MANUAL

CONTABLE

COOPECAFÉ
 MANUAL CONTABLE, COOPECAFÉ.
Junio, 2015

El presente documento fue elaborado en el marco del Proyecto “Creación de Capacidades en Asistencia
Técnica a Productores de Café en Guatemala”, ejecutado por la Plataforma Nacional de Café
Sostenible–SCAN Guatemala y financiado con fondos de:

McDonald’s USA McDonald’s Canadá

Su elaboración no habría sido posible sin la coordinación de:

Asociación Crecer

Y el apoyo de todos los socios de la Plataforma Nacional de Café Sostenible – SCAN Guatemala:

Asociación Nacional del Café

FAIR TRADE USA

FEDECOCAGUA, R.L.-

FAIRTRADE International

Proyecto Cambio del Banco Centroamericano de Integración Económico

Rainforest Alliance

SCAN – Sustainable Commodity Assistance Network

Solidaridad Network

UTZ Certified
Mejor cultivo
Mejor futuro

Este trabajo está licenciado bajo una Licencia Creative Commons Atribución-CompartirIgual 3.0 Unported.
Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo las mismas condiciones.
Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/ o envíe una carta a
Creative Commons, 444 Castro Street, Suite 900, Mountain View, California, 94041, USA.
 MANUAL
CONTABLE

COOPECAFÉ
OBJETIVO:

Proporcionar las herramientas para implementar los registros contables que sirvan
de base para una contabilidad llevada de acuerdo a las normas vigentes en lo
legal, fiscal y financiero en el país.

¿Por qué es importante

tener conocimientos
básicos de
administración
financiera?

Un manual contable facilita los procedimientos

específicos para su contabilización y ayuda al
departamento contable a la preparación de los
estados financieros.

De esta forma la alta dirección de las

organizaciones cuentan con información
contable-financiera consistente para el
cumplimiento de sus obligaciones legales y
fiscales y para la toma de decisiones estratégicas.

1. COOPECAFE Manual Contable

TABLA DE CONTENIDO Pag.

Introducción 4

Sección 1: Objetivos 5

Sección 2: Normas de la Organización 6

Sección 3: Estados Financieros de Acuerdos a NIIF

Estados Financieros de Entidades con Propósitos
No Lucrativos

• Aspectos Generales
• Estado de Posición Financiera
• Normas de Presentación
Clasificación de Activos y Pasivos
• Clasificación del Patrimonio Contable
• Estado de Actividades 6
• Normas de Presentación
• Clasificación y Estructura del Estado de Actividades
• Cambio Neto en el Patrimonio Contable no Restringido
• Sub-Clasificación de los Ingresos,
Costos y Gastos y Otros Ingresos y Gastos
• Fundamentos
• Criterios de Reconocimiento
• Estado de Flujos de Efectivo
• Contabilidad de Fondos

Sección 4: Contabilidad por Centro de Costos

• Introducción
• Características
• Objetivos 14
• Ventajas y Desventajas de la Contabilidad
por los Costos y Gastos
• Clasificación de Costos y Gastos
• Centros de Costo

COOPACAFE Manual Contable 2.

 TABLA DE CONTENIDO Pag.

Sección 5: Catálogo de Cuentas 16

Sección 6: Descripción de Uso

y Manejo de las Cuentas

111. Caja y Bancos

112 Cuentas por Cobrar
114 Inventarios
122 Depreciación Acumulada
21 Pasivo Corriente 19
22 Pasivo No Corriente
211 Pasivo Contingente (Prestaciones Laborales)
3 Patrimonio y Reservas
4 Ingresos
5 Costos

6 Gastos 25

Costos Fijos 25

Costos Variables

Condiciones que un Costo Fijo Puede Ser Variable 26

Punto de Equilibrio

Sección 7: Informes Financieros para

el Consejo Directivo, Acreedores y
Agencias Cooperantes

Estado de Situación Financiera

Estado de Actividades 28
Estado de Flujos de Efectivo
Ejecución Presupuestaria

Sección 8: Mantenimiento del Manual 32

3. COOPECAFE Manual Contable

INTRODUCCIÓN

El propósito del presente Manual Contable
de COOPECAFE previamente autorizado
por la Junta Directiva y conforme a lo
requerido por el control interno, es
proporcionar al personal de la
organización las herramientas
para que puedan
implementar los registros
contables que sirvan de
base para una
contabilidad llevada de
acuerdo a las normativas
vigentes en lo legal y
financiero en el país.
Un manual contable como el presente, facilita
los procedimientos específicos para su
contabilización y ayuda al departamento
contable a la preparación del producto final que
son los Estados Financieros, por lo tanto de esta
forma el departamento de contabilidad así
como la Junta Directiva deben tener la claridad
de entregar y obtener los estados financieros y
reportes financieros que sean necesarios, a fin
de evitar duplicidad de esfuerzos y
entendimientos en relación a la información
financiera.

EL PRESENTE MANUAL SE ENCUENTRA DIVIDIDO EN LAS SIGUIENTES SECCIONES:

Sección 1 Objetivos
Sección 2 Normas
Sección 3 Estados Financieros de acuerdo a Normas Internacionales de
Información Financiera.
Sección 4 Contabilidad centros de costos
Sección 5 Catálogo de cuentas
Sección 6 Descripción de uso y manejo de las cuentas
Sección 7 Informes financieros para el Consejo Directivo, acreedores,
proveedores y agencias donantes
Sección 8 Mantenimiento del manual

El presente manual proporciona los lineamientos para preparar la información contable de acuerdo a
Normas Internacionales de Información Financiera especialmente en lo que se refiere a presentación,
reconocimiento, medición y revelación para que la administración tenga el control interno.

COOPACAFE Manual Contable 4.

El control interno: es un proceso efectuado por
el Junta Directiva o el consejo directivo, la
Dirección y el resto del personal, diseñado con
el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución
de objetivos, dentro de las siguientes
categorías:
• Eficacia y eficiencia de las operaciones
• Flabilidad de la información financiera y
• Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
El concepto de control interno no sólo se refiere
a temas financieros, contables y a la custodia de
los activos, sino que incluye controles
destinados a mejorar la eficiencia operativa y
asegurar el cumplimiento de las políticas de la
Asociación. El control interno es una expresión
utilizada con el objeto de describir todas las
medidas adoptadas por la dirección superior
para dirigir y controlar las operaciones
sustantivas y de apoyo en los organismos a su
cargo.
La esencia del control interno está en las
acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las
operaciones. Dichas medidas incluyen corregir
las deficiencias y mejorar las operaciones, para
que estén de conformidad con las normas
prescritas y con los objetivos planteados.

SECCIÓN 1: OBJETIVOS

1 Definir los reportes y estados financieros que serán analizados por la junta directiva, evitando
de esta forma que el departamento contable duplique esfuerzos en preparar otros informes
que no son requeridos pero que son preparados por el departamento contable con la
justificación de que “Son preparados por aquello de que los pidan”

2 Definir los reportes que se necesitan en la junta directiva o consejo directivo, evitando de esta
forma pérdida de tiempo en buscar información que nunca ha sido preparado por el
departamento contable.

3 Facilitar al departamento contable en diseñar y preparar un catálogo de cuentas que se ajuste

a las operaciones de la asociación. Este catálogo de cuentas debería tener la distribución por
centros de costos, gastos, ingresos, pasivos, capital y reservas.

4 Proporcionar a los encargados de contabilidad reglas aprobadas en los

5 Definir cuales estados financieros y reportes contables deben imprimirse mensualmente,

trimestralmente y anualmente para el análisis interno y externo.

