SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 2

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 122121

Técnico en Asistente Versión: 2
Administrativo
Nombre del Proyecto:
IMPLEMENTACION Y
FORTALECIMIENTO DE LOS Código:
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
EN LAS FAMIPYMES
Fase del proyecto: ANALISIS

Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE FORMACIÓN

Aprendizaje: formación DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
ESCENARIO (Herramienta (unidades
Presentar (Aula, - equipo) empleadas
documentos Laboratorio, durante el
organizacionales de taller, unidad programa)
acuerdo a la productiva) y
normatividad elementos y
vigente. condiciones de
Actividad (es) del Proyecto:
Detectar y eliminar seguridad
ambigüedades en la industrial, salud
redacción de ocupacional y
documentos medio ambiente
empresariales.
Digitar y transcribir
documentos
organizacionales,
aplicando técnicas
básicas.
Resultados de Aprendizaje: Competencia:
Producir los
documentos que se
originen de las
funciones
administrativas,
siguiendo la norma
técnica y la legislación
vigente.

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Redactar documentos
comerciales, actos
administrativos,
organizacionales y los del
proceso de compra-venta,
aplicando las técnicas de
digitación, las normas
técnicas colombianas
vigentes, normas
gramaticales, de
semántica, de sintaxis para
la elaboración y
presentación de
documentos.
Verificar la aplicación de las
normas gramaticales:
semántica, morfología y
sintaxis; las normas
técnicas colombianas
vigentes para la
elaboración y presentación
de documentos
comerciales, actos
administrativos y los
documentos del proceso
de la organización y las de
gestión de la calidad.
Transcribir documentos
organizacionales utilizando
la tecnología disponible,
aplicando las técnicas de
digitación, las normas
técnicas colombianas
vigentes para su
presentación, las de la
organización, las de gestión
documental y de la calidad.

Duración de la guía ( en 40 Horas

horas):

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2. INTRODUCCIÓN

El escribir una carta implica una serie de pasos que se deben seguir. En Colombia nos
rigen las Normas Técnicas Colombianas para Documentos Comerciales y las empresas
están adoptando sólo hacer transferencias vía e-mail, lo cual conlleva a cuidar más la
redacción y la ortografía; que los párrafos sean lógicos, claros y concisos sin convertirse
en telegramas. Junto con su instructor, encuentre usted los errores de esta carta su
vocabulario, redacción y distribución están acordes con los utilizados en el mundo
empresarial.

Santafé de Bogotá, noviembre 12 del 2014

SEÑORES ALPINA S.A.

Carrera 78 No. 38-90
La ciudad.

Queridos señores de Alpina:

Debido a que sus trabajadores nos tiraron el pedido en la puerta del negocio, exigimos
que ustedes que mandan a esos tipos, los envíen para que nos cambien los productos
que se dañaron por el mal manejo.

Esperamos, que ustedes lo hagan rápido porque necesitamos esos productos para una
venta importante y quedaríamos mal con nuestro cliente.

En el caso que no vengan de aquí a mañana no les pago la factura y hagan lo que
quieran la culpa es de ustedes por tener gente irresponsable en esas labores.

Quedo de usted atento servidor

Patrocinio Bermejo Carvajal

Gerente general

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CORREO ELECTRÓNICO

Señores Alpina:

Nos hurge nos mande el cambio de los yourgures, que nos dañaron, son 300 basos rotos, xlo tanto
solo esperamos hasta mañana q’ toca pagar la factura, no lo ago asta que me hallan resuelto el
problemita.

Quedo en espera de sus órdenes

PATROCINIO BERMEJO

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Escribir requiere de mucha imaginación, creatividad, entusiasmo y la habilidad para

ponerse en la mente y en el gusto de una persona. Hay un tema que está de moda
últimamente es el de los emprendedores. La situación económica, el alto porcentaje de
paro y la precariedad laboral hacen que, de pronto, buscarnos la vida por nuestra
cuenta se convierta en una buena alternativa. Sin
embargo, lo que yo quiero plantearte es ir un paso más
allá: ¿por qué no emprender escribiendo?

