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Trabajo asesorado por Colmena Seguros.

Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio, no exime ni reemplaza las
responsabilidades del empleador frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.
Vicepresidencia Técnico Médica
Gerencia Producto

Bogotá D.C.
2017
 Tabla de contenido

Introducción 5
Objetivo 5

Primer paso: Reconocer las diferencias entre el Programa de Salud Ocupacional y el

Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo 6
1. Diferencia entre programa y sistema 6
2. Diferencias entre el Programa de Salud Ocupacional y el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo 7
3. Elementos novedosos dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en
el marco del Decreto 1072 de 2015 7

Segundo paso: Reconocer la estructura del Sistema de Gestión SST 10

Tercer paso: Ajustar o establecer la Política de SST 12

1. Planificar 12
2. Realizar una evaluación inicial 13
3. Organizar el sistema 15
4. Establecer objetivos 22
5. Gestión del cambio 24
6. Adquisiciones y contratación 25

Cuarto paso: Hacer 28

1. Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales 28
2. Identificar peligros, evaluar y valorar los riesgos 29
3. Condiciones de salud en el trabajo 30
4. Estilo de vida y entornos saludables (controles,tabaquismo, alcoholismo, fármaco
dependencia y otros) 32
5. Mecanismo de vigilancia de las condiciones de salud de los trabajadores 34
6. Medidas de prevención y control para intervenir los riesgos / peligros 35
7. Inspección con el COPASST o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo 36
8. Entrega de elementos de protección personal – EPP 37
9. Plan de prevención, preparación ante emergencias 37

Quinto paso: Verificar 40

1. Establecer indicadores 40
2. Auditoría 42
3. Revisión por la alta dirección 45

Sexto paso: Actuar 47

1. Acciones preventivas y correctivas 47
2. Mejora continua 49

Plan de acción para la implementación del SG-SST 50

Anexos 52
Introducción
A partir de la Ley 1562 de 2012, el gobierno colombiano definió que en adelante,
el Programa de Salud Ocupacional se entendería como el Sistema de Gestión de
la Seguridad y la Salud en el Trabajo y posteriormente, mediante el Decreto Único
Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015, anunció los requisitos que debería
cumplir este sistema y los plazos iniciales para culminar la totalidad del proceso, de-
pendiendo del número total de trabajadores, independiente de su forma de contrata-
ción.

No obstante, la evolución general del proceso de implementación en las empresas reflejó la

necesidad de realizar ajustes a esta transición para todas las empresas. En línea con lo ante-
rior, mediante el Decreto 52 de 2017 se estableció el 1 de junio de 2017, como la fecha a partir
de la cual debe sustituirse el Programa de Salud Ocupacional por el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y se incorporó el concepto de ejecución progresiva, pau-
latina y sistemática del mismo.

La ejecución progresiva del SG-SST fue reglamentada a través de la Resolución 1111 de 2017, en
la cual se establecieron los Estándares Mínimos1 y las siguientes fases y plazos:

• Evaluación inicial: De junio a agosto de 2017.

• Plan de mejoramiento conforme a la evaluación inicial: De septiembre a diciembre de 2017.
• Ejecución: De enero a diciembre de 2018.
• Seguimiento y plan de mejora: De enero a marzo de 2019.
• Inspección, vigilancia y control: De abril 2019 en adelante.

Por otra parte, el Decreto 52 de 2017 ratificó explícitamente que las Administradoras de Riesgos Laborales de-
ben brindar asesoría, capacitación, campañas y asistencia técnica a las empresas en las diferentes fases de
implementación del SG-SST. Teniendo en cuenta lo anterior, Colmena Seguros establece como prioritario poner
a disposición de sus clientes herramientas tales como la presente guía práctica de entendimiento, la cual busca
orientar paso a paso a los actores del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo, incluyendo di-
rectivos, responsables, trabajadores en general y sus representantes miembros del comité paritario o vigía para
llevar a cabo el proceso en forma práctica.

Objetivo
Orientar al usuario paso a paso en las diferentes fases de implementación del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST, de conformidad con lo establecido en los Decretos
1072 del 26 de mayo de 2015, 52 del 12 de enero de 2017 y la Resolución 1111 de 2017, emitidos
por el Ministerio de Trabajo.

1
Estándares Mínimos: Conjunto de normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento para todas las
empresas o entidades señaladas en el campo de aplicación, pero en su implementación se ajusta, adecua, armoniza
a cada empresa o entidad de manera particular conforme al número de trabajadores, actividad económica, labor u
oficios que desarrollen las empresas o entidades obligadas a cumplir dichos estándares.

5
 Reconocer las diferencias entre el Programa de Salud
Primer paso: Ocupacional y el Sistema de Gestión en Seguridad y
Salud en el Trabajo

1 Diferencia entre programa

y sistema

La primera inquietud que puede surgir ante el cambio planteado de programa a sistema tiene que ver con las
diferencias o semejanzas que pueden existir entre ellos.

En este sentido, es importante clarificar el concepto asociado a cada uno, tal como puede observarse en la si-
guiente tabla:

Programa Sistema

Conjunto de actividades, even- • Proceso documentado y probado

tos o medidas para cumplir paso a paso, que apunta al logro
con un objetivo. de objetivos, a un funcionamiento
consistente y de mejora continua.
• Incorpora elementos más formales
de evaluación y mejora continua.
• Incluye pre – planeación e interac-
ciones para lograr los objetivos.
• Incorpora el ciclo PHVA.

Tabla 1. Conceptos de programa y sistema

En conclusión, la diferencia significativa está asociada con la característica de mejora continua incorporada en
los sistemas de gestión, respaldada por el ciclo de mejora de Deming “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar” (PHVA),
concebido en el decenio de 1950 para supervisar los resultados de las empresas de una manera continua. De
conformidad con lo establecido en las directrices de la OIT: el sistema permite establecer aquello que debe ha-
cerse y el mejor modo de hacerlo, supervisar los progresos realizados con respecto al logro de las metas estable-
cidas, evaluar la eficacia de las medidas adoptadas e identificar ámbitos que deben mejorarse.

6
 2 Diferencias entre el Programa de Salud Ocupacional
y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Dado que las organizaciones están enfrentadas a un reto legal, es necesario establecer las diferencias entre PSO2
y SG-SST3 en los términos contemplados por la ley; en la siguiente tabla se resumen las principales diferencias:

PSO SG-SST

Alcance: Planear, organizar, ejecutar y Alcance: Proceso lógico y por etapas, ba-
evaluar actividades. sado en la mejora continua.

Elementos: Medicina preventiva, medi- Elementos: Política, organización, plani-

cina del trabajo, higiene industrial y se- ficación, aplicación, evaluación, la audi-
guridad industrial. toría y las acciones de mejora.

Objetivo: Preservar, mantener y mejorar Objetivo: Anticipar, reconocer, evaluar y

la salud individual y colectiva de los tra- controlar los riesgos que puedan afectar
bajadores en sus ocupaciones. la seguridad y la salud en el trabajo.

Tabla 2. Diferencias entre Programa de Salud Ocupacional y Sistema de Gestión SST

Como se puede notar, además de la denominación de los elementos que los componen, coinciden las diferencias
con lo mostrado previamente en la Tabla 1.

3 Elementos novedosos dentro del Sistema de Gestión de Seguridad

y Salud en el Trabajo en el marco del Decreto 1072 de 2015

Es necesario puntualizar que el cambio de programa a sistema no desconoce la gestión que se ha adelantado
hasta el momento en la empresa, en este sentido, algunos de los elementos del programa probablemente tengan
tan solo un cambio en su denominación o en su forma, tal como sucede con los subprogramas de medicina pre-
ventiva, medicina del trabajo, higiene industrial y seguridad industrial; si bien es cierto que no se mencionan de
esta forma en el Decreto, las acciones contempladas en ellos se enmarcan en un alto porcentaje en los artículos
2.2.4.6.23 al 2.2.4.6.28., en este sentido, puede mantenerse como referente la Resolución 1016 de 1989.

Programa de Salud Ocupacional

2

Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo

3

7
Por otra parte, en lo que respecta al funcionamiento del Comité o Vigía de SST, estos deben seguir acogiendose
a la legislación aplicable tal como:

• Decreto 614 de 1984

• Resolución 2013 de 1986
• Decreto 1295 de 1994
• Resolución 1401 de 2007

En adición a lo anterior, es indispensable identificar a nivel de detalle cómo se amplía el espectro de participa-
ción de este comité o vigía a través del decreto. Algunos de estos elementos se describen a continuación:

• El empleador debe comunicarle la Política en SST.

• El empleador debe destinar el tiempo y demás recursos necesarios para que el COPASST o Vigía puedan cum-
plir de manera satisfactoria con sus funciones.
• Debe ser informado por el empleador sobre el desarrollo de todas las etapas del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST e igualmente, debe emitir recomendaciones emanadas para el mejo-
ramiento del SG-SST.
• Participar en la revisión del programa de capacitación anual e identificar acciones de mejora.
• Emitir recomendaciones sobre los resultados de las evaluaciones de los ambientes de trabajo a las cuales
debe tener acceso.
• Apoyar en los procesos de cambio, a realizar la identificación de peligros y la evaluación de riesgos que pue-
dan derivarse de estos cambios.
• Participar en la planificación de las auditorías de cumplimiento.

Finalmente, si se buscan las grandes diferencias entre

programa y sistema, se pueden destacar las siguientes:

• Asignación de responsabilidades a todo nivel en la empresa: En el programa se

contemplaba solo la asignación de un responsable.
• Rendición de cuentas: Todos los responsables deben rendir cuentas sobre
los temas de seguridad y salud en el trabajo.
• Participación de los trabajadores: Fortalecer este aspecto e incorporar
en todos los procesos también a contratistas.
• Integración: Se requiere que el empleador involucre seguridad y salud en
el trabajo en todos los procesos y procedimientos de la empresa.
• Documentación: Se amplía el detalle y extensión de los documentos y registros
que deben mantenerse en la organización para lograr conformidad.
• Comunicación: El empleador debe disponer de un mecanismo para comunicar
a todos los involucrados sobre los temas de seguridad y salud en el trabajo.
• Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos: Es la nueva
forma para denominar el panorama de riesgos, en armonía con el contexto
internacional, incluye enfoque por procesos.
• Evaluación inicial del Sistema de Gestión: Se requiere que la empresa
adelante este proceso en forma prioritaria, para lo cual Colmena ofre-
ce una herramienta práctica y de apoyo denominada: Autodiagnóstico
Resolución 1111 junto a su instructivo.
• Objetivos: Incluye elementos específicos para su establecimiento.

8
• Indicadores: Define los tipos de indicadores que deben incorporarse dentro del sistema, ampliando el alcance
de los contenidos en el programa.
• Gestión del cambio: Obliga al establecimiento de un procedimiento que permita identificar y minimizar los
impactos en SST, derivados de cambios en la organización por cualquier concepto.
• Adquisiciones: Obliga a establecer controles en materia de SST desde las compras o adquisiciones de produc-
tos o servicios.
• Contratación: Enfatiza en que el empleador debe garantizar el cumplimiento de las normas de SST por parte
de proveedores, trabajadores dependientes, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y
sus trabajadores o subcontratistas.
• Auditoría y revisión de la alta dirección: Indica la realización de un proceso formal sistemático de auditorías
y revisiones de la alta dirección, el cual debe estar debidamente documentado.
• Acciones preventivas y correctivas: Garantizar su definición e implementación.
• Mejora continua: Garantizar la eficacia de las medidas implementadas para obtener los resultados esperados
en materia de SST.

En concordancia con lo anterior, se hace necesario

profundizar en cada uno de estos elementos e identi-
ficar el camino a seguir para lograr conformidad con la
norma.

Para familiarizarse con el lenguaje de la norma, en el

Anexo 1, se encuentran las definiciones y glosario de
la misma.

9
Segundo paso: Reconocer la estructura del Sistema de Gestión SST

Buscando mayor claridad con miras a la implantación del Sistema de Gestión de SST, a continuación, se des-
criben las fases del ciclo PHVA (Planificar, hacer, verificar, actuar), las cuales para efectos de la presente guía
corresponderán con la estructura del sistema de gestión (ver Gráfica 1). En cada fase se listan los elementos que
contiene y se sugiere de esta misma forma estructurar el sistema acorde a Estándares Mínimos.

