TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

LUIS EDUARDO MARTINEZ VILLADIEGO

CODIGO DEL CURSO: (1882499)

RUTA: (1822399)

TUTOR
JHON ALI CERVANTES FERRER

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
CURSO ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL
 INTRODUCCION.

Este trabajo está realizado con el fin de como aprendiz, aprendamos con claridad
los propósitos de las Tablas de Retención Documental (TRD) los cuales son el
resultado del desarrollo y aplicación de la metodología prevista en los Acuerdos 004
y 005 del 2013 y 002 del 2014 del Archivo General de la Nación y lo previsto en los
Decretos 2578 y 2609 del año 2012 que desarrollan lo estipulado en el artículo 24
de la Ley General de Archivos 594 de 2000, constituyéndose en el instrumento
archivístico para la preservación de la información y del patrimonio documental de
la entidades públicas y privadas, dando cumplimiento a lo previsto en el Programa
de Gestión Documental en Colombia, el cual contempla la elaboración,
actualización y aplicación de las Tablas de Retención Documental para la
clasificación y organización de los archivos de los entes del estado y empresas
privadas en Colombia, ya sean estos en papel o electrónicos, permitiendo su
automatización para el logro de la misión, la institucionalidad y la función pública.
DESARROLLO:

Al darle aplicabilidad a este tema tan importante en la legislación colombiana, las

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD, que actualmente nos sirven para
formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística de nuestro país.
Adicionalmente a ello, promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos
públicos del país, para garantizar así una eficacia de la gestión del Estado y la
conservación del patrimonio documental. No solo es importante para las
organizaciones gubernamentales, sino también para la administración de control y
gestión, para los ciudadanos en particular, para la ciencia, la investigación y la
cultura en general. Aplicando el concepto del cual define las TRD como una serie
conformada por tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos; quiere decir que nos
facilitan en primera instancia el manejo de la información, contribuyen a la
racionalización de la de la documentación que genera una dependencia.
Para la elaboración de T.R.D. existe una normatividad que se encuentra en el
artículo 24 de la Ley General de Archivo 594 de 2000, esta obliga realización de las
tablas de retención documental; también encontramos unos acuerdos, uno de ellos
el 004 de 2013 y otros acuerdos como son el 039 de 2002 donde nos explica que
son las tablas de retención documental y el acuerdo 042 de 2002 que se encarga
de la organización de archivo.

Las tablas de retención documental son instrumentos archivísticos que permiten la

normalización de la gestión documental, el ciclo vital de los documentos y los
archivos de gestión, central e histórico de las entidades.

La organización de expedientes se busca por códigos y se organiza de tal forma

que se encuentre a tiempo por la persona encargada. De igual manera la forma
como se organiza el archivo en el mismo orden en el que se lleva; es por medio de
la transferencia documental al archivo central.
La organización del archivo central debe ser como este estipulado en la tabla de
retención documental la cual exige que sea organizada de lo más antiguo a lo más
reciente.

También encontramos la disposición final de los documentos es decir la

conservación total de los documentos que debe ser en un lugar seguro, después se
hace la selección de los documentos (los que sirve y lo que no), luego va la
eliminación que es romper y quemar (destrucción total), de cada uno de los
documentos o la macro filmación que es la recuperación del documento que ya está
deteriorado por la antigüedad. Se debe llevar un plan de seguimiento que debe
contener unos objetivos que identifique una metodología archivística para la
importancia y mejoramiento de programa de gestión documental.

Para evaluación de tablas de retención documental debe hacerse una respectiva

evaluación la cual la hace el archivo general siempre y cuando la el legislativo de la
aprobación y realice los cambios a las normativas vigentes que regulan el archivo
general de la nación.

OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN: Será obligatorio para las

entidades del Estado elaborar y adoptar Las respectivas tablas de retención
documental. La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones,
Alcaldías.

Los entes descentralizados ya sea por servicios como: Establecimientos Públicos

Empresas Social del Estado Industriales y comerciales del Estado Empresas de
Economía Mixta, Entidades descentralizadas indirectas Unidades administrativas
especiales igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales
como: Comunas Corregimientos,
Los cuerpos o instituciones Legislativos: Senado de la República, Cámara de
Representantes, Asambleas Departamentales y Concejos municipales.
Los Organismos de Control: Personería, Contraloría, Procuraduría, Veedurías
Órganos de administración de Justicia: Cortes, Consejo de la judicatura, Fiscalía y
Juzgados.

Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad productora

para identificar Las series y subseries. Los períodos de retención en cada fase de
archivo. La presentación, aprobación, Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus
ventajas; Facilitan el manejo de la información. Racionalizan la producción
documental, Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente Facilitan el control y
acceso a los documentos, Garantizan conservación de documentos históricos.
Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos
administrativos Archivísticamente facilitan todos los procesos.
 CONCLUSION.
Eh llegado a la conclusión, que las tablas de retención documental son necesarias
para mantener un orden y llevar el control de toda la documentación que genera las
entidades del estado y privadas en su gestión de archivos, con fin de tener un ciclo
vital de la gestión documental que comprende cada una de sus fases y etapas des
de su producción hasta su disposición final o eliminación.