19/1/2016 Descriptive Cataloging of East Asian Material: CJK Examples of AACR2 and Library of Congress Rule Interpretations

The Library of Congress >  Cataloging, Acquisitions Home> >  General, Descriptive Cataloging  > CJK

Descriptive Cataloging of East Asian Material: CJK
Examples of AACR2 and Library of Congress Rule
Interpretations

The Technical Processing Committee of the Council on East Asian Libraries (CEAL)
agreed in 1996 that the most valuable contribution that it could make to the East Asian
library community would be the updating and expansion of the AACR2 (Anglo­
American Cataloguing Rules, 2nd ed.) workbook for East Asian publications.

The original workbook was compiled in 1983 by Beatrice Ohta of the Library of
Congress (LC) and Thomas Lee of the University of Wisconsin­Madison. Beatrice and
Thomas were assisted in their efforts by several other CEAL librarians. Their workbook
was intended to provide guidelines and examples for treating materials in East Asian
languages, and to supplement AACR2 training institutes by addressing special
problems faced by East Asian catalogers. The workbook, covering Chapters 1, 2, 12,
21­25 and Appendix C (Numerals), was widely utilized by catalogers outside the
Library of Congress.

In proposing a revision of the workbook, the Technical Processing Committee primarily
intended to show non­LC catalogers of CJK material, many of whom are non­native
speakers, how AACR2 and the LCRIs (Library of Congress Rule Interpretations) applied
to the material they cataloged by providing actual illustrations from CJK bibliographic
records, in the same manner that AACR2 and the LCRIs provide examples in western
languages. The committee wished not only to update the workbook to reflect changes
to AACR2 and the LCRIs, but also to broaden the scope to include the rules that govern
specific types of material. Therefore, this revision includes examples of maps and
atlases (Chapter 3), music and sound recordings (Chapters 5­6), motion pictures and
videorecordings (Chapter 7), electronic resources (Chapter 9), and references
(Chapter 26). Examples were to be presented in a format that would be informative to
catalogers.

The committee asked that the revision be undertaken as a joint project by CEAL and
LC. Committee members were confident that they could compile examples, but felt
that the finished product could only be considered authoritative if it were reviewed by
staff at the Library of Congress. Because the Library strongly discourages cataloging
by example, the Director for Cataloging agreed to make the revision a joint project
only if the examples were clearly intended to be illustrative and informative, in the
same manner as the examples that appear in AACR2 and the LCRIs.

The committee decided that a digital version of the examples should be posted on the
Web, rather than printing them in book or notebook form, to make them conveniently
available to a wide audience.

Contributors

An impressive number of CEAL members and LC employees contributed to the
workbook. Examples for individual chapters of AACR2 and related LCRIs were initially
compiled by ten CEAL members from outside libraries:

Yu­lan Chou of University of California­Berkeley: Chapter 26, References
Vickie Fu Doll of Kansas: Chapter 23, Geographic Names; and Chapter 24,
Corporate Bodies
Tomoko Goto of British Columbia University, Chapter 2, Books, Pamphlets, and
Printed Sheets; and Chapter 7, Motion Pictures and Videorecordings
Wen­ling Liu of Indiana University, Chapter 22, Headings for Persons
Hideyuki Morimoto of University of California­Berkeley and Columbia, Chapter 9,
Electronic Resources
Seunghi Paek of Harvard University, Chapter 25, Uniform Titles; and Appendix C,
Numerals
Meng­fen Su of Harvard University and University of Texas, Chapter 25, Uniform
Titles; and Appendix C, Numerals
Amy Tsiang of UCLA, Chapter 1, General Rules for Description; and Chapter 12,
Serials
Reiko Yoshimura of the Freer Gallery, Chapter 5, Music; Chapter 6, Sound
Recordings; and Chapter 25, Uniform Titles
Abraham Yu of University of California­Irvine, Chapter 21, Choice of Access Points

