las líneas
Copia: Doctor Jaime Castellanos C., especiales es:
Coordinador Desarrollo de Personal - Copia
Señor Ricardo Gómez Díaz, Jefe de - Anexo o Anexos
Almacén - Identificación del transcriptor
Copia: Señores Jaime Celis Rojas, Director

Icetex; Pablo García Amaya, Director ¾ Logotipo. Directiva Presidencias
Icfes; Sergio González Pérez, Rector N° 4/02. Campaña de Unidad
Universidad Distrital.
Nacional Alrededor de la Bandera.
¾ Anexos El logosimbolo de esta campaña
A dos renglones de la última línea debe ir en la parte inferior derecha,
escrita se debe anunciar la en un tamaño estándar, como
cantidad de anexos, precedida de símbolo de unión,
la palabra “Anexo” o “Anexos”. No presencia y
se debe utilizar la expresión “Lo compromiso de todos
anunciado”. los hijos de Colombia
con su patria.
Ejemplos:
- Anexo: Un contrato (25 hojas)
- Anexo: Dos cartillas
¾ Escologan. El eslogan de la Remitir al CAD el original y la copia

Entidad debe ir centrado al final de con las listas respectivas.
la comunicación.
Ejemplo: El CAD radicará la salida, enviará por
correo los sobres, archivará la copia
Cuentas Claras, Estado transparente en su consecutivo y devolverá al
Despacho el original para el archivo de
gestión.
3.1.4. Carta Circular
Ver modelo en Anexo No. 15.
Es una comunicación de carácter
general dirigida a varios destinatarios
con el mismo texto o contenido, que se 3.1.5. EL SOBRE
utiliza para suministrar información o
impartir una instrucción. Generalidades
En las cartas circulares se deben tener
en cuenta para su elaboración, las Se debe utilizar en lo posible sobre con
mismas instrucciones establecidas ventanilla.
para la carta, identificando debajo del
logosímbolo, centrado y con En caso de presentarse copias extras,
mayúscula sostenida, “CARTA se debe elaborar un sobre con los
CIRCULAR No.”, logotipo directiva datos correspondientes.
presidencial N° 4/02 y eslogan CGN.
Cuando la carta lleva anexos y éstos
Además se debe tener en cuenta lo no caben en el sobre con ventanilla, la
siguiente: dependencia que envía la
comunicación debe elaborar un sobre
Elaborar original firmado y una de manila, en el cual se anotan los
fotocopia para el archivo. datos del destinatario.
Estos datos son los mismos escritos
Elaborar un original (o fotocopia en el encabezamiento de la carta.
del original firmado) para cada
destinatario.
Distribución del sobre
Elaborar una lista con los
nombres, cargos, entidad, Tercio Izquierdo: Se anotan los
dirección y ciudad de los diferentes datos del remitente.
destinatarios.
Tercio central: En este tercio se
Adjuntar al original y copia, la lista ubican los datos del destinatario.
de los destinatarios.
De acuerdo con el lugar de destino
Adicionalmente, se deben elaborar se tendrán en cuenta las siguientes
los respectivos sobres de manila normas:
con los datos del destinatario.
a. Sobre local Segunda Copia:

Para enviar a la dependencia que
Para envío por correo urbano o con originó la comunicación, para la
mensajero se debe colocar el carpeta de archivo de gestión.
nombre de la ciudad.
“NO UTILIZAR PAPEL
b. Sobre nacional (fuera de la
RECICLADO EN LAS COPIAS DE
ciudad de origen)
ESTAS COMUNICACIONES
El nombre de la ciudad se escribe CUANDO LAS MISMAS
en mayúscula sostenida, separado CONFORMEN LOS ARCHIVOS
por coma (,) del nombre del DE GESTIÓN Y CONSECUTIVO
departamento. DEL CAD”.
c. Sobre internacional. Se deben El modelo puede verse en el Anexo No

