FORTALECIMIENTO PRODUCTIVO, ECONÓMICO Y SOCIAL

DE FAMILIAS PRODUCTORAS DE CACAO EN LOS MUNICIPIOS DE

ATACO, CUNDAY Y RIOBLANCO

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS INDEPENDIENTES

No. 079 de 2019

INFORMACIÓN GENERAL

Nombre del César Augusto Gómez Documento

93.410.885 de Ibagué
contratista Montoya de Identidad
Fijo
Departamento Tolima Teléfonos
Celular 314 3230724
Correo electrónico cesargomezmontoya@hotmail.com
Periodo reportado 24 de abril al 23 de mayo de 2019.

ACTIVIDADES DESCRIPCION DE LAS

EVIDENCIA
CONTRACTUALES ACTIVIDADES

1. Dirigir las acciones para la

concertación de modelos de
incubación empresarial, la
Para este periodo no se realizaron
gestión comercial, N.A.
actividades al respecto
financiera y logística de las
organizaciones de
productores.

En relación con la actividad

descrita, se adelantó reunión con el
equipo comercial nivel central para
revisar el adelanto en las encuestas
comerciales remitidas a los
técnicos de campo para recolectar
2. Aprobar los perfiles información de primera mano para
comerciales y fichas alimentar el documento de Plan de N.A.
técnicas de productos. Negocios.

Respecto al producto de la Ficha

Técnica, se revisó información de
referentes de otros países y de
información relacionada incluida en
el documento técnico del proyecto,
en ese sentido se irá avanzando en

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esa dirección para permitir

elaboración del producto descrito.

3. Apoyar todo el proceso de

Para este periodo no se realizaron
construcción de planes de N.A.
actividades al respecto
negocio.
4. Aprobar y recibir los planes
de negocio y verificar la Para este periodo no se realizaron
N.A.
calidad y pertinencia de los actividades al respecto
mismos.

Con el objetivo de permitir el

objetivo de fortalecimiento Se anexa:
organizacional a las organizaciones
 Archivo PDF, mail
del proyecto, el día 25 de abril de remitido al Equipo
los corrientes se remitió mail al Comercial de
equipo comercial presente en los Ataco, Cunday y
municipios beneficiados del Rioblanco, abril 25
proyecto, recordando las de 2019.
indicaciones impartidas los  Archivo Excel,
Formato de visitas
primeros días del mismo mes, con
Asociaciones.
el objetivo de evidenciar las  Archivo Excel,
múltiples actividades realizadas Relación
con cada una de las asociaciones Asociaciones.
incluidas en el documento técnico,
5. Presidir la estrategia de con las siguientes consideraciones:
fortalecimiento de
organizaciones de  Levantar evidencias para cada
productores. una de las actuaciones, apoyos
y acompañamientos brindados,
con el diligenciamiento, firma y
huella del instrumento de
recolección de información
dispuesto para tal fin.
 Es necesario la remisión de
archivo Excel Formato de visitas
en original y debidamente
suscrito con huella, instrumento
que debe ser diligenciado para
cada acción acompañada.
 Se sugiere, diligenciar el archivo
Excel Relación Acciones, para
permitir el registro de las
acciones adelantadas que debe
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ser soportado mediante las

evidencias recolectadas en el
punto anterior.
 Se recomienda realizar el
cargue de la información y
evidencias al drive para permitir
la visualización del avance en
tiempo real para verificación de
la supervisión

Se hizo énfasis en las múltiples

situaciones que no reportamos
como acciones individuales y como
Consorcio Proterritorio Tolima por
no contar con evidencias.

Así la cosas, se recuerda la

necesidad de diligenciar el formato
detallando: nombre del
representante legal de la
Asociación, nombre de quien recibe
la visita, descripción de la actividad,
nombre, firma y huella de quien
recibe la visita.

El día 3 de mayo de los corrientes,

se remitió un mail al equipo Se anexa:
comercial de Ataco, Rioblanco y
 Archivo PDF, mail
Cunday, con el lineamiento para la remitido al Equipo
elaboración de un documento que Comercial de
contenga las actuaciones y apoyos Ataco, Cunday y
a las asociaciones por cada Rioblanco, mayo 3
municipio, es decir, tres (3) de 2019.
documentos, uno por cada
municipio.

Para lo anterior, se debe remitir un

documento que refleje los soportes
en físicos y lo cargado en el drive
de las acciones del mes de abril de
los corrientes.