6 Establecer un sistema contable que permita el control y manejo de los recursos de

COOPECAFE

5. COOPECAFE Manual Contable

 SECCIÓN 2: NORMAS DE LA ORGANIZACIÓN

1 El contador es el responsable de llevar a cabo los registros contables y de presentar los

Estados Financieros en el plazo de quince días hábiles siguientes al mes vencido.

2 El gerente financiero supervisará las operaciones del departamento contable y verificará que
se cumplan con los procedimientos definidos.

3 El gerente financiero es el responsable de presentar los estados financieros con el respectivo

análisis a la junta directiva o consejo directivo.

SECCIÓN 3:
ESTADOS FINANCIEROS DE ACUERDO A ANIIF
ESTADOS FINANCIEROS DE ENTIDADES CON PROPÓSITOS NO LUCRATIVOS

El cambio experimentado a nivel mundial para
la aplicación de las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF) –anteriormente
denominadas Normas Internacionales de
Contabilidad (NIC)– constituye el desarrollo
más significativo llevado nunca a cabo en el
ámbito de la contabilidad.
La Comisión Europea ha adoptado las NIIF (un
cuerpo normativo de elevada calidad,
comprensible y obligatorio) con carácter
obligatorio para los 7.000 grupos cotizados en
la Unión Europea para el ejercicio contable
2005.
Lejos de la Unión Europea, existe un
significativo número de regiones, tales como
Australia, Rusia y Oriente Medio que también
están adoptando las NIIF; junto con otros países
como Estados Unidos, Canadá o innumerables
países de Centro y Sudamérica donde se van
incorporando paulatinamente.

COOPACAFE Manual Contable 6

Las Normas Internacionales de Contabilidad
(NIC/NIIF) están transformándose en los
principios de contabilidad financiera más
ampliamente aceptados en el mundo.
Alrededor de 100 países han adoptado las NICs
para la preparación y presentación de
información contable. A partir de 2005 más de
7.000 empresas de la unión Europea deben
reportar sus estados financieros en
conformidad con las NICs. Australia, Canadá,
China, Japón, Rusia y otros países del Medio
Oriente están adoptando las NICs o tienen
planes para ajustar sus normas contables
locales a las normas internacionales. El Comité
de Normas internacionales de Contabilidad
(IASB) y el Comité de Normas Contables de los
Estados Unidos (FASB) han alcanzado el
compromiso de hacer sus principios contables
compatibles y llegar a la convergencia de sus
normas contables, una muestra más de la
importancia de las NICs. Como resultado de su
aceptación internacional en los años futuros
miles de empresas de todo el mundo
prepararán la contabilidad de conformidad con
estas NICs.
Estos principios continúan su rápida evolución
como resultado del proyecto de convergencia
con las normas contables de Estados Unidos y
por la necesidad de cubrir y dar soluciones a
nuevos tópicos y operaciones de empresas.
La definición de entidad con propósitos no
lucrativos propuesta por las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF)
definen que estas entidades tienen
principalmente fines de beneficio social.
Algunas opiniones mencionaron que al hacer
esta aseveración se estaba dejando fuera a los
sindicatos, cámaras de comercio y colegios
profesionales.
Sin embargo, con la finalidad de que la norma
sea clara las Normas Internacionales de
Información Financiera decidieron modificar la
redacción para establecer que estas entidades
tienen carácter social y ampliar el número de
ejemplos provistos incluyendo a los sindicatos,
colegios profesionales y a las entidades con
actividades artísticas, culturales y científicas, etc.

ASPECTOS GENERALES

De acuerdo con las NIIF, los estados financieros básicos

que las entidades con propósitos no lucrativos deben
presentar son:

a. Estado de posición financiera,

b. Estado de actividades, y

c. Estados de flujo de efectivo.

d. Las notas a los estados financieros

son parte integrante de los mismos.

7. COOPECAFE Manual Contable

 b. Su posición financiera; el
monto y naturaleza de sus
activos, pasivos y patrimonio
contable;

c. Los efectos de las

operaciones que modifican
el monto y la naturaleza de
sus activos netos;

d. El monto y tipo de sus flujos

de efectivo de entrada y de
salida durante el periodo y la
relación entre ellos;

e. El desempeño financiero de
su administración; y

El propósito de los estados financieros básicos y f. La forma en que la entidad obtiene y aplica
sus notas es proveer al usuario general recursos; obtiene y paga sus
información sobre las entidades con propósitos financiamientos, así como otros factores que
no lucrativos respecto a: puedan afectar su liquidez.

Los estados financieros y sus notas deben

a. Su capacidad para: mantener su patrimonio,
continuar como negocio en marcha y lograr
los fines sociales para los cuales fue creada;
determinarse con base en las Normas de
Información Financiera, salvo en los casos en
que el alcance de una de ellas se exceptúe su
aplicación.

ESTADO DE POSICIÓN FINANCIERA

El estado de posición financiera es un estado financiero que muestra información relativa a

una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones de una entidad; presenta los
activos en orden de su disponibilidad, mostrando sus restricciones; los pasivos atendiendo
a su exigibilidad, revelando sus riegos financieros; así como, el patrimonio contable
clasificado en no restringido, temporalmente restringido y/o permanentemente restringido.

El estado de posición financiera proporciona al usuario general información sobre la

capacidad de la entidad para proveer bienes y servicios, su liquidez, su habilidad para
cumplir con sus obligaciones y sus necesidades de financiamiento externo.

COOPACAFE Manual Contable 8.