Para escribir recibe estos consejos:

1. Organizar su escritorio
2. Organiza prioridades
3. No se obsesione con una sola idea.
4. Crea una hoja de ruta.
5. Analiza si sabe redactar.
6. Formarse e informarse constantemente.
7. Persevera.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Realizo mi auto diagnóstico diligenciando el cuadro presentado tomando como

referencia la situación: La elaboración y presentación de una carta.

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¿Qué conozco de cómo ¿Qué no conozco de cómo ¿Por qué es útil saber
elaborar y presentar una elaborar y presentar una elaborar y presentar una
carta? carta? carta?

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

LA CARTA COMERCIAL

La carta es una comunicación o documento que registra, en forma escrita, un mensaje o información a un
destinatario. Se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas o personas naturales con el propósito de
realizar negocios o prestar un servicio.

3.2 MÁRGENES
Superior entre 3 y 4 cm. Este varía de acuerdo con el logotipo de la empresa.
Inferior entre 2 y 3 cm
Izquierdo entre 3 y 4 cm
Derecho entre 2 y 3 cm

3.3 ESTILOS
Existen dos estilos para elaborar cartas: Estilo bloque y bloque extremo.

3.3.1 Estilo bloque. Se tiene en cuenta que las líneas de número, consecutivo, fecha, asunto, firma y cargo
del Remitente, se escriben partiendo del centro del documento hacia el margen derecho.
3.3.2 Estilo bloque extremo. Todos los datos del documento, inician en el margen izquierdo.

3.4 PARTES
La carta comercial consta de las siguientes partes: número de consecutivo o referencia, fecha, datos del
destinatario, asunto, saludo o vocativo, texto, despedida, remitente, líneas especiales.

3.4.1 Número de consecutivo. Se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior; puede ser numérica o
alfa-numérica, según lo determine cada empresa en particular.

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0 – 234 G – 490 RH – 120

3.4.2. Fecha. De dos a tres interlíneas del número de consecutivo, se escribe la ciudad de origen y la fecha
de envío, en forma completa.
Bogotá, 7 de septiembre de 2006

3.4.3. Datos del destinatario. De cuatro a seis interlíneas de la fecha, se ubican los datos del destinatario,
distribuidos en la siguiente forma:

Tratamiento Doctor
Nombre LUIS CARLOS ALDANA
Cargo Gerente General
Empresa o Institución Manufacturas Riveros
Dirección Calle 59 38-34
Ciudad de destino Bucaramanga, Santander

La carta se dirige en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico, debemos tratar por todos los
medios de conseguir el nombre completo de la persona a quien se va a dirigir.
Normalmente, los datos del destinatario, se distribuyen en seis líneas, pero dependiendo de la extensión del
cargo, empresa o dirección, se pueden extender máximo a ocho líneas. Todos los datos se escriben con
mayúscula inicial; ocasionalmente podemos escribir el nombre de la persona en mayúscula sostenida o
cuando se utilice una sigla, para el nombre de la empresa.

Doctor
MANUEL JOSÉ URIBE
Jefe de Estudios e Investigaciones
Sociales para América Latina
EAN
Carrera 11 78-47
Bogotá D.C.

3.4.4. Asunto. Consiste en expresar, máximo en cuatro palabras, el tema de la carta. Se escribe de dos a tres
interlíneas de los datos del destinatario.
Asunto: Solicitud cotización
3.4.5 Saludo. Encontramos saludo independiente y saludo como parte del texto.
Saludo independiente. Se escribe a dos interlíneas del asunto o a tres interlíneas de los datos del destinatario,
cuando no hay asunto. Siempre va seguido de dos puntos.