tener en cuenta las siguientes 12; sin embargo, deben tenerse en
especificaciones: cuenta las siguientes precisiones:
El nombre del país y de la ciudad
se escriben en mayúscula 3.2.1. Partes de la Comunicación
sostenida, separados por coma (,). Interna
Ejemplo :
¾ Logo:
Señor
OSCAR PAJUELO RIVERA
El logosímbolo de la Entidad debe
Contador General ir centrado en la parte superior de
Contaduría General de la Nación la primera hoja de la
Avenida Arequipa 37-45 comunicación.
LIMA, PERU
¾ COMUNICACIÓN INTERNA: Esta
frase se escribe con mayúscula
3.2. COMUNICACIÓNES INTERNAS sostenida sin negrilla, a ocho
Comunicación Interna o renglones del borde superior de la
Memorando hoja, centrado.
Comunicación de carácter interno, que ¾ Dependencia: A tres renglones de

se utiliza entre las dependencias. las palabras “COMUNICACIÓN
INTERNA “ se anota la sigla y el
El memorando se elabora en original y código de la dependencia.
dos copias, en formatos de 216mm”.
¾ Fecha: A tres renglones del código
Original: de la dependencia número se
En papel bond, con membrete de la escribe Bogotá D.C.,
CGN, para enviar al destinatario.
¾ PARA: Esta palabra se escribe con
Primera Copia: mayúscula sostenida, sin negrilla,
Para conformar el consecutivo a tres espacios de la fecha. En esta
numérico cronológico del Centro de línea se colocan los datos del
Administración Documental. destinatario, ver Anexo N° 11.
Cuando son varios destinatarios, Para la aplicación de las líneas

deben mencionarse todos, y a cada especiales (copia, anexo,
uno de ellos se les enviará original identificación del transcriptor) se
firmado. deben seguir las instrucciones
Ejemplo: dadas para la carta.
PARA: Doctor EDUARDO VIDAL DIAZ,
Subcontador Nivel Nacional
¾ Logotipo. Directiva Presidencias
N° 4/02. Campaña de Unidad
¾ DE: Esta palabra se escribe con Nacional Alrededor de la Bandera.
mayúscula sostenida, sin negrilla, El logosimbolo de esta campaña
a dos renglones de la palabra debe ir en la parte inferior derecha,
PARA. En esta línea se coloca el en un tamaño estándar, como
cargo del remitente. símbolo de unión,
presencia y compromiso
Ejemplo: de todos los hijos de
DE: Secretario General Colombia con su patria.
¾ ASUNTO: A dos renglones de la ¾ Escologan. El eslogan de la

palabra “DE” se escribe la palabra Entidad debe ir centrado al final de
“ASUNTO”, sin negrilla, que es el la comunicación.
resumen de la comunicación y se Ejemplo:
expresa identificando el trámite y
la actividad con sus respectivos Cuentas Claras, Estado transparente
códigos, según Anexo N° 3.
Ejemplo:
3.2.2. Memorando Circular
770 Inventario de Elementos de Consumo
01 Solicitud Se utiliza cuando el texto es idéntico y
se dirige a diferentes destinatarios
¾ Texto para fijar reglamentaciones
Se inicia de tres a cuatro renglones administrativas internas o políticas
de la línea de asunto, partiendo del que deben regir a la entidad.
margen izquierdo. Se deja un
renglón entre líneas y dos entre Las únicas dependencias que las
párrafos. pueden suscribir son el Despacho y la
Secretaría General.
¾ Despedida, firma y líneas
especiales En este caso se elabora únicamente
A dos renglones de la última línea un juego completo (original y copia) y
del párrafo y contra el margen después de radicado, se generan
izquierdo se anota la despedida, tantas fotocopias como destinatarios
utilizando los ejemplos sugeridos haya. El original se archiva en la
para la elaboración de la carta. dependencia, la copia es para el
archivo del CAD. Ver modelo completo en
Entre cuatro y seis renglones Anexo No 13.
debajo de la despedida y al mismo
nivel de la fecha se coloca la firma
ver Anexo 12.
3.3. LA CIRCULAR Para la circular interna:
Es la comunicación de carácter Se utilizará para pronunciamientos del

general o informativo, dirigida a varios Contador General respecto a la fijación
destinatarios, con el mismo texto o de políticas, normatividad,
contenido. instructivos internos, cambios,
disposiciones y órdenes de interés y
De acuerdo con el destinatario se obligatorio cumplimiento por parte de
clasifica en interna o externa. los funcionarios de la entidad. Anexo N°
14
• Elaborar original y copia.

