Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

ESPECIALIZACIÓN EN REVISORÍA FISCAL Y AUDITORÍA FORENSE

AUDITORÍA DE GESTIÓN Y MODELOS DE CONTROL INTERNO

EJE 3 – EL ÉXITO DE LA AUDITORIA CONTINUA

AUTOR

FREDY ALBERTO LOZANO SUÁREZ

PROFESOR

ADRIANA PATRICIA LEURO CARVAJAL

BOGOTÁ D.C., 10 DE JUNIO DE 2019

Tabla de contenido

1 Beneficios de la auditoría continua......................................................................................4

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 Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

1.1 Presentación de la empresa........................................................................................4

1.2 Objeto Social.............................................................................................................5

1.3 Misión........................................................................................................................6

1.4 Visión.........................................................................................................................6

1.5 Valores Corporativos.................................................................................................6

1.6 Principios Orientadores de la conducta.....................................................................6

1.7 Valores de Marca.......................................................................................................6

1.8 Clasificación de la empresa.......................................................................................6

1.9 Estructura Organizacional..........................................................................................7

1.10 Sistemas de Información............................................................................................7

1.11 Servicios Ofrecidos....................................................................................................8

1.12 Cobertura...................................................................................................................8

2 Marco referencial de una auditoria de gestión.....................................................................8

3 Compañía Flexi Hacer.........................................................................................................8

3.1 ¿Por qué recursos humanos?......................................................................................8

4.1 Programa 1.................................................................................................................9

4.1.1 Introducción........................................................................................................9

4.1.2 Objetivo..............................................................................................................9

4.1.3 Procedimientos...................................................................................................9

4.2 Programa 2...............................................................................................................11

4.2.1 Introducción......................................................................................................12

4.2.2 Objetivo............................................................................................................12

4.2.3 Procedimientos.................................................................................................12

4.2.4 Técnicas............................................................................................................12

4.3 Programa 3...............................................................................................................13

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 Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

4.3.1 Introducción......................................................................................................13

4.3.2 Técnicas............................................................................................................14

5 Conclusiones......................................................................................................................14

6 Bibliografía........................................................................................................................14

Tabla de ilustraciones

Ilustración 1 Organigrama.........................................................................................................7
Ilustración 2 Servicios ofrecidos - Almaviva S.A.....................................................................9
Ilustración 3 División de Recursos Humanos..........................................................................12

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 Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

1 Beneficios de la auditoría continua

1.1 Presentación de la empresa

Almacenes Generales de Depósito Almaviva S.A. (en adelante Almaviva); es una entidad
privada, con domicilio principal en la carrera 13 A No. 34 – 72 piso 11 en la ciudad de Bogotá
D.C., se constituyó mediante escritura pública No. 3107 del 09 de noviembre de 1938 de la

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 Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

Notaría cuarta (4°) de Bogotá D.C., se amplía la vigencia de la sociedad hasta el 30 de junio de
2070; sin embargo, podrá disolverse o prorrogarse antes de dicho término. Según la Resolución
No. 3140 del 24 de septiembre de 1993 expedida por la Superintendencia Financiera de
Colombia se le renovó definitivamente el permiso de funcionamiento para efectuar operaciones
propias de su objeto social. No se han realizado reformas estatutarias representativas.

1.2 Objeto Social

Almaviva tiene por objeto el depósito, la conservación y custodia, el manejo y distribución,

la compra y venta por cuenta de sus clientes de mercancías y de productos de procedencia
nacional o extranjera; la expedición de certificados de depósito o bonos de prenda; la
intermediación aduanera; la vigilancia de los bienes dados en garantía; el otorgamiento de crédito
directo a sus clientes o gestionarlo por cuenta de éstos, sin responsabilidad, para suplir los gastos
que se produzcan y guarden relación con la prestación de sus servicios, diferentes de las tarifas
de almacenamiento, sin que el total del crédito otorgado por Almaviva sobrepase el treinta por
ciento (30%) del valor de la respectiva mercancía, la cual se mantendrá depositada guardando
siempre este porcentaje en relación con el monto o saldo del crédito pendiente.

