GENTE ESTRATEGICA CENTRO DE

FORMACIÓN PARA EL TRABAJO

TRABJO: ALMACEN Y BODEGA

PRESENTADO POR: JAVIER DE JESUS

CACERES NAVARRO

TECNICO COMERCIAL EN ALMACEN Y

BODEGA

PRESENTADO A: MILENA TRILLOS

MARIN

BARRANQUILLA- ATLANTICO

01/06/2019
 1.)¿¡ definir el PROCESO DE RESIBO DE LA MERCANCIAS ¡ ?

RECIBO Y DESPACHO DE MERCANCÍAS

La planeacion y el aprovisionamiento adecuado de la mercancía son funciones

de la logística empresarial mediante el cual la misma se provee de todo lo
necesario para su funcionamiento .

Este consiste en hacer el aprovisionamiento de materiales e insumos en las

cantidades necesarias , el la cantidad exacta , con la calidad adecuada para el
funcionamiento y hallar el menor precio en el momento oportuno

En el área de recepción , se realiza los procesos de negociación y verificación de

la mercancía o elementos terminados en donde se comprueben tanto lo material
como lo físico de la mercancía o producto ; para esta operación se necesita de
personal y equipos necesarios para hacer descargue y almacenamiento de las
mismas descongestionando y agilizando la recepción de las mercancías

y el espacio necesario en la bodega para almacenamiento de los mismos de

acuerdo al volumen de la mercancía y el tiempo que va a permanecer en ellos
debe ser mas corto para economizar gastos administrativos y logísticos

este proceso de recibo de mercancías debe ir acompañado de los siguientes

documentos :

Factura,Lista de empaque,Remesa,Remisión, Registro, Orden o solicitud de

compra entre otros documentos.

PREPARACION Y PROCESO RECIBO DE LA MERCANCÍA

 · Atención al proveedor de la fecha y hora asignada.

 · recibo del Aviso de Despacho, documento remisorio que ampara
la mercancía.
 · Asignación del espacio en la zona de descargue, para que el
proveedor coloque los embalajes o las estibas con la mercancía.
 · Verificación del sello de seguridad, debe corresponder al
relacionado en el documento de entrega. Si existe diferencia y/o no tiene sello
de seguridad se procederá a verificación al 100%.
 · El recibidor cuenta los embalajes, estibas o recipientes enviados y
entrega el resultado al responsable del manejo de los documentos, quien
verifica que coincida con el número especificado en la factura o Aviso de
Despacho.
 · El responsable de operación consulta el tamaño de la muestra a
chequear físicamente aplicando el plan de muestreo a la fase en que se
encuentre el proceso de certificación. (Si quieres saber más al respecto.
 · En el modelo de la verificación se hará lectura de los códigos de
barras en las referencias, empaques, subempaques y estibas, correspondientes
a la muestra

2.)¿¡ definir el PROCESO DE DESPACHO DE LA MERCANCIAS ¡ ?

DESPACHO DE MERCANCÍAS

En el instante en que se despachan las mercancías es donde el sistema edita el

pedido de despacho, el jefe de bodega donde se contacta con un trasporte
disponible (transportador) que se presenta en la hora y sitio acordado o pactado
por acuerdos bilaterales donde se llevara a cabo la carga de los productos que
estén en buen estado verificando su calidad y para productos defectuosos se
llevara un conducto regular distinto el contemplado el código del consumidor, el
jefe de bodega se encarga de el buen manejo de las estivas de que el vehículo
sea el adecuado para el trasporte de la mercancía

las mercancías deben ir acompañadas delos siguientes requerimientos o

documentos:

Orden de despacho

PREPARACIÓN Y PROCESO DESPACHO DEL PEDIDO

 Recibo del pedido.