I. PLANEAR
Recursos financieros, técnicos humanos y de otra índole requeridos para coordinar
y desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
Recursos 10% (4% ).
Capacitación en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (6% ).
Política de Seguridad y Salud en el Trabajo (1%).
Objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST (1%).
Evaluación inicial del SG-SST (1%).
Plan Anual de Trabajo (2%).
Gestión integral del Conservación de la documentación (2%).
sistema de gestión Rendición de cuentas (1%).
de la seguridad y
salud en el trabajo Normatividad nacional vigente y aplicable en materia de seguridad y salud en el
(15%) trabajo (2%).
Comunicación (1%).
Adquisiciones (1%).
Contratación (2%).
Gestión del cambio (1%).

10
 II. HACER
Condiciones de salud en el trabajo (9%).
Gestión de la salud Registro, reporte e investigación de las enfermedades laborales, los incidentes y
(20%) accidentes del trabajo (5%).
Mecanismos de vigilancia de las condiciones de salud de los trabajadores (6%).
Gestión de peligros y Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos (15%).
riesgos (30%) Medidas de prevención y control para intervenir los peligros/riesgos (15%).
Gestión de
Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias (10%).
amenazas (10%)

III. VERIFICAR
Verificación del
Gestión y resultados del SG-SST (5%).
SG-SST (5%)

IV. ACTUAR
Mejoramiento (10%) Acciones preventivas y correctivas con base en los resultados del SG-SST (10%).

Tabla 3. SG-SST Resolución 1111 de 2017 enmarcado en el ciclo PHVA

11
Tercer paso: Planificar

1 Ajustar o establecer la Política de SST

Para ajustar o establecer la Política de SST puedes utilizar la lista de chequeo que se presenta en la siguiente
tabla:

¿Se
Aspecto a revisar tiene?
¿Qué hacer en caso de no tenerlo?

Debe reflejar las características pro-

Es específica y expresa el compromiso de la empresa ha-
pias de la organización y expresar el
cia la implementación del SST
compromiso
Alcance sobre todos sus centros de trabajo y trabajado-
res, independiente de su forma de contratación o vincu- Decirlo expresamente
lación, incluyendo los contratistas y subcontratistas

Redactarla breve y clara

Concisa, clara, tiene fecha y está firmada por el repre-
Incluir fecha y firma del representan-
sentante legal de la empresa
te legal

Difundida a todos los niveles de la organización y es ac-

Difundirla a todos: escrito, magnéti-
cesible a todos los trabajadores y demás partes intere-
co, página web, carteles
sadas
Revisada y actualizada mínimo una vez al año o cuando
Actualizarla
se requiera

Incluye como objetivo: Identificar los peligros, evaluar,

Incluirlo
valorar los riesgos y establecer los respectivos controles

Incluye como objetivo: Proteger la seguridad y salud de

todos los trabajadores, mediante la mejora continua del Incluirlo
SG-SST

Incluye como objetivo: Cumplir la normatividad nacional

Incluirlo
vigente aplicable en materia de riesgos laborales
Tabla 4. Requisitos de la política en SST y cómo lograr conformidad

En el Anexo 2, encuentras una guía de entendimiento que puedes utilizar para lograr la conformidad con la nor-
ma.

El siguiente paso es incorporar la comunicación de la política al COPASST4 o vigía, la divulgación y la actualiza-

ción anual o a necesidad; puedes ir incorporando estas tareas en el plan anual tal como se ilustra en la guía de
entendimiento que se presenta en el Anexo 3.

COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

4

12
 2 Realizar una evaluación inicial

Es necesario realizar esta evaluación con el fin de identificar las prioridades en seguridad y salud en el trabajo
para establecer el plan de trabajo anual o para la actualización del existente.

En el caso de que no exista un Sistema de Gestión de la SST, el examen inicial debería servir de base para esta-
blecerlo; de preferencia, debería ser realizado por personas competentes, en consulta con los trabajadores y/o
sus representantes (COPASST o Vigía).

En la siguiente tabla se presenta cada uno de los requisitos incluidos en el marco del Decreto 1072 de 2015 –
Artículo 2.2.4.6.16. junto con la forma de lograr conformidad con este.

Aspecto a revisar ¿Se tiene? ¿Qué hacer en caso de no tenerlo?

Identificación de la normatividad vigente en materia de

Revisar la normatividad
riesgos laborales incluyendo los estándares mínimos del
Utilizar herramienta de Colmena
Sistema de Garantía de Calidad.

Verificación de la identificación de los peligros, evalua- Ejecutar o actualizar y definir prio-

ción y valoración de los riesgos - anual. ridades de intervención

Identificación de las amenazas y evaluación de la vulnera- Ejecutar o actualizar y definir prio-

bilidad asociados a potenciales emergencias - anual. ridades de intervención

Adelantar la evaluación de medi-

Evaluación de la efectividad de las medidas implementa-
das implementadas e implemen-
das, para controlar los peligros, riesgos y amenazas, que
tar el reporte por parte de trabaja-
incluya los reportes de los trabajadores - anual.
dores

Cumplimiento del programa de capacitación anual, inclu-

Ejecutar y/o calcular el cumpli-
yendo la inducción y reinducción para todo tipo de traba-
miento
jadores y contratistas.

Evaluación de los puestos de trabajo en el marco de los

Ejecutar y evaluar el resultado
programas de vigilancia epidemiológica.

Descripción sociodemográfica de los trabajadores y la

caracterización de sus condiciones de salud, así como la Ejecutar, adelantar, evaluación y
evaluación y análisis de las estadísticas sobre la enferme- análisis de las estadísticas
dad y la accidentalidad.

Registro y seguimiento a los resultados de los indicadores

Definir, registrar y hacer segui-
definidos en el SG-SST de la empresa del año inmediata-
miento a indicadores
mente anterior.

Tabla 5. Requisitos de la evaluación inicial y cómo lograr conformidad

13
Lo primero que puedes hacerse es una revisión global validando punto por punto los requisitos del Decreto 1072
de 20155 y de los estándares mínimos para empresa6 (establecidos mediante la Resolución 1111 de 2017 y en el
Anexo 4 se presenta la guía de entendimiento de los estándares mínimos contemplados) o utilizar la herramien-
ta en Excel denominada Autoevaluación Resolución 1111 que Colmena Seguros ha diseñado para tales efectos,
la cual arroja como resultados los siguientes:

• Porcentajes de cumplimiento detallado por cada uno de los “debes” de la norma.

• Gráfico con los porcentajes consolidados por cada elemento a saber: política, organización, planificación, apli-
cación, auditoría y revisión por la alta dirección.
• Plan de acción que la empresa puede complementar a necesidad.

En segundo lugar, la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos, las amenazas y evalua-
ción de la vulnerabilidad asociados a potenciales emergencias, debe aportar a la evaluación inicial, las priorida-
des de intervención por riesgo; si se requiere profundizar en este tema se recomienda contemplar entre otros:

• ISO 31010 Técnicas y Evaluación de Riesgos.

• GTC 45 Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacio-
nal.

En tercer lugar, se debe contemplar la evaluación de la efectividad de las medidas implementadas para controlar
los peligros, riesgos y amenazas, que incluya los reportes de los trabajadores. Para tales efectos, se plantea la
siguiente metodología para calcular la disminución del nivel de riesgo:

• Registre el Nivel de Riesgo (GTC 45) inicial del riesgo.

• Registre el Nivel de Riesgo (GTC 45) final del riesgo.
• Calcule el grado de reducción del Nivel de riesgo:

Nivel de riesgo inicial - Nivel de riesgo final X 100

Nivel de riesgo inicial
Esta metodología permite evaluar proactivamente la
efectividad de un posible control y facilitar la conse-
cuente toma de decisiones.

Frente a los reportes de los trabajadores, se presenta

en el Anexo 5 una guía de entendimiento que pue-
de utilizarse para implementar el proceso en caso de
que no se tenga; el mecanismo que se emplee debe
ser la fuente de información para incorporar nuevas
condiciones no detectadas y definir acciones preven-
tivas.

En cuarto lugar, se solicita evaluación de los puestos

de trabajo en el marco de los programas de vigilancia
epidemiológica. Los programas implementados ade-
cuadamente permitirán determinar proactivamente

5
http://decreto1072.co
6
http://www.mintrabajo.gov.co/febrero-2017/7681-mintrabajo-fija-estandares-
minimos-de-seguridad-y-salud-para-empresas.html
7
ATENEA: Guía para intervención de Accidentalidad Real y Potencial

14
cuáles condiciones de trabajo podrían llegar a afectar a los trabajadores y en forma reactiva los grados de afec-
tación de los trabajadores por peligro (a lo que no debería llegarse) y clasificarlos para definir la intervención.

En quinto lugar, se sitúa el análisis de accidentalidad, ausentismo y enfermedad; este análisis generalmente es
el primero y único que se maneja para definir el curso de acción. Para realizar este análisis, Colmena Seguros
pone a disposición la guía de intervención causal para prevención y control de la accidentalidad laboral real y
potencial ATENEA7 y el curso virtual que te lleva paso a paso a conocer la metodología para que puedas aplicarla
en tu empresa.

Finalmente, estos elementos te permitirán priorizar considerando criterios tales como:

• Cumplimiento de estándares mínimos.

• Elementos que ya tenga la organización y que requieren pequeños ajustes.
• Organización del sistema – establece las bases del mismo.
• Identificar procedimientos requeridos en el sistema.
• Identificar procedimientos comunes con otros sistemas que ya tenga la organización.

Finalmente deben definirse: acciones, responsables y fechas.

En este punto, es importante notar que esta evaluación inicial es la que referencia la Fase 1 de los estándares mí-
nimos y debe ser empleada para establecer el plan de trabajo anual de la empresa del año 2018, como lo puedes
observar en el siguiente gráfico:

Gráfico 1. Fases de adecuación y transición del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo con Estándares Mínimos.

De igual forma, es necesario adelantar la evaluación del cumplimiento de estándares mínimos tomando como
referencia los criterios contemplados en la Resolución 1111 de 2017.

3 Organizar el sistema

La organización del sistema busca establecer las bases sobre las cuales se sostendrá y sin lugar a dudas puede
determinar el éxito o el fracaso del mismo. Si bien es cierto, la evaluación inicial debe arrojar el estado de orga-
nización del sistema, en la Tabla 5 se presentan los requisitos detallados y una orientación sobre cómo lograr
conformidad.

15
 ¿Se
Aspecto a revisar tiene?
¿Qué hacer en caso de no tenerlo?

