PROTOCOLO DE LA CONSULTORÍA

CONSULTORÍA INTELIGENTE DEL TALENTO

AUTOR: Sandra Milena Rodríguez Beltrán
 PROTOCOLO DE LA CONSULTORÍA

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MÓDULO

1. Potencializar las habilidades comerciales de los estudiantes frente a los requerimientos del
mercado con el propósito de diseñar productos y/o servicios que puedan cubrir a satisfacción
dichas necesidades.
2. Desarrollar habilidades para realizar negociaciones certeras en relación a los proyectos de
consultoría para alcanzar el rendimiento esperado en este tipo de escenarios.
3. Desarrollar habilidades en los estudiantes que le permitan manejar de forma adecuada
situaciones vulnerables, conflictivas o de difícil manejo en la consultoría, apoyados en
herramientas prácticas dentro del margen de la calidad y la satisfacción del cliente.

Módulo 5: Protocolo de la consultoría.

• Diseño de una propuesta comercial de consultoría.

• Presentación y abordaje de una propuesta comercial de consultoría.
• Gestión del negocio de la consultoría.

Metodología

En este módulo el participante deberá construir la propuesta final desde los elementos que
requiere la consultoría, con las herramientas que se han visto en cada uno de los módulos
del Diplomado. Este ejercicio pretende el desarrollo de las competencias propias de un
Consultor y/o gerente, es por ello que la metodología de este trabajo está direccionada a
contextualizar al participante en un ambiente real, de tal forma que el desarrollo practico de
este diplomado le permita experimentar de manera acertada la metodología para
potencializar sus equipos de trabajo, manejar diferentes escenarios de negociación, optimizar
el tiempo y contribuir significativamente en su entorno labora a través de un liderazgo
efectivo. Al finalizar el módulo cinco deberá entregar el documento oficial de la propuesta de
mejoramiento para la compañía sujeta de estudio. (Ver documento de especificaciones del
módulo uno)

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1. Protocolo de la Consultoría

1.1. Concepto

1.1.1. Conocimiento del cliente potencial

Es importante reconocer los siguientes elementos para identificar los clientes potenciales para
el proyecto de consultoría, a continuación se relacionan los siguientes elementos:

• Identificar a través de un estudio quienes serán sus clientes

• Potenciales
• Conocer los productos o servicios
• Conocer los elementos diferenciales

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 Para ellos será necesario realizar las siguientes actividades que le permitirán conocer a sus
clientes potenciales y así abordar de manera significativa una propuesta de consultoría:

• Se requiere la validación de un benckmarking inicial frente al mercado.

• Validación de las características de los clientes.

• Priorizar todas las necesidades con el fin de direccionar la

propuesta a este foco.

En esta primera fase se requiere la validación de toda la información del cliente que le permita
al equipo de consultoría tener una bitácora actualizada con todos los elementos claves del
cliente, esto le permitirá identificar con mayor claridad los requerimientos del cliente para así
mismo validar la oferta de servicios que se le pueden ofrecer como equipo de consultoría.

1.2. Contacto previo

Se requiere seleccionar los clientes potenciales en esta primera fase, así como definir los medios,
canales y estrategias más apropiadas de contacto, a continuación se relacionan algunos canales:

Posterior a ello se debe preparar una documentación que deberá contener de manera detallada
la información de la compañía que está presentando la propuesta de consultoría:

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Es importante mencionar los servicios que ofrece, así como la oferta detallada que deberá
contener entre algunos elementos el cronograma de trabajo, el presupuesto de la propuesta, las
condiciones comerciales y el desarrollo del proyecto direccionado en fases de trabajo.

1.3. Entrevista:

La información preliminar del cliente no es suficiente, se requiere abrir un espacio para tener
una reunión presencial de ser posible, cuyo propósito será definir varios elementos que
constituyen la articulación de una propuesta con las necesidades del cliente. De tal forma que se
sugiere definir con el cliente previo a la entrevista, la hora, el lugar y el tiempo que tardaría para
así mismo realizar la agenda correspondiente para ambas partes.