Apreciado señor Gómez:

Respetada señora María Ximena:
Señora Ministra:
Ingeniera Silvia María:
Cordial saludo doctor Mancera:

Saludo como parte del texto. Se escribe en la primera línea al empezar el texto de la carta, a tres interlíneas
del asunto o de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto.
Tenemos el gusto de saludarla, doctora Silvia María, y de acuerdo con…
Con agrado lo saludamos, señor Gómez, y le informamos que…

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Cordialmente lo saludamos y confirmamos…

Lo saludamos y adjuntamos…
Reciba un cordial saludo y adjuntamos…

3.4.6 Texto. Se redacta en forma breve, clara y directa; se expresa en primera persona del plural (nosotros),
aunque sea uno solo el firmante. No debe presentar errores gramaticales, ortográficos, de puntuación o
técnicos; debe tener una presentación impecable.
Comienza a dos o tres interlíneas del asunto o saludo independiente, si lo hay o a cuatro o seis interlíneas de
los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente. Se escribe a interlínea sencilla
entre renglones y a dos interlíneas entre párrafos.

Algunas expresiones para iniciar párrafos.

Es un placer…
Con mucho gusto…
Les solicitamos tomar nota…
Les proponemos una reunión…
Su colaboración es muy importante…
Hemos dispuesto todos nuestros recursos…
Su gran experiencia en…
Cuente con nuestra disponibilidad…
Entendemos su retraso…
Si analizamos juntos la situación…

Recomendaciones generales en la redacción de textos

- Las palabras escritas en letras mayúsculas, no se dividen.

- Se deben tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida.
- No exagerar el uso de la mayúscula sostenida.
- En español, se escriben con minúscula los días de la semana, los meses del año, los puntos cardinales y las
estaciones del año, a excepción de punto seguido y al iniciar un párrafo.
- Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas y nombres de
cargos.
- Se debe distinguir el nombre propio del término genérico

3.4.7 Despedida. Encontramos despedida corta y despedida con frase de cortesía.

Despedida breve. Va seguida de coma.

Cordialmente,
Atentamente,
Sinceramente,

Despedida con frase de cortesía. Termina en punto.

Agradecemos su gentil colaboración.

Atentamente esperamos su respuesta.
Muchas gracias por su amabilidad.
Para nosotros es un gusto servirle.
Muchas gracias por atender nuestra solicitud.

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Agradezco su respuesta.
Hasta otra ocasión.

3.4.8 Remitente. Nombre, cargo y firma de la persona que envía la carta. De cuatro a seis interlíneas,
digitamos el nombre completo, en concordancia con el nombre del destinatario: sólo mayúscula inicial o
mayúscula sostenida. El cargo se ubica a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial y al margen
izquierdo (no centrado).

JAIRO ERNESTO CALLE

Gerente de Ventas

3.4.9 Líneas especiales. Comprende: anexos, copia e identificación de transcriptor.

Anexos. Cuando enviamos algún documento junto con la carta; si en ésta se explica en los párrafos el
envío, al final sólo enunciamos la cantidad, de lo contrario, en necesario identificarlo.

Se escribe a dos interlíneas del remitente, con mayúscula inicial y seguido de dos puntos.

Anexo: uno (8 hojas)

Anexos: tres (nueve hojas)
Anexo: cheque

Copia. Se escribe a dos interlíneas de anexos o de datos del remitente. Con mayúscula inicial, seguida de
dos puntos, después el tratamiento, nombre y cargo de quien recibe la copia.

Copia: Sr. Mario Antonio Triana, Jefe de Calidad

Dra. Claudia Lucía Quintana, Gerente de Producción

Nota: las copias fijas para el archivo no se enuncian.

Identificación del transcriptor. A dos interlíneas de la línea anterior, con mayúscula inicial se escribe el
nombre y la inicial del apellido (hombre o mujer). Se recomienda utilizar letra más pequeña y en caso de
tener nombre compuesto, es conveniente escribir uno de ellos.

Josefina Acuña

Nota Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del
transcriptor.

3.5. CARTAS DE DOS O MÁS HOJAS.

Se pueden utilizar hojas en blanco a 3 cm del borde superior de la hoja y cuando se trabaja en hojas con logotipo a dos interlíneas.

LEO LO REFERENTE AL DOCUMENTO, E INTERPRETO Y ARGUMENTO DE ACUERDO A LAS CLASES DE CARTAS.

 ¿Cuál es el propósito central para la escritura de cartas comerciales?

