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9 consejos para aprovechar al

máximo tu calendario
John Hall (https://www.business2community.com/author/john-hall)- 28 de febrero de 2019

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Me sorprende la cantidad de personas que realmente no saben cómo usar su calendario de manera
efectiva. Después de todo, su calendario puede ayudarlo a aprovechar al máximo su día laboral, optimizar
sus esfuerzos y asegurarse de que no tendrá que reservar dos horas ni olvidarse de reuniones, eventos o
actividades importantes.

Su calendario probablemente podría considerarse la mejor

herramienta de productividad disponible.
Pero, ¿cómo puede asegurarse de aprovechar al máximo su calendario? Aquí hay 10 consejos que te
ayudarán a lograr esa hazaña.

1. Conozca su calendario.
Lo primero es lo primero, dedique un tiempo a familiarizarse con su calendario. Esto te permite saber qué
funciones son bene ciosas para ti, así como aprender cualquier truco como los accesos directos.

Por ejemplo, puede agregar rápidamente un evento en el calendario de Apple con ⌘ + N o presionar 'q'
en el calendario de Google. La mayoría de los calendarios ahora están equipados con lenguaje natural
para que pueda predecir lo que está escribiendo o simplemente puede hablar en su teléfono para agregar
un evento.

El punto es que cuando sepa lo que su calendario puede y no puede hacer,

podrá aprovechar al máximo su dinero.
Para ayudarlo a comenzar, aquí hay algunas guías útiles para revisar:

Aprovechar al máximo el calendario de Of ce 365 (https://www.calendar.com/of ce-365-

calendar/)

La guía de nitiva para el calendario de Google (https://www.calendar.com/google-calendar-guide/)

Guía de consejos de productividad de Yahoo Calendar (https://www.calendar.com/yahoo-

calendar-guide/)

Bienvenido al calendario (https://support.apple.com/guide/calendar/welcome/mac)

2. Crea un calendario basado en cero.

Promovido por Cathryn Lavery y Allen Brouwer, cofundadores de BestSelf Co, el Calendario de base
cero (https://www.inc.com/melanie-deziel/how-a-zero-based-calendar-can-supercharge-your-
productivity.html) es el lugar donde se explica cada segundo de su día. De esta manera no hay espacio en
blanco en tu calendario. Si algo no está programado, no merece tu atención.

Para comenzar, primero debe reservar todo lo que tiene que hacer durante el día. Desde el desayuno
hasta las llamadas telefónicas, las reuniones, los descansos Todo se añade a tu calendario.

Después de eso, estimas cuánto te llevará completar cada tarea. "Sin un tiempo claro de inicio y
nalización, las tareas consumirán mucho más tiempo del necesario", dice Lavery. Querrá agregar tareas
a su calendario con bloques de tiempo especí cos. Discutirás esto más pronto.

A continuación, desea utilizar su tiempo entre horas, como los 30 minutos entre reuniones. "Cuando
asignas tu tiempo conscientemente, dejas de desperdiciar tu tiempo", dice Brouwer.

Finalmente, asegúrese de proteger también su "tiempo personal". Esto signi ca programar las cosas de la
vida que disfruta. Si lo hace, se asegura de que el trabajo no se desangre en su vida personal.

3. Utilice los campos adicionales.

Cuando conocía su calendario, probablemente note que hay campos adicionales al crear un evento. No
dejes esos espacios en blanco. En su lugar llénalas con notas e información.

Por ejemplo, si se reúne con un cliente, incluya su número de teléfono, la dirección y el sitio web de la
cafetería en la que se reúne, y cualquier otra cosa relevante, como la agenda de la reunión o el hecho de
que son veganos.

Parece mucho trabajo, pero solo toma un par de minutos de su tiempo. Y cuando se agrega, tiene todo lo
que necesita para su próxima cita en una ubicación de fácil acceso.
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4. Cambia la duración por defecto.

La duración predeterminada para la mayoría de los calendarios es de una hora. Puedes adelante y
cambiar eso. ¿La razón? ¿Por qué reservar una hora cuando solo necesitas 30 minutos para una reunión?
Esto garantiza que no pierda más tiempo del que tiene para una reunión o evento.