Normas de presentación, clasificación y de
activos y pasivos
Dentro del estado de posición financiera, los
activos y pasivos deben presentarse clasificados
en corto plazo (circulantes) y largo plazo (no
circulantes), atendiendo a su disponibilidad y
exigibilidad con base en lo establecido en la
NIIF relacionado a la presentación y revelación.
Las agrupaciones de partidas y presentación de
rubros de forma separada deben llevarse a
cabo conforme lo establecido en la NIIF.
Aquellos activos que tengan restricciones para
su uso en el corto o largo plazo deben
presentarse en forma segregada del resto de
los activos que no tengan restricciones
indicando el tipo de restricción que tienen:
temporal o permanente.
Clasificación del Patrimonio Contable
La NIIF, establece que el patrimonio contable de
las entidades con propósitos no lucrativos
deben clasificarse, en su caso, con respecto a su
tipo de restricción en:
a. Patrimonio contable no restringido, el cual no
tiene restricciones para que sea utilizado por
la entidad; es decir, está sustentado por los
activos netos no restringidos;
b. Patrimonio contable restringido
temporalmente, el cual está sustentado por
los activos temporalmente restringidos cuyo
uso por parte de la entidad está limitado por
las disposiciones que expiran en el paso del
tiempo o p o r q u e s e c u m p l e n l o s
p r o p ó s i t o s establecidos; y,
9. COOPECAFE Manual Contable
c . Pa t r i m o n i o c o n t a b l e r e s t r i n g i d o
permanentemente, el cual está sustentado
por activos permanentemente restringidos,
cuyo uso por parte de la entidad está limitado
por disposiciones que no expiran con el paso
del tiempo y no pueden ser eliminadas por
acciones de la administración.
Las restricciones temporales pueden ser:
a. De plazo: si establecen que los activos no
pueden ser usados de inmediato sino hasta
un periodo posterior o después de cierta
fecha;
b. De propósito: si establecen que los
activos deben de ser utilizados para un
propósito específico; o
c. Una combinación de las anteriores.
Dentro del patrimonio restringido
temporalmente es usual la presentación de
partidas individuales para distinguir entre:
a. Restricciones permanentes de propósito;
indica que los activos recibidos deben ser
usados para cierto propósito, preservados y
no vendidos. Por ejemplo: los terrenos u
obras de arte; y
b. Restricciones permanentes de inversión:
indican que los activos recibidos deben
invertirse con la finalidad de proveer una
fuente de ingresos permanentes a la entidad
por los rendimientos de dichos activos.
Estado de Actividades
El estado de actividades es un estado financiero
de las entidades con propósitos no lucrativos
que muestra la información relativa a sus
operaciones en un periodo y, por ende, los
ingresos, costos y gastos, así como el cambio
neto en el patrimonio contable resultante en el
periodo, clasificados por tipo de patrimonio
contable (restringido permanentemente,
restringido temporalmente o no restringido).
El estado de actividades proporciona
información sobre el resultado de las
operaciones que afectaron al patrimonio
contable sobre la aplicación de ingresos, costos y
gastos en diversos programas y servicios.
Además, permite evaluar el desempeño de las
actividades de la administración de la entidad
durante el periodo y los esfuerzos llevados a
cabo para alcanzar sus objetivos.
Los ingresos, costos y gastos deben cumplir con
las definiciones de la NIF A-5, Son ejemplos de
ingresos de las entidades con propósitos no
lucrativos los provenientes de: la prestación de
servicios, la venta de bienes y los donativos
recibidos.
Son ejemplos de costos y gastos: los del
cumplimiento de los propósitos de la entidad, los
de recaudación de donativos, los generales y los
donativos otorgados en los términos de la NIF
E-2, Donativos recibidos u otorgados por
entidades con propósitos no lucrativos.
Normas de Presentación
El estado de actividades debe presentar los
ingresos, costos y gastos, así como el cambio
neto del periodo en el patrimonio contable de
una entidad con propósitos no lucrativos,
clasificados en: patrimonio no restringido,
patrimonio temporalmente restringido y
patrimonio permanentemente restringido.
Clasificación y Estructura del Estado de
Actividades
En el estado de actividades deben presentarse
como mínima los niveles siguientes:
a. Cambio neto en el patrimonio contable no
restringido,
b. Cambio neto en el patrimonio contable
restringido temporalmente,
c. Cambio neto en el patrimonio contable
restringido permanentemente, y
d. Cambio neto en el patrimonio contable total.
En la determinación de los niveles, cuando los
ingresos excedan a los costos y gastos el nivel
debe denominarse incremento en el patrimonio
contable, en caso contrario, debe identificarse
como disminución en el patrimonio contable.
COOPACAFE Manual Contable 10.
Cambio Neto en el Patrimonio Contable No
Restringido
Los ingresos deben presentarse como
aumentos al patrimonio contable no restringido,
a menos que el uso de los activos recibidos se
encuentre limitado por restricciones, en cuyo
caso deben clasificarse como aumentos al
patrimonio contable restringido
permanentemente o temporalmente, según
corresponda.
En el caso de los ingresos por la venta de bienes
o por la prestación de servicios, los descuentos
y bonificaciones otorgados a los clientes, así
como las devoluciones efectuadas, deben
disminuirse de los ingresos para así obtener el
importe de los ingresos netos; no obstante, las
NIIF permiten la presentación de esos rubros
por separado.
Los costos y gastos identificables con los
ingresos no restringidos deben presentarse en
la sección de patrimonio contable no
restringido; por ejemplo, la depreciación,
amortización o las pérdidas por deterioros de
activos no restringidos. Los gastos no
identificables claramente con alguno de los tres
tipos de patrimonio contable deben
presentarse también en el patrimonio contable
no restringido.
Cuando el patrimonio o parte del patrimonio
con restricciones quede libre de éstas ya sea
por el paso del tiempo o porque exista un
remanente sin restricciones por ya haber
cumplido los propósitos para los cuales se
recibió el donativo, ese patrimonio debe
reclasificarse a la sección de patrimonio
contable no restringido; dicha reclasificación
debe mostrarse dentro del estado de
actividades.
11. COOPECAFE Manual Contable
Los ingresos por donativos recibidos cuyas
restricciones se extingan dentro del mismo
periodo pueden presentarse únicamente
dentro del patrimonio contable no restringido,
sin presentarlos como restringidos y luego
reclasificarlos, siempre y cuando dicho
tratamiento se haga en forma consistente.
Los rendimientos sobre inversiones y otros
activos deben presentarse como parte de los
cambios en el patrimonio contable no
restringido a menos que el uso de tales
rendimientos se encuentre limitado; en este
caso, deben clasificarse como patrimonio
contable temporal o permanentemente
restringido, según corresponda. El cambio neto
en el patrimonio contable no restringido debe
mostrar, entre ellos:
a. Los ingresos no restringidos; por ejemplo:
servicios por eventos y exposiciones,
colegiaturas, ingresos por regalías cobradas
por desarrollos científicos o inventos,
publicaciones y donativos recibidos no
restringidos.
b. Las reclasificaciones provenientes del
patrimonio contable temporalmente
restringido, por partidas liberadas de sus
restricciones,
c. Las reclasificaciones provenientes del
patrimonio contable permanentemente
restringido, por las cuales se hayan recibido
instrucciones específicas de los donantes
para su disposición como donativos no
restringidos, y;
d. Los gastos por servicios por programas o
actividades de apoyo y otros ingresos y
gastos.
Sub-clasificación de los Ingresos, Costos y
Gastos y Otros Ingresos y Gastos
Dentro de cada sección de patrimonio contable
presentada en el estado de actividades deben
sub-clasificarse los costos y gastos de acuerdo
con uno de los siguientes criterios:
a. Por función- que muestra en rubros genéricos
los tipos de costos y gastos atendiendo a su
contribución al logro de las actividades de la
entidad;
b. Por naturaleza- que desglosa los rubros de
costos y gastos, atendiendo a la esencia
especifica del tipo de costo o gasto de la
entidad, o
c. Mixta- que muestra los gastos por función y
dentro de cada agrupación presenta el
desglose de gastos de acuerdo con su
naturaleza.
Las NIIF recomienda el uso de una clasificación
por función. Las clasificaciones básicas por
función para entidades con propósitos no
lucrativos son:
a. Los servicios por programas o actividades, y
b. Las actividades de apoyo.
Fundamentos
El postulado básico de devengación contable
señala que:
“Los efectos derivados de las transacciones que
lleva a cabo una entidad económica con otras
entidades, de las transformaciones internas y
de otros eventos, que la han afectado
económicamente, deben reconocerse
contablemente en su totalidad, en el momento
en el que ocurren, independientemente de la
fecha en que se consideren
realizados para fines contables”
Por lo anterior, las operaciones que deben ser
reconocidas contablemente por una entidad
son:
a. Transacciones que llevó a cabo con otras
entidades económicas;
b. Transacciones internas que modificaron la
estructura de sus recursos o de sus
fuentes; y
c. Otros eventos que la afectaron.
Como se señala en las NIIF:
“El reconocimiento contable es el proceso que
consiste en valuar, presentar y revelar, esto es,
incorporar de manera formal en el sistema de
información contable los efectos de las
transacciones, transformaciones internas que
realiza una entidad y otros eventos, que le han
afectado económicamente, como una partida
de activo, pasivo, capital contable o patrimonio
contable, ingreso costo o gasto.
El reconocimiento de los elementos básicos de
los estados financieros implica necesariamente
la inclusión de la partida respectiva en la
información financiera, formando parte,
conceptual y cuantitativamente del rubro
respectivo. El solo hecho de revelar no implica
reconocimiento contable.”
COOPACAFE Manual Contable 12.
Criterios de Reconocimiento
El reconocimiento contable de una operación
debe cumplir con los siguientes criterios:
a. Provenir de una transacción de la entidad
con otras entidades, de transformaciones
internas, así como de otros eventos
pasados, que le han afectado
económicamente;
b. Satisfacer la definición de un elemento de
los estados financieros;
c. Ser cuantificable en términos monetarios
confiablemente;
d. Estar acorde con su sustancia económica;
e. Ser probable que en un futuro ocurra una
obtención o un sacrificio de beneficios
económicos, lo que implicara una entrada
o salida de recursos económicos; y
f. Contribuir a la formación de un juicio valorativo
en función a su relevancia que coadyuve a la
toma de decisiones económicas.
Por consiguiente, una operación debe reunir los
seis criterios fundamentales señalados en el
párrafo anterior y solo debe ser reconocida como
un elemento de los estados financieros al
momento de ser alcanzados todos.
De lo anterior se desprende que al reconocer una
operación en la información financiera, esta debe
representarse tanto conceptual como
numéricamente y, por tanto, debe determinarse
una cuantificación en términos monetarios a través
del desarrollo de un proceso formal de valuación
considerando los atributos del elemento a ser
valuados y lo que establezcan, a su vez, las NIIF
particulares relativas.
13. COOPECAFE Manual Contable
Los atributos se refieren a las características o
naturaleza del elemento sujeto a reconocimiento y
valuación, por ejemplo, su naturaleza monetaria y
no monetaria, entre otros.
Estado de Flujos de Efectivo
El estado de flujos de efectivo es un estado
financiero que muestra información acerca de las
fuentes y aplicaciones del efectivo en el periodo,
clasificadas por actividades de operación de
inversión y de financiamiento.
Por ende, permite conocer el efecto que han
tenido las actividades de la entidad en su efectivo,
evaluar su capacidad para cumplir con sus
obligaciones y conocer sus requerimientos de
financiamiento.
Las entidades con propósitos no lucrativos deben
presentar como parte de sus estados financieros
básicos, el estado de flujos de efectivo elaborado
con base en las NIIF, Estado de flujos de efectivo,
sin que sea necesario separar los conceptos por
cada tipo de patrimonio.
Contabilidad de Fondos
Las NIIF no se oponen a las clasificaciones por
fondos, siempre y cuando se ajusten para cumplir
con las disposiciones de clasificaciones
establecidas en esta norma. La contabilidad de
fondos comprende un conjunto de
procedimientos contables que resultan en
clasificaciones independientes de cuentas de
balance y resultados por ciertas actividades. La
contabilidad de fondo es establecida por
disposiciones legales, contractuales o acciones
voluntarias de las entidades.
 SECCIÓN 4:
CONTABILIDAD POR CENTRO DE COSTOS