 Verificación del cupo de crédito y demás condiciones comerciales. El
proveedor debe garantizar que el cliente tiene la certificación para expender
los medicamentos de uso controlado.
 Reserva de la mercancía.
 En el caso de los medicamentos de uso controlado es importante que la
orden de compra se genere por separado de los medicamentos no controlados
con el fin de facilitar el control de los entes reguladores.
 Generación de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona
encargada de asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de
Operadores Logísticos, el proveedor debe enviar las instrucciones de Despacho
.
 Preparación del pedido por parte del proveedor u operador logístico
utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de
garantizar el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la facturación
de cantidades iguales a las físicamente entregadas.
 En el caso de despacho de cajas mixtas, estibas mixtas, Arrume de
mercancía, la lista de empaque estará contenida en el Aviso de Despacho.
 Generación y envío del Aviso de Despacho hacia al cliente . Si no tiene la
capacidad de generar un aviso de despacho vía el proveedor al pedir la cita
debe especificar la cantidad y tipo de camiones que serán despachados para
entregar la mercancía solicitada por el cliente.
 En los despacho de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de
despacho (rótulo) el número de localización del punto de entrega simbolizado
en código de barras. También aplica para las entregas en Cross Docking
Predistribuido.
 Facturación registrando el número del sello de seguridad que lleve el
vehículo al igual que el número de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener
en cuenta la posibilidad de un carrusel de sellos para entregas parciales en
varios almacenes.
 Nota: Estos datos deben incluuirse en el aviso de despacho cuando se
aplica.
 Asegurar la calidad en la entrega, tanto de procesos como de productos
en los cuales los industriales deben hacer uso de normas pertinentes.
 Cargue del vehículo y colocación del sellos de seguridad o su
equivalente.

3) Definir actividades que comen el proceso de resivido de la mercancía.

RECOMENDACIÓN SOBRE LA PLANIFICACIÓN DE LA ENTREGA Y

RECEPCIÓN.

 Magnitud del Problema o ya sea bien de la carga

 Normativa de la carga referencia
 Factores de riesgo de la carga y tipos de cuidados
 Evaluación del riesgo
 Eliminación o reducción del riesgo
 Prueba previa de todos los elementos que se usaran en la operación ya
sea carga o descargue

Condiciones técnicas de la entrega y recepcion de la carga.

En este punto sermos bastante limitados ya que esisten demaciodas tecnias y/o
parámetros los cuales debemos tener en cuenta a la hora de en especial el
descargue, pero seremos directos y concisos a la hora de considerar estas
técnicas ya que muchas dependen del lugar de cargue o si es de cargue espacios
, peligrosidad , delicadeza , naturalesa , técnica de levantado y/o peso esta sin
ser menos importante, Dejando de lado estas normas ( R. D. 487/1997, de 14
de abril, sobre las disposiciones mínimas de seguridad y salud relativas a la
manipulación manual de cargas que entrañe riesgos, en particular
dorsolumbares para los trabajadores. (Transposición de la Directiva
90/269/CEE, de 29 de mayo)
Guía técnica del I.N.S.H.T. Para la evaluación y prevención de los riesgos
relativos a la manipulación manual de cargas.
Manipulación de cargas en postura sentado. No se deberían manipular cargas de
más de 5 kg. en postura sentada y siempre que sea una zona próxima al tronco,
evitando manipular cargas a nivel del suelo o por encima del nivel de los hombros
y giros e inclinaciones
Manipulación en equipo Cuando se maneja una carga entre dos o más personas,
las capacidades individuales disminuyen, debido a la dificultad de sincronizar los
movimientos o por dificultarse la visión los unos a los otros (equipos de dos ->
2/3 ind., equipo de tres -> 1/2 ind)
Intens para tener en cuenta en el descargue de un camión:

•Características de la carga •Colocación de la carga •Técnica de manipulación

de cargas empleada •Entorno físico de trabajo: condiciones termohigrométricas,
vibraciones, . . . •Tipo de suelo y calzado •Organización del trabajo •Factores
individuales de riesgo (Condiciones físicas personales, actividad diaria, deporte,
est.

Clasificación:
Es demasiado pesada o demasiado grande
Es voluminosa o difícil de sujetar
Es frajil y muy delicada
Es liquida y de frágil embalaje
Esta en equilibrio inestable o su contenido corre el riesgo de desplazarse
Esta colocada de tal modo que debe sostenerse o manipularse a distancia del
tronco o contorsión o inclinación del mismo.
La carga debido a su aspecto exterior o asu consistencia puede ocasionar
lesiones al trabajador , en particular en caso de golpe

4,5) Problemas usules que suceden en el resivo y despacho de la loguistica.