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El día 9 de mayo de los corrientes, Se anexa:

en la oficina principal del Consorcio
 Archivo PDF,
Proterritorio Tolima se lideró “listado reunión
reunión con el equipo comercial de comercial – Mayo
Rioblanco y Cunday con el objetivo 9”, mayo 9 de
de recordar los lineamientos 2019.
respecto a los siguientes temas:

 Diligenciamiento de formatos de
acompañamiento a
asociaciones con la firma y
huella de quien recibe la visita.
Lo anterior debe ser
acompañado por el registro
fotográfico que muestre lo
abordado en la visita.
 Revisión de los eventos
municipales, se sugiere que
cada profesional proponga
fecha, objetivo, temática,
cronograma y presuuesto de
estas, lo anterior para permitir
revisión y opción de financiación
parcial o total.
 Elaborar Plan de
Acompañamiento/mejoramiento
por cada una de las
asociaciones intervenidas. De lo
anterior parte la hoja de ruta a
desarrollar con las mismas.

A espera y remisión de los

documentos propuestas de cada
temática indicada por los
responsables de lo comercial en
Ataco, Rioblanco y Ataco.

6. Ajustar la herramienta de
Para este periodo no se realizaron
índice de Capacidad N.A.
actividades al respecto
Organizacional al proyecto.

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7. Definir y aprobar todos los

formatos, manuales y las
Para este periodo no se realizaron
metodologías de N.A.
actividades al respecto
fortalecimiento
organizacional.

8. Aprobar y seleccionar los

Para este periodo no se realizaron
elementos de promoción N.A.
actividades al respecto
cacaotera.

9. Definir el cronograma de
Para este periodo no se realizaron
eventos de promoción N.A.
actividades al respecto
comercial.
10. Proponer las potenciales
ferias de relevancia
nacional en las que Para este periodo no se realizaron
N.A.
participen las actividades al respecto
organizaciones de
productores.

11. Diseñar la estrategia de

Para este periodo no se realizaron
participación en eventos N.A.
actividades al respecto
comerciales.

12. Aprobar el plan de Para este periodo no se realizaron

N.A.
marketing digital. actividades al respecto

En el proceso de elaboración del Se anexa:

cuarto Informe Técnico del
Proyecto, correspondiente a las  Archivo PDF, mail
actividades desarrolladas durante remitido al
el mes de abril de los corrientes, coordinador
mediante mail de 6 de mayo de técnico, mayo 6 de
13. Apoyar técnicamente a los 2019.
2019, se solicitó al coordinador
profesionales de campo. técnico del proyecto el
diligenciamiento de los aspectos
relacionados con la parte técnica de
campo, en el siguiente sentido:

 Selección de áreas y
priorización de predios BPA.

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 Toma de muestras y análisis de

suelos
 Planes de mejoramiento en bpa
 Planes de fertilización, manejo
de plagas y enfermedades y
manejo agroclimático
 Escuelas de campo ECA´s
productivas y ambientales
 Material divulgativo en BPA –
manuales.

14. Revisar los costos de

Para este periodo no se realizaron
producción, flujos de caja e N.A.
actividades al respecto
indicadores financieros.

En relación a la actividad indicada,

se adelanta el ejercicio de reporte Se anexa:
de las actividades desarrolladas en
el convenio, a través, de la  Archivo PDF, “4to
INFORME
elaboración del Cuarto Informe
TÉCNICO (Abril 1
Técnico mensual, documento en el al 30).
cual se evidencian los avances  Archivo PDF, “Mail
respecto a los aspectos técnicos, Cuarto Informe de
comerciales, económicos, Proyecto, mayo 10
corresponde al periodo abril 1 al 30 de 2019.
de 2019, en dicho reporte se
plasman las actividades iniciales,
15. Realizar los informes aquellos complementos y adiciones
técnicos del proyecto. en relación al avance físico,
ejecución del proyecto y referencia
a las actividades aplicables al
periodo según POA.

El desarrollo del documento se

estructura en la siguiente temática:

 Sistematización y tabulación.
 Selección de áreas priorizadas
de predios BPA.
 Toma de muestras de suelos.
 Material divulgativo en BPA –
Manuales.

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 Variedades de clones para el

proyecto.
 Proceso de material vegetal.
 Componente comercial:
incubación empresarial para
organizaciones cacaoteras.
 Fortalecimiento de
organizaciones cacaoteras.
 Evaluación del índice de
capacidad organizacional.
 Componente social
 Conclusiones.
 Anexos.