LA 1 ENTREVISTA

Consejos para la 1 entrevista:

Es importante realizar la evaluación de la entrevista para ello se sugiere que se valide la

importancia, el impacto, la calidad de los audiovisuales, es importante medir el impacto de la
reunión o entrevista con el cliente, esto con el propósito de conocer si se requiere ampliar la
información de interés con otras fuentes de información en la compañía sujeta de estudio.

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 1.4. Elaboración de la propuesta:

Antecedentes:

Se debe tener claridad sobre la compañía que será sujeta de la consultoría.

Objetivo:

Es importante definir el ámbito de actuación de la firma consultora, cuál será su alcance en el

proceso y cuál es el resultado que espera tanto el equipo de consultoría como la empresa
sujeta de estudio.

Ámbito de actuación:

Se refiere al alcance o pertinencia que tendrán cada uno de los actores en el proyecto de
consultoría con el fin de definir desde el inicio cuál será el límite de la responsabilidad de cada
uno en el proyecto, de tal forma que las responsabilidades de cada uno de los miembros del
equipo desde el inicio del proyecto estén delineadas para ejecutar el seguimiento y control
correspondiente.

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Desarrollo:

En esta fase se requiere determinar de forma detallada cómo se estructurará el proyecto, se

sugiere organizarlo por fases de tal forma que, el desarrollo del proyecto sea secuencial y se
pueda ejecutar el respectivo control sobre cada una de las fases; ver ejemplo a continuación:

FASE 0: Levantamiento de Información

FASE 1: Diagnóstico

Fase 2: Diseño y formulación del proyecto

Evaluación

En esta fase se deben indicar las validaciones que se realizaron en el desarrollo del proyecto,
así como los instrumentos que se aplicaron para el mismo, se sugiere validar resultados en
términos de productividad, eficiencia, costos, impacto organizacional y externo de la compañía.

El equipo

Indicar qué personas van a participar en el proyecto, cómo estará conformado el equipo, cuál
será el líder del proyecto, niveles de formación profesional, experiencia de cada uno, así como
las referencias o casos de éxito.

Cliente

Solicitar el apoyo de la compañía en lo que se refiere a un interlocutor, quién será la persona

encargada de ser el ¨puente¨ en el desarrollo del proyecto, se requiere el apoyo de una persona
idónea en experiencia y formación que conozca a fondo el alcance del proyecto de consultoría
que se va a desarrollar.

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 Alcance del proyecto

Es vital definir desde el inicio cuáles serán los resultados esperados de la compañía sujeta de
estudio, así como el compromiso del equipo consultor frente a la compañía, esto con el
propósito de definir los entregables o resultados esperados en dicho proyecto.

El cronograma de trabajo

Se requiere utilizar un cronograma de actividades para el desarrollo del proyecto, desde la

asignación de fechas específicas para el cumplimiento de las tareas propias del proyecto, así
como la descripción, responsables de cada actividad y el conjunto de los entregables de cada una
de las fases. Esto le permitirá no solo a la empresa tener control sobre la ejecución del proyecto,
sino al equipo sobre la intervención de cada consultor y su asignación en fechas y tareas
específicas.

El presupuesto

Posterior a la construcción del cronograma se sugiere realizar el presupuesto, este está

directamente relacionado con el número de horas de intervención de cada consultor frente a las
fases que se han definido. Las tarifas en consultoría se manejan por horas, se debe revisar si la
actuación será de un consultor Junior o Sénior para así conocer cuántos será el costo o valor de
cada una de las fases del respectivo proyecto.

El producto final

Se debe definir con la compañía cuál es el entregable que esperan al final del proyecto, en
algunos casos corresponde a un documento o informe final, en otras ocasiones puede ser un
software, sistema o metodología fruto del proyecto de consultoría aplicado a la compañía
sujeta de estudio.

