DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE SUBVENCIÓN

Preparación
Una propuesta de subvención exitosa es la que se prepara correctamente, se planifica cuidadosamente
y se presenta en forma concisa. Los posibles postulantes deben familiarizarse con todos los criterios de
programa pertinentes relacionados con el programa del que se solicita asistencia. Consulte a la persona
de contacto de información que aparece en la descripción del programa antes de desarrollar una
propuesta para obtener cierta información, como, por ejemplo, si la financiación se encuentra disponible,
cuándo se cumplen las fechas límites correspondientes y qué proceso utiliza la agencia otorgante
para aceptar las solicitudes. Los postulantes deben recordar que los requisitos básicos, los formularios
de solicitud, la información y los procedimientos varían de acuerdo con la agencia federal que conceda
la subvención. Es posible que a las personas que no cuenten con experiencia previa en lo que respecta
a escribir una propuesta de subvención les resulte útil participar en un taller de escritura de
subvenciones. Un taller puede ampliar la información básica que se presenta aquí. Los postulantes
interesados en hacer lecturas adicionales sobre subvenciones y desarrollo de propuestas deben
consultar las referencias incluidas en este producto.

Desarrollo de ideas para la propuesta

Al desarrollar una idea para una propuesta es importante determinar si esta idea se consideró en la
localidad o estado del postulante. Se debe realizar una cuidadosa verificación con los legisladores y las
agencias gubernamentales de la zona y las agencias públicas y privadas relacionadas, que actualmente
pueden tener concesiones de subvenciones o contratos para llevar a cabo un trabajo similar. Si ya existe
un programa similar, es posible que el postulante deba reconsiderar la presentación del proyecto
propuesto, en especial si se percibe una duplicación del esfuerzo. Si se pueden establecer claramente
las mejoras o diferencias significativas de las metas del proyecto propuesto, puede valer la pena intentar
conseguir la asistencia federal.

Apoyo comunitario
Aunque a muchos empresarios les resulte difícil de manejar, el apoyo comunitario es fundamental para
la mayoría de las propuestas. Una vez que se ha desarrollado el resumen de la propuesta, busque
personas o grupos que representan organizaciones académicas, políticas, profesionales y legales
que posiblemente deseen apoyar la propuesta por escrito. El tipo y calibre del apoyo comunitario es
crítico en un principio y en las fases de revisión posteriores. Numerosas cartas de apoyo resultarían muy
convincentes para una agencia otorgante. No pierda de vista el apoyo de las agencias gubernamentales
locales y de los funcionarios públicos. Generalmente, se solicitan cartas de endoso que detallen las
zonas exactas de compromiso y sanción del proyecto como parte de una propuesta realizada a una
agencia federal. Es posible que se demoren varios meses para desarrollar cartas de endoso, ya que
en ocasiones se negocia algo de valor (por ej., Edificios, personal, servicios) entre las partes implicadas.

Muchas agencias requieren, por escrito, acuerdos de afiliación (un acuerdo mutuo que establece
compartir servicios entre las agencias) y compromisos de locaciones antes de otorgar una aprobación o
concesión. Un método útil para generar apoyo comunitario puede consistir en llevar a cabo reuniones
con los encargados principales de tomar las decisiones en la comunidad que estarían relacionados con
el tema de la propuesta. En el foro de discusión se puede incluir una consulta sobre las ventajas de la
propuesta, el desarrollo de un contrato de apoyo a la propuesta, la obtención de datos para apoyar la
propuesta o el desarrollo de una estrategia para lograr que una gran cantidad de grupos de la comunidad
apoyen la propuesta.

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Identificación de un recurso de financiación
Una revisión de las secciones Objetivos y usos y Restricciones del uso de la descripción del programa
puede indicar qué programas proporcionarían la financiación necesaria para una idea. No deje de tener
en cuenta que los programas relacionados pueden ser posibles recursos. Tanto el postulante como la
agencia otorgante deben tener los mismos intereses, intenciones y necesidades si una propuesta
se considerará como candidata aceptable a la financiación.