 ¿Qué datos son los esenciales?
 ¿Qué implicaciones tiene para una empresa, si la carta enviada no tiene una redacción clara?
 ¿Cuáles son los parámetros claros para comunicarse eficazmente?

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3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Leo y elaboro cartas comerciales así:

 Carta de presentación de un currículum vitae.

 Carta de recomendación.
 Carta de renuncia.
 Solicitud de información.
 Carta de Permiso.

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : -Redacta y elabora de manera Evidencias de Conocimiento :

Formulación de preguntas.
Responde preguntas sobre
carta comercial
Socialización de la postura
corporal al digitar.
Evidencias de Desempeño:
Elaboración de documentos y
presentarlo aplicando las
pautas sobre la redacción
Aplica normas de seguridad
básica en la digitación.
Desarrollo de las guías de
aprendizaje.
Evidencias de Producto:
Documentos comerciales
pertinente documentos empresariales
aplicando las normas gramaticales y de
sintaxis; las de redacción; las técnicas
de digitación; las normas técnicas
colombianas para la elaboración y
presentación de documentos
comerciales y las de gestión de la
calidad vigentes.
-Digita rigurosamente palabras y frases
utilizando letras mayúsculas, según el
caso y teniendo en cuenta la velocidad
y la precisión en tiempos
determinados.
-Elabora documentos organizacionales,
aplicando las técnicas de digitación; las
normas técnicas colombianas vigentes.
-Aplica de manera responsable las
técnicas de digitación, realizando
ejercicios con los alcances superiores e
inferiores y de integración con todo el
teclado hasta lograr su dominio e
incrementando la velocidad y la
precisión.
Formulación de preguntas.
Responde preguntas sobre
carta comercial
Socialización de la postura
corporal al digitar.
Evidencias de Desempeño:
Elaboración de documentos y
presentarlo aplicando las
pautas sobre la redacción
Aplica normas de seguridad
básica en la digitación.
Desarrollo de las guías de
aprendizaje.
Evidencias de Producto:
Documentos comerciales
Socialización sobre las clases
de eventos.

-Realiza de manera diligente el cotejo

de la transcripción con el documento

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original, aplicando los signos de

corrección pertinentes.

-Conserva de manera ordenada y

segura las fuentes de transcripción y
los documentos digitados, teniendo en
cuenta las normas de conservación,
según el soporte.

-Interpreta cuidadosamente grafías,

signos y símbolos durante el proceso
de transcripción para lograr fluidez y
exactitud.

-Auto-revisa y corrige los ejercicios

digitados de acuerdo con la guía
suministrada.

-Reproduce de manera exacta los

documentos solicitados, teniendo en
cuenta el conducto regular.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE

Talento Humano (Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS

ACTIVIDADES DEL DURACIÓN

ESCENARIO (Aula,
PROYECTO (Horas) Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente

Elaboración
de
documentos y
presentarlo
aplicando las Computadores 33 Guía de Los requeridos
por cada ADMINISTRADOR DE Instalaciones de ESESCO Sede
pautas sobre 40 Video beam 1 aprendizaje 1
aprendiz. EMPRESAS Curumaní
la redacción Multimedia 33 Hojas
Aplica normas Diccionarios 33 blancas
de seguridad
básica en la
digitación.

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5. GLOSARIO DE TERMINOS

CÓDIGO: Sistema convencional que identifica el departamento.

COPIA: Fiel reproducción del documento.
DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesía.
DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicación.
EVENTO: Acontecimiento, suceso, eventualidad.
LÍNEAS ESPECIALES: Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.
RAZÓN SOCIAL: Nombre que identifica a una organización.
RÚBRICA: Rasgos de figura determinada que cada persona escribe como parte de la firma.
TRANSCRIPTOR: Persona responsable de elaborar, digitar, o transcribir la comunicación.
ZONA: Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Guía para la elaboración de trabajos

escritos. Sexta actualización, Bogotá D.C. 2014.
 ORTOGRAFÍA BÁSICA DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Primera edición. Colombia 2012.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

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