Documentar en una matriz y dar a

conocer a toda la organización
Asignación, documentación y comunicación de las res- Ver Anexo 6. Guía de entendimiento
ponsabilidades específicas en SST a todos los niveles de asignación y documentación de res-
la organización, incluida la alta dirección ponsabilidades / rendición de cuen-
tas de condiciones de seguirdad y
salud en el trabajo

Definir a cada nivel e incluir en la do-

Rendición de cuentas en SST de acuerdo con las respon-
cumentación el medio de rendición
sabilidades a todo nivel, mínimo anual
(escrito, electrónico, etc.) Anexo 6
Definición y asignación de los recursos: financieros, téc-
nicos y el personal necesario para gestión de riesgos en Realizar un presupuesto de acuerdo
el lugar de trabajo y para que los responsables de SST, con sus necesidades y prioridades
el Comité Paritario o Vigía de SST puedan cumplir sus Aprobar presupuesto
funciones
Revisar la legislación vigente, identi-
Cumplimiento de requisitos legales aplicables, incluyen- ficar vacíos y establecer un plan para
do estándares mínimos el cumplimiento Ver Anexo 7. Guía
de entendimiento - Matriz legal
Implementar el proceso de gestión
de riesgos: GTC 45, OHSAS 18002
Adopción de disposiciones efectivas para desarrollar las
y NTC ISO 31000. Anexo 8. Guía de
medidas de identificación de peligros, evaluación y valo-
entendimiento - Identificación de
ración de los riesgos y establecimiento de controles
peligros, evaluación y valoración de
riesgos

Establecer el plan de acuerdo con los

Diseño y desarrollo de un plan de trabajo anual para al-
objetivos. Ver Anexo 3. Guía de en-
canzar cada uno de los objetivos propuestos
tendimiento - Plan de trabajo

Aseguramiento de la participación de todos los traba-

Establecer mecanismos para la par-
jadores y sus representantes ante el Comité Paritario o
ticipación de los trabajadores
Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo

Garantía de la disponibilidad de personal responsable de

Buscar el entrenamiento necesario
SST, cuyo perfil deberá ser acorde con los requisitos le-
para el personal responsable
gales

Identificar mecanismos de inte-

Involucramiento de los aspectos de seguridad y salud en
gración de SST en la operación. Ver
el trabajo, al conjunto de sistemas de gestión, procesos,
Anexo 9. Guía de entendimiento -
procedimientos y decisiones en la empresa
Alineación estratégica

Definición de requisitos de conocimiento y práctica en

Definir los requisitos y plasmarlos en
seguridad y salud en el trabajo, necesarios para sus tra-
una matriz
bajadores

16
 Establecer el programa de capacita-
Existencia de un programa de inducción y capacitación
ción. Ver Anexo 10. Guía de enten-
que proporcione conocimiento para identificar los peli-
dimiento - Programa de inducción y
gros y controlar los riesgos relacionados con el trabajo
reinducción en SST
Documentar el programa y asegurar
Programa de capacitación documentado e impartido por la idoneidad de los entrenadores.
personal idóneo de acuerdo con legislación vigente Ver Anexo 11. Guía de entendimien-
to - Programa de capacitación

Inclusión de trabajadores dependientes, contratistas,

Incluirlos dentro del programa, ali-
trabajadores cooperados y los trabajadores en misión en
near con empleadores, si aplica
el programa de capacitación

Inclusión de todos los documentos requeridos en el

Documentarlos
Decreto 1072 de 2015

Conservación de los documentos: copia controlada, ga- Establecer y ejecutar un procedi-

rantizando que sean legibles, fácilmente identificables y miento que permita conservar de
accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida conformidad con la Ley

Elaboración y cumplimiento con un sistema de archivo o Establecer y ejecutar un procedi-

retención documental miento para el control de registros

Existencia de mecanismo para recibir, documentar y

responder adecuadamente a las comunicaciones inter-
nas y externas relativas a SST

Garantía de dar a conocer el Sistema de Gestión de SST Establecer y ejecutar un procedi-

miento donde se incluya el mecanis-
Disponer de canales que permitan recolectar inquietu- mo y canales de comunicación
des, ideas y aportes de los trabajadores en materia para
que sean consideradas y atendidas por los responsables
en la empresa
Tabla 6. Requisitos de la organización del sistema y cómo lograr conformidad

Como puede notarse, la organización contempla un extenso número de

requerimientos que pueden resumirse de la siguiente forma:

• Responsabilidades: Asignación, documentación y comu-

nicación de las responsabilidades específicas en SST a
todos los niveles de la organización, incluida la alta direc-
ción. En el Anexo 6, se incluye una guía de entendimiento
asignación y documentación de responsabilidades / ren-
dición de cuentas.
• Rendición de cuentas: Rendición de cuentas en SST de
acuerdo con las responsabilidades a todo nivel, mínimo
anual (Ver Anexo 6).
• Recursos: Definición y asignación de los recursos: finan-
cieros, técnicos y el personal necesario para gestión de
riesgos en el lugar de trabajo y para que los responsables
de SST, el Comité Paritario o Vigía de SST puedan cumplir
sus funciones.

17
• Requisitos legales: Cumplimiento de requisitos legales aplicables, incluyendo estándares mínimos (Ver Guía
de entendimiento en el Anexo 7).
• Gestión de riesgos: Adopción de disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peli-
gros, evaluación, valoración de los riesgos y establecimiento de controles.
• Plan de trabajo: Diseño y desarrollo de un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos pro-
puestos, ver Anexo 3, donde se presenta una guía de entendimiento que busca facilitar el establecimiento del
plan de trabajo.
• Participación8: Aseguramiento de la participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el
Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Es preciso informar, instruir, entrenar y consultar a los trabajadores en los temas relativos a la seguridad y la
salud. La plena participación va más allá de la consulta: los trabajadores y sus representantes deben participar
también en la toma de decisiones (Ver Anexo 12. Guía de entendimiento - Participación y comunicación).

Existen múltiples alternativas para lograr la participación de los trabajadores y dentro de estas vale la pena re-
saltar:

• Consulta y participación en el proceso de evaluación de los riesgos relacionados con su puesto de trabajo.
• Incentivos para que propongan ideas sobre cómo mejorar los niveles de seguridad y salud.
• Consulta y participación en la elaboración de instrucciones, procedimientos, políticas, etc.
• Consulta y participación cuando se planifican los cambios, antes de adoptar las medidas definitivas.
• Consulta y participación en la selección de herramientas, equipos de trabajo y equipos de protección indivi-
dual antes de adquirir estos artículos.
• Intervención de los trabajadores en la «puesta a prueba» de las medidas preventivas definidas, para valorar
dichas medidas antes de adoptarlas definitivamente.

Participación de los trabajadores en la seguridad y la salud en el trabajo. Una guía práctica. EU-OSHA. Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo. 2012.
8

18
Por otra parte, el Comité Paritario de SST o Vigía SST, participa de acuerdo con lo contemplado en el primer paso
numeral 3 (página 7).

• Responsable del SG-SST: Garantía de la disponibilidad de personal responsable de SST, cuyo perfil deberá ser
acorde con los requisitos legales. La Resolución 1111 de 2017, especifica el perfil del responsable del diseño y
ejecución del SG-SST para las empresas de menos de diez trabajadores:

Empresa de menos de 10 trabajadores clase de Empresas de menos de 10 trabajadores clasificadas

riesgo I, II o III en actividad económica de clase de riesgo IV y V

El diseño del Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo para empresas de diez (10) o me-
nos trabajadores clasificadas en riesgo I, II, III, según
lo establecido en el Decreto 1607 del 2002, o la nor-
Profesional en salud ocupacional o seguridad y salud
ma que la adicione o sustituya, podrá ser realizado
en el trabajo, profesional con posgrado en seguridad
por técnicos o tecnólogos en seguridad y salud en
y salud en el trabajo, con licencia en salud ocupacio-
el trabajo o en alguna de sus áreas, con licencia vi-
nal o en seguridad y salud en el trabajo vigente y que
gente en salud ocupacional o seguridad y salud en el
acrediten la aprobación del curso de capacitación
trabajo, que acrediten mínimo dos (2) años de expe-
virtual de cincuenta (50) horas.
riencia en el desarrollo de actividades de seguridad
y salud en el trabajo y que certifiquen la aprobación
del curso de capacitación virtual de cincuenta (50)
horas.

Para las demás empresas define que “Los profesionales en seguridad y salud en el trabajo, profesionales con
especialización o maestría en seguridad y salud en el trabajo, que cuenten con licencia salud ocupacional o en
seguridad y salud en el trabajo vigente y el curso de capacitación virtual de cincuenta (50) horas, están facul-
tados para asesorar, capacitar, ejecutar o diseñar el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, en
cualquier empresa o entidad, sin importar la clase de riesgo, número de trabajadores o actividad económica de
la empresa”.

19
Por otra parte, brinda alternativas de apoyo, asesoría y capacitación para el diseño, administración y ejecución
del SG-SST para las empresas de menos de 50 trabajadores de la siguiente forma:

Microempresas Pequeñas empresas (menos de cincuenta

(menos de diez trabajadores) trabajadores)

• Por asesores externos técnicos o tecnólogos con

mínimo 2 años de experiencia, que tengan el curso
de 50 horas.
• Por personas que se encuentren cursando último
• Por personas que se encuentren cursando último
semestre en programas de formación en seguridad
semestre en programas de formación en seguridad
y salud en el trabajo de nivel profesional, especiali-
y salud en el trabajo de nivel técnico, tecnológico,
zación o maestría siempre y cuando tengan vínculo
profesional, especialización o maestría, siempre
laboral con la empresa, estén bajo la supervisión de
y cuando tengan vínculo laboral con la empresa y
un docente con licencia y estén certificadas con el
estén certificadas con el curso virtual de cincuen-
curso virtual de cincuenta (50) horas según lo esta-
ta (50) horas según lo establecido en la Resolución
blecido en la Resolución 4927 del 2016 (este benefi-
4927 del 2016 (este beneficio solo se da una (1) vez
cio solo se da una (1) vez por persona).
por persona).
• De manera gratuita a través de gremios, cámaras
• De manera gratuita y bajo supervisión y firma de
de comercio, asociaciones sectoriales con personal
un supervisor docente por consultorios de entidades
idóneo debidamente licenciado y con el curso de 50
educativas que ofrezcan programas de formación
horas.
para el trabajo en SSST o a través de gremios, cáma-
• A través de su contratante que cuente con perso-
ras de comercio, asociaciones sectoriales con per-
nal idóneo licenciado y con el curso de 50 horas.
sonal idóneo debidamente licenciado y con el curso
de 50 horas.
• A través de su contratante que cuente con perso-
nal idóneo licenciado y con el curso de 50 horas.

Vale la pena tener en cuenta que, de acuerdo con la Resolución 4927 de 2016, en la actualidad el curso de 50
horas se imparte en forma virtual gratuita de la siguiente forma:

• Obligatoria por las ARL.

• Potestativa por:
• Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
• Cajas de compensación familiar.
• Instituciones de educación superior debidamente reconocidas por el
Ministerio de Educación Nacional y las Instituciones de educación para
el trabajo y el desarrollo humano con certificación de calidad.
• Las empresas, los gremios y asociaciones de los sectores pro-
ductivos empresariales y sociales que hayan creado una Unidad
Vocacional de Aprendizaje – UVAE.
• Las entidades u organizaciones internacionales.

Los contenidos de los módulos se encuentran definidos en la mencionada reso-

lución.

• Integración del SG SST: Involucramiento de los aspectos de seguridad y salud en el tra-

bajo, al conjunto de sistemas de gestión, procesos, procedimientos y decisiones en la
empresa. Un elemento fundamental es lograr alinear los objetivos en SST con los ob-
jetivos estratégicos de la organización; esta tarea suele representar dificultad para
los responsables. En el Anexo 9, se presenta la guía de entendimiento - Alineación
estratégica, en la cual se ilustra paso a paso una alternativa para llevar a cabo este
proceso.
20
• Conocimientos en SST: Definición de requisitos de conocimiento y práctica en seguridad y salud en el trabajo
necesarios para sus trabajadores.
• Capacitación: Existencia de un programa de inducción y capacitación que proporcione conocimiento para
identificar los peligros y controlar los riesgos relacionados con el trabajo (Ver Anexo 10. Guía de entendimien-
to - Inducción y reinducción en SST).
Programa de capacitación documentado e impartido por personal idóneo de acuerdo con legislación vigente
(Ver Anexo 11. Guía de entendimiento - Matriz de capacitación).
Inclusión de trabajadores dependientes, independientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabaja-
dores en misión en el programa de capacitación.
• Documentación: Inclusión de todos los documentos requeridos en el Decreto 1072 de 2015, (un Manual del
Sistema de Gestión puede utilizarse como carta de navegación documental del sistema), en el Anexo 13, se in-
cluye una guía de entendimiento que orienta al respecto:

• La política y los objetivos de la empresa en materia de seguri-

dad y salud en el trabajo SST, firmados por el empleador.
• Las principales responsabilidades asignadas para el cumpli-
miento de la política de seguridad y salud en el trabajo SST.
• La identificación de peligros, evaluación y valoración de los
riesgos.
• El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil so-
ciodemográfico de la población trabajadora.
• El plan de trabajo anual en SST.
• El programa de capacitación anual en SST.
• Los procedimientos e instructivos internos de SST.
• Registros de entrega de equipos y elementos de protección
personal.
• Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fi-
chas técnicas cuando aplique y demás instructivos internos de
SST.
• Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del
Comité Paritario o Vigía junto con las actas de sus reuniones/
actuación.
• Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes
de trabajo y enfermedades laborales, así como los informes de
evaluación de los simulacros para preparación ante emergencias.
• La identificación de las amenazas junto con la evaluación de
la vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención,
preparación y respuesta ante emergencias.
• Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los
trabajadores, incluidos los resultados de las mediciones ambien-
tales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreos biológi-
cos, esto último aplica según priorización de los riesgos.
• Formatos de registros de las inspecciones ejecutadas.
• La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riegos Laborales que
le aplican al empleador.
• Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.