3.3.1. Normas generales para su
elaboración • Una vez radicado tomar fotocopias
para los destinatarios.
Para la elaboración de la circular se
tendrá en cuenta lo establecido en el • Elaborar lista de las dependencias
presente manual para la carta, y el número de copias para cada
escribiendo a 10 renglones del borde una.
superior del papel, la palabra • Hacer el paquete de copias para
“CIRCULAR INTERNA“ o “CIRCULAR cada una de las dependencias.
EXTERNA” según sea del caso.
• Entregar y hacer firmar
Adicionalmente debe tenerse en
cuenta: • Archivar el original con el listado
de entrega
• El destinatario siempre debe ser un
grupo.
Ejemplo Circular Externa: Para la circular externa:
Señores
REPRESENTANTES LEGALES DE Se utilizará para pronunciamientos del
ENTIDADES PÚBLICAS Contador General sobre regulaciones,
exigencias y demás temas de interés
Ejemplo Circular Interna: general para las entidades sujetas a
Señores
FUNCIONARIOS DE LA CGN. rendir información financiera
económica y social a la CGN. Anexo N° 16
Señores
FUNCIONARIOS DEL NIVEL • Elaborar original firmado y una
ASISTENCIAL. fotocopia para el archivo.
• El texto debe redactarse en forma • Entregar al CID para su
impersonal. divulgación.
• No lleva saludo.
• No se utiliza línea de copia.
4. DIRECCIONAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES
Tal como se menciona en el capítulo permitirán conocer su estado a cada

correspondiente a la radicación de jefe, y al Contador General.
correspondencia del presente Manual,
todas las comunicaciones tanto
internas como externas se deben Para garantizar un control de términos
radicar en el Centro de Administración efectivo, es necesario tener en cuenta
Documental de la CGN. el número de identificación que se le
dé a un documento que dé inicio a un
asunto. Este número permitirá, de ahí
Cuando una comunicación es recibida en adelante, identificar todos los
en el Centro de Administración documentos que se generen o reciban,
Documental, se capturan los datos con respecto a tal asunto, hasta su
básicos en el sistema, generando en finalización. Por esa razón, es requisito
forma automática el número de consignar el Número de expediente
radicación, si se trata de un trámite asignado en las comunicaciones
inicial o, en caso contrario, se indica el escritas; tanto en las que emite la
número de radicación inicial y los Contaduría General de la Nación,
derivados de control. como las que emiten las entidades
públicas y demás usuarios de la
Entidad.
Seguidamente, se digita el código del
trámite solicitado por la entidad
externa o dependencia interna y una 4.1. RÓTULOS DE RADICACIÓN
vez éste sea ingresado, el sistema
automáticamente indicará la La radicación de todos los documentos
dependencia a la cual se debe que ingresen, se crucen entre
direccionar el trámite. Cada una de las dependencias o salgan de la entidad,
dependencias de la CGN es se hará a través de rótulos
responsable de una serie de trámites, autoadhesivos que generará
para los cuales se han establecido automáticamente el sistema de
términos dentro de los cuales éstos correspondencia, los cuales quedarán
deberán ser resueltos. adheridos en todos los documentos.
(originales y copias de los que ingresan
El control de términos es objeto de y copias en los que salen; en las
reporte semanal mediante listados comunicaciones internas quedarán
generados por el sistema, los cuales tanto en originales como en copias).
} A los documentos recibidos por } Responder Cite: (No. de