Al 31 de diciembre de 2018, operaba con mil trescientos setenta y seis empleados (1.376)
empleados, de los cuales trescientos cuarenta y cinco (345) son contratados con empresas
temporales y outsourcing, Almaviva funciona a través de cuarenta y cuatro (44) oficinas,
incluyendo agencias y centros de costos en sede de clientes.

Almaviva S.A. ejerce control sobre Almaviva Global Cargo S.A.S. y Almaviva Zona Franca
S.A.S., por tanto, prepara estados financieros consolidados presentados de manera independiente.

El 100% de Almaviva Zona Franca S.A.S. (“en adelante subordinada”) es una entidad
privada, con domicilio principal en Zona Franca Palmaseca Bodega A 1A en la ciudad de
Palmira. Que se constituyó mediante documento privado de agosto 2 de 2010, tiene por objeto
social principal la prestación de servicios en las distintas zonas francas que funcionan en el país.

Almaviva es filial del Banco de Bogotá S.A. que a su vez es filial del Grupo Aval quien la
consolida al final.

1.3 Misión

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 Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

Agregar valor a la cadena logística de los clientes para generales competitividad.

1.4 Visión

Ser la compañía en Hispanoamérica líder en soluciones logísticas.

1.5 Valores Corporativos

● La ley y la ética
● El capital humano
● La honestidad y la honradez
● La sociedad

1.6 Principios Orientadores de la conducta

● Debida diligencia
● Equidad y buena fe
● Información cierta, oportuna y confidencial
● Prevención y control del lavado de activos

1.7 Valores de Marca

● Compromiso: Sentir como propios los objetivos de la organización.

● Proactividad: Actuar con vitalidad, iniciativa y capacidad para anticiparse a lo que pueda
suceder.
● Positivismo: Ser positivo es tener la energía para para seguir sus propósitos, buscando la
parte enriquecedora a las situaciones difíciles.
● El buen servicio nos mueve: Garantizar la mejor experiencia de servicio, asumiendo los retos
de negocio de nuestros clientes como propios.

1.8 Clasificación de la empresa

● Tipo de Sociedad: Comercial

● Tipo de Organización: Sociedad Anónima
● Número de empleados: 1.376

1.9 Estructura Organizacional

Ilustración 1 Organigrama

Fuente: Sitio web Almaviva S.A.

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 Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

1.10 Sistemas de Información

Los servicios se basan en la utilización de tecnología de punta en cada eslabón de la cadena

de abastecimiento, la cual permite una mejor y más pronta toma de decisiones, por esto requieren
tener actualizaciones constantes en tecnología de punta dentro de la cadena de abastecimiento.

Entre los principales sistemas de información que manejan, están:

 Seguridad de la información: ¿Cómo identificar un incidente de seguridad de la información?

 Sistema de información de tráfico (SIT): Permite realizar el seguimiento y control de
proveedores en la gestión del transporte internacional.
 Custom Management System (CMS): Para la administración de la gestión de comercio
exterior el cual cuenta con controles y correos automáticos que permiten administrar y
controlar de manera más ágil y segura la operación.
 Warehousing Management System (WMS): Para la administración de centros de distribución
de última generación el cual nos permite administrar multiclientes, multibodegas y
multiproductos mediante información confiable.
 Georreferenciadores: Para realizar el seguimiento a la carga en operaciones de transporte
terrestre intermunicipal y distribución urbana con el uso de software espacial de apoyo en la
seguridad de la carga.
 Transport Management System (TMS): Para la administración del transporte, el análisis de
redes, control de la red de distribución y soporte a las diferentes rutas.
 Integración de los Sistemas de Información (ISI): Consolida toda la información generada
por la operación lo que permite una consulta y análisis más sencillo y efectivo conformando
así una visión general de la operación facilitando la toma de decisiones.
 Sistema de Comercio Exterior: Es una herramienta que llega a Almaviva y permite elaborar
las declaraciones de importación, andina de valor, registros de importación, declaraciones de
exportación, facturación y declaraciones de tránsito aduanero, formatos de entrega urgente,
además de generar los archivos EDI y XML para transmisión a SIGLO XXI al VUCE y
MUISCA respectivamente.

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 Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

1.11 Servicios Ofrecidos

Se distingue por la asesoría en gestión y administración de inventarios, ofreciendo soluciones

óptimas de almacenamiento. Son expertos en reducir tiempos y optimizar los espacios
apalancándonos en tecnología de última generación.