Adicionalmente, la conservación de los documentos debe ser controlada, garantizando que sean legibles, fácil-
mente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdidas y la elaboración y cumplimiento,
con un sistema de archivo o retención documental. En el Anexo 14. Guía de entendimiento - Control de documen-

21
tos y el Anexo 15. Guía de entendimiento - Listado maestro de documentos y registros, se presentan dos guías
de entendimiento que pueden orientar este proceso.

Se requiere especial atención en los tiempos de conservación de documentos, algunos de los cuales demandan
20 años como son:

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los
exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso de que no cuenten con los servicios
de médico especialista.
2. Los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes
complementarios cuando se cuente con médico especialista.
3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo.
4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento.
5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

• Comunicación: Existencia de mecanismo para recibir, documentar y responder adecuadamente a las comu-
nicaciones internas y externas relativas a SST, la garantía de dar a conocer el Sistema de Gestión de SST y el
disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores, para que sean
consideradas y atendidas por los responsables en la empresa (Ver Anexo 12).

4 Establecer objetivos

La serie OHSAS 18002, Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – Directrices para la implemen-
tación de OHSAS 18001:2007, presenta una valiosa orientación en este tema, la cual se presenta a continuación:

La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos de SST documentados, en los niveles y fun-
ciones pertinentes dentro de la organización.

22
Los objetivos deben ser medibles y coherentes con la Política de SST, incluidos los compromisos de prevención
de los daños y deterioro de la salud de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y de mejora continua,
junto con otros requisitos que la organización suscriba.

Cuando una organización establece y revisa sus objetivos, debe tener en cuenta los requisitos legales y otros
requisitos que la organización suscriba y sus riesgos para la SST; además, debe considerar sus opciones tecno-
lógicas, requisitos financieros, operacionales y comerciales, así como las opiniones de las partes interesadas
pertinentes.

Los objetivos que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y delimitados en el tiempo, pueden permi-
tir progresar con respecto a la obtención de los objetivos que la organización ha de estar más dispuesta a medir
(a veces se hace referencia a estos objetivos como objetivos “SMART”9 ).

También es aconsejable que la organización registre los antecedentes y razones para fijar los objetivos, a fin de
facilitar su futura revisión.

Ejemplos de tipos de objetivos:

• Objetivos para aumentar o reducir algo especificado por una cifra numérica (por ejemplo, para reducir los in-
cidentes de manipulación de cargas en un 20%).
• Objetivos para introducir controles o eliminar peligros (por ejemplo, para reducir el ruido en un lugar de tra-
bajo).
• Objetivos para introducir materiales menos peligrosos en determinados productos.
• Objetivos para aumentar la satisfacción de los empleados con respecto a la SST (por ejemplo, para reducir el
estrés en el lugar de trabajo).
• Objetivos para reducir la exposición a sustancias, equipos o procesos peligrosos (por ejemplo, la introducción
de controles de acceso, o vigilancia).
• Objetivos para incrementar la toma de conciencia o competencia al desempeñar las tareas laborales de ma-
nera segura.
• Objetivos que se establecen para cumplir requisitos legales inminentes previos a su promulgación.

Existen algunos pasos básicos para escribir los objetivos, entre estos se encuentran:

1. Establecer la tarea: Comienza por preguntarte cada vez que empieces a escribir un objetivo, ¿Qué será capaz
de hacer al final del periodo? Responder esta pregunta ayuda a orientar los esfuerzos; se debe discutir las op-
ciones y organizar los enunciados en una secuencia lógica (para el caso que se requiera más de un objetivo).
2. Escribir la acción: Comienza a escribir el objetivo utilizando un verbo en infinitivo y un objeto al cual se dirija
la acción, por ejemplo: disminuir la accidentalidad, aumenta la productividad.
3. Describir las condiciones: Añade condiciones respondiendo a preguntas como: ¿Se dispondrá de equipo es-
pecial?, ¿Qué herramientas se utilizarán en las pruebas?, ¿Qué recursos se usarán?, ¿Cuál es el ambiente para
realizar la tarea?
4. Establecer las normas: De ser necesario para garantizar un adecuado resultado, debes incluir normas en los
objetivos definiendo los niveles de ejecución mínimos aceptables y las condiciones en las cuales se llevará a
cabo el desempeño.

Para definir los niveles de rendimiento, deberás hacer referencia a indicadores que establezcan:

• Calidad (descripción de la calidad de un proceso o resultado).

• Cantidad (indicadores deseados).
• Tiempo (límites o momentos precisos).

Siglas de: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timely.

9

23
5. Revisar la redacción: Solicita a otras personas que lean tu objetivo y establezcan si el mismo expresa con
claridad la intención.

Recuerda que… un objetivo debe ser comprendido por quienes lo

usan, si ese cometido no se logra, escríbelo de nuevo; la elaboración
de objetivos requiere práctica y conocimiento de la materia que ha
de enseñarse.

En el Anexo 17 encontrarás una guía de entendimiento que te puede

facilitar el establecimiento de objetivos y metas.

5 Gestión del cambio10

Cada vez que surja algo nuevo en el lugar de trabajo, ya sea un equipo, un proceso nuevo, o un edificio totalmente
nuevo, es posible que aparezcan nuevos peligros. Todo lugar de trabajo debe ser analizado a profundidad y con
antelación, este análisis ayuda a neutralizar los problemas.

Para validar que se contemplen los elementos establecidos en el Decreto 1072 de 2015, éstos se presentan en la
siguiente tabla:

¿Se
Aspecto a revisar tiene?
¿Qué hacer en caso de no tenerlo?

Implementación y mantenimiento de un procedimiento

para evaluar el impacto sobre SST que puedan generar Establecer un procedimiento o incor-
los cambios internos o externos porarlo en identificación de peligros
y evaluación de riesgos
Identificación de peligros y la evaluación de riesgos que (Ver las orientaciones incluidas en la
puedan derivarse de estos cambios, adopción de las me- Guía de entendimiento del Anexo 16)
didas de prevención y control antes de su implementa-
ción

Actualizar el plan de trabajo anual de acuerdo con el im-

Actualizar el plan
pacto de los cambios

Información y capacitación a los trabajadores relacio-

Incluir las acciones en el plan de ca-
nados con estas modificaciones antes de introducir los
pacitación
cambios
Tabla 7. Requisitos de la gestión del cambio y cómo lograr conformidad

Gestión de Cambio. Ejemplos prácticos. Fred A. Manuele ASSE. 2012

10

24
Al identificar las actividades que activarán el sistema, se deben tomar en cuenta la trascendencia de los peligros
y riesgos para la organización, y el deseo de establecer un sistema manejo del cambio adecuado, pero a la vez
sencillo.

Las categorías de actividades, pueden incluir las siguientes:

• El trabajo no rutinario e inusual a ser realizado.
• El trabajo expone a los trabajadores a fuentes de gran energía.
• Operaciones de mantenimiento para las cuales sería conveniente realizar una pla-
nificación previa, al igual que revisiones de seguridad debido a los peligros inhe-
rentes.
• Trabajo sustancial de reemplazo de equipos.
• Introducción de tecnología nueva o modificada incluyendo cambios en los contro-
ladores de lógica programables.
• Modificaciones que se hagan a los equipos, instalaciones o procesos.
• Prácticas laborales nuevas o actualizadas, o procedimientos que se introduzcan.
• Especificaciones o normas de diseño que se cambien.
• Diferentes materias primas que se utilicen.
• Se modificarán los dispositivos y equipos de salud y seguridad.
• La estructura organizacional del lugar de trabajo cambia significativamente.
• Cambios en los niveles de personal que puedan afectar los riesgos operacionales.
• Los cambios de personal requieren una revisión de los niveles de habilidades.
• El sitio cambia la forma en que utiliza a sus contratistas.

Ver información detallada incluida en el Anexo 16. Guía de entendimiento - Gestión del cambio.

6 Adquisiciones y contratación

El Decreto 1072 de 2015 indica que empleador debe adoptar y mantener las disposiciones que garanticen el
cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo de su empresa por parte de los proveedores,
trabajadores dependientes, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o
subcontratistas, durante el desempeño de las actividades objeto del contrato.

Actualmente la Resolución 1111 de 2017, en el Estándar 2.9.1.

incorpora como requisito, la elaboración de un procedimiento
para la identificación y evaluación de las especificaciones en se-
guridad y salud en el trabajo, de las compras y adquisición de
productos y servicios, se recomienda incluirlo sencilla y clara-
mente, bien sea en el Manual del Sistema de Gestión (si la em-
presa ha decidido tener uno) o en un documento aparte, en for-
ma tal que permita a la organización seguir una directriz en este
sentido y asegurar el proceso.

25
En la siguiente tabla se incluyen los elementos que deberían considerarse y qué hacer para lograr conformidad.

¿Se
Aspecto a revisar tiene?
¿Qué hacer en caso de no tenerlo?

Garantizar que se identifiquen y evalúen en las especi- Establecer y mantener un procedi-

ficaciones de compras o adquisiciones de productos y miento (Ver Anexo 19. Guía de en-
servicios, las disposiciones relacionadas con el cumpli- tendimiento - Adquisiciones y con-
miento de SST tratación)
Garantizar que proveedores, trabajadores dependien-
tes, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, Establecer y mantener un procedi-
contratistas y sus trabajadores o subcontratistas cum- miento
plan con las normas SST

Incluir SST en la evaluación y selección de contratistas Incluir en procedimiento

Incluir en procedimiento de comuni-

Establecer canales de comunicación
caciones

Verificar antes y periódicamente las operaciones de

Incluir en procedimiento
contratistas

Informar a contratistas al inicio del contrato sobre los

Incluir en procedimiento
peligros y riesgos

Instruir a contratistas para aviso de ATEL Incluir en procedimiento

Tabla 8. Requisitos de adquisiciones y contratación y cómo lograr conformidad

Dentro de los elementos que deben considerarse para incluir en estos controles, se encuentran:

• Establecimiento de los requisitos de SST para la compra de bienes, equipos y servicios.

• Comunicación a los proveedores de los requisitos propios de SST de la organización.
• Requisitos de aprobación previa para la compra o transporte/transferencia de sustancias químicas peligrosas,
materiales y sustancias.
• Pre-cualificación y/o formación del personal o los contratistas para tareas peligrosas.
• Uso de sistemas de permisos para realizar trabajos, aprobaciones previas, o autorizaciones.
• Procedimientos que controlen la entrada y salida del personal de zonas de trabajo peligrosas.
• Controles para prevenir el deterioro de la salud.

El Decreto 1072 de 2015 define explícitamente:

1. Incluir los aspectos de seguridad y salud en el trabajo en la evaluación y selección de proveedores y contra-
tistas.
2. Procurar canales de comunicación para la gestión de seguridad y salud en el trabajo con los proveedores,
trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas.
3. Verificar antes del inicio del trabajo y periódicamente, el cumplimiento de la obligación de afiliación al
Sistema General de Riesgos Laborales, considerando la rotación del personal por parte de los proveedores
contratistas y subcontratistas, de conformidad con la normatividad vigente.
4. Informar a los proveedores y contratistas al igual que a los trabajadores de este último, previo al inicio del
contrato, los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de trabajo incluidas las actividades o ta-
reas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias, así como la forma de controlarlos y las medidas de prevención y

26
 atención de emergencias. En este propósito, se debe revisar periódicamente durante cada año, la rotación de
personal y asegurar que dentro del alcance de este numeral el nuevo personal reciba la misma información.
5. Instruir a los proveedores, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores
o subcontratistas, sobre el deber de informarle acerca de los presuntos accidentes de trabajo y enferme-
dades laborales ocurridos durante el periodo de vigencia del contrato para que el empleador o contratante
ejerza las acciones de prevención y control que estén bajo su responsabilidad.
6. Verificar periódicamente y durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato en la empresa, el
cumplimiento de la normatividad en seguridad y salud el trabajo por parte de los trabajadores cooperados,
trabajadores en misión, proveedores, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas.