La contabilidad por centro de costos permite distribuir los costos

a los diferentes centros de costos que se definan y se encuentra
integrado por lo siguiente:

1. Introducción
2. Ventajas y Desventajas
3. Características
4. Clasificación

Introducción

La contabilidad por centro de costos es un

sistema que permitirá a la organización lograr El centro de costos permite identificar costos
mejor control sobre los costos y gastos por separado dentro de una organización, para
cargados a los diferentes centros de costos. la cual se llevan registros contables separados,
a estas porciones se les llama centros de
El uso de la contabilidad por centro de costos costos. En general un centro de costos es una
está condicionado fundamentalmente por lo parte interna que tiene sus propios costos y
siguiente: gastos.
a. Que COOPECAFE maneje los costos y
gastos segregados para los diferentes centros Manejar centros de costos permite obtener el
de costo. estado de ingresos y egresos por separados.
b. Que en los niveles directivos de
Debe quedar claro que dentro de la
COOPECAFE exista la decisión de establecer la
nomenclatura se deben establecer los centros
contabilidad por centro de costos como
específicos para obtener buena información de
sistema contable de registro, control
los estados financieros de la entidad.
presupuestario y control interno.
La contabilidad por centro de costos es una
La contabilidad por centro de costos, no se
cualidad de la contabilidad que integrada al
escapa del cumplimiento de los principios
sistema, permite el registro de las transacciones
fundamentales de contabilidad ya sea
de uno o más centros de costos.
adoptando las Normas Internacionales de
Información Financiera o registros contables
sobre la base de la Ley de Impuesto Sobre la
Renta y deben ser cumplidos como en
cualquier área de especialidad
contable.
COOPACAFE Manual Contable 14.
Características
Algunas de las características identificadas del
sistema de contabilidad por centro de costos,
se enumeran a continuación:
1. Código de cuentas común a todos los
centros de costos, lo que facilita la
formulación de los estados de consolidación
y mayor funcionabilidad en el registro de las
operaciones.
2. Dinámica integral en el registro de las
operaciones de los distintos centros. Esto se
refiere a que el registro de las operaciones
de cada centro de costo se realiza de manera
simultánea e integrada.
3. Identificación de los diferentes centros de
costos de interés de la organización
4. Formas y registros comunes para todos los
centros de costos que prevean las
clasificaciones correspondientes para la
identificación de cada uno.
Objetivos
1. Conocer el grado de ejecución y tomar
decisiones oportunas para cada uno de los
centros de costos.
2. Identificar las desviaciones favorables o
desfavorables en cada uno de los centros de
costos para tratar de corregirlos.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR LOS COSTOS Y GASTOS

VENTAJAS DESVENTAJAS
• Llevar registros por centro de costos • La incidencia mayor de las desventajas que
separados. a continuación se comentan, recae
• Permite analizar por separado los centros directamente sobre el contador quien
de costos. debe mantener su funcionamiento:
• Mayor esfuerzo en el trabajo contable,
generado por lo delicado del manejo del
catálogo de cuentas ó del programa que
distribuye para los diferentes centros de
costos.
• Necesidad de la especialización del
personal que labora en el departamento
de contabilidad.
• Incremento del trabajo, dado el volumen
de las transacciones, que aumenta en la
medida que aumenta la cantidad de
centros de costos y por la necesidad del
cuadre individual de cuentas de cada uno.

Clasificación de los Costos y Gastos Centros de Costo

La clasificación de los centros de costos en Se definen los centros de costos siguientes:
COOPECAFE será de acuerdo a las Administración, Comercialización, Acopio,
distribuciones que se efectúen. Créditos, etc.

15. COOPECAFE Manual Contable

 SECCIÓN 5:
CATÁLOGO DE CUENTAS
La nomenclatura permitirá tener una estructura definida para mantener la consistencia de las
operaciones y obtener estados financieros debidamente estructurados. La nomenclatura se ha
definido en seis niveles siendo los siguientes:

1 ACTIVO 2 PASIVO
11 ACTIVO CORRIENTE 21 PASIVO CORRIENTE
111 CAJA Y BANCOS 211 CUENTAS POR PAGAR
111.01 Caja Chica 211.01 Proveedores
111.02 Banco 1 211.02 Café y Miel de sociados
111.03 Banco 2 211.03 Cuota Patrola IGSS
111.04 Banco 3 211.04 Impuesto sobre la renta anual
211.05 Anticipos recibidos
112 CUENTAS POR COBRAR 211.06 IVA por pagar
112.01 Préstamos a Asociados 211.07 Bono 14
112.02 Préstamos a Empleados 211.08 Aginaldo
112.03 Clientes 211.09 Vacaciones
112.04 Anticipo para viáticos y gastos 211.1 Aportaciones Extraordinarias
112.05 Anticipo sobre compras 211.19 Otras cuentas por pagar
112.06 Clientes del exterior
112.07 Pagos a cuenta de ISR 212 RETENCIONES
112.08 Retenciones de IVA 212.01 Cuota Laboral IGSS
112.19 Otras cuentas por cobrar 212.02 Impuesto Sobre la Renta
112.99 Reserva de Cuentas Incobrables 212.03 Impuesto al Valor Agregado

113 IVA POR COBRAR 22 PASIVO NO CORRIENTE

113.01 Crédito fiscal 2011 221 PASIVO LABORAL
113.02 Crédito fiscal 2012 211.01 Indemnizaciones
113.03 Crédito fiscal 2013
222 PRESTAMOS OBTENIDOS
114 INVENTARIOS 222.01 Banco del Tesoso, S.A.
114.01 Café Pergamino 222.02 Personas particulares
114.02 Café oro
114.03 Café de segunda 223 FONDOS POR APLICAR
114.04 Café cereza 223.01 AGENCIA COOPERANTE 1
114.05 Miel 223.02 AGENCIA COOPERANTE 2
114.06 Fertilizantes 223.03 AGENCIA COOPERANTE 3

COOPACAFE Manual Contable 16.