Ilustración 2 Servicios ofrecidos - Almaviva S.A.

Fuente: Sitio web Almaviva S.A.

1.12 Cobertura

La compañía cuenta con cubrimiento en Bogotá, Cali, Medellín, Barranquilla, Buenaventura,

Cúcuta, Santa Marta y Cartagena y dispone de:

2 Marco referencial de una auditoria de gestión

En el caso de efectuar un encargo de revisoría fiscal en una entidad en donde se tenga

implementado un proceso de control interno entre otras cosas tendría en cuenta lo siguiente:

a) Aquellas áreas en donde se tienen implementados o se ha dado mayor énfasis el proceso de

control, sea por su volumen de operación o por crucial que resulta en la actividad de la
compañía.
 organizacional que garantice una cobertura óptima a todos los segmentos de negocio, los
resultados inadecuados en la operación de alguno de ellos, puede repercutir en la operación
y/o resultados de otro.

3 Compañía Flexi Acer

3.1.1.1.1 ¿Por qué recursos humanos?

De acuerdo a lo hasta aquí analizado, la auditoria de gestión a desarrollar se efectuará sobre
el área de recursos humanos. Como empresa de servicios el factor humano es un recurso de un
valor esencial, al cual debe darse una importancia preponderante.

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 Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

Es una división de gran envergadura la cual presenta un sin número de matices, tales como:
multiplicidad de perfiles requeridos en diversas áreas del conocimiento, al tener cobertura
nacional heterogeneidad por las particularidades propias de cada región, los diferentes tipos de
vinculación laboral utilizados, el número de empleados contratados, una infraestructura
tecnológica adecuada para el volumen de información y oportunidad de la misma.

A continuación, se muestra el esquema actual de la administración del recurso humano en

Fase IV Examen detallado de áreas críticas

4.1 Programa 1

Revisión Analítica de liquidación de nómina del primer trimestre del año 2019.

4.1.1 Introducción

En el área de recursos humanos, uno de los procesos más críticos es la liquidación de nómina
y sus parafiscales. Para la empresa es importante y relevante constatar que este proceso se
ejecute adecuadamente en todos los empleados para evitar reclamaciones o pleitos por parte de
los empleados en el futuro.

4.1.2 Objetivo

Verificar que efectivamente la nómina liquidada por cada mes auditado corresponda a lo
efectivamente cancelado a cada empleado, al mismo tiempo que verificar que se hayan cancelado
adecuadamente los pagos a seguridad social en el operador de Miplanilla en el primer trimestre
del año 2019.

Evaluar y verificar el cumplimiento de la liquidación y pago oportuno de los aportes

parafiscales.

4.1.3 Procedimientos

Para el cumplimiento de los objetivos planteados se realizará un muestreo a las nóminas y

pagos parafiscales realizados durante el primer trimestre del año 2019, validando que los pagos
correspondan a las novedades reportadas por las áreas y los aportes a las entidades de seguridad
social en particular a las cajas de compensación se realicen de manera correcta. Para ejecutar esta
labor es necesario entrar a validar las prácticas que desarrolla el área de recursos humanos en el

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 Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

proceso de la liquidación de nómina y seguridad social, por lo tanto en el programa de auditoría,

incluiremos las siguientes técnicas:

Técnicas Básicas como:

● Entrevista: Se realizará entrevista a las personas que liquidan la nómina y la seguridad social,
con el ánimo de identificar el control que realizan al proceso de inclusión de las novedades
para la liquidación de la nómina y generar el pago a los empleados, validando que sigan el
procedimiento establecido por el área en cuanto a tiempos y persona que autoriza la novedad.
● Cuestionarios: Se diseñará un cuestionario con preguntas puntuales que permitan identificar
procesos, tiempos y responsables de la entrega de información. Dichos cuestionarios serán
aplicados tanto al personal de recursos humanos para identificar el conocimiento del proceso
como a las demás áreas de apoyo para identificar el cumplimiento establecido por el área de
liquidación.
● Lista de Chequeo: esta técnica será útil en la auditoría del área de recursos humanos para
cotejar que se incluyan todos los empleados para la liquidación y pago de la nómina y su
inclusión en las planillas de seguridad social incorporando correcta y completamente las
novedades que pueden ser; Novedad de ingreso, novedad de retiro, incapacidad general,
incapacidad por riesgo laboral, ausencia justificada o no, variación salarial (Horas extras,
comisiones) o cualquier otra que pueda presentar el empleado.
● Lista de Chequeo: Verificar a través del cruce de información que todos los empleados
tengan asignada los datos financieros donde se debe realizar el pago (Ejemplo: Número de
cédula, número de la cuenta del beneficiario; tipo de cuenta ahorros y/o corriente) y en caso
de no estar incluido se tenga la justificación correspondiente.
● Lista de Chequeo: Verificar a través del cruce de información que todos los empleados
incluidos en la nómina sean los mismos reportados en las planillas de seguridad social.
● Lista de Chequeo: se solicitará el listado de personal retirado durante el primer trimestre del
2019 con su correspondiente liquidación y se verificará su cálculo respectivo. De igual
manera se verificará que no esté incluido en la nómina a partir de la novedad y que se haya
reportado la novedad de retiro.
● Observación Documental: El auditor se apoyará en la observación documental para validar
aquellas novedades que las demás áreas de la compañía reporten de los empleados de sus
áreas y verificará su inclusión en la liquidación de manera aleatoria.
● Observación Directa: El Auditor designado realizará observación a cada proceso que
desarrolla el área con el ánimo de determinar cómo es la relación del área de recursos

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 Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

humanos con las demás áreas y como se reciben y administran las novedades reportadas. (Si
las realizan de manera oportuna y en los formatos establecidos por el área).

Técnica de Control:

● Verificación: Se solicitará al área de tesorería el soporte de pago de nómina realizado a cada

uno de los empleados por los meses de enero, febrero y marzo de 2019, para verificar que
hayan sido descargados del extracto bancario con los valores reportados por el área de
recursos humanos
● Se solicitará al área de recursos humanos las planillas de seguridad social canceladas y se
verificará que los empleados reportados se encuentren activos en la compañía.
● Dentro de la recopilación de información el auditor solicitará al departamento de Nómina los
archivos de las planillas canceladas correspondiente a los pagos de parafiscales de enero a
marzo de 2019 y al área de contabilidad los balances de comprobación por terceros del
mismo periodo, es decir, de enero a marzo de 2019; esto con el propósito de determinar que
la base y el valor a pagar corresponda a lo que efectivamente se canceló.
● De las nóminas de los meses de enero a marzo de 2019 se verificará la correcta liquidación
de la nómina, que el salario devengado corresponda al salario liquidado, Se valida que la
persona que reporta las novedades sea la autorizada por la compañía en cada área, que los
descuentos permitidos por ley en seguridad social sean los correctos,

4.2 Programa 2

Evaluar el grado de satisfacción del personal frente a la calidad y oportunidad de entrega de

la dotación industrial, suministrada por la entidad en las divisiones de almacenamiento y
transporte

4.2.1 Introducción

El siguiente trabajo se realiza, partiendo del principio que la entidad debe trabajar en la
mitigación de riesgos en la ocurrencia de accidentes de trabajo, las consecuencias que ello
conlleva y de conocer el grado de seguridad que se brinda a los empleados al cumplir con los
mínimos de seguridad industrial requeridos.

4.2.2 Objetivo

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 Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

Medir el grado de satisfacción en el entorno de las divisiones de almacenamiento y transporte

frente a la calidad de los elementos de seguridad industrial que la compañía brinda para cumplir
con sus funciones, así como la frecuencia y oportunidad en el suministro de los mismos.

4.2.3 Procedimientos

Se evaluará el comportamiento del último año en 2 divisiones de operación definidas,

almacenamiento y transporte. las pruebas se realizarán seleccionando una muestra de empleados
tanto nuevos como antiguos, así mismo se seleccionará para las pruebas algunas ciudades en
donde tiene bases de operación la organización.