Como se mencionó anteriormente, es importante

que este elemento se encuentre soportado en un
procedimiento que detalle los controles, respon-
sables y registros para garantizar su cumplimiento
(Ver Anexo 14. Guía de entendimiento - Control de
documentos).

27
Cuarto paso: Hacer

La fase del hacer, como se mencionó previamente, abarca los elementos que en el programa se contemplaban
en los subprogramas, orientados a la identificación, evaluación y control de los peligros presentes en el lugar de
trabajo, es aquí donde lleva a la práctica la identificación de peligros, valoración y evaluación de riesgos con los
respectivos controles, incluyendo lo relacionado con análisis de vulnerabilidad y los correspondientes planes de
preparación y respuesta a emergencias.

1 Investigación de incidentes, accidentes de trabajo

y enfermedades laborales

La investigación de incidente, accidentes de trabajo y enfermeda-

des laborales es una herramienta importante para prevenir la re-
petición de estos eventos y para identificar las oportunidades de
mejora, también puede utilizarse para aumentar la toma de con-
ciencia global de SST en el lugar de trabajo.

La Resolución 1401 de 2007 especifica con detalle las considera-

ciones que deben tenerse en cuenta en este proceso, por otro lado,
en la siguiente tabla se describen los elementos clave requeridos
por el Decreto 1072 de 2015 (Ver Anexo 23. Guía de entendimiento
- Informe de investigación de incidentes y accidentes).

¿Se
Aspecto a revisar tiene?
¿Qué hacer en caso de no tenerlo?

Se realizan las investigaciones acordes con lo estable-

Revisar la legislación y aplicar lo con-
cido en el Decreto 1530 de 1996 y la Resolución 1401 de
templado en ésta
2007

Se identifican deficiencias del SG-SST Es necesario fortalecer el proceso

Se establecen acciones preventivas, correctivas y de me-

Establecer e implementar las medi-
jora necesarias para evitar la repetición tanto internas
das definidas (Ver numeral 6)
como las provenientes de entes de control

Se informa a los trabajadores directamente involucra- Informar a los trabajadores e incor-

dos en las causas y en los controles sobre el resultado de porarlo en el procedimiento de la in-
la investigación vestigación

Se informa a la alta dirección sobre la ocurrencia de

Informar a la alta dirección
eventos y la necesidad de acciones de mejora continua
Tabla 9. Elementos clave en la investigación de eventos – Decreto 1072 de 2015

28
El resultado de la verificación debe permitir:

• Concluir si se ha cumplido lo definido en el sistema.

• Lograr que la alta gerencia tenga una visión integral de la gestión.
• Plantear opciones de mejora al sistema.
• Establecer las necesidades presupuestales para que el responsable del sistema pueda actuar.

2 Identificar peligros, evaluar y valorar los riesgos

Este elemento coincide con el anterior panorama

de riesgos, en términos generales, se mantiene la
esencia del panorama con algunos cambios en de-
nominaciones; se plantea mantener como mecanis-
mo de consulta la GTC 45.

Por otra parte, los requisitos contemplados en el

Decreto, corresponden con los planteados en la se-
rie de OHSAS 18000: Ver Anexo 8. Guía de enten-
dimiento - Identificación de peligros, evaluación y
valoración de riesgos.

La organización debe establecer, implementar y

mantener uno o varios procedimientos para la iden-
tificación continua de peligros, evaluación de ries-
gos y la determinación de los controles necesarios.

El procedimiento o procedimientos para la identifi-

cación de peligros y la evaluación de riesgos deben
tener en cuenta:

• Las actividades rutinarias y no rutinarias.

• Las actividades de todas las personas que tengan
acceso al lugar de trabajo (incluyendo contratis-
tas y visitantes).
• El comportamiento humano, las capacidades y otros factores humanos.
• Los peligros identificados originados fuera del lugar de trabajo, capaces de afectar adversamente a la salud y
seguridad de las personas bajo el control de la organización en el lugar de trabajo.
• Los peligros originados en las inmediaciones del lugar de trabajo por actividades relacionadas con el trabajo
bajo el control de la organización.
Nota 1: Puede ser más apropiado que dichos peligros se evalúen como un aspecto ambiental.
• La infraestructura, el equipamiento y los materiales en el lugar de trabajo, tanto si los proporciona la organi-
zación como otros.
• Los cambios o propuestas de cambios en la organización, sus actividades o materiales.
• Las modificaciones en el Sistema de Gestión de la SST, incluyendo los cambios temporales y su impacto en las
operaciones, procesos y actividades.
• Cualquier obligación legal aplicable relativa a la evaluación de riesgos y la implementación de los controles
necesarios.

29
• El diseño de las áreas de trabajo, los procesos, las instalaciones, la maquinaria/equipamiento, los procedi-
mientos operativos y la organización del trabajo, incluyendo su adaptación a las capacidades humanas.

La metodología de la organización para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos debe:

• Estar definida con respecto a su alcance, naturaleza y momento en el tiempo, para asegurarse de que es más
proactiva que reactiva.
• Prever la identificación, priorización y documentación de los riesgos y la aplicación de controles, según sea
apropiado.

Para la gestión de los cambios, la organización debe identificar los pe-

ligros para la SST y los riesgos para la SST asociados con los cambios
en la organización, el Sistema de Gestión de la SST o sus actividades,
antes de la incorporación de dichos cambios (Ver Anexo 16. Guía de
entendimiento - Gestión del cambio).

La organización debe asegurarse que se consideran los resultados de

estas evaluaciones al determinar y establecer los controles o conside-
rar cambios en los controles existentes, se debe considerar la reduc-
ción de los riesgos de acuerdo con la siguiente jerarquía:

1. Eliminación
2. Sustitución
3. Controles de ingeniería
4. Señalización/advertencias y/o controles administrativos
5. Equipos de protección personal

3 Condiciones de salud en el trabajo

Respecto a las evaluaciones médicas en la Resolución 1562 de 2012, en el Artículo 4, se encuentra la definición
de enfermedad laboral como: “Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de
riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar”.

En Colombia en el año 2007, se emitió la Resolución 2346 por medio de la cual se regula la práctica de las eva-
luaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales, esta normativa
regula los siguientes tipos de evaluaciones médicas:

• Evaluación médica preocupacional o de preingreso: Se realiza para determinar las condiciones de salud física,
mental y social del trabajador antes de su contratación, en función de las condiciones de trabajo a las que es-
taría expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo.
• Evaluación médica ocupacional periódica: Se realiza para tener un monitoreo de la exposición de los peligros
propios del trabajo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas
del estado de salud del trabajador, dentro de las cuales se encuentran las siguientes:

30
 a. Evaluaciones médicas periódicas programadas: Se realizan para tener un monitoreo de la exposi-
ción de los peligros propios del trabajo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales,
permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador.
b. Evaluaciones médicas por cambios de ocupación: Se realizan al trabajador cada vez que cambie
de ocupación y ello implique cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a
nuevos o mayores peligros. Con esta evaluación se garantiza que el trabajador se mantenga en condi-
ciones de salud física, mental y social acorde con los requerimientos de las nuevas tareas.

• Evaluación médica post ocupacional o de egreso: Esta se realiza al trabajador cuando se termina la relación
laboral y tiene como objetivo valorar y registrar las condiciones de salud en las que el trabajador se retira de
las tareas o funciones asignadas.

Para realizar una evaluación médica ocupacional objetiva, el empleador debe proporcionar una importante in-
formación:

1. Información sobre el comportamiento del peligro, para ello será de gran utilidad la identificación de peligros,
evaluación y valoración de los riesgos que la empresa haya realizado.
2. Estudios de higiene industrial específicos, sobre los correspondientes peligros de la tarea que realiza el tra-
bajador, indicadores biológicos específicos con respecto al peligro.

Las evaluaciones médicas ocupacionales deben ser realizadas por médicos especialistas en medicina del trabajo
o seguridad y salud en el trabajo, con licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo.

El médico evaluador deberá entregar

al trabajador copia de cada una de las
evaluaciones médicas ocupaciona-
les practicadas, dejando la respectiva
constancia de su recibo.

Los exámenes médicos ocupacionales

requieren información complementa-
ria, por eso se vinculan a estos dife-
rentes profesionales de la salud según
se requiera; ellos son quienes ejecutan
exámenes orientados al análisis in-
tegral de la condición de salud de los
trabajadores y la información de estas
pruebas se registra en la historia clíni-
ca ocupacional.

Recuerda que esta información es con-

fidencial. Anexo 25. Guía de entendi-
miento - Condiciones de salud en el
trabajo.

31
 4 Estilo de vida y entornos saludables (controles,
tabaquismo, alcoholismo, fármaco dependencia y otros)

La Organización Mundial de la Salud (OMS) ha identificado a la salud, más que como la ausencia de enfermedad,
como un “completo estado de bienestar físico, mental y social”, este estado de bienestar se logra en gran medi-
da mediante la adopción de conductas positivas que favorezcan su mantenimiento a través de estilos de vida y
trabajo saludables.

En la actualidad, las principales causas de ausentismo y muerte por enfermedad, están relacionadas con enfer-
medades cardiovasculares, metabólicas, gastrointestinales, mentales, entre otras, las cuales tienen como base
en su mayoría, estilos de vida y conductas poco saludables, las cuales se pueden prevenir con recomendaciones
básicas de nutrición, actividad física y cuidado de la salud.

La realización de estas acciones tiene como objetivo:

1. Generar una repercusión directa y positiva en nuestro estado de salud a nivel físico y psicológico y sus efectos
se evidencian en una buena salud, vitalidad, mejor estado de ánimo, reducción en los niveles de estrés y mejor
descanso.
2. Diversas investigaciones han identificado que desarrollar estilos de vida saludables, reducen en un 80% la
aparición de enfermedades crónicas debido al bienestar general que estos generan.
3. La actividad física debe realizarse durante toda la vida y lo importante es generar hábitos de práctica del ejer-
cicio físico y adoptar estilos de vida saludables que mejoren la calidad de vida.

Por esta razón es que Colmena Seguros reconoce la importancia de desarrollar estrategias que fomenten la
adopción de estilos de vida y trabajo saludables, que fomenten el bienestar y calidad de vida de sus trabajadores
afiliados a través de la campaña “Los 7 Hábitos de Vida y Trabajo Saludables”.

Al interior de las empresas se puede implementar la campaña teniendo en cuenta los siguientes temas:

1. Conocer cada uno de los hábitos de vida y trabajo saludables.

2. Realizar jornadas educativas para dar a conocer a los trabajadores las recomendaciones y medidas de pre-
vención.
3. Divulgar e implementar el material educativo al interior de la empresa.
4. Motivar la aplicación del test: estilos de vida y trabajo saludables.

La campaña de Colmena Seguros le proporciona una guía al empleador, en 7 pasos que se deben tener en cuenta
para implementar acciones en función del mejoramiento de estilos de vida y trabajo saludables. Ver más infor-
mación en www.colmenaseguros.com.

32
33
Así mismo, para la prevención del consumo, tabaquismo, alcoholismo y fármaco dependencia, Colmena Seguros
pone a disposición de sus empresas afiliadas el Programa de prevención contra el consumo de sustancias psi-
coactivas que se denomina “Caminando juntos porque la felicidad es una decisión, no un momento”, el cual tiene
como objetivo asesorar en acciones de prevención de consumo de sustancias psicoactivas en el ámbito laboral
y que en el marco del cumplimiento legal, promuevan el no consumo de sustancias psicoactivas y el comporta-
miento seguro de los trabajadores.

El anterior programa va enfocado a la prevención del consumo de sustancias psicoactivas en el ámbito laboral
y en un modelo de mejoramiento continuo; enfatiza aspectos administrativos, educativos y preventivos y busca
obtener los siguientes beneficios:

• Prevenir accidentes asociados al consumo.

• Mejorar la seguridad en la ejecución del trabajo.
• Disminuir el ausentismo relacionado con efectos del consumo.
• Mejorar la productividad.
• Mejorar el ambiente laboral y previene conflictos interpersonales.
• Dar cumplimiento a la legislación vigente.