 12 ACTIVO NO CORRIENTE 3 PATRIMONIO Y RESERVAS
121 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 31 PATRIMONIO INSTITUCIONAL
121.01 Inmuebles 311 APORTE DE ASOCIADOS
121.02 Maquinaria y Equipo 311.01 Aportaciones obligatorias / Aporte de fundadores
121.03 Vehículos 32 RESERVAS
121.04 Mobiliario y Equipo de oficina 321 RESERVAS
121.05 Equipo de computación 321.01 Reserva Irrepartible
121.04 Herramientas 321.02 Reserva de Educación
321.03 Reserva de Obras Sociales
321.04 Reserva Institucional
122 DEPRECIACIÓN ACUMULADA 33 REVALUACIONES
122.01 Inmuebles 331 REVALUACIONES
122.02 Maquinaria y Equipo 332.01 Inmuebles
122.03 Vehículos 332.02 Maquinaria y equipo
122.04 Mobiliario y Equipo de oficina 332.03 Vehículos
122.05 Equipo de computación 332.04 Otras revaluaciones de activos fijos
122.04 Herramientas 39 RESULTADOS
391 RESULTADOS
123 OTROS ACTIVOS 391.01 Resultados Acumulados
123.01 Acciones BARNRURAL 391.02 Resultados de Período
123.09 Otros activos

124 AMORTIZACIÓN ACUMULADA

124.09 Otos activos

4 INGRESOS 42 INGRESOS GRAVADOS

41 INGRESOS EXENTOS 421 VENTAS EXPORTACIONES
411 VENTAS EXENTAS 421.01 Café Pergamino
411.01 Café Pergamino 421.02 Café Oro
411.02 Café Oro 421.03 Miel
411.03 Café Cereza 421.09 Otros
411.04 Café de segunda clase 422 SERVICIOS GRAVADOS
411.05 Miel 422.01 Intereses sobre créditos a asociados
411.09 Otros 422.02 Mora cobrada a asociados
412 SERVICIOS EXENTOS 422.03 Arrendamientos cobrados a asociados
412.01 Intereses sobre créditos a asociados 422.09 Otros ingresos gravados
412.02 Mora cobrada a asociados
412.03 Arrendamientos cobrados a asociados 414 DONACIONES
412.09 Otros ingresos exentos 414.01 AGENCIA COOPERANTE 1
413 PRODUCTOS FINANCIEROS 414.02 AGENCIA COOPERANTE 2
413.01 Intereses Bancarios 414.03 AGENCIA COOPERANTE 3
413 OTROS INGRESOS 414.04 AGENCIA COOPERANTE 4
413.01 Intereses Bancarios 414.09 Otros

17. COOPECAFE Manual Contable

 5 COSTO DE VENTAS 514 COSTOS INDIRECTOS
COSTO DE VENTAS 514.06 Bono 14
51 OPERACIONES GRAVADAS
511 COMPRAS 514.07 Cuota patronal IGSS
511.01 Café Cereza 514.08 Energía Eléctrica
511.02 Café Pergamino 514.09 Reparaciones y Mantenimiento de beneficio
511.03 Café Pergamino 514.1 Repuestos y accesorios
511.04 Miel 514.19 Otros
511.05 Fertilizantes 6 GASTOS
511.09 Otros 61 GASTOS DE COOPERATIVA
513 GASTOS SOBRE COMPRAS 611 GASTOS DE OPERACIÓN
513.01 Maquila de Café 611.01 Sueldos
513.02 Fletes 611.02 Bonificación incentivo
513.03 Compra de costales y canastos 611.03 Aguinaldos
514 COSTOS DIRECTOS 611.04 Vacaciones
514.01 Mano de obra directa e indirecta 611.05 Indemnizaciones
514.02 Bonificación incentivo 611.06 Bono 14
514.03 Aguinaldos 611.07 Cuota patronal IGSS
514.04 Vacaciones 611.08 Arrendamientos
514.05 Indemnizaciones 611.09 Energía Eléctrica
514.06 Bono 14 611.1 Teléfono, fax y correo electrónico
514.07 Cuota patronal IGSS 611.11 Honorarios Profesionales
514.08 Energía Eléctrica 611.12 Reparaciones y Mantenimiento
514.09 Reparaciones y Mantenimiento de beneficio 611.13 Gastos de Limpieza
514.1 Repuestos y accesorios 611.14 Papelería y útiles
514.19 Otros 611.29 Gastos varios
COSTO DE VENTAS
51 OPERACIONALES EXENTAS 62 GASTOS DE PROYECTOS
511 COMPRAS 621 SUELDOS Y PRESTACIONES
511.01 Café Cereza 621.01 Sueldos
511.02 Café Pergamino 621.02 Bonificación 78-89/9-2000/37-2001
511.03 Café Pergamino 621.03 Aguinaldos
511.04 Miel 621.04 Vacaciones
511.05 Fertilizantes 621.05 Indemnizaciones
511.09 Otros 621.06 Bono 14
513 GASTOS SOBRE COMPRAS 621.07 Cuota patronal IGSS
513.01 Maquila de Café 622 GASTOS DE PROGRAMA
513.02 Fletes 622.01 Honorarios Profesionales
513.03 Compra de costales y canastos 622.02 Viáticos
514 COSTOS INDIRECTOS 622.03 Papelería y Útiles
514.02 Mano de obra directa e indirecta 622.05 Varios
514.02 Bonificación incentivo 623 GASTOS CORRIENTES
514.03 Aguinaldos 623.01 Luz y agua
514.04 Vacaciones 623.02 Teléfono
514.05 Indemnizaciones 623.03 Papelería y Útiles

Nota: para aquellas organizaciones o cooperativas que no tengan actividades comerciales productivas, eliminar las cuentas
que tengan una relación directa y correr los códigos para no tener cuentas dentro de su catálogo que no son necesarias.

COOPACAFE Manual Contable 18.

 SECCIÓN 6:
DESCRIPCIÓN DE USO Y MANEJO DE LAS CUENTAS

Con la descripción del uso y manejo de las cuentas contables permitirá al contador determinar la
naturaleza de los cargos y abonos operados en las diferentes cuentas y servir como un medio
adecuado de control interno, al indicar lo que el saldo de cada una representa.

111. Caja y Bancos 111.01 Caja chica:

Esta es una cuenta de título y la misma agrupa
todas las cuentas de cajas chicas, efectivo
disponible, bancos locales y del exterior que
forman el efectivo en caja y bancos.
COOPECAFE ha creado los costos y gastos de
caja chica para los desembolsos pequeños que
no ameritan la expedición de un cheque, los
costos y gastos se establecieron según la
necesidad del volumen de operaciones y están
regulados por el manual de procedimientos.