1) NO INFORMAR A TIEMPO AL OPERADOR LOGÍSTICO QUE EL
DESPACHO DE LA MERCANCÍA LLEGÓ AL PUERTO

Esto ocurre, generalmente, por negligencia de los funcionarios encargados y

genera como consecuencia demoras en la operación e incremento en los costos.
La capacitación y selección del personal adecuado se convierte en un tema
fundamental para evitar este problema.

2) NO REALIZAR LA REVISIÓN PREVIA A LOS DOCUMENTOS DE RIGOR,

POR PARTE DE LAS SOCIEDADES DE INTERMEDIACIÓN ADUANERA
Hay casos en los cuales estas sociedades no revisan con antelación que la factura
comercial tenga los Incoterm (conjunto de reglas internacionales regidas por la
Cámara de Comercio Internacional que determinan el alcance de las cláusulas
comerciales incluidas en el contrato de compraventa internacional), o incluso
dejan de prestarle atención a las descripciones mínimas sin las cuales no es
posible nacionalizar las mercancías que se importan del exterior.

El manejo adecuado de los trámites y la documentación es uno de los elementos

fundamentales en el buen desarrollo de un proceso logístico, y su descuido una
de las causas más comunes de pérdida de tiempo y dinero.

3) ENVIAR LAS MERCANCÍAS A OTROS DESTINOS

Esto suele ocurrir por negligencia de los agentes de carga, los cuales procesan
erradamente la guía o BL (documento por el cual son transportadas las
mercancías). En esos casos, aunque las navieras siempre saben en dónde se
encuentra el cargamento, es preciso devolverlo a su destino original en el mismo
medio de transporte por el cual fueron enviadas, lo cual resulta engorroso y muy
costoso. De ahí que sea necesario siempre estar atento al diligenciamiento de la
BL.

4) LAS DEMORAS DEL CONTENEDOR EN EL PUERTO

Por varias razones que incluyen la negligencia de los funcionarios, las demoras
de los permisos que da el gobierno para el transporte de las mercancías
especiales, la congestión en los puertos y la insuficiencia de la infraestructura
portuaria, muchas empresas importadoras deben pagar un multa de 100 dólares
por día y por cada contenedor a las empresas navieras que los alquilan, cuando
estos contenedores de mercancía superan los 10 días que deben permanecer, a
más tardar, en el puerto. En este punto también hay que tener en cuenta que
uno de los trámites más molestos para las empresas es la devolución del
contenedor al puerto, sobre todo cuando se trata de distancias considerables
como de Buenaventura o Santa Marta a Bogotá, por ejemplo, en donde además
hay que prever los inconvenientes del transporte terrestre del container.

5) EL INCUMPLIMIENTO DE LOS TRANSPORTADORES

Es usual que los transportadores no cumplan con la hora pactada de retiro de la
mercancía. Un manejo apropiado del ítem de transporte, lo que se traduce como
una buena selección de contratistas o la elección de un eficiente jefe de
transporte, es fundamental para que los costos no aumenten y el proceso
logístico cumpla con su propósito de eficiencia.

6) ALMACENAMIENTO

En las temporadas en las cuales hay un altísimo movimiento de mercancías (abril

y octubre, noviembre y diciembre) es usual que las bodegas se llenen tanto que
las empresas se ven obligadas a almacenarlas en los corredores. Siempre es
necesario tener un outsourcing de bodegaje como as bajo la manga para evitar
congestiones que afecten el proceso. En este sentido, si se trata de perecederos,
es muy importante tener identificados y reservados los cuartos fríos extra más
apropiados para el respectivo producto.

7) EL ROBO DE MERCANCÍAS EN LAS BODEGAS DE ALMACENAMIENTO

La seguridad es siempre un tema crítico en términos de logística. Por eso, es

preciso siempre invertir mucho dinero y tiempo en seguridad externa e interna
(esto incluye los procesos de selección del recurso humano). Los controles
sorpresa y el adecuado manejo de personal son soluciones preventivas para
evitar que la seguridad se convierta en un problema.

8) LA INEXACTITUD DE LOS INVENTARIOS DE LA MERCANCÍA

ALMACENADA

En este punto, a la hora de corroborar los inventarios es común que haya alguna
inconsistencia entre el sistema y la mercancía física. En estos casos es preciso
siempre revisar qué sucedió, pues es común que haya omisiones en los
procedimientos de las organizaciones y suele suceder que algún funcionario haya
dado la orden de salida de la mercancía y no lo haya registrado.