CEAL members continued to contribute to the project after the initial compilations had
been completed. Ai­lin Yang of UC­Berkeley keyed in the Chinese portion of Chapter
25, Uniform Titles. Hisami Konishi Springer and her colleagues at the University of
Hawaii reviewed the text of Chapter 22, Headings for Persons.

https://www.loc.gov/catdir/cpso/CJKIntro2.html 1/3
19/1/2016 Descriptive Cataloging of East Asian Material: CJK Examples of AACR2 and Library of Congress Rule Interpretations

Chapter 12 was originally compiled by Amy Tsiang of UCLA. Because the revision of
AACR2 in 2002 involved such extensive changes to Chapter 12, I asked the CEAL
Technical Processing Committee to use Ms. Tsiang’s draft as the basis for the
compilation of examples appropriate to the revised version. It was several years
before the committee could assemble a group of people willing to undertake the task.
Finally, Julie Su of San Diego State University agreed to coordinate the effort. She
assembled a group of strong catalogers: Erica Chang of the University of Hawaii;
Erminia Chao of Brigham Young University; Iris Liu and Mari Suzuki of the University of
Michigan; Hideyuki Morimoto of Columbia University; Setsuko Noguchi of the University
of Illinois at Urbana­Champaign; Hisami Konishi Springer of the University of Hawaii;
and Ai­Lin Yang of Stanford University.

The first draft of each chapter was then reviewed by a Chinese, Japanese, and Korean
cataloger from LC's Regional and Cooperative Cataloging Division (RCCD): Beatrice
Ohta, Sumiko Takaramura, Youngsook Park, Young Ki Lee, Sook Hee Weidman, Elaine
Kim, Sonya Lee, and Sarah Byun. Appropriate chapters were also edited by specialists
in the Geography and Map Division (Richard Fox, Tammy Tak­Yee Wong, and Min
Zhang); Special Materials Cataloging Division (Jungja Yoon); Serial Record Division
(Peter Kwon, Takako Whitwood and Nancy Yu); and by staff of the Motion Picture,
Broadcasting and Recorded Sound Division.

How the work was accomplished

Work began in early 1997. Compilers consulted with their colleagues in order to
provide a wide range of examples in all three of the CJK languages. The last of these
compilations was sent to LC in December 1999.

It took more than one year to find software with an extensive character set that
produced compatible CJK scripts, and a platform on which to use it at LC. In the year
2000, the combination of Twinbridge CJK Partner, running on Windows NT, gave us the
compatible scripts and extensive character sets needed for the project. Because the
compilers had used the hardware and software that was available to them, their
compilations were incompatible not only with each other but also with Twinbridge.
Therefore, in most cases, LC staff were able to use only the roman text that they had
provided. All non­roman text and a great deal of romanization had to be keyed in
manually here at LC (by Young Ki Lee, Sook Hee Weidman, Sonya Lee and myself).
Fortunately, when it came time to switch to Microsoft with Unicode, most of the text
converted successfully. It was easier to create non­roman script on Microsoft with
Unicode, but dealing with the indentations on existing text was highly time­consuming.

The examples provided by the compilers formed the basis of this work. Their
contribution was supplemented by LC staff, so that there would be a rough balance
between languages. All examples have been taken from Korean, Japanese, and
Chinese language bibliographic records. Because the intention is to show just what CJK
cataloging looks like, some repetition may have occurred; so an edition statement in
an electronic resource may be transcribed in the same manner as one on a map or
monograph.

Examples were checked for accuracy and appropriateness. Some examples appear
only in roman form, just as they do on bibliographic records. The examples follow the
text of AACR2 and the LCRIs themselves. Efforts were made to find examples of each
and every rule, so that a rough balance in coverage would occur within each chapter.
But sometimes an example of a given rule or LCRI could not be located. The absence
of an example for a given rule or LCRI does not imply that the rule is not applicable to
East Asian material, nor that there may be no examples of that rule in the corpus of
bibliographic records of East Asian material. Notes were added by the compilers and
reviewers.