SE CARGA SE ABONA SALDO

• Con el saldo con que se abren
las operaciones del ejercicio
contable.
• La cuenta de caja chica se
debitará únicamente cuando
el fondo sea aumentado o
disminuido.
• Con los depósitos efectuados
al banco, por cobros a
clientes, ventas al contado,
anticipos de clientes y otros
ingresos recibidos.
• Con las notas de crédito emiti-
das por los bancos.
• Con ajustes o reclasifica-
ciones.
• La cuenta de caja chica se • Deudor representa el efecti-
acreditará con la reducción vo disponible y a favor de
o su disminución. COOPECAFE a una fecha
• Por la emisión de cheques determinada.
para los bancos.
• Por notas de cargo emitidas
por los bancos.
• Por ajustes o reclasifica-
ciones.
• Con el saldo existente al
cierre del ejercicio contable.
• Con los retiros de inver-
siones o “desinversiones”

19. COOPECAFE Manual Contable

112. Cuentas por Cobrar

SE CARGA SE ABONA SALDO

• Con el saldo existente al • Con el saldo existente al • D e u d o r re p re s e n t a e l
inicio del ejercicio finalizar el ejercicio monto de las cuentas
contable. contable. p o r c o b ra r a u n a
• Con los créditos a los • Con las liquidaciones f e c h a determinada.
clientes. locales.
• Con los anticipos sobre • Con los descuentos que se
sueldos otorgados al hagan a los empleados en
personal. planilla.
• Con los anticipos para • Con el re depósito/
gastos locales y del reposición del cheque
exterior. rechazado por falta de los
• Con los cargos por otras costos y gastos u otro
cuentas por cobrar. concepto.
• Por las ventas al crédito.
• Co n los cheques
rechazados por falta de los
costos y gastos u otro
concepto.

SALDO
114. Inventarios

SE CARGA SE ABONA
• Con el saldo existente al • Con las ventas realizadas. • Deudor representa el
inicio del ejercicio contable. • Con las donaciones que se monto de inventarios a una
• Con las compras realizadas hagan. fecha determinada.
en el año. • Con las pérdidas que se
• Con las devoluciones tengan.
recibidas.

COOPACAFE Manual Contable 20.

121. Propiedad, Planta y Equipo
Bajo este rubro se registrarán todas aquellas adquisiciones de activos fijos que se realicen con
carácter permanente y para uso propio de COOPECAFE.

SE CARGA SE ABONA SALDO

• Con los inventarios iniciales.
• Con las compras de bienes
tangibles, al costo de factura
más los gastos inherentes
de instalación, flete,
trámites, etc.
• Por la venta, destrucciones, • Deudor representa todos los
bajas, etc., de bienes que bienes de carácter tangible
formaron parte de los para uso exclusivo en
activos al costo, registrando actividades de COOPECAFE
una pérdida o ganancia en
venta de activos fijos.
• Con el saldo existente al
cierre del ejercicio contable.

El control auxiliar tendrá como objetivo mostrar individualmente cuál es el valor invertido en Activos
fijos.

122. Depreciación Acumulada

En las cuentas de depreciación acumulada se registrarán las estimaciones mensuales respectivas,

según la clasificación del bien, considerando la vida útil. El valor sobre el cual se calculará la
depreciación será el costo del bien, añadir las mejoras incorporadas con carácter permanente.

SE CARGA SE ABONA SALDO

• Con la venta o retiro del bien
o por ajuste a la cuenta.
• Con el monto mensual
de depreciación que se
determine, después de
efectuar el cálculo
porcentual.

21. Pasivo corriente

Se registran bajo este rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de compra de
maquinaria, materiales, etc., el registro para crear cada una de las cuentas se hará mediante las
facturas al crédito que se realicen, retenciones efectuadas a los empleados, ingresos por préstamos
obtenidos, etc., la deducción será mediante la emisión del cheque para cancelar o abonar a la deuda
ó simplemente una nota de débito.

21. COOPECAFE Manual Contable

 SE CARGA
• Por los pagos efectuados a
los proveedores / bancos y
acreedores clasificados en
ésta cuenta y registrados
previamente.
• Con los pagos de cuota
laboral IGSS, Retenciones de
Impuesto sobre la renta, etc.
Que se hayan descontado a
los empleados.
• Por el saldo existente al cierre
del ejercicio contable.
22. Pasivo No Corriente
Se registran bajo éste rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de préstamos a un
plazo mayor de un año.
SE CARGA
• Por los pagos efectuados • Con el saldo existente al • Acreedor representa el
derivadas de las obligaciones
mayores de un año.
• Por el saldo existente al
cierre del ejercicio contable.
SE ABONA SALDO
• Con el saldo existente al • Acreedor representa el
inicio del ejercicio contable. monto total pendiente de
• Con las compras efectuadas pago con vencimientos
y servicios obtenidos al menores de un año.
crédito.
• Con el valor de las cuentas
por pagar de las cuales se
tenga conocimiento que
pertenezcan al período que
se cierra y se paguen en el
siguiente.
• Con los descuentos de cuota
laboral del IGSS y otras
retenciones a los empleados
de COOPECAFE.
• Con los compromisos
adquiridos como préstamos
obtenidos de los bancos y
que por alguna razón no se
han pagado oportunamente
o que por su naturaleza se
debe registrar el compromiso,
aun cuando no debe pagarse
in m e d i a t a m e n t e (Pasivo
Laboral, teléfono, energía
eléctrica, etc.).
SE ABONA SALDO
inicio del ejercicio contable. monto total pendiente de
• Con los compromisos pago de las obligaciones
adquiridos, de los cuales se con un plazo de
deriven contratos a cumplirse vencimiento mayor a un año
en un plazo mayor de un
año.
COOPACAFE Manual Contable 22.
221. Contingente (Prestaciones Laborales)

SE CARGA SE ABONA SALDO

• Con el saldo final del • Con el saldo existente al • Acreedor, representa el

período por el cierre
contable.
• Con el pago de
prestaciones en los meses
de julio y diciembre y el
pago de indemnizaciones
en casos que corresponda
de acuerdo al código de
trabajo.
• Por ajustes que existan
cuando se tenga provisión
en exceso.
inicio del ejercicio contable. monto total pendiente de
• Con las provisiones de pago en concepto de
prestaciones laborales prestaciones laborales.
(aguinaldo, bono catorce,
indemnizaciones y
vacaciones) las cuales se
hacen mensualmente.
• Con ajustes por incrementos
a salarios que también
afectan el pasivo laboral del
empleado.

3. Patrimonio y Reservas

Representa:
a. El capital de aportación obligatoria o aportes iniciales de fundadores
b. Las reservas creadas para los fines legales y específicos de COOPECAFE
c. Los resultados acumulados de períodos anteriores
d. Los resultados del periodo

SE CARGA SE ABONA SALDO

• Cuando se tenga pérdida del
periodo.
• Con las devoluciones a los
asociados, cumplidos todos
los trámites legales
• Con el saldo al inicio del • Representa el patrimonio y
período. reservas de COOPECAFE
• Con los incrementos de
aportes obligatorios o
donaciones de fundadores.
• Con los incrementos de
reservas por requisitos
legales o del reglamento
interno.

23. COOPECAFE Manual Contable

4. Ingresos
Bajo este rubro se clasificarán los ingresos por venta de café, miel y productos derivados de café y
miel, los cuales tendrán cada un código por separado y otros provenientes del giro habitual de
COOPECAFE.
SE CARGA SE ABONA SALDO

• Por regularización al final del
ejercicio contable
• Con las ventas que se hagan • Representa el monto total de
• Generación de intereses con los ingresos obtenidos en el
la colocación de capital para mes, trimestre, semestre ó
inversiones. en el año.
• Con los intereses ganados
en cuentas bancarias locales
y acreditadas a las respectivas
cuentas bancarias.
• Con los otros ingresos que se
tengan por el giro habitual
de COOPECAFE.