9) EL ALMACENAMIENTO DE MATERIAL INSERVIBLE

Es muy común que las empresas almacenen material en desuso (maquinas
dañadas, repuestos, etc.), lo cual hace incluso menor la capacidad de las
bodegas afectando el almacenamiento. Muchos de esos elementos pueden ser
vendidos como chatarra generando algún ingreso, pero lo mejor es la
prevención: un buen administrador de bodega logrará evitar que ésta se
congestione y afecte los intereses del proceso logístico.

10)LA FALTA DE PLANEACIÓN

Desafortunadamente, este suele ser un común denominador en las empresas

importadoras y exportadoras, las cuales esperan que el operador logístico
solucione a última hora los errores que puedan haber sido cometidos durante el
proceso. El operador logístico está obligado entonces a estar actualizado y
capacitado para resolver estas necesidades de sus clientes. Además, en últimas
las grandes soluciones son preventivas y no operativas. Con una excelente
previsión de errores sobre el proceso se está garantizando que cualquier punto
débil que éste tenga sea cubierto de la mejor forma.

¿Qué hacer para evitar estos errores?

PLANEACIÓN

La definición de los objetivos estratégicos, de las metas, de los proyectos y de

los indicadores es determinante para establecer tiempos y flujos de las cadenas
de suministros. Siempre es necesario tener un plan B y C por si el alternativo
llegará a fallar.

CONOCIMIENTO DE LAS NORMAS Y CAPACITACIÓN

La logística de comercio exterior está determinada por las normas del derecho
comercial. Por esa razón, es clave informarse y conocerlas. La capacitación de
los empleados enviará que los trámites y la documentación, se conviertan en
una pesadilla.
 (5,6)

COTIZACIÓN

Aquel documento o información que el departamento de compras usa en

una negociación. Es un documento informativo que no genera registro
contable. Cotización es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo,
estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El termino
suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de
los productos o servicios.

ORDEN DE PEDIDOS

El pedido es la orden de compra formal, dirigida a un proveedor en particular.

CIO maneja todos los detalles - el precio, IVA, cualquier descuento, forma de
pago, fecha de entrega requerida, etc. El pedido puede ser basado en una o más
ordenes de requisición. Una vez creado el pedido, CIO ya sabe esperar una
facturación correspondiente, que puede ser controlado contra el valor del pedido
total, o contra el valor de los materiales realmente recibidos (cuando hay
entregas parciales por ejemplo).
 ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es un documento que se expide a un vendedor por parte

de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la
cantidad, el precio y fecha de entrega.
 REMISIÓN (NOTA)

La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyente

mente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia
de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser
sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la
mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones
convenidas.

FACTURA

La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil

que refleja toda la información de una operación de compraventa. La
información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de
un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además
de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una
empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su
transformación o incorporación al proceso productivo.

Las facturas tienen 3 copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y

legalmente según el SII son de color amarillo, celeste y rosado.
 LISTA DE EMPAQUE (PACKING LIST)

Es el documento en el cual los artículos embalados se encuentren detallados por

bultos, con la respectiva indicación de las unidades contenidas en cada uno y,
su contenido, es comparado con el de otros documentos como la factura
comercial y el conocimiento de embarque. El formato del formulario que
presentamos es un formato típico, pudiendo, cada empresa tener su propio
formato.
Las tarjas son documentos cuyo principal propósito es poder registrar el estado
de la carga en el instante en que esta es transferida desde o hacia la nave,
consolidada o desconsolidada, recepcionada o entregada en patio, o cuando
entra o sale de los recintos portuarios.

En este documento de tarja se deja constancia de los datos de identificación,

origen, destino, nave que los transporta, número de viaje de ésta y puerto en
que se realiza el registro.

Este proceso documental de tarja se realiza para verificar el estado en que la

carga llega al recinto portuario, tanto en el proceso de importación o
exportación, de acuerdo a los datos anotados en el puerto de embarque en caso
de descarga; en tanto que en el caso de embarque, este documento lo
completará el tarja del puerto de destino, en función de lo anotado por el tarja
del puerto de despacho.

El trabajador portuario, tarjador, es el encargado de emitir el documento de

tarja. Este funcionario debe ser claro y preciso en su registro.
 ACTA DE SERVICIO AL CLIENTE

Documento donde se encuentran estipulados de acuerdo al Código del Comercio

artículo 1010 referente a las especificaciones establecidas en el contrato de
transporte y las condiciones generales del mismo.