correo, y los faxes que ingresen por expediente): Aparece resaltado, en
el CAD, se radicaran y se remitirán negrilla, está conformado por
a la dependencia destinataria con nueve u once (9 o 11) dígitos: los
relación para la firma de recibido. primeros cuatro (4) corresponden
al año calendario, los siguientes
} Los documentos recibidos por dos (2) indican el número del mes,
correo especial, (empresas de separado de guión aparecen cinco
mensajería), primero serán (5) dígitos que corresponden a un
verificados los datos consignados consecutivo generado por el
en las guías de entrega, luego sistema, el cual identifica al
serán extraídos documentos de la trámite desde su presentación
bolso o sobre de manila y una vez inicial a la CGN hasta que éste
confrontados, se radicarán. En la finaliza.
guía del mensajero se coloca el Ejemplo:
recibido del reloj de 20038-22097
correspondencia el cual indica la
fecha y la hora de la entrega de los } Fecha en la cual se recibe y se
sobre a la CGN. registra en el sistema el
documento, con indicación del día,
} Los documentos recibidos a la mes, año, en su orden, y la hora,
mano, serán radicados y se les en formato hh:mm:ss con la
colocará el adhesivo de radicación indicación de AM o PM.
en la copia que se le devuelve a la Ejemplo:
persona que lo trae. Fecha :29/08/2003 08:40:15 AM
} Los documentos que especifiquen } Código y nombre del trámite

la característica “confidencial o solicitado.
entrega personal”, no serán Ejemplo:
abiertos ni radicados; estos serán Trámite: 810 ESTUDIOS ESPECIALES
entregados personalmente al
destinatario por el funcionario del } Código y nombre de la actividad del
CAD. trámite.
Ejemplo:
Actividad: 14 ACTIVIDAD INFORMATIVA
4.1.1. Radicación de Entrada } Código de la dependencia que

remite y se responsabiliza del
Los campos que conforman el rótulo trámite.
de radicación son (ver anexo 17): Ejemplo:
Dependencia : 1500
} CONTADURIA GENERAL DE LA
} Número de anexos.
NACIÓN.
Ejemplo:
Anexos: 0
} Iniciales del funcionario del CAD 4.1.3. Radicación de Salida

que radico el documento.
- IM Idaly Melgarejo Para el caso de las comunicaciones
- PP Patricia Pineda que genera la CGN a nivel interno y
- MC Magda Cardozo externo, las dependencias que las
- NM Norberto Moreno originen deben enviarlas en la bolsa al
CAD para ser radicadas y distribuidas.
} Número consecutivo de radicación.
Ejemplo: Al capturar la información en el
135136 sistema, éste genera un rótulo que
contiene los siguientes datos:
4.1.2. Radicación de Traslado de } Número de radicación de la
Documentos comunicación.
Para llevar a cabo el traslado de un } Fecha en la cual se radica la

trámite entre dependencias, el comunicación, con indicación del
documento debe ser enviado a través día, mes y año, en su orden, y la
de la bolsa al Centro de hora en el formato.
Administración Documental junto con
el formato de traslado. Allí es } Código y nombre del trámite.
registrado en el sistema y se genera un
rótulo que contiene los siguientes } Código y nombre de la actividad.
campos:
} Código de la dependencia
} Número de radicación del responsable del trámite.
documento.
} Información indicativa de si la
} Fecha en que se traslada el comunicación tiene o no anexos.
trámite, con indicación del día, mes
y año, en su orden, y la hora. } Iniciales del funcionario del CAD
que radico el documento.
} Código y nombre del trámite.
} En el extremo inferior derecho
} Código y nombre de la actividad. aparece el número consecutivo
general de radicación.
} Código y nombre de la dependencia
que remite o traslada. Las consultas al Centro de
Administración Documental sobre
} Código de la dependencia que comunicaciones despachadas
recibe el trámite. (internas o externas) pueden ser
solicitadas mediante el número del
} Si el documento tiene o no anexos. expediente del documento y/o el
número consecutivo de radicación.
5. CONTROL Y SEGUIMIENTO
5.1. GENERACIÓN DE LISTADOS EN Código de la Actividad: Código de la