5. Costos inciso a) del artículo 23 del libro I, Impuesto

Bajo este rubro se clasificarán los costos por la
compra de café, miel ó todos los costos
necesarios para el proceso y almacenamiento
del café, miel y fertilizantes, provenientes del
giro habitual de COOPECAFE. Cabe mencionar
que si tienen operaciones gravadas y exentas,
deben hacer la separación de las compras para
operaciones gravadas y exentas cuando éstas
se puedan identificar claramente, ahora sino
podemos invidualizar las transacciones se
distribuyen en función del porcentaje de ventas
gravadas y exentas conforme lo establece la Ley
de Actualización Tributaria, Decreto 10-2012,
sobre la Renta.
“Los contribuyentes están obligados a registrar
los costos y gastos de las rentas afectas y de las
rentas exentas en cuentas separadas, a fin de
deducir únicamente los que se refieren a
operaciones gravadas. En caso el contribuyente
no haya llevado este registro contable
separado, la Administración Tributaria
determinará de oficio los costos y gastos no
deducibles, calculando los costos y gastos en
forma directamente proporcional al total de
gastos directos entre el total de rentas
gravadas, exentas y no afectas”.

SE CARGA SE ABONA SALDO

• Con los costos individuales • Por regularización al final del • Representa el monto total de
que se tengan. ejercicio contable. los costos de ventas
obtenidos en el mes,
trimestre, semestre ó en el
año.

COOPACAFE Manual Contable 24.

 SECCIÓN 6:
GASTOS

Bajo éste rubro se hará la distribución y aplicación del gasto de acuerdo al presupuesto aprobado y
acuerdo al catálogo de cuentas. No se permite aperturar más cuentas de las allí definidas. La persona
encargada de distribuir el gasto, debe tener el criterio suficiente para hacer la distribución y
aplicación del gasto contable incluso de los gastos de proyectos. Los procedimientos a utilizar serán:

SE CARGA SE ABONA SALDO

• Con el pago de sueldos y
prestaciones laborales y
demás gastos incurridos y
se aplican de acuerdo a la
característica del gasto
correspondiente.
• Por ajustes en correcciones
contables.
• Por la regularización al final
del período contable a
efecto de determinar la
diferencia entre costos y
gastos.
• Deudor y representa el total
de gastos incurridos por
COOPECAFE de una fecha a
otra.

Los costos y gastos reportados pueden dividirse en costos fijos y costos variables. Las características
de cada uno de ellos son:

COSTOS FIJOS
Son aquellos costos que la empresa debe
pagar independientemente de su nivel de
operación, es decir, produzca o no produzca
debe pagarlos.
Un costo fijo, es una erogación en que la
empresa debe incurrir obligatoriamente, aun
cuando la empresa opere a media marcha, o no
lo haga, razón por la que son tan importantes
en la estructura financiera de cualquier
empresa.
Son aquellos que no dependen del nivel de
actividad de la empresa, sino que son una
cantidad determinada, independiente del
volumen de negocio.
Ejemplo: el alquiler de las oficinas. La empresa
tendrá que pagar todos los meses el mismo
alquiler con independencia del
comportamiento de sus ventas.
Otros costos fijos: el sueldo de la secretaria del
Presidente, el coste de financiación de los
equipos informáticos, la minuta anual del
abogado, la retribución del asesor fiscal, etc.

25. COOPECAFE Manual Contable

COSTOS VARIABLES
Es aquel que se modifica de acuerdo a
variaciones del volumen de producción o nivel
de actividad, se trata tanto de bienes como de
servicios. Es decir, si el nivel de actividad
decrece, estos costos decrecen, mientras que si
el nivel de actividad aumenta, también lo hace
esta clase de costos.
Ejemplo: la producción de una botella de agua:
Los costos variables serían el envase, el agua, el
tapón y la comisión bancaria del vendedor. Son
aquellos que van íntimamente relacionados. Es
decir que si se produce y vendemos una botella
de agua, necesariamente vamos a utilizar un
envase, un tapón, agua y pagar la comisión del
vendedor.
Condiciones que un Costo Fijo puede ser
Variable:
a. Los costos fijos de una compañía que
produce y vende botellas de agua serían:
personal de producción, obligadamente se
les debe pagar por tenerlo en la planta aun
cuando no haga absolutamente nada, ahora
si al empleado se le paga por producción
entonces ese gasto se convierte en variable.
b. Los costos fijos de agua, luz, alquiler de
bodega, depreciaciones de máquinas son
gastos fijos, sin embargo la producción se
puede hacer en otra compañía donde
vamos a pagar por servicio de envasado,
entonces allí ya no pagamos agua, luz,
bodega, no necesitamos máquinas sino que
pagamos un servicio de envasado y se
convierte en un gasto variable.
Punto de Equilibrio
El punto es denominado también punto neutro
donde la empresa o entidad alcanza cubrir
todos sus costos y gastos, pero no tiene utilidad
es decir donde en un periodo de tiempo no
gana ni pierde.
Para identificar el punto de equilibrio basta
dividir sencillamente la suma de los gastos fijos
dentro del porcentaje del margen de
ganancia y para saber el margen de ganancia es
obtener un estado de resultados que muestra el
margen de ganancia después de restar las
ventas al costo de ventas.
Ejemplo: una empresa que vende café mil
quintales de café a Q 1,000, sus ventas
ascienden a Q1,000,000 que representan el
100%. Los mil quintales de café fueron
comprados en Q 800, es decir el costo de café
asciende a Q 800,000 equivalente al 80% que
se convierten en costos variables (porque para
vender café se necesita comprar café) por lo
tanto el margen de ganancia es de Q 200,000
que representa el 20% ( si se hubiera comprado
el doble de café el margen de ganancia hubiera
sido siempre del 20%, pero en quetzales
hubiera sido Q 400,000. Para comprar y vender
el café se necesitó pagar al personal sueldos,
prestaciones laborales y sociales Q 100,000,
luz, agua, teléfono, gastos de oficina, papelería,
seguro, etc. Equivalente a Q 50,000 que serían
los gastos fijos totales por Q 100,000.
COOPACAFE Manual Contable 26.
Reflejado en un estado de resultados quedaría de la siguiente forma:

COOPECAFÉ
ESTADO DE RESULTADOS
POR EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIÓN TOTAL PORCENTAJE
Venta de café 1,000,000.00 100.00%
Costo de ventas 800,000.00 80.00%
Ganancia m arginal 200,000.00 20.00%
Gastos de operación 150,000.00 15.00%
Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00%

Descifrado: Gastos fijos Q.150,000, margen de equivalente a Q.600,000 manteniendo el

ganancia 20%. Al dividir el total de los gastos
fijos de Q.150,000 dentro del margen de
ganancia que es el 20% da como resultado
Q.750,000. Eso significa que si se hubieran
vendido 750 quintales en Q 1,000 y comprados
esos mismos 750 quintales en Q.800
margen de ganancia del 20% con los mismos
gastos de Q.150,000 el resultado hubiera sido
de cero, es decir sin ganar ni perder.
Veamos el estado de resultados:

COOPECAFÉ
ESTADO DE RESULTADOS
POR EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIÓN TOTAL PORCENTAJE
Venta de café 1,000,000.00 100.00%
Costo de ventas 800,000.00 80.00%
Ganancia m arginal 200,000.00 20.00%
Gastos de operación 150,000.00 15.00%
Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00%