Lo incorporado en el informe es el
resultado de los lineamientos
impartidos por los actores visibles
del proyecto. En ese sentido es
pertinente indicar que este
documento es una versión borrador
sujeta de observaciones
complementos y ajustes para
permitir mejorar el producto
descrito.

En relación al proceso de aportes y Se anexa:

sugerencias respecto al 3er Informe
Técnico, el área financiera del  Archivo PDF, “3er
Consorcio Proterritorio Tolima, INFORME
realizó algunas consideraciones TÉCNICO (Marzo
que requirió elaborar una nueva 1 al 31).
versión de dicho documento, con la  Archivo PDF, “Mail
inclusión de un capítulo de informes Tercer Informe de
técnicos mensuales y facturación Proyecto, mayo 14
de 2019.
donde se incluyen el detalle de
algunas facturas en relación al
avance de algunas actividades de
campo coordinadas con el POA del
contrato.

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Como resultado de un ejercicio de Se anexa:

complemento de los aspectos
técnicos desarrollados durante el  Archivo PDF, “4to
INFORME
mes de abril de los corrientes, la TÉCNICO (Abril 1
coordinación de la división técnica al 30).
del proyecto remitió informe con los  Archivo PDF, “Mail
ajustes y complementos según lo Cuarto Informe de
comentado. Proyecto, mayo 21
de 2019.
En relación a lo anterior, se realizó
una nueva versión de dicho
documento con el ajuste al 4to
Informe Técnico de las actividades
desarrolladas de abril 1 al 30 de
2019, con el siguiente contenido:

 Visitas de campo.
 Sistematización y tabulación.
 Selección de áreas BPA.
 Planes de fertilización.
 Escuelas de campo.
 Clores del proyecto.
 Adquisición del material vegetal.
 Componente comercial.
 Organizaciones cacaoteras.
 ICO.
 Marketing digital.
 Componente social.
 Seguridad alimentaria.
 Capacitación del equipo técnico
 Facturación del periodo.

Según las consideraciones e

incorporación de la información
técnica remitida, se construyó una
nueva versión del 4to Informe
Técnico con la estructura temática
indicada anteriormente.

Por instrucción del Representante

16. Asistir a los Comités
Legal del Consorcio Proterritorio Se anexa:
Técnicos, los eventos y Tolima, se asistió a reunión con el

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reuniones a que sea líder del Sistema General de  Archivo word,

convocado. Regalías de la Gobernación del “Reunión
Tolima con el objetivo de revisar el Gobernación -
proceso mediante el cual se carga SGR (Mayo 23)
la información de los avances del
proyecto al sistema de seguimiento
del DNP (Gesproy), espacio en el
cual se abordaron las siguientes
temáticas: presupuesto, objetivos,
producto, actividad, cantidad,
unidad de medida, valores
considerados en el proyecto.

La conclusión de la actividad se
resume en las siguientes
recomendaciones:

 Realizar Comité Técnico en los

cinco (5) primeros días de cada
mes con soportes físicos y
financieros aplicables.
 La Gobernación del Tolima
realizó un ajuste a los rubros,
teniendo en cuenta los valores
de los rubros de la licitación y lo
indicado en la MGA del
proyecto. Lo anterior sin ajustar
el presupuesto general.
 Incluir el avance de los
indicadores de la MGA en los
informes técnicos mensuales,
indicando porcentaje de
avance.
 Priorizar adquisición de bienes
con el fin de permitir avance en
porcentaje de ejecución.
 Hacer solicitud para incremento
de último pago del contrato
suscrito entre Gobernación y
Consorcio Proterritorio Tolima,
para permitir disponibilidad de
recursos.
 Se recomienda exponer casos
de incremento significativos de
rubros y su justificación
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técnica/financiera en el Comité
Técnico mensual con el objetivo
de evidenciar la situación.
 El reporte y alimentación de
información en Gesproy será un
ejercicio con participación de
Gobernación y el Consorcio
Proterritorio Tolima para avalar
y aprobar la información.

Finalmente, el Consorcio
Proterriorio Tolima, hizo algunas
consideraciones respecto a la
necesidad de definir criterios
respecto a estructura del informe
técnico mensual, entrega de
soportes y evidencias de productos.

17. Apoyar al director del Para este periodo no se realizaron N.A.

proyecto a las actividades actividades al respecto
que le sean requeridas.

NOTAS:
Las actividades evidenciadas y descritas en el presente informe, corresponden al periodo de tiempo
comprendido del 24 de abril al 23 de mayo de 2019.

Cordialmente,

________________________________
César Augusto Gómez Montoya
C.C. 93.410.885 de Ibagué
Contratista

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