EL CENTRO DE ADMINISTRACIÓN Actividad específica dentro del
DOCUMENTAL trámite recibido.
5.1.1. Radicación de entrada por Remitente: Nombre de la Entidad

fecha y dependencia que envía la comunicación.
Su finalidad es informar sobre los Fecha límite: Dentro de la cual se

trámites que son recibidos y radicados debe dar respuesta al trámite
de entrada diariamente por el sistema,
para la dependencia a la cual son El asunto específico aparece
direccionados. resumido en dos renglones, debajo
de los datos anteriores.
Su periodicidad de generación es
diaria. Se envía sólo a aquellas áreas Al final se indica el número total de
que hayan recibido documentos y trámites o documentos recibidos en
contiene la siguiente información: la fecha.
Fecha de radicación, indicando el

día, mes y año en su orden
5.1.2. Radicación de salida por
Dependencia: Código y nombre del fecha y dependencia.
área que recibe la información
Su objetivo es relacionar los
Nº Expediente: Número de documentos que se han radicado de
radicación de la comunicación, el salida por cada dependencia en una
cual permitirá identificar el flujo fecha específica.
completo que sufra un documento
hasta evacuar el asunto. Es generado diariamente y remitido a
las dependencias que hayan enviado
Nº Radicación: Número consecutivo correspondencia externa.
de Radicación de los documentos
que entraron a la dependencia. Presenta los siguientes datos:
Código del Trámite: Código del Fecha de radicación, con

Trámite que genera la indicación de día, mes y año en su
comunicación recibida de acuerdo orden
a la clasificación.
Dependencia: Código y nombre del 5.1.3. Control de Términos a

área que generó las Trámites
comunicaciones.
Su finalidad es relacionar los trámites
Nº Expediente: Número con el cual que se encuentran vencidos o
se identifican los documentos próximos a vencer. Pueden obtenerse
relacionados con un mismo por dependencias o general de toda la
asunto, y el flujo que siguen hasta entidad.
la finalización del trámite.
El listado que muestra los trámites
Nº Radicación: Número consecutivo próximos a vencer, presenta los
de radicación de salida de la trámites que van a vencer antes de
comunicación. cinco (5) días y permite a las
dependencias tomar las acciones
Entidad Destino: Entidad o necesarias antes de que el trámite se
persona a la cual se dirige la venza.
comunicación.
Este listado podrá ser generado
Código del trámite: Trámite diariamente por las mismas
generado por la dependencia que dependencias consultado por pantalla
está enviando. en el sistema, con el fin de
autocontrolar la solución de los
Código Actividad: Actividad que trámites bajo su responsabilidad.
genera el trámite que se envía
El CAD generará los listados de
Fecha límite: Término dentro de la trámites por vencer que solicitan
cual el destinatario debe dar diariamente las dependencias que no
respuesta a la comunicación si es están conectadas directamente al
el caso, con indicación del día, mes SCORI.
y año en su orden.
El informe ejecutivo de trámites
Al final se indica el número de vencidos será dirigido al Contador
comunicaciones que generó la General, mensualmente, con copia al
dependencia en esa fecha. Secretario General, para que en los
niveles superiores se ejerza un control
adicional a la solución oportuna de
Estos listados constituyen un tales trámites.
instrumento gerencial para la alta
dirección, que le permiten hacer El informe contiene lo siguiente:
seguimiento a los asuntos que inicia la
Contaduría General de la Nación, ante Fecha de corte: Fecha hasta la cual
los usuarios e interesados en la se consulta para identificar los
actividad contable, y por otro lado, de trámites que vencerán o han
las comunicaciones expedidas vencido antes de esa fecha.
internamente.
Dependencia encargada: Código y Nombre de la dependencia

nombre del área que debe dar destinataria a la cual se efectuó el
respuesta al trámite. traslado del documento.
Trámite: Nombre del trámite Fecha límite en la cual vence el

trámite
Al final se indica el número total de
trámites que se encuentran Al final aparece el número total de
vencidos documentos que fueron
trasladados
5.1.4. Traslados enviados o
recibidos por fecha y
5.1.5. Informes estadísticos
dependencia.
Su finalidad es relacionar los trámites Su objetivo es informar sobre el