27. COOPECAFE Manual Contable

 SECCIÓN 7:
INFORMES FINANCIEROS PARA EL CONSEJO
DIRECTIVO, ACREEDORES Y AGENCIAS COOPERANTES
Estos informes son el producto final del en resumen, mientras que para otros
departamento de contabilidad por lo tanto requerimientos deben estar con todas sus
deben ser preparados de una manera integraciones.
adecuada para el lector de los estados
financieros es decir que para los miembros del Los modelos de estados financieros son los
Consejo de Administración deben prepararse siguientes:

Estado de Situación Financiera

Muestra la posición financiera, el modelo es el siguiente:
COOPECAFE
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE VALOR %
Caja y Bancos (nota 4) 50,000 3.22%
Cuentas por Cobrar (nota 5) 250,000 16.08%
Inventarios (nota 6) 125,000 8.04%
SUMA EL ACTIVO NO CORRIENTE 425,000 27.33%
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Total propiedad, planta y equipo neto (nota 7) 125,000 8.04%
OTROS ACTIVOS
Inversiones a largo plazo (nota 6.2) 1,000,000 64.31%
Otros activos 5,000 0.32%
TOTAL DEL ACTIVO 1,554,999 100.00%
PASIVO
CORRIENTE
Cuentas por pagar (nota 8) 200,000 12.86%
NO CORRIENTE
Cuentas por pagar a largo plazo (nota 8) 150,000 9.65%
Préstamos bancarios (nota 9) 800,000 51.45%
TOTAL PASIVO 1,150,000 73.96%
CAPITAL Y RESERVAS
CAPITAL INICIAL 100,000 6.43%
Reservas 200,000 12.86%
Resultados acumulados 104,999 6.75%
TOTAL CAPITAL Y RESERVAS 404,999 26.04%
TOTAL PASIVO, CAPITAL Y RESERVAS 1,554,999 100.00%
COOPACAFE Manual Contable 28.
Estado de Actividades

Deberá hacerse la distribución contable de los ingresos, costos y gastos a las diferentes subcuentas a
fin de mostrar en detalle los ingresos y gastos de acuerdo a la separación presentada en la
nomenclatura.

A continuación se muestran el modelo de estado de resultados de la Asociación:

COOPECAFE
ESTADO DE ACTIVIDADES
POR EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES

INGRESOS VALOR %

VENTAS 2,000,000 100.00%

(-) COSTO DE VENTAS 1,600,000 80.00%

GANANCIA BRUTA 400,000 20.00%

GASTOS DE OPERACIÓN

Gastos de Administración 125,000 6.25%

Gastos de Venta 155,000 7.75%

T otal de Gastos de Operación 280,000 14.00%

Gastos financieros 80,000 4.00%

Ganancia neta 40,000 2.00%

29. COOPECAFE Manual Contable

Estado de Flujos de Efectivo

Deberá hacerse haciendo la separación de los flujos de efectivo por actividades de operación, inversión y
financiamiento. El modelo es el siguiente:

COOPECAFE
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
POR EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
Resultado del período 40,000
Conciliacion de la utilidad neta con el Flujo de efectivo
Depreciaciones 12,000
Total 12,000
FLUJO DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE OPERACIÓN
Disminución de cuentas por cobrar
Aumento en inventarios
Aumento de depósitos en garantía
Aumento de certificados de deposito
Aumento de cuentas por pagar
10,000 (12,000) (1,000) (5,000)
15,000
Efectivo provisto por actividades de operación 7,000
Flujo de efectivo por actividades de Inversión
Compra de maquinaria y equipo (3,000)
Compra de vehículos (5,000)
Compra de herramientas (2,000)
Compra de mobiliario y equipo (2,000)
Compra de equipo de computación (1,500)
Efectivo provisto por actividades de inversión (13,500)
Flujo de efectivo por actividades de Financiamiento
Inversiones BANRURAL (100,000)
Aportaciones obligatorias (2,000)
Préstamos bancarios (200,000)
Total de flujo de efectivo por actividades de financiamiento (302,000)
FLUJO DE EFECTIVO EN EL AÑO (296,500)
FLUJO DE EFECTIVO AL INICIO DEL AÑO 346,500
FLUJO DE EFECTIVO AL FINAL DEL AÑO 50,000

COOPACAFE Manual Contable 30

Ejecución Presupuestaria

Deberá hacerse identificando cada una de los gastos presupuestados versus lo ejecutado. El modelo
es el siguiente:

ASOCIACIÓN COOPECAFE
EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
POR EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIÓN PRESUPUESTO
GASTO SALDO
Salarios XXX XXX XXX
Bono catorce XXX XXX XXX
Vacaciones XXX XXX XXX
Indemnizaciones XXX XXX XXX
Aguinaldo XXX XXX XXX
Cuota patronal IGSS XXX XXX XXX
Bonificaciones XXX XXX XXX
Papelería y útiles XXX XXX XXX
Teléfono y correos XXX XXX XXX
Luz y Agua XXX XXX XXX
Honorarios Profesionales XXX XXX XXX
Viáticos XXX XXX XXX
Reparación de Vehículos XXX XXX XXX
Reparaciones y mantenimiento XXX XXX XXX
Gastos de oficina XXX XXX XXX
Seguros XXX XXX XXX
Combustibles y lubricantes XXX XXX XXX
Reuniones de personal XXX XXX XXX
Reuniones de Junta Directiva XXX XXX XXX
TOTALES XXX XXX XXX

La columna del presupuesto deberá mostrar el saldo del presupuesto muestre el monto del
presupuesto del año y la columna del gasto real presupuesto pendiente de ejecución durante el
deberá mostrar la acumulación de gastos a una transcurso del año. Este reporte deberá
fecha determinada, para que la columna del prepararse por lo menos cada trimestre.

31. COOPECAFE Manual Contable

 SECCIÓN 8:
MANTENIMIENTO DEL MANUAL

La actualización del presente manual de El incumplimiento del presente manual será

COOPECAFE recae en el contador a quien se le sancionado con llamada de atención verbal la
asigna la responsabilidad de hacer los ajustes primera vez, llamada de atención por escrito la
durante todo el año para que los cambios segunda vez, receso de tres días sin
aprobados sean implementados a partir del remuneración para la tercera vez y despido
siguiente año. No solamente debe considerarse para la cuarta vez conforme ó conforme a lo
las altas y bajas en el catálogo de cuentas sino regulado en el reglamento interno.
todas las consideraciones a nivel técnico
relacionado a las Normas Internacionales de
Información Financiera ó de aspecto fiscal
relacionado a la Ley de Impuesto Sobre la
Renta, Impuesto al Valor Agregado, Impuesto
de Solidaridad, Código Tributario, etc.

COOPACAFE Manual Contable 32.

Asociación Crecer y la Plataforma Nacional de Café Sostenible-SCAN Guatemala
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documento solamente con fines educativos y siempre que se conserve la integridad
del mismo y se citen a las organizaciones participantes.
Cualquier otro uso de dicho documento requiere autorización escrita de Asociación
Crecer y la Plataforma-SCAN Guatemala.
 MANUAL
CONTABLE

COOPECAFÉ

Material de Capacitación desarrollado en el marco del Proyecto

“Creación de Capacidades en Asistencia Técnica a
Productores de Café en Guatemala”

Financiado por: Ejecutado por:

McDonald’s USA McDonald’s Canadá

Con el apoyo de:

Plataforma Nacional de Café Sostenible – SCAN Guatemala:

Mejor cultivo
Mejor futuro