No provision was made for updating the examples to keep current with changes to the
LCRIs and AACR2. With the introduction of the Rules for Description and Access (RDA)
scheduled to take place in less than two years, it seems to be impractical to begin
doing so now.

Recent developments

The project to add non­Latin data to authority records began on July 14, 2008. At
present, non­Latin forms of name are being added to the appropriate authority
records. Please note that the Chinese, Japanese and Korean references that appear
among these examples do not necessarily reflect Library of Congress policies or
procedures for non­Latin references on authority records.

At the time of this writing (July 17, 2008), examples in Chapters 12 and 24 conform to
the Library’s guidelines for spacing of Korean text. Examples in the remaining chapters
will be checked to assure that they too adhere to this standard.

Philip Melzer
July 17, 2008

Revision/update in 2010 
(Partially reviewed by LC/PSD)

In 2010, the CEAL Committee on Technical Processing (chaired by Sarah S. Elman at
Columbia University) launched a project to review and update the rules and examples

https://www.loc.gov/catdir/cpso/CJKIntro2.html 2/3
19/1/2016 Descriptive Cataloging of East Asian Material: CJK Examples of AACR2 and Library of Congress Rule Interpretations
to reflect changes in cataloging practices since the original version was released. Major
changes include Korean romanization rules, MARC tags for series titles from 440 to
490/830, updated LC practices, and corrections of typographic errors, etc. The revised
documents were partially reviewed by LC/PSD in 2011­2012.

Contributors for the revision project:

Erica Chang (University of Hawaii) ­­ Korean examples in all chapters
Shi Deng (UC San Diego) ­­ Chinese examples in Chapters 5­6, 12, 21, and
Appendix C
Sarah Elman (Columbia University) ­­ Chinese examples in Chapters 1, 23, and
rule changes in all chapters; proofreader
Shuyong Jiang (University of Illinois) ­­ Chinese examples in Chapter 9 and 25
Hyoungbae Lee (Princeton University) ­­ Korean examples in all chapters
Hideyuki Morimoro (Columbia University) ­­ Japanese examples in all chapters
Jee­Young Park (Columbia University) ­­ Korean examples in all chapters
Yue Shu (Smithsonian Institution) ­­ Chinese examples in Chapter 2, 22, and 24
Jia Xu (University of Iowa) ­­ Chinese examples in Chapter 7 and 26

Revised/updated chapters:

Chapter 1 ­ General Rules for Description (PDF, 833 KB)
Chapter 2 ­ Books, Pamphlets, and Printed Sheets (PDF, 711 KB)
Chapter 3 ­ Cartographic Materials (PDF, 304 KB)
Chapter 5 ­ Music (PDF, 418 KB)
Chapter 6 ­ Sound Recordings (PDF, 360 KB)
Chapter 7 ­ Motion Pictures and Videorecordings (PDF, 427 KB)
Chapter 9 ­ Electronic Resources (PDF, 354 KB)
Chapter 12 – Continuing Resources (PDF, 1.2 MB)
Chapter 21 ­ Choice of Access Points (Part 1) (PDF, 687 KB)
Chapter 21 ­ Choice of Access Points (Part 2) (PDF, 568 KB)
Chapter 22 ­ Headings for Persons (PDF, 335 KB)
Chapter 23 ­ Geographic Names (PDF, 180 KB)
Chapter 24 – Corporate Bodies (PDF, 491 KB)
Chapter 25.1­25.14 ­ Uniform Titles (PDF, 857 KB)
Chapter 25.15­25.35 ­ Uniform Titles (PDF, 886 KB)
Chapter 26 ­ References (PDF, 520 KB)
Appendix C ­ Numerals (PDF, 680 KB)

Last Updated: 5/7/2014

Stay Connected with the Library All ways to connect »

Find us on Subscribe & Comment Download & Play

RSS & E­Mail Blogs Podcasts Webcasts iTunes U 

About | Press | Jobs | Donate | Inspector General  | Legal  | Accessibility | External Link Disclaimer | USA.gov | Speech Enabled 

https://www.loc.gov/catdir/cpso/CJKIntro2.html 3/3