UNIVERSITATEA POLITEHNICA DIN

BUCUREȘTI

FACULTATEA DE ANTREPRENORIAT,
INGINERIA ȘI MANAGEMENTUL
AFACERILOR

Auditul sistemului de management al calității

- Procedura procesului de verificare a pontajelor-

Îndrumător, Întocmit student,

Dr. Ing. Irina PINETE Andreea – Nicoleta DOBRESCU
Master C.P.S.I.
AN II

București 2019
 S.C. Huawei Technologies S.R.L. APROBAT,
București, Sector 2, Bdul. Barbu Văcărescu 301-311 Director General
www.huawei.ro Liu Ke

PROCEDURĂ
VERIFICAREA PONTAJELOR
COD: P-01 – Ed. 1/ Rev. 0

Data intrării în vigoare: 01 Ianuarie 2019

Exemplar controlat
necontrolat

ELABORAT VERIFICAT
Specialist Resurse Umane Responsabil Sistem de Management
al Calității
Andreea-Nicoleta Dobrescu
Cristina Dobrescu

1
 COD: P-01

PROCEDURĂ VERIFICAREA PONTAJELOR Data: 01.01.2019

Pag. 1 din 9

Lista de revizii și modificări

Nr. crt. Revizia Data Modificări

1. Ed. 1/ Rev. 0 01.01.2019 Ediție nouă

2
 COD: P-01

PROCEDURĂ VERIFICAREA PONTAJELOR Data: 01.01.2019

Pag. 2 din 9

Cuprins
1. SCOP........................................................................................................................................... 4
2. DOMENIU .................................................................................................................................. 4
3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ .............................................................................................. 4
4. DEFINIȚII ȘI PRESCURTĂRI.................................................................................................. 5
4.1. Definiții ................................................................................................................................ 5
4.2. Prescurtări............................................................................................................................. 5
5. RESPONSABILITĂȚI ............................................................................................................... 6
5.1. Specialist salarizare .............................................................................................................. 6
5.2. Șef de echipă ........................................................................................................................ 6
5.3. Manager general ................................................................................................................... 6
6. DESCRIEREA PROCEDURII ................................................................................................... 7
6.1. Pregătirea centralizatorului inițial ........................................................................................ 7
6.2. Derularea procesului de verificare a pontajelor ................................................................... 8
7. ÎNREGISTRĂRI ......................................................................................................................... 9
8. ANEXE ..................................................................................................................................... 10

3
 COD: P-01

PROCEDURĂ VERIFICAREA PONTAJELOR Data: 01.01.2019

Pag. 3 din 9

1. SCOP
Scopul acestei proceduri este de:
- a stabili metodologia şi responsabilităţile privind verificarea pontajelor salariaților;
- de a asigura stabilirea timpilor necesari în realizarea verificărilor;
- asigurarea existenţei documentaţiei adecvate derulării activităţii;
- de a sprijini auditul şi/ sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe
director, în luarea deciziei.

2. DOMENIU
Procedura se aplică de către compania S.C. Huawei Technologies S.R.L., departamentul
de Resurse Umane, cât și la nivelul tuturor departamentelor organizației, în procesul de verificare
a pontajelor.

3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ
SR EN ISO 9001:2015- Sisteme de managementul calităţii. Cerinţe;
SR EN ISO 9000:2015 - Sisteme de managementul calităţii. Principii fundamentale şi vocabular;
SR EN ISO 9004:2018 - Managementul calității - Calitatea unei organizații - Orientări pentru
obținerea unui succes susținut;
Legea 53/2003 – Codul Muncii (actualizat pe 2018).

4
 COD: P-01

PROCEDURĂ VERIFICAREA PONTAJELOR Data: 01.01.2019

Pag. 4 din 9

4. DEFINIȚII ȘI PRESCURTĂRI
4.1. Definiții
 Management – Ansamblul activităților de organizare, de conducere și de gestiune a resurselor
umane;
 Resurse umane – reprezintă totalitatea salariaților din cadrul unei companii;
 Managementul resursei umane – toate activitățile privitoare la manageri cât și la personal care
se referă la oameni în asociere cu locul de muncă ;
 Specialist resurse umane – persoană ce furnizează servicii legate de politicile de personal, cum
ar fi recrutarea, dezvoltarea profesională a personalului, analize ocupaționale și orientare
profesională.
 Specialist compensații și beneficii - persoană ce furnizează servicii legate de politicile de
personal privind bonificațiile și salarizarea.

4.2. Prescurtări
RU – Departamentul de Resurse Umane;
P – Procedură;
Huawei – compania S.C. Huawei Technologies S.R.L.;
B.D. – Bază de date;
Specialist salarizare – Specialist compensații și beneficii;
M.C. – Manualul calității.