En el tema de calidad se solicitará información sobre los proveedores a los que recurre la
organización para la compra de estos elementos, haciendo énfasis en la reputación, trayectoria y
posicionamiento en el mercado,

4.2.4 Técnicas

 Entrevistas; aleatorias y directas a los operarios de las divisiones objetivo, acerca de los
elementos de seguridad industrial, quienes, a partir de su experiencia, dejen ver sus puntos de
vista sobre su óptimo y adecuado funcionamiento de los elementos y/o sugerencias de
mejora.
 Entrevistas; aleatorias a empleados contratados durante el último año a quienes por sus
funciones es obligatorio la entrega de elementos de seguridad, haciendo énfasis en los
elementos recibidos y el momento de su recepción.
 Observación documental; solicitar a la dirección correspondiente, confirmación de la
existencia de encuestas o resultado de programas tendientes a medir el grado de satisfacción
del personal, así como evidencias de sugerencias que se hayan recibido y que permitan
determinar al interior de la operación el grado de satisfacción o insatisfacción frente a los
elementos de seguridad suministrados.
 Observación documental; solicitud a la dirección de recursos humanos, estadística del último
año de los accidentes de trabajo, en donde se pueda identificar: la causa, el período de
incapacidad, la labor ejecutada, la ciudad y el área donde se presentaron los hechos.
 Observación documental; solicitud a la dirección de recursos humanos, registro de la entrega
de dotación a los empleados, para verificar la oportunidad y cumplimiento frente a la
normatividad existente frente al tema.

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 Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

 Revisión de procedimientos; solicitud al departamento que corresponda, el procedimiento

para solicitar elementos de dotación ya sea por deterioro, por pérdida o por otra causa,
acompañada de las solicitudes allegadas en el periodo de revisión.
 Observación documental; solicitud al departamento que corresponda, la hoja de vida de los
proveedores que entran al proceso de selección para la compra de elementos de seguridad,
esto con el fin de verificar trayectoria y reconocimiento en el mercado.
 Observación documental; solicitud al departamento que corresponda, record de las
devoluciones a proveedores de elementos de seguridad, en donde se pueda evidenciar: tipo de
elemento, motivo de la devolución, información del periodo en revisión.

4.3 Programa 3

Evaluar la operatividad y manejo del personal contratado a través de las empresas

temporales.

4.3.1 Introducción

La Empresa temporal es un intermediario entre la empresa y el trabajador, las empresas

temporales deben cumplir con una serie de requisitos legales y una autorización del Ministerio de
trabajo por tanto deben someterse a inspecciones y auditorías periódicas por parte de dicha
entidad. La empresa debe procurar la motivación y sentido de pertenencia en los trabajadores en
misión.

on personal en misión a su cargo, al jefe de Recursos humanos, al personal en misión y al

personal con contratación directa con la empresa, se revisaron los contratos entre las empresas
temporales y la empresa, se revisaron documentos del personal en misión.

4.3.2 Técnicas

 Entrevistas directas a los jefes de área y al personal contratado bajo la modalidad de personal
en misión para evaluar el grado de compromiso, motivación y sentido de pertenencia con la
organización.

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 Eje 3 – El éxito de la auditoría continua

 Entrevistas directas a personas de las mismas áreas de trabajo con contrato directo con la
empresa para evaluar el grado de compromiso, motivación y sentido de pertenencia con la
organización para realizar comparación entre las modalidades de contratación.
 Observación documental; solicitar contratos entre las empresas temporales y la empresa para
verificar que los términos del contrato se estén cumpliendo a cabalidad. Así mismo que
tengan vigentes los permisos que otorga el ministerio de trabajo y protección social.
 Observación documental; solicitar contratos aleatorios de los empleados con las empresas
temporales para verificar el cumplimiento de las normas laborales.
 Verificación; se solicita al departamento de tesorería los comprobantes de pago a las
empresas temporales para medir el cumplimiento contractual.
 Verificación; se solicita al departamento de Recursos humanos las facturas de las empresas
temporales con los respectivos soportes para verificar que las empresas temporales cumplan
con los pagos de los salarios, prestaciones, seguridad social y demás beneficios a que tengan
derecho los trabajadores en misión.
 Verificación; se solicita al departamento de Recursos humanos solicitar a las empresas
temporales los resultados de las visitas de revisión que realiza el ministerio de trabajo, con el
fin de cerciorarse de que la empresa temporal cumple a cabalidad con los lineamientos
legales.

5 Conclusiones

6 Bibliografía

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