o documentos que una dependencia número de solicitudes por trámite que
ha trasladado o ha recibido de otras se han iniciado en un mes específico,
áreas de la entidad en una fecha el número de ellos que fueron
determinada. evacuados el mismo mes de manera
oportuna.
Es generado diariamente para que
cada dependencia pueda llevar un Este informe es generado
control sobre los trámites que ha mensualmente por el Centro de
enviado o recibidos por traslado. Administración Documental, con
destino al Despacho del Contador
Contiene la siguiente información: General de la Nación y Secretaria
General.
Fecha de radicación en la cual
fueron trasladados los documentos
5.2. GENERACIÓN DE LISTADOS EN
Código y nombre del área que LAS DEPENDENCIAS
originó el traslado de los
documentos
Son listados que se deben obtener en
Nº Expediente con el cual se cada dependencia, para efectos de
identifican los documentos autocontrol y seguimiento al flujo de
relacionados con un mismo las comunicaciones que establece con
asunto. su entorno.
Nº Radicación del documento. Cada dependencia designará la

persona responsable de generar estos
Nombre del trámite: Trámite objeto listados, misma que tendrá la licencia
de la comunicación de manejo de la aplicación. También
se pueden consultar en pantalla.
Nombre de la actividad en razón a
la cual se realiza el traslado del
documento.
5.2.1. Requerimientos Vencidos y Informa los siguientes datos:

Próximos a Vencer.
Nº Expediente : Número con el cual
Su finalidad es relacionar los se identifican los documentos
requerimientos que se encuentran relacionados con un mismo
vencidos o próximos a vencer, asunto.
efectuados por la Contaduría General
de la Nación a entidades y demás Nº Radicación del trámite y demás
usuarios. Se elaboran mensualmente los derivados por traslados, salidas
con destino a cada dependencia o entradas.
responsable.
Código del trámite solicitado
Contiene la siguiente información:
Asunto : Resumen puntual del
Fecha generación del listado. asunto del documento.
Dependencia responsable Entrada, salida o traslado
Nº Expediente: con el cual se Remitente: Entidad, persona o
identifican los documentos. dependencia que remitió el
Nº Radicación consecutiva de documento.
radicación. Destinatario: Entidad, persona o
Entidad o persona a quien fue dependencia a quien se envió el
dirigido el requerimiento. documento relacionado.
Numero del trámite solicitado Actividades que surtió el trámite

durante el curso.
Fecha de incial en que fue radicada
la comunicación de salida Fecha: en la cual cada dependencia
destinataria recibió, trasladó o dio
Fecha límite con que cuenta la respuesta final a cada una de las
entidad o persona para responder actividades que siguió el trámite.
el requerimiento.
Fecha límite que se tiene para dar
Al final aparece el número de respuesta al trámite.
documentos relacionados
5.2.3. Informes periódicos Vencidos

5.2.2. Seguimiento a trámites
Su objetivo es relacionar el curso o Su finalidad es relacionar aquellas

ruta que ha seguido un trámite desde entidades de las cuales no se han
su inicio, indicando las entradas, recibido los informes financieros,
traslados y salidas que del mismo. económicos y sociales, de control
interno o revisoría fiscal, entre otras,
El sistema lo genera cada vez que lo en la fecha prevista para tal efecto.
requiera o solicite una dependencia o Debe ser generado por la dependencia
entidad, pudiendo consultarse en responsable del trámite en cuestión,
pantalla. con destino al Contador General de la
Nación.