La presentación de la propuesta

Se sugiere hacer una presentación corta pero contundente sobre la compañía de consultoría
que prestará el servicio, su misión, visión y sobre todo las referencias y casos de éxito que ha
tenido a la fecha.

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 1.5. Formación del equipo consultor:

Para el desarrollo exitoso del proyecto se requiere contar con un equipo humano idóneo, con
la experticia, y formación en el ámbito laboral y empresarial, se sugiere conformar un equipo
acorde a las necesidades que se han visto en la empresa, de esta forma se puede garantizar que
cada uno de los miembros tendrá la experticia que se requiere para asesorar la compañía de
forma adecuada y así lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos por ambas partes.

1.6. Presentación del equipo consultor:

Desde el inicio del proyecto se sugiere indicarle a la empresa cuál es el equipo de consultoría
que desarrollará el proyecto, hacer una reunión previa es lo pertinente donde se presenta a cada
miembro del equipo, su experticia y el nivel de actuación que tendrá en el desarrollo del proyecto.
Por otro lado se sugiere indicarle a la empresa cuál es la estructura del proyecto (Fases), la

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 duración del proyecto, el alcance de la empresa y del equipo de consultoría, así como el tiempo
que se ha destinado para el mismo.

1.7. Indicaciones para planear el trabajo del equipo consultor:

Para lograr el éxito en los proyectos de consultoría se requieren definir roles y tareas para la
ejecución del proyecto para ello es importante tener presente algunas ideas:

• El desarrollo del plan de trabajo debe ser revisado a medida que avanza la ejecución
del proyecto.
• Se debe realizar un inventario de toda la información suministrada por parte de la
compañía para tener control sobre la misma.
• La información recopilada por fuentes internas o externas deben tener el siguiente
tratamiento:

Clasificarlas en relación a las tareas y objetivos.

Sintetizarlas.

Jerarquizarlas

Sintetizarlas de ser posible en gráficos, o esquemas

para su fácil interpretación.

Es importante manejar adecuadamente la información ya que esta es una fuente determinante

para diseñar adecuadamente un proyecto de consultoría empresarial. Una vez planeado el
trabajo del equipo de consultoría se sugiere asignar las tareas del proyecto frente al tiempo,
para ello se utiliza el cronograma de trabajo donde se requiere asignar cada una de las tareas
del proyecto agrupadas por fase y con un responsable, esto con el fin de tener un seguimiento
sobre el proyecto, como se refleja a continuación:

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Modelo de cronograma de trabajo:

ITEM FECHA DE FECHA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO FIN TAREA

1 Fecha en la Fecha en Se describe al Se indica Este campo se utiliza

que se da la que se detalle la fase de quien(s) serán para aclarar alguna
inicio a la termina la trabajo y las los responsables tarea que requiera
tarea tarea tareas que están de cada especial atención.
en ella. Ej.: actividad

FASE 1:
Diagnóstico

Una propuesta de consultoría debe contener los elementos enunciados en el ítem 5.1.4, así
mismo el presupuestos de una propuesta debe estar direccionado sobre las fases del proyecto,
en consultoría generalmente se cobran los servicios bajo una unidad de tiempo que es la hora de
trabajo, una vez se ha diseñado el cronograma podremos dimensionar el presupuesto del
proyecto como se refleja a continuación:

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 Modelo de presupuesto:

FASE TAREAS VALOR

1 Diagnóstico:

Levantamiento de información $ 3.500.000

Análisis de la información

Diseño de la propuesta

2 Diseño y formulación de la propuesta: $ Valor estimado que se calcula frente

al total de horas que se requieren para
Aquí deberán ir todas las actividades que se dar desarrollo a la fase propuesta sobre
requieren en esta fase el valor estimado de la hora.

TOTAL

Se sugiere presentar al cliente la propuesta muy detallada para que pueda visualizar las
bondades del proyecto antes de ver la cifra total del proyecto, por lo cual debemos resaltar
todas las bondades que el proyecto tiene frente a las utilidades que va a obtener al implementar
la propuesta.

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