Para que implementes nuestro producto, te invitamos a descargarlo del

minisitio: www.colmenaseguros.com ingresando en nuestro portal web
y haciendo click en el banner de Colmena Gestión.

5 Mecanismo de vigilancia de las condiciones de

salud de los trabajadores

Desde el año 1989 e incluso antes, la legislación colombiana definió índices de frecuencia, severidad y ausen-
tismo, tasas de enfermedades laborales y cumplimiento del programa de salud ocupacional, como los aspectos
requeridos para evaluar la gestión en esta materia. Este planteamiento explica por qué puede representar cierta
dificultad para algunos responsables del hoy Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, al plantear
los indicadores previstos en el Decreto 1072 de 2015.

La primera aclaración que podría parecer obvia para muchos, se hace necesaria si se tiene en cuenta la experien-
cia que Colmena Seguros ha tenido con los clientes. Si bien el Decreto 1072 de 2015 lista una serie de aspectos a
tener en cuenta por cada tipo de indicador, no quiere decir esto que deba existir un indicador por cada aspecto
mencionado, dado que implicaría contar con 33 indicadores, hecho que administrativamente es poco práctico y
probablemente no permita mostrar a la organización los aspectos más relevantes de la gestión.

En línea con lo anterior, Colmena Seguros evidenció la necesidad de apoyar a las empresas cliente en el entendi-
miento del marco conceptual de indicadores necesario para el diseño, construcción e interpretación de indica-
dores, en forma tal que cumplan su función de evaluación y permitan la toma sistemática de decisiones a través
del producto “Guía para Elaboración de Indicadores en Seguridad y Salud en el Trabajo”. Para que implementes
nuestro producto, te invitamos a descargarlo del minisitio www.colmenaseguros.com ingresando en nuestro
portal web y haciendo click en el banner de Colmena Gestión.

34
 6 Medidas de prevención y control para
intervenir los riesgos / peligros

Para realizar una gestión de peligros y riesgos efectiva, es importante desarrollar acciones con un enfoque ba-
sado en procesos, el cual consiste en la identificación y gestión sistemática de los procesos desarrollados en la
organización y sus correspondientes interacciones.

Como principio básico se sostiene que “un resultado

se alcanza más eficientemente cuando las actividades
y los recursos se gestionan como un proceso”. Este
enfoque guía a la organización hacia el análisis y me-
dición integral de la capacidad y eficacia del proceso,
así como a centrarse en los recursos y métodos que
permiten la mejora continua.

La aplicación del enfoque por procesos permite identi-

ficar oportunidades de mejora asociadas al desempeño
del proceso como un todo, incluyendo la identificación
de condiciones o actos, de esta forma, la intervención
o la gestión sobre peligros y riesgos tendrá en cuenta
la funcionalidad del proceso, el flujo adecuado, los ele-
mentos de calidad esperados y las condiciones de ope-
ración que cumplan en forma simultánea con todos los
requerimientos del proceso.

El enfoque por procesos responde a la gestión integral

de los riesgos que se constituye en la herramienta por
excelencia para adelantar la identificación como la
gestión de peligros, evaluación y valoración de riesgos.

Un aspecto fundamental para el éxito en la gestión de

peligros y riesgos, debe reflejar el compromiso geren-
cial con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST, de acuerdo a los siguientes cri-
terios:

• Alcance de la metodología aplicable a todos los pro-

cesos, actividades rutinarias y actividades no rutina-
rias, actividades externas o internas, máquinas y equipos, todos los centros de trabajo y todos los trabajadores
independientemente de su forma de contratación y vinculación.
• La identificación de peligros y evaluación de riesgos debe ser desarrollada por el empleador con la participa-
ción y compromiso de todos los niveles de la organización, debe ser documentada y actualizada como mínimo
de manera anual.
• El empleador debe informar al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo sobre los resultados de las
evaluaciones y recomendaciones que haya lugar.
• También se debe actualizar cada vez que ocurra un accidente de trabajo mortal o un evento catastrófico en la
empresa o cuando presente cambios en los procesos, en las instalaciones, en la maquinaria o en los equipos.

Así en el contexto de la gestión del riesgo, la organización debe establecer, implementar y mantener un proce-
dimiento para la continua identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y determinación de los
controles necesarios; por lo anterior, Colmena Seguros ha diseñado productos que de manera práctica guían a

35
nuestros clientes en la gestión efectiva del riesgo con programas instrumentados que incluyen la implementa-
ción y verificación de medidas de prevención y control de peligros, procedimientos, instructivos, fichas y proto-
colos de acuerdo a los siguientes temas:

• Programa Construcción Libre de Riesgo

• Programa de Trabajo en Alturas
• Programa en Riesgo Eléctrico
• Programa de Riesgo Químico
• Programa en Seguridad Vial
• Programa en Izaje de Cargas
• Programa para la Gestión Integral del Riesgo Público
• Programa Equilibrio laboral. Gestion del riesgo psicosocial que genera bienestar
• Programa de Fatiga
• Programa de Prevención del Acoso Laboral y Fomento de la Convivencia. Tu Trabajo un Lugar Amigable
• Estrategia de Seguridad basada en Comportamiento
• Campaña Prevención contra Caídas y Golpes
• Campaña Prevención de Lesiones en Manos

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7 Inspección con el COPASST o Vigía de Seguridad

y Salud en el Trabajo

Las inspecciones se constituyen como una herramien-

ta poderosa para el Comité Paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo debido a sus características: de
fácil aplicación y ajustable a cualquier necesidad al
permitir el planteamiento de soluciones apropiadas a
los procesos que den como resultado el mejoramiento
continuo de las operaciones. La realización de las mis-
mas es una forma de salvaguardar la integridad de las
instalaciones, equipos, herramientas, procesos entre
otros y lo más importante las personas.

Por otra parte, además de la ejecución de las inspec-

ciones se busca que el comité paritario visualice en
ellas la oportunidad de hacer planteamientos que con-
tribuyan a la mejora de las condiciones de trabajo y de
salud y que utilice los registros para hacer seguimiento
a la implementación de estas soluciones, en forma tal
que se complete el ciclo de mejora como parte funda-
mental del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo.

Colmena Seguros pretende brindar al comité paritario

herramientas para la planeación, identificación de ins-
pecciones requeridas y su realización a través meto-

36
dologias e instrumentos de acuerdo con la actividad económica, características y necesidades de cada empresa
através de su producto “Kit Práctico de formación para el COPASST” que incluye los siguientes módulos:

• Conformación del COPASST

• Inspecciones planeadas
• Investigación de accidentes
• Funcionamiento del COPASST
• Auditoria y Seguimiento al SG-SST
• Elementos de Gestión Administrativa para el COPASST: Temas (liderazgo, reuniones efectivas, trabajo en equi-
po)

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8 Entrega de elementos de protección personal – EPP

La protección personal es la técnica que tiene por mi-

sión proteger a la persona de un peligro específico
procedente de su ocupación laboral; la utilización de
Elementos de Protección Personal (EPP) es el último
recurso que se debe tomar para hacer frente a los pe-
ligros específicos y se debe recurrir a ellos solamente
cuando se hayan agotado todas las demás vías de con-
trol como son: eliminación, sustitución, controles de
ingeniería o como complemento a estos.

La entrega de Elementos de Protección Personal (EPP)

se convierte en una acción de vital importancia ya
que el uso prioritario y acorde a necesidades especí-
ficas mitigará el riesgo inherente a la actividad que se
esté realizando (Anexo 26. Guía de entendimiento -
Suministro de elementos y equipos de protección per-
sonal – EPP).

9 Plan de prevención, preparación ante emergencias

Todas las organizaciones deben implantar y mantener las disposiciones necesarias en materia de prevención,
preparación y respuesta ante emergencias según establece el SG-SST en el Decreto 1072 de 2015. Deberán ofre-
cer cobertura a todos los centros, turnos de trabajo y trabajadores, será independiente a su forma de contrata-
ción o vinculación y se deberán incluir a todos los contratistas, proveedores y visitantes.

Se deberá mantener actualizada la identificación sistemática de las amenazas y el análisis de la vulnerabilidad

de las mismas que puedan afectar a la organización, también se debe contar con las medidas de protección que
sean acordes con las amenazas detectadas; deberán ser capaces de responder de forma eficaz y efectiva a una
emergencia para reducir la afectación al entorno, el ambiente y la propiedad.

37
En el marco conceptual del plan de prevención y preparación ante emergencias, es importante recordar los si-
guientes conceptos:

Una emergencia, es una situación que implica el estado de perturbación parcial o total de una empresa, general-
mente ocasionado por la posibilidad o real ocurrencia de un evento no deseado; por su magnitud, puede requerir
ayuda superior o adopción de procedimientos especiales.

Las emergencias se clasifican por su origen en:

• Naturales: Ocurrencia de terremoto, maremoto, inundación, huracán, erupción volcánica y deslizamientos de
tierra.
• Técnicas: Ocurrencia de incendio, explosión, escape de vapores tóxicos, contaminación radioactiva, fallas es-
tructurales de equipos y sistemas, accidentes de tránsito, concentración de personas, intoxicaciones alimen-
ticias.
• Sociales: Ocurrencia de desorden civil, atentados, asaltos.

Las fases de las emergencias son:

• Incubación: Periodo de tiempo previo en donde inciden condiciones y circunstancias internas y externas, dan-
do lugar al inicio del evento o detonador que desencadena la situación de emergencia.
• Impacto: Tiempo durante el cual actúa un evento inicial que origina la perturbación.
• Post-siniestro: Se extiende hasta el momento en que se supera la perturbación y se reestablecen las condicio-
nes a la normalidad.

Es muy importante realizar un inventario de peligros a los cuales está expuesta la compañía, además, se debe
tener en cuenta lo siguiente:
• Piensa en aquellos eventos o condiciones que pueden llegar a ocasionar una emergencia.
• Revisa la Guía Técnica Colombiana GTC 45 y verifica los peligros contemplados en fenómenos naturales, públi-
cos o tecnológicos y condiciones de seguridad, verificando cuáles podrían aplicar a tu empresa.
• Revisa antecedentes de tu compañía relacionados con condiciones de emergencia.
• Realiza una observación y estudio detallado de los procesos y actividades que se realizan en la compañía y su
entorno, indicando cuales situaciones pueden llegar a generar una emergencia.

Una vez identificados los peligros, estos deben ser analizados según su probabilidad de ocurrencia y aparece
entonces el término de amenaza, entendiéndose esta como: “La probabilidad de que un fenómeno, de origen
natural o humano, potencialmente capaz de causar daño y generar pérdidas, se produzca en un determinado
tiempo y lugar”.

Así mismo, el grado de vulnerabilidad que tiene una empresa frente a una amenaza específica, está directamen-
te relacionado con la organización interna que esta tiene para prevenir o controlar aquellos factores que originan
el peligro, al igual que su preparación para minimizar las consecuencias una vez suceda los hechos.

Por lo anterior, se debe tener en cuenta en la prevención, preparación y respuestas ante emergencias los siguien-
tes puntos:
• Identificar todas las amenazas que puedan afectar la empresa.
• Identificar los recursos disponibles, incluyendo las medidas de prevención y control existentes al interior de
la empresa.
• Analizar la vulnerabilidad de las empresas frente a las amenazas identificadas, considerando medidas de pre-
vención y control existentes.
• Diseñar e implementar los procedimientos para prevenir y controlar las amenazas priorizadas o minimizar el
impacto de las no prioritarias.

38
• Informar, capacitar y entrenar, incluyendo a todos los trabajadores para que estén en capacidad de actuar y
proteger su salud e integridad ante una emergencia real o potencial.
• Realizar simulacros como mínimo una (1) vez al año con la participación de los trabajadores.