Nuevamente, si has manipulado tu calendario, puedes aprender fácilmente cómo hacerlo. Por ejemplo,
en el calendario de Google solo vaya al ícono de engranaje y presione "Con guración". Desplácese hacia
abajo hasta la duración predeterminada. Luego puede cambiarlo al tiempo apropiado que necesite para
un evento.

5. Usa bloques de tiempo.

La programación de bloque es donde usted organiza su día en base a una serie de intervalos de tiempo.
Entonces, en lugar de trabajar desde una lista de tareas pendientes, se con guran tiempos especí cos
para tareas especí cas. Por ejemplo, los lunes de 9 am a 11 am usted escribe una publicación de blog, los
martes de 2 pm a 5 pm toma reuniones, y así sucesivamente.

Amanda Abella escribe en un artículo anterior del Calendario (https://www.calendar.com/blog/6-time-

management-hacks-to-help-you-do-what-matters/) , “Cómo elegir el bloqueo de tiempo depende de
usted, su agenda y su vida. Solo asegúrate de bloquear el tiempo en tu calendario para que otros sepan
que no te interrumpan ".

La razón por la cual el uso de los bloques de tiempo es tan efectivo es que lo alienta a que se centre en las
cosas a la vez y las utilice cada hora de su día. Puede agrupar tareas similares en sus bloques de tiempo,
como correos electrónicos, de modo que no esté cambiando mentalmente entre tareas. Como resultado,
podrás hacer más en menos tiempo.

6. Establecer alertas estratégicas y recordatorios.

El punto de establecer alertas y recordatorios estratégicos es ayudarlo a alcanzar sus metas y las cosas
que más quiere recordar.

Por ejemplo, puede con gurar un recordatorio diario para tomar un descanso, meditar, escribir en su
diario, leer, revisar su correo electrónico, limpiar su espacio de trabajo o plani car su semana. Todos los
domingos por la noche programé un recordatorio a las 7 pm para realizar una revisión semanal y
plani car mi semana.
7. Date un búfer del 50 por ciento.
Esta idea viene del esencialismo (https://fourminutebooks.com/essentialism-summary/) de Greg
McKeown . La idea, en pocas palabras, es que cuando agrega una tarea a su calendario, extiende el
tiempo asignado en un 50 por ciento. Agregue este tiempo al principio, al nal o al 25 por ciento para
ambos. Tu decides. La idea es que al agregar un tiempo de búfer su vida se vuelve menos agitada.

Entonces, si tiene planeada una llamada de conferencia de 30 minutos, separe 45 minutos para tener
tiempo para refrescarse en su próxima llamada. Tener una reunión de una hora de duración? Plani que
15 minutos adicionales antes y 15 minutos después de la preparación y las horas extra.

8. Sigue la “regla de los tres”.

Chris Baily, autor de The Productivity Project (https://fourminutebooks.com/the-productivity-project-
summary/) , desarrolló esta regla en la que piensa en tres marcos de tiempo:

¿Qué tres cosas quieres lograr hoy?

¿Qué tres hitos quieres completar esta semana?

W sombrero de tres goles es lo que espera lograr este año?

También puede usar carteles de códigos de colores para que solo pueda echar un vistazo a su calendario,
donde el azul es diario, el verde es semanal y el amarillo es anual.

9. Comparte tu calendario con otros.

Compartir su calendario con otros, como su equipo o familia, mejora la comunicación, aumenta la
productividad, le ahorra tiempo y mantiene a todos en la misma página. Esto se debe a que pueden ver su
calendario para ver en qué está trabajando, dónde se encuentra y su disponibilidad en lugar de
comunicarse de un lado a otro.

Por ejemplo, puede usar una herramienta como Calendario para compartir su calendario con un cliente
potencial alto que acaba de conocer. Simplemente envíeles un correo electrónico a su calendario y
pueden elegir una fecha y hora para reunirse. El evento se agrega al calendario de todos.

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Este artículo apareció originalmente en el calendario (https://www.calendar.com/blog/9-tips-to-making-the-most-out-of-your-calendar/) y

se ha vuelto a publicar con permiso.
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