Este documento se expedirá, por lo menos en dos ejemplares; uno de estos,

firmado por el transportador y deberá ser entregado al destinatario.

El kardex es un documento comercial para tener control de la mercancía, tanto

la que entra como la que sale, Kardex es una hoja de trabajo, para control de
inventarios. Los sistemas mas utilizados son el permanente y el periódico, para
el permanente existe (comúnmente) dos métodos de evaluacion del mismo que
es el PEPS o UEPS, para el sistema periodico, significa que se lleva el inventario
por conteo fisico que se hacen periodicamente, puede ser cada mes, dos meses,
tres, seis, según requerimiento de la empresa.
 REQUISICIONES

La requisición es un documento creado por funcionarios en la obra, solicitando

el suministro de materiales o equipos para la obra. El departamento o persona
responsable para compras recibe las requisiciones en su lista de requisiciones
pendientes y organiza las compras a los proveedores.

NOTA DÉBITO Y CRÉDITO

Las notas débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas
hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por
el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo
cuenta.

NOTA DÉBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor
de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés
por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento
del saldo de una cuenta.

Una nota de abono es un documento comercial de utilidad contable, que se utiliza

cuando es necesario realizar algún ajuste a la cantidad que una persona ha
pagado en una transacción comercial. Estos ajustes pueden deberse a algún
error en la facturación o una promoción realizada a algún cliente especial. La
nota de abono únicamente se elabora cuando ya se ha emitido la factura
correspondiente a la transacción realizada. Otra de las causas por las que se
genera una nota de abono es cuando existe una devolución total o parcial de las
mercancías amparadas en una factura. Contablemente la nota de abono se
registra en las cuentas de devoluciones y puede aplicarse una devolución del
dinero, el cambio de mercancía por otra igual o la adquisición de nueva
mercancía que ampare el monto establecido en la nota de abono. Mediante el
registro de este documento es posible justificar la no entrada de dinero en las
cuentas de banco.
CONTROL DE DOCUMENTOS Y PROCESOS

En adición al manejo mecánico de los documentos que tiene CIO, hay una
cantidad de opciones que permite lograr un control verdadero sobre los procesos
y la digitación de datos, que puede ser el punto más vulnerable de cualquier
software.

En CIO, se puede controlar exactamente quien tiene acceso a cada parte del
programa y con que nivel de acceso, y también como pueden ejecutar los
procesos. Por ejemplo, en la configuración del almacén, puede evitar que
cualquier usuario borra documentos (solamente pueden anularlos, dejando así
un rastro claro). O puede definir unos parámetros muy precisos sobre los precios
de compra permitidos en las compras de materiales.

Así es posible con CIO lograr no solo un registro sencillo de información, pero
un control verdadero de procesos.
 ENTRADAS

Con la entrada, registramos la llegada de materiales al almacén. Entradas

pueden ser de diferentes tipos:

Llegada parcial o total de materiales de un pedido para guardar en el almacén

para su uso posterior en la obra.

Llegada de materiales enviados desde otro almacén, o de un almacén central de

la empresa.

Llegada de materiales para consumo inmediato, como es el caso de concreto por

ejemplo, en cual caso CIO tiene una opción especial para simplificar su manejo.

En todo caso, con la entrada CIO automáticamente ajusta la cantidad y valor del
stock del almacén, y afecta el balance de materiales pendientes por recibir o
pedir en el futuro.

SALIDAS O CONSUMOS DE OBRA

El último documento es la salida del material del almacén. Normalmente esta

salida va a ser hacía la obra en la forma de un consumo. En este caso, CIO va a
controlar exactamente donde se gasta el material (solo puede ser en actividades
aprobadas y hasta la cantidad permitida), y el valor. La valorización de consumos
puede ser con FIFO (el primero que entra es el primero que sale) o utilizando un
valor promedio ponderado (tomando un valor promedio de las existencias en el
almacén).
Cuando el material es entregado a un subcontratista (por ejemplo al
mampostero suministrando la mano de obra), se puede registrar este hecho
para luego producir reportes de materiales utilizados por cada subcontratista.

(7)

EXPOSICION