Por lo anterior, Colmena Seguros diseñó un modelo de intervención basado en la gestión del riesgo, en un ci-
clo de mejoramiento continuo que está instrumentado en cada componente para acompañar la identificación,
evaluación, preparación, implementación y respuesta a posibles emergencias que busca orientar técnicamente
a nuestros clientes en la implementación de un Modelo Integral de Gestión en Emergencias, basado en los com-
ponentes de conocimiento, reducción y atención de emergencias que oriente y facilite la gestión del riesgo con
un mínimo de consecuencias. Para que implementes nuestro producto te invitamos a descargarlo del minisitio:
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Modelo integral de gestión en emergecias

39
Quinto paso: Verificar

1 Establecer indicadores11

Los indicadores buscan medir el desempeño de los planes, programas y proyectos, comparar los resultados ob-
tenidos con criterios previamente establecidos y hacer un juicio de valor, tomando en cuenta la magnitud y
dirección de la diferencia encontrada entre lo previsto y lo obtenido, es decir, si mejoró, siguió igual, empeoró y
cuánto.

El Decreto 1072 de 2015 contempla tres tipos de indicadores:

1. Indicadores que evalúan la estructura del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
2. Indicadores que evalúan el proceso del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
3. Indicadores que evalúan el resultado del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

Las características de los mismos se presentan a continuación:

Estructura Proceso Resultado

Recursos necesarios para imple- Conjunto de actividades entrela-

mentar lo necesario dentro del zadas que se llevan a cabo en la Efecto y consecuencia de la im-
SG-SST y la forma en que están implementación del SG-SST para plementación del SG-SST
organizados el logro de los objetivos

Miden tanto los beneficios de

Permiten saber si los recursos
Miden si todos los pasos de un la implementación del sistema
están disponibles y organizados,
proceso se hicieron correcta- como la identificación de brechas
para la implementación del SG-
mente que permitieron la ocurrencia de
SST
eventos
Es la base y la parte más estable
del sistema
Tabla 10. Características de los indicadores

Finalmente, el Decreto incluye el establecimiento de fichas técnicas por indicador con los siguientes componen-
tes:

• Definición del indicador.

• Interpretación del indicador.
• Límite para el indicador o valor a partir del cual se considera que cumple o no con el resultado esperado.
• Método de cálculo.
• Fuente de la información para el cálculo.

Desarrollo de indicadores para programas de seguridad, salud y ambiente. Oscar Nieto Zapata. 2010.
11

40
• Periodicidad del reporte.
• Personas que deben conocer el resultado.

En el Anexo 18, se presenta una guía de entendimiento que orienta frente al proceso de establecimiento de indi-
cadores, a continuación, te mostraremos algunos ejemplos de indicadores:

• Estructura: % de cumplimiento de requisitos

• Proceso:
% de ejecución de:
• Plan de trabajo anual.
• Plan de capacitación.
• Cronograma de las mediciones ambientales ocupacionales y sus resultados.
• Acciones preventivas, correctivas y de mejora.
• Plan para la prevención y atención de emergencias.
• Programas de vigilancia epidemiológica

% de riesgos intervenidos

% de cumplimiento de:
• Evaluación de las condiciones de salud y de trabajo de los trabajadores de la empresa realizada en el
último año.
• Procesos de reporte e investigación de los incidentes,
accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
• Registro estadístico de enfermedades laborales, inci-
dentes, accidentes de trabajo y ausentismo laboral por
enfermedad.
• La estrategia de conservación de los documentos.

• Resultado:
% de Cumplimiento de:
• Requisitos normativos aplicables.
• Objetivos en SST.
• Plan de trabajo anual.
• Programas de vigilancia epidemiológica.
• Cronograma de las mediciones ambientales ocupacionales
y sus resultados.

% de no conformidades cerradas oportunamente

% de acciones preventivas, correctivas y de mejora ejecutadas

oportunamente

% de cobertura en los programas de rehabilitación

% de cumplimiento de objetivos del programa de rehabilitación

• Variación de indicadores de accidentalidad, enfermedad
y ausentismo
• Grado de control del nivel de riesgos

41
 2 Auditoría12

El Decreto 1072 de 2015, establece que el empleador debe realizar una auditoría de cumplimiento del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST y en la planeación debe involucrarse el Comité Paritario
o Vigía.

En la siguiente tabla se presenta un resumen de los requisitos incluidos en la norma y cómo lograr conformidad:

¿Se
Aspecto a revisar tiene?
¿Qué hacer en caso de no tenerlo?

Realización de auditoría interna anual con participación

Ejecutar
del COPASST o Vigía en la planeación

Establecer y desarrollar – si se re-

Ejecución por parte de persona independiente al audi-
quiere - las competencias requeridas
tado
por los auditores

Definir programa de auditoría – Se

Contar con un programa de auditoría que incluya: alcan-
recomienda un procedimiento inte-
ce, periodicidad, metodología, informes
gral. Ref. NTC ISO 19001

Resultados de la auditoría comunicados a los responsa-

bles de adelantar las medidas preventivas; correctivas o Ejecutar
de mejora en la empresa
Tabla 11. Requisitos de auditoría y cómo lograr conformidad

Para realizar el proceso, es necesario contar con un programa de auditoría, el cual debe contribuir a la deter-
minación de la efectividad del sistema de gestión; se recomienda revisar la norma NTC ISO 19011, en la cual se
contemplan los detalles.

El programa de auditoría debería incluir la información

y recursos necesarios para organizar y conducir las au-
ditorías de manera eficiente dentro de los tiempos es-
pecificados, también puede incluir lo siguiente:

• Objetivos para el programa de auditoría y auditorías

individuales.
• Alcance/número/tipos/duración/ubicación/crono-
grama de las auditorías.
• Procedimientos del programa de auditoría.
• Criterios de auditoría.
• Métodos de auditoría.
• Selección de equipos auditores.
• Recursos necesarios, incluyendo viajes y hospedaje.
• Procesos para manejo de confidencialidad, seguri-
dad de la información, salud y seguridad y otros te-
mas similares.

Auditoría Interna de Gestión. ISO 19011. 2011

12

42
 Es importante tener en cuenta los elementos que debe abarcar el proceso de auditoría, tal
como lo describe el Decreto 1072 de 2015:

1. El cumplimiento de la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

2. El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado.
3. La participación de los trabajadores.
4. El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas.
5. El mecanismo de comunicación de los contenidos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST) a los trabajadores.
6. La planificación, desarrollo y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST).
7. La gestión del cambio.
8. La consideración de la seguridad y salud en el trabajo en las nuevas adquisiciones.
9. El alcance y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) frente a los
proveedores y contratistas.
10. La supervisión y medición de los resultados.
11. El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales y su efecto so-
bre el mejoramiento de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa.
12. El desarrollo del proceso de auditoría.
13. La evaluación por parte de la alta dirección.

La implementación del programa de auditoría debe ser monitoreado y medido para asegurar que se han alcan-
zado los objetivos trazados y debe ser revisado para identificar posibles mejoras.

En el Anexo 20, se presenta una guía de entendimien-

to que puede orientar el establecimiento del progra-
ma de auditoría, en el Anexo 21 se muestra una guía
de entendimiento que busca facilitar la construcción
de listas de verificación de auditoría y en el Anexo 22,
la lista de verificación establecida por el Ministerio de
Trabajo para validar el cumplimiento de los estánda-
res mínimos.

En adición a lo anterior, uno de los elementos fun-

damentales para adelantar el proceso de auditoría
es la competencia del auditor; la persona que audita,
deberá tener el conocimiento y habilidades en las si-
guientes áreas:

• Principios, procedimientos y métodos de audito-

ría.
• Normas de sistemas de gestión y documentos de
referencia.
• Actividades, productos y procesos del auditado.
• Requisitos legales y de otra índole aplicable, re-
levantes a las actividades y productos del auditado.
• Clientes, proveedores y otras partes interesadas
del auditado, cuando sea aplicable.

43
En la siguiente tabla se presenta un ejemplo de qué contenidos podría abarcar la formación de los auditores:

Módulos Objetivos

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Explicar los principios, estructura y

en el Trabajo requisitos del SG-SST

Marco legal y regulatorio en seguridad y sa- Explicar las exigencias legales en

lud en el trabajo Colombia

Aplicar criterios, métodos y pautas

Atributos y competencias personales del
de desempeño individual y social en
auditor
el rol de auditor

Auditorías internas y evaluación del cumpli- Aplicar criterios y métodos para el

miento legal del SG-SST desarrollo de las auditorías
Tabla 12. Modelo de contenidos de formación para auditor interno

Para auditorías internas, los auditores deberían ser independientes de los gerentes operati-
vos de las funciones a ser auditadas y mantener una actitud objetiva a lo largo del proceso
de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán
basados sólo en la evidencia de la auditoría.

La evidencia de la auditoría debería ser verificable, en general, está basada en muestras de la información dis-
ponible ya que una auditoría se lleva a cabo durante un período de tiempo delimitado y con recursos finitos. Se
debería aplicar un uso adecuado del muestreo, ya que este está estrechamente relacionado con la confianza que
puede depositarse en las conclusiones de la auditoría.

En línea con lo anterior, Colmena Seguros ha diseñado el Kit para Formación de Auditores Internos, dirigido es-
pecialmente al personal no especialista, que puede tener formación como auditor y que requiere conocer o for-
talecer las particularidades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo (módulos I al V) o, que por
el contrario, es especialista o conoce lo relacionado con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
pero requiere adquirir o fortalecer su formación como auditor.

Los módulos contemplados son los siguientes:

• Módulo I. Fundamentos del SG-SST

• Módulo II. Planificación del SG-SST
• Módulo III. Aplicación del SG-SST
• Módulo IV. Verificación del SG-SST
• Módulo V. Mejora del SG- SST
• Módulo VI. Formación de auditores - Principios de auditoría

Para que implementes nuestro producto te invitamos a descargarlo del minisitio: www.colmenaseguros.com
ingresando en nuestro portal web y haciendo click en el banner de Colmena Gestión.

44
 3 Revisión por la alta dirección

“La alta dirección debe, a intervalos planificados, revisar el sistema de gestión, para asegurarse de su convenien-
cia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas, la revisión debe realizarse por lo menos una vez al
año e incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de
gestión de la calidad, incluidos la política de la calidad y los objetivos de la calidad.”13

Este enunciado es válido para todos los sistemas de gestión y de esta forma ha sido consignado en el Decreto
1072 de 2015.

En la siguiente tabla se presentan los requisitos y cómo lograr conformidad:

¿Se
Aspecto a revisar tiene?
¿Qué hacer en caso de no tenerlo?

Revisión anual Ejecutarlo

Revisión de manera proactiva, donde se evalúe la estruc-

Ejecutarlo
tura y el proceso de la gestión en SST

Los resultados de la revisión de la alta dirección están

Documentar y divulgar los resulta-
documentados y son divulgados al COPASST o Vigía de
dos de la revisión
SST

Los resultados de la revisión de la alta dirección son di-

vulgados al responsable del SG-SST deberá definir e im-
Divulgar los resultados de la revisión
plementar las acciones preventivas, correctivas y de me-
jora a que hubiere lugar

El responsable del SG-SST define e implementa las ac- Implementa las acciones preventi-
ciones preventivas, correctivas y de mejora a que hubie- vas, correctivas y de mejora a que
re lugar hubiere lugar

Tabla 13. Requisitos revisión por la dirección y cómo lograr conformidad

En forma complementaria, el Decreto define que la revisión de la alta dirección debe permitir:

• Revisar las estrategias implementadas y determinar si han sido eficaces para alcanzar los objetivos, metas y
resultados esperados del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Revisar el cumplimiento del plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su cronograma.
• Analizar la suficiencia de los recursos asignados para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo y el cumplimiento de los resultados esperados.
• Revisar la capacidad del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, para satisfacer las
necesidades globales de la empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo.
• Analizar la necesidad de realizar cambios en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST, incluida la revisión de la política y sus objetivos.
• Evaluar la eficacia de las medidas de seguimiento con base en las revisiones anteriores de la alta dirección y
realizar los ajustes necesarios.
NTCGP: 1000: 2009 – ISO 9000:2008, Numeral 5.6
13

45
• Analizar el resultado de los indicadores y de las auditorias anteriores del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST.
• Aportar información sobre nuevas prioridades y objetivos estratégicos de la organización que puedan ser in-
sumos para la planificación y la mejora continua.
• Recolectar información para determinar si las medidas de prevención y control de peligros y riesgos se aplican
y son eficaces.
• Intercambiar información con los trabajadores sobre los resultados y su desempeño en seguridad y salud en
el trabajo.
• Servir de base para la adopción de decisiones que tengan por objeto mejorar la identificación de peligros y el
control de los riesgos y en general mejorar la gestión en seguridad y salud en el trabajo de la empresa.
• Determinar si promueve la participación de los trabajadores.
• Evidenciar que se cumpla con la normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales, el
cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos
Laborales que le apliquen.
• Establecer acciones que permitan la mejora continua en seguridad y salud en el trabajo.
• Establecer el cumplimiento de planes específicos, de las metas establecidas y de los objetivos propuestos.
• Inspeccionar sistemáticamente los puestos de trabajo, las máquinas, equipos y en general, las instalaciones
de la empresa.
• Vigilar las condiciones en los ambientes de trabajo.
• Vigilar las condiciones de salud de los trabajadores.
• Mantener actualizada la identificación de peligros, la evaluación
y valoración de los riesgos.
• Identificar la notificación y la investigación de incidentes, acci-
dentes de trabajo y enfermedades laborales.
• Identificar ausentismo laboral por causas asociadas con seguri-
dad y salud en el trabajo.
• Identificar pérdidas como daños a la propiedad, máquinas y
equipos entre otros, relacionados con seguridad y salud en el
trabajo.
• Identificar deficiencias en la gestión de la seguridad y salud en
el trabajo.
• Identificar la efectividad de los programas de rehabilitación de
la salud de los trabajadores.