5
 COD: P-01

PROCEDURĂ VERIFICAREA PONTAJELOR Data: 01.01.2019

Pag. 5 din 9

5. RESPONSABILITĂȚI
5.1. Specialist salarizare
- verifică sistemul intern în care sunt înregistrați angajații companiei;
- analizează și actualizează informațiile înregistrate privind numărul de ore lucrate de fiecare
angajat în luna respectivă;
- transmite prin e-mail rezultatele analizei sistemului intern, realizate în pasul anterior, într-un
document centralizat către fiecare șef de echipă din cadrul tuturor departamentelor organizației;
- colectează documentele primite din partea șefilor de echipă și centralizează informațille;
- înregistrează informațiile actualizate în sistemul intern;
- raportează managerului general informțiile înregistrate pentru a fi aprobată plata salariilor;
- transmite informațiile finale aprobate privind salariile către departamentul financiar.

5.2. Șef de echipă

- fiecare șef de echipă din cadrul departamentelor companiei Huawei are sarcina de a colabora cu
specialistul de salarizare;
- verifică și actualizează documentul primit din partea specialistului de salarizare;
- transmite informațiile actualizate, centralizate într-un document, către specialistul de salarizare.

5.3. Manager general

- verifică și aprobă informațiile privind salarizarea primite din partea specialistului de salarizare;
- transmite către specilistul de salarizare aprobarea și documentul final.

6
 COD: P-01

PROCEDURĂ VERIFICAREA PONTAJELOR Data: 01.01.2019

Pag. 6 din 9

6. DESCRIEREA PROCEDURII
6.1. Pregătirea centralizatorului inițial
Specialistul de salarizare elaborează centralizatorul inițial, formular denumit F-
Salarii_zi/luna/an_varianta01.

6.1.1. Documentele și informațiile care stau la baza elaborării formularului:

 înregistrările din sistemul intern, B.D., al companiei Huawei privind salariații (număr contract
de angajare, postul ocupat, data angajării, nivelul salarial, numărul de zile lucrate în luna
respectivă, numărul de zile de concediu efectuate în luna respectivă, numărul de ore
suplimentare efectuate în luna respectivă, numele departamentului în care activează, numele
șefului de echipă, numele directorului de departament);
 înregistrările din sistemul intern de evaluare privind verificare eventualelor bonusuri
suplimentare;
 Codul Muncii privind legislația în vigoare și calculul corect al salariilor.

6.1.2. Obținerea centralizatorului inițial este realizată prin exportul, într-un document format
„word”, informațiilor actualizate în sistemul intern și conține:

 numele și prenumele angajatului;

 data anagajării;
 postul ocupat;
 departamentul din care face parte;
 numărul de ore și zile lucrate;
 numărul de zile de concediu (medical sau de odihnă);
 numele și prenumele șefului de echipă.

7
 COD: P-01

PROCEDURĂ VERIFICAREA PONTAJELOR Data: 01.01.2019

Pag. 7 din 9

6.2. Derularea procesului de verificare a pontajelor

6.2.1. Derularea procesului de verificare a pontajelor are la bază următoarea schemă flux,
prezentată în diagrama de mai jos:

Fig. 1. Diagrama flux a procesului de verificare a pontajelor

8
 COD: P-01

PROCEDURĂ VERIFICAREA PONTAJELOR Data: 01.01.2019

Pag. 8 din 9

6.2.2. Specialistul de salarizare transmite centralizatorul inițial către toți șefii de echipe ai fiecărui
departament al companiei Huawei prin e-mail.
6.2.3. Fiecare șef de echipă verifică și actualizează informațiile corespunzătoare angajaților pe care
îi subordonează, privind activitatea acestora în luna respectivă.
6.2.4. Fiecare șef de echipă transmite documentul actualizat către specialistul de salarizare în
termenul stabilit de comun acord între aceștia.
6.2.5. Specialistul de salarizare colectează documentele primite și elaborează un al doilea
centralizator, formular ce va fi denumit F-Salarii_zi/luna/an_varianta02.
6.2.6. Specialistul de salarizare va verifica centralizatorul varianta 2, va actualiza informațiile și
va calcula salariile conform informațiilor din centralizator și conform legislației în vigoare,
denumind centralizatorul final F-Salarii_zi/luna/an_varianta_finală.
6.2.7. Centralizatorul final este transmis de către specialistul de salarizare către managerul general
pentru a fi aprobat.
6.2.8. Managerul general aprobă și transmite documentul în termen de o zi lucrătoare de la data
primirii din partea specialistului de salarizare.
6.2.9. Specialistul de salarizare transmite documentul aprobat către departamentul financiar-
contabil pentru procesarea și plata salariilor.
6.3.0. Specialistul de R.U. se asigură că pe durata procesului sunt respectate Regulamentul de
organizare și funcționare precum și M.C.

7. ÎNREGISTRĂRI
7.1. Centralizator F-Salarii_zi/luna/an_variantaX.

9
 COD: P-01

PROCEDURĂ VERIFICAREA PONTAJELOR Data: 01.01.2019

Pag. 9 din 9

8. ANEXE
Anexa 1 – Model formular salarii: F-Salarii_zi/luna/an_varianta0

Nume și Nume și
Nr. Data Postul Nr. ore și zile lucrate Nr. zile de concediu
prenume Departement prenume șef
Crt. angajării ocupat
angajat de echipă
Normal Suplimentar Odihnă Medical
3 ore -
Dobrescu 05.01.2019
ex. 1 01.01.2019 Inginer Producție 21 zile 0 0 Ion Ion
Andreea 1 ore -
07.01.2019

10