Una vez que se identifica una posible agencia otorgante, llame al número de teléfono de contacto
identificado en los Contactos de información y solicite un conjunto de aplicaciones para subvenciones.
Luego, familiarícese al personal de la agencia otorgante. Solicite sugerencias, críticas y consejos sobre
el proyecto propuesto. En muchos casos, cuanto más conozca sobre la propuesta el personal de la
agencia, mayor es la posibilidad de recibir apoyo y obtener una eventual decisión favorable. En algunas
ocasiones, resulta útil enviar un resumen de la propuesta al funcionario de una agencia específica
en una carta de presentación por separado y solicitar su revisión y observación a la mayor brevedad
posible. Verifique siempre que la agencia federal determine su preferencia si este enfoque está en
consideración. Si la revisión resulta desfavorable y no pueden resolverse las diferencias, solicite a
la agencia examinadora (oficial) que sugiera otro departamento o agencia que pudiera interesarse
en la propuesta. También es importante efectuar una visita en persona a la casa central o a la
oficina regional de la agencia. Una visita no sólo establece contacto el cara a cara, sino también puede
revelar ciertos detalles fundamentales sobre la propuesta o ayudar con las referencias y publicaciones
seguras de la biblioteca de la agencia.

Se solicita a las agencias federales que brinden la información de financiación a medida que los fondos
se aprueben, aumenten o disminuyan entre los proyectos dentro de un determinado estado según el tipo
de informe requerido. Además, tenga en cuenta la revisión del Presupuesto Federal para el año actual y
los años fiscales presupuestarios, a fin de determinar las cantidades de dólares propuestas para ciertas
funciones presupuestarias.

El postulante debe estudiar cuidadosamente los requisitos que debe reunir cada programa federal que
se encuentre en consideración (Consulte la sección Requisitos que deben reunir los postulantes en la
descripción del programa). Es posible el postulante se entere que debe ofrecer servicios orientados a
otros fines, como un servicio a grupos determinados de clientes o la participación de instituciones
específicas. Es posible que deba modificar el concepto original a fin de que el proyecto reúna los
requisitos necesarios para la financiación. Las preguntas sobre los requisitos necesarios se deben
analizar con el funcionario del programa indicado.

En general, las fechas límite para la presentación de solicitudes no son negociables. Normalmente están
asociadas a cronogramas estrictos para su revisión por parte de la agencia. Algunos programas tienen
más de una fecha límite para las solicitudes durante el año fiscal. Los postulantes deben planificar
el desarrollo de sus propuestas de acuerdo con las fechas límite establecidas.

Organización para escribir la propuesta

Durante toda la etapa de escritura de la propuesta tenga un cuaderno a mano para anotar las ideas.
En forma periódica, intente conectar las ideas revisando el cuaderno. Nunca descarte las ideas escritas
durante la etapa de escritura de la subvención. Conserve un archivo con el nombre “Ideas” o algún otro
título de conveniencia y revise las ideas de tanto en tanto. El archivo debe ser de fácil acceso. Se debe
finalizar la recopilación de documentos (Como el acta de constitución de sociedad, certificados de
exención de impuestos y estatutos), si es posible, antes de comenzar la escritura.

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Revisión y crítica
En algún momento, quizás luego de completar el primer o segundo borrador, solicite a un tercero neutral
que revise el documento de trabajo de la propuesta y evalúe su continuidad, claridad y razonamiento. En
este momento, solicite una crítica constructiva en lugar de esperar que la agencia federal otorgante
ofrezca esta información durante el ciclo de revisión. Por ejemplo: ¿el autor presentó suposiciones
infundadas o utilizó determinada jerga o lenguaje desmedido en la propuesta?

Firma
La mayoría de las propuestas se dirigen a instituciones en lugar de a personas. En general, se requieren
las firmas de los principales funcionarios administrativos. Verifique que dichas firmas se incluyan en la
propuesta donde corresponda.

Prolijidad
Las propuestas deben estar escritas, ordenadas, copiadas y presentadas en forma correcta y prolija (de
acuerdo con las instrucciones de la agencia, si las hubiere). Se debe examinar cada paquete a fin de
garantizar uniformidad entre presentación y presentación. Para encuadernarlas se pueden utilizar
ganchos o tapas duras. Verifique que la agencia federal determine su preferencia. Una propuesta
presentada en un paquete prolijo, organizado y atractivo puede causar una impresión positiva al lector
sobre el contenido de la propuesta.

Envío postal
Una propuesta debe estar siempre acompañada de una carta de presentación. Se aplican los requisitos
del Servicio Postal de los Estados Unidos estándar, a menos que la agencia federal indique lo contrario.
Asegúrese de tener el tiempo suficiente para que las propuestas lleguen a sus respectivos destinos. De
lo contrario, es posible que se necesiten acuerdos especiales. Coordine siempre dichos acuerdos con la
oficina de proyectos de la agencia federal otorgante (La agencia que en última instancia será
responsable del proyecto), la oficina de subvenciones (La agencia que coordinará la revisión de la
subvención) y la oficina de contratos (La agencia responsable de los avisos de desembolso y concesión
de la subvención), si fuera necesario.

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