En resumen, como resultado de la revisión de la alta dirección de-

ben obtenerse:

• La definición de cambios en el desempeño en SST.

• La definición de cambios en la política de SST.
• Aprobación de recursos para lograr las mejoras esperadas.
• Cambios en otros elementos del sistema.

46
Sexto paso: Actuar14

1 Acciones preventivas y correctivas

El empleador debe garantizar que se definan e implemen-

ten las acciones preventivas y correctivas necesarias, con
base en los resultados de la supervisión y medición de la
eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo SG-SST, de las auditorías y de la revisión por la
alta dirección.

Se recomienda revisar la siguiente lista de chequeo donde

se listan los requisitos establecidos por el Decreto 1072 de
2015.

¿Se
Aspecto a revisar tiene?
¿Qué hacer en caso de no tenerlo?

Establecer un formato para el re-

Definición e implementación de las acciones preventi- porte, análisis y seguimiento y eje-
vas y correctivas necesarias, con base en los resultados cutarlas. Ver Anexo 24. Guia de en-
de la supervisión y medición de la eficacia del SG-SST tendimiento - Acciones preventivas/
correctivas
Tabla 13. Requisitos acciones preventivas y correctivas
Identificación y análisis de las causas fundamentales de Definir el método de análisis de cau-
las no conformidades sas e implementarlo

Adopción, planificación, aplicación, comprobación de la

eficacia y documentación de las medidas preventivas y Ejecutar, evaluar y documentar
correctivas

Evaluación y jerarquización prioritaria de medidas de

Evaluar y priorizar
prevención inadecuadas o que dejan de ser eficaces
Tabla 14. Requisitos acciones preventivas y correctivas

Se recomienda establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformida-
des reales o potenciales y para tomar acciones correctivas y acciones preventivas.

Los procedimientos deben definir requisitos para:

• La identificación y corrección de las no conformidades y la toma de acciones para mitigar sus consecuencias
para la SST.

OHSAS 18002:2008 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Directrices para la implementación de
14

OHSAS 18001. 2007

47
• La investigación de las no conformidades, determinando sus causas y tomando las acciones con el fin de pre-
venir que vuelvan a ocurrir.
• La evaluación de la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y la implementación de las ac-
ciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia.
• El registro y la comunicación de los resultados de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas.
• La revisión de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas.

En los casos en los que una acción correctiva y una acción preventiva identifiquen peligros nuevos o modificados
o la necesidad de controles nuevos o modificados, el procedimiento debe requerir que esas acciones propuestas
se tomen tras una evaluación de riesgos previa a la implementación, en concordancia con la gestión de cambios.

Cualquier acción correctiva o acción preventiva que se tome para eliminar las causas de una no conformidad real
o potencial debe ser adecuada a la magnitud de los problemas y acorde con los riesgos para la SST encontrados.

La organización debe asegurarse de que cualquier cambio necesario que surja de una acción preventiva y una
acción correctiva, se incorpora a la documentación del Sistema de Gestión de la SST.

La no conformidad es un incumplimiento de un requisito, se puede establecer en relación con el sistema de ges-

tión del Decreto 1072 de 2015 o en términos del desempeño de SST.

Ejemplos de temas que pueden hacer surgir no

conformidades:

a. Para el desempeño del SG-SST:

• Fallo de la alta dirección al demostrar su compromiso.

• Fallo al establecer los objetivos de SST.
• Fallo al definir las responsabilidades que requiere el SG-SST, como las res-
ponsabilidades de lograr objetivos.
• Fallo al evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales.
• Fallo en el cumplimiento las necesidades de formación.
• Documentación no actualizada o inapropiada.
• Fallo al llevar a cabo las comunicaciones.

b. Para el desempeño de la SST:

• Fallo al implementar el programa planificado para lograr los objetivos de mejora.

• Fallo constante en el logro de los objetivos de mejora del desempeño.
• Fallo en el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos.
• Fallo al registrar los incidentes.
• Fallo en la implementación adecuada de las acciones correctivas.
• Altas tasas constantes de enfermedad o daños que no son tratadas.
• Desviaciones de los procedimientos de SST.
• Introducción de nuevos materiales o procesos sin realizar una evaluación de riesgos
apropiada.

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Los elementos de entrada para las acciones correctivas y acciones preventivas pueden determinarse a partir de
los resultados de:

• Pruebas periódicas de los procedimientos de emergencia.

• Investigación de incidentes.
• Auditorías internas o externas.
• Evaluaciones periódicas del cumplimiento.
• Seguimiento del desempeño.
• Actividades de mantenimiento.
• Esquemas de sugerencias de los empleados y retroalimentación de las encuestas de opinión/satisfacción a los
empleados.
• Evaluaciones de la exposición.

Cuando se identifica un problema potencial pero no existe una no conformidad real, deberían tomarse acciones
preventivas usando un enfoque similar al de las acciones correctivas. Los problemas potenciales pueden identi-
ficarse usando métodos como la extrapolación de acciones correctivas de no conformidades reales a otras áreas
aplicables donde se realizan actividades similares, o como el análisis de peligros.

2 Mejora continua

El empleador debe garantizar un proceso que permita la mejora continua de la

eficacia de todas sus actividades y el cumplimiento de sus propósitos, inclu-
yendo como fuentes primarias de información las siguientes:

• Cumplimiento de los objetivos del SG-SST.

• Resultados de la intervención en los peligros y los riesgos priorizados.
• Resultados de la auditoría y revisión del SG-SST.
• Recomendaciones presentadas por los trabajadores y el Comité Paritario o
Vigía de SST.
• Resultados de los programas de promoción y prevención.
• Resultado de la supervisión realizada por la alta dirección.
• Cambios en legislación que apliquen a la organización.

Para el registro y seguimiento de las opciones de mejora puede tomarse como

referencia la guía de entendimiento para acciones preventivas y correctivas
incluida en el Anexo 24.

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 Plan de acción para la implementación del SG-SST

Un elemento clave dentro del proceso es el plan de acción para lograr la implementación del sistema.

Se plantea como estrategia de implementación el tratarlo como un proyecto, un esfuerzo temporal que se lleva
a cabo para obtener un resultado único: Implementar el SG-SST, cuyo plazo podría plantearse hasta 1 mes antes
que se venza el plazo establecido por el Ministerio de Trabajo.

Para lograrlo se sugieren los siguientes pasos:

• Identificar las premisas del proyecto: ¿Cuáles son las suposiciones de las cuales partimos? Ejemplo: El Decreto
1072 de 2015 aplica a todas las organizaciones, existe un plazo para el desarrollo del mismo, la línea base re-
flejará que se tiene un nivel de avance sobre el cual se trabajará, etc.
• Identificar las restricciones del proyecto: ¿Qué nos limita? ¿Los horarios, la estructura, el presupuesto, la dis-
ponibilidad de un experto?
• Cuál es la situación actual: Tomar como base la evaluación inicial.
• Documentar y comunicar el plan del proyecto: Documentar el plan integrado y las bases de su creación, el pre-
supuesto requerido, los participantes y responsabilidades.
• Realizar reportes y seguimiento: sobre los progresos, llevar una bitácora del proyecto, las lecciones aprendidas
y comunicar el plan a las partes interesadas.

De estos pasos, tiene especial importancia el plan que se trace para el proyecto y de acuerdo con la experiencia,
existen elementos fundamentales para lograr los resultados deseados de acuerdo con los tiempos previstos:

1. Análisis de la situación actual

2. Establecimiento o ajuste de la política
3. Establecimiento de objetivos e indicadores
4. Elaboración o ajuste de un documento marco del sistema
5. Elaboración o ajuste de procedimientos e instrucciones
6. Capacitación – cambio
7. Implementación
8. Primera auditoría interna
9. Primera revisión por la dirección
10. Análisis de medidas preventivas y correctivas
11. Procesos de análisis y mejora

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El plan establece quiénes serán los responsables que se encargarán de su cumplimiento en tiempo y forma; por
lo general, también incluye algún mecanismo o método de seguimiento y control para que estos responsables
puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto.

Es posible que para alcanzar unos resultados concretos sea necesario no sólo organizar un plan de acción gene-
ral sino otros más específicos que se establezcan por proceso, departamento o área.

El control del plan de acción tiene que realizarse tanto durante su desarrollo como al final; al realizar un control
en medio del plan, el responsable tiene la oportunidad de corregir las cuestiones que no están saliendo de acuer-
do con lo esperado. En cuanto al control, tras su finalización, el objetivo es establecer un balance y confirmar si
los objetivos planeados han sido cumplidos.

El Anexo 3, puede utilizarse de igual forma para el

establecimiento del plan de acción o de mejora-
miento (Resolución 1111 de 2017) para la imple-
mentación del SG-SST.

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Anexos

Anexo 1. Guía de entendimiento - Definiciones Decreto 1072 de 2015

Anexo 2. Guía de entendimiento - Para estructurar la Política de la Seguridad y Salud en el trabajo
Anexo 3. Guía de entendimiento - Plan de trabajo
Anexo 4. Guia de entendimiento - Resolución 1111 de 2017 Estándares Mínimos
Anexo 5. Guía de entendimiento - Reporte de condiciones de seguridad y salud en el trabajo
Anexo 6. Guía de entendimiento - Asignación y documentación de responsabilidades / rendición de cuen-
tas de condiciones de seguridad y salud en el trabajo
Anexo 7. Guía de entendimiento - Matriz requisitos legales
Anexo 8. Guía de entendimiento - Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
Anexo 9. Guía de entendimiento - Alineación estratégica
Anexo 10. Guía de entendimiento - Programa de inducción y reinducción en SST
Anexo 11. Guía de entendimiento - Guía matriz de capacitación
Anexo 12. Guía de entendimiento - Participación y comunicación
Anexo 13. Guía de entendimiento - Manual del SG-SST
Anexo 14. Guía de entendimiento - Control de documentos
Anexo 15. Guía de entendimiento - Listado maestro de documentos y registros
Anexo 16. Guía de entendimiento - Gestión del cambio
Anexo 17. Guía de entendimiento - Establecimiento de objetivos y metas
Anexo 18. Guía de entendimiento - Indicadores
Anexo 19. Guía de entendimiento - Adquisiciones y contratación
Anexo 20. Guía de entendimiento - Programa de auditoría
Anexo 21. Guía de entendimiento - Listado de verificación de auditoría
Anexo 22. Guia de entendimiento - Lista de verificación estándares
Anexo 23. Guía de entendimiento - Informe de investigación de incidentes y accidentes
Anexo 24. Guía de entendimiento - Acciones preventivas y correctivas
Anexo 25. Guía de entendimiento - Condiciones de salud en el trabajo
Anexo 26. Guía de entendimiento - Suministro de elementos y equipos de protección personal

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