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CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN

MANUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1.1. EL CENTRO DE ADMINISTRACIÓN trámite específico haciendo posible su

El manejo centralizado de los Para elaborar la correspondencia

Al mismo tiempo, permite a la alta Es aquella que se utiliza para la

1.2. CORRESPONDENCIA  Comunicación Interna o Memorando

Facilita el direccionamiento de los financiera, económica y social, y

 Las personas naturales se

El Sistema de Correspondencia – Las Dependencias de la entidad se

Las comunicaciones externas que sean

 Trámites c.- Nuevos trámites

a.- Definición de los trámites. Cuando el asunto al que se refiere un

Los trámites identificados que deben

Cualquier documento, sea de entrada, Las actividades y sus respectivos

El presente capítulo se dan a conocer integridad de los documentos que sean

Está bajo la responsabilidad de la

El manejo operativo del proceso está a La correspondencia externa, es

La correspondencia relacionada con 2.3. IDENTIFICACIÓN DE LOS

Adicionalmente, los receptores serán

número de la página, tal como se cuando sea una letra estándar,

En la radicación de salida y de confrontada contra su contenido y

2.5.1. Procedimiento operativo: 2.5.2. Correspondencia Personal

La correspondencia que se produzca La correspondencia personal no se

2.5.3. Envíos de Fax 2.6. DOCUMENTOS URGENTES

Todas las comunicaciones externas Cuando alguna dependencia, requiera

Se elabora la comunicación en original Las razones por las cuales se devuelve

En el e-mail se debe indicar el número

“EN TODOS LOS CASOS, Igual tratamiento se dará a los

Es indispensable revisar las 2.9. INFORMACIÓN SOBRE

2.10. TRASLADO DE DOCUMENTOS anterior, habiéndolo radicado como

Los documentos cuyo asunto sea Cada dependencia diligenciará el

Cuando el trámite de respuesta

d. Reactivación En caso de presentarse una

Las modificaciones, deben ser 2.12.2. Finalización Manual

3. METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para la elaboración de los documentos  Original :

Cuando se desconoce su nombre, Este papel, debe ser totalmente

El texto debe redactarse en forma No es indispensable firmar las

Tener un solo tema por carta, en lo En el encabezado a la izquierda, el

La presentación de originales y El primer párrafo de las páginas

Las márgenes deben guardar los

¾ Dependencia: los datos restantes No se efectúa

Ejemplo Destinatario ¾ Saludo

Respetuosamente lo saludamos, señor

¾ Datos del remitente: ¾ Identificación del transcriptor:

Copia: Señores Jaime Celis Rojas, Director

¾ Escologan. El eslogan de la Remitir al CAD el original y la copia

a. Sobre local  Segunda Copia:

c. Sobre internacional. Se deben El modelo puede verse en el Anexo No

Comunicación de carácter interno, que ¾ Dependencia: A tres renglones de

Cuando son varios destinatarios, Para la aplicación de las líneas

¾ ASUNTO: A dos renglones de la ¾ Escologan. El eslogan de la

3.3. LA CIRCULAR Para la circular interna:

Es la comunicación de carácter Se utilizará para pronunciamientos del

• Elaborar original y copia.

4. DIRECCIONAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES

Tal como se menciona en el capítulo permitirán conocer su estado a cada

} A los documentos recibidos por } Responder Cite: (No. de

} Los documentos que especifiquen } Código y nombre del trámite

4.1.1. Radicación de Entrada } Código de la dependencia que

} Iniciales del funcionario del CAD 4.1.3. Radicación de Salida

Para llevar a cabo el traslado de un } Fecha en la cual se radica la

5.1. GENERACIÓN DE LISTADOS EN  Código de la Actividad: Código de la

1.2. CORRESPONDENCIA Comunicación Interna o Memorando

Las personas naturales se

Trámites c.- Nuevos trámites

Para la elaboración de los documentos Original :

a. Sobre local Segunda Copia:

5.1. GENERACIÓN DE LISTADOS EN Código de la Actividad: Código de la

5.1.1. Radicación de entrada por Remitente: Nombre de la Entidad

Su finalidad es informar sobre los Fecha límite: Dentro de la cual se

Fecha de radicación, indicando el

Código del Trámite: Código del Fecha de radicación, con

Dependencia: Código y nombre del 5.1.3. Control de Términos a

Dependencia encargada: Código y Nombre de la dependencia

Trámite: Nombre del trámite Fecha límite en la cual vence el

Nº Radicación del documento. Cada dependencia designará la

Numero del trámite solicitado Actividades que surtió el trámite